Data-data Reservasi Langkah-Langkah Memproses Reservasi

Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 53 3. Sebelum melakukan proses reservasi, hendaknya senantiasa menyiapkan semua kebutuhan yang akan digunakan untuk mempermudah penanganan dan pelayanan reservasi. 4. Pelayanan reservasi group Group Booking hendaknya tidak dipisah-pisah menjadi individual booking . 5. Ketika terjadi perubahan itinerary, maka pastikan semua space dan supplementary yang tidak diperlukan lagi dibatalkan bersamaan waktu dan berlakunya permintaan yang baru.

G. Data-data Reservasi

Dalam memproses layanan data reservasi baik di maskapai penerbangan maupun di agen perjalanan dapat dilakukan dengan manual mapun komputerisasi. Proses manual dilakukan ketika terjadi kondisi yang darurat, seperti aliran listrik padam, terjadi gangguan pada jaringan internet atau gangguan pada sistem CRS. Format yang bisa digunakan pada proses manual ini antara lain reservation card atau pencatatan dilakukan dalam buku reservasi. Data-data yang diperlukan dalam memproses layanan reservasi penerbangan udara baik manual maupun komputerisasi adalah sebagai berikut : 1. Maskapai penerbangan yang diinginkan penumpang 2. Kelas pelayanan 3. Tanggal dan waktu keberangkatan 4. Rute keberangkatan 5. Jumlah tempat duduk yang dipesan 6. Nama calon penumpang 7. Alamat contact address calon penumpang 8. Nomer telepon yang bisa dihubungi untuk konfirmasi 9. Keterangan tambahan lain yang dianggap perlu.

H. Langkah-Langkah Memproses Reservasi

Dijaman yang serba modern seperti saat ini, proses reservasi bisa dilakukan oleh calon penumpang dengan berbagai cara. Banyak maskapai penerbangan telah menyediakan fasilitas pelayanan pemesanan tiket melalui internet dengan situs-situs yang mudah dipahami oleh calon penumpang, sehingga memungkinkan calon penumpang untuk melakukan pemesanan secara langsung direct . Seperti yang telah dibahas Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 54 sebelumnya bahwa saluran reservasi bisa langsung direct maupun tidak langsung indirect . Alat atau media yang digunakan oleh calon penumpang juga bermacam- macam, antara lain melalui telepon, faximile, e-mail, atau datang langsung ke kantor. Dalam modul ini akan dibahas langkah-langkah sederhana dalam membuat atau melayani pemesanan tiket baik oleh staff maskapai penerbangan maupun agen perjalanan untuk pelanggan yang datang langsung walking guest dan melalui telepon. 1. Langkah-langkah penanganan untuk walking guest : a Mengucapkan salam sesuai standar perusahaan greeting . b Mengucapkan selamat datang dan mempersilahkan duduk welcoming . c Menawarkan bantuan dan menanyakan nama tamu, agar terlihat lebih sopan dan akrab. d Menanyakan : rute, tanggal, kelas dan jumlah penumpang serta maskapai yang diinginkan. e Meminta tamu untuk menunggu sebentar sementara anda mengecek ketersediaan tempat duduk. f Memberikan informasi tentang ketersediaan tempat duduk dan meminta tamu untuk memilih atau menentukan penerbangan yang diinginkan. g Setelah tamu memilih, kemudian meminta data penumpang sesuai identitas dan nomer telepon yang bisa dihubungi. h Membukukan data tersebut kedalam sistem kemudian membacakan data reservasi yang telah diproses. i Menanyakan apakah tiket langsung diterbitkan iisued atau tidak. j Jika tiket tidak langsung diisued berikanlah informasi tentang batas waktu penerbitannya time limit dan PNR atau kode booking. k Jika pelanggan ingin langsung menerbitkan tiketnya, maka tanyakanlah tentang bentuk pembayarannya. l Konfirmasi ulang dengan memastikan semua data yang diberikan adalah data yang benar. m Meminta tamu untuk menunggu sebentar sementara proses issued dilakukan. n Menyerahkan tiket dan invoice yang telah diissued menggunakan amplop kepada tamu dan menginformasikan pembayarannya. o Memberikan saran remind tentang waktu melapor di bandara check-in dan ketentuan membawa bagasi. p Mengucapkan terimakasih dan harapan semoga perjalanannya menyenangkan serta salam. Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 55 2. Langkah-langkah pelayanan via telepon : a Mengangkat telepon tidak lebih dari 3 kali deringan b Mengucapkan salam sesuai standar perusahaan greeting . c Menawarkan bantuan dan menanyakan nama tamu, agar terdengar lebih sopan dan akrab. d Menanyakan : rute, tanggal, kelas dan jumlah penumpang serta maskapai yang diinginkan. e Meminta penelpon untuk menunggu sebentar sementara anda mengecek ketersediaan tempat duduk. f Memberikan informasi tentang ketersediaan tempat duduk dan meminta tamu untuk memilih atau menentukan penerbangan yang diinginkan. g Setelah penelpon memilih, kemudian meminta data penumpang sesuai identitas dan nomer telepon yang bisa dihubungi. h Membukukan data tersebut kedalam sistem kemudian membacakan data reservasi yang telah diproses. i Menanyakan apakah tiket langsung diterbitkan iisued atau tidak. j Jika tiket tidak langsung diisued berikanlah informasi tentang batas waktu penerbitannya time limit dan PNR atau kode booking. k Jika pelanggan ingin langsung menerbitkan tiketnya, maka tanyakanlah tentang bentuk pembayarannya. l Konfirmasi ulang dengan memastikan semua data yang diberikan adalah data yang benar. m Menanyakan alamat pengantaran tiket. n Mengucapkan terimakasih dan salam.

I. Membaca Jadwal Penerbangan

Schedule Agar suatu prodeuk dari maskapai penerbangan bisa diketahui oleh konsumen dan saluran perantaranya, maka setiap Airlines pada umumnya mengeluarkan jadwal penerbangan schedules yang dipublikasikan baik melalui CRS maupun melalui media cetak. Ada bermacam-macam jenis jadwal penerbangan yang diterbitkan memalui media cetak, yaitu : 1. OAG Official Airlines Guide , yaitu semacam buku kuning atau yellow pages yang memuat seluruh informasi tentang jadwal penerbangan internasional semua maskapai Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 56 penerbangan yang diterbitkan oleh IATA, disebut juga flight guide . OAG biasanya diterbitkan setiap bulan sehingga ada kemungkinan informasinya up to date . 2. Time Table , biasanya berbentuk semacam buku yang memuat seluruh informasi tentang jadwal penerbangan yang diterbangi oleh suatu maskapai penerbangan tertentu baik yang domestik maupun internasional beserta informasi lainnya yang berkaitan dengan produk, pelayanan yang diberikan dan informasi tentang rencana perjalanan penumpang. Time table ini diterbitkan secara berkala. 3. Quick Reference , yaitu jadwal penerbangan yang diterbitkan oleh suatu airlines yang berisi jadwal penerbangan dari dan ke satu kota tertentu saja. Sebelumnya masing-masing jenis jadwal penerbangan tersebut di atas diterbitkan untuk periode tertentu dan dikirimkan ke agen-agen perjalanan serta outlet-outlet penjualan tiket. Pada setiap jadwal yang diterbitkan ada satu halaman khusus yang menunjukkan bagaimana cara membacanya, sehingga setiap pengguna bisa memahami dan membaca jadwal penerbangan serta kode-kode yang ada di dalamnya. Saat ini, seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, jadwal penerbangan dapat diakses langsung melalui internet bagi masyarakat umum dan melalui sistem CRS bagi agen perjalanan dengan beberapa pilihan bahasa, sehingga memudahkan setiap calon penumpang untuk memperoleh informasi penerbangan yang diinginkan. Secara umum informasi yang ada dalam jadwal penerbangan adalah sebagai berikut : 1. Nama Maskapai Penerbangan 2. Rute perjalanan From-To 3. Hari pelayanan 4. Waktu keberangkatan dan waktu tiba 5. Kota atau airport singgah Transit point 6. Nomer penerbangan Flight Number 7. Jenis pesawat Aircraft 8. Kelas Pelayanan 9. Jumlah pemberhentian 10. Validitas Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 57 Gambar 15. Contoh Jadwal Garuda DETAIL PENERBANGAN Gambar 16. Contoh Jadwal Lion Air Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 58 Gambar 17. Contoh Jadwal Citilink Gambar 18. Contoh Jadwal Air Asia Gambar 19. Contoh Jadwal dalam OAG A B C D E F G Keterangan : A Validity Periode masa berlaku suatu penerbangan. B Days of Service Hari Pelayanan penerbangan C DEP Waktu dan airport keberangkatan D ARR Waktu dan airport tiba atau transit E Flight Number Nomer Penerbangan F AC Jenis pesawat yang digunakan G Classes Macam-macam kelas yang tersedia dalam suatu penerbangan Kode-kode dan singkatan yang ada dalam time table pada umumnya dibuat dengan mengacu pada standar baku yang berlaku secara internasional yang diatur oleh IATA. Hal tersebut perlu dilakukan untuk keseragaman secara internasional agar petugas atau staff lebih mudah memahaminya, menghindarkan terjadinya salah pengertian dalam penyampaian Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 59 informasi-informasi di dalamnya, serta pertimbangan efisiensi dan efektifitas dari time table tersebut. Berikut ini beberapa tabel singkatan yang ada dalam time table. Tabel 8 . Days of services HARI Kode atau Singkatan yang digunakan Senin 1 MON MO Selasa 2 TUE TU Rabu 3 WED WE Kamis 4 THU TH Jum’at 5 FRI FR Sabtu 6 SAT SA Minggu 7 SUN SU Tabel 9 . Aircraft KODE TIPE PESAWAT AB3 Airbus series A300 330 Airbus series 330 72S Boeing 737 - 200 737 Boeing 737 733 Boeing 737 - 300 747 Boeing 747 – 200 744 Boeing 747 – 400 F28 Fokker F28 100 Fokker 100 D10 Mc. Donnell Douglas DC-10 M11 Mc. Donnell Douglas MD-11 Tabel 10 . Class of Services KODE TIPE PESAWAT A First Class Discounted C Business Class D Business Class Discounted F First Class L Lower Economy Discounted M Coach Economy Discounted P First Class Premium S Standart Class T Tourist Economy Discounted Y Coach Economy Modul C3-16 Pemesanan TempatReservation Page 60 Tabel 11 . Kode dan Simbol yang lain KODE KETERANGAN +1 Arrival next day +2 Arrival two day later Indicated following day X Cancelled no services

J. Reservation Card