Procedures of Reporting Annual Report
7. Pelanggaran melawan hukum
pidana maupun perdata. c.
Proses Penanganan Laporan 1.
Pelaporan yang diterima disaring untuk ditentukan apakah terdapat
indikasi awal pelanggaran yang harus
ditindaklanjuti, Bila
YA laporan Pengaduan Penyingkapan
diteruskan ke Komisi Pelaporan Pelanggaran, bila TIDAK proses
Sistem Pelaporan Pelanggaran selesai.
2. Dari laporan Komite Pelaporan Pelanggaran, Direksi menetapkan
rekomendasi, apakah
akan dilakukan
investigasi lanjutan
oleh Tim
Investigasi Satuan
Pengawasan Intern
danatau Eksternal
Investigator, serta
melaporkan hasil
keputusan tersebut kepada Dewan Komisaris.
3. Tim Investigasi Internal Control danatau
Eksternal Investigator
melakukan investigasi
lanjutan terhadap
Pengaduan pengungkapan
dan melaporkan
hasilnya kepada
Direksi. 4. Dari laporan investigasi lanjutan oleh
Tim Investigasi, Direksi menetapkan rekomendasi tindakan selanjutnya.
Bila tidak terbukti atau selesai, maka laporan Pengaduanpengungkapan
akan ditutup. Apabila Pengaduan Penyingkapan
tersebut terbukti
atau memerlukan tindak lanjut, maka
akan dikenakan
sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.
Dalam setiap pelaporan pelanggaran agar
mempercepat proses
penanganan maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
• Permasalahan
yang ingin
diadukan beserta kronologisnya; •
Pihak-pihak yang terlibat; •
Lokasi kejadian; •
Waktu kejadian; •
Ketersediaan bukti terhadap pelanggaran
tersebut 7. Violations against criminal and civil
law. c. Reports Process Handling
1. Reportings received are filtered to
specify which of them is showing indications of irregularities which
should be followed up, If YES the report forwarded to Komisi
Pelaporan Pelanggaran, if NOT the report process is closed.
2. From the report of Komite Pelaporan Pelanggaran, the Board of Directors
establishes recommendations
whether, there will be further investigated by the investigation
team Internal Control Unit and or
External Investigator,
and report the results of the decision
to the Board of Commissioners. 3. Investigation Team Internal Control
andor External
Investigator conduct further investigations on
the complaintdisclosure and report the results to the Board of Directors.
4. Based on further investigation report by the investigation team,
the Board of Directors set the next action recommended. If it
is not proven or completed, the report Complaintdisclosure will be
closed. If the complaintdisclosure is proved or require follow-up,
parties involved will be sanctioned according to applicable regulations.
Based on irregularities report, to speed up the process of handling it
is important to notice the following:
• The problems complained and
its chronology; •
Parties involved; •
The location; •
Time of events; •
The availability of evidence.
Annual Report | Laporan Tahunan 2015
PT TIFA FINANCE Tbk
84
5. Seluruh proses Investigasi atas PengaduanPenyingkapan
wajib dibuatkan Berita Acara dan dapat
dikomunikasikan perkembangan
khususnya kepada pihak pelapor. 6. Seluruh proses Sistem Pelaporan
Pelanggaran harus terdokumentasi dengan baik dan reliable dapat
dipertanggungjawabkan.
7. Sanksi akan diberikan sesuai dengan
peraturan dan ketentuan perusahaan yang berlaku kepada Terlapor yang
terbukti bersalah.
e. Kerahasiaan 1.
Didalam rangka penyelidikan setiap pengaduan, kerahasian merupakan
syarat mutlak yang harus dipenuhi, selain itu azas praduga tak bersalah
dan
profesionalisme merupakan
yang diutamakan.
Tindakan pelaporan yang terbukti adalah
fitnah akan ditindak. 2. Identitas pelapor akan dirahasiakan,
laporan yang pelapornya anonym akan ditangani.
f. Pihak yang Berwenang
Pihak-pihak yang memiliki kewenangan untuk
menindaklanjuti laporan
pengaduanpengungkapan berdasarkan kategori terlapor:
1. Komite
Pelaporan Pelanggaran,
jika terlapor
adalah karyawan.
2. Dewan Komisaris,
jika terlapor
adalah Direksi.
3. Presiden Direktur, jika terlapor adalah Dewan Komisaris danatau salah
satu Komite Pelaporan Pelanggaran.
g. Kekebalan Administratif Perseroan dapat memberikan kekebalan
atas sanksi administratif terhadap pelapor yang
secara terpaksa
terlibat dalam
pelanggaran berat akan tetapi beritikad baik untuk melaporkan tindakan pelanggaran
dilingkungan operasional Perseroan. 5. The whole process of Investigation
into Complaints
Disclosure must
be written
in Minutes
and be
communicated the
progress to
the rapporteur.
6. The whole irregularities report process system must be well documented
and reliable
accountable.
7. Sanctions will be given in accordance with
the company
regulations applicable to the Party convicted.
e. Secrecy 1.
In order to investigate every complaint, confidentiality is an
absolute requirement that must be met, in addition to the principle
of presumption of innocence and professionalism are preferred.
Reporting act that proved to be slander will be dealt.
2. The identity of the complainant will be kept confidential, anonymous
reports are handled.
f. Authorized party
The parties that have the authority to follow up reports of complaints
disclosures by category:
1. Komite Pelaporan Pelanggaran, if the person whom reported is the
Company’s employee. 2. The Board of Commissioners, if the
person whom reported is the Board of Directors.
3. President Director, if the person whom reported are BOC and
or one or more member of Komite
Pelaporan Pelanggaran.
g. Administrative immunity The Company can provide immunity
on administrative sanctions against whistle-blowers who are forced to
engage in violations but acting in good faith to report violations occurred in the
operational environment.
Annual Report | Laporan Tahunan 2015
PT TIFA FINANCE Tbk
85