Efisiensi dan Kinerja Bagian Akademik Terhadap Kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

EFISIENSI DAN KINERJA PADA BAGIAN AKADEMIK

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OLEH:

DEWI ASTUTI BANDAR 082103085

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena berkat, rahmat, dan kasih karunia-Nya kepada Penulis sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Efisiensi dan Kinerja Bagian Akademik Terhadap Kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” ini dengan baik. Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa selama proses belajar dan menyelesaikan Tugas Akhir ini banyak pihak yang telah membantu Penulis, baik moril maupun materil. Menyadari akan hal ini, Penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr Beby Karina Fauzea Sembiring ,SE,MM selaku ketua Program Studi DIII Kesekretariatan.

3. Ibu Dr. Lusy Anna,MS, selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu untuk membimbing Penulis dan telah banyak memberikan saran-saran serta petunjuk kepada Penulis guna penyelesaian dan penyempurnaan Tugas Akhir ini.

4. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan ilmu dan bantuan kepada Penulis.

5. Ibu Fepty Aniar, SE, selaku Kasubbag. Akademik dan para pegawai di bagian Akademik yang telah memberikan banyak informasi dan data-data yang Penulis butuhkan.

6. Teristimewa buat kedua orangtuaku yang sangat kukasihi Eddy Syahputra Bandar dan Hj.Dernawati Tampubolon terimakasih untuk doa, dukungan, dana, dan perhatiannya, semoga Allah senantiasa Ridhoi kita semua.

7. Abangku,kakakku,Adik-adikku,Faisalrizal,Fuadrahman,Zefri

piliang,Tuti,Haryati,waty, Nelmi Sari Bandar dan Yuni Astuti Bandar,terimakasih untuk doa dan dukungannya.

8. Kekasih hati Uswan Pasaribu.terimakasih atas doa,dukungan,dan motivasinya. 9. Sahabat-sahabatku, Evida, Shella, Eva, Yenni, Tami terimakasih untuk doa,

dukungan, dan perhatian kalian semua. Semoga persahabatan kita tidak pernah putus.

10. Teman-teman magangku di Grup 7, nora, fanny dan Viktor,Willy,Iwan terima kasih atas kerjasamanya selama proses siklus magang dari awal hingga akhir. 11. Buat anak kost 88,Lya,Amoy,Fitri,Zizi,Adeka,danYuan,terimakasih untuk doa

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena

itu, Penulis sangat mengaharapkan dan menerima kritikan serta saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. Terima kasih.

Medan, 2012 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan ... 6

F. Sistematika Penulisan ... 8

BAB II PROFIL INSTANSI ... 9

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU... 9

B. Jenis Kegiatan yang dilaksanakan... 11

C. Struktur Organisasi... 12

D. Job Description ... 14

E. Kegiatan yang Dilaksanakan ... 17

F. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III PEMBAHASAN ... 20

A. Pengertian Sistem Informasi………. 20

B. Penerapan Sistem Informasi pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………. 25

C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………... 30

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 40

A. Kesimpulan ... 40

B. Saran ... 40

DAFTAR TABEL

No Halaman

1. Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Tugas Akhir ... 7 2. Indikator Efisiensi Kerja Pegawai ... 31

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara…. 13 2. Struktur Organisasi Pada Bagian Akademik/Pendidikan………. 16 3. Komponen – komponen Sistem Informasi……… 48

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Informasi merupakan hal yang tidak terpisahkan dalam kehidupan bisnis dan organisasi, sehingga informasi merupakan variabel yang penting dalam operasi organisasi/perusahaan, disamping sumber daya alam, modal dan manusia. Selain itu keterbatasan kapasitas manusia untuk mampu mengolah data dan informasi yang begitu cepat berubah mendorong manusia untuk memanfaatkan secara optimal teknologi dan sistem informasi yang pada zaman ini sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia dan kegiatan sehari – hari (Sukirno, 2004).

Informasi dibutuhkan untuk menyusun strategi yang dipakai dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan, baik dalam perencanaan maupun pengawasan. Setiap keputusan yang diambil oleh organisasi/perusahaan merupakan hasil pengolahan dari berbagai informasi yang terkumpul dan selanjutnya keputusan tersebut merupakan informasi bagi para karyawan dalam organisasi/perusahaan. Sistem pengawasan yang efektif diperlukan dalam kegiatan operasi agar bagian dapat berjalan dengan baik. Hal ini dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan yang diharapkan serta meningkatkan produktivitas karyawan.

Agar informasi dapat bermanfaat bagi organisasi/perusahaan dan pengguna – pengguna cara lainnya, informasi harus relevan dan akurat sehingga tidak menimbulkan kesalahan fatal dalam pengambilan keputusan. Informasi yang disajikan juga harus lengkap dan cepat secara periodik sehingga pengambilan

keputusan dalam pekerjaan dapat dilakukan secara menyeluruh dan tepat pada waktunya.

Dalam dunia yang serba cepat dan penuh kompetisi dibutuhkan organisasi yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak mungkin. Kekuatan bisnis saat ini sangat bergantung pada informasi yang dapat diolah menjadi keunggulan kompetitif bagi dirinya.

Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut perubahan total dalam orientasi pimpinan organisasi terhadap peranan informasi dalam mengambil keputusan. Dengan kata lain, di negara-negara yang sudah maju, informasi dengan segala aspek penanganannya telah mulai menuju kearah berkembangnya ilmu informasi, yang biasanya dikenal dengan nama “informatika”.

Menurut Sanders (1985:10), komputer merupakan sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis untuk menerima dan menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan output berdasarkan instruksi-instruksi yang telah tersimpan di dalam memori.

Komputer telah menambah teknologi baru dan canggih pada sistem informasi. Sistem informasi dengan menggunakan computer akan lebih bermanfaat . Pentingnya informasi bagi pimpinan organisasi bukan merupakan hal yang baru,sejak adanya manusia yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pula informasi selalu diperlukan oleh pimpinan organisasi untuk membantunya melakukan tugas pimpinan organisasi.

Pada masyarakat yang hidup sebelum era informasi, penanganan informasi dilakukan secara manual atau secara mekanik dengan menggunakan mesin – mesin yang bukan komputer. Bahkan dalam era informasi sekarang ini pun tidak sedikit organisasi/perusahaan, terutama yang kecil yang masih mengolah informasi yang dibutuhkannya secara manual/mekanik. Akan tetapi karena komputer dan perangkat lunak pendukungnya yang terdapat di pasaran relatif makin murah dan memiliki kemampuan yang makin besar, makin banyak pula organisasi yang melakukan komputerisasi dalam hal berkomunikasi.

Pendapat lain mengartikan teknologi informasi sebagai teknologi

yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan dan menyebarkan informasi dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, akurat dan

tepat waktu

untuk keperluan pribadi, bisnis dan pemerintahan serta merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Dalam hal ini diperlukan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer yang lainnya.

Menurut Masjonomukhtar (1999:3), sistem informasi adalah suatu pengorganisasian peralatan untuk mengumpulkan, menginput, memproses, menyimpan, mengatur, mengontrol, dan melaporkan informasi untuk pencapaian tujuan perusahaan.

Jika pembagian sistem informasi ini dibagi menurut proses yang dijalankan untuk mendapatkan informasi, maka sistem informasi dapat dibagi

pada 2(dua) bagian yaitu : sistem informasi manual dan sistem informasi otomatis. Sistem informasi manual semua proses untuk memproduksi informasi tidak menggunakan mesin atau komputer. Keuntungan utama dari sisten ini adalah fleksibilitas ang tinggi, cepat menyesuaikan bentuk informasi dengan situasi yang diingkan atau pada situasi yang tidak umum. Di samping itu, sistem ini mampu menjalankan semua fungsi dan kondisi tanpa ada batas. Kerugian dari sisten ini adlah kecepatan dalam memproduksi informasi sangat lambat dan tingkat kepercayaan pemakai terhadap informasi yang dihasilkan juga kecil. Sistem informasi otomatis mengingatkan mesin atau komputer dalam memproduksi informasi, sistem ini juga dikenal dengan nama Computer Based System. Keuntungan dari sistem ini adalah kecepatan dan akurasi yang tinggi dan bisa mengerjakan proses tanpa intervensi dari manusia. Namun tingkat fleksibelitisnya agak rendah karena informasi yang belum tersedia memakan biaya dan waktu.

Berdasarkan hal tersebut, pengolahan informasi harus dilakukan dengan sebaik – baiknya, sehingga informasi tersebut dapat terkumpul, terolah, dan tersimpan dengan baik. Dengan demikian, informasi akan lebih mudah ditelusuri dan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan kerja karyawan pada suatu perusahaan. Meskipun penggunaan berbagai jenis informasi tersebut berbeda dari satuan kerja ke satuan kerja yang lain, namun pada tingkat tertentu terdapat kesamaan jenis informasi yang dibutuhkan itu.

Demikianlah latar belakang mengapa penulis memilih penulisan Tugas Akhir dengan pembahasan mengenai Efisiensi Kinerja Pegawai Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Unuversitas Sumatra Utara.

B. Perumusan Masalah

Dari uraian ini, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.

Adapun perumusan masalah sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan yaitu:

“Bagaimana Penerapan Sistem Informasi Dalam Upaya Meningkatkan Efisiensi Kinerja Pegawai pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ?”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem informasi sebagai upaya meningkatkan efisiensi kinerja pegawai pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian tersebut adalah : 1. Bagi organisasi

- Sebagai masukan kepada Fakultas Ekonomi khususnya pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

- Bagaimana menerapkan sistem informasi yang efektif agar tercipta efisiensi kinerja pegawai.

2. Bagi Penulis

Sebagai tambahan ilmu pengetahuan mengenai sistem informasi organisasi/perusahaan.

3. Bagi Peneliti Lain

Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi peneliti lain yang ingin meneliti mengenai penerapan sistem informasi.

4. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan selama bulan Juni dan bulan Juli. Tabel 1.1 menunjukkan jadwal kegiatan yang dilaksanakan untuk penulisan Tugas Akhir ini.

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Tugas Akhir

No. Kegiatan

Minggu ke -

I II III IV

1. Penyusunan Draft Tugas Akhir

2. Pengumpulan Data

3. Penyusunan Laporan Tugas Akhir

Keterangan:

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku – buku referensi mengenai sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Magang dilaksanakan sejak tanggal 10 juni 2011 – 20 Juli 2011 pada bagian Akademik. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir.

E. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini antara lain :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, penulis akan membahas, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.

BAB II : PROFIL INSTANSI FAKULTAS EKONOMI USU

Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, dan saran Penulis pada bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (sekarang kota Banda Aceh), dan sebagai Dekan itu Dr. Teuku Iskandar

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitasnsyiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/perubahan.

B. Jenis Kegiatan yang dilaksanakan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diterapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran

tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua dan Sekretaris Departemen Unit Penunjang Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Lab/ Studio/ Bengkel

D. Job Description

Job Description dari setiap unit pada Bagian Pendidikan dan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Pendidikan/Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan Sub Bagian;

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat;

c. Menghimpun, menelaah, dan mengandalkan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;

d. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat; e. Mempersiapkan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan peraturan

perundang-undangan di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;

f. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat;

g. Memonitor pelaksanaan administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

h. Melakukan pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Sub Bagian

j. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

a. Sub Bagian Akademik/Pendidikan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun program kerja tahunan Bagian;

b. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang akademi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat;

c. Menghimpun, mengolah dan menganalisis data/informasi di bidang registrasi dan evaluasi perkembangan kemajuan belajar mahasiswa per mata kuliah pada setiap jurusan dan program studi;

d. Menghimpun, menelaah, dan menggandakan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik; e. Mengkomunikasikan dan memberikan pelayanan informasi di bidang

akademik, sarana akademik, registrasi, pencatatan evaluasi perkembangan kemajuan belajar, dan statistik mahasiswa;

f. Mengkoordinasi pelaksanaan pendaftaran ujian masuk ke Universitas; g. Melaksanakan pencatatan pengolahan, dan analisis data perkembangan

pelaksanaan program akademik serta mempersiapkan usul pengadaan blanko ijazah dan penyusutan kalender akademik;

h. Menyimpan dan memelihara dokumen, surat, dan warkat yang berhubungan dengan program akademik, sarana akademik serta evaluasi kemajuan belajar, registrasi, dan statistik mahasiswa;

i. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja Bagian;

2. Struktur Organisasi pada bagian Akademik/ Pendidikan

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi Bagian Akademik/ Pendidikan Fakultas Ekonomi USU Sumber: Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

Dekan :

Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,AK

Pembantu Dekan II: Drs. Arifin Lubis, MM

Pembantu Dekan III: Ami Dilham SE,Msi

Kasubbag.Akademik : Fepty Aniar,SE

Staf Akademik:

• Bagian Sekretaris : Sugeng Suprayetno • Bagian Persiapan Wisuda : T.Sugondo,SE,MSi • Bagian Nilai Akademik Dep.Manajemen : Rostati,SE

• Bagian Nilai Akademik Dep.Akuntansi : Dameria U Berutu,SE • Bagian Departemen Ekonomi Pembangunan : Sumanto

• Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Akutansi : Sorta Ida Sianipar • Bagian Nilai Akademik Dep.D3 Keuangan : Syafarida

E. Kegiatan yang Dilaksanakan

Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai semua itu. Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus

melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Sedangkan kinerja usaha terkini Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah :

a. Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik mahasiswa yang meliputi data pribadi mahasiswa, kemajuan belajar mahasiswa, jumlah SKS yang di capai Indeks prestasi (IP), jumlah lulusan, putus kuliah dan mutasi mahasiswa.

b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi akademik, statistik, dan sarana akademik serta registrasi mahasiswa.

c. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi pencatatan perkembangan kemajuan belajar mahasiswa dan penyusunan statistik mahasiswa.

d. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi akademik.

e. Menghimpun data mutasi mahasiswa per semester/jurusan/program studi.

f. Mempersiapkan bahan penyusunan dan penyajian data/informasi perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

g. Mempersiapkan saran/rekomendasi penyelesaian masalah administrasi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

h. Mempersiapkan bahan/mengurus penyelenggaraan kegiatan seminar, lokakarya, penataran, wisuda, dies natalis, dan kegiatan lainnya di bidang pendidikan dan pengajaran dan pengabdian masyarakat.

F. Rencana Kegiatan

1. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Adalah : a. Menyusun jadwal perkuliahan semester genap Tahun Ajaran

2011/2012.

b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS) ganjil Tahun Ajaran 2011/2012.

d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.

2. Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada Tahun Ajaran 2010/2011 antara lain :

a. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan perundang-undangan di bidang akademik, sarana akademik, registrasi dan statistik.

b. Melaksanakan pendataan ijazah dan penyusunan buku/nomor induk mahasiswa.

c. Menyusun dan menyajikan data/informasi perkembangan pelaksanaan administrasi program akademik dan sarana akademik.

d. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

e. Mempersiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perkuliahan dan ujian. f. Mempersiapkan bahan penyusunan kalender pendidikan dan

pengajaran.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem

Sistem merupakan sebuah model untuk menunjang pemikiran kita, yakni suatu cara untuk mengatur proses-proses pemikiran. Berpikir secara sistem, secara sederhana berarti pemahaman bahwa pemikiran secara objektif dan reflektif mencakup pengorganisasian konsep-konsep serta ide-ide ke dalam aneka macam pola dan hubungan untuk tujuan-tujuan yang bersifat spesifik. Sebuah sistem juga merupakan sebuah model tentang hal – hal yang ingin kita pelajari; ia mewakili sesuatu hal yang ada, benak kita hanya dapat menyerap informasi dalam jumlah tertentu, dan pendekatan sistem membantu kita dalam hal mempertimbangkan banyak elemen kompleks pada macam-macam problem yang sering kali mempunyai sasaran-sasaran yang berbenturan satu sama lain. Sebuah sistem juga merupakan suatu keseluruhan yang tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa ia mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya, hingga ia harus dipelajari secara keseluruhan (Karhi, 1997: 10).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu model untuk menunjang proses pemikiran kita agar berfikir lebih spesifik, tentang hal-hal yang kita pelajari yang sifanya menyeluruh dan tidak dapat dipisah-pisahkan tanpa mengalami kehilangan ciri-ciri esensialnya.

2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan kebutuhan diseluruh kalangan masyarakat. Baik muda maupun tua, murid maupun guru, kalangan awam maupun kalangan intelektual semua membutuhkan informasi. Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam organisasi karena hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerima yang menggambarkan kejadian-kejadian nyata. Oleh karena itu, informasi digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan. Sehubungan dengan hal itu, informasi haruslah berkualitas.

Menurut Jogiyanto (1990:10), kualitas informasi ditentukan oleh tiga faktor, yaitu: relevansi, tepat waktu, dan akurasi. Karena dari informasilah kita dapat menambah pengetahuan kita. Selain itu dari informasi jugalah kita dapat mengembangkan pola fikir kita yang dulunya bersifat tradisional akhirnya berkembang menjadi modern.

Apakah sebenarnya pengertian informasi? Menurut Jogiyanto (1990:8) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lain berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Informasi dapat juga dikatakan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi dapat pula kita nyatakan sebagai agregasi atau pemrosesan data, guna mencapai pengetahuan atau intelegen. Andai kata semua orang memiliki pengetahuan sempurna (perfect knowledge), maka orang tidak memerlukan informasi sama sekali. Namun kelihatannya itu sangat tidak mungkin, karena tidak ada seorang

pun yang merasa puas dengan pengetahuan yang dimilikinya. Apabila seseorang telah memiliki pengetahuan tentang suatu hal maka ia akan mencari informasi tentang masalah yang lain.

Syarat-syarat terpenting yang harus dipenuhi oleh informasi yaitu: ketepatan, dapat dipercaya dan kecermatan; integritas; kelengkapan; relevansi dan arah sasaran; informasi yang berlebihan ditahan dan tidak diproses; bentuk dan isinya ditentukan oleh pihak pemakai; penetapan jangka waktu penyimpanan (informasi); data dan informasi yang perlu dirahasiakan dan yang dapat menyinggung kepribadian perlu disimpan secara rahasia (Karhi,1997:88).

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sebuah data baru tentang pengetahuan, yang diperoleh dengan menyesuaikan elemen-elemen data yang tepat dengan variable-variabel sebuah masalah yang ada sebelumnya dan harus memenuhi syarat-syarat informasi.

3. Pengertian Sistem Informasi

Pemrosesan informasi merupakan sebuah aktivitas penting. Sebagian besar waktu kerja dan waktu luang seseorang individu digunakannya untuk mencatat,mencari dan menyerap informasi. Untuk melaksanakan seluruh aktivitas tersebut, sangat diperlukan sebuah cara yang dapat mempermudah pelaksanaannya. Cara tersebut berupa sebuah sistem.

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan yang diperlukan oleh pihak luar.

Sistem informasi dapat dibagi menurut keberadaannya disuatu perusahaan. Ada sistem informasi formal dan sistem informasi informal. Sistem informasi formal secara eksplisit diakui keberadaannya diperusahaan dan bertanggung jawab untuk menghasilkan informasi. Contohnya sistem informasi akuntansi, sistem informasi produksi dan sistem informasi pemasaran. Sedangkan sistem informasi informal keberadaannya disuatu organisasi tidak ada secara eksplisit untuk mencapai informasi. Keberadaanya dalam organisasi tidak diakui secara resmi dan informasi yang dihasilkan kadangkala mendukung informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi formal.

Menurut Situmorang dan Dilham (2007 : 216) ada 5 (lima) faktor yang sangat mempengaruhi sistem informasi, yaitu:

a. Pertumbuhan internet dan teknologi (internet growth and technology convergence). Ditandai dengan munculnya teknologi seperti VOIP, Wireless, komputer yang semakin cepat dan semakin murah, banyak situs – situs bisnis. b. Perubahan lanskap bisnis (transformation of the business enterprise), banyak

perusahaan yang telah merubah lanskap bisnisnya dari konvensional menjadi digital.

c. Pertumbuhan globalisasi ekonomi (growth of a globally connected economy), munculnya kesadaran untuk membuat komunitas ekonomi baik secara regional dan global seperti integrasi ekonomi Asia, masyarakat ekonomi Eropah, dan sebagainya.

d. Ledakan informasi dan pengetahuan yang berbasis ekonomi (growth of knowledge and information-based economies). Hal ini ditandai dengan

globalisasi ekonomi yang semakin meningkat, dan munculnya ide – ide baru (produk dan service) di lingkungan bisnis.

e. Munculnya perusahaan – perusahaan digital (emergence of the digital firm), hal ini ditandai dengan banyaknya bisnis berbasis digital.

Jadi dapat dikatakan bahwa sistem informasi merupakan sebuah cara untuk mengatur proses pemikiran kita dalam mengolah data baru tentang pengetahuan yang kita peroleh.

Burch, (1986:100) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri atas :

1. Blok masukan (input block), input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model (model block). Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika,

dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

a. Blok keluaran (output block). Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

b. Blok teknologi (technology block). Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan

model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan c. Blok basis data (database block). Basis data akan dijelaskan kemudian. Blok kendali (controls block). Pengendalian perlu dirancangdan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terjadi kesalahan dapat segera diatasi.

Menurut (Williams dan Sawyer, 2009:14) teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputansi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang dan dapat dimanfaatkan untuk konsolidasi, koordinasi dan kolaburasi yang mampu menghasilkan tindakan-tindakan dengan pertimbangan keuntungan bagi pihak-pihak yang terkait.

B. Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Sistem layanan akademik didefinisikan sebagai bagian dari sistem informasi akademik yang dititikberatkan pada sisi pendistribusian informasi. Masalah yang terlihat saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena keterbatasan user untuk mengakses informasi tersebut. Dengan demikian, muncul tuntutan untuk bisa mendapatkan informasi akademik secara cepat, dimanapun, dan kapanpun. Masalah lain yang tampak adalah adanya prosedur yang rumit dalam beberapa transaksi akademik sehingga proses penanganannya terlihat tidak efektif dan membutuhkan waktu yang lama. Seperti halnya sistem informasi yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang masih dilakukan secara manual yaitu:

1. Transkip Nilai

Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan.

2. Legalisir Ijazah

Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan ditanda tangani oleh Dekan.

3. Ujian Khusus

Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada. 2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih.

3. Nilai minimum D

4. Lampiran nilai Tugas Akhir 5. Fotocopy SPP

6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I 7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal.

4. KHS Bersih

Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda.

1. Perbaikan Kartu Rencana Studi (PKRS)

Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan perbaikan KRS on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses.

2. Informasi-informasi lainnya SISTEM INFORMASI ALUMNI

Pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa, penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda, dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses dan di informasikan oleh bagian akademik. Sedangkan pelayanan sistem informasi yang dapat diberikan secara on line yaitu pengelolaan KRS melalui portal USU. Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi dengan cara mengaks

Sistem informasi alumni merupakan sistem informasi yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi seluruh alumni USU dengan almamater. Sistem ini membantu USU dalam menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk setiap tahun.

Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006 : 204), komponen – komponen dasar sistem informasi berbasis komputer, meliputi:

a. Sumber Daya Manusia, hardware, software, data dan jaringan yang digunakan.

Su_m ber D aya So_ftw are Pro gram d_an P rosed ur

S

u

m

b

er

D

ay

a

H

ar

d

w

ar

e

M

e

s

in

d

a

n

M

e

d

ia

Media Komunikasi dan Dukungan Jaringan Sumber Daya Jaringan

_S

u

m

b

er

_D

ay

a D

at

_a

D

as

ar

_D

ata

d

an

P

en

ge

ta

hu

an

Sum ber Daya Man usia Pema kai A

khir da n Ahli

SI

c. Cara melakukan aktivitas input, output, penyimpanan dan pengendalian data.

Komponen – komponen sistem informasi tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini :

Gambar 3.1. Komponen – Komponen Sistem Informasi Sumber : Pengantar Sistem Informasi O’brien (2006)

Gambar 3.1 mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar SI), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar data dan

Pengendalian Kinerja Sistem

Input Sumber Daya Data Pemroses-an data Ke dalam Informasi Output Produk Informasi

pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model sistem informasi ini memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktivitas sistem informasi.

Alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi dan komunikasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu:

a. Komputer

Beberapa tahun yang lalu, sewaktu pengolahan kata banyak digunakan, mesin pengolahan kata khusus telah mudah dioprasikan dibandingkan dengan komputer yang menggunakan pengolahan kata. Kini komputer telah banyak dimodifikasi untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata khusus memiliki perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain.

b. Mesin Tik

Mesin tik adalah mesin kantor yang paling lazim digunakan dan paling dikenal sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standar dirancang untuk digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas berukuran kuarto, folio, atau A4 dan memuaskan untuk sebagian besar pekerjaan kantor. Mesin standar dasar ini dapat dimodifikasi dengan sejumlah cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan khusus.

c. Printer

Printer adalah satu – satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari sistem pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan komponen pengolahan kata yang sangat mahal.

d. Telepon

Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju.

e. Internet

Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia.

Penerapan alat-alat komunikasi yang mendukung sistem informasi pada bagian akademik sudah semakin cepat dan mudah. Seperti penggunaan komputer, printer, telepon dan internet, bahkan untuk mempermudah pengaksesan informasi, bagian akademik mengunakan Wifi (Wireless Fidelity). Tetapi mesin tik pada bagian akademik sudah tidak dipergunakan lagi karena tersedianya komputer.

C. Peranan Sistem Informasi Terhadap Peningkatan Efisiensi Kinerja di Fakultas Ekonomi USU

Pengertian Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.”(Mulyamah, 1987:3).

Untuk mencari tingkat efisiensi dapat digunakan rumus sebagai berikut:Efisiensi = Input Target/Input Aktual >=1

1. Jika input yang ditargetkan berbanding input aktual lebih besar atau sama dengan 1 (satu), maka akan terjadi efisiensi.

2. Jika input yang ditargetkan berbanding input aktual kurang daripada 1 (satu), maka efisiensi tidak tercapai.

Pada Tabel 3.1 berikut ini dapat dilihat indikator untuk menilai efesiensi kerja pegawai.

Tabel 3.1

indikator efisiensi kerja pegawai Indikator Efisiensi Keterangan

Cepat Efisiensi waktu, berarti bahwa pelayanan dan penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat.

Waktu yang dibutuhkan menjadi berkurang, sedangkan hasil pekerjaan dapat dipertahankan dan ditingkatkan. Akurat Efisiensi target, yakni hasil dari pelaksanaan pekerjaan

tersebut dapat maksimal sesuai dengan target yang ditetapkan baik secara kuantitas maupun kualitas.

Murah Efisiensi biaya, artinya dengan menggunakan teknologi komunikasi justru lebih hemat.

Mudah Efisiensi tenaga dan pikiran, bahwa dengan menggunakan teknologi komunikasi penyelesaian pekerjaan menjadi lebih sederhana, lebih ringan, dan lebih mudah.

Sumber: Suranto AW(2005:136)

Tabel 3.1 menunjukkan beberapa indikator yang menyangkut efisiensi kerja. Bila dilihat dari sistem informasi pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU, pegawai umumnya telah melaksanakan pekerjaan dengan relatif efisien.

Dilihat dari indikator efisiensi kerja bahwa efisiensi waktu dalam pembuatan transkrip nilai, legalisir ijazah, Kartu Rencana Studi (KRS) menjadi lebih cepat yang dulunya mencapai waktu1 bulan sekarang dapat dilakukan 1 minggu karena

didukung oleh komputer, mesin printer dan fasilitas internet. Dari segi keakuratan dalam pencatatan, pengolahan, dan analisis data perkembangan pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran dapat dikerjakan dengan maksimal sesuai target yang ditetapkan seperti pada pembuatan Kartu Rencana Studi (KRS) yang dulunya dilakukan secara manual dan memakan waktu yang cukup lama bahkan sampai melebihi target waktu yang ditentukan, sekarang dengan tersedianya fasilitas teknologi informasi seperti komputer dan internet, mahasiswa dapat registrasi secara online di mana saja dan pegawai pada bagian akademik dapat mengakses Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa dengan cepat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan . Dari segi biaya, dengan adanya printer, maka biaya dapat diminimalis yang biasanya menggeprin keluar kampus dengan biaya Rp500/lembar sekarang dengan menggunakan fasilitas kampus berupa kertas dan mesin printer dengan biaya Rp100/lembar sehingga biaya pada bagian Akademik menjadi lebih hemat, lebih ringan dan lebih mudah. Sedangkan efisiensi tenaga dan pikiran pada bagian akademik yang dulunya mengerjakan seluruh job description semua departemen hanya dilakukan oleh 2 orang pegawai saja sehingga memakan banyak waktu dan pekerjaan menjadi lama terselesaikan. Untuk mengatasi hal tersebut, bagian Akademik menambah 6 orang pegawai sehingga jumlah pegawai ada 8 orang yang tiap-tiap pegawai mengerjakan job description masing-masing departemen dan didukung oleh teknologi komunikasi berupa komputer, mesin printer, dan internet sehingga pekerjaan pada bagian Akademik menjadi lebih efektif dan efisien.

Sistem informasi akan sangat mendukung perusahaan pada proses bisnis dan aktivitas manajemen. Dengan adanya Teknologi Informasi (TI) yang diterapkan dalam sistem informasi perusahaan/organisasi, maka produktivitas perusahaan akan meningkat.

Tingginya tingkat penggunaan sumber daya pada organisasi tertentu yang tidak efisien, salah satunya ditandai dengan tingginya tingkat ketergantungan yang berlebihan pada sumber daya tertentu yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

Model aliran kerja (workflow) akan mencoba meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan sebuah proses bisnis tradisonal yang terdapat dalam sebuah organisasi. Tahapan analisis efektivitas dan efisiensi kinerja, serta perancangan model aliran kerja (workflow) pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional. Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan

functional flowchart. Metode geographic flowchart digunakan untuk menganalisa

aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk malakukan sebuah kegiatan dapat ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif.

Setelah hasil analisis dari inti permasalahan dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perbaikan dengan metode yang sama serta didukung oleh aplikasi aliran kerja. Sehingga dimasa yang akan datang pemanfaatan sumber daya yang dimilki oleh organisasi secara efisien dapat dicapai dengan penerapan sistem yang terintegrasi dalam sebuah sistem informasi yang mendukung proses aliran kerja.

Spektrum pemanfaatan dari fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu atau sarana belajar mengajar sampai dengan fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu penyelenggaraan atau manajemen pendidikan di universitas. Indonesia pun melihat peranan strategis ini dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu pendidikan dasar dan menengah agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan dapat berkompetensi di dunia global.

a. Kinerja Pegawai

Kinerja pegawai adalah cara kerja atau kemampuan seorang pegawai/karyawan dalam mengerjakan dan menyalesaikan pekerjaanya dengan baik sesuai dengan standard yang ditetapkan oleh organisasi/perusahaan. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. Para pegawai juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalah pahaman yang terjadi dapat dihindari.

Menurut Suranto AW (2005:134) ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai dalam organisasi, yaitu :

a) Efektifitas dan efisiensi. Efektifitas suatu organisasi adalah suatu ukuran yang ditunjukkan oleh kenyataan bahwa tujuan organisasi tersebut dapat dicapai sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan. Efisiensi berkaitan

dengan jumlah pengorbanan yang dikeluarkan dalam upaya mencapai tujuan. Bila pengorbanannya terlalu besar maka dikatakan tidak efisien. b) Otoritas dan tanggung jawab. Apabila setiap pegawai dapat melaksanakan

tugas dan wewenang sesuai dengan otoritas dan tanggung jawabnya, maka akan meningkatkan kinerja organisasi.

c) Disiplin. Meliputi disiplin waktu dan disiplin kerja. Disiplin waktu dalam arti bahwa seorang pegawai memanfaatkan waktu secara baik untuk mendukung penyelesaian tugas formal. Sedangkan disiplin kerja adalah ketekunan bekerja meskipun tidak ada pengawasan secara langsung dari pimpinan.

d) Inisiatif dan kreatifitas, ialah kemampuan memberdayakan daya pikir untuk menyelesaikan pekerjaan kantor. Inisiatif sangat dibutuhkan dalam upaya menyelesaikan suatu pekerjaan. Tanpa inisiatif dan kreatifitas suatu pekerjaan tidak akan tercapai atau terselesaikan tujuannya secara efektif dan efisien.

Menurut Wibowo (77:2007) ada beberapa indikator kinerja pegawai dalam organisasi, yaitu:

1. Tujuan

Tujuan merupakan keadaan yang berbeda yang secara aktif di cari oleh seorang individu atau organisasi untuk dicapai. Tujuan merupakan sesuatu keadaan yang lebih baik yang ingin dicapai di masa yang akan datang. Dengan demikian, tujuan menunjukkan arah kemana kinerja harus dilakukan. Atas dasar arah tersebut, dilakukan kinerja untuk mencapai

tujuan. Untuk mencapai tujuan, diperlukan kinerja individu, kelompok, dan organisasi. Kinerja individu maupun organisasi berhasil apabila dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

2. Standard

Standar mempunyai arti penting karena memberitahukan kapan suatu tujuan dapat diselesaikan. Standar merupakan satu kuran apakah tujuan yang diinginkan dapat dicapai. Tanpa sadar, tidak dapat diketahui kapan suatu tujuan tercapai.

Standar menjawab pertanyaan tentang kapan ita tahu bahwa kita sukses atau gagal. Kinerja seseorang dikatakan berhasil apabila mampu mencapai standar yang ditentukan atau disepakati bersama antara atasan an bawahan. 3. Umpan Balik

Antara tujuan, standar, dan umpan balik bersifat saling terkait. Umpan balik melaporkan kemajuan, baik kualitas maupun kuantitas, dalam mencapai tujuan yang didefenisikan oleh standar. Umpa balk terutama penting ketika kita mempertimbangkan ” Real Goals” atau tujuan sebenarnya. Tujuan yang dapat diterima oleh pekerja adalah tujuan yang bermakna dan berharga. Umpan balik merupakan masukan yang dipergunakan untuk mengukur kemajuan kinerja, standar kinerja, dan pencapaian tujuan. Dengan umpan balik dilakukan evaluasi terhadap kinerja dan sebagai hasilnya dapat dilakukan perbaikan kinerja.

Alat atau sarana merupakan sumber daya yang dapat digunakan untuk membantu menyelesaikan tujuan dengan sukses dan merupakan faktor penunjang untuk pecapaian tujuan. Tanpa alat atau sarana, tugas pekerjaan sesifik tidak dapat dilakukan dan tujuan tidak dapat diselesaikan sebagaimana seharusnya dan tidak mungkin dapat melakukan pekerjaan. 5. Kompetensi

Kompetensi merupakan persyaratan utama dalam kinerja dan kemampuan orang yang dimiliki seseorang utuk menjalankan pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan baik. Kompetensi memungkinkan seseorang mewujudkan tugas yang berkaitan dengan pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

6. Motif

Motif merupakan alasan atau pendorong bagi seseorang untuk melakukan sesuatu. Manajer memfasilitasi motivasi kepada karyawan dengan insentif berupa uang, memberikan pengakuan, menetapkan tujuan menantang, menetapkan standar terjangkau, meminta umpan balik, memberikan kebebasan melakukan pekerjaan termasuk waktu melakukan pekerjaan, menyediakan sumber daya yang diperlukan dan menghapuskan tindakan yan mengakibatkan disintensif.

7. Peluang

Pekerja perlu mendapatkan kesempatan untuk menunjukkan prestasi kerjanya. Terdapat dua faktor yang menyumbangkan pada adanya kekurangan kesempatan untuk berprestasi, yaitu ketersediaan waktu dan

kemampuan untuk memenuhi syarat. Jika pekerja dihindari karena supervisor tidak percaya terhadap kualitas atau kepuasan konsumen, efektif akan dihambat dari kemampuan untuk berprestasi.

Menurut Wibowo (320:2007) Pengukuran kinerja yang tepat dapat dilakukan dengan cara :

a. Memastikan bahwa persyaratan yang diinginkan pelanggan telah terpenuhi.

b. Mengusahakan standar kinerja untuk menciptakan perbandingan. c. Mengusahakan jarak bagi orang untuk memonitor tingkat kinerja. d. Menetapkan arti penting masalah kualitas dan menentukan apa

yang perlu prioritas perhatian.

e. Menghindari knsekuensi dari rendahnya kualitas. f. Mempertimbangkan penggunaan sumber daya

g. Mengusahakan umpan balik untuk mendorong usaha perbaikan. Kesimpulannya adalah dengan adanya kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain, informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan di bagian akademik.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formal perusahaan atau sub unit anak perusahaannya. (Raymond & Schell, 2008:12)

Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Manfaat SIM adalah dapat menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. (Raymond & Schell, 2008:14)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Sistem informasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat juga dilakukan melalui on line dengan cara mengakses situs atau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian pendidikan/bagian akedemik.

2. Peranan sistem informasi dalam usaha meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan administarasi program akademik. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi dan menghimpun data mutasi mahasiswa persemester/jurusan/program studi.

3. Peranan sistem teknologi informasi sangat berpengaruh besar dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan berkompetensi.

4. Dengan tersedianya teknologi sistem informasi, pekerjaan yang dilakukan menjadi cepat, akurat, murah, mudah dan sesuai dengan target yang ditentukan.

B. Saran

1. Alat informasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan pekerjaan kantor.

2. Alat-alat informasi dan komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam organisasi.

3. Meningkatkan kerjasama yang baik dengan lembaga-lembaga dan intuisi perguruan tinggi dalam program informasi dan komunikasi terutama dalam pola distribusi.

4. Untuk menjaga agar hubungan antara organisasi dan masyarakat tetap baik, hendaknya perusahaan memberikan pelayanan yang semaksimal mungkin. 5. Pimpinan seharusnya memberikan fasilitas lebih untuk bagian Akademik

khususnya fasilitas teknologi informasi.

6. Pegawai yang ada pada bagian Akademik seharusnya memanfaatkan Teknologi yang ada sehingga dapat menunjang kinerja kerja dan menciptakan efesiensi dan efektifitas kerja.

7. Website yang dimiliki oleh bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara yang dapat diakses oleh semua orang hendaknya lebih dibuat semenarik mungkin. Agar semua orang yang ingin mendapatkan informasi lebih banyak lagi dan informasi yang diberikan juga lebih diperbanyak.

8. Teknologi informasi yang dapat memfasiltasi pegawai sebaiknya dipergunakan semaksimal mungkin dan dikembangkan sesuai dengan dengan adanya teknologi yang baru. Contohnya, pada saat ini jaringan internet tidak hanya dengan Personal Computer (PC), tapi juga sudah ada jaringan wifi. Saran saya, pegawai pada bagian Akademik harus memanfaatkan teknologi yang ada untuk menunjang kinerja kerja pagawai.

DAFTAR PUSTAKA

AW,Suranto.2005.Komunikasi Perkantoran.Edisi 1.Yogyakarta:Media Wancana.

Burch,J. Information Systems Theory and Practice; Jhon willey &Sons,Inc.,1998.Jakarta:Salemba Empat.

Davis,Gordon dan H.Olson,Margrethe.Sistem-sistem Informasi Pemasaran .Bandung : Mandar Maju.

HM, Jogianto. 1990.Analisis & Disain Sistem Informasi.Yogyakarta Andi offset

JR C.Lucas, Henry.1993.Analisis,Desain,dan Implementasi Sistem Informasi.Jakarta: Erlangga.

Mcleod,Raymond Jr dan Schell,P George.2008.Sistem Informasi.Jakarta:Salemba Empat.

Wibowo. 2007.Manajemen Kinerja.Jakarta : PT Raja Grafindo Persada.

William dan Sawyer. 2009.Teknologi Informasi. Jakarta.

Nisjar, Karhi, 1997, Sistem – Sistem Informasi Pemasaran.Bandung: Mandar Maju.

O’Brien,jmaes. 2006. Pengantar Sistem Informasi.Edisi 12. Jakarta:Salemba Empat.

Ratnawati, Eti dan Sunarta. 2006.Sistem Informasi. Yogyakarta : Amus.

Situmorang, Syafrizal Helmi dan Dilham, Ami. 2007. Studi Kelayakan Bisnis , buku II. Medan:USU Press.

Sukirno, Sadono.2004.Pengantar Bisnis.Jakarta :Prenada Media.

kemampuan untuk memenuhi syarat. Jika pekerja dihindari karena supervisor tidak percaya terhadap kualitas atau kepuasan konsumen, efektif akan dihambat dari kemampuan untuk berprestasi.

Menurut Wibowo (320:2007) Pengukuran kinerja yang tepat dapat dilakukan dengan cara :

a. Memastikan bahwa persyaratan yang diinginkan pelanggan telah terpenuhi.

b. Mengusahakan standar kinerja untuk menciptakan perbandingan. c. Mengusahakan jarak bagi orang untuk memonitor tingkat kinerja. d. Menetapkan arti penting masalah kualitas dan menentukan apa

yang perlu prioritas perhatian.

e. Menghindari knsekuensi dari rendahnya kualitas. f. Mempertimbangkan penggunaan sumber daya

g. Mengusahakan umpan balik untuk mendorong usaha perbaikan. Kesimpulannya adalah dengan adanya kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain, informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan di bagian akademik.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formal perusahaan atau sub unit anak perusahaannya. (Raymond & Schell, 2008:12)

Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Manfaat SIM adalah dapat menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. (Raymond & Schell, 2008:14)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Sistem informasi pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat juga dilakukan melalui on line dengan cara mengakses

situs atau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian

pendidikan/bagian akedemik.

2. Peranan sistem informasi dalam usaha meningkatkan efisiensi kerja pada bagian akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan administarasi program akademik. Mengevaluasi pelaksanaan registrasi dan menghimpun data mutasi mahasiswa persemester/jurusan/program studi.

3. Peranan sistem teknologi informasi sangat berpengaruh besar dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan berkompetensi.

4. Dengan tersedianya teknologi sistem informasi, pekerjaan yang dilakukan menjadi cepat, akurat, murah, mudah dan sesuai dengan target yang ditentukan.

B. Saran

1. Alat informasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan

penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan pekerjaan kantor.

2. Alat-alat informasi dan komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam organisasi.

3. Meningkatkan kerjasama yang baik dengan lembaga-lembaga dan intuisi perguruan tinggi dalam program informasi dan komunikasi terutama dalam pola distribusi.

4. Untuk menjaga agar hubungan antara organisasi dan masyarakat tetap baik, hendaknya perusahaan memberikan pelayanan yang semaksimal mungkin. 5. Pimpinan seharusnya memberikan fasilitas lebih untuk bagian Akademik

khususnya fasilitas teknologi informasi.

6. Pegawai yang ada pada bagian Akademik seharusnya memanfaatkan

Teknologi yang ada sehingga dapat menunjang kinerja kerja dan menciptakan efesiensi dan efektifitas kerja.

7. Website yang dimiliki oleh bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara yang dapat diakses oleh semua orang hendaknya lebih dibuat semenarik mungkin. Agar semua orang yang ingin mendapatkan informasi lebih banyak lagi dan informasi yang diberikan juga lebih diperbanyak.

8. Teknologi informasi yang dapat memfasiltasi pegawai sebaiknya

dipergunakan semaksimal mungkin dan dikembangkan sesuai dengan dengan adanya teknologi yang baru. Contohnya, pada saat ini jaringan internet tidak hanya dengan Personal Computer (PC), tapi juga sudah ada jaringan wifi. Saran saya, pegawai pada bagian Akademik harus memanfaatkan teknologi yang ada untuk menunjang kinerja kerja pagawai.

DAFTAR PUSTAKA

AW,Suranto.2005.Komunikasi Perkantoran.Edisi 1.Yogyakarta:Media Wancana.

Burch,J. Information Systems Theory and Practice; Jhon willey &Sons,Inc.,1998.Jakarta:Salemba Empat.

Davis,Gordon dan H.Olson,Margrethe.Sistem-sistem Informasi Pemasaran .Bandung : Mandar Maju.

HM, Jogianto. 1990.Analisis & Disain Sistem Informasi.Yogyakarta Andi offset

JR C.Lucas, Henry.1993.Analisis,Desain,dan Implementasi Sistem Informasi.Jakarta: Erlangga.

Mcleod,Raymond Jr dan Schell,P George.2008.Sistem Informasi.Jakarta:Salemba Empat.

Wibowo. 2007.Manajemen Kinerja.Jakarta : PT Raja Grafindo Persada.

William dan Sawyer. 2009.Teknologi Informasi. Jakarta.

Nisjar, Karhi, 1997, Sistem – Sistem Informasi Pemasaran.Bandung: Mandar Maju.

O’Brien,jmaes. 2006. Pengantar Sistem Informasi.Edisi 12. Jakarta:Salemba Empat.

Ratnawati, Eti dan Sunarta. 2006.Sistem Informasi. Yogyakarta : Amus.

Situmorang, Syafrizal Helmi dan Dilham, Ami. 2007. Studi Kelayakan Bisnis , buku II. Medan:USU Press.

Sukirno, Sadono.2004.Pengantar Bisnis.Jakarta :Prenada Media.