Jika organisasi sudah melaksanakan langkah – langkah tersebut sampai tahap registrasi, maka dijamin organisasi dapat memperoleh sertifikat ISO 9001:2000.
2.4 Implementasi ISO 9001:2000 Dalam Organisasi
Seperti yang telah diketahui, bahwa ISO 9001:2000 dibutuhkan oleh organisasi sebagai standar sistem manajemen mutu. Karena itu organisasi
berusaha mengimplementasikan ISO 9001:2000 kedalam sistem struktur manajemennya. Dalam sub bab ini akan dijabarkan mengenai tiga hal yang
berkaitan dengan implementasi ISO 9001:2000, yaitu : struktur organisasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, delapan prinsip manajemen mutu ISO
9001:2000, dan manfaat dari penerapan delapan prinsip manajemen mutu ISO 9001:2000.
2.4.1 Struktur Organisasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 terutama harus
dilandaskan pada komitmen dari manajemen puncak yang memiliki wewenang dalam menjelaskan sasaran yang ingin diraih oleh perusahaan. Untuk mencapai
komitmen dan sasaran tersebut, diperlukan struktur personel yang merencanakan dan mengawasi penerapannya. Hal ini dapat dilakukan dengan menunjuk wakil
manajemen MR yang berfungsi sebagai penghubung antara manajemen perusahaan dan badan sertifikasi serta memastikan bahwa sistem manajemen mutu
diterapkan dengan semestinya. Selanjutnya dibentuk tim ISO yang berfungsi sebagai tim perancang yang bertugas untuk menentukan tujuan penerapan,
menyetujui rencana, mengevaluasi laporan, dan memutuskan perubahan yang
diperlukan. Mereka inilah yang menjalankan dan bertanggung jawab terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan di organisasi. Berikut dalam gambar 2.5
akan dijelaskan mengenai sistem struktur organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.
Management Representative MR
ISO Secretariat
Steering Committee
Working Working
Working Group
Group Group
Gambar 2.5 Struktur Organisasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Sumber Suardi 2001, p.130
Agar lebih jelas mengenai fungsi dan tanggung jawab dari tim ISO dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Bertanggung jawab akan implementasi dan tinjauan yang efektif dan sistem mutu yang didokumentasikan.
Management Representative MR
2. Merencanakan dan memantau program audit mutu internal.
3. Mengidentifikasi dan mengelola program – program untuk perbaikan sistem mutu.
4. Menentukan apakah kebijaksanaan dan praktik yang diajukan telah memenuhi persyaratan ISO 9000, apakah sesuai dengan jasa yang
ditawarkan, apakah diterapkan dengan benar dan apakah ketidaksesuaian telah diperbaiki.
5. Melaporkan kepada kepala perusahaan status dari penerapan sistem manajemen mutu.
6. Menyusun manual mutu yang disahkan oleh kepala perusahaan.
1. Mengontrol dokumen. ISO Secretariat
2. Memelihara dokumen. 3. Mengkoordinasi jadwal steering comitte meeting.
4. Memformulasikanmenstandarkan manual, prosedur, form, dan lain – lain. 5. Mengkoordinasi pelaksanaa pelatihan yang berkaitan dengan penerapan
ISO 9000. 6. Memonitor penerapan ISO 9000 dan melaporkannya ke MR.
7. Sebagai penghubung antara perusahaan dengan konsultan.
1. Memberikan pengarahan kepada working group dalam pengembangan sistem mutu yang dibutuhkan pada bagian danatau fungsi di bawahnya.
Steering Committee
2. Mengkoordinasikan sistem mutu yang akan dikembangkan dengan bagian danatau fungsi di bawahnya dengan bagian danatau fungsi yang terkait.
3. Bersama dengan wakil manajemen MR dan manajemen puncak mengembangkan manual mutu, kebijakan mutu perusahaan, dan sasaran
mutu yang ingin dicapai oleh perusahaan. 4. Pada tahap implementasi, memberikan masukan dan mengobservasi secara
langsung tentang efektivitas sistem mutu yang telah dibangun.
1. Merupakan bagian grup umtuk menyelesaikanmenerapkan satu atau lebih prosedurinstruksi kerja sesuai dengan penetapan pada waktu
steering committee meeting. Working Group
2. Menyiapkan prosedurinstruksi kerja untuk masing – masing grup sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
3. Membantu mengawasi pelaksanaan penerapan prosedurinstruksi kerja di lingkunganareanya.
4. Memberikan masukan sehubungan dengan sistem mutu kepada tim steering committee.
2.4.2 Delapan Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9000 banyak memberikan
manfaat bagi organisasi baik yang disadari maupun tidak, tetapi ada juga organisasi yang tidak mendapatkan keuntungan sehingga tujuannya tidak tercapai.
Oleh karena itu, sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 melakukan perubahan dengan menggunakan delapan prinsip manajemen mutu sebagai dasar versi 2000.
Prinsip – prinsip ini dapat digunakan sebagai suatu kerangka kerja frame work yangn membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja. Delapan prinsip
manajemen mutu itu didefinisikan dalam ISO 9001:2000 “Quality Management Systems Fundamentals and Vocabulary”, yaitu ISO,2000
1. Fokus Pelanggan Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi, oleh
sebab itu manajemen organisasi harus benar – benar memahami, memenuhi kebutuhan pelanggan sekarangsaat ini dan akan datang bahkan
melebihi harapanekspektasi pelanggan. 2. Kepemimpinan
Pemimpin sangat penting dalam menciptakan kesatuan arah dan tujuan organisasi, menciptakan dan mempertahankan lingkungan internal
sehingga personel terlibat secara penuh untuk mencapai tujuan organisasi, 3. Keterlibatan personel
Keterlibatan personel secara penuh pada semua tingkatan organisasi sangat penting sehingga kemampuan personel dapat digunakan untuk
kepentingan organisasi. 4. Pendekatan proses
Pendekatan proses sangat penting untuk mencapai hasil yang diinginkan agar lebih efisien. Dengan mengelola aktivitas dan sumber – sumber daya
yang berkaitan sebagai suatu proses. Proses merupakan integrasi sekuensial dari personel, material, mesin, dan peralatan, dalam suatu
lingkungan untuk menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan.
5. Pendekatan sistem terhadap manajemen Pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan proses – proses yang
saling berkaitan sebagai suatu sistem mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan – tujuannya.
6. Peningkatan berkesinambungan Peningkatan berkesinambungan meningkatkan performance organisasi
secara keseluruhan dan harus menjadi komitmen perusahaan. Peningkatan berkesinambungan merupakan suatu proses berkesinambungan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi dalam memenuhi kebijakan dan mencapai tujuan organisasi.
7. Pembuatan keputusan berdasarkan fakta Keputusan yang efektif harus didasarkan analisis data dan informasi yang
faktual, sehingga masalah – masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan yang diambil harus ditujukan untuk
meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.
8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan. Organisasi dan pemasok – pemasoknya saling tergantung dan hubungan
yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah bagi pelanggan.
2.4.3 Manfaat dari Penerapan Delapan Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Organisasi yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu ISO
9001:2000, dengan melaksanakan delapan prinsip manajemen mutu akan
memperoleh manfaat – manfaatnya. Berikut ini merupakan manfaat dari delapan prinsip manajemen mutu, yaitu :
a. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan fokus pelanggan: 1. Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar yang diperoleh
melalui tanggapan – tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar.
2. Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber – sumber daya organisasi menuju peningkatan kepuasan pelanggan.
3. Meningkatkan loyalitas pelanggan yang akan memimpin pada percepatan perkembangan bisnis melalui pengulangan transaksi –
transaksi. b. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan prinsip
kepemimpinan: 1. Personel akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan
tujuan organisasi. 2. Aktivitas – aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan ditetapkan
dalam satu kesatuan cara. 3. Meminimumkan kesalahan komunikasi diantara tingkat – tingkat
dalam organisasi. c. Manfaat yang diperoleh jika organisasi menerapkan prinsip keterlibatan
personel: 1. Personel dalam organisasi menjadi termotivasi, memberikan
komitmen dan terlibat
2. Menumbuhkembangkan motivasi dan kreativitas dalam mencapai tujuan – tujuan organisasi.
3. Personel akan bertanggung jawab terhadap kinerja mereka. 4. Personel menjadi giat berpartisipasi dalam peningkatan
berkesinambungan. d. Manfaat yang diperoleh jika organisasi menerapkan prinsip pendekatan
proses. 1. Biaya menjadi lebih rendah dan waktu siklus menjadi lebih pendek,
melalui efektivitas penggunaan sumber – sumber daya. 2. Hasil – hasil menjadi meningkat, konsisten dan dapat diperkirakan.
3. Kesempatan peningkatan menjadi prioritas dan terfokus. e. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan prinsip pendekatan
sistem terhadap manajemen 1. Integrasi dan kesesuaian dari proses – proses yang akan paling baik
mencapai hasil – hasil yang diinginkan. 2. Kemampuan memfokuskan usaha – usaha pada proses – proses
kunci. 3. Memberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan
terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi. f. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan prinsip peningkatan
berkesinambungan 1. Meningkatkan keunggulan kinerja melalui peningkatan kemampuan
organisasi.
2. Kesesuaian dari aktivitas – aktivitas peningkatan pada semua tingkat terhadap tujuan strategic organisasi.
3. Fleksibilitas bereaksi secara cepat terhadap kesempatan – kesempatan yang ada.
g. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan prinsip pendekatan faktual dalam pembuatan keputusan:
1. Keputusan – keputusan berdasarkan informasi yang akurat. 2. Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas dari
keputusan melalui referensi terhadap catatan – catatan faktual. 3. Meningkatkan kemampuan untuk meninjau ulang serta mengubah
opini dan keputusan – keputusan. h. Manfaat yang diperoleh organisasi jika menerapkan prinsip hubungan
pemasok yang saling menguntungkan: 1. Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua
pihak. 2. Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk
menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan ekspektasi pelanggan. 3. Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber – sumber daya.
Seperti yang telah dijelaskan diatas mengenai prinsip dan manfaat dari kedelapan prinsip tersebut, bahwa kedelapan prinsip sistem manajemen mutu tersebut
berhubungan erat dengan klausul ISO 9001:2000. Pada table 2.3 di bawah ini dapat dilihat hubungan antara delapan prinsip dengan klausul ISO 9001:2000
Tabel 2.3 Hubungan Antara 8 Prinsip Manajemen Mutu dengan ISO 9001:2000 No 8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU
ISO 9001:2000 1
Fokus Pelanggan 5.1 Komitmen manajemen a
5.2 Mengutamakan pelanggan 5.5.2 Wakil manajemen b
5.6.2 Tinjauan masukan b 5.6.3 Tinjauan keluaran b
6.1 Penyediaan sumber daya b 7.1 Proses yang berhubungan dengan semua
pelanggan 7.5.4 Properti pelanggan
8.2.1 Kepuasan pelanggan 8.3 Analisis data a
8.5.1 Peningkatan berkesinambungan 8.5.2 Tindakan perbaikan
2. Kepemimpinan
5. tanggung jawab manajemen semua 6. Pengelolaan sumber daya semua
8.4 Peningkatan semua 3.
Keterlibatan Personel 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang semua
5.5.2 Komunikasi Internal 6.4 Lingkungan kerja
8.5.1 Kemampuan, keperdulian, dan pelatihan 8.5.2 Tindakan perbaikan
8.5.3 Tindakan pencegahan
4. Pendekatan Proses
4.1 Persyaratan umum 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang
6.1 Penyediaan sumber daya a 7. Realisasi produk semua
8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses 5.
Pendekatan sistem untuk pengelolaan
4. Sistem manajemen mutu semua 5. Tanggung jawab manajemen semua
6. Pengelolaan sumber daya Semua 7. Realisasi produk semua
8. Pemantauan analisis dan peningkatan semua 6.
Peningkatan berkesinambungan 4.1. Persyaratan umum f
5.1 Komitmen manajemen 5.3 Kebijakan mutu bdan e
5.5.3 Wakil manajemen b 5.6 Tinjauan manajemen semua
6.1 Penyediaan sumber daya a 8.1 Umum c
8.4 Peningkatan semua 7.
Pembuatan keputusan berdasarkan fakta
5.7. Tinjauan manajemen semua 8. Pengukuran, analisis, dan peningkatan.
8. Hubungan Pemasok yang saling
menguntungkan 7.4. Pembelian
Sumber. Suardi 2001,p. 60
2.5 Kepuasan Pengguna ISO
