Fungsi Dan Tanggung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap Di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

FUNGSI DAN TANGGUNG JAWAB CONTROLLER TERHADAP PENGAWASAN AKTIVA TETAP

DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

Diajukan oleh : ELYA AFRIDA

072102087 D3 AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas Ekonomi

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan kasih sayangNya yang telah memberikan kesempatan dan kesehatan lahir dan bathin kepada penulis hingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

Shalawat berangkaikan salam penulis haturkan kepada Rasulullah SAW yang menjadi uswatun hasanah dalam menyampaikan risalah kebenaran keseluruh ummatnya untuk bangkit dari kebodohan dan keterpurukan menuju kehidupan yang rahmatan lil’alamin dengan ilmu dan iman.

Dalam penyelesaian tugas-tugas dan syarat untuk mencapai gelar ahli madya dibidang ilmu akuntansi di Universitas Sumatera Utara, penulis telah berusaha menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Fungsi dan Tanggung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap Di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

Untuk kesempurnaan tugas akhir ini, tidak lupa penulis ucapkan terimakasih yang tak terhingga kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi

4. Ibu Nurzaimah, MM, Ak sebagai dosen pembimbing, yang telah membimbing penulis hingga terselesaikannya tugas akhir ini. Selama dalam bimbingan Ibu, penulis banyak mendapatkan ilmu sekaligus pengalaman yang sangat berharga. Semoga Allah membalas kebaikan Ibu. 5. Bapak Oka Rafi’i, SE serta seluruh staf di perpustakaan Fakultas Ekonomi

yang telah memberikan bantuan dan kemudahan bagi penulis saat mengadakan penelitian dalam penyelesaian tugas akhir ini.

6. Kedua orang tuaku yang kusayangi Zufrial Sihombing dan Mariani, yang telah berdoa, berjuang membesarkan dan membimbing putra-putrinya dengan kasih sayang yang tiada terhingga. Semoga Allah SWT membalas keduanya dengan kasih sayang dan kebahagiaan dihari tuanya. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak terdapat kekurangan disana-sini. Oleh karena itu penulis tidak menutup diri untuk saran dan kritik yang membangun buat penulis dan tugas akhir ini agar menjadi lebih baik lagi. Akhirnya kepada Allah jugalah penulis berserah diri, seraya berdoa semoga tulisan ini bisa memberikan manfaat bagi penulis dan yang lainnya. Amin ya Rabbal Alamin.

Medan, Januari 2010

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR...i

DAFTAR ISI ...iii

DAFTAR TABEL ...v

DAFTAR GAMBAR...vi

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Rumusan Masalah ... 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4

D. Sistematika Penelitian 1. Jadwal Penelitian... 5

2. Laporan Penelitian ... 6

BAB II : FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Ringkas... 7

B. Struktur Organisasi dan Personalia ... 10

C. Job Description... 15

D. Jenis Usaha Kegiatan ... 20

E. Kinerja Usaha Terkini... 20

BAB III : TOPIK PENELITIAN

A. Aktiva Tetap... 23

B. Metode Penyusutan ... 25

C. Cara Perolehan Aktiva Tetap ... 29

D. Tujuan Pengawasan Aktiva Tetap... 33

E. Teknik Pengawasan Terhadap Aktiva Tetap ... 35

F. Fungsi dan Tanggung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap... 41

BAB IV : PENUTUP A. Kesimpulan ... 43

B. Saran ... 44

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan ... 5

Tabel 3.1. Daftar Inventaris Perpustakaan FE USU ... 24

Tabel 3.2. Contoh Registrasi Buku ... 31

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2. 1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara ... 11 Gambar 3. 1. Contoh Stempel Perpustakaan FE USU ... 39

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Laju pertumbuhan ekonomi dalam suatu negara umumnya akan mendorong unit-unit usaha yang terdapat dalam negara yang bersangkutan untuk meningkatkan kegiatan usahanya. Dalam melaksanakan kegiatan operasi organisasi, ketika perusahaan/organisasi itu mulai didirikan, perusahaan memerlukan assets awal yang harus dimiliki agar perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik. Karena persaingan (kompetisi) dalam dunia usaha seiring dengan lajunya pertumbuhan ekonomi yang merupakan tantangan bagi setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya dengan berhasilguna serta berdayaguna agar dapat tetap tumbuh secara kompetitif.

Demi tercapainya setiap cita-cita dalam perusahaan, pelaksanaan kegiatannya harus dilakukan melalui salah satu alat penunjang operasi perusahaan yaitu dengan adanya aktiva tetap dalam suatu organisasi. Aktiva tetap adalah harta berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih dahulu yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.

Perkiraan aktiva tetap merupakan salah satu unsur yang terdapat di dalam neraca yang sifatnya permanen dan dapat digunakan terus-menerus dalam proses produksi, selama taksiran umur ekonomis aktiva tersebut. Aktiva tetap

terdiri dari tanah, peralatan, kendaraan, gedung, mesin dan harta berwujud lainnya. Aktiva tetap merupakan faktor penunjang terjaminnya operasional perusahaan/organisasi dengan lancar. Jika Aktiva tetap perusahaan mengalami kerusakan karena kurangnya perhatian dari pihak perusahaan/kurangnya pengawasan terhadap aktiva tetap akan membawa pengaruh kepada jalannya kegiatan ekonomi perusahaan.

Untuk itu aktiva tetap yang ada pada suatu perusahaan/organisasi haruslah benar-benar diperhatikan karena bila ditinjau dari segi pengolahan dan pembuatannya memakan waktu yang cukup lama serta pengawasan rumit. Sistem pengawasan dimulai saat dibuatnya komitmen terhadap pengadaan aktiva tetap sampai diposisi terakhir melalui penjualan aktiva tetap. Pengawasan dilaksanakan untuk menguji kebenaran aktiva tetap, apakah dipertanggungjawabkan, dipergunakan secara jujur, diasumsikan secukupnya dan ditangani dengan cara lain sebagaimana yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan.

Apabila terdapat kesalahan dalam mengelola aktiva tetap yang terdapat dalam perusahaan seperti kesalahan dalam penafsiran umur ekonomis ataupun pemeliharaan aktiva tetap yang tidak benar akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan/organissasi sehingga aktiva tetap yang dimiliki perusahaan perlu dibuat pengawasan intern yang benar sesuai dengan standar akuntansi yang berterima secara umum. Oleh karena itu, dalam struktur organisasi diperlukan bagian akuntansi yang dijabat oleh seorang kepala akuntansi. Sebutan yang paling umum dan represantatif adalah controller.

Adapun fungsi-fungsi controller secara umum,yaitu:

1. Fungsi perencanaan (Planning Function)

2. Fungsi Akuntansi (Accounting Function) 3. Fungsi Pelaporan (Reporting Function) 4. Fungsi Pengawasan (Controlling Function) 5. Fungsi-fungsi lain (Other Function)

Melihat kaitan antara fungsi controller dengan fungsi-fungsi manajemen, diperoleh suatu kesimpulan begitu pentingnya peranan controller dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan, sebab dengan adanya bagian controller ini akan semakin meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dengan ketentuan bahwa bagian contoller ini benar-benar dibawahi oleh seorang yang profesional.

Dari uraian di atas, mengenai pentingnya peranan controller dalam membantu manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap investasi pada aktiva tetap dalam mendorong tercapainya tujuan organisasi, maka peneliti mengambil judul ”Fungsi dan Tangung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap Di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”.

B. Rumusan Masalah

Dalam menjalankan setiap kegiatan dalam perusahaan, tentu saja perusahaan memiliki masalah yang terkadang muncul dan sudah pasti harus dihadapi oleh perusahaan. Masalah merupakan faktor yang dapat membahayakan perusahaan jika tidak segera diselesaikan. Penulis merumuskan masalah yang

berikut untuk penelitian ini yaitu: ”Apakah fungsi dan tanggung jawab controller

terhadap pengawasan aktiva tetap di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan efektif ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian yang dapat diperoleh setelah melakukan penelitian adalah :

1. Untuk mengetahui apakah fungsi dan tangung jawab controller terhadap pengawasan aktiva tetap di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah efektif,

2. Untuk memperluas wawasan atau pandangan penulis mengenai fungsi dan tangung jawab controller terhadap pengawasan aktiva tetap di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan yang dipelajari penulis selama masa perkuliahan,

3. Untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi USU Medan.

Manfaat yang dapat diperoleh dari pelaksanaan penelitian ini adalah : 1. Bagi pihak Perpustakaan, sebagai bahan masukan untuk memperbaiki

fungsi dan tangung jawab controller terhadap pengawasan aktiva tetap di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa yang akan datang

2. Bagi Penulis, sebagai bahan masukan jika dimintai pendapat mengenai fungsi dan tangung jawab controller terhadap pengawasan aktiva tetap di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

3. Bagi Penulis lain, sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian sejenis berikutnya.

D. Sistematika Penelitian

Sistematika penelitian terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.

1. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1

Jadwal Penelitian

MINGGU KE NO KEGIATAN

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

2. Laporan Penelitian

Laporan penelitian terdiri dari empat bab yaitu bab pendahuluan, bab profil fakultas, bab topik penelitan dan bab penutup. Pada bab pendahuluan penulis menjelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penelitian yang terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian. Pada bab profil organisasi penulis menjelaskan mengenai keadaan umum fakultas ekonomi yang mencakup sejarah ringkas fakultas ekonomi, struktur organisasi dan personalia, job

description, kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. Pada bab

topik penelitian penulis menjelaskan mengenai aktiva tetap, metode penyusutan, perolehan aktiva tetap, tujuan pengawasan aktiva tetap, teknik pengawasan terhadap aktiva tetap serta fungsi dan tanggung jawab controller

terhadap pengawasan aktiva tetap. Pada bab penutup Penulis membuat kesimpulan dan saran yang dapat dipergunakan perusahaan dimasa yang akan datang.

BAB II

PROFIL ORGANISASI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan yang menjabat sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr.Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Pengertian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan dalam

lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No.23/DIKTI/ Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma –III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatn

b. Program Studi Keuangan c. Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah:

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Setiap perusahaan baik perusahaan milik negara maupun milik swasta, tidak terkecuali Fakultas Ekonomi memiliki struktur organisasi. Dengan adanya stuktur organisasi fakultas, maka setiap aparat akan mempunyai kesatuan tindakan dalam melaksanakan kegiatan operasional secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu semakin baik struktur organisasi suatu perusahaan akan menjadikan perangkat dari organisasi lebih terintegrasi dan terkoodinir dengan baik.

Struktur organisasi dapat dikatakan merupakan alat vital dalam suatu perusahaan, misalnya dalam hal pendelegasian wewenang kepada bawahan dan batas tanggung jawab atas wewenang yang diberikan kepadanya. Tindakan yang dilakukan oleh tiap-tiap bagian dalam perusahaan harus menyatukan usaha dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula. Tanggung jawab harus dibagi sedemikian rupa sehingga tidak ada orang atau individu yang mengendalikan seluruh tahapan transaksi.

Suatu organisasi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,

melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini.

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Baguan Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Berikut adalah daftar personalia Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

Pimpinan Fakultas Ekonomi USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi USU

Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak

Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza

Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc Prof. Dr. Amrin Fauzi

Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec, A.cc, Ak Prof. Dr. Syad Afifuddin S, M.Ec

Prof. Dr. Ramli, MS

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Drs. Arifin Hamzah, MM., Ak

Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Hassan Sakti Siregar, M.Si, Ak Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Prof. Dr. lic. Reg. Sirojuzilam, SE Prof. Dr. Rismayani, MS

Departemen

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc

Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA

Akuntansi

Ketua : Drs. Hassan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

Program Diploma

Keuangan

Ketua : Prof. Paham Ginting, MS

Akuntansi

Ketua : Drs. Hassan Sakti Siregar,M.Si,Ak Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si,Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kammariyah, SE Kasub Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub Umum & Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub Akademik : Fepti Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zaliana, S.Sos Bendaharawan Gaji : Maslan, SE

PMUC : Suparyo, SE

Lembaga-Lembaga Penunjang

Puslitbank

Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Unit Pelayanan

C. Job Description Fakultas Ekonomi

Fakultas dipimpin oleh Dekan, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor. Urusan administrasi di Fakultas dikelola oleh Bagian Tata Usaha yang terdiri atas :

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja Dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penilitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan para

masyarakat di lingkungan masyarakat.

h. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun Rencana Kerja Dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerima tamu pimpinan, rapat dinas, dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah di teliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusutan RKAT Bagian

c. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai d. melaksanakan urusan mutasi pegawai

e. memverivikasi usulan angka kredit jabatan fungsional

f. memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar, ijin dan cuti

g. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai h. memproses SK jabatan struktural dan fungsional i. memproses pelanggaran disiplin pegawai

j. memproses asuransi pegawai

k. menyusun laporan kerja sub bagain dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan.

k. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtenagaan dan perlengkapan

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian

D. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma

Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu

juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian–penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar– seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan–kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari–hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai–nilai dan norma–norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain dalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Aktiva Tetap

Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan aktiva tetap, penulis mengutip beberapa pengertian dari aktiva tetap. Menurut PSAK No 16 (2007:16.2) aktiva tetap adalah aset berwujud yang :

(a) dimiliki untuk digunakan dalam produksi atau penyediaan barang atau jasa yang direntalkan kepada pihak lain atau untuk tujuan administratif,

(b) diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satu periode.

Sedangkan menurut Warren, Reeve, Fees (2005:504), ”aktiva tetap (fixed

assets) merupakan aktiva jangka panjang atau aktiva yang relatif permanen.

Mereka merupakan aktiva berwujud (tangible assets) karena ada secara fisik. Aktiva tersebut dimiliki dan digunakan oleh perusahaan serta tidak dimaksudkan untuk dijual sebagai bagian dari operasi normal”.

Menurut Soemarso (2005:20), ”aktiva tetap merupakan aktiva berwujud (tangible assets) yang: (1) masa manfaatnya lebih dari 1 tahun; (2) digunakan dalam kegiatan perusahaan; (3) dimiliki tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan normal perusahaan serta; (4) nilainya cukup besar”.

Menurut Weygandt, Kieso, Kimmel (2007:566), ”aset tetap (plant assets) adalah sumber daya yang memiliki tiga karakteristik: memiliki bentuk fisik (bentuk & ukuran yang jelas), digunakan dalam kegiatan operasional, dan tidak dijual ke konsumen”.

Adapun daftar aktiva yang terdapat di Perpustakaan Fakultas Ekonomi dapat dilihat pada tabel 3.1 dibawah ini:

Tabel 3.1

Daftar inventaris Perpustakaan FE USU

NO. JENIS BARANG MERK/TIPE JUMLAH/UNIT KETERANGAN

1. Dispenser National 1 Baik

2. Filling Kabinet 1 Baik

3. Jam Dinding SEIKO 1 Baik

4. Kipas Angin KDK 3 Baik

5. Komputer LG dan

Samsung

2 Baik

6. Kursi Belajar 49 Baik

7. Kursi Bertangan 3 Baik

8. Kursi Kantor 1 Baik

9. Kursi Putar 9 Baik

10. Lemari Kaca 3 Baik

11. Lemari Kayu 22 Baik

12. Lemari Makan 1 Baik

13. Meja Baca/Belajar 30 Baik

14. Meja Kantor 6 Baik

16. Meja Kayu Kecil 5 Baik

17. Mesin Tik 1 Baik

18. Mukena 2 Baik

19. Printer 1 Baik

20. Racun Api 1 Baik

21. Rak Buku Besi 13 Baik

22. Rak Koran 2 Baik

23 Sajadah 4 Baik

Sumber : Perpustakaan FE USU

Media Cetak Yang Ada Di DaLam Ruang Baca/Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:

1. Media Cetak Harian : a. Kompas

b. Medan Bisnis c. Waspada

2. Media Cetak Mingguan: a. Tempo

3. Media Cetak Bulanan : a. Info Bank

Jumlah Skripsi Program S1 Reguler, D3, dan S1 Ekstensi

1. Program S1 Reguler:

a. S1 Akuntansi : No. 959 s/d 2133 = 1177

b. S1 Ekonomi Pembangunan : No. 253 s/d 968 = 715

c. S1 Manajemen : No. 882 s/d 1982 = 1156

2. Program D3 :

a. D3 Akuntansi : No. 642 s/d 1988 = 1346

b. D3 Keuangan : No. 473 s/d 1810 = 1337

c. D3 Kesekretariatan : No. 463 s/d 1331 = 870 3. Program S1 Ekstensi :

a. S1 Akuntansi : No. 1 s/d 2133 = 1135

b. S1 Manajemen : No. 169 s/d 1243 = 1074

Jumlah buku yang terdapat di Perpustakaan FE USU sebanyak kurang lebih 4585 buku, sedangkan jumlah jurnal adalah kurang lebih 117 buah.

B. Metode Penyusutan

Penyusutan adalah penurunan kemampuan aktiva dalam menyediakan manfaat dalam rangka aktivitas operasional perusahaan. Hal ini dikarenakan pemakaian yang terus-menerus, sehingga mengakibatkan fungsi aktiva tetap tersebut menurun dari hari ke hari. Faktor-faktor yang mengakibatkan

kemampuan aktiva tetap dalam operaional perusahaan menurun disebabkan oleh faktor fisik dan fungsional.

1. Faktor fisik : Faktor ini berkaitan dengan berlalunya waktu dan pemakaian dalam operasi perusahaan. Faktor ini menyebabkan terjadinya kegugusan teknis seperti aus

(wear and tear), usang karena umur (deteroriation and

decay), kerusakan-kerusakan selama pemakaian dalam

operasional.

2. Faktor fungsional : Faktor yang berkaitan dengan ketidakmampuan aktiva tetap tersebut untuk menjalankan fungsinya memenuhi kebutuhan yang diharapkan, walaupun dari segi fisik aktiva tetap tersebut masih dapat digunakan. Hal ini antara lain karena :

a. Kemajuan teknologi, dimana diperoleh tingkat produktivitas yang lebih tinggi jika aktiva tetap tersebut diganti dengan aktiva tetap yang lebih modern.

b. Selera konsumen, dimana produk yang dihasilkan oleh aktiva tetap tersebut sudah ketinggalan model dan tidak ada lagi peminatnya.

Akuntansi depresiasi (penyusutan) merupakan sistem akuntansi yang bertujuan untuk mendistribusikan biaya atau nilai dasar lainnya dari aktiva tetap dikurangi nilai sisa, selama taksiran manfaatnya masih ada.

Depresiasi adalah suatu proses alokasi, bukan proses penilaian. Oleh karenanya nilai buku suatu aktiva tetap yang nampak dalam neraca bukan menyatakan nilai pasarnya yang turun pada saat itu, tetapi merupakan bagian dari cost yang belum dialokasikan sebagai biaya.

Dalam menghitung depresiasi (penyusutan) ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut :

1. Asset cost (harga perolehan aktiva tetap)

2. Residual value (nilai residu/sisa), yaitu nilai yang diharapkan dapat

direalisasi pada saat asset tidak dapat digunakan lagi.

3. Useful life (masa manfaat)

4. Depreciation method (metode penyusutan). Metode penyusutan aktiva

tetap yang digunakan oleh suatu perusahaan harus sesuai dengan sifat dan penggunaan aktiva tetap. Kebijaksanaan pimpinan dan metode penyusutan yang digunakan harus konsisten.

Dalam melaksanakan fungsinya contoller harus dapat menentukan metode penyusutan yang sesuai dengan sifat dan penggunaan aktiva tetap bersangkutan. Pembebanan biaya penyusutan yang tepat akan menunjukkan penetapan pendapatan yang tepat serta melindungi investasi atas aktiva tetap dari pemilik. Controller juga harus menentukan masa manfaat dan nilai residu, terutama dalam memberikan rekomendasi kepada pimpinan mengenai kebijaksanaan penyusutan yang akan diterapkan.

Menurut PSAP No.7, metode yang digunakan atas aktiva yang dimiliki BUMN adalah:

1. Metode garis lurus 2. Metode saldo menurun 3. Metode unit produksi

Dari ketiga metode diatas maka PT BUMN biasanya akan menggunakan metode garis lurus. Di dalam Universitas Sumatera Utara tidak ada pemisahan aset-aset USU antara unit kerja lainnya. Pencatatan pelaporan dipusatkan di Biro Rektor, sedangkan unit kerjanya misalnya Perpustakaan tidak dilakukan.

Alasan yang mendukung pernyataan ini adalah karena telah ditetapkan dalam UU, yaitu SAP No.24 Tahun 2005 yang mana mengatur pencatatan pelaporan keuangan akuntansi di tingkat pemerintah.

Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU juga tidak didapati adanya penyusutan aktiva tetap. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa Perpustakaan FE USU hanya ruang baca yang dipergunakan untuk mahasiswa Fakultas Ekonomi ataupun mahasiswa Fakultas lain yang masih menjadi mahasiswa Universitas Sumatera Utara. Pepustakaan FE USU bukan merupakan suatu badan usaha yang mencari profit atau laba. Oleh karena itu setiap aktiva tetap yang ada di Perpustakaan FE USU tidak pernah disusutkan.

Aktiva tetap yang keluar dari Perpustakaan FE USU karena telah habis masa manfaatnya dan akan diganti, dimana biaya untuk mengganti aktiva tetap yang habis masa manfaatnya tersebut diusulkan terlebih dahulu ke bagian

perlengkapan USU. Oleh karena itu setiap asset yang ada di Perpustakaan FE USU diawasi dengan cukup baik oleh controllernya.

C. Cara Perolehan Aktiva Tetap

Suatu aktiva tetap mempunyai harga perolehan yang meliputi seluruh jumlah biaya yang dikeluarkan atau hutang yang timbul untuk memperoleh aktiva tersebut. Biaya perolehan dicatat sebesar harga perolehannya yaitu harga beli aktiva tersebut ditambah biaya yang dikeluarkan sampai aktiva tetap tersebut dapat digunakan oleh perusahaan. Dalam menjalankan aktivitasnya, suatu perusahaan dapat memperoleh aktiva tetap dengan beberapa cara diantaranya, pembelian, disumbangkan (hadiah), dan dibangun sendiri.

1. Pembelian

Pembelian suatu aktiva tetap dapat dilakukan secara tunai dan kredit. Secara tunai biasa dilakukan apabila perusahaan memiliki dana yang cukup untuk memperolehnya. Dalam perkiraan, aktiva tetap tersebut dicatat sebesar jumlah uang yang dikeluarkan sehubungan dengan pembelian tersebut. Biaya-biaya yang dikapitalisasi sebagai harga perolehan adalah aktiva tetap itu sendiri ditambah dengan biaya-biaya terkait pembelian aktiva tetap tersebut seperti pajak penjualan, biaya pengangkutan, asuransi dalam perjalanan, bea nama balik, dan biaya pemasangan.

Dengan begitu aktiva tetap dapat diakui oleh perusahaan pada saat aktiva tetap tersebut diterima sebesar harga perolehannya. Menurut Warren Reeve Fess (2005:506), ”harga perolehan aktiva tetap meliputi semua

jumlah yang dikeluarkan untuk mendapatkan aktiva tetap dan membuatnya siap digunakan. Sebagai contoh, biaya pengangkutan dan pemasangan peralatan termasuk bagian dari total biaya aktiva tetap”.

Jika perusahaan melakukan pembelian secara kredit, maka dalam aktiva tetap yang bersangkutan dicatat sebesar nilai tunainya. Sedangkan selisih antara nilai tunai dengan harga pembelian kredit tersebut dianggap sebagai beban bunga. Unsur bunga dan financing cost yang terdapat didalamnya harus dikeluarkan dan diperlakukan sebagai biaya dalam periode dimana pembayaran itu terjadi. Oleh karena itu harus dicatat dalam perkiraan beban bunga.

2. Aktiva Tetap yang dihadiahkan

Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara dihadiahkan disebut

nonreciprocal transfer atau transfer yang tidak memerlukan umpan balik.

Aktiva ini wajib dicatat sebesar harga pasar yang wajar atau berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh pihak perusahaan penilai yang independen

(appraisal company) dan di kredit modal donasi (donate capital). SFAS

No.116, “Akuntansi untuk kontribusi yang diterima dan kontribusi yang diberikan”, mendifinisikan kontribusi sebagai : ”Transfer tak bersyarat atas kas atau aktiva lainnya kepada suatu entitas atau penyelesaian atau pembatalan kewajiban secara sukarela tanpa timbal balik apapun oleh entitas lain yang bertindak selain daripada pemilik (par.5)”.

3. Aktiva yang dibangun sendiri

Dalam memperoleh suatu aktiva tetap terkadang dilakukan dengan cara dibangun sendiri. Hal ini dikarenakan biaya perolehannya akan lebih rendah, selain itu kualitas aktiva tetap akan lebih baik. Biaya perolehan aktiva tetap meliputi seluruh biaya-biaya pembuatannya termasuk bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead langsung maupun tidak langsung yang merupakan biaya-biaya diluar biaya operasional perusahaan sehari-hari. Menentukan jumlah overhead tidak langsung yang akan dialokasikan pada aktiva yang dikerjakan bukanlah hal yang mudah.

Perolehan aktiva tetap yang terdapat di perpustakaan Fakultas Ekonomi USU umunya dilakukan dengan 3 cara yaitu :

a Perolehan dari donasi/sumbangan

Pada dasarnya perolehan ini didapat dari dekan ataupun alumni. Sistem pencatatan yang dilakukan oleh Perpustakaan Ekonomi USU yaitu ketika aktiva diterima maka aktiva tersebut langsung diregistrasi lalu distempel dan disusun ke rak buku. Contoh pencatatannya dapat dilihat pada tabel 3.2 dan tabel 3.3 berikut ini.

Tabel 3.2 Contoh registrasi buku

No.Urut No.Registrasi Judul

Pengarang Penerbit

edisi jilid Jumlah

Keterangan Asal

Accounting Decision Staubus Scholar book CD Tabel 3.3

Contoh registrasi jurnal

No.Urut Judul Jilid Volume

Tanggal Pengarang Penerbit Jlh Harga Sumber

036 Analisa Menanjaknya dan Prospek Kawasan Pasifik Tahun VIII No.10 Oktober 1979 Kirdi Dipoyudo Centre For Strategic and International 1 - Sumbangan Dekan

Sumber : Perpustakaan FE USU

Kemudian buku yang diterima akan dinomori sesuai dengan nomor urut yang ada di buku besar. Tetapi untuk jurnal Perpustakaan tidak memberikan nomor urut, hanya melakukan pencatatan saja.

2. Inventaris

Inventaris yang dimaksud yaitu aktiva tetap yang dimiliki Perpustakaan FE USU yang pada dasarnya berasal dari Fakultas Ekonomi untuk membantu kegiatan operasional Perpustakaan..

3. Pembelian

Pembelian yang dimaksud disini adalah dengan melakukan surat permohonan kepada Fakultas yang kemudian pihak Fakultas yang akan membelinya. Selain itu pihak perpustakaan juga membeli aktiva dengan inisiatif sendiri yaitu pembelian yang dilakukan dengan sukarela.

D. Tujuan Pengawasan Aktiva Tetap

Dalam suatu organisasi yang memiliki nilai aktiva tetap yang dominan dari total nilai aktiva organisasi harus memiliki sistem akuntansi yang baik yang mendukung internal control (pengawasan intern) terhadap aktiva tetap yang dapat diandalkan. Sistem akuntansi yang baik harus meliputi semua teknik, metode dan prosedur dalam pencatatan dan pengolahan data akuntansi untuk memperoleh pengawasan intern yang baik dalam organisasi. Dengan sistem akuntansi yang baik maka kita dapat mengetahui kecurangan–kecurangan atau pencurian aktiva yang terjadi di organisasi. Dari kecurangan dan pencurian tersebut maka dapat diterapkan sistem pengawasan intern yang baik sebagai upaya untuk mengurangi atau menghindari kecurangan dan pencurian yang sering terjadi di dalam organisasi.

Dalam kaitannya dengan pengawasan aktiva tetap secara spesifik, tekanan dari tujuan sistem pengawasan intern lebih diutamakan pada perlindungan terhadap kekayaan (aktiva tetap).

Tujuan pengawasan aktiva tetap sebagai berikut :

a. Menghindari kecurangan terhadap pencatatan terhadap fisik aktiva tetap dengan yang sebenarnya dilakukan dengan cara :

1) memeriksa daftar kumpulan aktiva tetap kemudian mengadakan pengecekan langsung kelapangan, apakah sesuai catatan dengan kenyataan,

2) apabila ada aktiva tetap yang berkurang karena sudah rusak dan akan diafkir, staff Tata Usaha akan memeriksa daftar usulan pengafkiran aktiva tetap,

3) aktiva tetap apabila mengalami kecurian, Papam harus dibuat Berita Acara kehilangan agar barang tersebut bisa diundurkan dari barang produktif. b. Untuk mendeteksi aktiva tetap yang telah hilang, rusak atau menganggur,

perhitungan fisik persediaan aktiva tetap harus dilakukan secara periodik dalam rangka memeriksa keakuratan catatan akuntansi. Selain itu aktiva tetap harus diperiksa secara periodik untuk menentukan kondisinya. Pengawasan yang hati-hati juga harus dilaksanakan dalam pelepasan aktiva tetap. Semua pelepasan harus diotorisasi dan disetujui secara benar.

c. Mengetahui keberadaan aktiva tetap apakah sesuai dengan fungsinya dilakukan dengan cara :

1) adanya daftar kumpulan aktiva tetap maka dapat diketahui keberadaan aktiva tetap dan fungsinya masing-masing,

2) krani aktiva tetap akan mengadakan pengecekan langsung secara rutin untuk memeriksa keberadaan aktiva tetap berdasarkan catatan yang ada pada kumpulan aktiva tetap.

Menurut Widjajanto (2002) pengendalian intern adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk :

a) mengamankan aktiva perusahaan,

b) mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi, c) meningkatkan efisiensi,

d) mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran operasi. Menurut penulis sistem pengawasan intern aktiva tetap pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU Medan telah sesuai dengan teori pada kutipan yang penulis sajikan, dimana metode yang digunakan perusahaan telah dipergunakan sepenuhnya begitu juga dengan tujuan pengawasan aktiva tetap, maka sistem pengawasan yang dilakukan perusahaan sudah efektif.

E. Teknik Pengawasan Terhadap Aktiva Tetap

Karena aktiva tetap bernilai tinggi dan berumur ekonomis panjang, adalah penting untuk merancang dan menerapkan pengendalian internal yang efektif atas aktiva tetap. Segera setelah aktiva tetap diterima, aktiva tersebut harus diperiksa dan diberi label untuk tujuan pengendalian dan dicatat. Prosedur ini dimaksudkan untuk membentuk pertanggunggugatan awal bagi aktiva dimaksud.

Dalam melakukan teknik pengawasan aktiva tetap tentunya tidak terlepas dari sistem pengawasan intern yang terdapat di dalam organisasi, sebab teknik pengawasan aktiva tetap merupakan bagian dari cara–cara yang digunakan oleh pimpinan untuk mengawasi operasional organisasi.

Pengawasan dalam suatu perusahaan mencakup rencana organisasi dan semua metode serta prosedur terutama yang mengenai dan berhubungan langsung dengan pengamanan aktiva.

Dalam rangka pelaksanaan teknis pengawasan maka ada beberapa prinsip pengawasan intern yang baik :

1. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya

Pemberian tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing pegawai harus berdasarkan (sesuai dengan) kecakapan, pengalaman dan kejujuran.

2. Pemisahan wewenang

Dengan maksud pengawasan intern, maka penempatan pegawai disamping bertujuan untuk mempergunakan tenaga pegawai sebaik-sebaiknya juga harus didasari prinsip adanya pemisahan yang baik meliputi tugas dan wewenang. Dalam hubungannya dengan pemisahan tugas/ wewenang perlu diingat bahwa, tugas–tugas dibagikan kepada beberapa pegawai sehingga ”tidak seorang pun mengerjakan suatu transaksi sejak awal sampai dengan selesai ”.

3. Pengawasan

Hasil pekerjaan masing-masing pegawai harus diawasi dan dinilai oleh atasannya yang bertanggung jawab atas hasil pekerjaan pegawai tersebut. Alasan itu, sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen, harus menilai hasil pekerjaan bawahannya dan jika diperlukan mengadakan

tindakan koreksi. Adalah tangung jawab pimpinan terhadap pegawai untuk mengawasi mereka, agar supaya mereka tetap jujur, efektif dan efisien.

4. Penetapan tanggung jawab secara perseorangan

Dalam menetapkan tanggung jawab mengenai suatu tugas, harus dapat diikuti pelaksanaan tugas-tugas itu sampai tingkat yang melaksanakannya dengan maksud untuk menghubungkan hasil pelaksanaan tersebut dengan tanggug jawab masing–masing petugas.

Penetapan tanggung jawab perseorangan dengan demikian membawa pengaruh psikologis bahwa tugas–tugas itu akan lebih diperhatikan sehingga para petugas akan bekerja lebih waspada. Tiap orang akan bekerja lebih baik jika dia tahu bahwa dia akan diminta pertanggungjawaban apabila ada hal – hal yang tidak beres dalam tugasnya.

5. Pemeriksaaan otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang rutin.

Prosedur–prosedur hendaknya disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan adanya pencocokan antara pekerjaan petugas yang satu dengan petugas yang lain.

6. Pencatatan yang seksama dan segera.

Transakasi–transaksi, baik ekstern maupun intern yang mempunyai akibat ekonomis, harus segera dicatat dalam dokumen dasar yang telah disediakan.

Pencatatan harus lengkap dan tidak gampang diubah. Ini dapat diperkuat dengan menggunakan formulir – formulir tercetak yang diberi nomor urut. Jika suatu formulir salah diisinya, maka harus dicap dengan tanda batal dan disimpan dalam urutan yang baik. Karena adanya nomor urut itu, maka jika ada dokumen yang hilang/dicuri akan segera dapat diketahui.

7. Penjagaan fisik

Jelas kiranya bahwa kerugian-kerugian karena kecurangan akan banyak berkurang dengan adanya alat – alat penjagaan secara fisik misalnya gudang yang terkunci dan sebagainya

8. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin.

Secara periodik, sistem administrasi harus diteliti kembali oleh suatu institute yang bebas dari pekerjaan rutin dalam organisasi. Dalam hubungan tersebut adalah bagian pemeriksaan intern (Internal Audit

Department) dan perusahaan itu sendiri atau dapat berupa kantor akuntan

ekstern.

Teknik pengawasan aktiva tetap yang berjalan di Perpustakaan FE USU tidak sepenuhnya mengikuti prinsip pengawasan intern yang baik seperti yang penulis kemukakan di atas.

Berikut adalah teknik pengawasan aktiva tetap yang terdapat di Perpustakaan FE USU.

Pemberian tugas dalam mengawasi keberadaan aktiva tetap ataupun tugas yang lain telah diberikan kepada karyawan yang kapabel dan dapat dipercaya.

Pada perpustakaan setiap tugas tidak dilakukan oleh 1 orang saja. Karena setiap tugas telah diatur oleh Kepala Perpustakaan untuk masing-masing pegawai. Sehingga tidak ada yang memiliki tugas yang sama.

Penjagaan fisik juga telah dilakukan dengan baik, selain itu setiap transaksi yang terjadi di Perpurtakaan FE USU telah dicatat dengan seksama dan segera. Misalnya buku yang dari donasi ketika diterima langsung akan dicatat oleh pegawai. Tetapi pada Perpustakaan Ekonomi USU tidak terdapat adanya penetapan tanggung jawab secara perseorangan sehingga hal ini dapat menyebabkan adanya penyelewengan kekuasaan yang dilakukan oleh pegawai.

Pengawasan atas aktiva tetap telah dilakukan semampunya oleh pegawai yang berwenang yang mana pegawai tersebut juga bertanggung jawab atas keberadaan aktiva.

2. Tamu / Mahasiswa

a. Setiap tamu/mahasiswa harus mengisi buku tamu sebelum masuk ke ruang baca dan meninggalkan KTM sesuai stambuknya pada tempat yang telah disediakan.

b. Setiap buku yang terdapat di Perpustakaan Ekonomi USU diregistrasi secara manual sesuai dengan buku besar yang tersedia di ruang baca FE USU. Buku yang telah diregistrasi kemudian diberi stempel seperti pada gambar 3.1 dan gambar 3.2 berikut ini :

NO : 507 / P / FE – USU / 2002 Exp : 3 Paraf Petugas :

Gambar 3.1

Contoh stempel Perpustakaan FE USU

PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI USU

M E D A N

Gambar 3.2

Sumber : Perpustakaan FE USU

Hal ini dilakukan agar meminimalisasi hal-hal yang tidak diinginkan misalnya pencurian buku, sehingga stempel yang diberikan merupakan petanda bahwa buku tersebut adalah milik Perpustakaan FE USU.

c. Ketika mahasiswa yang hendak mengcopy buku yang diperlukan, maka mahasiswa tersebut harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Perustakaan FE USU, dimana prosedurnya yang ditetapkan adalah :

1. Terlebih dahulu buku yang ingin difotokopi dicatat oleh pegawai. Hal ini agar peminjam tidak dapat mengganti buku yang dibawa.

2. Peminjam harus meninggalkan KTM yang notabene adalah mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ataupun mahasiswa dari fakultas lain tetapi masih mahasiswa USU.

3. Skripsi yang terdapat di Perpustakaan FE USU hanya boleh digunakan untuk dibaca dan di tulis ataupun di inputkan datanya ke laptop. Skripsi ini tidak dapat dibawa pulang oleh tamu ataupun mahasiswa.

d. Skripsi yang terdapat di Fakultas Ekonomi USU juga diregistrasi sesuai dengan jurusan, stambuk dan datanya telah dikomputerisasi dan di jilid. Sehingga skripsi disusun sesuai dengan data yang terdapat di Perpustakaan Ekonomi USU. Hal ini sangat memudahkan tamu atau mahasiswa yang ingin mencari skripsi. Karena tempat skripsi juga telah khusus disediakan, sehingga tamu hanya mencari skripsi sesuai dengan nomor registrasi.

F. Fungsi dan Tanggung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap

Fungsi pengawasan merupakan fungsi utama seorang controller. Fungsi pengawasan meliputi aktivitas untuk menentukan dan mengevaluasi apakah pelaksanaan sesuai dengan perencanaan. Apabila terdapat penyimpangan, maka

controllership yang berkewajiban melaporkan kepada pimpinan bagian yang

bersangkutan untuk selanjutnya oleh pimpinan diambil tindakan yang seperlunya. • Fungsi Controller, menurut sistem pengendalian manajemen lebih

menekankan pada lingkungan organisasi dan aspek perilaku orang untuk mencapai tujuan organisasi, dan dilakukan oleh CFO.

• Fungsi Controller, menurut controllership lebih ditekankan pada fungsi dan tekhnik-tekhnik pengawasan yang harus dilakukan di dalam perusahaan, dan dilakukan Kepala Fungsional/Unit Akuntansi (dulu) sekarang juga oleh CFO. • Fungsi Controller menurut Sistem Pengendalian Manajemen (Management

Control System) dan Controllership, berbeda pada penekanannya.

Dari keterangan diatas dapat diketahui bahwa tugas controller adalah menentukan apakah ada penyimpangan (variance) dalam pelaksanaan. Oleh karena itu, fungsi pengawasan ini harus mengacu kepada norma-norma, ukuran, kebijaksanaan, prosedur, tujuan, standard maupun sasaran pelaksanaan suatu kegiatan atau project yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak sebelumnya. Pada Perpustakaan Ekonomi Universitas Sumatera Utara fungsi dan tanggung jawab controller adalah mengawasi jalannya kegiatan di dalam

lingkungan perpustakaan. Controller bertanggung jawab untuk mengawasi akan kemungkinan-kemungkinan terjadinya kecurangan atau pencurian. Apabila diketahui adanya kecurangan ataupun pencurian yang dilakukan oleh tamu atau mahasiswa maka controller bertanggung jawab.

Selain itu, tugas dan tanggung jawab contoller atau Kepala Perpustakaan FE USU adalah:

1. Mengawasi inventaris Ruang baca / Pustaka Fakultas Ekonomi USU 2. Mengawasi kinerja Pegawai / Staf Administrasi Ruang Baca

3. Mengawasi proses registrasi buku, jurnal, majalah, sampai tersusun di rak buku sesuai jurusannya.

4. Mengawasai kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas ruang baca.

5. Mengajukan permohonan pembelian buku- buku / jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/ surat sebagai pendukung proses belajar sesuai dengan usulan mahasiswa / staf pengajar.

6. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan

7. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada Staf Pengajar, Staf Administrasi yang mempergunakan fasilitas Ruang Baca tidak sesuai dengan Peraturan yang ditetapkan Dekanat

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hal-hal yang telah dikemukakan di atas maka penulis dapat menarik kesimpulan yaitu:

1. Fungsi dan tanggung jawab controller dalam perencanaan dan pengendalian atas aktiva tetap pada perpustakaan FE-USU tidak secara khusus diatur dalam stuktur organisasi, namun dalam prakteknya dijalankan oleh kepala keperpustakaan dibantu anggota-anggotanya. Ditinjau dari segi pengendalian intern yang baik, hal tersebut mengandung kelemahan karena membuka peluang terjadinya kolusi antara kedua bagian tersebut terutama dalam hal pengadaan dan kewajaran dari perolehan aktiva tetap yang dapat merugikan organisasi yaitu perpustakaan itu sendiri.

2. Teknik pengawasan atas aktiva tetap yang berjalan di Perpustakaan Ekonomi USU sudah cukup baik. Pengadaaan dan penggunaan atas aktiva tetap cukup efektif dan efisien. Setiap pencatatan transaksi telah didukung dengan bukti yang lengkap.

B. Saran

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dalam meningkatkan efektifitas pengawasan dan pengendalian dalam Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU, penulis menyarankan agar dimasa mendatang Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU membuat fungsi dan tanggung jawab contoller secara terpisah dengan bagian-bagian lain. Sebaliknya contoller dilaksanakan oleh satu bagian yang bertanggung jawab secara langsung kepada atasan. Dengan demikian kinerja dari bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan dan pengendalian aktiva tetap dapat lebih dipertanggungjawabkan serta dapat mencegah atau mengurangi kemungkinan – kemungkinan terjadinya korupsi dalam pengadaan dan penggunaan aktiva tetap dalam organisasi. Sistem pengawasan aktiva tetap yang sudah baik dan efektif harus dipertahankan dan ditingkatkan lagi seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Sistem penarikan/ penghapusan aktiva tetap pada Perpustakaan Ekonomi USU sebaiknya juga tetap dipertahankan dan formulir – formulir yang ada sebaiknya harus disetujui serta ditanda tangani langsung oleh pihak yang berwenang, sehingga tidak terjadi kesalahan – kesalahan yang tidak diinginkan. Dan penyajian catatan dan pembukuan aktiva tetap harus lebih transparansi, sehingga pengawasan intern aktiva tetap dapat dilakukan lebih baik

DAFTAR PUSTAKA

Dycman, Dukes, Davis, Akuntansi Intermediate, Edisi ke-3, Jilid 1, Terjemahan Munir Ali, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2000

Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta 2007

S.R, Soemarso, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi ke-5 (Revisi), Buku 2, Jilid 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2005

Sumarni Murti, Salamah Wahyuni, Metodologi Penelitian Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2006

Warren, Carl S, James M, Reeve, Philip E. Fess, Pengantar Akuntansi, Edisi ke-21, Buku 1, Cetakan Pertama, Terjemahan Aria Farahmita, Amanugrahani, Taufik Hendrawan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2005

Weygandt, Jerry.J, Donald E.Kieso, Paul.D.Kimmel, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi ke-7, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2007

Widjajanto, Nugroho, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta 2001.

Sumber : Perpustakaan FE USU

Hal ini dilakukan agar meminimalisasi hal-hal yang tidak diinginkan misalnya pencurian buku, sehingga stempel yang diberikan merupakan petanda bahwa buku tersebut adalah milik Perpustakaan FE USU.

c. Ketika mahasiswa yang hendak mengcopy buku yang diperlukan, maka mahasiswa tersebut harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Perustakaan FE USU, dimana prosedurnya yang ditetapkan adalah :

1. Terlebih dahulu buku yang ingin difotokopi dicatat oleh pegawai. Hal ini agar peminjam tidak dapat mengganti buku yang dibawa.

2. Peminjam harus meninggalkan KTM yang notabene adalah mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ataupun mahasiswa dari fakultas lain tetapi masih mahasiswa USU.

3. Skripsi yang terdapat di Perpustakaan FE USU hanya boleh digunakan untuk dibaca dan di tulis ataupun di inputkan datanya ke laptop. Skripsi ini tidak dapat dibawa pulang oleh tamu ataupun mahasiswa.

d. Skripsi yang terdapat di Fakultas Ekonomi USU juga diregistrasi sesuai dengan jurusan, stambuk dan datanya telah dikomputerisasi dan di jilid. Sehingga skripsi disusun sesuai dengan data yang terdapat di Perpustakaan Ekonomi USU. Hal ini sangat memudahkan tamu atau mahasiswa yang ingin mencari skripsi. Karena tempat skripsi juga telah khusus disediakan, sehingga tamu hanya mencari skripsi sesuai dengan nomor registrasi.

F. Fungsi dan Tanggung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva Tetap

Fungsi pengawasan merupakan fungsi utama seorang controller. Fungsi pengawasan meliputi aktivitas untuk menentukan dan mengevaluasi apakah pelaksanaan sesuai dengan perencanaan. Apabila terdapat penyimpangan, maka controllership yang berkewajiban melaporkan kepada pimpinan bagian yang bersangkutan untuk selanjutnya oleh pimpinan diambil tindakan yang seperlunya. • Fungsi Controller, menurut sistem pengendalian manajemen lebih

menekankan pada lingkungan organisasi dan aspek perilaku orang untuk mencapai tujuan organisasi, dan dilakukan oleh CFO.

• Fungsi Controller, menurut controllership lebih ditekankan pada fungsi dan tekhnik-tekhnik pengawasan yang harus dilakukan di dalam perusahaan, dan dilakukan Kepala Fungsional/Unit Akuntansi (dulu) sekarang juga oleh CFO. • Fungsi Controller menurut Sistem Pengendalian Manajemen (Management

Control System) dan Controllership, berbeda pada penekanannya.

Dari keterangan diatas dapat diketahui bahwa tugas controller adalah menentukan apakah ada penyimpangan (variance) dalam pelaksanaan. Oleh karena itu, fungsi pengawasan ini harus mengacu kepada norma-norma, ukuran,

lingkungan perpustakaan. Controller bertanggung jawab untuk mengawasi akan kemungkinan-kemungkinan terjadinya kecurangan atau pencurian. Apabila diketahui adanya kecurangan ataupun pencurian yang dilakukan oleh tamu atau mahasiswa maka controller bertanggung jawab.

Selain itu, tugas dan tanggung jawab contoller atau Kepala Perpustakaan FE USU adalah:

1. Mengawasi inventaris Ruang baca / Pustaka Fakultas Ekonomi USU 2. Mengawasi kinerja Pegawai / Staf Administrasi Ruang Baca

3. Mengawasi proses registrasi buku, jurnal, majalah, sampai tersusun di rak buku sesuai jurusannya.

4. Mengawasai kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan fasilitas ruang baca.

5. Mengajukan permohonan pembelian buku- buku / jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/ surat sebagai pendukung proses belajar sesuai dengan usulan mahasiswa / staf pengajar.

6. Permintaan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan

7. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada Staf Pengajar, Staf Administrasi yang mempergunakan fasilitas Ruang Baca tidak sesuai dengan Peraturan yang ditetapkan Dekanat

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hal-hal yang telah dikemukakan di atas maka penulis dapat menarik kesimpulan yaitu:

1. Fungsi dan tanggung jawab controller dalam perencanaan dan pengendalian atas aktiva tetap pada perpustakaan FE-USU tidak secara khusus diatur dalam stuktur organisasi, namun dalam prakteknya dijalankan oleh kepala keperpustakaan dibantu anggota-anggotanya. Ditinjau dari segi pengendalian intern yang baik, hal tersebut mengandung kelemahan karena membuka peluang terjadinya kolusi antara kedua bagian tersebut terutama dalam hal pengadaan dan kewajaran dari perolehan aktiva tetap yang dapat merugikan organisasi yaitu perpustakaan itu sendiri.

2. Teknik pengawasan atas aktiva tetap yang berjalan di Perpustakaan Ekonomi USU sudah cukup baik. Pengadaaan dan penggunaan atas aktiva tetap cukup efektif dan efisien. Setiap pencatatan transaksi telah didukung dengan bukti yang lengkap.

B. Saran

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dalam meningkatkan efektifitas pengawasan dan pengendalian dalam Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU, penulis menyarankan agar dimasa mendatang Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU membuat fungsi dan tanggung jawab contoller secara terpisah dengan bagian-bagian lain. Sebaliknya contoller dilaksanakan oleh satu bagian yang bertanggung jawab secara langsung kepada atasan. Dengan demikian kinerja dari bagian – bagian yang berhubungan dengan pengawasan dan pengendalian aktiva tetap dapat lebih dipertanggungjawabkan serta dapat mencegah atau mengurangi kemungkinan – kemungkinan terjadinya korupsi dalam pengadaan dan penggunaan aktiva tetap dalam organisasi. Sistem pengawasan aktiva tetap yang sudah baik dan efektif harus dipertahankan dan ditingkatkan lagi seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Sistem penarikan/ penghapusan aktiva tetap pada Perpustakaan Ekonomi USU sebaiknya juga tetap dipertahankan dan formulir – formulir yang ada sebaiknya harus disetujui serta ditanda tangani langsung oleh pihak yang berwenang, sehingga tidak terjadi kesalahan – kesalahan yang tidak diinginkan. Dan penyajian catatan dan pembukuan aktiva tetap harus lebih transparansi, sehingga pengawasan intern aktiva tetap dapat dilakukan lebih baik

DAFTAR PUSTAKA

Dycman, Dukes, Davis, Akuntansi Intermediate, Edisi ke-3, Jilid 1, Terjemahan Munir Ali, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2000

Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta 2007

S.R, Soemarso, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi ke-5 (Revisi), Buku 2, Jilid 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2005

Sumarni Murti, Salamah Wahyuni, Metodologi Penelitian Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2006

Warren, Carl S, James M, Reeve, Philip E. Fess, Pengantar Akuntansi, Edisi ke-21, Buku 1, Cetakan Pertama, Terjemahan Aria Farahmita, Amanugrahani, Taufik Hendrawan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2005

Weygandt, Jerry.J, Donald E.Kieso, Paul.D.Kimmel, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi ke-7, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2007

Widjajanto, Nugroho, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta 2001.