Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 53
3. Sebelum melakukan proses reservasi, hendaknya senantiasa menyiapkan semua
kebutuhan yang akan digunakan untuk mempermudah penanganan dan pelayanan reservasi.
4. Pelayanan reservasi group
Group Booking
hendaknya tidak dipisah-pisah menjadi
individual booking
. 5.
Ketika terjadi perubahan itinerary, maka pastikan semua space dan supplementary yang tidak diperlukan lagi dibatalkan bersamaan waktu dan berlakunya permintaan
yang baru.
G. Data-data Reservasi
Dalam memproses layanan data reservasi baik di maskapai penerbangan maupun di agen perjalanan dapat dilakukan dengan manual mapun komputerisasi. Proses manual
dilakukan ketika terjadi kondisi yang darurat, seperti aliran listrik padam, terjadi gangguan pada jaringan internet atau gangguan pada sistem CRS. Format yang bisa
digunakan pada proses manual ini antara lain
reservation card
atau pencatatan dilakukan dalam buku reservasi.
Data-data yang diperlukan dalam memproses layanan reservasi penerbangan udara baik manual maupun komputerisasi adalah sebagai berikut :
1. Maskapai penerbangan yang diinginkan penumpang
2. Kelas pelayanan
3. Tanggal dan waktu keberangkatan
4. Rute keberangkatan
5. Jumlah tempat duduk yang dipesan
6. Nama calon penumpang
7. Alamat contact address calon penumpang
8. Nomer telepon yang bisa dihubungi untuk konfirmasi
9. Keterangan tambahan lain yang dianggap perlu.
H. Langkah-Langkah Memproses Reservasi
Dijaman yang serba modern seperti saat ini, proses reservasi bisa dilakukan oleh calon penumpang dengan berbagai cara. Banyak maskapai penerbangan telah
menyediakan fasilitas pelayanan pemesanan tiket melalui internet dengan situs-situs yang mudah dipahami oleh calon penumpang, sehingga memungkinkan calon penumpang
untuk melakukan pemesanan secara langsung
direct
. Seperti yang telah dibahas
Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 54
sebelumnya bahwa saluran reservasi bisa langsung
direct
maupun tidak langsung
indirect
. Alat atau media yang digunakan oleh calon penumpang juga bermacam- macam, antara lain melalui telepon, faximile, e-mail, atau datang langsung ke kantor.
Dalam modul ini akan dibahas langkah-langkah sederhana dalam membuat atau melayani pemesanan tiket baik oleh staff maskapai penerbangan maupun agen perjalanan
untuk pelanggan yang datang langsung
walking guest
dan melalui telepon. 1.
Langkah-langkah penanganan untuk
walking guest
: a
Mengucapkan salam sesuai standar perusahaan
greeting
. b
Mengucapkan selamat datang dan mempersilahkan duduk
welcoming
. c
Menawarkan bantuan dan menanyakan nama tamu, agar terlihat lebih sopan dan akrab.
d Menanyakan : rute, tanggal, kelas dan jumlah penumpang serta maskapai yang
diinginkan. e
Meminta tamu untuk menunggu sebentar sementara anda mengecek ketersediaan tempat duduk.
f Memberikan informasi tentang ketersediaan tempat duduk dan meminta tamu
untuk memilih atau menentukan penerbangan yang diinginkan. g
Setelah tamu memilih, kemudian meminta data penumpang sesuai identitas dan nomer telepon yang bisa dihubungi.
h Membukukan data tersebut kedalam sistem kemudian membacakan data
reservasi yang telah diproses. i
Menanyakan apakah tiket langsung diterbitkan
iisued
atau tidak. j
Jika tiket tidak langsung diisued berikanlah informasi tentang batas waktu penerbitannya
time limit
dan PNR atau kode booking. k
Jika pelanggan ingin langsung menerbitkan tiketnya, maka tanyakanlah tentang bentuk pembayarannya.
l Konfirmasi ulang dengan memastikan semua data yang diberikan adalah data
yang benar. m
Meminta tamu untuk menunggu sebentar sementara proses issued dilakukan. n
Menyerahkan tiket dan invoice yang telah diissued menggunakan amplop kepada tamu dan menginformasikan pembayarannya.
o Memberikan saran
remind
tentang waktu melapor di bandara
check-in
dan ketentuan membawa bagasi.
p Mengucapkan terimakasih dan harapan semoga perjalanannya menyenangkan
serta salam.
Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 55
2.
Langkah-langkah pelayanan via telepon :
a Mengangkat telepon tidak lebih dari 3 kali deringan
b Mengucapkan salam sesuai standar perusahaan
greeting
. c
Menawarkan bantuan dan menanyakan nama tamu, agar terdengar lebih sopan dan akrab.
d Menanyakan : rute, tanggal, kelas dan jumlah penumpang serta maskapai yang
diinginkan. e
Meminta penelpon untuk menunggu sebentar sementara anda mengecek ketersediaan tempat duduk.
f Memberikan informasi tentang ketersediaan tempat duduk dan meminta tamu
untuk memilih atau menentukan penerbangan yang diinginkan. g
Setelah penelpon memilih, kemudian meminta data penumpang sesuai identitas dan nomer telepon yang bisa dihubungi.
h Membukukan data tersebut kedalam sistem kemudian membacakan data
reservasi yang telah diproses. i
Menanyakan apakah tiket langsung diterbitkan
iisued
atau tidak. j
Jika tiket tidak langsung diisued berikanlah informasi tentang batas waktu penerbitannya
time limit
dan PNR atau kode booking. k
Jika pelanggan ingin langsung menerbitkan tiketnya, maka tanyakanlah tentang bentuk pembayarannya.
l Konfirmasi ulang dengan memastikan semua data yang diberikan adalah data
yang benar. m
Menanyakan alamat pengantaran tiket. n
Mengucapkan terimakasih dan salam.
I. Membaca Jadwal Penerbangan
Schedule
Agar suatu prodeuk dari maskapai penerbangan bisa diketahui oleh konsumen dan saluran perantaranya, maka setiap
Airlines
pada umumnya mengeluarkan jadwal penerbangan
schedules
yang dipublikasikan baik melalui CRS maupun melalui media cetak. Ada bermacam-macam jenis jadwal penerbangan yang diterbitkan memalui media
cetak, yaitu : 1.
OAG
Official Airlines Guide
, yaitu semacam buku kuning atau
yellow pages
yang memuat seluruh informasi tentang jadwal penerbangan internasional semua maskapai
Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 56
penerbangan yang diterbitkan oleh IATA, disebut juga
flight guide
. OAG biasanya diterbitkan setiap bulan sehingga ada kemungkinan informasinya
up to date
. 2.
Time Table
, biasanya berbentuk semacam buku yang memuat seluruh informasi tentang jadwal penerbangan yang diterbangi oleh suatu maskapai penerbangan tertentu
baik yang domestik maupun internasional beserta informasi lainnya yang berkaitan dengan produk, pelayanan yang diberikan dan informasi tentang rencana perjalanan
penumpang. Time table ini diterbitkan secara berkala. 3.
Quick Reference
, yaitu jadwal penerbangan yang diterbitkan oleh suatu
airlines
yang berisi jadwal penerbangan dari dan ke satu kota tertentu saja.
Sebelumnya masing-masing jenis jadwal penerbangan tersebut di atas diterbitkan untuk periode tertentu dan dikirimkan ke agen-agen perjalanan serta outlet-outlet
penjualan tiket. Pada setiap jadwal yang diterbitkan ada satu halaman khusus yang menunjukkan bagaimana cara membacanya, sehingga setiap pengguna bisa memahami
dan membaca jadwal penerbangan serta kode-kode yang ada di dalamnya. Saat ini, seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, jadwal
penerbangan dapat diakses langsung melalui internet bagi masyarakat umum dan melalui sistem CRS bagi agen perjalanan dengan beberapa pilihan bahasa, sehingga
memudahkan setiap calon penumpang untuk memperoleh informasi penerbangan yang diinginkan. Secara umum informasi yang ada dalam jadwal penerbangan adalah sebagai
berikut : 1.
Nama Maskapai Penerbangan 2.
Rute perjalanan From-To 3.
Hari pelayanan 4.
Waktu keberangkatan dan waktu tiba 5.
Kota atau airport singgah
Transit point
6. Nomer penerbangan
Flight Number
7. Jenis pesawat
Aircraft
8. Kelas Pelayanan
9. Jumlah pemberhentian
10. Validitas
Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 57
Gambar 15. Contoh Jadwal Garuda
DETAIL PENERBANGAN
Gambar 16. Contoh Jadwal Lion Air
Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 58
Gambar 17. Contoh Jadwal Citilink Gambar 18. Contoh Jadwal Air Asia
Gambar 19. Contoh Jadwal dalam OAG
A B C D E F G
Keterangan :
A Validity
Periode masa berlaku suatu penerbangan.
B
Days of Service Hari Pelayanan penerbangan
C DEP
Waktu dan airport keberangkatan
D ARR
Waktu dan airport tiba atau transit
E Flight Number
Nomer Penerbangan
F AC
Jenis pesawat yang digunakan
G Classes
Macam-macam kelas yang tersedia dalam suatu penerbangan
Kode-kode dan singkatan yang ada dalam
time table
pada umumnya dibuat dengan mengacu pada standar baku yang berlaku secara internasional yang diatur oleh IATA. Hal
tersebut perlu dilakukan untuk keseragaman secara internasional agar petugas atau staff lebih mudah memahaminya, menghindarkan terjadinya salah pengertian dalam penyampaian
Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 59
informasi-informasi di dalamnya, serta pertimbangan efisiensi dan efektifitas dari
time table
tersebut. Berikut ini beberapa tabel singkatan yang ada dalam time table.
Tabel 8 . Days of services
HARI Kode atau Singkatan yang digunakan
Senin 1
MON MO
Selasa
2 TUE
TU
Rabu 3
WED WE
Kamis 4
THU TH
Jum’at
5 FRI
FR
Sabtu 6
SAT SA
Minggu
7 SUN
SU Tabel 9 . Aircraft
KODE TIPE PESAWAT
AB3 Airbus series A300
330 Airbus series 330
72S Boeing 737 - 200
737 Boeing 737
733 Boeing 737 - 300
747 Boeing 747
– 200 744
Boeing 747 – 400
F28 Fokker F28
100 Fokker 100
D10 Mc. Donnell Douglas DC-10
M11 Mc. Donnell Douglas MD-11
Tabel 10 . Class of Services
KODE TIPE PESAWAT
A First Class Discounted
C Business Class
D Business Class Discounted
F First Class
L Lower Economy Discounted
M Coach Economy Discounted
P First Class Premium
S Standart Class
T Tourist Economy Discounted
Y Coach Economy
Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 60
Tabel 11 . Kode dan Simbol yang lain
KODE KETERANGAN
+1 Arrival next day
+2 Arrival two day later
Indicated following day X
Cancelled no services
J. Reservation Card