Perencanaan Biaya Proyek Estimasi Biaya

25

2.3 Perencanaan Biaya Proyek

Perencanaan biaya untuk suatu proyek adalah prakiraan keuangan yang merupakan dasar untuk pengendalian biaya proyek serta aliran kas proyek tersebut. Pengembangan dari hal tersebut diantaranya adalah fungsi dari estimasi biaya, anggaran, aliran kas, pengendalian biaya, dan profit proyek tersebut Chandra, et al., 2003. Estimasi biaya konstruksi memberikan indikasi utama yang spesifik dari total biaya proyek konstruksi. Estimasi biaya cost estimate digunakan untuk mencapai suatu harga kontrak sesuai persetujuan antara pemilik proyek dengan kontraktor, menentukan anggaran, dan sekaligus mengendalikan biaya proyek. Biaya yang diperlukan untuk suatu proyek dapat mencapai jumlah yang sangat besar dan tertanam dalam kurun waktu yang cukup lama. Oleh karena itu perlu dilakukan identifikasi biaya proyek dengan tahapan perencanaan biaya proyek sebagai berikut : 1. Tahapan pengembangan konseptual, biaya dihitung secara global berdasarkan informasi desain yang minim. Dipakai perhitungan berdasarkan unit biaya bangunan berdasarkan harga per kapasitas tertentu. 2. Tahapan desain konstruksi, biaya proyek dihitung secara agak detail berdasarkan volume pekerjaan dan informasi harga satuan. 3. Tahapan pelelangan, biaya proyek dihitung oleh beberapa kontraktor agar didapat penawaran terbaik, berdasarkan spesifikasi teknis dan gambar kerja yang cukup dalam usaha mendapatkan kontrak pekerjaan. 26 4. Tahapan pelaksanaan, biaya proyek pada tahapan ini dihitung lebih detail berdasarkan kuantitas pekerjaan, gambar shop drawing dan metode pelaksanaan dengan ketelitian yang lebih tinggi. Untuk menentukan biaya suatu unit pekerjaan sebagai bagian dari kegiatan proyek, dilakukan estimasi biaya Husen, 2009.

2.4 Estimasi Biaya

Salah satu hal penting dalam pembuatan proposal proyek adalah estimasi dan penganggaran. Penting karena jika estimasi biaya dilakukan dengan dengan kurang hati-hati sehingga menghasilkan perkiraan biaya yang terlalu tinggi, maka akan berakibat perusahaan akan kalah bersaing dengan perusahaan lain yang menawarkan harga lebih rendah dengan kualitas yang sepadan. Sebaliknya bila estimasi biaya yang dilakukan ternyata terlalu rendah, maka meski menang dalam tender namun dalam pelaksanaannya dapat mengalami kesulitan pendanaan yang dapat berujung pada tidak selesainya proyek dan kehilangan kepercayaan dari mereka yang memberi proyek. Estimasi biaya harus sudah dilakukan sejak tahap konsepsi proyek. Dengan demikian perkiraan biaya proyek dapat dilakukan dengan baik sehingga menghasilkan estimasi biaya yang akurat. Artinya estimasi biaya tidak terlalu tinggi yang menyebabkan tidak mampu bersaing dengan perusahaan lain dalam tahap tender, atau tidak terlalu rendah yang meski dapat memenangkan tender namun ujungnya mengalami kesulitan pendanaan karena diangarkan kurang. Terkadang perkiraan biaya yang rendah dilakukan dengan sengaja untuk maksud sekedar memenangkan tender. Setelah tender dimenangkan, kemudian dilakukan 27 negosiasi dengan klien untuk memperbesar nilai proyek. Yang demikian ini disebut buy in. Praktek seperti ini beresiko dan tidak etis, namun banyak dilakukan yang berujung pada korupsi. Perkiraan biaya digunakan untuk menyusun angaran dan menjadi dasar untuk mengevaluasi performance proyek. Evaluasi dilakukan dengan embandingkan tingkat pengeluaran aktual dengan tingkat pengeluaran yang dianggarkan.. Dengan demikian tanpa estimasi yang baik, maka akan menyulitkan evaluasi yang efektif dan efisien. Memperkirakan biaya proyek relatif sulit dibanding memperkirakan biaya untuk kegiatan yang sudah rutin dilakukan. Perkiraan biaya untuk kegiatan rutin dapat dibuat dengan sekedar menambah y dari anggaran tahun lalu. Tidak demikian dengan perkiraan biaya pekerjaan proyek. Estimasi biaya untuk pekerjaan yang sifatnya renovasi atau adaptasi bisa didasarkan pada pekerjaan serupa yang pernah dilakukan, akan tatapi untuk pekerjaan yang bersifat pengembangan dan belum pernah ada pekerjaan serupa di masa lalu, maka estimasi benar-benar menjadi suatu pekerjaan yang kritikal. Estimasi biaya memegang peranan penting dalam penyelenggaraan proyek. Defenisi estimasi biaya, menurut National Estimating Society USA, ialah seni memperkirakan kemungkinan jumlah biaya yang diperlukan untuk suatu kegiatan yang didasarkan atas informasi yang tersedia pada waktu itu. Oleh karena itu, estimasi biaya sangat bergantung pada ketersediaan detail mengenai proyek dalam tahapan proyek ketika estimasi tersebut dilakukan. Estimasi dibutuhkan pada saat proses perencanaan, disaat keputusan-keputusan preliminary mengenai proyek harus ditentukan, kemudian selanjutnya dibutuhkan untuk 28 tujuan budgetary, lalu estimasi juga dibutuhkan pada tahap development proyek baik dalam proses desain maupun pembangunan. Rekayasa pembangunan pada dasarnya merupakan suatu kegiatan yang berdasarkan analisis dari berbagai aspek untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu dengan hasil seoptimal mungkin. Aspek itu dapat dikelompokkan menjadi 4 tahapan yaitu Kodoatie, 1995: 1. Tahapan studi, 2. Tahapan perencanaan, 3. Tahapan pelaksanaan, dan 4. Tahapan operasi dan pemeliharaan. Manfaat estimasi biaya bagi pihak pihak terkait dalam proyek sebagai berikut : 1. Bagi Pemilik proyek • Sebagai dasar untuk meyediakan biaya untuk mewujutkan keinginanya untuk membangun. • Sebagai dasar untuk menyediakan biaya proyek atau investasi. • Sebagai dasar untuk menetapkan besarnya biaya bagi jasa perencanaan. • Sebagai dasar dalam menentukan mengevaluasi biaya penawaran calon kontraktor yang mengajukan penawaran. 2. Bagi Pihak Konsultan • Sebagai dasar dalam membuat perencanaan proyek sesuai dengan keinginan pemilik. • Sebagai dasar menetapkan perkiraan biaya proyek dalam merealesasikan. • Sebagai dasar dalam mengevaluasi biaya penawaran oleh calon kontraktor. 29 3. Bagi Pihak Kontraktor • Sebagai dasar dalam menetapkan besarnya biaya penawaran dalam pelelangan. • Sebagai acuan dalam menetapkan besarnya biaya pelaksanan pekerjaan. • Sebagai dasar dalam negosiasi dengan sub kontraktor yang akan ikut serta dalam pelaksanaan pekerjaan. • Sebagai dasar dalam menetapkan keuntungan. Pada tahap perencanaan sangat penting untuk memperhatikan perkiraan biaya untuk membangun proyek karena memiliki fungsi dengan spektrum yang amat luas bagi masing-masing organisasi peserta proyek dengan penekanannya yang berbeda-beda. Bagi pemilik, angka yang menunjukkan jumlah perkiraan biaya akan menjadi salah satu patokan untuk menentukan kelanjutan investasi. Untuk kontraktor, keuntungan financial yang akan diperoleh tergantung kepada seberapa jauh kecakapannya membuat perkiraan biaya, bila penawaran harga yang diajukan terlalu tinggi kemungkinan besar kontraktor yang bersangkutan akan mengalami kekalahan, sebaliknya bila memenangkan lelang dengan harga terlalu rendah akan mengalami kesulitan di belakang hari. Untuk konsultan, angka tersebut diajukan kepada pemilik sebagai usulan jumlah biaya terbaik untuk berbagai kegunaan sesuai perkembangan proyek dan sampai derajat tertentu, kredibilitasnya terkait dengan kebenaran atau ketepatan angka-angka yang diusulkan Soeharto, 1997. Perkiraan biaya atau estimasi biaya adalah seni memperkirakan the art of approximating kemungkinan jumlah biaya yang diperlukan untuk suatu kegiatan yang didasarkan atas informasi yang tersedia pada waktu itu Soeharto, 1997. 30 Dalam prosesnya, tiap-tiap kategori estimasi harus secara hati-hati dipersiapkan dari tingkat estimasi konseptual sampai pada estimasi detail untuk memperoleh keakuratan estimasi biaya konstruksi. Keakuratan estimasi biaya konstruksi seharusnya meningkat sesuai dengan perubahan proyek, dari perencanaan, desain hingga estimasi akhir pada saat penyelesaian proyek. Hal ini bisa diprediksi dari estimasi konseptual yang akan membentuk batasan, dengan tingkat keakuratannya relatif luas terhadap nilai kontrak proyek konstruksi, karena tidak semua gambaran desain dan detail disebutkan selama perencanaan awal. Terdapat bebrapa kategori estimasi biaya, antara lain:  Estimasi Order of Magnitude, digunakan untuk studi kelayakan, memilih antar alternatif dan menentukan ekonomi dari suatu proyek pada tahap awal konseptual.  Estimasi Anggaran, digunakan untuk penganggaran dan persetujuan pendanaan, serta sebagai dasar pengendalian biaya dasar  Estimasi Definitif, estimasi detail di mana informasi yang digunakan melingkupi gambar, spesifikasi, dan harga usulan dari sub-kontraktor dan supplier. Estimasi biaya dibedakan menjadi estimasi biaya konseptual dan estimasi biaya detail. Estimasi biaya konseptual adalah estimasi biaya berdasarkan konsep bangunan yang akan dibangun. Estimasi biaya konseptual ini bisa disebut juga sebagai perkiraan biaya pendahuluan. Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya bahwa perkiraan biaya pendahuluan dikerjakan pada tahap konseptual di mana dalam tahap ini semua aspek yang berkaitan dengan rencana investasi dikembangkan, dikaji dan disaring untuk sampai pada suatu laporan yang dapat 31 dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan untuk tahap berikutnya Soeharto, 1997. Tuntutan yang harus dipenuhi untuk bisa berlanjutnya rencana investasi adalah kualitas perkiraan biaya yang berkaitan dengan akurasi estimasi biaya tersebut. Kualitas suatu estimasi biaya yang berkaitan dengan akurasi dan kelengkapan unsur-unsurnya tergantung pada hal-hal berikut Soeharto, 1997 : 1 Tersedianya data dan informasi, 2 Teknik atau metode yang digunakan, 3 Kecakapan dan pengalaman estimator, dan 4 Tujuan pemakaian perkiraan biaya. Tersedianya data dan informasi memegang peranan penting dalam hal kualitas perkiraan biaya yang dihasilkan. Hal ini juga memerlukan kecakapan, pengalaman serta judgement dari estimator dan tergantung pula dengan metode perkiraan biaya yang dipakai. Menurut American Association of Cost Engineering AACE, Estimasi biaya perlu dibedakan atau diklasifikasikan, sesuai dengan tingkatan definisi proyek itu sendiri. Yang nantinya pengkalsifikasian itu bertujuan untuk: a. Sebagai guidelines untuk memudahkan dalam menyediakan dasar sebagai bahan perbandingan dan mengkorelasikan karakteristik utama yang umum dipakai dalam pengklaisifikasian estimasi biaya. b. Menggunakan tingkatan defenisi proyek sebagai karakteristik dominan dalam mengkategorikan estimasi. 32 c. Meningkatkan komunikasi antara seluruh stakeholder yang terlibat dalam proses persiapan, eveluasi, serta mencegah mis-interprestasi estimasi biaya atas kesalahan penafsiran atau kesalahan penggunaan estimasi. Oleh karena itu pada sub-bab ini akan dijelaskan pengertian dan desktipsi mengenai estimasi biaya proyek secara lebih mendetail, berilut dengan jenis-jenis estimasi biaya menurut tahapan dalam siklus proyek, dilanjutkan dengan tingkat keakurasian masing-masing tahap estimasi, beserta metode yang umum digunakan untuk menghitung estimasi biaya proyek. 2.4.1. Estimasi Biaya Proyek Konstruksi Menurut L.R Dysert, estimasi biaya merupakan prediksi biaya-biaya yang mungkin terjadi dari suatu proyek dengan ruang lingkup yang sudah diberikan, di mana proyek harus diselesaikan di lokasi yang telah ditentukan dan waktu yang telah ditetapkan. Menurut National Estimating Society USA, estimasi biaya ialah pekerjaan analisa biaya yang menyangkut pengkajian biaya kegiatan-kegiatan proyek terdahulu yang akan dipakai sebagai bahan untuk menyusun cost. Di dalam dunia konstruksi, estimasi biaya adalah bagian yang sangant penting. Estimasi biaya digunakan oleh konsultan untuk menyusun budget bagi klienowner, yang kemudian akan digunakan sebagai bench mark. Estimasi juga digunakan untuk alasan monetary, bagi dasar perhitungan kebutuhan finding kepada institusi finansial. Selain itu estimasi biaya digunakan oleh kontraktor dalam antisipasi memenangkan kontrak proyek bid estimate. Jika proyek berlanjut, estimasi juga dibuat untuk menghitung actual budget yang mana akan digunakan sebagai salah satu management tool proyek. 33 Sebagai tambahan, fungsi estimasi biaya dalam dunia konstruksi, menurut Pratt, ialah: a. Untuk melihat apakah perkiraan biaya konstruksi dapat terpenuhi oleh biaya yang ada. b. Untuk mengatur aliran dana ketika pelaksanaan konstruksi sedang berjalan. c. Untuk kompetensi pada saat proses penawaran. Estimasi biaya berdasarkan spesifikasi dan gambar kerja yang disiapkan owner, harus menjamin bahwa pekerjaan akan terlaksana dengan tepat dan kontraktor dapat menerima keuntungan yang layak. Estimasi biaya merupakan area dari kegiatan engineering dimana pengalaman dan perimbangan teknis dipakai dalam pengaplikasian ilmu pengetahuan khususnya masalah perkiraan biaya dan pengendalian biaya. Estimator harus mengetahui alur dan proses proyek secara spesifik, untuk mempersiapkan tipe estimasi yang akan dilakukan secara tepat. Langkah berikut ialah mengerti bagaimana proses proyek yang akan dibangun atau metode pembangunannya. Dari mulai preliminary, engineering desain, sampai pengadaan, hingga tahap konstruksi, lalu start-up dan close-up. Hal tersebut ialah kunci dari estimasi biaya suatu proyek yang sukses. Menurut Barrie dan Paulson, keakuratan estimasi biaya tahap konseptual dipengaruhi langsung oleh keahlian dan pengalaman estimator dalam menganalisa rencana proyek yang minim akan informasi dan data. Tingkat akurasi dalam estimasi biaya merupakan hal yang penting terutama pada tahap awal estimasi. Tingkat akurasi merupakan suatu tingkatan dari pengukuran atau perhitungan 34 yang bervariasi terhadap nilai aktual yang terjadi. Akurasi dari suatu estimasi merupakan suatu indikasi dari tingkatan perkiraan biaya terhadap realisasi biaya proyek yang dikeluarkan pada saat proyek selesai. Menurut Dan E. Schottlander, mengapa estimasi yang akurat itu penting karena tanpa keakurata, pembuatan keputusan yang efektif hanyalah sebuah kompromi. Oleh karena itu, diperlukan persiapan bagi pencapaian perhitungan estimasi biaya yang akurat, sebagai berikut: menganalisa pekerjaan, mereview dokumen, mengetahui lingkup pekerjaan, mengunjungi site proyek, mengerti metode konstruksi yang akan dipakai, membuat perkiraan layout, engineering check gambar teknik, pricing bahan, dan lain-lain, membuat jadwal pembuatan estimasi, mengetahui sub kontraktor dan vendor, mengetahui faktor resiko, allowance, porsi pricing, dan mark up. 2.4.2. Jenis-Jenis Estimasi Biaya Proyek Estimasi biaya dilakukan beberapa kali selama perencanaan maupun saat proyek berlangsung. Estimasi pada tiap tahap, yang akan mempengaruhi performa estimasi tahap berikutnya. Pada tahap pertama, Estimasi biaya dipergunakan untuk mengetahui berapa besar biaya yang diperlukan untuk membangun proyek atau investasi, selanjutnya estimasi biaya berkembang, yaitu memiliki fungsi dengan spektrum yang amat luas dalam merencanakan dan mengendalikan sumber daya seperti material, tenaga kerja, pelayanan, maupun waktu. 35 Menurut Schexnayder dan Mayo, jenis-jenis estimasi menurut peruntukannya ialah: a. Estimasi untuk Perencanaan Konseptual Estimasi pada tahap ini hanya berdasar pada informasi atau parameter yang sangat general seperti, ukuran konstruksi, mutu konstruksi yang diantisipasi, serta kegunaan bangunan. Pada estimasi tahap konseptual ini, owner harus menyediakan scope document, yang berfungsi sebagai basis dari mana estimasi tersebut dijalankan. Estimasi biaya konseptual digunakan untuk menentukan fisibilitas proyek dan mengembangkan project financing. Ekspetasi akurasi pada estimasi tahap ini ialah ± 15 sampai 20. b. Estimasi untuk Studi Kelayakan Menggunakan informasi desain pendahuluan dan setelah lingkup proyek terdefenisi secara jelas, suatu estimasi untuk studi kelayakan dapat disiapkan. Item-item utama yang dibutuhkan dapat dicari biayanya dan menjadi input bagi estimasi. Dengan identifikasi lingkup proyek yang lebih baik tersebut, ekspetasi akurasi meningkat menjadi ± 10 sampai 15 c. Estimasi untuk Engineering dan Desain Berdasarkan pada dokumen desain level skematik, kebutuhan utama proyek dapat diukur secara kuantitatif, dan tipe konstruksi dapat ditentukan. Contohnya kuantitas baja dalam ton, superstruktur menggunakan baja atau beton. Suatu estimasi dengan tingkat akurasi ± 5 sampai 10 dapat disediakan pada tahap ini. 36 d. Estimasi untuk Konstruksi Ini merupakan perhitungan biaya berdasarkan set lengkap dari dokumen kontrak. Estimasi untuk konstruksi dapat dibuat berdasarkan biaya rata- rata historis atau dengan bendata pekerja serta pekerjaan dan menghitung biaya produksi. Metode yang digunakan bergantung pada tipe konstruksi. Seperti contohnya, konstruksi tipe gedung dan perumahan lebih banyak menggunakan data historis untuk perhitungannya, sementara konstruksi jalan raya biasanya mengacu pada produktivitas pekerjaan. Dalam tahap ini , ekspetasi akurasi ialah ± 5. e. Estimasi untuk Change Order Estimasi ini dilakukan pada saat proyek telah berjalan yang diakibatkan oleh perubahan pekerjaan yang diminta oleh Owner pada proyek. Grafik 2.1 Akurasi Estimasi Biaya versus Tahap Konstruksi Sumber: Constructiom Management Fundamental, 2004 37 Untuk tiap-tiap tahapan estimasi tersebut tingkat keakurasian bergantung pada ketersediaan informasi, sehingga keakurasian bertambah sesuai dengan tingkatan tahapan proyek. Seperti pendapat Jamshid Sodikov, keakurasian estimasi biaya meningkat seiring dengan berjalannya tahapan proyek yang diakibatkan oleh bertambah detailnya informasi yang tersedia. 2.4.3. Metode Metode Estimasi Biaya Proyek Untuk melakukan estimasi biaya terdapat beberapa cara atau metode, sesuai dengan informasi yang tersedia atau tahapan konstruksi. Menurut Michael D. Dell’Isola, metode estimasi biaya dapat dibagi menjadi empat kategori utama. Penjelasan akan masing-masing metode yaitu sebagai berikut: a. Metode Harga Unit Satuan Metode harga unit satuan dapat juga dikategorikan menjadi pembagian empat kategori utama: a Metode Akomodasi Metode ini pada dasarnya merupakan metode dengan perhitungan kalkulasi dari biaya yang diperlukan dalam membangun suatu fasilitas berdasarkan major measure dari fasilitas tersebut. Seperti contohnya, estimasi biaya untuk sebuah tempat parkir. Perhitungan tersebut dapat didasarkan pada unit price luas parkir bagi tiap unit mobil yang kemudian dikalikan dengan kapasitas unit mobil yang tersedia pada tempat parkir tersebut. 38 b Metode Meter Kubik Metode ini tidak biasa digunakan pada sistem estimasi biaya, kecuali untuk konstruksi yang identik dengan volume, seperti misalnya gudang penyimpanan. Berdasarkan sifat dari pengukurannya, metode meter kubik akan bersifat sensitif terhadap volume dari konstruksi dan varian yang mempengaruhinya. Negara-negara Eropa seperti Jerman sangat sering menggunakan metode ini sebagai perhitungan biaya konstruksi. Metode ini dapat juga efektif, namun cenderung rancu saat digunakan pada konstruksi umum. c Metode Meter Persegi Metode biaya per meter persegi merupakan metode yang paling sering digunakan di Amerika. Area fungsional ditentukan sesuai dengan ruang dengan masing-masing kegunaannya pada suatu bangunan; misalnya, pada sekolah, area fungsionalmya antara lain ruang kelas, kafetaria, gymnasium, dan lain-lain. Kelebihan metode ini dari metode meter persegi ialah variasinya terletak pada ruang sehingga estimasi dapat lebih sesuai. b. Metode Cost-Modelling dan Parametrik Metode ini mengutilisasi model yang telah terdeterminasi dari proyek sebelumnya dan menggunakannya untuk memprediksi biaya proyek yang akan dibangun. Pendekatan ini biasanya diaplikasikan pada proyek yang berulang dengan tipe yang serupa atau mirip lalu mereplikasi analisa teoritis dan expectation-nya pada proyek yang diinginkan. Pada prosesnya 39 fasilitas statistik dapat dimanfaatkan sebagai alat prediksi dan asesmen cost terutama pada sistem konstruksi yang rumit, seperti piping atau proses komponen. Namun pendekatan ini memiliki aplikasi yang paling sedikit di dunia konstruksi. c. Analisa Biaya SistemElemental Sistem ini Menjembatani pendekatan estimasi biaya pada tahap konseptual yang telah sebelumnya dengan estimasi quantity survey-based. Konsep dasar dari estimasi dengan pendekatan ini ialah dengan merinci konstruksi hingga komponen elemental, biasanya dengan basis UNIFORMAT. Saat informasi mengenai desain sangat terbatas, merupakan hal yang pernting untuk bekerjasama dengan desainer, dalam membuat asumsi untuk menjadi basis estimasi. Data historis dari konstruksi setipe dapat digunakan sebagai basis estimasi menurut komponen atau elemen bangunannya. Langkah estimasi dengan metode ini ialah menyiapkan format elemental untuk suatu tipe konstruksi spesifik. Kemudian dapat dilakukan mekanisme pengkombinasian, seperti misalnya digunakan cost dari data historis untuk komponen bangunan tertentu, yang kemudian dikombinasikan dengan perhitungan biaya menurut sistem atau asembli bagian konstruksi tertentu, dan analisa biaya detail untuk bagian konstruksi tertentu. d. Metode Survey Kuantitas Metode survey kuantitas biasanya digunakan saat detail desain secara terinci tersedia dan estimastor diharuskan untuk menghitung cost keseluruhan proyek atau paling tidak komponen utamanya. Pricing dapat 40 terdiri dari unit price seluruh bangunan, atau juga termasuk labor, material dan alat. Tingkatan dari detail estimasi adalah individual unit pada tiap pekerjaan, agar dapat diketahui bagaimana pekerjaan akan dilangsungkan.

2.5 Perkiraan Biaya Tahap Konseptual