kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas
prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah
efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan
layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan demikin
dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan serta memberikan informasi yang valid dan kredibel.
2. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP
Layanan yang diberikan di BAA dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu : a.
Pelayanan administrasi akademik untuk mahasiswa sejak tercatat sebagai mahasiswa UMSIDA sampai pada layanan terakhir yaitu pengambilan ijazah. SOP yang dihasilkan
adalah SOP Administrasi Akademik, yang meliputi Registrasi UlangHerregistrasi, Revisi Kartu Rencana Studi, Cuti Studi, Pindah Ke Perguruan Tinggi lain, Penyerahan
Nilai Akhir, Revisi Nilai , Mahasiswa yang habis masa studi dan pengambilan ijazah. b.
Pelayanan yang diberikan selain kepada mahasiswa misalnya Kopertis, Kopertais instansi lain di luar UMSIDA yaitu SOP Laporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS
3. STRUKTUR ORGANISASI STANDAR LAYANAN BAA
a. Visi dan Misi Biro Administrasi
Visi : Terciptanya sistem pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang mendukung
terciptanya
Customer Satisfaction
Kepuasan Pelanggan.
Misi :
a. Terlaksananya sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan yang terintegrasi
berbasis IT b.
Tersedianya data akademik dan kemahasiswaan yang akurat dan up-date. c.
Meningkatkan performance pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang baik. d.
Memberikan pelayanan yang cepat, tepat dan akurat kepada mahasiswa.
Motto : Senyum Anda Kepuasan Kami b.
Standar Layanan di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.
1 Masing-masing staf Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertanggung
jawab untuk melayani Fakultas sesuai dengan pembagian tugas yang ditentukan, seperti layanan kepada mahasiswa untuk her registrasi, membantu mahasiswa dalam
mengakses system KRS online, pengurusan nilai, cetak daftar hadir mahasiswa, pendaftaran ujian tengah semester, pendaftaran ujian akhir semester, cetak KHS,
cetak transkrip sementara dan sebagainya.
2 Penyelesaian ijazah dan transkrip dilaksanakan dengan melibatkan bagian-bagian
lain diluar BAA seperti Pusdasim 3
Pelayanan kepada pihak luar seperti pelaporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS dilaksanakan oleh staf operator PDDIKTI, SIMKOPTA dan EMIS.
4 Masing-masing staf dalam memberikan layanan harus memperhatikan kebutuhan
dari staf lainnya, bila salah seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat tertentu maka staf lainnya berkewajiban membantunya.
c. Budaya Kerja
1 Mengutamakan kepuasan pelanggan.
2 Membangun kepercayaan antar staf
3 Mengembangkan budaya
team work
4 Menjalin komunikasi kekeluargaan
5 Memberikan pelayanan kepada pelanggan intern dan ekstern.
d. Tugas dan Tanggung Jawab Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan
Kemahasiswaan BAA
Berdasarkan SK Rektor No : E.60200.02III2011, tugas dan tanggung jawab Biro
Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UMSIDA adalah sebagai berikut : 1
Her Registrasi KRS mahasiswa setiap awal semester. 2
Pelayanan mahasiswa dalam hal pindah ke PT lain, pindah Prodi, pindah Kelas. 3
Cetak Daftar Hadir Kuliah dan Daftar Hadir Ujian. 4
Cetak KTM, dan Buku Induk. 5
Pendaftaran Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester. 6
Entri nilai UAS,Cetak KHS, Cetak Transkrip. 7
Menyiapkan Ijazah dan Transkrip Lulusan. 8
Mengkoordinasikan perencanaan perkuliahan,dan menyusun kalender akademik. 9
Mengkoordinir Laporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS 10
Mengkoordinir Ijin Perpanjangan Prodi 11
Penyedia informasi yang terkait dengan mahasiswa yang dibutuhkan oleh pihak lain, baik dari dalam UMSIDA maupun luar UMSIDA
4. KEBIJAKAN MUTU
