Unsur-unsur pengawasan intern gaji berdasarkan committee on auditing procedure
antara lain : 1.
Suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, jelas dan tegas.
2. Suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang efektif dan
memungkinkan untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta milik, hutang, pendapatan serta biaya.
3. Adanya praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di
setiap bagian dalam organisasi. 4.
Suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang diminta oleh tanggung jawabnya.
C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Adapun hal – hal yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji dan upah menurut Usry 2009: 305, adalah sebagai berikut:
1. Time keeping Departement
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil
produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu. 2.
Payroll Departement Tugas Departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan
jumlah upah tiap – tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan.
Daftar gaji dan upah perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu kerja berdasarkan komputer.
3. Cost Departement
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu
pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah. Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya produksi dan jasa-jasa
untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing- masing jenis produk.
Pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara, bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1. Bagian Umum a.
Data Pegawai Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern
gaji dan upah ini sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai
kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut kawin, tidak kawin, anak yang
dimiliki yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya.
b. Pegawai Pencatatan gaji dan upah
Universitas Sumatera Utara
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja dan daftar hadir kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran
karyawan. Perusahaan juga menggunakan sistem komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan.
Data-data karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan. 2. Kepala Bagian Masing-masing Unit
Kepala bagian masing-masing unit memeriksa kehadiran para pegawai sebagai bahan pertimbangan perhitungan gaji dan kenaikan golongan promosi.
a. Kasir
Pada dasarnya karyawan tidak lagi mengambil gaji ke bagian kasir, Karyawan PDAM Tirtanadi mengambil gaji melalui rekening bank di ATM. ATM yang
digunakan pegawai yaitu ATM Bank Sumut, Dan tugas kasir adalah mentransferkan gaji karyawan ke rekening karyawan, serta memberikan tanda
bukti laporan gaji yang harus di tanda tangani. b.
Bagian pembukuan Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti-bukti dari pembayaran gaji
yang dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah. Bagian pembukuan ini terdiri dari 2 orang pegawai
uang mengurus penggajian pegawai. c.
Internal Auditor Tugas dari internal auditor dinamakan SPI SATUAN PENGAWASAN
INTERN terbentuk dalam satu divisi SPI PDAM Tirtanadi yang dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk ke dalam
Universitas Sumatera Utara
pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengawasan gaji dan upah ini SPI akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan
pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan intern gaji dan upah yang sedang dijalankan.
Prosedur pencatatan gaji yang ada pada PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara sudah sesuai dengan prosedur pencatatan gaji yang dijalankan
oleh bagian-bagian yang terpisah sehingga tidak ada terjadinya penyelewengan. Sedangkan menurut teori hanya menjelaskan departemen-departemennya. Oleh
karena itu, prosedur yang dijalankan oleh PDAM Tirtanadi Provinsi Sumatera Utara sudah sesuai.
D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah
