Profil Perpustakaan Struktur Organisasi Analisa Sistem Berjalan 1. Uraian Sistem Berjalan

60

4.2.1. Profil Perpustakaan

SD Islam Al-Azhar 15 Pamulang yang berdiri tahun 1996 merupakan sekolah cabang yang dikelola langsung oleh Yayasan Pesantren Islam Al-Azhar Jakarta. Dalam pelaksanaannya sebagian tanggung jawab didelegasikan kepada YPI Al-Azhar Cabang Pamulang. Seiring berdirinya sekolahan maka di adakan pula perpustakaan SD Islam Al-Azhar 15 Pamulang. Tujuan berdirinya perpustakaan SD Islam Al-Azhar 15 Pamulang adalah mendukung visi, misi dan kegiatan SD Islam Al-Azhar 15 Pamulang serta membantu mensukseskan pendidikan bagi segenap civitas akademika dengan memberikan pelayanan bahan pustaka secara efektif dan efisien. Sistem pelayanan pada perpustakaan SD Islam Al-Azhar 15 Pamulang bersifat open access terbuka, artinya setiap pengguna dapat langsung mencari koleksi yang diinginkan ke rak koleksi. UPT perpustakaan SD Islam Al-Azhar 15 Pamulang terletak di Villa Pamulang Blok AJ, Sektor 1 Pondok Benda. Perpustakaan ini buka selama jam sekolah dari hari Senin hingga Jum’at. 61

4.2.2. Struktur Organisasi

Berikut struktur organisasi UPT perpustakaan SD Islam Al-Azhar 15 Pamulang: Gambar 4.1. Struktur organisasi perpustakaan 4.2.3. Analisa Sistem Berjalan 4.2.3.1. Uraian Sistem Berjalan Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Pada tahap ini dilakukan investigasi awal terhadap sistem yang sudah berjalan. Adapun hasil dari analisa sisem berjalan pada perpustakaan SD Islam Al-Azhar 15 Pamulang yaitu: Kepala Sekolah Kepala Perpustakaan Koordinator Pelayanan Teknis Bagian Pengolahan Bagian Sirkulasi Bagian Keanggotaan 62 1. Kegiatan peminjaman buku a. Seluruh siswa SD Islam Al-Azhar 15 Pamulang secara otomatis menjadi anggota perpustakaan, sehingga tidak ada form untuk pendaftaran. b. Setelah menemukan buku yang dicari, anggota menunjukan kartu anggota perpustakaan dan buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan. c. Petugas perpustakaan akan mencatat nomor anggota, nama anggota, dan data-data buku yang akan dipinjam ke dalam buku data peminjaman. d. Petugas perpustakaan memberikan stempel tanggal kembali pada buku yang dipinjam anggota. e. Kartu anggota dimasukkan ke dalam buku peminjaman dan di simpan pada kotak yang tersedia. 63 Gambar 4.2. Flowchart sistem berjalan proses peminjaman buku Peminjaman Buku Petugas Perpustakaan Anggota Mulai Cari buku yang akan dipinjam Buku yang akan dipinjam Serahkan buku yang akan dipinjam Serahkan kartu anggota Catat peminjaman Tandai buku yang dipijam dengan stempel tanggal kembali Simpan kartu pada kotak penyimpanan Buku data peminjaman Selesai 64 2. Kegiatan pengembalian buku a. Anggota menyerahkan buku yang akan dikembalikan kepada petugas perpustakaan. b. Petugas perpustakaan mencatat tanggal pengembalian buku pada buku peminjaman. c. Memberikan tanggal pengembalian buku apakah sesuai dengan stempel tanggal kembali. d. Apabila terlambat maka anggota akan dikenakan denda Rp 100,-hari x jumlah hari keterlambatan. e. Petugas mengembalikan kartu anggota perpustakaan kepada siswa yang bersangkutan. f. Petugas menyusun kembali buku-buku yang telah dikembalikan oleh anggota ke lemarirak buku yang sesuai. 65 Gambar 4.3. Flowchart sistem berjalan proses pengembalian buku Pengembalian buku Petugas Perpustakaan Anggota Mulai Serahkan buku yang akan dikembalikan Buku yang akan dikembalikan Bayar denda Cari data buku yang dipinjam Terlambat Catat pengembalian denda Letakkan buku yang telah dikembalikan pada rak selesai Ya Tidak 66 3. Pembuatan laporan bulanan a. Petugas perpustakaan membuat laporan sirkulasi dari buku data peminjaman, kemudian menggandakan laporan dan menyerahkan kepada koordinator perpustakaan. b. Koorniator perpustakaan memberikan laporan buku- buku yang diperlukan dan yang tersedia serta laporan sirkulasi peminjaman dan pengembalian kepada kepala sekolah. Gambar 4.4. Flowchart sistem berjalan proses pembuatan laporan Pem buatan laporan Kepala sekolah Koordinator perpustakaan Petugas perpustakaan M ulai M ulai Buku data pem injam an M em buat laporan sirkulasi K atalog M em buat laporan koleksi buku Laporan sirkulasi bulanan Laporan koleksi buku Laporan sirkulasi bulanan selesai Laporan sirkulsi bulanan Laporan sirkulsi bulanan 67

4.2.3.2. Kelebihan dan Kelemahan Sistem Berjalan

1. Kelebihan sistem berjalan a. Peralatan yang diperlukan pada sistem berbasis kertas lebih ekonomis, seperti: pulpen, buku tulis, dan penggaris. b. Petugas perpustakaan dalam melakukan pencatatan meng-input data hanya membutuhkan buku data peminjaman. c. Tidak membutuhkan biaya tambahan untuk perawatan dan teknisi sistem. Berdasarkan uraian kelebihan sistem yang sedang berjalan diatas, menurut peneliti tidak semua sistem yang berbasis kertas menghambat proses-proses yang ada pada perpustakaan terutama bila anggaran yang disediakan terbatas dan data yang diolah masih sedikit. Namun akan menjadi masalah bila dalam perkembangannya buku- buku yang tersedia semakin banyak dan anggota perpustakaan semakin bertambah. 2. Kelamahan sistem berjalan a. Terjadinya penumpukan arsip dalam bentuk lembaran kertas pada setiap proses, seperti arsip data buku dan peminjaman. b. Pelayanan yang diberikan kepada pengunjung tidak maksimal dikarenakan pengunjung tidak 68 dapat mengetahui apakah buku yang ingin dicarinya tersedia atau tidak. Apabila ternyata buku yang ingin dicarinya tersedia pengunjung akan kesulitan dalam mencari sendiri di rak-rak yang disediakan. c. Dengan masih menggunakan sistem konvensional maka akan menyebabkan penumpukan kertas, mudah hilangnya data karena dalam bentuk lembaran, data dicatat pada kertas mudah rusak, dan penelusuran data yang cukup lama karena harus memeriksa data satu persatu. d. Sistem perpustakaan dengan pelayanan terbuka open access menyebabkan banyaknya buku yang hilang dan faktor keamanannya kurang diperhatikan.

4.2.4. Solusi Pemecahan Masalah