Tahap Pertama SOP Bagian Kepegawaian

Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012 24 e. Petugas membuat laporan perkara eko nomi syari’ah, prodeo, sidang keliling dari PA se wilayah PTA

2. Pengiriman Laporan

–Laporan Uraian Pelayanan a. Petugas mengirim semua laporan perkara yaitu laporan perkara yang diterima, diputus, faktor-faktor penyebab perceraian, yang diputus kurang dan lebih dari 6 bulan, mediasi, ekonomi syari’ah, prodeo, sidang keliling dalam bentuk hard copy ke Dirjen Badilag dan laporan dalam bentuk soft copy melalui email Ditbinadpa dan tatakelolabadilag.net b. Sebelum laporan dikirim lebih dahulu dikoreksi tentang data tersebut oleh pejabat kepaniteraan

C. Prosedur Tentang Tatacara Pengelolaan Arsip Perkara

1. Tahap Pertama

Uraian Pelayanan a. Mendata dan memisahkan arsip aktif dan tidak aktif b. Menyusun berkas arsip perkara yang masih aktif secara vertikalhorizontal sesuai dengan situasi dan kondisi ruangan c. Menata arsip berkas perkara kedalam box arsip dengan diberikan catatan :  Nomor urut box  Tahun perkara  Jenis perkara  Nomor urut perkara Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012 25 2. Tahap Kedua Uraian Pelayanan a. Membuat daftar isi yang ditempel pada box arsip b. Menyusun arsip menurut jenis perkara dan memisahkan arsip menurut klasifikasi perkaranya serta menyimpan dalam box tersendiri c. Menghimpun salinan resmi putusan untuk dijilid sesuai klasifikasi masing-masing dan menyimpannya diperpustakaan d. Memasukkan berkas perkara dalam box dan menyimpannya dalam rakalmari e. Membuat daftar isi RakDIR dan Daftar isi almari DIL

3. Tahap Ketiga

Uraian Pelayanan a. Memisahkan berkas perkara yang sudah mencapai masa untuk dihapus 30 tahun b. Menyimpan arsip berkas perkara yang memiliki nilai sejarah untuk dimasukkan dalam box kemudian disimpan dalam raklemari tersendiri c. Menghapus arsip berkas perkara yang telah memenuhi syarat penghapusan dengan membuat berita acara yang ditandatangani oleh Panitera dan Ketua Pengadilan d. Melaporkan penghapusan arsip tersebut kepada Mahkamah Agung dengan dilampiri berita acara penghapusan Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012 26 e. Menghimpun dalam bentuk lain, Pengadilan juga dapat menyimpan berkas perkara dalam bentuk lain, seperti pada pita magnetik, disket, atau media lainnya

II. Standart Oprasional Prosedur SOP Bidang Kesekretariatan

1. SOP Bagian Kepegawaian

No Uraian Kegiatan Uraian Pelayanan UnitPejabat Terkait Waktu Penyusunan Ket A. SOP Surat Masuk Surat Keluar 1. Menyerahkan suratberkas yang sudah disposisi. 2. - Menerima suratberkas - Mencatat pada agenda suratberkas masuk. - Menelaah suratberkas yang diterima sesuai dengan disposisi. - Mengarsipkan ke dalam agenda suratberkas masuk. 3. Jika suratberkas memerlukan balasan maka perlu dibuat surat balasan. 4. Meneliti dan memeriksa suratberkas yang telah dibuat oleh bagian kepegawaian yang kemudian akan diserahkan kepada PaniteraSekretaris. 5. Meneliti dan memeriksa suratberkas yang telah dibuat oleh bagian Kepegawaian yang kemudian akan diserahkan kepada KetuaWakil untuk ditandatangani. 6. Menandatangani suratberkas yang telah di paraf oleh Panitera Sekretaris dan Wakil Sekretaris. 7. Mendaftarkan dan memberi nomor surat. Umum Kepegawaian Kepegawaian Wakil Sekretaris Panitera Sekretaris Ketua PAPTA Umum 2 Menit 10 Menit 30 Menit 10 Menit 10 Menit 10 Menit 3 Menit Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012 27 8. Mencatat kedalam agenda surat keluar kepegawaian. 9. Mengirim suratberkas. Kepegawaian Umum 1 Menit 1 Menit B. SOP Usul Kenaikan Pangkat 1. Mengkonsep kenaikan pangkat pegawai yang mengalami kenaikan pangkat. 2. Menerima kelengkapan berkas kenaikan pangkat 3. - Meneliti kembali usulan pangkat kepegawaian. - Melegalisir persyaratan kenaikan pangkat untuk ditandatangani. 4. Menaikkan usulan pangkat ke Wakil Sekretaris dan paraf Wakil Sekretaris apabila disetujui. 5. Menaikkan usulan pangkat ke PaniteraSekretaris dan paraf PaniteraSekretaris apabila disetujui. 6. Mengajukan usulan pangkat ke Ketua. 7. Menandatangani usulan pangkat. 8. Menyerahkan berkas usulan pangkat ke bagian umum untuk dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama untuk proses selanjutnya. Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Wakil Sekretaris Kepegawaian Panitera Sekretaris Kepegawaian Ketua PAPTA Kepegawaian Umum 30 Menit 15 Menit 30 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit C. SOP Kenaikan Gaji Berkala 1. Menyiapkan blanko KGB, SK pangkat terakhir, SK Penyesuaian gaji atau SK KGB terakhir. 2. Membuat konsep dan menaikan ke Wakil Sekretaris dan Panitera Sekretaris. 3. Meneliti dan memberi paraf. Kepegawaian Kepegawaian Wakil Sekretaris, 15 Menit 30 Menit 10 Menit Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012 28 4. Menaikkan ke Ketua PA untuk disetujuidi ACC. 5. Menandatangani SK dan diturunkan kebagian Kepegawaian. 6. - Menyerahkan ke Pegawai yang bersangkutan. - Menyerahkan ke bagian Keuangan untuk proses selanjutnya. Panitera Sekretaris Kepegawaian Ketua PTA Kepegawaian 2 Menit 15 Menit 5 Menit D. SOP Pengajuan Cuti 1. Menyerahkan blanko cuti kepada pegawai yang mengajukan cuti dan menerima kembali blangko yang telah terisi. 2. Meneliti sisa cuti pegawai yang mengajukan cuti dan mengoreksi lama cuti yang diambil 3. Memerintahkan pegawai untuk mengajukan kepada atasan langsung. 4. - Memeriksa formulir cuti yang telah diajukan pegawai kepada atasan langsung. - Mengembalikan formulir cuti kepada pegawai yang bersangkutan apabila tidak disetujuiditunda. - Meneruskan formulir cuti kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti, apabila cuti yang bersangkutan disetujui atasan langsung. 5. - Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan sebelum cuti. - Pegawai melaksanakan cuti Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Pegawai yang bersangkutan 5 Menit 10 Menit 30 Menit 30 Menit 30 Menit Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2012 29 E. SOP Usulan Taspen, Karpeg, KarisKartu 1. Membuat konsep usulan Taspen, Karpeg, KarisKartu. 2. Menerima kelengkapan berkas usulan. 3. Melegalisir persyaratan usulan untuk ditandatangani PaniteraSekretaris 4. - Menaikkan usulan ke Wakil Sekretaris. - Wakil Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui. 5. - Menaikkan usulan ke Panitera Sekretaris. - PaniteraSekretaris memaraf usulan yang telah disetujui. 6. Memberikan usulan ke Ketua. 7. Menandatangani usulan. 8. Menerima kembali usulan dan menyerahkan kebagian umum untuk dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Agama untuk di proses selanjutnya. Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Sekretaris Kepegawaian Sekretaris Kepegawaian Ketua PA Kepegawaian Umum 30 Menit 5 Menit 15 Menit 2 Menit 2 Menit 2 Menit 30 Menit 5 Menit

F. Sop Usul

Mutasi 1. Pegawai mengajukan usulan pindahmutasi ke instansi melalui bagian kepegawaian. 2. Menyerahkan berkas usulan mutasi kebagian umum untuk proses disposisi dan persetujuan. 3. PaniteraSekretaris meneliti dan menelaah usulan. 4. Ketua Pengadilan Agama meneliti dan menelaah usulan. 5. Berkas usulan kembali kebagian kepegawaian. 6. - Membuat usulan pindahmutasi apabila berkas usulan yang di ajukan disetujui oleh Pegawai yang bersangkutan Kepegawaian Panitera Sekretaris Ketua PA Kepegawaian Kepegawaian 2 Menit 2 Menit 30 Menit 30 Menit 2 Menit 30 Menit