25 Kota Medan ini guna bahan sejarah di masa akan datang, selain itu untuk
mendukung program Walikota Medan “Hari ini lebih baik dari hari kemarin dan hari esok lebih cerah dari hari ini”, dengan melakukan motto Kemenag Medan
“Ramah dalam pelayanan, Tepat waktu dalam urusan, Profesional dalam tugas, dan Ikhlas dalam berbuat.
C. Job Description
1. Sekretaris Pimpinan
Denni Arifin Dongoran ,SE menjabat sebagai sekretaris pimpinan.Adapun tugas dari sekretaris pimpinan adalah:
1. Mencatat Undangan dari Instansi lain untuk Kepala Kantor.
2. Mencatat Surat dari Instansi Lain untuk Kepala Kantor.
3. Meneruskan Undangan yang sudah di Disposisi Oleh Kepala Kantor
ke Unit Pelaksana. 4.
Meneruskan Surat yang sudah di Disposisi Oleh Kepala Kantor ke Unit Pelaksana.
5. Mengagendakan Jadwal Kepala Kantor.
6. Menerima Surat yang akan ditanda Tangani Kepala Kantor.
7. Memeriksa Surat yang akan ditanda Tangani Oleh Kepala Kantor.
8. Mendistribusikan Surat yang sudah ditanda Tangani Oleh Kepala
Kantor.
26 9.
Menerima dan Mengagendakan Tamu yang akan Beraudensi dengan Kepala Kantor.
10. Mempersiapkan dan Membawa Bahan-bahan Keperluan Kepala
Kantor dalam Acara Rapat Koordinasi Lintas Instansi. 11.
Mengarsipkan Undangan dan Surat Untuk Kepala Kantor. 12.
Mengarsipkan Jadwal Kepala Kantor. 13.
Membuat Absensi Kepala Kantor. 14.
Menyiapkan Buku Tamu Kepala Kantor
2. Penyusun Bahan Kerumahtanggaan
Aslen,S.Th.I menjabat sebagai penyusun bahan kerumahtanggaan.Adapun tugas dari penyusun bahan kerumahtanggaan adalah:
1. Menyusun Rencana dan Program Kerja Bagian Umum.
2. Menghimpun dan Mengkaji Peraturan-peraturan di Bidang
Kerumahtanggaan. 3.
Menyusun Laporan Kinerja Instansi Pemerintah LAKIP 4.
Menyusun Laporan Kebutuhan Perawatan dan Pengadaan Sarana dan Prasarana Gedung.
5. Mengkoordinir Perawatan dan Pemeliharaan Instalasi Listrik.
6. Mengkoordinir Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
Gedung. 7.
Memeriksa dan Mengarsipkan Kelengkapan Berkas dan Berita Acara BMN Mobiler.
27 8.
Mengkoordinir dan Melaksanakan Penghapusan Barang Milik Negara BMN.
9. Mengkoordinir Penyimpanan Dokumen Aset dan Barang Milik
Negara BMN. 10.
Melaksanakan Pembinaan Barang Milik Negara BMN yang tertuang dalam DIPA.
11. Menyusun dan Mendata Kebutuhan ATK pada setiap Ruangan Seksi.
12. Mengkoordinir Pendistribusian ATK Keseluruh Ruangan.
13. Memeriksa dan Memperbaiki Fasilitas Kantor yang Rusak.
14. Melakukan Pertemuan dalam Rangka Evaluasi Pelaksanaan Tugas
Satuan Keamanan dan Kebersihan.. 15.
Mengkoordinir Penataan Parkir Kantor. 16.
Mengkoor Kebersihan dan Keindahan Seluruh Ruangan Kantor. 17.
Mengkoordinir Keamanan dan Ketertiban Seluruh Ruangan Kantor. 18.
Memeriksa Penyeragaman Konsep Surat Statuter dan Non Statuter Berdasarkan PMA No. 16 Tahun 2006 dan Permenpan RB RI Nomor
80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Naskah Dinas Istansi Pemerintah. 19.
Mengkonsep Do’a Pimpinan pada Acara Lintas Instansi Pemerintah. 20.
Mewakili Pimpinan Membawa Do’a dalam Acara Keprotokolan Pada Pemerintah Kota Medan.
3. Pengelola BMN
28 Erwinsyah Putra Batubara,SE menjabat sebagai pengelola BMN.Adapun
tugas dari pengelola BMN adalah: 1.
Melaksanakan Pencatatan Aset Barang Milik Negara dan setiap ada kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa setelah adanya penyerahan
laporan dari KPA dan telah adanya SP2D dan SPM dilakukan Pencatatan Pengimputan Kedalam Aplikasi SIMAK BMN.
2. Mendata dan Membuat Daftar Barang Ruangan DBR Pada Setiap
Ruangan Kantor yang berlaku selama 1 Tahun. 3.
Melakukan Pendataan dan Pengecekan BMN Pada Setiap Ruangan Kantor.
4. Membuat Label BMN dan Penomoran Barcod Pada Setiap Ruangan
Kantor. 5.
Membuat Surat dan Berita Acara yang berkaitan dengan Barang Milik Negara BMN.
6. Melakukan Rekonsiliasi Internal Antara Operator SIMAK BMN
dengan Operator SAKPA. 7.
Melakukan Rekonsiliasi Data Aplikasi SIMAK BMN dengan KPKNL Medan Pada Setiap Semester.
8. Melakukan Rekonsiliasi Data Aplikasi SIMAK BMN dengan Kanwil
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara di Medan Pada Setiap Semester.
9. Melakukan Pendaftaran Barang Inventaris yang telah rusak dan sudah
tidak bisa dipakai untuk diusulkan Penghapusan.
29 10.
Mencatat Merekam Barang Persediaan ke Dalam Aplikasi Persediaan.
11. Membuat Konsep Surat Keluar.
12. Melaksankan Pengetikan Surat Keluar.
13. Membuat Data Kendaraan Dinas Roda 2 Dua dan Roda 4 Empat.
14. Melakukan Penistribusian ATK Ke Seluruh Ruangan Kantor sesuai
kebetuhan. 15.
Memeliharakan Arsip Dokumen Kepemilikan Kendaraan Dinas Roda 2 dan Roda 4 Milik Kantor Kementerian Agama Kota Medan.
16. Melakukan Pengurusan Perpanjangan Pajak Kendaraan Dinas Roda 2
Dua Roda 4 Empat Milik Kantor Kementerian Agama Kota Medan Ke Kantor SAMSAT.
17. Pembuatan Laporan Neraca SIMAK BMN dan dilaporkan setiap
akhir bulan ke subagian Keuangan. 18.
Pembuatan Kartu Identitas Barang KIB GedungBangunan dan Alat Angkutan Kendaraan Dinas.
19. Pemberian Nomor Urut Pendaftaran NUP BMN.
20. Melakukan Ofname Fisik Barang Setiap Triwulan.
4. Pengelola Administrasi dan Dokumentasi
Maria Ulfa,SP menjabat sebagai pengelola administrasi dan dokumentasi.Adapun tugas dari pengelola administrasi dan dokumentasi
adalah:
30 1.
Membuat Penomoran dan Membubuhkan Stempel Pada Surat-Surat Keluar : Surat Tugas, Rekomendasi. Undangan Rapat, Pensiun, dan
Surat Keluar Lainnya. 2.
Membuat Penomoran dan Membubuhkan Stempel Pada Kenaikan Gaji Berkala KGB.
3. Membuat Penomoran dan pada SK-SK sekaligus Membubuhkan
Stempel : pada SK GTT, SK Izin Operasional. 4.
Melakukan Pengarsipan pada Surat-Surat Keluar yang sudah diproses ke Dalam Filing.
5. Melakukan Pengarsipan pada Kenaikan Gaji Berkala KBG yang
sudah diproses kedalam Filing. 6.
Mengarsipkan SK-SK yang sudah diproses ke dalam Filing. 7.
Melakukan Pengarsipan Kartu Identitas Barang KIB Bangunan Kantor Kemenag Kota Medan dan Gedung KUA Kecamatan.
8. Memeriksa Surat-surat Berkas-berkas yang sudah ditanda tangani
Kepala Kantor dan sudah di disposisi serta mendistribusikannya. 9.
Menyusun dan Menyiapkan Nama-nama Petugas Daftar petugas pada Apel Pagi setiap senin, setiap tanggal 17 dan Hari-hari Besar.
10. Mendistribusikan ke masing-masing petugas Daftar Petugas Apel Pagi
setiap senin, setiap tanggal 17 dan Hari-hari Besar Nasional. 11.
Membuat surat tugas pada upacara Kesadaran Nasional setiap tanggal 17 dan juga Hari Besar Nasional.
31 12.
Menyiapkan kelengkapan Apel Pagi setiap senin, Upacara setiap tanggal 17 dan Upacara Hari Besar Nasional.
13. Menditribusikan surat tugas kepada petugas pada upacara hari
Kesadaran Nasional setiap tanggal 17 dan juga hari Besar Nasional. 14.
Mengarsipkan Surat Tugas untuk Upacara Hari Kesadaran Nasional tanggal 17 dan Hari Besar Nasional.
15. Menerima surat dari Lintas Instansi mengenai kegiatan Hari-hari
Besar Nasional yang sudah ditanda tangani Paraf oleh Kepala
5. Pengelola Barang Persediaan
Syafrini Rahmayani,SE menjabat sebagai pengelola barang persediaan.Adapun tugas dari pengelola barang persediaan adalah:
1. Mendata Kebutuhan ATK Pada Setiap Ruangan Seksi.
2. Mengkordinir Pendistribusian ATK Keseluruh Ruangan Unit
Sekretariat. 3.
Mendistribusikan ATK Barang Persedian dan Barang Inventaris Kantor Ke Unit Sekretariat serta Membukukannya.
4. Menyimpan Kebutuhan Perlengkapan Kantor.
5. Mengarsipkan Dokumen Barang Persediaan.
6. Membuat Penomoran Pada Surat Keluar Pernyataan Persetujuan
Pindah Tugas, Surat Cuti, Izin Operasional, Piagam dan Dibubuhi dengan CAP Stempel.
32 7.
Mengarsipkan Surat Keluar Pernyataan Persetujuan Pindah Tugas, Surat Cuti, Izin Operasional, Piagam yang sudah diproses dan
Memasukan Kedalam Filing. 8.
Melakukan Penomoran Surat Pernyataan Melaksankan Tugas dan Membubuhi CAP Stempel.
9. Mengarsipkan Surat Pemja Pemtu..
10. Melakukan Penomoran Surat Keluar SK-SK Tentang Kepanitiaan
SK-SK Pangkat ke semua seksi. 11.
Mengarsipkan SK-SK Tentang Kepanitiaan dan SK-SK Pangkat. 12.
Menggandakan Surat-surat Berkas. 13.
Membubuhi CAP Stempel pada Piagam Izin Operasional dari Seksi Pakis.
14. Penomoran Surat Keluar untuk Pelantikan dan dibubuhi CAP
Stempel. 15.
Mengarsipkan Surat Keluar Pelantikan. 16.
Penomoran Surat Keluar Usul Naik Pangkat. 17.
Mengarsipkan Surat Usul Pangkat.
6. Pengelola Bagian Umum
Zainab,BA menjabat sebagai pengelola bagian umum.Adapun tugas dari pengelola bagian umum adalah:
1. Menerima Semua Surat-surat Masuk dari Luar.
2. Menomori Surat Masuk.
33 3.
Mengagendakan Surat Masuk ke Dalam Lembaran Disposisi. 4.
Memasukkan Surat dari Seksi yang akan diparaf atau ditanda Tangani oleh Ka. Subbag Tata Usaha..
5. Menyusun Arsip Kartu Kendali Kedalam File.
6. Menyiapkan Pelegesan SK-SK dan Penomoran Membubuhi
Stempel. 7.
Membawa Usul Pensiun Pangkat yang ditanda Tangani Oleh Kepala Kantor.
8. Menerima dan Mengirim Surat Via Fax.
D. Jaringan UsahaKegiatan
