76 2.
Pemesanan pelanggan dapat langsung diproses, karena data pesanan pun langsung diterima.
3. Kritik dan saran juga dapat disampaikan karena
disimpan dalam satu struktur basis data penjualan. 4.
Pembuatan sistem ini mempermudah dan mempercepat dalam pencetakan faktur,surat jalan, dan surat retur.
Dengan sistem ini tentunya sudah tersimpan dalam basis data faktur dan penjualan.
4.2.2 Analisis Sistem yang Berjalan
Pada perusahaan ini seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, sudah mempunyai sistem penjualan yang telah berjalan.
Peneliti telah berhasil mendapatkan beberapa analisa pada sistem yang berjalan dalam bentuk flowchart berikut ini.
4.2.2.1 Analisis Sistem Flowchart pada Sistem yang Berjalan
Berikut ini flowchart dari sistem yang berjalan.
77
Gambar 4.3
Sistem Flowchart dari Sistem yang berjalan
78 Penjelasan
dari Sistem
Flowchart pada sistem yang
berjalan: 1. Pelanggan yang sudah terdaftar memesan barang,
dengan cara membuat surat pesanan PO. 2. Surat pesanan sampai kepada bagian penjualan untuk
diserahkan ke bagian gudang. 3. Bagian gudang memilih barang yang dipesan oleh
pelanggan melalui surat pesanan. 4. Jika barang yang dipesan melalui PO tidak ada, maka
pesanan tersebut akan dikembalikan ke pihak pelanggan. Tapi jika, barang yang dipesan ada, maka
PO beserta diserahkan bagian penjualan untuk di simpan.
5. Bagian penjualan membuat faktur dan surat jalan berdasarkan surat pesanan PO yang sudah disetujui
oleh pihak gudang karena barang yang dipesan telah tersedia.
6. Surat jalan dan faktur di simpan dengan format excel, lalu kemudian dicetak untuk ditanda tangani oleh
manager. 7. Setelah surat jalan dan faktur ditanda tangani oleh
manager, surat jalan, faktur, dan barang pesanan pun di antar ke pelanggan.
79 8.
Pelanggan menerima surat jalan , faktur, dan barang pesanan lalu menandatangani bukti penerimaan pada
surat jalan. 9.
Bagian penjualan pun tidak lupa menyimpan bukti penerimaan surat jalan.
Kekurangan dari sistem berjalan adalah: 1.
Pelanggan tidak mengetahui data stok barang yang ada diperusahaan PT.Jump
2. Pelanggan pun harus mengulang pesananya jika
barang pesanan yang dipesan tidak ada, untuk diperiksa kembali karena perusahaan tidak mau mengambil resiko
berupa komplain barang yang tidak sesuai. 3.
Penyimpanan data berupa file excel, menyulitkan beberapa karyawan karena penyimpanan yang tidak
termanajemen.
Kelebihan dari sistem berjalan : Surat Pesanan bisa langsung diperiksa karena sudah dibuat
dan dicetak oleh pelanggan;
80
4.2.2.2 Analisis Sistem Flowchart pada Sistem yang Diusulkan
Berikut ini sistem flowchart dari Sistem Penjualan PT.Jump Distributors Indonesia yang diusulkan.
Gambar 4.4 Sistem Flowchart dari Sistem yang diusulkan
81
4.3 System Design
4.3.1 Perancangan Proses
Perancangan proses digunakan untuk memudahkan dalam merancang suatu aplikasi supaya sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Analisis proses ini memiliki beberapa tahapan diantaranya, analisis
diagram konteks, diagram 0, dan diagram rinci yang diusulkan 4.3.1.1
Matrix Agency
Dari perancangan proses matrix agency untuk memetakan persyaratan data ke lokasi. Adapun hasilnya sebagai berikut:
Gambar 4.5
Matrix Agency
