xxxix a.
Neraca loket dan backsheet disimpan selama 5 lima tahun terhitung mulai tanggal pembuatan.
b. Advis pengiriman, R 7, CN 38, P 6, P 6a, I 6 dan Berita Terima disimpan
selama 1 satu tahun terhitung mulai tanggal pembuatan. 2
Database operasional yang tersimpan pada server nasional, setelah jangka waktu waktu 6 enam bulan terhitung mulai tanggal transfer data,
dipindahkan ke data back up yang selanjutnya akan disimpan selama 6 enam bulan berikutnya.
3 Setelah jangka waktu yang telah ditetapkan, arsip operasi dapat
dimusnahkandihapuskan dengan membuat Berita Acara.
BAB V SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI
Pasal 38 Prinsip Pengelolaan Informasi Teknologi
1 Pengelolaan Teknologi Informasi mengacu kepada ketentuan Perusahaan yang
tertuang dalam Rencana Strategis Teknologi Informasi RSTI. 2
Pengembangan sistem Teknologi Informasi Pos Express harus dilakukan oleh fingsi terkait di Perusahaan.
3 Sistem Teknologi Informasi Pos Express yang akan diimplementasikan harus
telah lulus Beta Test yang dilakukan oleh fungsi terkait di Perusahaan. 4
Pengembangan sistem Teknologi Informasi harus dapat mendukung pola operasi Pos Express sehingga memiliki kemampuan sistem yang competitive,
controllable dan collaborative.
5 Pemilihan teknologi yang digunakan dalam mendukung sistem Pos Express
mengutamakan teknologi yang field proven dan sedang growth. 6
Sesuai dengan RSTI, peran SBU Pos Express adalah sebagai user dan owner sistem Teknologi Pos Express dan bertanggung jawab dalam hal :
7 Menyampaikan kebutuhan dalam pola operasi guna pengembangan sistem
sesuai kebutuhan pengembangan bisnis. 8
Memeriksa kesesuaian sistem dengan kebutuhan. 9
Implementasi sistem termasuk migrasi sistem bila dibutuhkan. 10
Pengendalian operasional secara terbatas utamanya dalam pengendalian agar implementasi sesuai dengan Standard Operating Procedure SOP berbasis
Teknologi Informasi. Bila ditemukan permasalahan dalam pengoperasian sistem Teknologi Informasi dan tidak tertangani oleh SBU Pos Express, harus
segera dilaporkan kepada fungsi terkait di Perusahaaan guna dilakukan langkah – langkah perbaikan untuk kelancaran operasional sistem.
11 Perawatan sistem secara terbatas yaitu perawatan kecil yang tidak merubah
arsitektur sistem utama. Perawatan yang bersifat interkoneksi sistem baik ke mitra maupun sistem internal dan perawatan yang berkaitan dengan arsitektur
sistem harus dikembalikan kepada fungsi terkait di Perusahaan selaku penanggungjawab pengembangan sistem.
xl 12
Untuk melaksanakan perawatan sistem sebagaimana dimaksud butir e harus berkoordinasi dengan fungsi terkait di Perusahaan.
13 Pemanfaatan teknologi informasi tidak terbatas untuk mendukung pola operasi
layanan Pos Express tetapi termasuk pemanfaatan untuk fungsi supporting seperti: pengelolaan persediaan dan distribusi supplies, pengelolaan data
pendapatan dan biaya, dan lain – lain.
Pasal 39 Program Aplikasi Layanan Pos Express
1 Program Aplikasi Pos Express merupakan alat bantu berupa program pada
proses operasi untuk mengelola data kiriman Pos Express. 2
Update parameter nomor Perjanjian Kerja Sama kiriman korporat, tarif dan wilayah antar untuk kiriman ritel hanya dapat dilakukan oleh Head Office
SBU Pos Express.
3 Jenis aplikasi yang digunakan dalam operasi layanan Pos Express adalah :
a. Aplikasi H1Collect, untuk membantu proses penerimaan kiriman di loket
ritel. b.
Aplikasi H1Korporat, untuk membantu proses penerimaan kiriman korporat.
c. Aplikasi H1Trafik, untuk membantu proses pengolahan kiriman.
d. Aplikasi H1Delivery, untuk membantu proses delivery.
e. Aplikasi GTRitel, untuk proses transfer data transaksi loket, data
pengolahan kiriman dan data antaran. f.
Aplikasi GTKorporat, untuk proses transfer pengolahan kiriman korporat. g.
Aplikasi H1Reporting, untuk membantu pembuatan report status kiriman korporat.
Pasal 40 Prosedur Instalasi Aplikasi Layanan Pos Express
1 Setiap proses instalasi aplikasi harus dimintakan ijin secara tertulis oleh kantor
yang akan membuka layanan ritel maupun korporat. 2
Tanpa ijin tertulis dari Head Office SBU Pos Express, instalasi aplikasi layanan Pos Express tidak dapat dilakukan.
3 Proses instalasi program aplikasi dilakukan oleh petugas Head Office SBU
Pos Express dan dituangkan ke dalam suatu Berita Acara.
BAB VI PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN
