commit to user
18
tahun ini juga PT. Agis Aweca Semarang berpindah alamat ke Ruko Perkantoran Mutiara Jl. Marina no 5 semarang.
Berhubung perusahaan tersebut berjalan pada usaha Jasa
freight forwarding
sudah cukup lama dari tahun 2002, dari nama PT. JCL yang sekarang menjadi PT. Jasco Logistics, memiliki keyakinan untuk bisa dan
yakin dalam menangani tentang transaksi ataupun prosedur dan dokumen- dokumen impor barang, karena sudah lama berpengalaman dibidangnya.
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Bentuk organisasi yang ada pada PT. Jasco Logistics semarang adalah bentuk organisasi fungsional staff, yaitu untuk setiap bagian
memiliki bagian dan wewenang masing – masing dengan garis koordinasi
namun tetap di bawah control dan pengawasan manager utama.
commit to user
19
Gambar III.1 STRUKTUR ORGANISASI
PT. JASCO LOGISTICS SEMARANG TAHUN 2010
Sumber : PT. Jasco Logistics Semarang
3. Tugas dan Wewenang Masing – masing
Tugas dan tanggung jawab secara deskripsi kerja dari masing –
masing departemen atau bagian perlu dijabarkan guna mendapatkan penjelasan dan pemahaman dalam pelaksanaan kerja suatu perusahaan.
DIREKTUR
MARKETING DIVISION
FORWARDING DIVISION ACCOUNTING
DIVISION
CSO MARKETING
STAFF FINANCE
DISBURSMENT ACCOUNTING
EMKL DIVISION Doc. STAFF EXPORT
TRAFFIC Doc. STAFF
IMPOR
commit to user
20
1. DIREKTUR
Adalah seorang yang bertanggung jawab atas semua kegiatan yang dilakukan oleh PT. Jasco Logistics Semarang serta mengambil
keputusan dan kebijakan yang berhubungan dengan proses kegiatan yang ada di perusahaan.
2.
TRAFFIC
Lalu Lintas Ekspedisi Bertugas membuat jadwal yang saling berhubungan antara jadwal
kapal satu dengan kapal yang lainya supaya tidak terjadi selang waktu yang cukup lama sesuai dengan tujuan barang ekspor. Membuat
penjadwalan pengambilan barang
shipper
dan pengangkutan barang dari dank e pelabuhan, mengontrol beban muatan di pelabuhan agar
tidak terjadi
Over Weight
dan
Roller Over Container
pindah atau ganti kapal .
3. FORWARDING
Merupakan salah satu bagian dari perusahaan yang menangani ekspor dan impor barang dan bagian ini merupakan inti perusahaan
yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman ekspor impor, dalam departemen ini terdapat beberapa divisi antara lain :
a. Staff Dokumen Ekspor
Bertugas membuat laporan pada pihak pelabuhan atau bea cukai
Custom
bahwa aka nada pengiriman barang melalui pelabuhan bersangkutan serta tujuan dan spesifikasi barang yang
tercantum dalam blangko pemberitahuan ekspor barang, serta bertugas mengumpulkan berkas dari semua dokumen
– dokumen
commit to user
21
ekspor baik dari pihak shipper maupun shipping line kemudian menerbitkan konosemen berupa surat bongkar muatan
Bill of Lading
untuk diberikan kepada shipper maupun agent penerima di luar negeri guna pengeluaran barang dipelabuhan tujuan.
b. Staff Dokumen Impor
Bertugas membuat laporan kepada pihak pelabuhan atau Bea Cukai
Custom
bahwa akan dilakukan pengeluaran barang dari terminal penimbangan sementara melalui pelabuhan bersangkutan
dengan mendisi ketentuan – ketentuan yang dibebankan kepada
importer mengenai pajak Bea masuk dan prosedur pengeluaran barang sesuai spesifikasi barang yang telah tercantum dalam blangko
pemberitahuan impor barang. c.
Divisi EMKL Ekspedisi Muatan Kapal Laut Mendapatkan kuasa secara tertulis dari pemilik untuk
mengurus barangnya.
Membantu pemilik
barang dalam
membukukan muatan pada agen pelayarann, mengurus dokumen dengan bea cukai dari instansi terkait lainya dan membawa barang
dari gudang pemilik barang ke gudang di dalam pelabuhan, serta ruang lingkup kerjanya adalah mengambil container kosong di depo
penumpukn kontainer untuk dibawa ke tempat eksportir, dilakukan pemuatan barang ke dalam kontainer, dan membawa kembali
kontainer yang sudah isi ke pelabuhan muat. Dimana jasa yang harus dibayarkan oleh EMKL di perum pelabuhan meliputi :
Lift of full
commit to user
22 empty, lift on full empty, haulage
, biya penumpukan kontainer dan biaya dermaga.
d. Marketing
Merupakan ujung tombak dari perusahaan yang bertanggung jawab dalam mencari konsumen ataau shipper untuk kegiatan
perusahaan dengan tetap tidak mengabaikan kepuasan konsumen. Terdiri atas bagian :
a Marketing staff Ekspor Impor Eksim
Bertugas menawarkan jasa pelayanan pengiriman maupun impor barang dengan peti kemas dengan harga tariff
freight
yang kompetitif dan menguntungkan bagi pihak perusahaan dan konsumen.
b Customer Service Officer C.S.O
Membantu dalam pendataan dan melayani setiap pemesaan
booking
untuk keperluan ekspor maupun impor dengan membuat job order sesuai nomor urut registrasi. Sebelum proses
pendataan ini dimulai terlebih dahulu customer mengadakan perjanjian dengan pihak marketing untuk diteruskan kepada
pihak customer service guna tindakan selanjutnya, serta melayani segala keluhan
complaint
dan kendala – kendaa
yang dialami customer.
commit to user
23
e.
Accounting
dan
personality division
Merupakan bagian dari perusahaan yang mengurusi keuangan perusahaan , department ini terdiri dari dua bagian yaitu :
a Accounting
Divisi ni bertugas antara lain : 1
Melaksankan fungsi control untuk piutang dan hutang dari cash bank serta semua pengeluaran
– pengeluaran
cost
yang timbul serta
Overhead
yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2 Mengontrol kebenaran
Reportation
dari marketing beserta dokumen
– dokumen pelengkap
job sheet
Lifting and
Revenue
setiap akhir bulan. 3
Mengecek posisi
Disbursement
posisi hutang piutang yang dikompensasikan ke intern maupun ke pihak luar negeri.
4 Membuat laporan keuangan dan menganalisanya.
b
Finance
dan
disbarment
Divisi ini bertugas antara lain : 1
Pencatatan kas dan bank 2
Pencatatan hutang piutang 3
Membuat
invoice debit note credit note
sesuai dengan
job sheet
. 4
Membuat
hold
sebelum ada pembayaran kecuali confirmasi dan marketing
commit to user
24
5 Memberikan informasi piutang dan penagihan kepada
customer
atau
shipper
6 Memberikan informai kepada marketing untuk piutang yang
overdue. 7
Melakukan pembayaran hutang kepada shipping line. Wewenang divisi ini antara lain :
1 Meminta pendapat dan membuat usulan kepada atasan
2 Memberikan saran kepda pihak terkait menyangkut
hubunganya dengan keuangan. 3
Meminta kelengkapan data
job sheet
. Sedang tanggung jawab dari divisi ini antara lain :
1 Bertanggung jawab mengenai kesesuaian antara fisik
uang dan catatan. 2
Release
BL tanpa konfirmasi marketing srta pembayaranya.
3 Tertib administrasi keuangan yang akurat dan benar.
4. Jam Kerja Perusahaan
