Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan CPO Terhadap Proses Penagihan Piutang Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI

ANALISA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENJUALAN CPO TERHADAP PROSES PENAGIHAN PIUTANG PADA PT. PP. LONDON SUMATRA INDONESIA Tbk.

Oleh :

NAMA : ANDREW TIMOTHY A.S.

N I M : 020522139 DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

2008

Andrew Timothy A.S : Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan CPO Terhadap Proses Penagihan Piutang…, 2008 USU Repository © 2009

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : ANDREW TIMOTHY A.S.

N I M : 020522139 DEPARTEMEN : AKUNTANSI

JUDUL SKRIPSI : ANALISA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN CPO TERHADAP PROSES PENAGIHAN PIUTANG PADA

PT.PP.LONDON SUMATRA INDONESIA Tbk.

Tanggal………. Ketua Departemen Akuntansi

( Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak )

Tanggal………. Dekan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN

PENANGGUNG JAWAB SKRIPSI

NAMA : ANDREW TIMOTHY A.S.

N I M : 020522139 DEPARTEMEN : AKUNTANSI

JUDUL SKRIPSI : ANALISA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN CPO TERHADAP PROSES PENAGIHAN PIUTANG PADA

PT.PP.LONDON SUMATRA INDONESIA Tbk.

Medan, Februari 2008 Menyetujui

Pembimbing

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-1 EKSTENSI MEDAN

Telah diuji pada

Tanggal Februari 2008

PANITIA PENGUJI SKRIPSI

Ketua : Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak Pembimbing : Drs. Syamsul Bahri TRB, MM, Ak Anggota : 1. Drs. Rustam SE, Ak

PERYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul :

“Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan CPO Terhadap Proses Penagihan Piutang Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk.”

Adalah benar hasil kerja saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program Ekstensi S1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Dan apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh pihak Universitas.

Medan, Februari 2008

Yang Membuat Peryataan,

ANDREW TIMOTHY A.S.

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala berkat dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan CPO Terhadap Proses Penagihan Piutang Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk.” guna memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, yang disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengalaman, dan pengatahuan penulis baik mengenai materi, teknik penyusunan, maupun analisisnya. Oleh karenanya, dengan hati terbuka penulis menerima setiap saran dan kritik dari pembaca untuk penyempurnaan pada masa yang akan datang.

Adapun skripsi ini dapat diselesaikan hanya dengan bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam kesempatan ini juga penulis mengucapkan terima kasih yang paling dalam kepada kedua orang tuaku yang tercinta dan terkasih Ayahanda H. Simanungkalit dan Ibunda D. Br Ompusungguh. Skripsi ini kupersembahkan sebagai ungkapan terima kasih buat Bapak dan Mama atas cinta dan kasih sayang, didikan dan dukungan baik moral dan material yang telah penulis terima hingga detik ini. Segala sesuatu yang telah penulis raih sampai saat ini adalah karena perjuangan kedua orang tuaku yang telah mengasuh dan membesarkan penulis dengan kasih sayang dan cintanya, memberi nasehat dan pesan, serta doa-doanya yang tidak pernah terhenti terucap dalam hati dan lidahnya. Semua ini tidaklah mungkin

Andrew Timothy A.S : Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan CPO Terhadap Proses Penagihan Piutang…, 2008 USU Repository © 2009

penulis gantikan atau balaskan. Semoga Bapak dan Mama selalu diberikan kesehatan dan umur yang panjang untuk dapat melihat keberhasilan ananda kelak. Amin.

Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada adikku Andry Roy yang telah memberikan koreksi dan masukan diawal penulisan skripsi ini. Buat adikku Damos (rajin-rajin belasaja yach dan kurangin tuch main PS2 nya).

Penulis juga menghanturkan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. H. Arifin Akhmad, M.Si, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M. Acc, Ak selaku Sekertaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Syamsul Bahri TRB, MM, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan memeberikan sumbangan pemikirannya dalam mengarahkan dan membimbing penulis serta dengan sabarnya menghadapi penulis hingga penulis dapat menyelesaiakan penulisan skripsi ini.

5. Bapak Rustam SE, Ak selaku Dosen Pembanding dan Penguji I yang bersedia memberikan sumbangan saran dan pemikiran dalam penyusunan skripsi ini.

6. Bapak Chairul Nazwar SE, Ak selaku Dosen Pembanding dan Penguji II yang bersedia memberikan sumbangan saran dan pemikiran dalam penyusunan skripsi ini.

7. Seluruh Dosen, Staff Administrasi serta seluruh Civitas Akademika Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

8. Staff PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk, Bapak Sudirman selaku Area Accounting Manager, Bapak Himmawan Fansuri dan Ibu Julita Manik selaku Financial Recording Staff, Bapak Ahmad Ganti selaku Costing Staff, Bapak Adisyah selaku Sales Staff, dan Bapak Ilyas selaku Invoicing and Collection Staff yang telah bersedia meluangkan waktunya dan banyak memeberikan bantuan kepada penulis dalam melakukan studi kasus skripsi ini.

9. Kakak-kakak senior dalam pelayanan : Kak Sondang, Kak Ester dan Kak Evinora, terima kasih ya kak buat doa-doanya. Tuhan memberkati.

10. Teman-teman kuliah : Fernando, Helpina, Puka, Ronald, Anwar, Deni, Susan, Sanli, Wenny, Dewi, Indra Wijaya, Noni Hilwa Muis dan juga buat Mona T H. Dan masih banyak lagi yang tidak mungkin penulis sebutkan satu per satu.

Medan, Februari 2008 Penulis,

ANDREW TIMOTHY A.S.

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi pada transaksi penjualan dan untuk mengetahui secara jelas pengaruh prosedur sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk terhadap peningkatan efektivitas pengendalian intern khususnya dalam penagihan piutang.

Data penelitian diambil dari PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. Dalam penelitian yang dilakukan, penulis menganalisis data dengan metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan data-data mengenai standar operasional prosedur tentang penjualan maupun tentang penagihan, mempelajari alur kerja atau prosesnya, dan juga mencaritahu jurnal untut mencatat kegiatan-kegiatan penjualan dan penagihan. Jenis data yang digunakan adalah data primer, yaitu data yang diperoleh dari objek penelitian yang dalam hal ini adalah PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. secara langsung melalui teknik wawancara dan data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan dan data tersebut sudah diolah seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan laporan keuangan.

Setelah melakukan penganalisaan, dapat disimpulkan bahwa PT. PP. London Sumatra Indonsia Tbk. telah melakukan prosedur yang sangat baik dalam kegiatan penjualan maupun didalam kegiatan penagihan piutang. Selain itu sudah terdapat sistem dokumen yang sangat baik juga. Pengendalian internal yang baik juga sudah diterapkan, hal ini dapat dilihat dengan adanya keterkaitan beberapa departemen dalam proses pencatatan penjualan dan penagihan. Saran-saran yang dapat dikemukakan antara lain adalah dalam hal pencatatan jurnal, harus terdapat semacam kode integrasi yang menghubungkan jurnal pencatatan penerimaan bank atas penagihan dengan jurnal piutang dari penjualan.

Kata kunci : Sistem informasi akuntansi penjualan, pencatatan piutang dan integrasi data.

ABSTRACT

The objective of this research is to know how the applying of system information accounting sale transaction and also to know with clearly what the effect of system information accounting sale procedure in PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. for increasing the effectively internal control specially for press the claim.

Research data take from PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. In this research the writer analyst data with descriptive method that collect data standard operational procedure sale, study the flow chart and to find know the journal register. The kinds of data are primer data and also secondary data.

As the result is PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk already does the procedure with very good and the company also have perfect documentation system. They also have a good internal control; we can see it from the four department register the journal of selling and account payable. The writer’s suggestion is the company should have like a integration code. From this code, company can match the journal from receiving bank with account payable journal from sale.

Keyword: System Information Accounting for Sales, registering account payable and data integration.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ………... DAFTAR ISI ……….. DAFTAR GAMBAR ………. BAB I : PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ……….

B. Perumusan Masalah ………

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ………... D. Kerangka Konseptual ……….. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi Akuntansi ……… 1. Pengertian Sistem Informasi ……….. 2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ………. 3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi ………... B. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi ………... 1. Pengertian Pengendalian Intern ………. 2. Tujuan Pengedalian Intern ………. 3. Pengendalian Intern dalam Sistem Informasi Akuntansi ... C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ……...………

1. Fungsi Yang Terkait ……….. 2. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen ………….. 3. Dokuemen Yang Digunakan ……….

4. Catatan Akuntansi Yang Digunakan ………. D. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang ……….

1. Fungsi Yang Terkait ……….. 2. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen ………….. 3. Dokumen Yang Digunakan ……… 4. Catatan Akuntansi Yang Digunakan ………... BAB III : METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ……… B. Jenis dan Sumber Data ……… C. Teknik Pengumpulan Data ……….. D. Metode Analisa Data ………... E. Jadwal dan Lokasi Penelitian ……….. BAB IV : ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. DATA PENELITIAN ……….

1. Sejarah Singkat Perusahaan ……… 2. Struktur Organisasi Perusahaan ………. 3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ……...……… 4. Sistem Informasi Akuntasi Piutang Dagang …………...… B. ANALISIS HASIL PENELITIAN ……….. 1. Struktur Organisasi Perusahaan ………. 2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ……….. 3. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang …….………

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN ……….………..

B. SARAN ……….………..

DAFTAR PUSTAKA ………. LAMPIRAN ………

DAFTAR GAMBAR

1. Laporan Stok Tersedia di Gudang 2. Kontrak Penjualan CPO

3. Tagihan Penjualan atau Invoice 4. Bukti Transfer Pembayaran 5. Delivery Order CPO

6. GLF 085 Product Stock Reconsiliation Worksheet 7. GLF 060 Product Shipment Register

8. GLF 560 Product Received At Godown 9. GLF 561 Product Shipped From Godown 10. GLF 562 Godown Gain / Loss Register

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. adalah salah satu perusahaan perkebunan terbesar yang ada di Indonesia. Perusahaan ini memiliki area perkebunan yang tersebar dibeberapa propinsi yang ada di Indonesia, yakni di Sumatera Utara, Sumatera Selatan, Kalimantan Timur, Sulawesi Selatan, Jawa Timur dan Jawa Barat. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan, PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. menghasilkan berbagai macam produk perkebunan, yakni kelapa sawit (Oil Palm), karet (Rubber), coklat (Cocoa), teh (Tea), kopi (Coffee), dan kelapa (Coconut)

Untuk memproses produk hasil perkebunan tersebut, PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. juga memiliki beberapa macam pabrik yang mengolah produk itu menjadi produk jual. Yakni pabrik kelapa sawit (Oil Palm Mill), pabrik karet (Crumb Rubber Factory), pabrik coklat (Cocoa factory), pabrik teh (Tea Factory) dan pabrik kopi (Coffee Factory). Hasil-hasil olahan dari pabrik-pabrik tersbut kemudian dijual. Penjualan dapat berupa penjualan luar negeri (export sales) maupun penjualan dalam negeri (local sales). Penjualan hasil produk pabrik ini secara garis besar dapat dibagi menjadi 2 jenis, yakni penjualan dimana pembayarannya diterima dimuka atau dengan cara panjar (advance received) dan penjualan dimana pembayarannya diterima dibelakang atau setelah kontrak penjualan selesai (trade debtors).

Dalam proses penjualan ini ada 4 (empat) bagian yang terkait yaitu Bagian Penjualan (Sales Operations), Bagian Penagihan (Invoicing and Collection), Bagian Pencatatan

Penerimaan Cash (Treasury Departement) dan Bagian Pencatatan Piutang (Financial Accounting Departement).

Semua penjualan tender baik dalam negeri maupun luar negeri diatur oleh Sales Operations, yakni bagian dari Sales Departement. Besarnya penjualan yang dapat ditetapkan oleh Sales Operations, berasal dari laporan stock produksi yang dikirimkan oleh pabrik setiap 2 (dua) kali dalam sebulan. Penjualan yang sudah dilakukan kemudian akan dicatat oleh Financial Accounting Departement. Selanjutnya Invoicing and Collection akan menerbitkan tagihan kepada para pembeli (buyer). Invoicing and Collection juga merupakan bagian dari Sales Departement. Kemudian pembeli akan melakukan pembayaran dengan cara mentransfer ke bank. Penerimaan uang di Bank akan dicatat oleh bagian Treasury Departement yang ada di Jakarta yang mana saat ini difungsikan sebagai kantor pusat.

Untuk setiap satu transaksi penjualan dilibatkan 4 (empat) departement. Hal ini membuat penulis tertarik untuk mengetahui apakah keempat departemen ini mencatat data / informasi yang sama ataukah mungkin ada perbedaan. Sebab masih ditemui jurnal koreksi atas piutang yang tertagih oleh Financial Accounting Departement. Ini dikarenakan besarnya nilai penerimaan Bank oleh Treasury Departement tidak sama dengan jumlah piutang yang dicatat oleh Financial Accounting Departement. Hal inilah yang membuat penulis tertarik untuk mengangkat sistem penjualan di PT. PP. London Sumatra Indonesia ini menjadi objek penelitian.

Semua pencatatan data transaksi baik itu pencatatan penjualan oleh Sales Operations, pencatatan tagihan oleh Invoicing and Collection, pencatatan pelunasan tagihan oleh Financial Accounting Departement maupun pencatatan penerimaan bank atas penjualan

oleh Treasury Departement Jakarta dicatat kedalam satu program aplikasi accounting yang disebut IFS Finacial. Dalam aplikasi IFS Financial ini dapat dihasilkan laporan mengenai besarnya tingkat penjualan dan juga besarnya jumlah tagihan atas Piutang.

Agar seluruh penjualan dan piutang dapat dicatat secara benar perlu diperhatikan sistem akuntansi yang mengarah pada aktifitas tersebut dan seluruh bidang yang terlibat dalam kegiatan penjualan serta penagihan piutang juga perlu diawasi agar tidak terjadi kesimpangsiuran dalam menjalankan tugas, wewenang dan tanggungjawab.

Jika semua departement tersebut dapat berkoordinasi dengan baik dalam mencatat data atau informasi yang sama dan akurat, tentu laporan yang dihasilkan oleh IFS Finacial Application ini juga akan dapat menghasilkan laporan yang benar, dan selanjutnya akan sangat tepat dan bermanfaat untuk digunakan oleh pihak-pihak yang memerlukan dalam pengambilan keputusan. Baik dalam kebijakan peningkatan penjualan, penilaian atas kinerja pembeli dan juga untuk mengendalikan besarnya piutang yang belum ditagih atas adanya penjualan yang sistem pembayarannya diterima setelah kontrak selesai.

Berdasarkan uraian yang diuraikan diatas penulis tertarik untuk membahas masalah tersebut dengan judul “Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan CPO Terhadap Proses Penagihan Piutang Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk.”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, penulis mencoba merumuskan masalahnya dalam bentuk pernyataan sebagai berikut :

1. Apakah prosedur-prosedur sistem informasi akuntansi penjualan sudah diterapkan dengan benar?

2. Apakah penerapan prosedur-prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dapat meningkatkan efektivitas pengendalian intern khususnya dalam penagihan piutang?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai melalui proses penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi pada transaksi penjualan 2. Untuk mengetahui secara jelas pengaruh prosedur sistem informasi akuntansi

penjualan yang diterapkan pada PT.PP.London Sumatra Indonesia Tbk terhadap peningkatan efektivitas pengendalian intern khususnya dalam penagihan piutang.

Adapun manfaat yang diharapkan untuk melalui proses penelitian ini adalah : 1. Bagi penulis, diharapkan dapat menambah dan mengembangkan pengetahuan.

2. Bagi perusahaan, diharapkan dapat memberikan masukan dan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

3. Bagi civitas akademi, diharapkan dapat menjadi bahan referensi dalam penelitian penelitian yang sejenis.

D. Kerangka Konseptual

TREASURY DEPARTEMEN

SALES OPERATIONS

INVOICING AND COLLECTION

FINANCIAL ACCOUNTING DEPARTEMEN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

INTERNAL EXTERNAL

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi

Perusahaan menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetensi. Informasi pada dasaranya adalah sumberdaya seperti halnya pabrik dan peralatan. Produktivitas, sebagai suatu hal yang penting agar tetap kompetitif, dapat ditingkatkan melalui sistem informasi yang lebih baik. Akuntansi, sebagai suatu sistem informasi, megidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan onformasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sistem adalah kumpulan seumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.

Istilah sistem informasi menganjurkan penggunaan teknologi komputer di dalam oraganisasi untuk menyajikan informasi kepada pemakai. Sistem informasi “berbasis komputer” merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. Terdapat beberapa jenis sistem informasi berbasis komputer, yaitu :

a. Sistem Pengolahan Data Elektronik (EDP) b. Sistem Pengolahan Data (DP)

c. Sistem Informasi Manajemen (MIS) d. Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

e. Sistem Pakar (ES)

f. Sistem Informasi Eksekutif (EIS) g. Sistem Informasi Akuntansi (AIS)

Pengertian Sistem Informasi menurut Hall (2001:7) adalah “sebuah rangkaian prosedur formal, dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai”.

Pengertian Sistem Informasi menurut Nugroho Widjajanto (2001:2) adalah “adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output.”

Pada dasarnya sesuatu dapat disebut sistem apabila memenuhi syarat yaitu memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian itu disebut subsistem, atau ada pula yang menyebutnya sebagai prosedur.

Menurut Nugroho Widjajanto (2001:2) “Subsistem adalah bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood adalah “kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. SIA mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau terkoputerisas.i”

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menurut Hadibroto adalah “Keseluruhan prosedur dan teknik, yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengelolahnya, sehingga terdapat bahan-bahan informasi maupun alat pengawasan”.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menurut Nugroho Widjajanto (2001:4) adalah “susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen.”

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi adalah “organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengeloalaan perusahaan.”

Selanjutnya American Accounting Association seperti yang dikutip oleh Peter Atrill dan Eddie Mc Laney dalam bukunya Management Accounting An Active Learning Approach (1994:14) memberikan definisi Akuntansi sebagai "The process of identifying, measuring, and communicating economic information to permit informed judgements and decisions by the users of the information."

Definisi ini menekankan pada peran pengambilan keputusan akuntansi dan menerapkan akuntansi keuangan dan manajemen. Definisi ini juga menekankan bahwa informasi akuntansi tidak akan berguna kecuali bila dapat membantu manajer untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi yang Penulis peroleh dari http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_akuntansi, yaitu Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang

berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.

Penulis menyimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) harus dedifiniskan sebagai sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Tetapi istilah sistem informasi akuntansi lebih luas dari itu guna mencakup siklus-siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi. Jadi, bila dirangkumkan pengertian Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kebergam pemakai. Penulis menggunakan istilah sistem informasi akuntansi karena mencakup siklus-siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi.

3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi menurut S Hadibroto adalah “menentukan hasil operasi, mengikuti kejadian-kejadian yang menyangkut harta benda dan kewajiban perusahaan, mengatur transaksi-transaksi tertentu, misalnya pembelian bahan dan sebagainya”.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi adalah sebagai berikut : a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi yang dikutip penulis dari http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_akuntansi, adalah :

a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

b. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

c. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

B. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Pengendalian Intern

Pengertian Pengedalian Intern menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood adalah “rencana organisasi dan prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berkaitan dengan pertanggungjawaban aktiva dan keandalan laporan keuangan.”

Pengertian Pengendalian Intern menurut Nugroho Widjajanto adalah “suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan.”

2. Tujuan Pengendalian Intern

Tujuan pengendalian intern menurut pendapat Nugroho Widjajanto adalah untuk : a. Mengamankan aktiva perusahaan.

b. Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi c. Meningkatkan efisiensi dan

d. Mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran.

Tujuan-tujuan pengendalian intern dalam siklus pendapatan Menurut George H Bodnar dan William S. Hopwood adalah :

a. Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.

b. Harga dan syarat barang dan jasa yang desediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen.

c. Seluruh pengiriman barang dan jasa yang dilakukan harus tercermin dalam penagihan kepada pelanggan.

d. Penagihan ke pelanggan harus diklasifikasikan, diikhtisarkan dan dilaporkan secara akurat.

3. Pengendalian Intern dalam Sistem Informasi Akuntansi

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Defenisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan

yang mengelola informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.

Tujuan sistem pengendalian intern menurut defenisi tersebut adalah : a. Menjaga kekayaan organisasi.

- Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.

- Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

- Pelaksanaan transaksi melaui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. - Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.

c. Mendorong efisiensi.

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah :

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Penjualan Tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebuh dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

1. Fungsi Yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai adalah : a. Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada di tangan Bagian Order Penjualan.

b. Fungsi Kas

Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada di tangan Bagian Kasa.

c. Fungsi Gudang

Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada di tangan Bagian Gudang.

d. Fungsi Penerimaan

Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada di tangan Bagian Pengiriman.

e. Fungsi Akuntansi

Dalam transaksi penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada di tangan Bagian Jurnal.

2. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penjualan tunai adalah : a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama

jangka waktu tertentu.

b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.

c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli.

e. Kuatitas produk yang dijual.

f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. g. Otorisasi pejabat yang berwenang.

3. Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah : a. Faktur Penjualan Tunai.

b. Pita register kas (cash register tape). c. Credit card sales slip.

d. Bill of lading.

e. Faktur penjualan COD. f. Bukti setor Bank.

g. Rekapitulasi harga pokok penjualan.

4. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah : a. Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.

b. Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.

c. Jurnal Umum

Dalam transaksi penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

d. Kartu Persediaan

Dalam transaksi penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.

e. Kartu Gudang

Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

D. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang

Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang adalah disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan dan penghapusan piutang.

1. Fungsi Yang Terkait a. Fungsi Penerimaan Kas

Slip nota pengiriman uang pelanggan dikirimkan oleh departemen penerimaan kas ke departemen piutang dagang untuk dibukukan. Departemen piutang dagang tidak mempunyai akses ke kas atau cek yang berkaitan dengan nota pengiriman uang pelanggan.

b. Fungsi Penagihan

Faktur, memo kredit, dan penyesuaian faktur lain didistribusikan ke departmen piutang dagang untuk dibukukan di rekening pelanggan. Ini memungkinkan adanya pemisahan fungsi-fungsi. Departemen penagihan tidak mempunyai akses langsung ke catatan-catatan akses langsung ke catatan-catatan piutang dagang.

c. Fungsi Piutang Dagang

Departemen piutang dagang bertanggungjawab untuk membuat buku besar tambahan piutang dagang. Rekening pengendalian dibuat di departemen buku besar. Debit dan kredit dibukukan ke rekening pelanggan dari berbagai sumber nota pengiriman uang, faktur dan sebagainya yang diterima dari departemen penagihan dan penerimaan kas. Ini memungkinkan adanya pemisahan fungsi-fungsi. Secara periodik, rekening pelanggan dikirim secara langsung ke pelanggan oleh departemen piutang dagang. Pemrosesan periodik termasuk penyajian neraca saldo umur piutang dagang untuk ditelaah oleh departemen kredit. Jenis lain laporan kredit pelanggan disajikan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Laporan seperti itu seringkali disajikan sebagai hasil lain dari pemrosesan laporan-laporan pelanggan.

d. Fungsi Kredit

Fungsi departemen kredit dalam sistem aplikasi piutang dagang mencakup pengesahan pengembalian dan potongan penjualan dan penyesuaian-penyesuain lain terhadap rekening pelanggan, penelaahan dan pengesahan neraca saldo umur piutang untuk memastikan kelayakan piutang, dan pembuatan memo penghapusan pembebanan piutang tak tertagih.

e. Fungsi Buku Besar

Departemen buku besar membuat akun pengendalian piutang dagang. Debit dan kredit dibukukan ke akun pengendalian piutang dagang dari jurnal tanda bukti / pengendalian total yang diterima dari departemen penagihan dan penerimaan kas. Jumlah ini direkonsiliasikan ke pengendalian total yang dikirimkan ke buku besar secara langsung dari departemen piutang dagang. Rekonsiliasi ini merupakan pengendalian yang penting dalam sistem aplikasi piutang dagang.

2. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen

Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah : a. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.

b. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur. c. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.

Dalam akuntasi piutang, secara periodik dihasilkan pernyataan piutang yang dikirimkan kepada setiap debitur. Pernyataan piutang ini merupakan unsur pengendalian intern yang baik dalam pencatatan piutang. Dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada para debitur, catatan piutang perusahaan diuji ketelitiannya

dengan menggunakan tanggapan yang diterima dari debitur dari pengiriman pernyataan piutang tersebut. Disamping itu, pengiriman pernyataan piutang secara periodik kepada para debitur akan menimbulkan citra yang baik di mata debitur mengenai keandalan pertanggungjawaban keuangan perusahaan.

Untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih atau tidaknya piutang, secara periodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang setiap debitur kepada manajer keuangan. Daftar umur piutang ini merupakan laporan yang dihasilkan dari kartu piutang.

3. Dokumen Yang Digunakan

Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah :

a. Faktur Penjualan b. Bukti kas masuk c. Memo Kredit

d. Bukti memorial (journal voucher)

4. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah :

a. Jurnal Penjualan

Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.

b. Jurnal retur penjualan

Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.

c. Jurnal umum

Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih. d. Jurnal penerimaan kas

Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.

e. Kartu Piutang

Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Menurut Sugiyono ( 2004 : 6 ) menyatakan bahwa penelitian itu bermacam-macam jenisnya dan dapat dikelompokkan berdasarkan tujuan, metode, tingkat eksplanasi, dan analisis dan jenis data.

Dalam hal ini penelitian yang dilaksanakan adalah berupa penelitian yang berbentuk deskriptif. Metode Deskriptif yaitu metode dimana penulis mengumpulkan data-data penelitian yang diperoleh dari objek penelitian dan literatur-literatur lainnya kemudian menguraikan secara rinci untuk mengetahui permasalahan penelitian dan mencari penyelesaiannnya.

B. Jenis dan Sumber Data

Jenis data yang dikumpulkan terdiri dari : 1. Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh dari sumber pertama baik yang individu maupun lembaga / institusi yang masih membutuhkan pengelolaan yang lebih lanjut. Data primer yang penulis kumpulkan adalah hasil wawancara berupa tanya jawab dengan bagian penjualan dan keuangan.

2. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data pelengkap bagi data primer yang diperoleh dalam bentuk hasil pengolahan yang sudah jadi, baik berupa publikasi, maupun data perusahaan.

Data sekunder yang penulis kumpulkan dari pihak internal perusahaan antara lain berupa struktur organisasi perusahaan, sejarah singkat perusahaan dan laporan keuangan.

C. Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik Observasi

Mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang diteliti dalam hal ini sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. 2. Teknik Wawancara

Dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya pada bagian yang berkaitan dengan penelitian.

Sugiyono ( 2004 : 130 ) mengatakan bahwa “Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan masalah yang akan diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit / kecil.” 3. Teknik Dokumentasi

Mengumpulkan data sekunder yang telah terdokumentasi baik data keuangan maupun non keuangan. Data ini bersumber dari perusahaan dan buku literatur yang ada. Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data sekunder, sedangkan wawancara merupakan teknik pengumpulan data primer.

D. Metode Analisa Data

Untuk menganalisis data yang diperoleh, penulis menggunakan metode : 1. Metode Analisis

Yakni dengan terlebih dahulu mengumpulkan data, mengklasifikasikan, menganalisis dan mentafsirkan data sehingga data dapat memberikan gambaran mengenai permasalahan yang diteliti.

2. Metode Deskriptif.

Sugiyono ( 2004 : 11 ) mendefinisikan metode deskriptif sebagai “Penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nialai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan dengan variabel yang lain.”

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan dari bulan Juli 2007 sampai dengan selesai. Dilakukan di PT.PP.London Sumatra Indonesia Tbk. yang beralamat di Jl. Jend. A.Yani No.2 Medan.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. DATA PENELITIAN

1. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. yang berkantor pusat di Jalan Jendral Ahmad Yani No.2 Medan, Sumatera Utara pada mulanya adalah salah satu anak perusahaan Harrison & Crosfield, London yang beroperasi di Medan. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1904 di London dan mengelola bermacam-macam usaha antara lain: a. Industri dan bahan kimia

b. Perkebunan

c. Pauls (yang terdiri dari bermacam-macam dagang) d. Perkayuan dan bahan bangunan

e. Perdagangan umum internasional

Semua usaha tersebut diatas tersebar di seluruh dunia tetapi untuk di Indonesia, perusahaan ini hanya bergerak dalam bidang perkebunan saja. Harrison & Crosfield mulai beroperasi di Indonesia sejak tahun 1906 dan perkebunan ini pada mulanya merupakan bekas hak konsesi berdasarkan perjanjian antara Zelf Belstuut dengan beberapa perusahaan Rubber Company Ltd, yang disahkan residen Sumatra Timur. Untuk memperluas usahanya pada tahun 1962 sampai 1963 perusahaan ini menggabungkan diri dengan perusahaan perkebunan Inggris yang memiliki beberapa kebun di Sumatera Utara. Dengan penggabungan kedua perusahaan ini terbentuklah PT.PP. London Sumatra Indonesia.

PT. PP. London Sumatra Indonesia didirikan berdasarkan akte pendirian No. 93 tanggal 18 Desember 1962 dihadapan Notaris Raden Kadiman ( Jl. Kali Besar Barat 15A Jakarta ) dan kemudian dihadapan Notaris yang sama naskah pendirian diperbaharui dengan akte No. 20 tanggal 9 September 1963. Sedangkan pengukuhan perusahaan menjadi suatu badan hukum disahkan Menteri Kehakiman tanggal 14 September 1963 No.J.A5/121/20 dan diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 8 Oktober 1963 nomor 81.

Pada masa konfrontasi dengan Malaysia, terjadi konflik antara pemerintah Inggris dengan Indonesia yang menyebabkan kaum buruh perkebunan dan pemerintah Republik Indonesia berinisiatif mengambil alih pengurusan perusahaan dan menyerahkannya pada bangsa Indonesia untuk meneruskan aktivitas usaha perkebunan yang terkendala.

Selanjutnya pada tahun 1964 kepengurusan itu diserahkan kepada badan pengawas pemerintah daerah. Kemudian oleh Pemerintah Daerah mempercayakan pengawasan perusahaan perkebunan kepada suatu badan bernama Badan Pengawasan Perkebunan Asing Republik Indonesia dan setelah itu digantilah PT. PP. London Sumatra Indonesia menjadi PT. PP. Dwikora. Tetapi dalam tahun tersebut terjadi lagi perubahan berdasarkan ketetapan Presiden No. 6 tahun 1964 diadakan perjanjian antara Pemerintah Republik Indonesia dengan Harison & Crosfield Ltd, London dan perjanjian ini mulai berlaku tanggal 20 Maret 1968. Isi perjanjian ini mulai berlaku tanggal 20 Maret 1968. Isi perjanjian itu adalah bertujuan untuk :

a. Pengembalian hak milik dari Pemerintah kepada Harrison & Crosfield Ltd. di Sumatera Utara.

b. Kerjasama perusahaan di bidang perkebunan karet, kelapa sawit, proyek pertanian lainnya dan proyek bahan pangan.

Perjanjian berdasarkan atas :

a. Instruksi Presidium Kabinet No. 28/U/IN/12/1966, tanggal 12 Desember 1966 dan semua peraturan lain yang berhubungan dengan pengendalian perusahaan-perusahaan asing.

b. Undang-undang No. 1 tahun 1967 mengenai Penanaman Modal Asing dan semua peraturan mengenai Penanaman Modal Asing di Indonesia.

Setelah perjanjian disepakati, pemerintah menyerahkan pengusahaan dan penguasaan perusahaan tersebut kepada pemilik semula, yakni Harrison & Crosfield Ltd. pada tanggal 1 April 1968 dan nama perusahaan berganti nama kembali menjadi PT. PP. London Sumatra Indonesia yang sesuai dengan pengesahan akte pendirian semula.

Anggaran Dasar Perseroan mengalami beberapa kali perubahan. Perubahan terakhir pada tanggal 25 Juli 1997, sehubungan dengan perubahan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan surat keputusan No. C2-6275.HT.01.04 Tahun 1997 tanggal 16 Juli 1997. Sehubungan dengan perubahan Anggaran Dasar Perseroan sebagaimana diatur oleh Undang-undang No. 1/1995, perubahan nama Perusahaan menjadi PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk, serta perubahan tempat kedudukan perusahaan menjadi di Jakarta.

Perusahaan ini mengelola hak tanah perkebunan yang disebut Hak Guna Usaha (HGU), berlaku selama 30 tahun dengan opsi pembaharuan. Semua Hak Guna Usaha berkahir tahun 1998. Pada tanggal 31 Desember 1997 perusahaan telah memperoleh kembali perpanjangan Hak Guna Usaha selama 25 tahun hingga tahun 2003.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda menurut kegiatan usahanya. Struktur organisasi merupakan faktor yang memegang peranan penting sebagai petunjuk dalam pembagian tugas dan tanggung jawab dari tiap bagian dan sekaligus diperlukan untuk mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab dari tiap bagian dan sekaligus diperlukan untuk mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab dari tiap bagian dan juga merupakan upaya untuk mencapai lancarnya kegiatan perusahaan.

Pengorganisasian juga akan menjadikan kegiatan dan tugas-tugas suatu perusahaan dapat dijalankan dengan baik dan teratur. Dengan kata lain organisasi berguna untuk menghindarkan terjadinya penyelewengan-penyelewengan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Dengan demikian struktur organisasi perusahaan merupakan gambaran yang memperlihatkan susunan, fungsi departemen atau posisi mereka dalam organisasi serta bagaimana hubungannya antara satu sama lainnya disamping menunjukkan garis perintah maupun jalur jalan komunikasi formal. Sehingga dapat tercipta suatu team kerja yang kompak dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan.

PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. memiliki struktur organisasi yang berbentuk garis dan staff, sebagaiaman terlihat pada gambar berikut ini :

Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian yang ada dalam struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Head of Government & Community Relations a. Bertanggung jawab kepada President Director

b. Memimpin dan mengelola Government & Community Relations

c. Membuat kebijakan perusahaan mengenai Government & Community Relations

d. Membina hubungan antara perusahaan dengan masyarakat / pemerintah, denganmelaksanakan kegiatan-kegiatan yang memberi manfaat bagi masyarakat disekitar perusahaan

e. Membawahi Community Relations Manager & Government Relations Managaer

2. Corporate Secretary & Head of Legals Affairs a. Bertanggung jawab kepada President Director b. Berperan sebagai Sekretaris Perusahaan

c. Menangani masalah-masalah hukum di perusahaan

d. Memimpin dan mengelola pelaksanaan dan administrasi perijinan serta dokumentasi e. Membawahi Legal Affairs Manager

3. Head of Corporate Communication

a. Bertanggung jawab kepada President Director

b. Memimpin dan mengelola aktivitas Corporate Communication, termasuk : - Mengkonsolidasi informasi tentang aktivitas perusahaan

- Menyediakan media komunikasi internal & eksternal - Membina hubungan dengan wartawan

c. Membawahi Internal Communication Manager dan Eksternal Communication Manager

4. Head of Investor Relations

a. Bertanggung jawab kepada President Director

b. Menyiapkan informasi positif untuk investor / dan calon investor dengan berkoordinasi dengan seluruh departemen

c. Menjalin dan menjaga hubungan baik dengan investor dan selalu berupaya memperluas jaringan komunikasi dengan cara berperan aktif di lembaga investasi, pasar bursa, perusahaan sekuritas, Bapepam, emiten dan / calon emiten

d. Menjadi pendamping bagi investor yang berminat melihat perusahaan secara langsung, serta berkoordinasi dengan bagian-bagian terkait

e. Mengindentifikasi isu internal yang dapat mempengaruhi citra perusahaan di mata investor dan mencari penyelesaiannya dengan berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait

5. Head of Internal Audit & Risk Management a. Bertanggung jawab kepada President Director

b. Memimpin dan mengeloala kegiatan internal audit dan risk management c. Membuat kebijakan risk management

e. Memastikan perusahaan telah memiliki dan menjalankan semua standar yang diperlukan

f. Membawahi Internal Audit Manager dan Risk Management Manager

6. Director of Estate

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Operations b. Memimpin, mengelola dan mengendalikan semua Estate

c. Mengelola proses perencanaan anggaran (bud-plan) dan memberikan keluaran untuk menjadi produsen (FFB / Dry Rubber / Tea) dengan biaya terendah di dunia

d. Melaksanakan perncanaan SBU, dan memastikan pelaksanaannya

e. Terus menerus menyempurnakan SOP dan kebijakan untuk semua SBU dan Estate serta memastikan pelaporan yang seragam

f. Secara konsisten menjalankan SOP untuk semua SBU dan Estate g. Membawahi semua General Manager Estate

7. General Manager Estates

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Operations

b. Memimpin, mengelola dan mengendalikan seluruh aktivitas operational Estate di dalam SBU

c. Bertanggung jawab terhadap perencanaan anggaran (bud-plan) yang telah ditetapkan dan menghasilkan keluaran yang diharapkan

d. Memastikan (i) keseragaman penerapan kebijakan & standar dan (ii) bersama Finance, meastikan pelaporan yang seragam serta tepat waktu

e. Melihat semua Capex SBU, khususnya Capex untuk penanaman / Planting pada Estates yang sedang dalam proses pengembangan

8. Director of Processing

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Operations

b. Memimpin, mengelola dan mengendalikan semua pabrik pengolahan (Kelapa Sawit, Karet (termasuk MAKP), Coklat, The) dan infrastruktur yang berhubungan dengan pabrik

c. Terus menerus menyempurnakan SOP dan kebijakan-kebijakan pabrik, serta secara konsisten menjalankannya dengan tujuan untuk menjadi panduan CPO dengan biaya termurah (ditto kernal, kernal oil, enriched mulch, rubber, cocoa & tea)

d. Terus menerus meningkatkan target KPI dan melakukan bechmarking antar semua pabrik Lonsum

e. Memastikan tidak terjadi polusi dan mengoperasikan mulch yards secara efisien f. Membawahi semua Senior Process Manager

9. Senior Process Manager

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director of Processing

b. Membuat dan melaksanakan perencanaan pengolahan disemua pabrik

c. Memonitor penggunaan kapasitas pabrik dan memastikan penggunaan pabrik yang optimal, serta meminimalkan running cost (termasuk rencana penghematan energi) d. Memastikan penggunaan waktu & buangan antar pabrik

e. Menjalankan standar pemeliharaan pabrik yang baik, termasuk pembelian jasa dari bagian Engineering apabila diperlukan

f. Membawahi dan / atau melakukan koordinasi semua Process Engineer

10. Director of Research

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Operations

b. Membuat dan melaksanakan strategi jangka panjang (dengan MDO) untuk meningkatkan keunggulan kompetitif agricultural Lonsum, melalui Husbandry, perlindungan crop dan bibit unggul

c. Memimpin dan mengelola bidang penelitian dan pengkajian dengan tujuan seperti di atas

d. Meningkatkan kacangan, efisiensi pembuatan bibit, volume produksi bibit dan penjualannya

e. Menjaga Lonsum sebagai Scientific ‘Cutting Edge’ melalu hubungan internasional f. Membawahi Head og BLRS Breeding dan Head of BLRS Service

11. Head of BLRS Breeding

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director of Research

b. Memimpin dan mengelola bidang penelitian dan pengkajian dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas bibit unggul dan volume produksi bibit dengan biaya yang rendah

12. Head of BLRS Service

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director of Research

b. Memimpin dan mengelola aktivitas untuk membantu kebun guna meningkatkan yield, produktivitas dan kualitas

c. Membawahi Senior Agronomist, Senior Entimologist, Senior Pathologist dan Lab Analysis Manager

13. Head of Engineering

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Operations

b. Memimpin dan mengelola proyek-proyek engineering, melaksanakan engineering audit dan mengendalikan Capex

c. Memastikan proyek-proyek engineering menghasilkan keluaran PM yang sesuai dengan waktu, spesifikasi dan anggaran

d. Menyediakan jasa pendukung engineering untuk proyek-proyek, pabrik, Estates dan departemen & direktorat

e. Membawahi Major Project Manager, CM Engineering Manager dan Mechanical & Electrical Engineering Manager

14. Head of Technology Transfer

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Operations b. Memimpin dan mengelola aktivitas guna memastikan :

- Semua pengetahuan internal dan eksternal dimiliki Estate - Melakukan seleksi dan prioritas pengetahuan

- Memastikan adanya aplikasi yang seragam terhadap semua area tanaman produktif Lonsum, dengan penggunaan beragam teknis

- Mengkoordinasikan penyempurnaan SOP & kebijakan Direktorat, dengan tujuan untuk melakukan perbaikan terus menerus

c. Membawahi Senior Agronomist NS, Senior Crop Protection Officer NS, Senior Agronomist SS & Kaltim, Senior Crop Protection Officer SS & Kalimantan dan Environment Manager

15. Senior Inspector

a. Bertanggung jawab kepada Head of Technology Transfer

b. Melaksanakan kunjungan berkala ke Estate, minimal 1 tahun sekali guna memastikan:

- Tanaman dalam kondisi sehat dan operasional Estate berjalan sesuai standar perusahaan

- Adanya persetujuan (milestone) dengan Estate terhadap aktivitas perbaikan yang disetujui

16. Head of Sales

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Sales

b. Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan penjualan, mulai dari pembuatan strategi penjualan hingga ke pelaksanaan

c. Memastikan penyampaian komoditi tepat waktu dan terkumpulnya pendapatan dari hasil penjualan

d. Membawahi Sales Manager, Fulfillment Manager dan Sales Admin Manager

17. Head of Special Projects & Joint Ventures

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Sales

b. Memimpin dan mengelola tugas-tugas dalam Special Project & Joint Venture

18. Head of Treasury

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance

b. Memimpin dan mengelola dana (penerimaan, penempatan dan pengeluaran) perusahaan sehingga kegiatan pendanaan operasional perusahaan terselenggara dengan baik

c. Membawahi Financial Institution Relations Manager, Cash Management & Payment Manager, Pension Fund Supervisor dan Plasma Financing & Admin Manager

19. Head of Financial Control

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi perencanaan anggaran (modal, biaya dan pendapatan)

c. Mengkontrol aktivitas yang berhubungan dengan keuangan perusahaan agar selalu berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan

d. Membawahi semua Regional Finance Manager, Budget Control Manager, Cost & Management Accounting Manager, Budgeting & Forecasting Manager

20. Head of Accounting & Tax

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi keseluruhan aktivitas akuntansi dan pajak perusahaan agar selalu berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan

c. Melakukan koordinasi dengan semua Regional Finance Manager untuk pelaksanaan pencatatan akuntansi di masing-masing wilayah

d. Membawahi Recording & Consolidation Manager, Tax Planning & Administration Manager, Statutory Reporting Manager dan Fixed Asset Manager

21. Head of Procurement & Logistics

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh kegiatan pengadaan, penyimpanan dan distribusi barang agar dapat mendukung kegiatan bisnis perusahaan secara optimal

c. Membawahi Logistics & Procurement Admin Manager, Estate & Planting Procurement Manager, Direct Material & General Supplies Procurement Manager, Infrastructure & Non Planting Procurement Manager, Logistics Center Manager

22. Co-Head of Procurement and Logistics

a. Bertanggung jawab kepada Head of Procurement and Logistics

b. Membantu Head of Procurement & Logistics untuk mengelola dan mengkoordinasi untuk mengelola dan mengkoordinasi kegiatan pengadaan barang

23. Head of Project Management Office

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasikan kegiatan monitoring perkembangan proyek–proyek yang sedang berjalan

c. Melaporkan perkembangan proyek-proyek yang sedang berjalan

24. Head of Information Systems & Business Processes a. Bertanggung jawab kepada Managing Director Finance

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi seluruh kegiatan sistem informasi perusahaan agar dapat mendukung kegiatan perusahaan secara optimal

c. Membawahi Management Information System & Application Support Manager, IT Quality Manager, Infrastructure, Communication & Data Center Operations Manager, Business Process & System Procedure Manager

25. Head of Human Resources

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR & GS

b. Memimipin dan mengelola aktivitas pengembangan & pengelolaan SDM, guna mendukung pencapaian bisnis

c. Mengembangkan strategi dan sistem pengembangan SDM serta mengelola pelaksanaannya

d. Mebawahi HR Service Manager, Training & Development Manager, Industrial Relations Manager dan HR Planning & Recruitment Manager

26. Head of General Services

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR & GS

b. Memimpin, mengelola dan mengkoordinasi keseluruhan aktivitas yang berhubungan dengan layanan umum, kesehatan dan keamanan kerja

c. Menyediakan sarana pendukung yang memadai untuk menunjang kelancaran operasional perusahaan

d. Membawahi Support Facilities Manager, Health & Safety Manager dan GS Administration Staff

27. Head of Security

a. Bertanggung jawab kepada Managing Director HR & GS

b. Memimpin dan mengelola aktivitas yang berhubungan dengan keamanan untuk melindungi fasilitas dan kegiatan perusahaan

c. Memantau / mengontrol pelaksanaan sistem dan prosedur kemanan di seluruh wilayah

d. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal terkait mengenai masalah kemanan (misalnya polda, dll) untuk melindungi fasilitas dan kegiatan perusahaan

3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk adalah perusahaan perkebunan yang juga bergerak di bidang industri, hasil dan pendapatan utamanya berasal dari penjualan komoditi perkebunan yang terlebih dahulu diproses dipabrik. Penjualan komoditi perkebunan ini terdiri dari beberapa jenis, yaitu : minyak kelapa sawit, kernel, teh, coklat, kelapa dan karet.

Sumber penerimaan kas terbesar dari perusahaan ini sama halnya dengan perusahaan dagang lainnya, yakni berasal dari transaksi penjualan. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. adalah sebagai berikut :

a. Fungsi Penjualan

Fungsi ini berada di tangan Sales Departement, dilaksanakan oleh Sales Local Staff. Adapun tahapan yang dilakukan sebelum kontrak penjualan dilakukan adalah sebagai berikut :

- Menghitung Estimasi Stock.

Local Sales Manager menerima laporan produksi harian (daily production report) untuk CPO dan Palm Kernel dari pabrik kelapa sawit di Sumatra Utara. Data diterima melalui hubungan radtel/e-mail antara staf pabrik dengan staf Local Sales. Setiap pertengahan bulan dan akhir bulan (2x dalam 1 bulan), Estate Planning & Control (EPC) mengirimkan estimasi hasil panen (crop advice) ke

Local Sales. Berdasarkan informasi dari pabrik dan EPC, Local Sales Manager menghitung estimasi stok yang dapat dijual (laporan stock availability for sale). - Menyiapkan laporan stock tersedia untuk dijual.

Setiap hari Jumat, Local Sales Manager menyiapkan ringkasan stock tersedia dan mengirimkan ke Export Sales via fax (sbg dasar penentuan komposisi penjualan ekspor) dengan tembusan dalam bentuk hard copy kepada MDO (setiap pertengahan dan akhir bulan).

- Mengirim surat undangan tender mingguan.

Tiap 2 minggu (atau tergantung banyaknya penjualan ekspor), Local Sales Manager mengirimkan surat undangan untuk mengikuti tender penjualan CPO dan/atau Palm Kernel (baik produk Medan maupun Palembang) kepada calon pembeli yang terdaftar pada daftar pembeli. Jumlah untuk tender lokal ditentukan berdasarkan perkiraan jumlah yang dapat dijual secara ekspor. Tembuskan ke Export Sales dan Sales Control Manager berupa e-mail informasi ringkas jumlah yang akan ditender.

Adapun tahapan penyelesaian kontrak penjualan adalah sebagai berikut : - Menyiapkan kontrak penjualan.

Berdasarkan hasil tender, Local Sales Staff menyiapkan kontrak penjualan pada hari yg sama. Kontrak ini diajukan kepada Local Sales Manager untuk diperiksa dan ditandatangani.

Local Sales Manager memeriksa kontrak penjualan dan membubuhkan paraf. Setelah itu diajukan kepada minimal 2 orang anggota tender committee (Direktur terkait) untuk ditandatangani.

- Menyetujui dan mengirim kontrak penjualan ke pembeli

Minimal 2 orang anggota tender committee menandatangani kontrak penjualan (terdiri dari 2 orang Direktur dan Local Sales Manager - bila salah satu berhalangan, Head of Department atau GM yang akan menandatangani).

Kontrak penjualan yang telah ditandatangani kemudian di-fax oleh Local Sales Staff kepada pembeli sebagai informasi bahwa kontrak telah ditandatangani (karena sesuai ketentuan yg berlaku di kontrak max 3 hari setelah kontrak ditandatangani Lonsum, maka pembeli harus melakukan pembayaran).

Kontrak asli dikirim ke pembeli, kopi kontrak dikirim kepada Financial Controller, Head of Engineering Services, Financial Accounting Manager, Sales Operations Manager dan Sales Control Manager.

- Melakukan update daftar kontrak

Setelah menerima kopi kontrak, Local Sales staff meng-update daftar kontrak. Daftar kontrak ini kemudian dikirimkan ke Sales Control Manager.

b. Fungsi Kas

Fungsi ini berada di tangan Treasury Departement, yakni dilaksanakan oleh Cash Management and Payment Staff. Setelah menerima copy invoice, Financial Accounting staff mencatat GLF 517 SL. Selain itu, Invoicing & Collections Supervisor menerbitkan faktur pajak PPN keluaran atas penjualan. Financial Accounting Manager akan menyetujui jurnal GLF 517 SL.

c. Fungsi Gudang

Fungsi ini berada di tangan pabrik, yakni dilaksanakan oleh Factory Manager. Pihak pabrik akan mempersiapakan produk yang akan dijual sesuai dengan kontrak penjualan yang dikrimkan oleh fungsi penjualan.

d. Fungsi Pengiriman

Fungsi ini berada di pihak transporter. Transporter ini bertanggung jawab kepada pembeli. Segera setelah menerima bukti pembayaran, Sales Operations Coordinator menyiapkan Delivery Order (8 rangkap) yg akan dikirimkan ke pembeli, pabrik, Financial Accounting, transporter (ditunjuk pembeli), Sales Control dan arsip Sales Operations sendiri.

Sales Operations Coordinator memanggil pembeli untuk mengambil Delivery Order, sekaligus menanyakan nama transporter yang digunakan (untuk dicantumkan ke dalam DO). Pembeli mengambil Delivery Order (DO) dari Sales Operations sebanyak 5 rangkap, kemudian meneruskannya kepada transporter untuk pengangkutan. Kadang transporter yang ditunjuk mengambil langsung atas nama pembeli sesuai dengan kesepakatan kontrak. Pembeli bertanggung jawab atas pengambilan produk dari pabrik Lonsum.

e. Fungsi Penagihan

Invoicing & Collections Supervisor menyiapkan invoice sesuai dengan jumlah tagihan. Sales Operations Manager memeriksa dan menandatangani invoice. Setelah itu, dikirim ke pembeli oleh Invoicing & Collections Supervisor dengan tembusan berupa copy invoice kepada Financial Accounting, Local Sales dan Sales Control.

f. Fungsi Akuntansi

Fungsi ini berada di tangan Accounting and Tax Department, yakni dilaksanakan oleh Financial Accounting Staff. Invoicing & Collections Supervisor memeriksa bukti pembayaran untuk kemudian meneruskannya ke Financial Accounting, dengan tembusan kepada Local Sales Manager dan Sales Control Manager.

Berdasarkan penerimaan, Kantor Pusat WTC (Treasury Department) menerbitkan nota kredit yang ditujukan kepada Financial Accounting. Financial Accounting kemudian mencatat nota kredit dari kantor pusat. Financial Accounting Manager menandatangani jurnal pengakuan nota kredit.

Adapun dokumen-dokuemen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. adalah sebagai berikut :

a. Kontrak Penjualan

b. Bukti Transfer / Pembayaran c. Delivery Order

d. GLF 060 Product Received At Godown

e. GLF 085 Product Stock Reconsiliation Worksheet f. Tagihan Penjualan atau Invoice

g. GLF 561 Product Shipped From Godown

Adapun jurnal-jurnal yang dibuat untuk mencatat kegiatan penjualan dapat dibagi menjadi 2 jenis, yakni :

1. Jurnal penjualan dimana pembayaran diterima dimuka. 2. Jurnal penjualan dimana pembayaran diterima dibelakang.

Jurnal penjualan dimana pembayaran diterima dimuka.

a. Fungsi Kas ketika menerima pembayaran panjar oleh pembeli (Treasury Department)

Bank xx -

Intercompany to Medan - xx

b. Fungsi Akuntansi ketika menerima bukti transfer pembayaran (Financial Recording). Intercompany From Jakarta xx -

Advance Received - xx

PPN Suspense - xx

c. Fungsi Gudang (Pabrik) ketika menyerahkan produk penjualan kepada trasnsporter. Jurnal statistik :

Shipped Not Yet Invoice xx -

Product Stock Produce - xx

d. Fungsi Penjualan setelah menerima dokumen GLF 060 dari pabrik (Sales Department). Jurnal statisitik :

Sales xx -

Shipped Not Yet Invoice - xx Jurnal Value :

Account Receivable xx -

Sales - xx

e. Fungsi Akuntansi (Financial Recording) akan melakukan Jurnal Offset.

Advance Received xx -

PPN Suspense xx -

Value Added Tax – Out - xx

Jurnal penjualan dimana pembayaran diterima dibelakang.

a. Fungsi Gudang ketika menyerahkan komoditi penjualan dari kepada trasnsporter.

Shipped Not Yet Invoice xx -

Product Stock Produce - xx

b. Fungsi Penjualan setelah menerima dokumen GLF 060 dari pabrik (Sales Department). Jurnal Statistik :

Sales xx -

Shipped Not Yet Invoice - xx

c. Fungsi Penagihan setelah menerima dokumen GLF 060 dari Fungsi Penjualan

Account Receivable xx -

Sales - xx

d. Fungsi Kas ketika menerima pembayaran dari pembeli.

Bank xx -

Account Receivable - xx

4. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang

Piutang dagang adalah uang yang terhutang oleh pelanggan atas barang yang telah kita jual atau jasa yang kita berikan kepadanya. Karena hampir 90 persen bisnis di Indonesia berlangsung secara kredit atau pembayaran akan diterima setelah barang diterima oleh Pembeli, maka piutang dagang mewakili mayoritas modal kerja perusahaan. Piutang dagang menunjukkan kredit pelanggan dan informasi mengenai

pembayaran yang telah dilakukan, yang bermanfaat bagi administrasi kebijakan kredit perusahaan secara keseluruhan.

Secara konseptual, prosedur piutang berjalan secara langsung. Ada buku besar tambahan piutang dagang individual, dengan akun buku besar pengendalian. Nota pengiriman uang diterima dari fungsi penerimaan kas; memo kredit dan penagihan. Debit dan kredit dibukukan ke buku besar tambahan piutang dagang individual; dan secara periodik, laporan dibuat dan dikirimkan ke pelanggan yang bersangkutan. Skedul umur piutang disajikan sebagai lampiran laporan yang dikirimkan tersebut. Laporan kredit tertentu juga disajikan.

Pencatatan piutang dilakukan oleh fungsi akuntansi. Dalam struktur organisasi pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk berada di tangan Bagian Piutang di bawah Departemen Akuntansi Keuangan. Tugas fungsi akuntansi dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah :

a. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang yang yang merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk merinci rekening kontrol piutang dalam buku besar, atau berupa arsip faktur terbuka (open invoice file), yang berfungsi sebagai buku pembantu piutang.

b. Menghasilkan pernyataan piutang (account receivable statement) secara periodik dan mengirimkannya ke setiap debitur.

c. Menyelenggarakan catatan riwayat kredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan data guna memutusakan pemeberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data penagihan dari setiap debitur.

Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah : a. Transaksi penjualan kredit

Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur penjualan yang dilampiri dengan surat order pengiriman dan surat muat yang diterima oleh Bagian Piutang dari Bagian Penagihan. Transaksi timbulnya piutang ini diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut.

b. Transaksi retur penjualan

Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan atas dasar memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Posting transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal retur penjualan.

c. Transaksi penerimaan kas dari piutang

Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar bukti kas masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuan (remittance advice) dari debitur. Posting transaksi berkurangnya piutang dari pelunasan piutang oleh debitur diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penerimaan kas. d. Transaksi penghapusan piutang

Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum atas dasar bukti memorial yang dibuat oleh fungsi kredit. Transaksi berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal umum.

Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. akun piutang dagang juga akan muncul karena adanya transaksi penjualan. Penjualan yang dimaksud adalah penjualan berupa produk hasil olahan pabrik seperti Crude Palm Oil (CPO), Palm Kernel (PK), Cocoa, Cocunut, Rubber dan produk lainnya. Penjualan kredit pada PT. PP. London Sumatra Indonesia tidak dapat dikatakan sepenuhnya merupakan penjualan kredit, hanya saja ada beberapa jenis kontrak penjualan dimana pembayaran baru akan dilakukan setelah barang diterima oleh pembeli. Misalkan saja penjualan CPO. Dimana transaksi penjualan CPO ini dimulai dengana adanya persetujuan kontrak, kemudian perusahaan akan mengirimkan produk kepada pembeli. Disaat ini pihak perusahaan dalam hal ini fungsi piutang akan melakukan jurnal :

Dr Account Receivable x -

Cr Sales - x

Akun Account Receiveble disini adalah piutang dagang. Setelah barang diterima oleh pembeli, pembeli akan mengirimkan laporan penerimaan barang kepada sales department, kemudian departemen sales ini akan mencocokkan laporan dari pembeli dengan laporan pengiriman dari fungsi pengiriman yakni pabrik di kebun (estate). Jika sudah sesuai maka fungsi penagihan (invoicing and collection) akan mengirimkan tagihan kepada pembeli dan selanjutnya pembeli akan membayar penjualan ini langsung kepada Bank, dan kemudian pembeli akan mengirimkan slip transfer bank kepada perusahaan yakni kepada fungsi penagihan. Fungsi penagihan kemudian akan mengirimkan slip transfer bank ini kepada fungsi akuntansi untuk dicatat sebagai berikut:

Dr Bank x -

B. ANALISA HASIL PENELITIAN

Dalam penyelesaian bab ini, Penulis berusaha mencoba menganalisa dan mengevaluasi data yang diperoleh melalui riset langsung yang telah penulis lakukan di PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. Tinjauan pustaka pada Bab II akan menjadi landasan dalam penulisan analisa hasil penelitian ini.

Untuk menganalisa dan mengevaluasi antara landasan teoritis yang ada di tinjauan pustaka dengan penerapannya di lapangan, maka penulis membagi masalah yang akan dianalisa dan dievaluasi ke dalam 3 (tiga) bagian yaitu :

1. Struktur Organisasi Perusahaan 2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 4. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang

1. Struktur Organisasi Perusahaan

Sistem Akuntansi tidak dapat dipisahkan dari struktur organisasi, sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisa, mencatat dan melaporkan transaksi suatu aktifitas usaha di dalam pencapaian tujuan organisasi. Berbagai metode, prosedur dan teknik dalam pelaksanaan aktifitas perusahaan hanya dapat berjalan efektif dan efisien dalam struktur organisasi yang jelas, yang dapat memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, demikian pula ketepatan dalam pemberian wewenang untuk suatu fungsi.

Agar sistem akuntansi memberikan manfaat bagi perusahaan maka struktur organisasi harus dirancang dengan memenuhi prinsip internal control yang mensyaratkan terpisahnya fungsi operasional, fungsi pencatatan dan fungsi penyimpanan, demi

tercapainya tujuan internal check, sehingga perusahaan terhindar dari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin dilakukan fungsi-fungsi organisasi.

Dalam pembentukan struktur organisasi suatu perusahaan juga harus memperhatikan ruang lingkup perusahaan, sifat perusahaan, ukuran penyebaran daerah operasi dan sebagainya. Perusahaan-perusahaan yang besar akan menciptakan struktur organisasi yang mampu melaksanakan seluruh operasi perusahaan tersebut. Di dalam struktur tersebut terlihat jelas hubungan antara fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab setiap unit organisasi, sehingga dengan adanya struktur organisasi memungkinkan adanya koordinasi usaha diantara semua unit untuk pencapaian tujuan perusahaan.

Selain dengan pembagian fungsi-fungsi, wewenang dan tanggung jawab juga harus benar-benar diperhatikan pegawai yang betul-betul mampu menjalankan tugasnya dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Karena dengan pegawai yang cakap dan juga jujur adalah unsur penting dalam sebuah perusahaan.

Struktur organisasi PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. adalah struktur organisasi garis yang terdiri dari departemen-departemen dan bagian-bagian. Pembagian departemen ini dapat dilihat dari kegiatan perusahaan yang terkait sampai sejauh mana jangkauan pimpinan melihat ruang lingkup dari operasi perusahaan secara keseluruhan.

Berdasarkan data yang diperoleh dilapangan maka dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi ini cukup baik, hal ini dapat dilihat dari :

a. Secara umum susunan organisasi telah memberikan tugas dan tanggung jawab yang jelas, sehingga tiap bagian atau fungsi yang ada dapat dengan mudah mempertanggungjawabkan pemakaian sumber daya organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi.

b. Organisasi disusun berdasarkan besarnya operasi perusahaan, sehingga bila perusahaan semakin berkembang, kita tidak perlu merombak seluruh struktur organisasi tetapi cukup hanya merubah bagiannya saja.

c. Pembagian tugas menurut fungsi dari masing-masing bagian, diperoleh spesialisasi sehingga setiap pegawai pada setiap fungsi merupakan orang yang ahli pada fungsi tersebut. Karena pegawai yang ahli atau yang cakap juga jujur adalah merupakan unsur yang sangat penting.

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Sistem akuntansi penjualan pada dasarnya dirancang untuk menangani transaksi penjualan secara kredit, namun meskipun demikian bukan berarti apabila suatu perusahaan tidak memiliki transaksi penjualan kredit maka perusahaan tersebut tidak memiliki sistem akuntansi penjualan. Karena tujuan utama dari dibentuknya suatu sistem akuntansi adalah menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Dalam hal penjualan komoditi perkebunan PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. tidak mengenal istilah penjualan kredit, namun perusahaan tetap memiliki suatu sistem akuntansi penjualan. Sistem akuntansi penjualan pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. dimaksudkan untuk menyelenggarakan pencatatan administrasi yang baik dan teratur sebagaimana sumber informasi aktual yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan alat pengawasan internal.

Konsumen ingin membeli komoditi perkebunan PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. harus terlebih dahulu mengikuti tender yang diadakan oleh perusahaan, baru setelah

konsumen dapat memenangkan tender dia berhak untuk membeli komoditi perkebunan tersebut, setelah itu barulah kedua belah pihak menandatangani kontrak. Kemudian pihak pembeli harus melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak penjualan, baru kemudian PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. mengeluarkan sebuah Delivery Order yang akan digunakan konsumen untuk mengambil komoditi yang telah dibelinya.

Berdasarkan data yang diperoleh dilapangan maka yang dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi yang terdapat pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. cukup baik meskipun sederhana, hal ini dapat dilihat dari :

a. Sistem akuntansi penjualan yang ada dapat tidak hanya berhubungan dengan satu bagian didalam perusahaan, hal ini dapat mengurangi kecurangan yang mungkin terjadi.

b. Sistem akuntansi penjualan ini memudahkan perusahaan untuk menghitung persediaan barang karena konsumen haruslah menyerahkan Delivery Order yang dikeluarkan perusahaan untuk dapat mengambil komoditi yang sudah menjadi haknya.

3. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang

PT. PP. London Sumatra Indonesia adalah perusahan perkebunan dimana perusahaan ini memiliki struktur organisasi yang cukup besar. Hal ini dapat dilihat bahwa untuk suatu transaksi penjulan baik berupa penjualan dengan sistem panjar maupun penjualan dengan sistem dibayar dibelakang melibatkan banyak departemen. Dimulai dari

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab terdahulu telah dibicarakan Analisa Hasil Penelitian Struktur Organisasi Perusahaan, Analisa Hasil Penelitian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Analisa Hasil Penelitian Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang. Analisa-analisa tersebut merupakan perbandingan antara uraian teoritis dengan penelitian langsung Penulis.

Dari hasil analisa dan perbandingan yang dilakukan, maka diperoleh beberapa kesimpulan dan kemudian berdasarkan kesimpulan tersebut Penulis mencoba memberikan saran yang mungkin dapat berguna bagi perusahaan dan sebagai salah satu bahan pertimbangan dan juga manfaat bagi pembaca.

A. KESIMPULAN

Dari uraian-uraian bab-bab terdahulu ditinjau dari sudut pandang teori akuntansi dan analisa terhadap sistem akuntansi penjualan dan piutang dagang yang terdapat pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk, maka dapat diambil kesimpulan, antara lain :

1. Struktur organisasi pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk secara keseluruhan telah menggambarkan pembagian fungsi pelaksanaan, fungsi pengotorisasian, fungsi pencatatan dan penyimpanan serta fungsi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut tidak satu bagianpun yang dapat melaksanakan suatu transaksi dari awal sampai akhir dan masing-masing bagian yang terlibat dalam transaksi tersebut akan saling mengawasi satu sama lain sehingga penyelewengan dan penggelapan dapat diminimalkan.

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Tujuan sistem akuntansi penjualan pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk adalah untuk menyelenggarakan pencatatan administrasi yang baik dan teratur agar dapat menghasilkan suatu laporan yang akan menjadi sumber informasi aktual yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan alat pengawasan internal. Hal ini berarti bahwa tujuan sistem akuntansi penjualan yang terdapat pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. telah menjawab tujuan sistem akuntansi penjualan pada umumnya yaitu mencatat transaksi penjualan dengan tepat dan cermat yang akan menghasilkan suatu laporan yang akan menjadi alat pengawasan internal terhadap penjualan tersebut.

Unsur-unsur sistem akuntansi penjualan pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. tegolong sederhana apabila dibandingkan dengan unsur-unsur sistem akuntansi penjualan berdasarkan teori. Hal ini dikarenakan unsur-unsur sistem akuntansi penjualan di PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk hanya terbatas pada penjualan tunai, karena perusahaan tidak mengenal istilah penjualan kredit. Hanya saja dalam beberapa jenis kontrak ada penjualan yang melakukan pembayaran beberapa hari setelah barang diterima. Masa ini dicatat oleh perusahaan sebagai piutang dagang atau account receivable. Penjualan baik yang pembyarannya diterima dimuka maupun diterima belakangan telah dicatat dengan prosedur yang baik. Namun masih diperlukannya koordinasi yang lebih nyata dan yang lebih aktif untuk bisa mencegah terjadinya selisih pencatatan penjualan khususnya antara penjualan, piutang dagang dan penerimaan uang di Bank. Jika hal ini dapat terlaksana dengan baik maka informasi atas besarnya penjualan dapat diperoleh dengan cepat dan akurat.

3. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Dagang

Tidak jauh berbeda dengan tujuan dari sistem piutang dagang pada umumnya maka sistem akuntansi piutang dagang pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. bertujuan untuk menyakini bahwa semua piutang dagang dicatat dan diklasifikasikan secara tepat, akurat dan memastikan piutang dagang tersebut telah dicatat keperkiraan langganan yang berkesesuaian yang akan menghasilkan suatu laporan yang akan digunakan untuk mengontrol pergerakan piutang dagang yang ada pada perusahaan.

Piutang dagang pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. dikelola oleh Financial Departement. Adapun bagian yang terkait dengan unsur piutang dagang ini hanya terdiri dari tiga bagian yaitu Treasury Departement, Financial Departement dan Sales Departement.

Mekanisme pencatatan Piutang Dagang pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk juga terbilang sederhana karena pencatatan Piutang Dagang dari penjualan hanya terdiri dari Piutang Dagang yang diselesaikan di Treasury Departement, yaitu jika jumlah penerimaan Bank sama dengan jumlah penjualan yang dicatat oleh Sales Departement dan Piutang Dagang yang diselesaikan di Financial Departement, yaitu jika jumlah penerimaan Bank tidak sama besar dengan jumlah penjualan yang dicatat oleh Sales Departement. Perbedaan ini dikarenakan beberapa hal diantaranya yakni adanya biaya pengangkutan yang ditanggung perusahaan dan kemudian dibebankan kembali kepada Pembeli atau karena adanya biaya penjualan yang ditanggung oleh Pembeli dan kemudian dibebankan kepada Perusahaan. Itu semua tergantung isi perjanjian kontrak. Jadi sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan pada PT.PP.London Sumatra Indonesia dapat membantu secara langsung dalam pengendalian dan analisa atas

Piutang Dagang yang dimiliki perusahaan. Namun kegiatan pengendalian Piutang Dagang ini dapat lebih efektif dan efisien jika data Advance Received yang muncul di Treasury Department dapat terintegrasi secara otomatis dengan data Account Receivable yang muncul di Sales Department. Cara penintegrasian data dapat dilakukan dengan cara menmbahkan suatu kode disaat entry data baik itu di module Account Receivable maupun di module Bank Received.

B. SARAN

Berdasarkan penelitian yang telah Penulis lakukan pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan baik itu sistem panjar maupun sistem pembayaran dibelakang dan juga sistem informasi akuntansi piutang yang terdapat pada perusahaan untuk saat ini sudah cukup sangat baik. Untuk menjaga agar sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. tetap baik, maka disarankan untuk tetap mengadakan pengembangan terhadap sistem akuntansi agar sesuai dengan perkembangan zaman. Karena kemungkinan besar sistem akuntansi yang berjalan pada masa sekarang akan sangat ketinggalan apabila perusahaan tidak mengadakan pengembangan sistem akuntansi untuk masa yang akan datang.

Selain itu personil tiap-tiap pihak / departemen terkait harus meningkatkan komunikasi dan konfirmasi untuk setiap akun-akun yang masih belum diselesaikan, sehingga saldo akun penjualan maupun piutang yang ada dapat termonitor dengan jelas.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H, William S.H., 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan, Salemba Empat, Jakarta

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Departemen Akuntansi, 2004, Buku Petunjuk Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi, Medan.

Hadibroto, S, 1994, Masalah Akuntansi, Buku Satu, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.

Hadibroto, S, 1991, Dasar-Dasar Akuntansi, Cetakan Kedelapan, Lembaga Penelitian Pengkajian Pendidikan Ekonomi, Jakarta.

Harahap, Sofyan Syafri, 2001, Teori Akuntansi, Edisi Revisi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

James A Hall, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta. James A.Hall, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Ketiga, Salemba

Empat, Jakarta.

Marshall B.Romney, Paul John Steiburt, 2004, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Edisi Kesembilan, Salemba Empat, Jakarta.

Marshall B.Romney, Paul John Steiburt, 2005, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Dua, Edisi Kesembilan, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2002, Pemeriksaan Akuntansi, Jilid Satu, Edisi Keenam, Salemba Empat, Jakarta.

Sugiarto, 2002, Pengantar Akuntansi, Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, Jakarta. Sugiyono, 2004, Metode Penelitian Bisnis, Cetakan Ketujuh, CV. Alfabeta, Bandung. Umar, Husein, 2003, Metode Riset Akuntansi Terapan, Ghalia Indonesia, Jakarta. Yusuf Haryono, 1997, Dasar-dasar Akuntansi, STIE YKPN, Yogyakarta.