Pencatatan harus lengkap dan tidak gampang diubah. Ini dapat diperkuat dengan menggunakan formulir – formulir tercetak yang diberi
nomor urut. Jika suatu formulir salah diisinya, maka harus dicap dengan tanda batal dan disimpan dalam urutan yang baik. Karena adanya nomor
urut itu, maka jika ada dokumen yang hilangdicuri akan segera dapat diketahui.
7. Penjagaan fisik Jelas kiranya bahwa kerugian-kerugian karena kecurangan akan
banyak berkurang dengan adanya alat – alat penjagaan secara fisik misalnya gudang yang terkunci dan sebagainya
8. Pemeriksaan oleh petugas yang bebas dari tugas rutin. Secara periodik, sistem administrasi harus diteliti kembali oleh
suatu institute yang bebas dari pekerjaan rutin dalam organisasi. Dalam hubungan tersebut adalah bagian pemeriksaan intern Internal Audit
Department dan perusahaan itu sendiri atau dapat berupa kantor akuntan ekstern.
Teknik pengawasan aktiva tetap yang berjalan di Perpustakaan FE USU tidak sepenuhnya mengikuti prinsip pengawasan intern yang baik seperti yang
penulis kemukakan di atas. Berikut adalah teknik pengawasan aktiva tetap yang terdapat di
Perpustakaan FE USU.
1. Pegawai Perpustakaan FE USU
Universitas Sumatera Utara
Pemberian tugas dalam mengawasi keberadaan aktiva tetap ataupun tugas yang lain telah diberikan kepada karyawan yang kapabel dan dapat dipercaya.
Pada perpustakaan setiap tugas tidak dilakukan oleh 1 orang saja. Karena setiap tugas telah diatur oleh Kepala Perpustakaan untuk masing-masing pegawai.
Sehingga tidak ada yang memiliki tugas yang sama. Penjagaan fisik juga telah dilakukan dengan baik, selain itu setiap
transaksi yang terjadi di Perpurtakaan FE USU telah dicatat dengan seksama dan segera. Misalnya buku yang dari donasi ketika diterima langsung akan dicatat oleh
pegawai. Tetapi pada Perpustakaan Ekonomi USU tidak terdapat adanya penetapan tanggung jawab secara perseorangan sehingga hal ini dapat
menyebabkan adanya penyelewengan kekuasaan yang dilakukan oleh pegawai. Pengawasan atas aktiva tetap telah dilakukan semampunya oleh pegawai
yang berwenang yang mana pegawai tersebut juga bertanggung jawab atas keberadaan aktiva.
2. Tamu Mahasiswa
a. Setiap tamumahasiswa harus mengisi buku tamu sebelum masuk ke ruang baca dan meninggalkan KTM sesuai stambuknya pada tempat yang telah
disediakan. b. Setiap buku yang terdapat di Perpustakaan Ekonomi USU diregistrasi
secara manual sesuai dengan buku besar yang tersedia di ruang baca FE USU. Buku yang telah diregistrasi kemudian diberi stempel seperti pada
gambar 3.1 dan gambar 3.2 berikut ini :
Universitas Sumatera Utara
NO : 507 P FE – USU 2002 Exp : 3
Paraf Petugas :
Gambar 3.1
Contoh stempel Perpustakaan FE USU
PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI USU
M E D A N
Gambar 3.2
Contoh stempel Perpustakaan FE USU
Universitas Sumatera Utara
Sumber : Perpustakaan FE USU
Hal ini dilakukan agar meminimalisasi hal-hal yang tidak diinginkan misalnya pencurian buku, sehingga stempel yang diberikan merupakan
petanda bahwa buku tersebut adalah milik Perpustakaan FE USU. c. Ketika mahasiswa yang hendak mengcopy buku yang diperlukan, maka
mahasiswa tersebut harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Perustakaan FE USU, dimana prosedurnya yang ditetapkan adalah :
1. Terlebih dahulu buku yang ingin difotokopi dicatat oleh pegawai. Hal
ini agar peminjam tidak dapat mengganti buku yang dibawa. 2.
Peminjam harus meninggalkan KTM yang notabene adalah mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ataupun mahasiswa dari
fakultas lain tetapi masih mahasiswa USU. 3.
Skripsi yang terdapat di Perpustakaan FE USU hanya boleh digunakan untuk dibaca dan di tulis ataupun di inputkan datanya ke laptop.
Skripsi ini tidak dapat dibawa pulang oleh tamu ataupun mahasiswa.
d. Skripsi yang terdapat di Fakultas Ekonomi USU juga diregistrasi sesuai dengan jurusan, stambuk dan datanya telah dikomputerisasi dan di jilid.
Sehingga skripsi disusun sesuai dengan data yang terdapat di Perpustakaan Ekonomi USU. Hal ini sangat memudahkan tamu atau mahasiswa yang
ingin mencari skripsi. Karena tempat skripsi juga telah khusus disediakan, sehingga tamu hanya mencari skripsi sesuai dengan nomor registrasi.
Universitas Sumatera Utara
F. Fungsi dan Tanggung Jawab Controller Terhadap Pengawasan Aktiva
