Ini dilakukan agar majalah yang telah di beli akan berguna, selain itu jurnal-jurnal tersebut akan disesuaikan oleh pusat-pusat dan balai-balai
penelitian yang tersebar diseluruh Indonesia.
3. Pengadaan Majalah atau Terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah
Pengadaan majalah atau terbitan berkala di PDII-LIPI melalui tiga cara sebagai berikut :
a. Pembelian
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah mendapatkan anggaran dari pemerintah sebesar Rp. 1000.000.000, untuk pengadaan buku dan
jurnal untuk tahun 2007-2008. Sebagian atau sisa dari anggaran untuk membeli jurnal untuk membeli buku. Misalnya dari dana sebesar
Rp.800.000.000, untuk membeli jurnal dalam setahun, sedangkan sisa dari anggaran yang telah digunakan sebesar Rp.200.000.000, untuk membeli
buku. Anggaran tersebut sebenarnya belum cukup untuk membeli majalah, namun PDII membatasi jurnal yang akan dibeli karena hanya jurnal yang
cukup mahal, seperti hasil wawancara oleh informan sebagai berikut “ jurnal-jurnal yang diminta oleh pihak peneliti LIPI terutama bidang
ilmu–ilmu tertentu misalnya peneliti dari Papitek jurnal ilmiah yang diminta adalah Journal of Knowledge seharga Rp. 30.667.221,00 itu
untuk satu jurnal namun beberapa peneliti dari bidang sosial biasanya meminta jurnal yang masih terjangkau, sehingga dapat meminta 5-8
jurnal karena harga lebih terjangkau misalnya library and information science research seharga Rp. 4.806.108,00 sehingga peneliti bidang sosial
mendapatkan pengajuan judul jurnal lebih banyak ketimbang peneliti bidang ilmu pasti”
Informan CA
Maka untuk menyiasati anggaran yang diberikan oleh pemerintah PDII memfokuskan pembelian terbitan berkala yang sangat dibutuhkan
oleh pusat-pusat penelitian LIPI. Apabila pusat-pusat penelitian LIPI yang tersebar diseluruh Indonesia mengajukan tiga jenis terbitan, maka pihak
PDII-LIPI akan menyeleksi dan mendahulukan jurnal yang sangat mendesak untuk dibeli.
Dalam pembelian majalah atau terbitan berkala PDII-LIPI melakukan beberapa cara pembelian yang akan di pesan, misalkan majalah
tersebut dalam bentuk tercetak maka pembelian dilakukan dengan cara memesan dengan suplier, namun bila majalah tersebut dalam bentuk
elektronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Selain itu pihak PDII-LIPI
memilih jurnal elektronik yang harganya disesuaikan oleh anggaran yang dimiliki. Misalnya jurnal elektronik dari SpringerLink dan Insight karena
harga terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa memilih jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka. Jurnal elektronik
dapat diakses secara bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI.
Proses pembelian jurnal dapat dilihat pada bagan di bawah ini :
Bagan 1 : Bagan Proses Pengadaan Pembelian
Pemilihan judul dari Katalog Pemilihan judul oleh peneliti
LIPI Daftar jurnal yang di beli
Membayar invoice Terima tagihan
Order ke penerbit
Majalah datang Proses pembelian
Judul disesuaikan
selesai mulai
Keterangan dari bagan di atas sebagai berikut: Pengadaan PDII-LIPI memilih judul jurnal melalui katalog penerbit, para
peneliti di lingkungan LIPI. Jurnal-jurnal yang akan dibeli oleh pengadaan dibuatkan daftar, kemudian akan disesuiakan dengan anggaran dan
pengecekan duplikasi. Bila telah disesuaikan maka terjadi proses pembelian. Dengan cara mengajukan daftar terbitan berkala yang akan dipesan kepada
penerbit. Setalah diajukannya pembelian maka PDII-LIPI akan menerima tagihan berupa invoice. Setelah PDII-LIPI membayarkan tagihan jurnal
tersebut. Setelah tagihan terbayar dan lunas maka jurnal akan diterima oleh PDII-LIPI.
Kendala dalam pembelian jurnal asing secara tercetak adalah waktu pengiriman. Pada saat pemesanan kita harus membayar satu tahun
sebelumnya. Jadi bila PDII-LIPI membayar jurnal asing tercetak pada tahun 2006 pembayaran tersebut untuk berlangganan jurnal pada tahun
2007. Namun terkadang pengiriman tidak tepat waktu atau pengiriman terjadi pada tahun 2008 dan diterima oleh PDII-LIPI. Seperti hasil
wawancara berikut ini “ jadi begini, bila kita ingin membeli jurnal untuk tahun 2007 kita
harus membayar tahun 2006. Namun pada saat pengiriman jurnal datang tidak tepat waktu kadang-kadang jurnal tersebut datang
tahun 2008 atau 2009 “
informan CA
b. Hadiah
