Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdiknas, 2004: 81, menyatakan bahwa :
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan di perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang hendak
dikembalikan ke meja layanan; cara kedua bila memungkinkan, di luar jam buka perpustakaan, pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya
ke dalam kotak pengembalian.
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:
1.
memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan
dikembalikan
2.
mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
3.
mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
4.
membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam
5.
mengembalikan kartu buku pada kantong buku
6.
mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
7.
mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak
8.
memilah buku:
a.
yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan
b.yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi
2.4.1.3 Perpanjangan
Perpanjangan waktu peminjaman bahan pustaka sebenarnya merupakan bagian kegiatan peminjaman bahan pustaka. Dalam hal perpanjangan, pengguna membawa
kembali bahan pustaka ke perpustakaan untuk diperpanjang waktu peminjamannya ketika bahan pustaka tersebut telah habis masa pinjamnya. Perpanjangan waktu peminjaman
tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali dan ada juga yang hanya memberikan perpanjangan satu
kali saja. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdiknas, 2004 :
59, menyatakan bahwa perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan itu. Perpanjangan masa pinjam
dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
Prosedur
1.
Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan
2.
Petugas memeriksa formulir pemesanan
3.
Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem manual, tanggal
kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan
Sarana 1.
Kartu peminjaman 2.
Kartu buku 3.
Stempel tanggal kembali
2.4.1.4 Penagihan
Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu peminjaman telah lewat.
Penagihan dapat dilakukan dengan cara pengiriman surat maupun secara lisan. Pada umumnya perpustakaan melaksanakan penagihan dengan cara pengiriman surat.
Pengiriman surat peringatan tergantung pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberi tanggal waktu 7 hari setelah jatuh waktu, setelah itu dikirim surat
peringatan. Dalam pelaksanaannya, kegiatan penagihan dilakukan melalui beberapa tahap.
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikans, 2004: 21, mengemukakan bahwa :
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku agar dikembalikan.
Tahapan penagihan Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan :
1. Penagihan pertama 2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
3. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
1.
Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan
kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal 3.
Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian
Sarana yang diperlukan pada proses penagihan ialah sebagai berikut : 1.
Kartu indeks batas tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian
2. Kartu buku untuk mengetahui
a. nomor anggota yang terlambat mengembalikan b. keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan
Universitas Sumatera Utara
3. kartu pinjam untuk mengetahui identitas peminjam 4. formulir penagihan yang memuat
a. nama dan alamat pengirim b. keterangan bahan perpustakaan yang ditagih
c. batas tanggal pengembalian d. tahapan penagihan ke-1, ke-2, ke-3
e. sanksi bila tagihan tidak diindahkan
5. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian atas dasar tanggal pada buku yang seharusnya sudah kembali. Pemeriksaan ini dilakukan setiap hari sesudah
waktu pelayanan peminjaman. 6.
Petugas membuat surat tagihan rangkap dua, kopi pertama dikirim kepada tertagih sedangkan kopi kedua disimpan sebagai pertinggal.
7. Bila buku yang ditagih dikembalikan, petugas menyelesaikan proses
pengembaliannnya.
2.4.1.5 Pemberian Sanksi
