Fungsi Anggaran Kas Sebagai Alat Perencanaan dan Pengawasan

Langkah terakhir dalam proses perencanaan adalah mengembangkan berbagai alternatif tindakan, mengevaluasi alternatif-alternatif ini dan memilih alternatif yang paling cocok atau sekurang-kurangnya yang paling memuaskan . Anggaran kas disusun berdasarkan asumsi-asumsi perencanaan serta data akuntansi dan keuangan. Anggaran kas yang telah disusun menjadi pedoman kerja atau standar bagi perusahaan. Apabila terdapat penyimpangan haruslah diselidiki penyebab penyimpangan tersebut dan segera dilakukan tindakan korektif atas penyimpangan tersebut. Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera 1912 mempunyai anggaran laba rugi dan anggaran rekapitulasi pendapatan biaya per pelanggan. Dalam penyusunan anggaran ini Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera 1912 melakukan berbagai analisa, yaitu sebagai berikut : 1 Analisa terhadap pendapatan-pendapatan langsung yang mungkin akan di dapat, yang berhubungan langsung dengan operasi normal perusahaan. 2 Analisa terhadap biaya-biaya langsung yang mungkin akan di dapat yang berhubungan langsung dengan operasi normal perusahaan. 3 Analisa terhadap biaya-biaya yang terjadi di perusahaan yang naik turunnya biaya tersebut tanpa dipengaruhi volume kegiatan. 4 Analisa terhadap biaya dan pendapatan yang mungkin terjadi dan hal ini tidak dalam operasi normal kegiatan perusahaan. 5 Analisa terhadap biaya dan pendapatan yang biasanya terjadi pada tiap- tiap pelanggan perusahaan. Pengawasan terhadap pengeluaran anggaran kas harus terus-menerus untuk mengetahui seberapa jauh dana kas yang disediakan telah digunakan. Jumlah anggaran yang didasarkan atas angka standar yang benar juga berfungsi sebagai alat penilai efisiensi. Realisasi biaya yang melebihi atau kurang dari jumlah yang yang anggarkan dianggap pemborosanpenghematan yang sebenarnya. Dan selisihnya dapat dinilai sebagai penyimpangan dari yang seharusnya. Menurut Supriyono 2001;7 mengatakan bahwa pengawasan atau pengendalian adalah : “Proses yang digunakan oleh manajemen agar para pelaksana bekerja dengan efektif dan efesien dalam rangka mencapai tujuan organisasi atau tujuan bagian organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya”. Bagian keuangan bertanggung jawab atas pengendalian posisi kas. Realisasi penerimaan dan pengeluaran kas biasanya berbeda dengan rencana seperti yang ditunjukkan dalam rencana laba. Perbedaan ini dapat disebabkan oleh: a. Perubahan variabel-variabel yang mempengaruhi kas , misalnya perubahan tingkat pajak. b. Kejadian-kejadian yang mendadak dan tidak diharapkan yang mempengaruhi operasi perusahaan, atau c. Kurangnya pengendalian kas. Sistem pengawasan kas yang efektif sangat penting mengingat akibat- akibat potensial yang mungkin terjadi. Jika perusahaan menghadapi situasi yang bisa menyebabkan kesulitan kas , manajemen dapat menghindari dan mengurangi situasi terburuk. Adapun pengawasan yang dilakukan Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera 1912 Kantor Wilayah Medan dalam menjalankan aktivitasnya adalah dengan cara: 1 Mengontrol pendapatan yang diterima dan beban-beban yang dikeluarkan secara bulanan dalam tahunan anggaran tertentu. 2 Membandingkan realisasi dan dengan anggaran .melalui hasil perbandingan ini perusahaan dapat mengetahui apakah telah terjadi penyimpangan atau tidak . selanjutnya dicari faktor-faktor penyebab timbulnya perbedaan tersebut dan untuk penyimpangan yang merugikan akan dilakukan tindakan koreksi. 3 Membentuk suatu bagian yang bertugas untuk mengawasi seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan sebelum menganalisis perbandingan antara realisasi dengan anggaran. Adapun peranan anggaran kas sebagai alat pengawasan pada Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera1912, yaitu sebagai berikut : a. Mencegah terjadi pemborosan. b. Memberikan standar yang memadai untuk mengukur prestasi. c. Sebagai alat pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana kerja yang telah dicapai Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera 1912. d. Mengendalikan operasi dan biaya serta pengeluaran Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera 1912. Salah satu fungsi anggaran kas sebagai alat pengawasan , digunakan perusahaan sebagai pengevaluasi kerja. Berdasarkan anggaran kas tersebut perusahaan dapat membandingkan antara prestasi dengan yang dianggarkan,apakah ditemukan efesiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam pengelola perusahaan. Anggaran kas sebagai pengawasan bukanlah mencari kesalahan tetapi mecegah dan memperbaiki kesalahan. Selanjutnya dalam fungsi anggaran kas sebagai koordinasi akan tercipta keselarasan dan kerjasama yang baik antara satu departemen dengan departemen lainnya hal ini dikarenakan tiap departemen telah mengetahui apa yang akan dikerjakan sesuai dengan anggaran kas yang telah ditetapkan, dan akan mengetahui akan kebutuhan tiap-tiap departemen, hal tersebut yang menjelaskan bahwa anggaran kas sebagai pedoman kerja. Berdasarkan fungsi-fungsi tersebut dapatlah diketahui bahwa anggaran kas memliliki manfaat dan keuntungan bagi perusahaan , antara lain : a. Penyusunan anggaran kas merupakan kekuatan manajemen dalam menyusun perencanaan, dengan demikian manajemen dapat melihat ke depan untuk menetukan tujuan perusahaan yang dinyatakan dalam ukuran financial . b. Anggaran kas dapat digunakan untuk alat koordinasi berbagai kegiatan perusahaan, misalnya koordinasi terhadap mutasi-mutasi transaksi keuangan antara bidang unit angkutan dengan bidang finance yang mencatat dan menyusun laporan keuangan. c. Implementasi anggaran kas dapat menciptakan alat untuk pengawasan kegiatan perusahaan, penyimpangan antara anggaran kas dengan realisasi dihitung dan dianalisa , dengan demikian manajemen dapat mengetahui adanya penyelewengan. d. Manajemen dapat memeriksa dengan seksama penggunaan sumber ekonomi dan sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan apakah dapat berdaya guna efesien dan apakah berhasil guna efektif. e. Dengan anggaran kas membuat suasana yang bersemangat untuk memperoleh apa yang telah ditargetkan , dan adanya kesadaran tentang pentingnya biaya sebelum dana disediakan. Tekanan anggaran kas bukan saja untuk menekan biaya, akan tetapi juga memaksimalkan laba dalam jangka panjang, dan tambahan biaya akan dibenarkan apabila dengan tambahan biaya ini diperkirakan dapat meningkatkan laba bagi perusahaan. f. Dengan anggaran kas dapat mendorong dipakainya standar sebagai alat pengukur prestasi suatu bagian atau individu didalam organisasi perusahaan. g. Dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan untuk memilih alternatif yang mungkin terjadi.

D. Prosedur Penyusunan Anggaran Kas

Asuransi Jiwa Bersama AJB Bumiputera 1912 Kantor Wilayah Medan dalam menjalankan kegiatan operasinya terlebih dahulu menetapkan atau menyusun suatu anggaran kas. Penyusunan anggaran kas dalam perusahaan tersebut dimaksudkan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja dan sebagai alat perencanaan atau pengawasan kerja perusahaan. Tujuan utama di dalam penyusunan anggaran kas adalah untuk merencanakan atau menentukan kegiatan operasional sebagai dasar untuk menentukan optimalisasi kas dimasa yang akan datang. Optimalisasi kas merupakan suatu usaha dimana kas yang ada harus dijaga agar jangan sampai kas tersebut mengalami kelebihan atau kekurangan. Menurut Adisaputro 2003; 74 ada beberapa tujuan dan manfaat dalam penyusunan anggaran kas. Tujuan penyusunan anggaran kas adalah sebagai berikut: 1. Menentukan posisi kas pada berbagai waktu. 2. Memperkirakan kemungkinan defisitsurplus. 3. Mempersiapkan keputusan pembelanjaan jangka pendekpanjang. 4. Sebagai dasar kebijakan pemberian kredit. 5. Sebagai dasar otorisasi dana anggaran yang disediakan. 6. Dasar penilaian terhadap realisasi pengeluaran anggaran. Anggaran kas merupakan suatu rencana kuantitatif sebagai pedoman manajer atau pimpinan perusahaan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Untuk menyusun anggaran kas tidak ada sistem dan prosedur baku yang dapat diterapkan pada sebuah perusahaan, karena anggaran tidak mempunya standar tertentu yang dapat direncanakan dalam bentuk-bentuk yang sama dan dapat diikuti oleh setiap perusahaan. Dalam proses penyusunan anggaran, AJB Bumiputera perlu mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini : a Pengetahuan tentang tujuan dan kebijaksanaan umum perusahaan b Kondisi pemasaran dan periklanan , termasuk pangsa pasar c Tenaga kerja dan pimpinan perusahaan d Tingkat rasio bisnis dan keuangan e Tingkat persediaan dan perputaran f Penelitian untuk pengembangan perusahaan g Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing , dan gerak-gerik pesaing h Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi dan politik Adapun yang dilakukan AJB Bumiputera Kantor Wilayah Medan dalam prosedur penyusunan anggaran kas laba ruginya adalah sebagai berikut : 1. Anggaran kas yang disusun diperinci lagi menjadi anggaran bulanan dengan maksud untuk dapat menilai prestasi kerja perusahaan pada periode setiap bulan, dengan cara membandingkan data aktual dan anggaran kas. 2. Kemudian anggaran kas yang telah disusun tersebut dilaporkan kepada Kepala bagian Administrasi dan Keuangan perusahaan untuk disahkan menjadi pegangan atau pedoman perusahaan dalam menjalankan operasinya. 3. Jika anggaran kas tersebut ditolak oleh pimpinan perusahaan maka harus direvisi kembali , dan jika diterima maka anggaran tersebut harus menjadi pedoman kerja perusahaan.