35 Efektifitas adalah suatu keadaan yang mengandung pengertian mengenai
terjadinya suatuefekatauakibat yangdikehendaki.
Daripendapatdiatasmenunjukanbahwa dalammemahamipengertian
efektivitasiniorang berbeda-bedadalampemahamannyasesuaidengan kerangka
acuanyangdipakainyamasing-masing.
Adapunpengertianefektivitasmenurutparaahlidiantaranyasebagaiberikut: Siagian 2001:24memberikan definisisebagaiberikut:“Efektivitas adalah pemanfaatan sumber
daya,saranadanprasaranadalamjumlahtertentuyangsecarasadarditetapkan sebelumnyauntukmenghasilkansejumlahbarangatasjasakegiatanyangdijalankannya.
Efektivitasmenunjukkan keberhasilan darisegi tercapaitidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi
efektivitasnya. Sementara itu Abdurahmat 2003:92“Efektivitasadalah pemanfaatan sumber
daya, saranadanprasaranadalam jumlahtertentuyangsecarasadarditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. Dari
beberapapendapatpara ahli diatas,dapatdisimpulkanbahwasuatupekerjaandapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan tersebutdilaksanakan dengan
tepatsesuaidengan yangtelah direncanakan.
4. Faktor-faktoryang Mempengaruhi Efektivitaskerja
Untukterwujudnyakerjayang efektif,adabeberapa
faktoryang mempengaruhinya.Steers 2005:20 “mengidentifikasikanempatfaktoryang
mempengaruhi efektivitaskerjayaitukarakteristikorganisasi,karakteristik
lingkungan, karakteristik pekerja, karakteristik kebijakan manajemen”. 1. Karakteristik organisasi mempengaruhiefektivitas kerja, karena
karakteristik organisasi ini menggambarkan struktur yangharus dilalui oleh karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Struktur organisasi
36
merupakancarauntukmenempatkanmanusiasebagaibagian daripada suatu hubunganyang relatif tetap yang akan menentukan pola-pola interaksi
dan tingkah lakuyangberorientasi padatugas. 2. Karaketeristiklingkunganinisecara keseluruhanberadadalam
lingkungan organisasiseperti peralatan, perlengkapan, hubungan diantara pegawai dan kondisi kerja. Ciri lingkungan ini selalu mengalami
perubahan artinya memiliki sifat ketidakpastian karena selalu terjadi proses dinamisasi.
3. Karakteristikpekerja:faktorinilahyang paling berpengaruhterhadap efektivitaskerja,karena betapapunlengkapnya sarana danprasarana,
betapapunbaiknya mekanisme kerjatanpadukungankualitas sumber daya yangmengisinyatidakakan adaartinya.
4. Karakteristik kebijakan dan praktek manajemen; praktek manajemen adalah strategi dan mekanisme kerja yang dirancang dalam
mengkondisikan semua halada didalamorganisasi.Kebijakandanpraktek manajemen ini harusmemperhatikan juga unsur manusia sebagai
individuyang memilikiperbedaanbukan hanyamementingkanstrategi
mekanisme kerja saja.Mekanisme kerja inimeliputipenetapantujuan strategis,pencariandanpemanfaatan sumberdaya
danmenciptakan lingkungan prestasi, proses komunikasi,kepemimpinan,danpengambilan
keputusanyang bijaksana,adaptasiterhadap perubahanlingkungan
dan inovasi organisasi.
37
Efektif tidaknyasuatu organisasiatau perusahaandalam mewujudkan tujuannyatidak terlepasdari keefektivan individuyang adadidalamorganisasiitu
sendiri, berikut ini disajikan gambar mengenai hubungan ketiga perspektif tersebut.
Agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas di kantor, makayangharusdilakukanyaitu:
1. Mempelajari seluk belukperusahaan 2. Mempelajari pekerjaan
3. Menjalankan rencanakerjayangfleksibel 4. Mengelolapekerjaan kecil
5. Berfokus padatugas 6. Mendahulukan tugasyangsulit
7. Rencanakan tugas berselang-seling 8. Mengelompokkan tugas-tugasyang setara
9. Rencanakan pekerjaanagar sekalijadi
B. SEKRETARISDAN KINERJA 1. Pengertian SekretarisdanTugasSekretaris
