Keuangan saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium maka setiap pegawai yang akan mengambil gaji bulanan wajib untuk menandatangani bukti serah terima gaji.
Hal ini dimaksudkan agar data administrasi dan data keuangan tercatat dan dapat diolah dengan baik, sehingga apabila sewaktu – waktu data tersebut diperlukan atau
diminta oleh pimpinan untuk diperiksa, maka data itu dapat diserahkan dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Dari sini dapat dikatakan para pegawai talah bekerja dengan efisien, karena mengumpulkan dan mengolah data dengan akurat. Jadi efisiensi kerja dari pegawai
sangat dibutuhkan dalam penerapan pelaksanaan manajemen perkantoran, dan untuk mewujudkan efisiensi kerja dibutuhkan ketelitian dari pegawai dalam mencatat,
mengumpulkan, mengolah dan menyimpan data dengan akurat. Apabila saat penyerahan gaji pegawai atau honorarium ada data yang terlewat atau terlupa dalam
penandatanganan dan pencatatan maka bila suatu saat data diperlukan atau diminta oleh pimpinan untuk diperiksa kembali tentu pegawai akan kewalahan dalam
mencarinya, dan sudah pasti akan sulit untuk mencari dimana terjadi kesalahan data atau penghitungan, karena data yang dimiliki tidak akurat.
3. Bagian Kepegawaian
Tugas Bagian Kepegawaian antara lain memproses pelanggaran dan disiplin pegawai Dalam penerapan manajemen perkantoran pegawai harus mematuhi jam
kerja yang ditetapkan yaitu waktu bekerja delapan jam sehari, mulai pukul 08:00 pagi hingga pukul 17:00 sore. Manfaatnya adalah agar setiap pegawai dapat bekerja
Universitas Sumatera Utara
menurut disiplin waktu yang ditetapkan, sehingga para pegawai diharapkan dapat bekerja dengan baik dan efisien dalam mengerjakan tugas – tugas pada Bagian
Kepegawaian.Jika pegawai telah melaksanakan disiplin waktu dalam penerapan tata kerja maka para pegawai telah melaksanakan efisiensi kerja dengan baik. Untuk itu
dalam meningkatkan disiplin kerja maka bagi pegawai yang tidak mematuhi penerapan tata kerja akan diproses dan dikenakan sanksi. Misalnya bagi para pegawai
yang sering datang terlambat dan tidak mematuhi disiplin waktu jam kerja akan diproses dan dikenakan sanksi berupa surat peringatan atau teguran dari pimpinan.
Dari contoh kasus di atas maka dapat dikatakan penerapan tata kerja dapat terlaksana dengan adanya efisiensi kerja yang baik dari pegawai, dan untuk
mewujudkan efisiensi kerja maka dibutuhkan kesadaran dan kedisiplinan dari para pegawai itu sendiri untuk memanfaatkan jam kerja dan bekerja sebaik mungkin.
4. Bagian Kemahasiswaan
Salah satu tugas Bagian Kemahasiswaan adalah melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. Dalam penerapan tata kerja Bagian
Kemahasiswaan bertugas untuk mengumumkan tanggal libur dan tanggal masuk kuliah kembali, tanggal pembayaran uang kuliah, jadwal pengisian KRS, jadwal
Perubahan KRS, Pengumuman pendaftaran wisuda, Pengumuman seminar atau acara – acara yang diadakan Fakultas, dan lain- lain. Manfaatnya agar informasi –
informasi yang dibutuhkan mahasiswa dapat cepat disampaikan dengan baik.
Universitas Sumatera Utara
Sehingga keinginan Fakultas dapat diketahui mahasiswa, dan komunikasi antara mahasiswa dan Bagian Kemahasiswaan dapat berjalan dengan baik dan menghindari
terjadinya kesalahan informasi. Jika informasi- informasi telah tepat guna sampai pada mahasiswa maka dapat dikatakan bahwa bagian kemahasiswaan telah bekerja
secara efisien dalam menyampaikan informasi. Misalnya pada pengumuman pendaftaran wisuda, para mahasiswa yang ingin mendaftar dapat mengetahui dengan
pasti informasinya, yaitu berkas – berkas apa saja yang diperlukan untuk pendaftaran wisuda, kapan batas tanggal pendaftaran terakhir, sehingga mahasiswa lebih cepat
dalam menyelesaikan dan menyegerakan diri untuk mempersiapkan berkas – berkas yang diperlukan untuk pendaftaran wisuda, sehingga dapat mendaftar tepat waktu dan
efisien. Dari contoh kasus di atas dapat disimpulkan untuk melaksanakan penerapan
manajemen perkantoran diperlukan efisiensi kerja yang baik, dalam hal ini efisiensi kerja dapat dicapai dengan adanya komunikasi atau pertukaran informasi yang baik
antara Bagian Kemahasiswaan dengan mahasiswa. Dan dibutuhkan pula kedisiplinan mahasiswa dalam mematuhi dan menjalankan setiap pengumuman yang disampaikan.
5. Bagian Perlengkapan
