1. Penilaian independen dan persetujuan atas kredit.
Saat suatu pesanan diterima, persetujuan kredit harus diperoleh. Persetujuan ini diberikan oleh bagian tertentu yang bertugas dengan wewenang yang diberikan atas
kebijakan perusahaan, dan berdasarkan informasi yang sepantasnya mengenai pelanggan dan keadaan hutang-hutangnya. Hal ini juga menyangkut data berdasarkan
pengalaman perusahaan dengan pelanggan tersebut, dan juga mengenai posisi piutang perusahaan. Persetujuan ini dibuat oleh bagian yang berwewenang, berdasarkan
jumlah kredit. 2.
Jumlah barang yang dapat diperoleh. Ada kemungkinan bahwa barang yang dipesan tidak dapat diperoleh dikirimkan
semuanya pada saat ini. barang yang dapat diperoleh dikirim lebih dulu, harus dirincikan dalam surat muat. Barang lain yang belum bisa diperoleh dikrimkan harus
ditutupi dengan prosedur backorder untuk dipenuhi pada pengiriman berikutnya. 3.
Otorisasi atas harga dan persyaratan. Harga dan syarat-syarat atas piutang mesti distandarisasi untuk seluruh
pelanggan. Hal ini mungkin akan berbeda bagi kelompok langganan tertentu sesuai jumlah barang yang dijual. Penentuan khusus mesti mendapat persetujuan oleh bagian
individu yang berwewenang. 4.
Tembusan-tembusan yang mendukung Tembusan faktur atas penjualan ini perlu disiapkan dalam jumlah yang cukup.
Tembusan dari faktur ini akan diotorisasi ke bagian pengiriman, pelanggan, bagian penjualan, dan bagian piutang untuk diposting.
E. Sistem Pengawasan Penagihan Pada PT.Pos Indonesia persero Medan
Pengawasan intern yang perlu dilakukan internal auditor terhadap penagihan piutang adalah pengawasan intern penagihan, yang dapat diuraikan sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Penilaian Independen Saat suatu Piutang telah jatuh tempo, penagihan harus dilakukan. Penagihan
dilakukan oleh bagian tertentu yang bertugas dengan wewenang yang diberian atas kebijakan perusahaan, dan berdasarkan informasi yang sepantasnya mengenai
pelanggan. Persetujuan ini dibuat oleh bagian yang berwewenang, berdasarkan jumlah hutang yang akan ditagih.
2. Kemungkinan yang terjadi Ada kemungkinan Piutang tidak tertagih,Misalnya pelanggan menolak untuk
melunasi hutang karna alas an-alasan tertentu, pelanggan pindah tempat tinggal secara mendadak, dan lain sebagainya. Hal ini juga membutuhkan pengawasan-
pengawasan yang lebih, guna mengurangi terjadinya hal-hal demikian. 3. Otorisasi atas Penagihan
Syarat-syarat atas penagihan mesti distandarisasi untuk para penagih yang telah ditugaskan oleh pihak yang berwewenang.
4. Tembusan- tembusan yang mendukung Tembusan Faktur untuk Tagihan ini perlu disiapkan dalam jumlah yang cukup.
Tembusan dari faktur ini akan diotorisasi ke bagian pengiriman, pelanggan, penagihan, dan diposting.
F. Prosedur Audit Internal
1. Persiapan
Perusahaan perlu merencanakan kegiatan auditnya agar dapat berjalan lancar dan memenuhi sasaran dari kegiatan audit tersebut. Beberapa hal yang perlu
disiapkan :
a. Tujuan dan ruang lingkup audit.
b. Personil pelaksana audit.
c. Tugas dan tanggung jawab yang jelas.
d. Jadual kegiatan audit.
Universitas Sumatera Utara
e. Dokumentasi kegiatan audit prosedur, form, dll
2. Pelaksanaan
a. Pengumpulan informasi.
b. Peninjauan dokumen manual, SOP, dll.
c. Mempersiapkan alat tulis dan cheklist.
d. Pembuatan jadual audit.
e. Breifing tim auditor.
f. Mempersiapkan APD Alat Pelindung Diri jika diperlukan.
3. Perencanaan
a. Pertemuan pembuka :
• Perkenalan dari tim audit
• Menjelaskan tujuan dan ruang lingkup audit
• Penjelasan jadual audit
• Menjelaskan proses audit
• Menyediakan daftar hadir pertemuan pembuka
b. Kegiatan audit :
• Menggunakan daftar periksa cheklist
• Melihat bukti obyektif dengan metode : Verifikasi, Observasi,
Wawancara dan Mencatat secara mendetail bukti obyektif . •
Mekanisme wawancara : •
Bersikap kooperatif •
Sopan, terbuka dan jangan berprasangka buruk •
Ciptakan suasana yang nyaman bagi auditee •
Berikan waktu yang cukup bagi auditee •
Perhatikan bahasa tubuh
Universitas Sumatera Utara
• Gunakan bahasa yang jelas
• Gunakan 5 W, 1 H dan Show me
c. Pertemuan auditor :
• Melakukan evaluasi terhadap temuan hasil audit
• Mencatat temuan hasil audit ke dalam daftar periksa audit
• Mempersiapkan laporan temuan ketidaksesuaian untuk
pertemuan penutup d.
Pertemuan penutup :
• Ucapan terima kasih
• Tim audit menjelaskan seluruh hasil temuan audit kepada
auditee •
Auditee melakukan verifikasi terhadap temuan tim audit dan persetujuan atas hasil temuan
e. Pembuatan Laporan
• Laporan audit yang dibuat merupakan dokum,entasi dari
keseluruhan audit dan hasil audit sehingga dapat menjadi bahan rapat Tinjauan Ulang Manajemen
• Isi dari laporan audit Internal
• Detail kegiatan audit lokasi, tanggal, Auditee, dll
• Kesimpulan umum
• Ruang lingkup audit
• Temuan audit dan rekomendasi perbaikan
f. Tindak Lanjut
• Melakukan pemantauan tindakan perbaikan atas
ketidaksesuaian yg ditemukan
Universitas Sumatera Utara
• Sebagai bahan masukan kepada pihak Manajemen
• Sebagai pertimbangan untuk frekwensi audit Internal
berikutnya
G. Laporan Internal Auditor
