Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012
24
e. Petugas membuat laporan perkara eko
nomi syari’ah, prodeo, sidang keliling dari PA se wilayah PTA
2. Pengiriman Laporan
–Laporan
Uraian Pelayanan a.
Petugas mengirim semua laporan perkara yaitu laporan perkara yang diterima, diputus, faktor-faktor penyebab perceraian, yang
diputus kurang dan lebih dari 6 bulan, mediasi, ekonomi syari’ah, prodeo, sidang keliling dalam bentuk hard copy ke
Dirjen Badilag dan laporan dalam bentuk soft copy melalui email Ditbinadpa dan tatakelolabadilag.net
b. Sebelum laporan dikirim lebih dahulu dikoreksi tentang data
tersebut oleh pejabat kepaniteraan
C. Prosedur Tentang Tatacara Pengelolaan Arsip Perkara
1. Tahap Pertama
Uraian Pelayanan a.
Mendata dan memisahkan arsip aktif dan tidak aktif b.
Menyusun berkas arsip perkara yang masih aktif secara vertikalhorizontal sesuai dengan situasi dan kondisi ruangan
c. Menata arsip berkas perkara kedalam box arsip dengan
diberikan catatan : Nomor urut box
Tahun perkara Jenis perkara
Nomor urut perkara
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012
25 2.
Tahap Kedua
Uraian Pelayanan a.
Membuat daftar isi yang ditempel pada box arsip b.
Menyusun arsip menurut jenis perkara dan memisahkan arsip menurut klasifikasi perkaranya serta menyimpan dalam box
tersendiri c.
Menghimpun salinan resmi putusan untuk dijilid sesuai klasifikasi masing-masing dan menyimpannya diperpustakaan
d. Memasukkan berkas perkara dalam box dan menyimpannya
dalam rakalmari e.
Membuat daftar isi RakDIR dan Daftar isi almari DIL
3. Tahap Ketiga
Uraian Pelayanan a.
Memisahkan berkas perkara yang sudah mencapai masa untuk dihapus 30 tahun
b. Menyimpan arsip berkas perkara yang memiliki nilai sejarah
untuk dimasukkan dalam box kemudian disimpan dalam raklemari tersendiri
c. Menghapus arsip berkas perkara yang telah memenuhi syarat
penghapusan dengan membuat berita acara yang ditandatangani oleh Panitera dan Ketua Pengadilan
d. Melaporkan penghapusan arsip tersebut kepada Mahkamah
Agung dengan dilampiri berita acara penghapusan
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012
26
e. Menghimpun dalam bentuk lain, Pengadilan juga dapat
menyimpan berkas perkara dalam bentuk lain, seperti pada pita magnetik, disket, atau media lainnya
II. Standart Oprasional Prosedur SOP Bidang Kesekretariatan
1. SOP Bagian Kepegawaian
No Uraian Kegiatan
Uraian Pelayanan UnitPejabat
Terkait Waktu
Penyusunan Ket
A.
SOP Surat Masuk Surat Keluar
1. Menyerahkan suratberkas yang sudah disposisi.
2. - Menerima suratberkas - Mencatat pada agenda
suratberkas masuk. - Menelaah suratberkas
yang diterima sesuai dengan disposisi.
- Mengarsipkan ke dalam agenda suratberkas masuk.
3. Jika suratberkas memerlukan balasan maka
perlu dibuat surat balasan. 4. Meneliti dan memeriksa
suratberkas yang telah dibuat oleh bagian
kepegawaian yang kemudian akan diserahkan kepada
PaniteraSekretaris.
5. Meneliti dan memeriksa suratberkas yang telah
dibuat oleh bagian Kepegawaian yang
kemudian akan diserahkan kepada KetuaWakil untuk
ditandatangani.
6. Menandatangani suratberkas yang telah di
paraf oleh Panitera Sekretaris dan Wakil
Sekretaris.
7. Mendaftarkan dan memberi nomor surat.
Umum Kepegawaian
Kepegawaian Wakil
Sekretaris Panitera
Sekretaris Ketua
PAPTA Umum
2 Menit 10 Menit
30 Menit 10 Menit
10 Menit 10 Menit
3 Menit
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012
27
8. Mencatat kedalam agenda surat keluar kepegawaian.
9. Mengirim suratberkas. Kepegawaian
Umum 1 Menit
1 Menit
B.
SOP Usul Kenaikan Pangkat
1. Mengkonsep kenaikan pangkat pegawai yang
mengalami kenaikan pangkat.
2. Menerima kelengkapan berkas kenaikan pangkat
3. - Meneliti kembali usulan pangkat kepegawaian.
- Melegalisir persyaratan kenaikan pangkat untuk
ditandatangani. 4. Menaikkan usulan pangkat
ke Wakil Sekretaris dan paraf Wakil Sekretaris
apabila disetujui.
5. Menaikkan usulan pangkat ke PaniteraSekretaris dan
paraf PaniteraSekretaris apabila disetujui.
6. Mengajukan usulan pangkat ke Ketua.
7. Menandatangani usulan pangkat.
8. Menyerahkan berkas usulan pangkat ke bagian umum
untuk dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama untuk proses
selanjutnya. Kepegawaian
Kepegawaian Kepegawaian
Kepegawaian Wakil
Sekretaris Kepegawaian
Panitera Sekretaris
Kepegawaian Ketua
PAPTA Kepegawaian
Umum 30 Menit
15 Menit 30 Menit
5 Menit 5 Menit
5 Menit 5 Menit
5 Menit
C.
SOP Kenaikan Gaji Berkala
1. Menyiapkan blanko KGB, SK pangkat terakhir, SK
Penyesuaian gaji atau SK KGB terakhir.
2. Membuat konsep dan menaikan ke Wakil
Sekretaris dan Panitera Sekretaris.
3. Meneliti dan memberi paraf. Kepegawaian
Kepegawaian Wakil
Sekretaris, 15 Menit
30 Menit 10 Menit
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012
28
4. Menaikkan ke Ketua PA
untuk disetujuidi ACC. 5. Menandatangani SK dan
diturunkan kebagian Kepegawaian.
6. - Menyerahkan ke Pegawai yang bersangkutan.
- Menyerahkan ke bagian Keuangan untuk proses
selanjutnya. Panitera
Sekretaris Kepegawaian
Ketua PTA Kepegawaian
2 Menit 15 Menit
5 Menit
D.
SOP Pengajuan Cuti
1. Menyerahkan blanko cuti kepada pegawai yang
mengajukan cuti dan menerima kembali blangko
yang telah terisi.
2. Meneliti sisa cuti pegawai yang mengajukan cuti dan
mengoreksi lama cuti yang diambil
3. Memerintahkan pegawai untuk mengajukan kepada
atasan langsung. 4. - Memeriksa formulir cuti
yang telah diajukan pegawai kepada atasan
langsung.
- Mengembalikan formulir cuti kepada pegawai yang
bersangkutan apabila tidak disetujuiditunda.
- Meneruskan formulir cuti kepada pejabat yang
berwenang memberikan cuti, apabila cuti yang
bersangkutan disetujui atasan langsung.
5. - Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan
pekerjaan sebelum cuti. - Pegawai melaksanakan cuti
Kepegawaian Kepegawaian
Kepegawaian Kepegawaian
Pegawai yang bersangkutan
5 Menit 10 Menit
30 Menit 30 Menit
30 Menit
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012
29 E.
SOP Usulan Taspen, Karpeg,
KarisKartu
1. Membuat konsep usulan Taspen, Karpeg,
KarisKartu. 2. Menerima kelengkapan
berkas usulan. 3. Melegalisir persyaratan
usulan untuk ditandatangani PaniteraSekretaris
4. - Menaikkan usulan ke Wakil Sekretaris.
- Wakil Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui.
5. - Menaikkan usulan ke Panitera Sekretaris.
- PaniteraSekretaris memaraf usulan yang telah
disetujui. 6. Memberikan usulan ke
Ketua. 7. Menandatangani usulan.
8. Menerima kembali usulan dan menyerahkan kebagian
umum untuk dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Agama
untuk di proses selanjutnya. Kepegawaian
Kepegawaian Kepegawaian
Kepegawaian Sekretaris
Kepegawaian Sekretaris
Kepegawaian Ketua PA
Kepegawaian Umum
30 Menit 5 Menit
15 Menit 2 Menit
2 Menit 2 Menit
30 Menit 5 Menit
F. Sop Usul
Mutasi
1. Pegawai mengajukan usulan pindahmutasi ke instansi
melalui bagian kepegawaian. 2. Menyerahkan berkas usulan
mutasi kebagian umum untuk proses disposisi dan
persetujuan.
3. PaniteraSekretaris meneliti dan menelaah usulan.
4. Ketua Pengadilan Agama meneliti dan menelaah
usulan. 5. Berkas usulan kembali
kebagian kepegawaian. 6. - Membuat usulan
pindahmutasi apabila berkas usulan yang di
ajukan disetujui oleh Pegawai yang
bersangkutan Kepegawaian
Panitera Sekretaris
Ketua PA Kepegawaian
Kepegawaian 2 Menit
2 Menit 30 Menit
30 Menit 2 Menit
30 Menit