Agar pembebanan penyusutan dialokasikan secara efisien akan diperlukan suatu cara atau metode untuk menghitungnya, agar metode yang dipilih sesuai
dengan manfaat keekonomian dari aset tetap tersebut. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan sampai saat ini belum dapat menghitung
sendiri besarnya penyusutan dari aktiva tetap yang ada. Hal ini disebabkan karena sampai saat ini yang berhak untuk menentukan besarnya penyusutan aset tetap
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah Badan Pembendaharaan Negara Republik Indonesia.
Namun penyusutan aktiva tetap pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tetap mengunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan
Akuntansi Baranng Milik Negara SIMAK-BMN karna aplikasi ini secara otomatis dapat menyusutkan semua data aset tetap yang dimiliki oleh Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara
D. Penggantian Aset Tetap
Terbagi atas tiga, yaitu: a.
Dibuang Dalam hal ini lebih dimaksudkan dengan dinon-aktifkan. Hal ini
dikarenakan aset tetap tersebut sudah tidak fungsional lagi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan serta tidak
memiliki nilai residu atau nilai pasar. b.
Dijual Penjualan aset tetap yang sudah tidak produktif lagi dapat dilakukan secara
tunai maupun secara kredit.
Universitas Sumatera Utara
c. Ditukar dengan aset lain
Dalam hal ini peralatan lama ditukar dengan peralatan baru yang sama penggunaannya. Jika nilai tukar lebih besar dari pada nilai buku, maka
diperoleh keuntungan. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, aset tetap yang sudah
tidak bermanfaat lagi akan digudangkan dan digantikan dengan aset lain. Dalam cara pengggantian aset tetap diatas, sangat berbeda dengan yang diterapkan oleh
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Aset tetap yang sudah tidak dapat digunakan lagi harus digudangkan, tidak bisa dibuang, maupun dijual, karena
aktiva tetap yang dimiliki oleh Fakultas Ekonomi merupakan harta milik Universitas Sumatera Utara dan merupakan kekayaan milik negara.
E. Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Internal 1. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan Mulyadi, 2001: 5.
Akuntansi adalah bahasa bisnis yang dapat memberikan informasi atau mengkomunikasikan kondisi bisnis hasil usahanya pada suatu waktu atau pada
suatu periode tertentu Harahap, 2002 : 47. Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai catatan, peralatan,
termasuk komputer dan perlengkapannya, serta alat komunikasi, tentang pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain
Universitas Sumatera Utara
untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Sistem Informasi Akuntansi juga berperan sebagai pengaman harta
kekayaan instansi. Apabila dikaitkan pengertiannya sebagai suatu sistem, sistem akan terdiri dari rangkaian input, proses, dan output. Menurut definisi, data adalah
bahan baku informasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa informasi akuntansi disusun berdasarkan input yang berupa data akuntansi.
Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen yaitu : 1.
Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi,
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang
dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi,
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi,
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi, dan
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan
pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan, Dan kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan SIA
memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi yaitu : 1.
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak
Universitas Sumatera Utara
luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang review hal-hal yang telah terjadi,
2. Mengubah data menjadi Informasi yang berguna bagi pihak manajemen
untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasaan, dan
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset
organisasi, termasuk data organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan
handal. Selama lima puluh tahun terakhir, sistem informasi akuntansi telah
diwakili oleh sejumlah pendekatan atau model yang berbeda. Tiap model baru berubah karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model sebelumnya. Fitur
yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih lama tidak dengan segera digantikan oleh teknik yang lebih baru. Jadi, pada suatu waktu,
terdapat berbagai generasi sistem di berbagai perusahaan yang berbeda, bahkan bisa sama-sama ada dalam sebuah perusahaan. Akuntan yang modern perlu
membiasakan diri dengan berbagai fitur operasional semua pendekatan SIA secara komputerisasi yang mungkin akan dihadapinya.
Universitas Sumatera Utara
Model Proses Manual
Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Model proses manual merupakan bentuk sistem akuntansi
manual sebelum berbasis komputer seperti pada saat sekarang. Sistem manual terdiri atas berbagai kegiatan, sumber daya, dan personel fisik yang merupakan
ciri banyak proses bisnis. Ini meliputi berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, penggudangan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman
barang ke pelanggan, serta penempatan pesanan pemasok. Biasanya, model ini juga meliputi pekerjaan fisik untuk pencatatan.
Pada model proses manual, logika proses bisnis lebih mudah dipahami jika tidak tersembunyi di balik teknologi. Informasi yang dibutuhkan untuk memicu
dan mendukung berbagai kegiatan seperti penjualan, penggudangan, serta pengiriman adalah penting dan terpisah dari teknologi yang mendasari sistem
informasi. Prosedur manual juga memfasilitasi pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk pemisahan fungsi, supervise, verifikasi
independen, jejak audit, serta pengendalian akses.
Model Proses Komputer
Model proses komputer adalah bentuk sistem akuntansi yang berbasis komputer. Model ini dipergunakan oleh banyak perusahaan-perusahaan pada saat
sekarang ini, dan model proses manual hampir tidak dipakai lagi. Model proses komputer mulai dipergunakan pada akhir tahun 1980-an. Terdapat banyak teknik-
Universitas Sumatera Utara
teknik baru dalam penyajian informasi akuntansi dalam melengkapi kekurangan- kekurangan yang ada pada proses manual.
Dengan kecanggihan teknologi informasi yang semakin berkembang saat ini, sistem informasi akuntansi di dalam dunia pendidikan lebih dikenal dengan
mata kuliah komputer. Hal ini disebabkan karena mata kuliah sistem informasi akuntansi menggunakan software yang terdapat pada komputer.
Pada Fakultas Ekonomi USU bentuk sistem informasi akuntansi yang digunakan adalah sistem informasi akuntansi berbasis komputer. Data-data dan
informasi yang dibutuhkan Fakultas Ekonomi diperoleh dengan mudah dan disimpan dengan aman yang merupakan fasilitas dari software-software komputer
yang mendukung pengoperasian sistem informasi akuntansi. Dan akuntan-akuntan yang berasal dari Fakultas Ekonomi USU akan melakukan pekerjaannya dengan
sistem informasi akuntansi berbasis komputer.
2. Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart 2006 : 229 edisi 9, pengendalian internal internal control adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan
untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian
dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Struktur pengendalian internal internal control structure terdiri dari
kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tujuan tertentu organisasi. Pengendalian internal
Universitas Sumatera Utara
melaksanakan tiga fungsi penting, yaitu : pengendalian untuk pencegahan preventive control, pengendalian untuk pemeriksaan detective control, dan
pengendalian kolektif corrective control. Unsur-unsur pengendalian internal aktiva tetap yaitu organisasi dan sistem
otorisasi. 1.
Organisasi, struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang melakukan pemisahan fungsi, berikut diuraikan organisasi sebagai unsur
pengendalian internal antara lain : a.
Fungsi pemakai harus terpakai dari fungsi akuntansi aset tetap, untuk
mengawasi aset tetap dan pemakaiannya, fungsi yang mencatat semua data yang bersangkutan dengan aset tetap harus dipisah dari fungsi pemakai
aset tetap, b.
Transaksi perolehan, penjualan, penghentian pemakaian aset tetap harus dilaksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara
independen, untuk menciptakan pengecekan internal dalam setiap transaksi yang mengubah aset tetap, unit organisasi dibentuk sedemikian
rupa sehingga tidak ada satupun transaksi yang mengubah aset tetap yang dilaksanakan secara penuh hanya oleh satu unit organisasi saja.
2. Sistem otorisasi, sistem otorisasi dirancang untuk memudahkan pengendalian
internal terhadap anggaran pengadaan aset tetap, sistem otorisasi pada Fakultas Ekonomi pengendalian internal aset tetap dilakukan dengan SIA
yang diberi nama ”Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik
Universitas Sumatera Utara
Negara SIMAK- BMN” yang sudah dirancang khusus oleh Pemerintah Pusat.
F. Dokumen
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aset tetap adalah:
1. Surat permintaan otorisasi aset tetap Surat permintaan otorisasi aset tetap dilakukan oleh Kasub Perlengkapan
kepada Pembantu Dekan II yang selanjutnya dibuat Anggaran pengeluaran dan belanja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kepada Biro
Rektor yang menangani masalah keuangan, yang selanjutnya usulan anggaran tersebut diteliti kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya
dituangkan dalam laporan studi kelayakan. 2. Surat permintaan reparasi authorization for reparation
Surat permintaan reparasi authorization for repair, berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi surat permintaan transfer aset tetap.
3. Surat permintaan transfer aset tetap Surat permintaan transfer aset tetap berfungsi sebagai permintaan dan
pemberian otorisasi transfer aset tetap. 4. Surat permintaan penghentian pemakaian aset tetap
Surat permintaan penghentian pemakaian aset tetap, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dan pemberian otorisasi penghentian pemakaian aset
tetap.
Universitas Sumatera Utara
5. Surat perintah kerja work order Surat perintah kerja work order memiliki dua fungsi, yaitu sebagai
perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aset tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aset
tetap. Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aset tetap yang dibeli dan pembongkaran aset tetap yang dihentikan pemakaiannya.
6. Surat order pembelian Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk
memesan aset kepada pemasok. 7. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aset tetap yang
diterima dari pemasok. 8. Faktur dari pemasok
Dokumen yang merupakan tagihan dari pemasok atas aset tetap yang telah dibeli.
9. Bukti kas keluar Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh
fungsi akuntansi setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok
diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut.
Universitas Sumatera Utara
10. Daftar depresiasi aset tetap Daftar depresiasi aset tetap berisi sejumlah biaya depresiasi aset tetap yang
dibebankan dalam periode akuntansi tertentu, yang merupakan dasar pembuatan bukti memorial untuk pencatatan biaya depresiasi yang
dibebankan dalam periode akuntansi tersebut. 11. Bukti memorial
Bukti memorial digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi depresiasi aset tetap, harga pokok aset tetap yang telah selesai
dibangun, penghentian pemakaian aset tetap, dan pengeluaran modal. Dalam hal ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah melakukan
dokumentasi untuk merekam data transaksi seperti yang telah diuraikan sebelumnya.
G. Alur Dokumen Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Aset Tetap
