Koleksi Perpustakaan Situs Web Perpustakaan Umum Kota Medan

28 a.Tata Usaha b.Pelayanan c.Koleksi d.Pembinaan.

3.4 Koleksi Perpustakaan

1. Pengadaan Pengadaan koleksi merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan adalah untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Metode yang digunakan dalam pengadaan koleksi perpustakaan adalah sangat beragam, hal ini berhubungan dengan kapasitas layanan dan hubungan perpustakaan dengan penyedia informasi. Pengadaan koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan berasal dari: a. Pembelian b. Membuat sendiri seperti kliping c. Tukar-menukar d. Menerima titipan e. Sumbangan dari masyarakat f. Sumbangan dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan g. Hadiah dari Lembaga-lembaga maupun perseorangan 2. Jenis Koleksi Jenis koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan terdiri dari 5 jenis bahan pustaka yaitu sebagai berikut : a. Buku teks b. Terbitan berkala, majalah dan jurnal c. Karya ilmiah d. Tesis, skripsi sifatnya bukan dilayankan kepada pengguna e. Koran f. E-Book pada website perpustakaan pemko medan 29 3. Jumlah koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan Hasil observasi yang dilakukan penulis terhadap perpustakaan dan wawancara kepada staf Perpustakaan Umum Kota Medan tentang jumlah koleksi menyimpulkan bahwa koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan berjumlah total 49838 eksemplar dan buku dengan jumlah tersebut dilayankan kepada pengguna Perpustakaan Umum Kota Medan.

3.5 Pelayanan Perpustakaan Umum Kota Medan

Sistem pelayanan perpustakaan Umum Kota Medan adalah sistem pelayanan terbuka. Agar pelayanan perpustakaan berjalan lancer dan teratur ada beberapa tatatertib yang dapat di jadikan pegangan baik bagi pengguna maupun pegawai perpustakaan. Adapun peraturan yang di terapkan antara lain : 1. Waktu Buka Perpustakaan : Senin sd Minggu: Pukul 08.00 - 12.00 WIB Pukul 14.00 – 19.00 WIB Istirahat : Pukul 12.00 – 14.00 WIB Minggu : Khusus hari Minggu Layanan Peminjaman Buku tidak bisa di Pinjamkan 2. Peminjaman buku di perpustakaan hanya berlaku kepada pengguna yang KTP nya dibawah pemerintahan Kota Medan saja. 3. Setiap anggota perpustakaan diperkenankan meminjam buku sebanyak 5 eksemplar. 4. Setiap meminjam dan Pengembalian harus menunjukkan kartu anggota perpustakaan. 5. Jangka waktu peminjaman paling lama satu minggu dan dapat di perpanjang satu kali lagi. 6. Setiap anggota yang terlambat mengembalikan buku perpusatakaan diberikan sanksi sebesar Rp. 500,haribuku. 30 3.6 Penerapan Teknologi Informasi Pada Perpustakaan Umum Kota Medan 3.6.1 Sistem Informasi Perpustakaan Umum Kota Medan Sistem Informasi Perpustakaan Umum Kota Medan memakai Program adalah Sipus v3. Program ini didapat dengan melalui kerjasama dengan perpustakaan USU Medan. Sipus v3 merupakan sebuah program automasi yang telah terintegrasi. Aktor utama dalam SIPus adalah: 1. Operator Bagian Anggota, yaitu merepresentasikan aktor yang melakukan segala pengelolaan seluruh data anggota. 2. Operator Bagian Sirkulasi, yaitu merepresentasikan aktor yang melakukan pengelolaan seluruh data sirkulasi. 3. Operator Bagian Pengadaan Buku, yaitu merepresentasikan aktor yang melakukan pengelolaan pengadaan buku mulai dari pengelolaan usulan dan pembelian. 4. Operator Bagian Katalogisasi, yaitu merepresentasikan aktor yang melakukan pengelolaan seluruh data koleksi mulai dari aquitision pengadaan sampai katalogisasi. 5. Administrator Sistem, yaitu merepresentasikan aktor yang mengelola manajemen SIPus. Operator atau admin harus melakukan login, Login bertujuan untuk membedakan pengguna operator SIPUS sesuai dengan fungsinya masing- masing. Login digunakan oleh operator untuk memulai menjalankan sistem SIPUS. Untuk setiap operator sudah ditentukan dan ditetapkan User Id dan Password untuk dapat melakukan login sesuai dengan fungsinya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan seorang operator dalam melakukan login. 1. Masukkan User Id pada bagian Login. 2. Masukkan Password pada bagian Password. 3. Pilih Unit sesuai dengan Unit dimana Anda terdaftar sebagai operator. 4. Tekan tombol button . 5. Setelah melakukan Login dan berhasil dengan baik, maka akan muncul tampilan Halaman atau Menu Utama. 31 6. Nama operator aktif serta unit perpustakaan akan ditampilkan pada bagian bawah Menu Utama SIPUS. Gambar 3: Login Sipus Logout digunakan untuk memutuskan koneksi database sistem SIPUS. Dianjurkan kepada operator untuk melakukan logout jika ingin meninggalkan sistem dalam waktu yang relatif lama. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga penggunaan sistem oleh orang yang tidak berwenang. Untuk melakukan logout, langkah-langkahnya sebagai berikut: Pilih Menu Sistem - Logout Menu Keluar digunakan untuk mengakhiri sistem SIPUS. Untuk Keluar dari sistem, langkah-langkahnya sebagai berikut: Pilih Menu Sistem - Keluar, atau dapat juga pilih tombol

3.6.1.1 Bagian Keanggotaan Perpustakaan Pemko Medan

Keanggotaan melayani pengunjung yang ingin menjadi anggota perpustakaan dan melayani pengguna yang mengajukan bebas pustaka. Di Perpustakaan Pemko Medan setiap pengguna yang ingin masuk kedalam perpustakaan harus membawa Kartu anggota. Sebelum memasuki perpustakaan pengguna wajib meninggalkan tas di tempat penitipan tas. Pengelolaan aktifasi 32 anggota ini digunakan oleh pengguna yang mengelola data-data keanggotaan perpustakaan meliputi aktifasi anggota baru, registrasi tamu non-anggota, dan bebas pinjam. Fitur: - Mengelola aktifasi anggota baru dan aktifasi anggota lama - Mengelola registrasi tamu kartu masuk dan kartu baca - Mengelola bebas pinjam anggota - Mengelola percetakan kartu anggota - Mengelola percetakan kartu masuk dan kartu baca tamu - Mengelola percetakan surat bebas pinjam pustaka anggota dan non- anggota Gambar 4: Fitur Sistem Keanggotaan Aplikasi SIPUS Gambar 5: Pencetakan Kartu Anggota 33

3.6.1.2 Bagian Sirkulasi

Sirkulasi adalah proses peminjaman dan pengembalian buku yang dilakukan oleh anggota. Untuk mengetahui informasi baik anggota dan buku dapat dilakukan dengan melihat histori anggota dan histori buku. Pengelolaan sirkulasi digunakan oleh pengguna untuk pengelolaan data sirkulasi meliputi peminjaman, pengembalian histori anggota, histori buku, pemesanan buku dan denda. Selain fitur spesifik sirkulasi, terdapat fitur pendukung sirkulasi yang digunakan untuk pendataan proses sirkulasi meliputi pembacaan buku, wedding buku, perbaikan buku, pendataan buku yang hilang dll. Bagian-bagian dari pengelolaan sirkulasi adalah: - Peminjaman Gambar 6: Peminjaman Pada Sirkulasi langkahnya adalah sebagai berikut: Dari Menu Utama pilih Sirkulasi- Peminjaman, maka akan tampil seperti terlihat pada gambar Menu Sirkulasi Peminjaman. Untuk melakukan peminjaman langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Dari menu Sirkulasi pilih Peminjaman. 2. Pada bagian NIM Anggota, scan barcode anggota. Sistem akan mendeteksi dan akan memunculkan pemilik data tersebut pada field-field yang telah 34 tersedia. Atau dapat juga mengklik icon mouse, kemudian akan muncul kotak dialog untuk memilih daftar anggota. Isikan NIM atau Nama Anggota pada kotak dialog tersebut, kemudian tekan tombol Cari. Setelah menemukan anggota yang diinginkan, tekan tombol Pilih. 3. Sistem akan menampilkan informasi tentang pemilik data tersebut, serta Daftar Buku yang dipinjam. 4. Untuk melakukan peminjaman isikan nomor Barcode pada kolom Barcode pada tabel Daftar Buku yang dipinjam. Selanjutnya status buku akan otomatis menjadi terpinjam. 5. Kemudian pilih tombol Cetak untuk melakukan pencetakan pada lembar bukti transaksi. - Pengembalian dan Perpanjangan Untuk melakukan pengembalian atau perpanjangan pinjaman buku lakukan langkah-langkah berikut: 1. Dari menu Sirkulasi pilih Pengembalian. 2. Pada tab Pengembalian, berikan tanda chech √ pada buku yang dimaksudkan untuk dikembalikan atau diperpanjang masa peminjamannya. 3. Kemudian tekan tombol Pengembalian untuk mengembalikan buku, atau tombol Perpanjangan untuk memperpanjang masa peminjaman. Kemudian secara otomatis sistem akan mencetak lembar bukti transaksi. Gambar 7 : Menu Pengembalian 35

3.6.1.3 Bagian Katalogisasi

Katalogisasi adalah proses pembuatan sebuah katalog lengkap dengan uraian-uraianya. Kegiatan ini dilaksanakan agar katalog sebagai wakil ringkas dari bahan pustaka dan sebagai alat penelusuran informasi dapat digunakan pemakai sebagai referensi untuk mencari bahan pustakan yang dibutuhkan. Pengentrian data dilakukan dengan pengisian data pada form worksheet atau lembar kerja yang telah diprogram dalam sistem informasi perpustakaan atau SIPus. Seluruh format worksheet berdasarkan jenis koleksi terdapat pada halaman lampiran. Pengatalogan pengolahan Koleksi Buku langkahnya adalah sebagai berikut: Dari Menu Utama pilih - Koleksi, maka akan tampil seperti terlihat pada gambar Menu Pengolahan Koleksi. Menambah Data Buku langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Dari menu Pengolahan Koleksi Buku pilih tombol . 2. Masukkan data-data dengan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Terlihat seperti pada gambar Form Tambah Buku 3. Tekan tombol untuk memasukkan data Buku Eksemplar gambar Form Buku Eksemplar, kemudian tekan tombol untuk penyimpanan data, atau pilih tombol untuk membatalkan proses penyimpanan. Gambar 8: Menu Pengolahan Koleksi 36 Gambar 9: Menu Tambah Koleksi

3.6.1.4 Pengawasan Serial

Fitur Pengawasan serial merupakan fitur yang menyediakan untuk pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap bahan pustaka, pengarahan, pengajuan, peminjaman, penjilidan terbitan berkala atau serial. Untuk mengetahui tentang fitur pengawasan serial dapat dilihat dari penjelasan berikut: Gambar 10 : Pengawasan Serial

3.6.2 Online Public Access Catalog OPAC

OPAC Online Public Access Catalog merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer. Berfungsi untuki mencari informasi berdasarkan judul, pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor klasifikasi. OPAC ini sangat membantu pengguna perpustakaan 37 dalam menelusur informasi di Perpustakaan Umum Pemko Medan. Penelusuran dapat dilakukan dengan memasukkan kata kunci atau keyword. Gambar 11 : Tampilan Katalog Public Perpustakaan Umum Kota Medan Sebagai penelusuran OPAC Online Public Acces Catalog berfungsi untuk mencari informasi berdasarkan judul, pengarang, subyek.

3.6.3 Repository Kota Perpustakaan Umum Kota Medan

Layanan ini memuat database Repository Kota Medan. Layanan ini dibangun menggunakan program aplikasi Dspace v1.8. Berbagai fitur yang disajikan misalnya peraturan walikota medan, undang-undang , Perda kota medan, Renstra SKPD dan sebagainya. Anggota atau member dapat mengunduh file dengan cara mendaftar menjadi member. Jumlah koleksi repository kota yaitu jumlah terbitan pemerintah 404 judul. Dengan alamat situs yaitu : http:perpustakaan.pemkomedan.go.idrepositori Gambar 12 : Repository Kota Medan 38

3.7 Situs Web Perpustakaan Umum Kota Medan

Situs website ini menyajikan informasi yang dapat memberikan gambaran tentang profile serta berbagai aktivitas di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara termasuk agenda pelelangan. Kita dapat mengunjungi situs web dengan situs alamat http:perpustakaan.pemkomedan.go.id. Pada Situs Web Perpustakaan Umum Kota Medan terdapat berbagai fitur: Beranda, Katalog Publik, Repository Kota, Kota Medan. Kita dapat memanfaatkan berbagai menu yang disediakan seperti pencarian artikel baik itu buku elektronik, banyak yang dapat dimanfaatkan dari fasilitas layanan publikasi digital ini, selain itu kita juga dapat mencari buku yang diingingkan dengan katalog online serta dapat melihat kabar terbaru seputar Kota Medan. Untuk menggunakan fasilitas layanan di koleksi digital seperti e-book Gale dibutuhkan id dan password dan untuk mendapatkan id dan password harus terlebih dahulu mendaftar ataupun dapat langsung ke petugas layanan digital Perpustakaan Umum Kota Medan Gambar 13 : Beranda Web Perpustakaan Umum Kota Medan 39 Gambar 12: Fitur Katalog Publik Gambar 13 : Fitur Repository Kota Gambar 14 : Fitur Pendaftaran Online Anggota Perpustakaan Gambar 15 : Fitur Login Anggota Katalog Public 40 Gambar 16 : Fitur Koleksi E-Book Online Salah satu fitur ataupun koleksi yang bisa kita dapatkan dari situs web ini adalah buku elektronik, akan tetapi fitur tersebut merupakan fitur yang dimiliki oleh Perpustakaan Umum Kota Medan. 41 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan