Sistem Pengendalian Internal Gaji Dan Upah Pegawai Pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (Bpkd) Kota Medan

(1)

TUGAS AKHIR

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD)

KOTA MEDAN

Oleh :

ASRI MEILANI SIREGAR 122102211

PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2015

(2)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : ASRI MEILANI SIREGAR

NIM : 122102211

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI

DAN UPAH PEGAWAI PADA BADAN

PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN

Tanggal: 2015 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

Drs.Rasdianto,SE,MS,Ak NIP. 19550908 198103 1 005

Tanggal: 2015 Ketua Program Diploma III Akuntansi

Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA NIP. 19511114 198203 1 002

(3)

Tanggal: 2015 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec,Ac.Ak, CA NIP. 19560407 198002 1 001

(4)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ASRI MEILANI SIREGAR

NIM : 122102211

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI

DAN UPAH PEGAWAI PADA BADAN

PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN

Medan, Juni 2015

ASRI MEILANI SIREGAR NIM. 122102211

(5)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Alhamdulillah Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul : “Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah Pegawai Pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan”. Adapun tugas akhir ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan dan masih banyak terdapat kekurangan akibat keterbatasan pengetahuan yang dimiliki penulis. Untuk itu dengan rendah hati penulis menerima segala kritik dan saran yang bersifat membangun guna perbaikan dan penyempurnaan tugas akhir ini.

Dalam penyelesaian tugas ini, penulis banyak menerima bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan ketulusan hati, izinkanlah penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec,Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si,Ak, CA selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Rasdianto M.Si, Ak selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

(6)

4. Bapak dan Ibu Dosen yang telah memberikan pelajaran dan ilmu yang sangat berguna kepada penulis selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Bapak Ir. Irwan Ritonga selaku Kepala Badan BPKD Kota Medan yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan pengambilan data untuk tugas akhir ini.

6. Seluruh staf pegawai BPKD Kota Medan yang telah memberikan informasi informasi dan data yang diperlukan oleh penulis.

7. Teristimewa penulis ucapkan kepada kedua orangtua penulis. Ayahanda Panindoan Siregar, dan Ibunda Fauziah Pulungan yang telah memberikan dukungan moril dan materil, serta yang telah mendidik, membimbing, mengasuh dan mendoakan penulis hingga dapat menyelesaikan tugas akhir saya ini.

8. Kepada saudara-saudara penulis, Indah Khairani Siregar, Ilfah Indriani Siregar, Ahmad Fazri Siregar dan Fadlan Husein Siregar yang juga turut memberikan dukungan dan semangat kepada penulis.

9. Kepada seluruh teman-teman terdekat, Dini Winanda Nasution, Khair Rahmi, Ismail, Andri Yudala, Fuad Hasan dan Irdo G.Pakpahan yang telah memberikan dukungan, bantuan dan hiburan dikala penulis mendapat kesulitan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

10. Kepada teman-teman grup Ledis Bunga, Fany, Fitri dan Kak Ai.

11. Kepada seluruh teman-teman D III Akuntansi grup A, B, C, dan D Stambuk 2012, khusus nya untuk teman-teman grup D tercinta.

(7)

Semoga Allah SWT mmbalas semua kebaikan yang diberikan kepada penulis. Akhirnya dari hasil penulisan dalam bentuk tugas akhir ini, penulis berharap semoga dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Semoga kita selalu dalam bimbingan-Nya dalam mencapai cita-cita untuk kehidupan yang lebih baik di masa depan. Amin.

Medan, Juni 2015 Penulis

Asri Meilani Siregar 122102211

(8)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

1. Tujuan Penelitian ... 3

2. Manfaat Penelitian ... 4

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Survey/ Observasi ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN ... 7

A. Sejarah Ringkas ... 7

B. Visi dan Misi ... 8

(9)

D. Job Description ... 16

E. Jaringan Kegiatan ... 30

F. Kinerja Kegiatan Terkini ... 30

G. Rencana Kegiatan ... 31

BAB III SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN ... 32

A. Pengertian Gaji dan Upah ... 32

B. Unsur-unsur Gaji dan Upah ... 33

C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah ... 35

D. Pengendalian Internal Gaji dan Upah ... 37

E. Tujuan Pengendalian Internal ... 38

F. Penerapan Sistem Pengendalian Internal ... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 41

A. Kesimpulan ... 41

B. Saran ... 41

(10)

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

(11)

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

(12)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Secara umum tujuan didirikannya Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan adalah untuk dapat mewujudkan sumber daya aparatur pemerintahan Kota Medan yang profesional, berwawasan manajemen pengelolaan keuangan yang sistematis, efisien dan efektif. Dalam aktivitasnya untuk menjalankan operasi perusahaan/instansi tersebut tentunya ada beberapa faktor mutlak yang dibutuhkan. Adapun faktor – faktor tersebut antara lain modal, tenaga kerja dan aktivitas lainnya. Apabila membicarakan tenaga kerja, maka hal tersebut tidak terlepas dari perihal gaji pegawai yang sangat mempengaruhi prestasi dan kinerja pegawai karena jika tenaga kerja tersebut tidak mendapatkan gaji yang sesuai dengan jasa yang diberikannya kepada BPKD Kota Medan ataupun terdapat pemotongan atas gaji yang tidak jelas maka tenaga kerja mungkin akan mengambil tindakan yang dapat mempengaruhi kinerja BPKD Kota Medan seperti menuntut kenaikan gaji melalui demonstrasi karyawan, mengurangi kegiatan kerja, dan usaha – usaha lain yang terkadang bertentangan dengan ketentuan – ketentuan BPKD Kota Medan sehingga kegiatan operasional BPKD tersebut menjadi terhalang. Untuk mengatasi kekeliruan akibat tidak teliti dan tidak tepatnya penetapan, penggolongan, pencatatan serta pembayaran atas gaji, maka perlu diatur tingkatan kerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian juga mengenai ketentuan-ketentuan untuk kesejahteraan sosial para karyawannya

(13)

harus ditetapkan kebijakan-kebijakan maupun sistem dan prosedur yang didukung dengan formulir-formulir atau catatan-catatan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada Instansi tersebut. Oleh karena itu, diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai terhadap gaji dan upah. Pengendalian internal gaji ini diupayakan agar dapat terjalinnya hubungan yang harmonis antara Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan dengan tenaga kerja.

Tujuan utama diadakannya pengendalian gaji dan upah adalah untuk mengevaluasi ada atau tidaknya penyimpangan terhadap sistem penggajian dan pengupahan yang memberikan masukan untuk koreksi atau perbaikan bagi pihak yang berkepentingan. Untuk mengantisipasinya perusahaan memerlukan sistem pengawasan internal gaji dan upah agar dapat tercipta hubungan yang harmonis antara pegawai dengan pimpinannya. Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis memilih judul: “PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PADA BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN”.

B. Rumusan Masalah

Pengendalian gaji dan upah sangatlah penting dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap penetapan sampai perindistribusian gaji yang dapat merugikan tenaga kerja atau instansi itu sendiri. Dengan adanya pengendalian yang tegas dan objektif, perusahaan/instansi dapat mendorong pegawai untuk semakin produktif lagi

(14)

dan bertindak jujur terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Berdasarkan hal tersebut di atas maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan “ Apakah Pengendalian Gaji dan Upah yang Diterapkan pada Badan Pengelola Keungan Daerah (BPKD) Kota Medan telah memenuhi syarat untuk terciptanya pengendalian internal yang baik?”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan penelitian/Observasi

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Untuk mengetahui prosedur dan penggajian yang diterapkan di BPKD Kota Medan.

b. Untuk mengetahui dan menilai apakah pengendalian internal atas penggajian yang ditetapkan perusahaan telah sesuai dengan syarat unuk memenuhi pengendalian internal yang baik.

c. Untuk mengetahui pihak-pihak yang terkait dalam pengendalian internal gaji dan upah.

2. Manfaat penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Bagi penulis, untuk memperoleh pengetahuan praktis mengenai pengendalian internal gaji dan upah.

b. Bagi instansi, diharapkan penelitian ini dapat menjadi masukan

yang berarti dan bermakna untuk memajukan dan mensejahterakan instansi tersebut.

(15)

c. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk mengadakan penelitian di masa mendatang.

D. Rencana Penulisan

1. Jadwal survey/Observasi

Penelitian dilaksanakan di Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan.

Tabel 1.1

Jadwal Survey/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir

No Kegiatan

Mei Juni

III IV I II III IV

1 Pengesahan Tugas Akhir 2 Pengajuan

Judul

3 Permohonan Izin Riset 4 Penunjukan

dosen pembimbing 5 Pengumpulan

Data

(16)

Tugas Akhir 7 Bimbingan

Tugas Akhir 8 Penyelesaian

Tugas Akhir

2. Rencana isi

Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis.Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut:

BAB I :PENDAHULUAN

Pada bab ini diuraikan secara singkat latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitan, jadwal survey/observasi dan rencana isi.

BAB II :BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN

(17)

Pada bab ini diuraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi sejarah singkat, visi dan misi, struktur dan bagan organisasi Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, job description, jaringan kegiatan , kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III :SISTEM PENGENDALIAN GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTA MEDAN

Dalam bab ini penulis membandingkan teori dengan praktek pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan mengenai pengertian gaji dan upah, unsur – unsur gaji dan upah, prosedur pencatatan gaji dan upah, pengendalian internal gaji dan upah, tujuan pengendalian internal serta penerapan sistem pengendalian internal.

BAB IV :KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab yang terakhir dari penulisan tugas akhir ini. Penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang didasarkan dari penjelasan bab terdahulu.

(18)

BAB II

BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD) KOTAMEDAN

A. Sejarah Ringkas Instansi

Badan Pengelola Keuangan Daerah dahulu masih berupa unit kerja yang kecil yaitu bagian keuangan sekretariat daerah kota Medan dengan tugas pokoknya mengelola keuangan pemerintah kota medan. Mengingat pada saat itu potensi tugas pengelolaan keuangan pemerintah kota medan belum begitu kompleks maka bagian keuangan kota medan terdiri dari 5 sub bagian yaitu: anggaran, perbendaharaan, gaji, verifikasi, pembukuan. Dengan peningkatan perkembangan pembangunan dan laju pertumbuhan penduduk kota medan, maka melalui peraturan daerah kota medan, bagian tersebut diatas ditingkatkan menjadi badan pengelola daerah keuangan yang tugas pokoknya mengelola keuangan pemerintah kota medan. Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan yang mampu sebagai konteks pelayanan publik dalam rangka penyelenggaraan tata pemerintahan yang baik (good govermance). Pengembangan dan peningkatan pengelolaan keuangan daerah yang bertujuan penataan organisasi perangkat daerah yang profesional dan berkualitas dalam sistem dan penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah sebagai sarana pengembangan dan peningkatan pengelolaan keuangan daerah. Penataan organisasi perangkat daerah yang profesional guna pengawasan dan akuntabilitas, kualitas serta penyusunan pelaporan dan pengelolaan keuangan daerah.Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan berkeinginan agar setiap Aparatur Pemerintah Kota Medan berkemampuan melaksanakan tugasnya dengan baik, berdayaguna dan

(19)

berhasilguna yang didukung dengan Kelembagaan Perangkat Daerah yang efektif dan efisien sehingga dapat terwujud pelayanan Pemerintah Kota Medan yang prima sesuai dengan sistem dan prosedur pengeloaan keuangan serta standar operasional dan prosedur (SOP).

B. Visi dan Misi 1. Visi

Visi adalah cara pandang jauh ke depan, kemana instansi pemerintah harus dibawa agar dapat eksis, antisipatif dan inovatif. Secara umum visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan oleh Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan. Penetapan Visi mencerminkan apa yang ingin dicapai, memberikan arah dan fokus strategis yang jelas, berorientasi terhadap masa depan dan selanjutnya diharapkan mampu menumbuhkan komitmen di lingkungan Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan. Visi Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan dirumuskan untuk mendukung Visi dan Misi Kota Medan Secara dimensional pernyataan visi berfokus kemasa depan berdasarkan pemikiran masa kini dan pengalaman masa lalu. Upaya untuk mewujudkan keberhasilan visi ini tentunya sangat ditentukan oleh kinerja dan peran Aparatur Pemerintah Kota Medan. Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan berkeinginan agar setiap Aparatur Pemerintah Kota Medan berkemampuan melaksanakan tugasnya dengan baik, berdayaguna dan berhasilguna yang didukung dengan Kelembagaan Perangkat Daerah yang efektif dan efisien sehingga dapat terwujud pelayanan Pemerintah Kota Medan yang prima sesuai

(20)

dengan sistem dan prosedur pengeloaan keuangan serta standar operasional dan prosedur (SOP). Sejalan dengan Visi dan Misi Kota Medan, maka Visi Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan Tahun 2011-2015 sebagai berikut : ”TERWUJUDNYA SUMBER DAYA APARATUR PEMERINTAH KOTA MEDAN YANG PROFESIONAL, BERWAWASAN MANAJEMEN PENGELOLAAN KEUANGAN YANG SISTEMATIS, EFISIEN DAN EFEKTIF ” Rasionalitas Visi Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan sebagaimana di atas adalah sebagai berikut:

a. Terwujudnya pelayanan administrasi perkantoran yang profesional. Pelayanan administrasi yang profesional sebagai unsur yang utama dalam menjalankan fungsi pemerintah dalam pengaturan/Regulasi maupun fungsi Pelayanan, maka profesionalisme aparatur sangat memegang perananan dalam rangka menumbuh kembangkan pembangunan masyarakat, khususnya untuk menjawab permasalahan dan peluang pada era globalisasi sekarang ini. Untuk memungkinkan Pemerintah Kota Medan mampu mengambil bagian dalam proses globalisasi yang telah terjadi pada seluruh aspek kehidupan manusia, salah satu faktor penting yang harus dimiliki oleh Pemerintah Kota Medan adalah sumber daya aparatur yang profesional dengan meningkatkan mutu pelayanan administrasi.

b. Sumber daya aparatur pemerintah Kota Medan yang berwawasan manajemen pengelolaan keuangan.Sumber daya aparatur yang profesional dimaksud adalah sumber daya aparatur yang memiliki intelektualitas dan kompetensi dalam hal merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan

(21)

proses pembangunan Kota Medan sekaligus dapat segera merespon tuntutan dan harapan masyarakat. Hal ini akan berimplikasi pada terbentuknya sumber daya aparatur yang bersih, berwibawa, bermoral yang menjunjung tinggi nilai-nilai agama dan budaya. Faktor-faktor tersebut akan berkembang sejalan dengan aparatur Kota Medan yang memiliki tingkat pendidikan yang tinggi dan spesialisasi sesuai bidang tugasnya untuk menciptakan kualitas sumber daya aparatur serta peningkatan pengetahuan bagi aparaturnya sehingga akan memungkinkan Pemerintah dan masyarakat Kota Medan mampu mencapai keberhasilan pembangunan Kota sebagaimana Visi dan Misi Kota Medan yaitu ” Medan Kota yang berdaya saing, nyaman, peduli dan sejahtera ”.

c. Sumber daya aparatur pemerintah Kota Medan yang berpengabdian. Bahwa pada era globalisasi sekarang semakin terasa luasnya cakupan pembangunan yang harus dilaksanakan. Namun demikian dalam proses pembangunan untuk melayani semua kebutuhan tersebut hanya dapat kita lakukan secara bertahap. Dalam pembangunan dan pembinaan sumber daya aparatur khususnya dan masyarakat pada umumnya juga dilaksanakan dalam kerangka membangun persatuan dan kesatuan Bangsa. Oleh karena itu profesionalisme sumber daya aparatur yang akan diwujudkan tersebut tidak semata hanya membangun kualitas, kompetensi, menguasai ilmu dan teknologi tetapi juga sangat penting memiliki integritas dan rasa pengabdian untuk membangun bangsa dan negara melalui pembangunan daerahnya, dengan demikian perbedaan kecepatan

(22)

pencapaian kemajuan pembangunan antar daerah menjadi sebuah tantangan dan masukan untuk perbaikan kebijakan dan kinerja ke arah yang lebih baik ke depan sehingga penerapan prinsip-prinsip penyelenggaraan pemerintahan dibidang pengelolaan keuangan daerah dan meningkatnya kualitas pelayanan aparatur.

d. Pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan. Bahwa dalam rangka pencapaian sistem pelaporan kinerja dan keuangan diperlukan pembinaan sumber daya aparatur yang mampu berdaya guna untuk menunjang peningkatan sistem capaian kinerja. Oleh karena peningkatan capaian kinerja dan keuangan bermuara dari kualitas sumber daya aparatur yang kompetensi, menguasai perkembangan ilmu dan teknologi tetapi juga sangat penting memiliki integritas dan rasa pengabdian untuk membangun bangsa dan negara melalui pembangunan daerahnya, dengan demikian perbedaan kecepatan pencapaian kemajuan pembangunan antar daerah menjadi sebuah tantangan dan masukan untuk perbaikan kebijakan dan kinerja ke arah yang lebih baik. Pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan sehingga dapat meningkatnya kualitas dan sistem pelaporan.

e. Pengembangan dan peningkatan pengelolaan keuangan daerah. Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan yang mampu sebagai konteks pelayanan publik dalam rangka penyelenggaraan tata pemerintahan yang baik (good govermance). Pengembangan dan peningkatan pengelolaan keuangan daerah yang bertujuan penataan organisasi perangkat daerah

(23)

yang profesional dan berkualitas dalam sistem dan penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah sebagai sarana pengembangan dan peningkatan mutu pengelolaan keuangan daerah. Penataan organisasi perangkat daerah yang profesional guna pengawasan dan akuntabilitas, kualitas serta penyusunan pelaporan dan pengelolaan keuangan daerah.

2. Misi

Adapun Misi dari BPKD KOTA MEDAN adalah sebagai berikut :

a. Meningkatkan transparansi, efisiensi dan efektifitas pengelolaan keuangan daerah Kota Medan.

b. Meningkatkan sistem pengelolaan keuangan daerah melalui teknologi yang lebih baik.

c. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Struktur Organisasi Perangkat Daerah Kota Medan.

Ketiga Misi Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan di atas dapat dijelaskan dengan rasionalitas sebagai berikut:

a. Peningkatkan pelayanan administrasi perkantoran dan pelayanan aparatur pemerintah Kota Medan.Dengan terpenuhinya kebutuhan sarana dan prasarana administrasi perkantoran merupakan penunjang kelancaran tugas – tugas pelayanan bagi aparatur sebagai aparatur Pemerintah Kota Medan yang berdaya guna dan berhasil guna sesuai dengan sumber daya manusia (SDM) maka pelayanan administrasi dan aparatur dapat berjalan sesuai program dan rencana kerja yang telah

(24)

disusun dan dapat menerapkan mutu pelayanan administrasi serta peningkatan kualitas pelayanan publik.

b. Meningkatkan sistem pengelolaan keuangan daerah melalui teknologi yang lebih baik. Terkait dengan salah satu tujuan organisasi Pemerintah Kota Medan untuk meningkatkan kualitas, kuantitas, dan pemerataan pelayanan umum Pemerintah Kota Medan kepada masyarakat dengan pelayanan yang prima, terjangkau dan adil, maka disadari bahwa pada prakteknya, tujuan itu hanya dapat tercapai oleh sumber daya aparatur Pemerintah Kota Medan yang secara langsung berinteraksi dengan sistem teknologi yang harus diketahui oleh aparatur dan menyadari tugas pelayanan yang harus dilakukannya. Oleh karenanya motivasi, disiplin dan kualitas sumber daya aparatur sangat dibutuhkan guna mendukung penerapan penyelenggaraan pengelolaan keuangan daerah yang good govermance.

c. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas struktur organisasi perangkat daerah Kota Medan. Bahwa untuk dapat tercapainya tujuan organisasi Kinerja organisasi akan selalu ditentukan oleh kinerja sumber daya manusia dalam organisasi yang bersangkutan disamping adanya peran penting faktor-faktor lain. Oleh karena itu, peningkatan kinerja sumber daya aparatur Pemerintah Kota Medan mutlak harus dilakukan. Dalam batasan Misi di atas, peningkatan kinerja aparatur dapat terlepas dari makna peningkatan produktifitas kerja aparatur Pemerintah Kota Medan sehingga terbebas dari pemborosan dan ketidakefisienan.

(25)

Menempatkan aparatur pada suatu gugus kerja yang jelas, peningkatan karier dan kesejahteraan yang sesuai dengan prestasi aparatur, kepuasan kerja, budaya organisasi yang mendukung peningkatan kinerja usaha dan sebagainya merupakan faktor-faktor yang secara simultan berkorelasi dengan baik dalam proses peningkatan kinerja sumber daya aparatur Pemerintah Kota Medan.

C. Struktur dan Bagan Organisasi 1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan penyedia lingkungan kerja yang tepat sesuia dengan keahlian, kecakapan, dan membatasi kegiatan kerja dan wilayah kerja setiap karyawan. Struktur organisasi Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan terdiri dari :

a. Badan

b. Sekretariat, membawahkan : 1) Sub Bagian Umum; 2) Sub Bagian Keuangan;

3) Sub Bagian Penyusunan Program; c. Bidang Anggaran, membawahkan :

1) Sub Bidang Pendapatan;

2) Sub Bidang Belanja Tidak Langsung; 3) Sub Bidang Belanja Langsung. d. Bidang Perbendaharaan, membawahkan :

(26)

1) Sub Bidang Gaji; 2) Sub Bidang Belanja;

3) Sub Bidang Verifikasi dan Kas.

e. Bidang Akuntansi dan Pelaporan, membawahkan : 1) Sub Bidang Akuntansi;

2) Sub Bidang Pelaporan. f. Unit Pelaksana Teknis (UPT); g. Kelompok Jabatan Fungsional

2. Bagan Organisasi

Gambar 2.1

Bagan Organisasi BPKD Kota Medan SEKRETARIS BPKD

Bidang Perbendaharaan

KEPALA BPKD

-Sub bagian umum

-Sub bagian penyusunan program

-Sub bagian keuangan

Bidang Anggaran Bidang Akuntansi dan Pelaporan -Sub bidang belanja -Sub bidang gaji

-Sub bidang verifikasi & kas

-Sub bidang pendapatan -Sub bidang belanja

langsung -Sub bidang belanja tidak

langsung

-Sub bidang akuntansi -Sub bidang

(27)

D. Job Description BPKD Kota Medan

Berikut ini adalah beberapa tugas pokok dan fungsi BPKD Kota Medan, yaitu :

1. Badan

a. Tugas Pokok Badan

BPKD mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang pengelolaan keuangan daerah lingkup anggaran, perbendaharaan, akuntansi dan pelaporan.

b. Fungsi Badan

1) Perumusan kebijakan teknis di bidang PKD

2) Penyusunan pedoman dan petunjuk teknis urusan pemerintah daerah di bidang Pengelolaan Keuangan Daerah (PKD)

3) Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang pengelolaan keuangan

4) Penyusunan dan penyelenggaraan administrasi keuangan,

penatausahaan, pelaporan dan pertanggung jawaban pengelolaan keuangan daerah

5) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan keuangan daerah; dan

6) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.

(28)

2. Sekretariat

a. Tugas Pokok Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas BPKD lingkup kesekretariatan yang meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan program.

b. Fungsi Sekretariat

1) penyusunan rencana, program, dan kesekretariatan; 2) pengkoordinasian penyusunan program BPKD;

3) pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya

4) pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas BPKD;

5) pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi, dan ketatalaksanaan;

6) pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi

kesekretariatan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan kerumahtanggaan BPKD;

7) pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian bidang kesekretariatan;

8) pelaksanaan kegiatan monitoring, evaluasi dan pelaporan kesekretariatan;

c. Bidang sekretariat ini dibagi kepada sub bagian 1) Sub Bagian Umum

(29)

Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat lingkup administrasi umum. b) Fungsi Sub Bagian Umum

(1) Penyusunan rencana, dan kegiatan Sub Bagian

(2) Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum;

(3) Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah dinas, penataan kearsipan, perlengkapan, penyelenggaraan kerumahtanggaan dan keprotokolan BPKD;

(4) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, pengembangan kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian;

(5) Pengelolaan administrasi kepegawaian; (6) Pelaksanaan hubungan masyarakat;

(7) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;dan

(8) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

(9) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bendahara sesuai dengan tugas dan fungsinya.

(10) Penyiapan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan tugas dan wewenang.

(30)

2) Sub Bagian Keuangan

a) Tugas Pokok Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas secretariat lingkup pengelola keuangan

b) Fungsi Sub Bagian Keuangan

(1) Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Keuangan;

(2) Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan;

(3) Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi; (4) Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan

administrasi keuangan;

(5) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan

(6) Penyusunan laporan keuangan BPKD;

(7) Pelaksana tugas selaku Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD;

(8) Penyiapan pengawasan dan pengendalian;

(9) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

(31)

3) Sub Bagian Penyusunan Program

a) Tugas Pokok Sub Bagian Penyusunan Program

Sub Bagian ini melaksanakan sebagian tugas sekretariat lingkup penyusunan program dan pelaporan.

b) Fungsi Sub Bagian Penyusunan Program

(1) Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program;

(2) pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup

penyusunan rencana, program dan kegiatan BPKD; (3) Penyiapan penyusunan rencana dan program BPKD; (4) Penyiapan bahan pengawasan dan pengendalian; (5) Pelaksanaan monitoring dan pelaporan pelaksanaan

tugas;

(6) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3. Bidang Anggaran

a. Tugas Pokok Bidang Anggaran

Bidang Anggaran mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas BPKD lingkup pendapatan, belanja tidak langsung dan belanja langsung.

b. Fungsi Bidang Anggaran

1) Penyusunan rencana, program, pengendalian, dan kegiatan Bidang Anggaran;

(32)

2) Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup anggaran yang meliputi pendapatan dan pembiayaan, belanja tidak langsung dan belanja langsung;

3) Pengkoordinasian Kebijakan Umum APBD dan Plafon Anggaran

4) Sementara (PPAS) dengan Tim Anggaran Pemerintah Daerah (TAPD);

5) Pengkoordinasian Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) SKPD; 6) Pengkoordinasian dan penyusunan Rancangan APBD dan

Perubahan APBD atas usulan SKPD;

7) Penyiapan bahan pengesahan DPA/DPPA SKPD; 8) Penyiapan SPD sesuai DPA/DPPA SKPD; 9) Penyusunan laporan realisasi SPD SKPD;

10) Penyusunan laporan kinerja program bidang anggaran;

11) Penyiapan bahan pembinaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;dan

12) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

c. Bidang Anggaran ini dibagi ke dalam 3 (tiga) Sub bagian, yaitu: 1) Sub Bagian Pendapatan

Sub Bidang Pendapatan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Anggaran lingkup pendapatan dan pembiayaan.

(33)

b) Fungsi Sub Bagian Pendapatan

(1) Penyiapan rencana kegiatan Sub Bidang Pendapatan. (2) Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pendapatan

dan penerimaan pembiayaan;

(3) Pengkoordinasian pelaksanaan dan pengendalian kegiatan penyusunan rencana dan program PAD, dana perimbangan dan lain-lain pendapatan daerah yang sah; (4) Pengkoordinasian RKA Pendapatan SKPD;

(5) Penyiapan bahan dan koordinasi penyusunan anggaran pendapatan dan penerimaan pembiayaan;

(6) Penyiapan bahan pengesahan DPA/DPPA pendapatan dan pembiayaan SKPD;

(7) Penyiapan bahan SPD pendapatan dan pembiayaan sesuai DPA/DPPA SKPD;

(8) Penyiapan laporan realisasi SPD pendapatan dan pembiayaan;

(9) Pengumpulan dan pengolahan data serta informasi yang berhubungan dengan pendapatan dan penerimaan pembiayaan;

(10) Penyusunan laporan kinerja program bidang anggaran lingkup pendapatan dan pembiayaan;

(11) Pelaksanaaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;dan

(34)

(12) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bida Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2) Sub Bidang Belanja Tidak Langsung

a) Tugas Pokok Sub Bidang Bealanja Tidak Langsung

Sub Bidang Belanja Tidak Langsung melaksanakan sebagian tugas Bidang Anggaran lingkup belanja tidak langsung. b) Fungsi Sub Bidang Belanja Tidak Langsung

(1) Penyiapan rencana, program dan kegiatan Sub Bidang Belanja Tidak Langsung;

(2) Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup belanja tidak langsung;

(3) Pengkoordinasian RKA belanja tidak langsung SKPD; (4) Pengkoordinasian perencanaan dan penyusunan anggaran

belanja tidak langsung dengan SKPD;

(5) Pemeriksaan dan penyiapan bahan pengesahan DPA/DPPA belanja tidak langsung SKPD;

(6) Penyiapan bahan SPD belanja tidak langsung sesuai DPA/DPPA SKPD;

(7) Penyiapan laporan realisasi SPD belanja tidak langsung; (8) Penyusunan laporan kinerja program bidang anggaran

lingkup belanja tidak langsung;

(9) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;dan

(35)

(10) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3) Sub bidang Belanja

a) Tugas Pokok Sub Bidang Belanja

Sub Bidang ini mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Anggaran lingkup belanja langsung. b) Fungsi Sub Bidang Belanja

(1) penyiapan rencana, program dan kegiatan Sub Bidang Belanja Langsung;

(2) penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup belanja langsung;

(3) pengkoordinasian RKA belanja langsung SKPD;

(4) pengkoordinasian perencanaan dan penyusunan anggaran belanja langsung dengan SKPD;

(5) pemeriksaan dan penyiapan bahan pengesahan DPA/DPPA belanja langsung SKPD;

(6) penyiapan SPD belanja langsung sesuai DPA/DPPA SKPD;

(7) penyiapan laporan realisasi SPD belanja langsung; (8) penyusunan laporan kinerja program bidang anggaran

lingkup belanja langsung;

(9) pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;dan

(36)

(10) pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuaidengan tugas dan fungsinya.

4. Bidang Perbendaharaan

a. Tugas Pokok Bidang Perbendaharaan

Bidang Perbendaharaan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas BPKD lingkup gaji, belanja, verifikasi dan kas.

b. Fungsi Bidang Perbendaharaan

1) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Perbendaharaan;

2) Penyusunan petunjuk teknis lingkup perbendaharaan; 3) Pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang gaji,

belanja, verifikasi dan kas;

4) Penyiapan SP2D belanja tidak langsung, belanja langsung, dan pengeluaran pembiayaan;

5) Pengujian terhadap pengajuan pembayaran gaji, belanja, verifikasi dan kas;

6) Penyiapan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) belanja tidak langsung, belanja langsung, dan pengeluaran pembiayaan;

7) Penyusunan laporan realisasi SP2D SKPD;

8) Penyusunan laporan kinerja bidang perbendaharaan; 9) Penyiapan bahan dalam rangka penyelesaian masalah;

(37)

10) Penyiapan bahan pembinaan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;dan

11) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

c. Bidang Perbendaharaan ini dibagi ke dalam 2 (dua) Sub Bidang, yaitu:

1) Sub bidang Gaji

a) Tugas pokok sub bidang Gaji

Sub Bidang Gaji mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Perbendaharaan lingkup gaji. b) Fungsi Sub Bidang Gaji

(1) Penyiapan rencana dan kegiatan Sub Bidang Gaji; (2) Penyusunan petunjuk teknis lingkup gaji pegawai; (3) Penyiapan bahan pengkoordinasian pelaksanaan

tugas di bidang gaji;

(4) Pemeriksaan kelengkapan berkas pengajuan SPM gaji dari SKPD;

(5) Penyiapan bahan penerbitan SP2D gaji;

(6) Penyiapan pembuatan dan penyusunan daftar gaji SKPD;

(7) Penyelesaian permasalahan lingkup gaji;

(8) Penyiapan bahan dalam rangka penyelesaian masalah perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi lingkup gaji;

(38)

(9) Penyiapan bahan untuk penerbitan SKPP gaji;

(10)Penyiapan pembayaran uang bagi PNS yang meninggal

(11)Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya

(12) Penyusunan laporan realisasi SP2D gaji; (13) Penyusunan laporan kinerja program bidang

perbendaharaan lingkup gaji; 2) Sub Bidang Belanja

a) Tugas pokok Sub Bidang Belanja

Sub bidang Belanja dipimpin oleh Kepala Sub bidang, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala bidang Perbendaharaan.

b) Fungsi Sub Bidang Belanja

(1) Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup belanja (2) Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub

Bidang Belanja.

(3) Penyiapan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang belanja.

(4) Pemeriksaan kelengkapan berkas pengajuan SPM belanja dari SKPD.

(5) Penyiapan register penolakan Surat Perintah Membayar (SPM) belanja.

(39)

(6) Penyiapan bahan penerbitan SP2D belanja.

(7) Penyiapan register Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) belanja.

(8) Penyiapan bahan penyelesaian masalah tuntutan perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi lingkup belanja.

(9) Penyiapan bahan penyusunan laporan realisasi anggaran belanja.

(10) Penyusunan laporan kinerja program bidang perbendaharaan lingkup belanja.

(11) Pelaksanaan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan monitoring.

(12) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3) Sub Bidang Verifikasi dan Kas

a) Tugas Pokok Sub Bidang Verifikasi dan Kas

Sub Bidang Verifikasi dan Kas mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Perbendaharaan lingkup verifikasi dan kas

b) Fungsi Sub Bidang Verifikasi dan Kas

(1) Penyiapan rencana, program dan kegiatan Sub Bidang Verifikasi dan Kas;

(40)

(3) Penyiapan register SP2D bidang verifikasi dan kas; (4) Penyiapan bahan pengkoordinasian pelaksanaan

tugas di bidang verifikasi dan kas;

(5) Penyiapan bahan penerbitan SP2D dibidang verifikasi dan kas;

(6) Pemeriksaan kelengkapan surat pertanggungjawaban belanja;

(7) Pelaksanaan pembinaan terhadap Bendahara SKPD; (8) Penyusunan laporan arus kas secara periodik; (9) Penyusunan laporan kinerja program bidang

perbendaharaan lingkup verifikasi dan kas;

(10) Penyiapan bahan penyusunan laporan realisasi anggaran verifikasi dan kas;

(11) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;

5. Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Pembentukan, nomenklatur, tugas pokok dan fungsi Unit Pelaksana Teknis akan ditentukan dan ditetapkan dengan

Peraturan Walikota.

6. Kelompok Jabatan Fungsional

a. Tugas pokok Kelompok Jabatan Fungsional

Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan

(41)

b. Fungsi Kelompok Jabatan Fungsional

1) Kelompok Jabatan Fungsional dimaksud dalam Pasal 37, terdiri dari sejumlah tenaga kerja fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan. 2) Setiap Kelompok Jabatan Fungsional tersebut pada ayat (1),

dipimpin oleh tenaga fungsional Senior yang dihunjuk. 3) Jumlah tenaga fungsional tersebut pada ayat (1), ditentukan

berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.

E. Jaringan Kegiatan

Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan Secara umum tujuan didirikannya adalah untuk dapat mewujudkan sumber daya aparatur pemerintahan kota medan yang profesional, berwawasan manajemen pengelolaan keungan yang sistematis, efisien dan efektif. BPKD Kota Medan berorientasi kepada pelayanan mutu dalam mengelola data keungan daerah dan menciptakan aparatur pemerintah yang berwawasan dan berpengalaman. Dengan menghasilkan aparatur pemerintah yang berwawasan diharapkan dapat meningkatkan kompetensi aparatur diberbagai SKPD dan meningkatkan motivasi PNS untuk meningkatkan karier, dan dapat menyediakan data keungan daerah dengan baik.

F. Kinerja Kegiatan Terkini

Kinerja terkini yang dilakukan pada BPKD Kota Medan, yaitu Pendampingan Penatausahaan Keuangan SKPD di Lingkungan Pemerintah Kota Medan untuk meningkatkan kualitas penatausahaan keuangan SKPD tahun

(42)

anggaran 2014 dengan menggunakan aplikasi SIMDA (Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan Daerah).

G. Rencana Kegiatan

Rencana kerja Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, yaitu:

1. Program pelayanan administrasi perkantoran

2. Program peningkatan sarana dan pra sarana aparatur 3. Program peningkatan disiplin aparatur

4. Program peningkatan pengembangan sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan

(43)

BAB III

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL GAJI DAN UPAH PEGAWAI PADA BADAN PENGELOLA KEUANGAN DAERAH (BPKD)

KOTA MEDAN

Dalam bab ini, peneliti mencoba untuk membandingkan antara penerapan pengendalian gaji dan upah pada Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan dengan teori yang didapatkan peneliti. Perbandingan antara teori yang didapat dengan yang diperoleh dilapangan akan dibuat dalam bentuk topik penelitian. Topik penelitian tersebut dilakukan untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem pengendalian internal gaji dan upah pada BPKD Kota Medan.

A. Pengertian Gaji dan Upah

Istilah gaji dan upah biasanya digunakan sebagai alat balas jasa atas pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh seluruh karyawan. Pada umumnya, jumlah gaji ditetapkan secara bulanan sedangkan jumlah upah ditetapkan secara harian atau mingguan.

Menurut Mulyadi (2001:23) pengertian gaji adalah:

“pembayaran dan penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, dan dibayarkan secara tepat setiap bulan. Sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.”

(44)

Menurut Hasibuan (2003:109) pengertian gaji adalah balas jasa yang dibayarkan secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Maksudnya gaji akan tetap dibayar walaupun pekerja tersebut tidak masuk kerja. Sedangkan upah adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman atas perjanjian yang disepakati pembayarannya.

Menurut Sugiyurso dan Wanani (2005:95) upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh-buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik yang pembayarannya biasa ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.

Disamping gaji dan upah pegawai dan karyawan pada BPKD Kota Medan mungkin memperoleh manfaat-manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan misalnya tunjangan jabatan, tunjangan beras, uang makan, dan lain-lain.

Dapat disimpulkan baik gaji maupun upah merupakan balas jasa yang diberikan kepada pegawai atau karyawan yang telah memberikan jasanya kepada perusahaan. Jumlah gaji yang diberikan kepada pegawai secara berkala dan tetap.

B. Unsur –Unsur Gaji dan Upah

Sistem gaji dan upah dalam instansi harus dihubungkan dengan tujuan dan strategi instansi. Penggajian juga menuntut keseimbangan antara keuntungan biaya instansi dengan harapan dari para pegawai. Biaya gaji seharusnya pada

(45)

tingkat yang memastikan adanya efektifitas maupun pemberian imbalan yang layak bagi seluruh karyawan sesuai dengan kemampuan, target, dan kinerja kerja mereka. Penggajian dan pengupahan merupakan faktor yang penting karena mempengaruhi bagaimana dan mengapa orang bekerja pada suatu instansi atau perusahaan.

Unsur- unsur gaji dan upah yang terdapat pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan khususnya untuk para PNS adalah sebagai berikut : 1. Gaji Pokok

Yaitu sejumlah uang yang diterima pegawai yang telah ditetapkan oleh instansi berdasarkan pangkat/ golongan, eselon, jabatan dan masa kerja. 2. Tunjangan

Yaitu imbalan tambahan yang diberikan kepada pegawai dengan tujuan untuk memotivasi pegawai dalam bekerja serta untuk menyejahterakan pegawai. Pada BPKD Kota Medan terdapat beberapa tunjangan yang diperoleh oleh tiap pegawai, yaitu tunjangan istri, tunjangan anak, tunjangan umum, tunjangan eselon, tunjangan beras, tunjangan askes, dan tunjangan pajak. Pada tunjangan umum dibagi berdasarkan golongan pegawai, yaitu:

- Golongan I : Rp. 175.000,- -Golongan II : Rp. 180.000,- -Golongan III : Rp.185.000,- -Golongan IV : Rp.190.000,-

Unsur- unsur pengendalian internal gaji dan upah berdasarkan AICPA (1999 : 48) antara lain :

(46)

1. Suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, jelas dan tegas.

2. Suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan secara efektif yang memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta milik, hutang, pendapatan serta biaya.

3. Adanya praktik-praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi disetiap bagian dalam organisasi.

4. Suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang diminta oleh tanggung jawabnya.

Berdasarkan uraian diatas dapat diperoleh kesimpulan, bahwa unsur-unsur gaji dan upah yang terdapat pada BPKD Kota Medan telah diterapkan dengan baik demi meningkatkan efektifitas kegiatan operasional serta meningkatkan kesejahteraan pegawainya.

C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah

Sebelum membahas masalah prosedur gaji dan upah, ada baiknya terlebih dahulu dikemukakan pengertian prosedur itu sendiri. Menurut Amstrong (2002:57) Prosedur merupakan rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindak dalam melakukan transaksi-transaksi yang sering terjadi.

Menurut Usry (2007:127) adapun hal-hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut:

(47)

Tugas Departemen ini adalah untuk mengumpulkan atau

Tugas Departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.

2. Payroll Department

Tugas Departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan jumlah upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan instansi/perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah pegawai disusun berdasarkan komputer.

3. Cost Department

Tugas Departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah.

Pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan , dalam pelaksanaan pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian:

1. Bendahara

Tugas dari bendahara BPKD yaitu:

a. Menyiapkan surat permintaan pembayaran (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM) dengan aplikasi SIMDA

b. Mendata dan merekap pegawai yang memiliki potongan, pinjaman ke pihak lain seperti bank atau koperasi

(48)

c. Menghitung jumlah bersih gaji pegawai BPKD tiap bulannya d. Melaporkan rekap dan jumlah bersih tersebut ke Bank Sumut

untuk proses transfer ke rekening pegawai e. Membuat slip gaji kepada tiap pegawai

D. Pengendalian Internal Gaji dan Upah

Pengendalian internal gaji dan upah adalah seluruh kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan transaksi gaji dan upah yang diterapkan oleh suatu satuan usaha guna mendapatkan kepastian yang layak bahwa transaksi gaji dan upah telah dilaksanakan. Ada dua pengertian pengendalian internal, yaitu :

1. Dalam arti luas

Pengendalian tidak hanya meliputi pemeriksaan tahap akhir pimpinan, tetapi meliputi semua bagian yang berwewenang untuk mengadakan pemeriksaan.

2. Dalam arti sempit

Pengendalian internal merupakan pengecekan/ pemeriksaan jumlah angka yang tertera dalam daftar pemeriksaan masalah.

Pengendalian terhadap gaji dan upah yang dilakukan oleh BPKD Kota Medan adalah mulai dari pembuatan daftar gaji dan upah, pemeriksaan tunjangan pegawai BPKD Kota Medan serta mengoreksi daftar gaji dan upah, penanda tanganan hingga penyerahan gaji kepada pegawai melalui rekening Bank Sumut. Pengendalian dilakukan guna menghindari adanya jumlah gaji yang lebih atau

(49)

kurang yang dapat merugikan instansi atau pegawai. Maka dari itu BPKD Kota Medan mengharapkan agar pengendalian gaji dan upah berjalan dengan baik

E. Tujuan Pengendalian Internal

Dari uraian pengertian pengendalian internal, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal itu merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan. Tujuan dari pengendalian tersebut adalah :

1. Melindungi kekayaan perusahaan

2. Menjamin ketelitian dan reabilitas data akuntansi 3. Menjamin tercapainya efisiensi kerja

4. Menjamin dipatuhinya kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan. Untuk terlaksananya pengendalian internal gaji dan upah dengan baik, maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan mulai dari awal sampai selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang. Hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan.

Pengertian pengendalian internal dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas menurut AICPA (American Institue of Certified Public Accounting). Dalam arti sempit, prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem sosial yang mempunyai wawasan maksa khusus yang berada dalam organisasi perusahaan.

Pengertian pengendalian internal dapat ditinjau dalam arti sempit menurut Committee on Auditing Procedure AICPA. Pengendalian internal meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang dikoordinasikan yang digunakan didalam instansi/perusahaan untuk melindungi hartanya,

(50)

memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi dalam operasi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan instansi/ perusahaan yang telah ditetapkan. Pengendalian internal dalam arti sempit diartikan sama dengan “internal check” yaitu suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis dapat saling memeriksa, dalam arti bahwa data akuntansi yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam suatu organisasi perusahaan.

F. Penerapan Sistem Pengendalian Internal

Pada dasarnya, suatu sistem pengendalian internal yang baik tidak hanya terbatas pada masalah yang berhubungan langsung dengan bagian akuntansi dan keuangan. Sistem pengendalian internal meliputi pengawasan anggaran, analisis statistik, staf pemeriksaan intern, dan penyelidikan waktu. Sistem pengendalian internal dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:

1. Pengawasan Manajerial

Meliputi struktur organisasi dan semua metode, ukuran dan prosedur terutama yang menyangkut efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijaksanaan manajemen perusahaan dan biasanya tidak berhubungan langsung dengan masalah keuangan melainkan berhubungan dengan proses pengambilan keputusan yang mengarah dikeluarkannya otorisasi pimpinan terhadap transaksi- transaksi.

2. Pengawasan Akuntansi

Meliputi struktur organisasi dan semua prosedur dan catatan yang berhubungan langsung dengan pengamanan harta dan dapat dipercayainya catatan

(51)

keuangan, dan karenanya hendak disusun sedemikian rupa sehingga memberikan jaminan yang memadai bahwa:

a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi pimpinan baik otorisasi yang bersifat umum maupun bersifat khusus.

b. Transaksi dicatat seperlunya, sehingga memungkinkan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan criteria yang berlaku.

(52)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Setelah memaparkan uraian tugas diatas, berdasarkan penjelasan uraian tugas tersebut dapat ditarik beberapa kesimpulan diantaranya sebagai berikut:

1. Pengendalian internal gaji dan upah pegawai pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan telah dilaksanakan dengan baik dan efektif.

2. Unsur- unsur gaji dan upah telah terpenuhi dengan baik dengan adanya pemberian tunjangan-tunjangan dan fasilitas lainnya.

3. Seluruh pendapatan yang diterima pegawai baik gaji maupun tunjangan diterima oleh pegawai setiap bulannya.

4. Sistem dan prosedur pencatatan gaji dan upah telah dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan sistem Payroll, serta sistem penyerahan gaji dan upah pada BPKD Kota Medan dilakukan dengan proses transfer ke rekening masing-masing pegawai.

B. Saran

Adapun saran yang diberikan penulis pada tugas akhir ini sebagai masukan bagi BPKD Kota Medan yang akan datang adalah:

(53)

1. Sebaiknya pengawasan internal gaji dan upah yang efektif harus selalu ditingkatkan serta tetap diterapka untuk menghindari adanya kesalahan pencatatan dan agar pelaksanaan penggajian tidak terlambat,

2. Seharusnya dalam pelaksanaan pengawasan internal pihak-pihak yang berkompeten atau yang lebih tahu mengenai masalah pengawasan internal yaitu satuan pengawasan internal,

3. Sebaiknya pemberian unsure-unsur gaji dan upah harus tetap dipertahankan karena dengan dipenuhinya unsur-unsur gaji dan upah, maka pegawai dapat termotivasi untuk bekerja dan mencapai target kerja serta kesejahteraan pegawai tercapai,

4. Dengan dilakukannya transfer gaji dan upah pegawai melalui rekening bank, maka keamanan atas gaji dan upah pegawai terjamin,

5. Pengendalian internal gaji dan upah telah efektif sebaiknya dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan sehingga penyelewengan dapat dihindari,

6. Sistem perhitungan pajak penghasilan gaji dan upah pegawai beserta tunjangan yang diberikan BPKD Kota Medan (berdasarkan ketentuan yang berlaku) terhadap pegawai harus lebih efektif agar terhindar dari penyelewengan,

7. Rotasi pekerjaan pegawai hendaknya lebih ditingkatkan lagi agar tidak terjadi kebosanan dan mencegah tindakan penyelewengan yang

mungkin ada serta dapat memperluas wawasan pegawai tentang tujuan instansi secara menyeluruh,

(54)

8. Dalam rangka untuk meningkatkan kecakapan dan efisiensi kerja, maka perlu diadakan job training bagi para pegawai.

(55)

DAFTAR PUSTAKA

AICPA, 1996, Professional Standards, Volume II, Commerce Clearing Hause Salemba Empat, 1998.

Amstrong, Mr Chael, Sistem Penggajian Akuntansi, Cetakan Pertama, Penerbit Pustaka Binaan Pressindo, Jakarta, 2002.

Baridwan, Zaki, Sistem Akuntansi Penyusutan Prosedur dan Metode, Edisi Kelima, Badan Penerbit FE-UGM Yogyakarta, 2002.

Ginting, Paham, Syafrizal Helmi Situmorang, Metode Penelitian, Penerbit UGM Press, Yogyakarta, 2003.

Hadibroto, H.S, dan Oemar Witarasa, Sistem Pengawasan Intern, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 1984.

Hasibuan, Melayu S.P, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Cetakan Keenam, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta, 2003.

Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Edisi Revisi, Jakarta, 2007.

Umar, Husein, 2003, Metode Riset Akuntansi Terapan, Penerbit Ghalia Indonesia, Karawaci.

Usry Milthon F, Hamener Lawrence H, Akuntansi Gaji dan Upah, Penerbit Salemba Empat, Edisi Revisi, Jakarta, 2007.

Wanani, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta, 2005.

(1)