marketingnarasindo.com yusuf_narasindoyahoo.com
rio_narasindoyahoo.com alfy_narasindoyahoo.com
Setelah memesan paket wisata kepada tour operator, calon wisatawan melakukan pembayaran. Sistem pembayaran di PT.Narasindo Tour and Travel
dilakukan sebelum tour itu dilaksanakan baik pembayaran secara lunas maupun pembayaran dengan cara membayar uang muka terlebih dahulu. Meskipun demikian
pelunasan pembayaran paket wisata dilakukan selambat – lambatnya satu hari
sebelum keberangkatan.Semua itu tergantung pada perjanjian dan jaminan yang dapat diberikan oleh calon wisatawan kepada tour operator.
4.2.2 Pelaksanaan tour
Sebelum kegiatan tour dilakukan, tour operator melakukan persiapan dokumen perjalanan seperti membuat faktur penjualan invoice, membuat voucher
restoran dan voucher hotel, pemilihan tour guide yang berpengalaman dan professional untuk memimpin selama tour berjalan. Hal ini bertujuan untuk
menghindari keluhan karena biasanya wisatawan asing sangat kritis dalam mengajukan pertanyaan
– pertanyaan jika ada sesuatu hal yang baru pertama mereka lihat yang tidak ada di negara asalnya atau hal
– hal yang berbeda dengan yang mereka baca ketahui dari media cetak atau elektronik.Jika ada permintaan khusus
harus dipertimbangkan bahasa, tata karma, kerapian, dan teknik memandu.Setelah menentukan tour guide yang tepat, meeting dilakukan oleh tour operator dan tour
guide agar kegiatan berjalan sesuai dengan perencanaan kegiatan. Berikut prosedur
penanganan paket wisata: A. Sebelum Perjalanan Dimulai Pra Tour
Seorang tour guide setelah mendapat assignment atau Surat Perintah Tugas SPT dari PT. Narasindo Tour and Travel wajib mempersiapkan diri dengan
mempelajari dan melakukan persiapan dasar sebelum pelaksanaan kegiatan wisata. Mengumpulkan sebanyak mungkin berbagai informasi terkait kegiatan wisata
tersebut.Merangkum dan memuatnya dalam suatu Check List. Check list
yang dipersiapkan untuk mengumpulkan informasi ringkas mengenai informasi umum, latar belakang wisatawan, tujuan kunjungan, dan
berbagai informasi tambahan yang diperlukan. Dengan demikian tour guide dapat mempersiapkan diri dengan segala bentuk informasi, peralatan dan perlengkapan
tools and equipment needed yang dibutuhkan selama kegiatan wisata. Seperti obat –
obatan, pakaian atau sepatu khusus, jas hujan, kompas, maupun buku – buku yang
terkait informasi spesifik dan sebagainya. Langkah persiapan selanjutnya adalah memastikan dan melakukan re
– confirmation
dengan seluruh pihak penyedia layanan service provider yang terkait dengan kegiatan wisata tersebut.Konfirmasi dan konfirmasi ulang confirmation and
re – confirmation wajib dilakukan sejak awal setelah menerima
assignment .Terutama ketika bertugas pada musim ramai wisatawan peak
season .Banyak kemungkinan kesalahan kerja missed conduct yang di akibatkan
oleh berbagai penyebab dari penyedia jasa lainnya others provider. B. Proses Pada Saat Pelaksanaan Tour
Hal wajib yang harus dilakukan seorang tour guide pada saat melaksanakan tour
adalah sebagai berikut: a Penyambutan Welcoming
Sebelum penyambutan digelar, seorang tour guide dan sudah harus berada di Bandara satu jam sebelum pesawat tamu mendarat, selama kurun waktu satu jam
seorang tour guide harus memeriksa sejauh mana sudah kesiapan transport kebersihan, kerapian dan kelengkapan fasilitasnya yang disediakan oleh pihak
Narasindo. Sudah menjadi peraturan tidak tertulis dalam dunia pariwisata, untuk menyambut wisatawan harus dibuat sign board identitas wisatawan yang jelas dan
kontras dari segi warna, supaya memudahkan si wisatawan mengetahui tour guide dan sebaliknya. Penyambutan yang istimewa biasanya diatur oleh biro perjalanan, ada
yang mempersiapkan grup musik tradisional, grup tari dan sekedar pengalungan bunga.
b Pemeriksaan Barang Lugage Handling - Sebelum tour guide memandu wisatawan menaiki transport yang disediakan, dia
harus mengetahui jumlah barang bagasi tamu tersebut, dan harus memeriksanya. Jika barang tersebut rusak, tour guide harus menanyakan kepada tamu mengenai hal
tersebut, supaya tidak terjadi kesan yang negatif.Begitu juga halnya, saat bagasi tamu dimasukkan ke dalam mobil bus harus diperhatikan dengan jeli dari segi jumlahnya.
- Begitu juga saat keluar dari hotel manapun selama dalam perjalanan, tour guide harus selalu memantau memeriksa jumlahnya barang tamunya, untuk ini tour guide
harus membuat daftar tersendiri, supaya tidak terjadi kekeliruan yang berpotensi menimbulkan rasa panic dan ketidakpuasan kerja tour guide.
c Pertemuan Meeting Service Proses ini umumnya diadakan dalam mobil ataupun bus, tour guide harus
memastikan terlebih dahulu dapat membuat respect yang baik kepada wisatawan saat didalam mobil bus. Karena dalam pertemuan pertama ini tour guide dinilai secara
tidak langsung oleh wisatawan, dari segi sikap, tutur kata, kemampuan berbahasa dan cara berpakaiannya.
Yang perlu disampaikan dalam proses ini kepada wisatawan adalah: - Meminta pendapat wisatawan tentang situasi suara sebelum
menyampaikan sesuatu, jelas atau tidak, sekaligus memperkenalkan diri tour guide
supir; nama jelas, bahasa, status, lama bekerja. - Mengucapkan Selamat Datang dalam bahasa mereka, bila perlu didukung
dalam bahasa Indonesia, dan daerah dimana mereka berada saat dijemput. Kedatangan mereka bukan semata untuk berlibur saja tetapi lebih dari itu,
termasuk mempelajari sebagian adat, budaya dan tradisi. - Informasi mengenai sejarah bandara, kota saat mereka mendarat situasi
dan kondisinya , jumlah penduduk, suku dan lain – lain.
- Informasi mengenai mata uang Indonesia. Nama mata uang, kursnya, jenis uang dan kategori jumlah uang saat dalam perjalanan dan informasi
pembagian waktu yang berlaku di Indonesia. Jika ini telah disampaikan dengan akurat, maka tidak akan terjadi hal
– hal diharapkan, seperti penjambretan, kemalingan, kecelakaan dan lain
– lain yang merugikan kedua pihak selama perjalanan. Tetapi justru akan menimbulkan kesan
yang positif dari wisatawan kepada diri tour guide dan PT. Narasindo Tour and Travel.
d Masuk Hotel Check In Tour guide
harus memnerikan informasi mengenai hotel yang akan dituju untuk menginap; nama hotel, kategori bintang, alamatnya, fasilitas, jenis kamar yang
disediakan buat mereka sesuai reservasi. Saat proses pemberian kunci, pastikan bahwa nama wisatawan tersebut cocok dengan reservasi dan persilahkan mengisi
formulir yang disediakan leh pihak hotel. Selanjutnya tour guide harus menyampaikan kepada wisatawan selama berada di
hotel apa saja yang termasuk sesuai reservasi. e Memandu Wisatawan Guiding
Tour guide tidak dibenarkan memberikan informasi yang negatif mengenai
negaranya. Dalam perjalanan tour guide berkempatan menunjukkan kemampuan teknik guidingnya agar suasana hati wisatawan selama dalam perjalanan; tenang, geli,
serius dan lain – lain.
Selama memberikan informasu dalam perjalanan, seorang tour guide harus mampu mempraktekkan metode dua arah supaya rasa jenuh itu bagi kedua pihak tidak
muncul. Pada prinsipnya tour guide bukanlah sebuah radio dalam perjalanan. Kelengkapan dan keakuratan informasi yang akan disampaikan kepada wisatawan
harus dipersiapkan saat sebelum mulai perjalanan, yaitu tentang Indonesia secara umum seperti; Sejarah Negara, Idiologi, Bendera, Bahasa, Penduduk, Suku, Agama.
Peraturan lalu lintas, Pendidikan, Mata Pencaharian, Hukum, Pariwisata dan lain –
lain. Disisi lain seorang tour guide harus menguasai informasi yang pelik selama dalam
perjalanan, termasuk; jarak tempuh ke tujuan, durasi perjalanan, posisi istirahat untuk minum, merokok, kamar kecil, objek wisata yang akan dilihat, serta pengaturan
waktu saat merekam memotret objek. f Pengantaran ke Bandara Transfer Out
Sebelum terlaksananya proses ini seorang tour guide harus terlebih dahulu memastikan menanyakan kepada wisatawan, apakah barang
– barang sudah diperiksa sebaik mungkin, termasuk barang
– barang penting yang berada di kotak penyimpanan hotel safety box. Yang paling penting disini lagi, tour guide harus
meminta kunci kamar hotel dari wisatawan. Didalam perjalanan tour guide sebaiknya juga memberikan informasi tentang sesuatu yang dilihat di perjalanan. Sebagai
penutup sebelum tiba di bandara, harus diminta respon tanggapan dari wisatawan mengenai situasi dan kondisi mulai penyambutan sampai pengantaran ke bandara.
Sebagai syarat telah melaksanakan tugasnya tour guide harus memberikan lembaran pernyataan perjalanan tour statement untuk diisi oleh wisatawan tersebut. Disaat
wisatawan mengisi lembaran tersebut tour guide dapat melanjutkan proses yang berhubungan dengan keberangkatan mereka didalam bandara, yaitu: Proses Check
– In
sesuai kondisi pesawat mereka, mengatur bagasi, boarding pas, dan lain – lain.
C. Setelah Acara Perjalanan Pasca Tour Sudah merupakan syarat utama didalam tugas tour guide yang telah
menyelesaikan pemanduan wisatawan dari sebuah biro perjalanan, harus membuat laporan yang berhubungan dengan perjalanan yang telah berakhir. Hal ini juga
dilakukan oleh tour guide di PT. Narasindo Tour and Travel Adapun bentuk laporan yang harus disampaikan seorang tour guide, yaitu
mengenai; - Memberikan laporan tentang kelebihan dan kekurangn biaya selama
perjalanan berlangsung disertai dengan melampirkan kwitansi. - Memeriksa kembali kondisi hotel dan restoran yang ditunjuk
- Memberikan laporan kesesuaian acara perjalanan pedoman tour guide dengan yang dimiliki wisatawan.
- Memeriksa kondisi transport yang digunakan mesin, kebersihan, supir, fasilitas agar tetap menjaga standard pelayanan sehingga memberikan
kualitas yang lebih baik lagi.
4.3 Prosedur Kebijakan dan Implementasi pada PT. Narasindo Tour and Travel Medan
