Analisasa Kebutuhan Pemakai Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Evaluasi

38 38

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil wawancara 1. Metode Pengambilan hasil wawancara

Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif. Untuk mendapatkan data, penulis melakukan wawancara dengan kepala Sub Bid Akusisi dan Koleksi Literatur Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia PDII-LIPI, Ibu Cut Armansyah yang akan disingkat menjadi CA. Selain itu penulis juga mewawancarai pustakawan bernama bapak Ponmin yang akan disingkat menjadi PN dan pengunjung yang datang untuk mencari informasi. Hasil wawancara tersebut untuk selanjutnya dianalisis dan dibahas dalam bab ini

2. Analisasa Kebutuhan Pemakai Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah

Berbagai cara dilakukan oleh pengelola perpustakaan untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kegiatan ini dilakukan dengan beberapa cara untuk mengadakan terbitan berkala seperti 1 daftar permintaan peneliti LIPI. 2 Data-data dari jumlah pusat penelitian seperti 27 pusat LIPI dan 20 balai yang tersebar di seluruh Indonesia. 3 data minat atau kebutuhan informasi para peneliti dan pemustaka. Ini dilakukan agar majalah yang telah di beli akan berguna, selain itu jurnal-jurnal tersebut akan disesuaikan oleh pusat-pusat dan balai-balai penelitian yang tersebar diseluruh Indonesia.

3. Pengadaan Majalah atau Terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah

Pengadaan majalah atau terbitan berkala di PDII-LIPI melalui tiga cara sebagai berikut :

a. Pembelian

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah mendapatkan anggaran dari pemerintah sebesar Rp. 1000.000.000, untuk pengadaan buku dan jurnal untuk tahun 2007-2008. Sebagian atau sisa dari anggaran untuk membeli jurnal untuk membeli buku. Misalnya dari dana sebesar Rp.800.000.000, untuk membeli jurnal dalam setahun, sedangkan sisa dari anggaran yang telah digunakan sebesar Rp.200.000.000, untuk membeli buku. Anggaran tersebut sebenarnya belum cukup untuk membeli majalah, namun PDII membatasi jurnal yang akan dibeli karena hanya jurnal yang cukup mahal, seperti hasil wawancara oleh informan sebagai berikut “ jurnal-jurnal yang diminta oleh pihak peneliti LIPI terutama bidang ilmu–ilmu tertentu misalnya peneliti dari Papitek jurnal ilmiah yang diminta adalah Journal of Knowledge seharga Rp. 30.667.221,00 itu untuk satu jurnal namun beberapa peneliti dari bidang sosial biasanya meminta jurnal yang masih terjangkau, sehingga dapat meminta 5-8 jurnal karena harga lebih terjangkau misalnya library and information science research seharga Rp. 4.806.108,00 sehingga peneliti bidang sosial mendapatkan pengajuan judul jurnal lebih banyak ketimbang peneliti bidang ilmu pasti” Informan CA Maka untuk menyiasati anggaran yang diberikan oleh pemerintah PDII memfokuskan pembelian terbitan berkala yang sangat dibutuhkan oleh pusat-pusat penelitian LIPI. Apabila pusat-pusat penelitian LIPI yang tersebar diseluruh Indonesia mengajukan tiga jenis terbitan, maka pihak PDII-LIPI akan menyeleksi dan mendahulukan jurnal yang sangat mendesak untuk dibeli. Dalam pembelian majalah atau terbitan berkala PDII-LIPI melakukan beberapa cara pembelian yang akan di pesan, misalkan majalah tersebut dalam bentuk tercetak maka pembelian dilakukan dengan cara memesan dengan suplier, namun bila majalah tersebut dalam bentuk elektronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Selain itu pihak PDII-LIPI memilih jurnal elektronik yang harganya disesuaikan oleh anggaran yang dimiliki. Misalnya jurnal elektronik dari SpringerLink dan Insight karena harga terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa memilih jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka. Jurnal elektronik dapat diakses secara bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI. Proses pembelian jurnal dapat dilihat pada bagan di bawah ini : Bagan 1 : Bagan Proses Pengadaan Pembelian Pemilihan judul dari Katalog Pemilihan judul oleh peneliti LIPI Daftar jurnal yang di beli Membayar invoice Terima tagihan Order ke penerbit Majalah datang Proses pembelian Judul disesuaikan selesai mulai Keterangan dari bagan di atas sebagai berikut: Pengadaan PDII-LIPI memilih judul jurnal melalui katalog penerbit, para peneliti di lingkungan LIPI. Jurnal-jurnal yang akan dibeli oleh pengadaan dibuatkan daftar, kemudian akan disesuiakan dengan anggaran dan pengecekan duplikasi. Bila telah disesuaikan maka terjadi proses pembelian. Dengan cara mengajukan daftar terbitan berkala yang akan dipesan kepada penerbit. Setalah diajukannya pembelian maka PDII-LIPI akan menerima tagihan berupa invoice. Setelah PDII-LIPI membayarkan tagihan jurnal tersebut. Setelah tagihan terbayar dan lunas maka jurnal akan diterima oleh PDII-LIPI. Kendala dalam pembelian jurnal asing secara tercetak adalah waktu pengiriman. Pada saat pemesanan kita harus membayar satu tahun sebelumnya. Jadi bila PDII-LIPI membayar jurnal asing tercetak pada tahun 2006 pembayaran tersebut untuk berlangganan jurnal pada tahun 2007. Namun terkadang pengiriman tidak tepat waktu atau pengiriman terjadi pada tahun 2008 dan diterima oleh PDII-LIPI. Seperti hasil wawancara berikut ini “ jadi begini, bila kita ingin membeli jurnal untuk tahun 2007 kita harus membayar tahun 2006. Namun pada saat pengiriman jurnal datang tidak tepat waktu kadang-kadang jurnal tersebut datang tahun 2008 atau 2009 “ informan CA

b. Hadiah

Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan hadiah dari para penerbit-penerbit majalah di seluruh Indonesia yang meminta ISSN International Standard Series Number. Setiap majalah baik populer dan ilmiah yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah atau terbitan berkala di seluruh Indonesia yang ingin mendapatkan ISSN harus memberikan terbitannya. Majalah atau terbitan berkala yang diperoleh melalui hadiah akan diseleksi terlebih dahulu oleh PDII-LIPI. Terbitan berkala yang akan disebarluaskan informasinya terlebih dahulu atau diutamakan adalah terbitan ilmiah, karena lebih digunakan oleh para peneliti. Sedangkan majalah atau terbitan berkala populer tetap disebarluaskan informasinya, tetapi akan diseleksi kembali. Namun terbitan berkala tersebut bersifat ilmiah, maka diletakkan di rak bila majalah tersebut. Bila ada majalah populer tidak ilmiah akan dipertimbangkan kembali, setelah memenuhi dan sesuai, maka majalah tersebut akan menempati display sebagai referensi. Majalah terbitan berkala yang di dapat dua eksemplar akan diolah. Satu eksemplar yang telah di olah di berikan kebagian pengolahan untuk dibuat ISJD, IMM, dan FOKUS setelah diolah maka akan disebarkan pada peneliti LIPI, pemakai PDII-LIPI. Satu eksemplar langsung diberikan pengguna untuk digunakan atau dimanfatkan informasinya. Proses penerimaan hadiah jurnal dapat dilihat pada bagan dibawah ini : Bagan 2 : Bagan Proses Pengadaan Hadiah Keterangan bagan di atas sebagai berikut: Setelah menerimaan jurnal sebanyak dua eksemplar maka akan dicatat dalam kardeks, dilakukan pengecapan stempel dan kelengkapannya. Satu eksemplar diberikan ke perpustakaan untuk Penerimaan 2 eks Di olah Di berikan ke Buat daftar pengiriman majalah Pengecekan kelengkapan ke bagian pengadaan Di tarik ke pengolahan untuk dijilid 1 eksemplar di berikan ke perpustakaan 1 eksemplar di kirim ke Sub.Bid Kebagian pengolahan mulai Selesai digunakan oleh pemakai dan satu eksemplar lagi dikirim ke Subbid Pengolahan untuk diproses lebih lanjut yang akan menjadi IMM Induk Majalah Ilmiah Indonesia semua bidang ilmu, FOKUS informasi yang berisi artikel majalah ilmiah terdiri dari 14 bidang ilmu dan akan diterbitkan setiap dua bulan dilengkapi dengan abstrak, dan ISJD Indonesian Scientific Journal Database yang dikembangkan oleh PDII- LIPI, berisi majalah ilmiah Indonesia yang disajikan secara full text, dapat diakses melalui internet. Setelah satu tahun majalah tersebut ditarik kembali untuk dibuat satu jilid dalam satu tahun terbit, untuk itu perlu pengecekan kelengkapan volume dan nomor. Apabila sudah lengkap maka dikirimkan ke bagian penjilidan, selesai dijilid dilakukan pengecekan kelengkapan lembaran di bagian pengadaan, penulisan judul pada cover dan punggung jurnal terjilid. Dibuat daftar penerimaan majalah lalu dikirim ke Subbid pengolahan untuk diolah dan masuk kedalam pangkalan data majalah. Selesai diolah dikirim ke perpustakaan untuk digunakan. Kendala dalam pengadaan hadiah adalah saat pengiriman jurnal ke PDII-LIPI, terkadang para penerbit memberikan terbitannya tidak tepat waktu. Seperti terbitan untuk tahun 2007 baru sampai ke PDII pada tahun 2008 atau 2009. Disuplay adalah pengiriman terbitan yang berada diluar pulau Jawa adalah biaya pengiriman yang tidaklah murah seperti wawancara berikut ini : “begini misalnya penerbit majalah tersebut berada di Nusa Tenggara Timur, maka pengiriman agak terhambat karena selain jauh dan lama pengiriman ada biaya kirim yang cukup mahal karna di luar pulau Jawa jadi pengiriman mempunyai biaya mahal kalau hanya satu atau dua judul akan sayang biaya kirim jadi setelah banyak judul dari tahun 2006 sampai tahun 2008 akan dikirim lagsung maka dari itu kita tidak mendapatkan kiriman tepat pada waktu permasalahan adalah biaya kirim yang mahal tersebut jadi yang menjadi pertimbangan kita” informan CA

c. Kebijakan Pengembangan Koleksi

Sejak berdirinya pada tahun 1967 PDII sudah menetapkan kebijakan tertulis, namun sejak beberapa tahun terakhir kebijakan dilakukan tidak tertulis. Namun pengembangan akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan para pemustaka. PDII-LIPI melakukan kebijakan tetap disesuaikan dan mengacu pada hal-hal seperti: 1 Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. 2 Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah 3 Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai. 4 Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal ilmiah. 5 Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya sebagai majalah hiburan. Dalam hal ini kebijakan dibuat dan diputuskan hanya kepada pihak Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah dan tidak ada pihak lain yang ikut andil dalam pengambilan kebijakan pengembangan yang telah ditetapkan. Walaupun banyak sekali kendala yang dihadapi oleh PDII- LIPI dalam pengambilan kebijakan, salah satunya adalah anggaran yang diberikan kepada PDII-LIPI, sehingga untuk mengadakan terbitan berkala mendapat hambatan namun pihak PDII-LIPI menyiasati dalam pengembangan. Tujuan diadakan kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala di PDII-LIPI didasarkan atas kebutuhan pemakai. Kebijakan tersebut berkembang oleh kegiatan penelitian dan ilmu pengetahuan yang sedang trend. Selain itu pengembangan majalah atau terbitan berkala disesuaikan dengan bidang terkaitnya pada masa kini, antara lain : 1 menyediakan informasi ilmiah bagi penelitian, pengkajian, dan pengguna lain 2 memperlancar pelayanan informasi sehingga kebutuhan informasi pengguna terpenuhi 3 menjaga kontinuitas kemutakhiran informasi yang dibutuhkan kegiatan penelitian, pengkajian, dan pengguna lainnya. Seperti hasil wawancara berikut ini : “jadi kebijakan koleksi di setiap perpustakaan disesuaikan dengan penggunanya. Contoh di Perpustakaan PDII, karena PDII adalah perpustakaan riset, Perpustakaan riset harus menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan penelitinya. Selain peneliti dari LIPI pengguna perpusatakaan berasal dari berbagai lembaga penelitian dan mahasiswa. Jadi kita melihat pengguna selain dari peneliti LIPI. Dahulu PDII memilki bidang ilmu pengetahuan yang lebih dari lembaga lainnya yaitu kimia, dari itu kita mempunyai koleksi chemical abstract yang hanya berada di PDII, sedangkan perpustakaan lain tidak memiliki. Selain itu PDII mempunyai macam-macam referensi di bidang kimia. Pada saat ini perkembangan ilmu teknologi yang sudah maju, kita harus membuat kebijakan pengembangan lebih melihat kepada para peneliti LIPI dan disesuaikan dengan bidang-bidangnya. Maka dari itu kita adakan atau kita milki jurnal yang sesuai dengan ilmu pengetahuan yang banyak dan sedang diminati oleh para peneliti, dari itu pihak PDII harus aktif untuk mencarikan kebutuhan para peneliti. Maka dalam hal tersebut kebijakan dilihat dari penggunanya” Informan CA Sejak terkomputerisasi PDII-LIPI tidak hanya mengembangkan terbitan berkala secara tercetak namun telah dikembangkan secara elektronik. Sehingga memudahkan para pengguna untuk mengakses dan mendapatkan informasi yang diinginkan dan lebih fleksibel seperti yang diberi penjelasan oleh informan yang bertanggungjawab dalam kebijakan. Selanjutnya, melalui wawancara, peneliti mengajukan pertanyaan tentang pengembangan jurnal asing elektronik dan jawaban yang dikemukakan oleh informan sebagai berikut : “saat ini PDII mengembangkan majalah secara online selain harga lebih terjangkau jurnal yang diinginkan lebih banyak bila kita membeli secara tercetak hanya mendapatkan beberapa judul saja bila membeli secara elektronik kita mendapatkan jurnal sebanyak 2000 Judul, jadi sejak tahun 2008 sampai sekarang kami membeli jurnal secara online selain itu jurnal tersebut dapat diakses seluruh pengguna yang ada di indonesia terutama para peneliti LIPI yang berada di LIPI yang tersebar diseluruh indonesia” Informan CA Sejak berdiri PDII-LIPI kebijakan pengembangan memiliki masa kadarluarsa. Setiap satu tahun sekali kebijakan tersebut dirubah dan disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna. Tetapi dalam beberapa tahun terakhir ini dan sejak berlangganan majalah asing secara elektronik tidak ada perubahan dalam kebijakan pengembangan. namun harus disesuaikan dengan kebutuhan para pemakai dan permintaan peneliti. Kendala yang dihadapi pihak PDII dalam berlangganan jurnal secara elektronik adalah sulit memberikan bukti untuk pertanggungjawaban dalam pengadaan, karena bila berlangganan secara elektronik akan hilang begitu saja bila sudah berganti tahun. Seperti wawancara oleh informan sebagai berikut. “bila berlangganan secara online kita tidak dapat memberikan bukti kepada pemerintah, karena bila habis waktu atau sudah berganti tahun jurnal yang sebelumnya tidak dapat disimpan kecuali kita mendownlod jurnal-jurnal tersebut. Namun karena keterbatasan sumber daya manusia, kita tidak dapat mendownlod jurnal tersebut karena itu para pustakawan pun mempunyai kesibukan dan kesulitan untuk mendowlod jurnal sebanyak 2000 judul kecuali para peneliti-peneliti dan pemakai yang membutuhkan jurnal tersebut” Informan CA

d. Seleksi terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah

Sarana yang digunakan untuk menyeleksi majalah atau terbitan berkala yang akan dimiliki PDII-LIPI, majalah atau terbitan berkala dalam negeri atau majalah Indonesia adalah majalah yang dalam bentuk hadiahkan akan diseleksi untuk dilihat apakah majalah atau terbitan berkala tersebut majalah ilmiah atau tidak ilmiah. Bila majalah tersebut ternyata tidak ilmiah, PDII-LIPI akan tetap menyimpannya. Namun hanya akan disimpan dan di tempatkan di tempat khusus untuk majalah populer atau biasanya ditempatkan didisplay. Sedangkan majalah atau terbitan berkala asing yang tercetak akan ditempatkan dan disesuaikan dengan nomor kelasnya ini adalah susunan penyeleksiaannya : 1 katalog dari penerbit 2 pemilihan judul 3 di sesuaikan dengan anggaran 4 lalu melakukan pemesanan. Bila majalah atau terbitan berkala asing elektronik biasanya pihak PDII-LIPI menyeleksi hampir sama seperti : 1 melihat dan memilih judul jurnal yang dinginkan dari katalog yang diberikan provider atau supplier yang mengajukan. 2 menyeleksi lagi provider atau jurnal-jurnal online yang terjangkau. 3 memilih judul-judul jurnal yang dibutuhkan di bidang studi yang diinginkan. 4 disesuaikan dengan kebutuhan para peneliti dan pemakai.

e. Shelving dan Evaluasi Koleksi Terbitan Berkala 1. Shelving

Sheliving dilakukan oleh pustakawan setiap hari, karena koleksi yang dimiliki bigitu banyak. Selain itu dilakukan harus secara beraturan. Nomor kelas yang sama disesuaikan juga dengan abjadnya, seperti wawancara berikut ini : “dalam melakukan selving kami tidak bisa sembarang, harus sesuai dengan nomor kelas dan selain itu juga harus berurut abjadnya. Contohnya bila ada terbitan berkala dengan nomor kelas 030.01 acd dengan terbitan bernomor kelas 030.01 abd harus yang ditempatkan terlebih dahulu atau di depan adalah terbitan bernomor kelas 030.01 abd dahulu baru terbitan bernomor kelas 030.01 acd” informan PM Namun selain itu shelving setiap hari dilakukan juga secara rutin sebulan sekali. Ini disebabkan takut terjadi kesalahan dalam penempatan rak. Karena koleksi terbitan berkala yang dimilki oleh PDII-LIPI banyak jadi harus dilakukan shelving ulang setiap satu bulan sekali seperti wawancara berikut : “shelving dilakukan setiap satu bulan sekali untuk mengecek kembali penempatan koleksi yang dibaca dan dikembalikan di rak pada waktu selesai pemakaian lakukan setiap hari. Kan shelving dilakukan setiap hari klo satu bulan sekali pengecekan kembali agar tidak terjadi kesalahan penempatannya” Informan, CA

2. Evaluasi

Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah melakukan evaluasi setiap satu tahun sekali seluruh staf dan pustakawan yang berada di PDII- LIPI, untuk mengetahui kebutuhan informasi para pemakai. Evaluasi dilakukaan oleh PDII-LIPI untuk menjawab kebutuhan peneliti dan pemakai terbitan berkala yang dinginkan, serta ketersedian terbitan berkala itu sendiri. Alat yang bisa digunakkan oleh PDII-LIPI untuk evaluasi Koleksi terbitan berkala adalah angket, kritik dan saran yang telah disediakan tempatnya dan masukkan langsung oleh penggunnanya. Setelah mendapatkan saran dan kritik untuk pengembangan, maka keritik tersebut akan dievaluasi satu tahun sekali. Dan hal ini akan di jadikan bahan pertimbangan untuk pengadaan terbitan berkalaal selanjutnya. Seperti wawancara berikut ini “kami melakukan evaluasi koleksi dan kebutuhan para pemakai setiap satu tahun sekali. Kami akan mengevaluasi biasanya dari angket atau kritik dan saran dari para pemakai yang tesedia namun selain itu kami mendapatkan masukan langsung dari para pengunjung. Setiap mendapatkan saran untuk mengadakaan suatu koleksi terbitan berkala bila mencukupi anggaran maka akan disediakan bila tidak mau bagaimana lagi kita sesuaikan” Informan CA

G. Hasil Penelitian

No. Teori Pelaksanaannya 1 Menurut sukarman kebijakan hendaknya memiliki pedoman tertulis pengembangan koleksi perpustakaan. Pedoman ini biasanya disebut dengan kebijakan pengembangan. Tetapi pendapat Sukarman yang lain mengatakan langkah awal dari pengadaan buku adalah melakukan pemilihan atau seleksi. Dalam melakukan pemilihan hendaknya perpustakaan mempunyai kebijakan secara tertulis. Kebijakasanaan ini dalam kurun waktu tertentu selalu disempurnakan yang dituangkan dalam bentuk kebijaksanaan umum dan program Namun pada perpustakaan PDII-LIPI kebijakan pengembangan koleksi dilakukan tidak tertulis namun tetap disesuaikan dengan 1 Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, 2 Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah, 3 Permintaan dari pengguna terutama