B. Struktur Organisasi
Dalam rangka memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang maka perlu di bentuk struktur organisasi yang baik,
sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika, dan terkoordinir.
Struktur organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 tiga orang Direksi yang terdiri dari:
1. Direktur Utama.
2. Direktur Operasional.
3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum.
Dibantu oleh para manajer serta bertanggung jawab kepada komisaris dan pemegang saham. Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro
industri, PT. KPBN pusat Jakarta dibantu oleh 3 tiga Kantor Cabang, yakni sebagai berikut:
1. PT. KPBN Cabang Medan.
2. PT. KPBN Cabang Surabaya.
3. PT. KPBN Perwakilan Dubai.
Kantor CabangPerwakilan PT. KPBN adalah kantor yang melaksanakan tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan
bertanggung jawab kepada Direksi PT. KPBN. Struktur organisasi ini sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN No.01KPBKpts21-
SDMI2010 tanggal 08 Januari 2010. Struktur organisasi PT. KPBN dapat dilihat di bawah ini.
Universitas Sumatera Utara
Gambar II.2 Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan
Sumber : PT Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan
C. Job Description
Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT. KPBN Cabang Medan yang terdiri dari :
1. Manajer
Tugasnya adalah : a.
Membantu Direktur Utama PT. KPBN melaksanakan tindak lanjut hasil transaksi penjualan PT. KPBN Jakarta dan PTPN.
b. Mengkoordinir, mengawasi, dan membimbing Asisten Manajer dan
Universitas Sumatera Utara
Karyawanti agar tercapai hasil kerja dan pelayanan yang maksimal. c.
Memonitor persediaan barang di gudangtangki timbun PTPN. d.
Memonitor pelaksanaan pengapalan barang PTPN Pembeli. e.
Memonitor persiapan dokumen pengapalan sd pencairan wesel dari hasil penjualan ke Bank Devisa dan langsung ditransfer ke rekening
PTPN yang bersangkutan. f.
Mengusulkan kenaikan golonganberkala Karyawan PT. KPBN Cabang Medan kepada Direktur Utama.
g. Mengkoordinir, memonitor, dan menyelesaikan segala pekerjaan dan
permasalahan di PT. KPBN Cabang Medan. h.
Memonitor pelaksanaan pengelolaan Keuangan PT. KPBN Cabang Medan sesuai dengan Anggaran yang tersedia.
i. Memonitormemeriksa dan mengusulkan RKAP PT. KPBN Cabang
Medan kepada PT. KPBN Jakarta. j.
Melaksanakan tugas-tugas lain bila diperlukan oleh Direktur Utama.
2. Bagian Urusan Penjualan
Tugasnya adalah : a.
Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan
tender inti sawit dan tetes Molasses. b.
Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar Market Outlook di reuters
Universitas Sumatera Utara
dan pasar harian Malaysia dll. d.
Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.
e. Memonitormeneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir
di Medan. f.
Memonitor penyampaian surat undanganpenawaran tender Inti Sawit. g.
Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti SawitMolasses ke PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender Inti Sawit. i.
Meneliti memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti SawitMolasses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguanbulanan penjualan Inti
Sawit. k.
Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan
permasalahan yang timbul dalam hal penjualan. l.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik
pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
3. Bagian Urusan Log. 1 Sawit Karet
Tugasnya adalah : a.
Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari
Universitas Sumatera Utara
PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses.
b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN
terkait perihal jadwal tender. c.
Memonitor perkembangan harga pasar Market Outlook di reuters dan pasar harian Malaysia dll.
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank
Mandiri. e.
Memonitormeneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan.
f. Memonitor penyampaian surat undanganpenawaran tender Inti Sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti SawitMolasses
ke PT. KPBN Jakarta. h.
Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit.
i. Meneliti memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender
Inti SawitMolasses. j.
Memonitor dan meneliti laporan mingguanbulanan penjualan Inti Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan
oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya. Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu
Universitas Sumatera Utara
sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Karet dan Sawit.
4. Bagian Urusan Log. 2 Teh Kakao
Tugasnya adalah : a.
Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, LC nominasi dan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.
b. Menjawab dan menindaklanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2
Teh Kakao. c.
Memonitor kelengkapan dokumen dan negosiasi wesel pada adviseNegotiating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada
NegotiatingPaying Bank. d.
Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang berhubungan dengan Log-2 Teh Kakao.
e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan SI dan dokumen-
dokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen pendukungnya sudah dilengkapi.
f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2 Teh Kakao yang
diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya. g.
Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer. h.
Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan.
5. Bagian Urusan Keuangan, SDM Umum
Tugasnya adalah: a.
Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggungjawaban
Universitas Sumatera Utara
Keuangan kantor Cabang Medan. b.
Mengontrol dan memeriksa bukti-bukti keluar masuk KasBank serta data-data pendukungnya.
c. Memantau droppingtransfer Modal Kerja dari Kantor Pusat.
d. Memantau dan meneliti pembuatan daftar gaji dan hak-hak Karyawan
lainnya. e.
Mengontrol pembukuan atas semua transaksi keuangan di Kantor Cabang Medan.
f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran
dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya. g.
Mengkoordinir SDM sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh kantor pusat.
h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor
cabang Medan. i.
Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk kepentingan Karyawan maupun pemeliharaan aset-aset kantor cabang.
j. Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang.
k. Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH serta
penyelesaian rampung PPH Karyawan. l.
Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim pemeriksa baik intern maupun extern.
m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU.
n. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang
Universitas Sumatera Utara
Medan kepada masing-masing Karyawan. o.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dengan sebaik-baiknya.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua
begitu juga pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja terkini yang dijalankan
perusahaan adalah : 1.
Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses
tanaman, produksi, pabrik sampai dengan proses bisnis administrasi. 2.
Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen utama dan pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik
dengan pembeli. 3.
Melaksanakan studi banding Benchmark secara berkala.
E. Rencana UsahaKegiatan
Kategori