25
model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan
c. Blok basis data database block. Basis data akan dijelaskan kemudian. Blok kendali controls block. Pengendalian perlu dirancangdan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terjadi kesalahan dapat segera diatasi.
Menurut Williams dan Sawyer, 2009:14 teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputansi komputer dengan jalur komunikasi
kecepatan tinggi yang dan dapat dimanfaatkan untuk konsolidasi, koordinasi dan kolaburasi yang mampu menghasilkan tindakan-tindakan dengan pertimbangan
keuntungan bagi pihak-pihak yang terkait.
B. Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Sistem layanan akademik didefinisikan sebagai bagian dari sistem informasi akademik yang dititikberatkan pada sisi pendistribusian informasi. Masalah yang
terlihat saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena keterbatasan user untuk mengakses informasi tersebut. Dengan demikian, muncul
tuntutan untuk bisa mendapatkan informasi akademik secara cepat, dimanapun, dan kapanpun. Masalah lain yang tampak adalah adanya prosedur yang rumit
dalam beberapa transaksi akademik sehingga proses penanganannya terlihat tidak efektif dan membutuhkan waktu yang lama. Seperti halnya sistem informasi yang
terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang masih dilakukan secara manual yaitu:
26
1. Transkip Nilai Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke
departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag
pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.
2. Legalisir Ijazah Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan
ditanda tangani oleh Dekan. 3. Ujian Khusus
Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada.
2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih. 3. Nilai minimum D
4. Lampiran nilai Tugas Akhir 5. Fotocopy SPP
6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I 7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.
4. KHS Bersih Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai
magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.
27
1. Perbaikan Kartu Rencana Studi PKRS Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan
perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.
2. Informasi-informasi lainnya SISTEM INFORMASI ALUMNI
Pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa, penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda, dies natalis,
jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses dan di informasikan oleh bagian akademik. Sedangkan pelayanan sistem informasi yang
dapat diberikan secara on line yaitu pengelolaan KRS melalui portal USU. Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi dengan
cara mengakses www.usu.ac.id
Sistem informasi alumni merupakan sistem informasi yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi seluruh alumni USU dengan almamater.
Sistem ini membantu USU dalam menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk
setiap tahun. Menurut Ratnawati dan Sunarto 2006 : 204, komponen – komponen dasar
sistem informasi berbasis komputer, meliputi: a. Sumber Daya Manusia, hardware, software, data dan jaringan yang
digunakan. b. Jenis produk yang dihasilkan.
28
Su m
ber D
aya So
ftw are
Pro gram
d an
P rosed
ur
S u
m b
er D
ay a
H ar
d w
ar e
M e
s in
d a
n M
e d
ia
Media Komunikasi dan Dukungan Jaringan Sumber Daya Jaringan
S u
m b
er D
ay a D
at a
D as
ar D
ata d
an P
en ge
ta hu
an
Su m
be r
Daya M
an us
ia
Pe ma
ka i A
khi r da
n A hli
SI c. Cara melakukan aktivitas input, output, penyimpanan dan pengendalian
data. Komponen – komponen sistem informasi tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1
berikut ini :
Gambar 3.1. Komponen – Komponen Sistem Informasi Sumber : Pengantar Sistem Informasi O’brien 2006
Gambar 3.1 mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan konsep
dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia pemakai akhir dan pakar SI, hardware
mesin dan media, software program dan prosedur, data dasar data dan
Pengendalian Kinerja Sistem Input
Sumber Daya Data
Pemroses-an data Ke
dalam Informasi
Output Produk
Informasi
Penyimpanan Sumber Daya Data
29
pengetahuan, serta jaringan media komunikasi dan dukungan jaringan untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian
yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model sistem informasi ini memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktivitas sistem
informasi.
Alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi dan komunikasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
yaitu: a. Komputer
Beberapa tahun yang lalu, sewaktu pengolahan kata banyak digunakan, mesin pengolahan kata khusus telah mudah dioprasikan dibandingkan dengan komputer
yang menggunakan pengolahan kata. Kini komputer telah banyak dimodifikasi untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata khusus memiliki
perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain. b. Mesin Tik
Mesin tik adalah mesin kantor yang paling lazim digunakan dan paling dikenal sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standar dirancang
untuk digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas berukuran kuarto, folio, atau A4 dan memuaskan untuk sebagian besar pekerjaan
kantor. Mesin standar dasar ini dapat dimodifikasi dengan sejumlah cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan khusus.
30
c. Printer Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari sistem
pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan komponen pengolahan kata yang sangat mahal.
d. Telepon Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi
intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju.
e. Internet Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara
tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia. Penerapan alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi pada
bagian akademik sudah semakin cepat dan mudah. Seperti penggunaan komputer, printer, telepon dan internet, bahkan untuk mempermudah pengaksesan informasi,
bagian akademik mengunakan Wifi Wireless Fidelity. Tetapi mesin tik pada bagian akademik sudah tidak dipergunakan lagi karena tersedianya komputer.
C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja di
