29
3. Mesin
Mesin termasuk peralatan-peralatan yang menjadi bagian dari mesin yang bersangkutan. Mesin-mesin yang ada di Fakultas Ekonomi USU terdiri
dari mesin ketik manual dan listrik fortable dan standard, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, mesin potong kertas, dan mesin genset.
4. Kendaraan
Kendaraan yang ada di Fakultas Ekonomi USU yang ada hanya sepeda motor yang berfungsi sebagai sarana penunjang bagi pegawai dalam
kegiatan mengantar surat keluar ke berbagai instansi pemerintahan dan non pemerintahan.
5. PeralatanInventaris
Inventaris merupakan alat-alat yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU yang berupa inventaris kantor , seperti meja, kursi, komputer, lemari,
arsip dan lain-lain. Serta peralatan perkuliahan seperti LCD projektor, papan tulis, OHP, Screen, AC, pengeras suara, kipas angin, dan alat-alat
lainnya.
C. Penggolongan Aktiva Tetap
Aktiva tetap dapat digolongkan dalam dua bagian. Kedua bagian tersebut adalah bagian substansi dan bagian yang disusutkan atau tidak disusutkan.
1. Bagian substansi, aktiva tetap menurut substansi dapat dibagi :
a. Tangible Assets aktiva berwujud seperti lahan, mesin, gedung dan
peralatan.
Universitas Sumatera Utara
30
b. Intagible Assets aktva tidak berwujud seperti HGU, HGB, Paten,
hak cipta, goodwill, copyright, franchise, dan lain-lain. 2.
Bagian disusutkan atau tidak disusutkan, aktiva tetap menurut bagian disusutkan atau tidak disusutkan dapat dibagi :
a. Depreciated Plant Assets yaitu aktiva tetap yang disusutkan, seperti
building, equipment, machinery, inventaris, jalan, dan lain-lain. b.
Undepreciated Plant Assets yaitu aktiva tetap yang tidak disusutkan, seperti tanah land.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara aktiva tetap tidak dikelompokkan secara khusus, tetapi semua aktiva tetap dicatat dan dipergunakan
sebagai mana mestinya karena Fakultas Ekonomi bukan perusahaan tetapi lembaga pendidikan dibawah Universitas Sumatera Utara. Semua aktiva tetap
yang dimiliki Fakultas Ekonomi USU merupakan harta kekayaan milik Universitas Sumatera Utara.
D. Dokumen dalam Sistem informasi Akuntansi Aktiva Tetap
Formulir dokumen pada dasarnya merupakan wujud fisik rekaman transaksi perusahaan, formulir pada dasarnya digunakan untuk menetapkan
tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mengirim data
dari satu pihak ke pihak lain, dan merekam transaksi atau meminta dilakukanya suatu kegiatan.
Menurut Mulyadi 2001; 600, dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi aktiva tetap seperti disebutkan di bawah ini:
Universitas Sumatera Utara
31
1. Surat permintaan otorisasi investasi expenditures authorization
request atau authorization for expenditures, 2. Surat permintaan reparasi
authorization for reparation, 3. Surat permintaan transfer aktiva tetap,
4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, 5. Surat perintah kerja
work order, 6. Surat order pembelian,
7. Laporan penerimaan barang, 8. Faktur dari pemasok,
9. Bukti kas keluar, 10. Bukti memorial.
Dokumen yang digunakan untuk merekam data transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan aktiva tetap yang digunakan
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah surat permintaan otorisasi investasi, surat permintaan reparasi, surat perintah kerja work order,
surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti kas keluar, dan bukti memorial. Pedoman dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa
pemerintah diatur sesuai dengan Keputusan Presiden No. 8 Tahun 2003 dan Peraturan Pemerintah No. 95 Tahun 1995 tentang Surat permintaan otorisasi
investasi expenditures authorization request. Karena investasi dalam aktiva tetap biasanya meliputi jumlah rupiah yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana
dalam jangka waktu yang relatif panjang, maka pengendalian aktiva tetap dilakukan melalui perencanaan yang matang. Perencanaan pengeluaran investasi
dalam dalam aktiva tetap dimulai dengan diajukannya usulan investasi kepada Pembantu Dekan II. Melalui bagian perlengkapan, usulan investasi diteliti
kelayakan teknis dan ekonomisnya yang hasilnya dituangkan dalam laporan studi kelayakan. Studi kelayakan tersebut digunakan untuk menyusun anggaran
investasi capital budget untuk disetujui diotorisasi oleh Dekan dan Pembantu
Universitas Sumatera Utara
32
Dekan II. Untuk melaksanakan investasi yang tercantum dalam anggaran investasi diperlukan dokumen untuk meminta dana yang telah diizinkan oleh Dekan dan
Pembantu Dekan II. Dokumen ini disebut surat permintaan otorisasi investasi. Surat permintaan reparasi authorization for repair, berfungsi sebagai
perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal. Surat perintah kerja work order, yaitu dokumen yang memiliki dua fungsi yaitu
sebagai perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu mengenai aktiva tetap dan sebagai catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya pembuatan aktiva tetap.
Dokumen ini digunakan sebagai perintah kerja pemasangan aktiva tetap yang dibeli, pembongkaran aktiva tetap yang dihentikan pemakaiannya. Surat order
pembelian, dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yang merupakan surat untuk memesan aktiva kepada pemasok. Laporan penerimaan barang, dokumen
ini diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah fungsi ini melakukan pemeriksaan kuantitas, mutu, dan spesifikasi aktiva tetap yang diterima dari pemasok.
Faktur dari pemasok, yaitu dokumen yang merupakan tagihan dari pemasok atas aktiva tetap yang telah dibeli. Bukti kas keluar, merupakan perintah
pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi keuangan setelah dokumen surat permintaan otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan barang,
dan faktur dari pemasok diterima dan diperiksa oleh fungsi tersebut. Bukti memorial, digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi
depresiasi aktiva tetap, harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, penghentian pemakaian aktiva tetap, dan pengeluaran modal.
Universitas Sumatera Utara
33
E. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk mencatat transaksi yang mengubah harga pokok aktiva
tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah : 1.
Kartu aktiva tetap, 2.
Jurnal umum, 3.
Register bukti kas keluar. Kartu Aktiva Tetap yaitu catatan akuntansi yang merupakan buku
pembantu aktiva tetap yang digunakan untuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu. Jurnal Umum digunakan untuk
mencatat transaksi harga pokok aktiva tetap yang telah dibangun, biaya-biaya untuk pemasangan dan pembongkaran aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva
tetap, dan depresiasi aktiva tetap. Register Buku Kas Keluar digunakan untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa
pengeluaran kas. Organisasi harus menyimpan catatan akuntansi dalam bentuk dokumen sumber, jurnal, dan buku besar, catatan ini menjadi jejak audit untuk
informasi- informasi penting yang digunakan untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir.
F. Cara Perolehan Aktiva Tetap Dan Metode Penyusutan Aktiva Tetap
