Local Governance Support Program Local Government Management Systems

Partisipatif

Referensi Fasilitator

Local Governance Support Program Local Government Management Systems

Desember 2006

Menyiapkan Kegiatan/Pelatihan Partisipatif Untuk Mendukung Tata Kelola Pemerintahan Yang Baik

Buku lain pada Seri Teknologi Pelatihan ini :

1. Mendisain Kegiatan yang Interaktif-Buku Pegangan Fasilitator

2. Fasilitasi yang Efektif-Buku Pegangan Fasilitator

3. Permaianan Kreatif: Untuk Mendukung Kegiatan/Pelatihan Partisipatif: Referensi Fasilitator

Tentang LGSP

Local Governance Support Program merupakan program bantuan teknis yang mendukung tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) di Indonesia pada dua sisi, yaitu pemerintah daerah dan masyarakat. Dukungan kepada pemerintah daerah dimaksudkan agar pemerintah meningkat kompetensinya dalam melaksanakan tugas-tugas pokok kepemerintahan di bidang perencanaan dan penganggaran yang terintegrasi, dan meningkat kemampuannya dalam memberikan pelayanan yang lebih baik, serta mengelola sumber daya. Dukungan kepada DPRD dan organisasi masyarakat adalah untuk memperkuat kapasitas mereka agar dapat melakukan peran-peran perwakilan, pengawasan, dan partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan keputusan.

LGSP bekerja di 60 lebih kabupaten dan kota di Indonesia, di sembilan propinsi: Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatra Utara, Sumatra Barat, Jawa Barat, Banten, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sulawesi Selatan dan Papua Barat.

Program LGSP dilaksanakan atas kerjasama Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS), Departemen Dalam Negeri, Departemen Keuangan, pemerintah daerah dan organiasai masyarakat dalam wilayah propinsi target LGSP. Program LGSP didanai oleh United States Agency for International Development (USAID) dan dilaksanakan oleh RTI Internasional berkolaborasi dengan International City/County Management Association (ICMA), Democracy International (DI), Computer Assisted Development Incorporated (CADI) dan the Indonesia Media Law and Policy Centre (IMLPC). Pelaksanaan Program dimulai pada Tanggal 1 Maret, 2005 dan berakhir Tanggal 30 September, 2009.

Informasi lebih lanjut tentang LGSP hubungi:

LGSP

Telephone: +62 (21) 515 1755

Bursa Efek Jakarta, Gedung 1, lantai 29

Fax:: +62 (21) 515 1752

Jl. Jend. Sudirman, kav. 52-53

Email:

lgsp@lgsp.or.id

Jakarta 12190

Website:

www.lgsp.or.id

Dicetak di Indonesia.

Publikasi ini didanai oleh the United States Agency for International Development (USAID). Sebagian atau seluruh isi buku ini, termasuk ilustrasinya, boleh diperbanyak, direproduksi, atau diubah dengan syarat disebarkan secara gratis.

ABSTRAKSI

Modul ini disusun sebagai referensi bagi fasilitator dan penyelenggaran dalam mempersiapkan sampai melaksanakan kegiatan/ pelatihan agar dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan para peserta, serta agar pelatihan/kegiatan berjalan lebih partisipatif, interaktif, dan menyenangkan, tanpa meninggalkan tujuan utama kegiatan. Modul ini menyediakan kerangka dasar, variasi teknik dan metode mulai dari bagaimana mengenali calon peserta, membuat assessment, mendesain kegiatan/pelatihan, merancang kegiatan/pelatihan, mengidentifikasi faktor pendukung, sampai mengevaluasi kegiatan/pelatihan. Dengan memahami penjelasan sederhana tentang Konsep, teori dan metodologi dalam referensi ini, diharapkan para fasilitator dan penyelenggara kegiatan mendapat inspirasi untuk mengembangkan kegiatan/pelatihan yang akan diselenggarakan. Untuk itu modul umum ini harus diadaptasi sesuai dengan tema-tema pelatihan yang diselenggarakan oleh LGSP.

Modul ini terbagi menjadi 7 bagian besar, yakni:

1. Bagian I: Pengantar Modul

2. Bagian II: Merencanakan Kegiatan/Pelatiha

3. Bagian III: Penjajajakan Kegiatan/Pelatihan

4. Bagian IV: Mendesain Pelatihan

5. Bagian V: Merancang Pelatihan

6. Bagian VI: Mengevaluasi Pelatihan

7. Bagian VII: Lampiran

Modul ini dipersiapkan untuk pengayaan pendekatan dalam kegiatan/pelatihan atau lokakarya dengan fleksibilitas waktu tergantung pada pada kepadatan agenda acara yang disiapkan. Pilihan- pilihan metode dengan perkiraan waktu yang diperlukan dapat digunakan sebagai pertimbangan.

iii

ABSTRACT

This guideline book is developed as a facilitator reference and module for preparing until implementing various kinds of activities, training & workshop. It is a general module that providing various inspiring techniques and methods to deliver activities, workshop or training, since knowing participants, activities/training need assessment, how to design activities/training, step by step preparing activities/training, preparing support tools and Activities/training evaluation. The purpose of that approaches is to inspiring every facilitator and event organizer to develop activities/training better. These approaches should adapted into specific themes of LGSP teams when they are providing training or workshop on specific issues.

The structure of this module consists of five chapters, these are:

1. Chapter - 1: Module Introduction

2. Chapter - 2: How To Design Activities/Training

3. Chapter - 3: Activities/Training Need Assessment

4. Chapter - 4: Planning Activities/Training

5. Chapter - 5: Activities/Training Development

6. Chapter - 4: Activities/Training Evaluation

7. Chapter - 5: Appendix

This module is made to provide facilitators guidance in designing and implementing training, workshop, and others technical assistance process facilitations in the field. Various examples of games, methodologies, concept, feed back and using a lot of tools suggested to build conducive training for adult and to improve activities/training in the future.

iv

DAFTAR ISI

Hal DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

BAGIAN I PENGANTAR MODUL

BAGIAN II MERENCANAKAN PELATIHAN A PENDAHULUAN B MENGENALI PESERTA C DURASI D ALAT BANTU & PENGATURAN LOGISTIK E HAMBATAN TERHADAP PELATIHAN

F FILOSOFI PELATIHAN

G PENDEKATAN PARTISIPATIF

H REFLEKSI PROSES

BAGIAN III

PENJAJAKAN PELATIHAN

A KONTEKS-ANALISIS SITUASI

B MENGUJI ASUMSI

C PENGENALAN TRAINING NEED ASSESSMENT (tna)

D ALUR KEGIATAN TNA

E IDENTIFIKASI ORGANISASI DAN KOMUNITAS

F IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PEMBELAJAR

49 ANALISIS KEBUTUHAN ORGANISASI-PEMBELAJAR-

G KOMUNITAS

H ANALISIS KELAYAKAN PELATIHAN

59 J

I RENCANA AKSI DALAM PELATIHAN

UMPAN BALIK PROSES LATIHAN TNA

DAFTAR ISI

Hal

K PELAPORAN HASIL TNA

66 L

70 M

CONTOH KASUS PELAKSANAAN TNA

PENGANTAR MENYIAPKAN PROPOSAL

BAGIAN 1V MENDISAIN PELATIHAN

A SIKLUS

B FASILITASI DAN GAYA KOMUNKASI

C KAPASITAS FASLITATOR

1 Fasilitasi dan gaya Komunikasi

2 Menyimak

3 mengamati

4 Seni Bertanya

5 Parafrase

6 Menguji

7 Dialog

8 Umpan Balik

9 Dinamika Kelompok dan Fasilitasi

BAGIAN V

MERANCANG PELATIHAN

A PENGERTIAN STRATEGI 119 B MENILAI DAN MENGEMBANGKAN STRATEGI 120 C MENGENAL DAN MEMILIH STRATEGI 121 D MENENTUKAN STRATEGI 124 E MENGEMBANGKAN AGENDA PELATIHAN 126 F MERANCANG PERMAINAN 132 G GAYA PEMBELAJARAN DAN PERENCANAAN SESI 137 H MERUMUSKAN TUJUAN PEMBELAJARAN 143 I MERENCANAKAN DAN MENILAI SESI 150 J CATATAN FASILITATOR 154 K METODE PELATIHAN PARTISIPATIF 156 DAFTAR ISI

Hal

1 Pengalaman Peserta dalam Menggunakan metode 156

vi

2 Petunjuk untuk Memilih Metode Pelatihan 158

3 Mempraktekkan Metode Pelatihan 161

4 Menggunakan Metode yang tepat 163

5 Perumusan Metode Terpilih 165 L

FAKTOR PENDUKUNG PELATIHAN 167

a Pengaturan Tempat Duduk 167

b Media Pelatihan 169

1 Jenis-jenis Media 169

2 Penggunaan Media Pelatihan Partisipatif 169

3 Mempersiapkan Logistik Pelatihan 170

BAGIAN VI MENGEVALUASI PELATIHAN

A PENGALAMAN DALAM MENGEVALUASI 172 B PEMAHAMAN EVALUASI 174 C BEBERAPA CONTOH EVALUASI NON KONVENSIONAL 175 D PANDUAN DALAM MONITORING & EVALUASI (M&E) 176

1 Rasional 176

2 Pengertian dan Tujuan 176

3 Komponen Evaluasi dan Indikator 177 E INSTITUSI PELAKSANA M&E 178 F WAKTU PELAKSANAAN M&E 179 G SUMBER DATA 179 H METODE PENGUMPULAN DATA 179

I PELAKSANAAN M&E penyusunan rancanan

1 Penentuan Fokus dan Tujuan 180

2 Pengembangan komponen dan Indikator 180 DAFTAR ISI

Hal

3 Rancangan Pengumpulan Data & Pengembangan Instrumen 181

4 Penyusunan Rencana Kerja 181

vii

J PELAKSANAAN M&E 181

1 Pengisian Kuesioner 182

2 Penggalian Data & Dokumen 182 K OBSERVASI 183 L WAWANCARA 183 M ANALISIS DATA 183 N PENYUSUNAN LAPORAN

184 O PEMANFAATAN HASIL DAN TINDAK LANJUT

BAGIAN VII LAMPIRAN

1 EVALUASI SELAMA PROSES PELATIHAN 188

2 EVALUASI PENYELENGGARAAN PELATIHAN 190

3 MODEL EVALUASI PELATIHAN Donald L Kirkpatrick’s 194

BAGIAN VIII

DAFTAR PUSTAKA

viii

Kata Pengantar

Reformasi desentralisasi Indonesia dimulai Tahun 2001 merupakan perwujudan komitmen penduduk Indonesia menuju pemerintahan daerah demokratis dan pembangunan berkelanjutan. Langkah tersebut sekaligus menandai terbukanya kesempatan lebih luas bagi partisipasi warga dalam pemerintahan. Untuk mencapai suatu perubahan inovatif diperlukan tidak hanya antusiasme dan kemauan dari masyarakat dan pemerintah daerah semata. Kapasitas organisasi/individu untuk suatu capaian luar biasa tersebut juga diperlukan

Local Governance Support Program (LGSP) merupakan sebuah program bantuan bagi pemerintah Republik Indonesia yang berasal dari United States Agency for International Development (USAID). Program ini dirancang untuk menunjukkan bahwa melalui sistem pemerintahan yang terdesentralisasi masyarakat di daerah dapat mempercepat proses pembangunan yang demokratis dan meningkatkan kinerja serta transparansi pemerintah dalam penyediaan pelayanan umum. LGSP memberikan bantuan teknis bagi masyarakat dan pemerintah daerahnya dengan membantu mereka mencapai tujuan dan prioritas pembangunan dan penyediaan pelayanan secara demokratis.

Untuk bantuan teknis kegiatan/pelatihan dalam peningkatan kapasitas organisasi/individu LGSP menggunakan pendekatan dan metode partisipatif. Alat utama yang digunakan LGSP adalah Teknologi Partisipasi (ToP), yaitu sebuah metode fasilitasi tingkat lanjut yang telah dikembangkan berdasarkan pengalaman internasional dan disesuaikan dengan konteks budaya Indonesia. LGSP sudah mengembangkan modul tentang ToP ini. Dalam perkembangannya, ToP bukanlah satu- satunya metode partisipatif yang dapat digunakan untuk mendukung proses pemerintahan yang baik.

Untuk itu sebagai kelanjutan dan pengayaan metode ToP maka disusunlah modul ”Menyiapkan kegiatan/Pelatihan partisipatif”. Modul ini selain ditujukan untuk memperkaya penggunaan metode kreatif, juga dimaksudkan sebagai rujukan bagi penyusunan modul teknis lingkup LGSP agar dapat memenuhi kaidah pendidikan orang dewasa, yakni: partisipatif, berdasarkan pengalaman, pragmatis, efektif dan menyenangkan

LGSP bermitra dengan pemerintah daerah dan organisasi masyarakat di beberapa provinsi yaitu Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatra Utara, Sumatra Barat, Sulawesi Selatan, Jawa Barat, Banten, Jawa Tengah, dan Jawa Timur. Panduan ini disusun berdasarkan pengalaman yang diperoleh LGSP dalam kerjasama yang sedang berlangsung dengan beberapa pemerintah daerah di provinsi tersebut di atas dan sebagai bentuk dukungan bagi prakarsa daerah di masa datang. Melalui panduan ini, diharapkan pemerintah daerah lain dapat memetik manfaat dari prakarsa para mitra LGSP dan menandingi – bahkan mungkin melampaui – pencapaian daerah-daerah tersebut sampai saat ini.

April, 2007

Judith Edstrom

Yoenarsih Nazar

Chief of Party,

Training and Publication

USAID-LGSP

Advisor,

RTI International

USAID – LGSP RTI International

ix

BAGIAN I

Pengantar

A. Pengembangan Modul

Modul panduan untuk pelatih (Training of Trainer/ToT) ini dikembangkan sebagai langkah awal untuk mendukung kegiatan-kegiatan pelatihan yang dilaksanakan oleh LGSP (Local Governance Support Program), proyek yang didanai oleh USAID untuk mendukung tata pemerintahan yang baik. Modul ini dikembangkan oleh Tim Training & Publications LGSP, bersumber pada pengalaman- pengalaman para spesialis Training & Publications di tim ini dalam mendukung kegiatan-kegiatan LGSP di daerah, serta dari sumber-sumber informasi sekunder. Sampai pada saat disusunnya modul ini, LGSP telah cukup banyak memfasilitasi kegiatan pelatihan maupun Technical Assistance di

7 propinsi dan 57 kabupaten di Indonesia. Penyusunan modul ini menjadi langkah awal untuk sampai pada modul pelatihan yang mencerminkan visi dan karakter LGSP.

B. Tujuan

Modul ini disusun pada awalnya sebagai panduan internal bagi LGSP dalam mendisain dan melaksanakan kegiatan, termasuk dalam menyiapkan modul pelatihan yang lebih spesifik pada tema LGSP, seperti perencanaan partisipatif, penganggaran berbasis kinerja, tema-tema Governance (penguatan legislatif, civil society & media), dan pengelolaan pelayanan publik. Dengan adanya modul ini, diharapkan tim-tim teknis LGSP yang menangani tema-tema tersebut akan terbantu dalam melaksanakan kegiatan, menyiapkan modul pelatihan dan melaksanakan pelatihan yang lebih efektif. Penyempurnaan modul ini akan lebih banyak diwarnai kasus-kasus ataupun pendekatan dalam konteks program LGSP.

Pada tahap selanjutnya, modul ini diharapkan juga akan dapat membantu mitra-mitra LGSP (pemerintah daerah, organisasi masyarakat, pelatih, fasilitator) yang memiliki minat dalam pelatihan. Karena modul ini dirancang dengan pendekatan partisipatif, penggunanyapun diharapkan akan terbiasa dengan metode-metode atau teknik pelatihan yang partisipatif.

C. Untuk Siapa Modul Ini Dibuat?

Modul ini ditujukan kepada mereka yang berfungsi sebagai fasilitator dalam proses–proses penyelenggaraan pemerintahan daerah yang demokratis, baik dalam lingkup lembaga pemerintah daerah, maupun masyarakat sipil, bahkan pengusaha. Berdasarkan pengalaman, sesi-sesi dalam modul ini telah digunakan secara efektif oleh untuk berbagai kelompok sasaran, seperti staf ORNOP, pekerja lapangan, pekerja penyuluhan, staf pemerintah, pengambil keputusan, dan dosen. Namun demikian, sesi-sesi pelatihan dalam modul ini tetap terbuka untuk diadaptasi dan dikembangkan untuk berbagai kelompok sasaran lainnya.

D. Bagaimana Cara Menggunakan Modul Ini?

Modul ini bisa digunakan dengan banyak cara yang berbeda, tergantung dari tipe program pelatihan atau kegiatan yang akan Anda jalankan, tujuan, kelompok sasaran, uang serta waktu yang tersedia. Modul ini bisa Anda gunakan secara intensif selama tiga sampai empat minggu berturut-turut. Selama itu, semua tahap pelatihan yang lengkap bisa dilakukan, seperti tahap penjajagan kebutuhan pelatihan, perancangan serta penerapan di ruang pelatihan. Namun, modul ini juga bisa digunakan sebagian saja, misalnya untuk memperkuat ketrampilan tertentu di kelas yang dilengkapi latihan- latihan lapangan. Anda juga bisa menggunakan modul ini setelah kembali ke lingkungan pekerjaan dan mempraktekkannya dalam pekerjaan sehari-hari. Pilihan-pilihan tersebut juga dilengkapi dengan ide-ide tentang pengembangan alur dan agenda yang disarankan, dengan mempertimbangkan tujuan, kelompok sasaran yang berbeda, serta sumberdaya yang tersedia. Anda tidak perlu membaca

TPS-ToF/TRAINING-1/SR-FEB-162007 TPS-ToF/TRAINING-1/SR-FEB-162007

E. Apa yang Perlu Diperhatikan Ketika Mengadaptasi atau Menerjemahkan Modul Ini?

Petunjuk-petunjuk dan peringatan-peringatan berikut ini didasarkan pada pengalaman memfasilitasi orang lain ketika menerjemahkan dan mengadaptasi modul.

a. Konsep-konsep yang Berhubungan Dengan Kebudayaan Spesifik

Anda akan menghadapi tantangan yang sebenarnya saat mengadaptasi konsep-konsep yang berhubungan dengan kebudayaan spesifik. Sebagai pelatih yang ingin mendorong terjadinya perubahan, maka biasanya pelatih akan menantang pemikiran hitam putih dan mempengaruhi perilaku peserta. Namun jangan sampai tantangan yang Anda berikan kepada peserta membuat peserta meninggalkan pelatihan. Jadi, sebagai pelatih, Anda betul-betul harus menjaga situasi agar tetap seimbang.

Dalam banyak pelatihan, peserta seringkali mempertanyakan konsepsi mengenai nilai-nilai yang disebut dengan model, ide atau teknik-teknik barat dalam konteks Indonesia. Sering dijumpai ungkapan seperti “Konsep yang berasal dari barat tidak sesuai diterapkan di sini.” Namun yang perlu diingat adalah bahwa kebanyakan negara-negara Asia sejak dulu telah mengadopsi satu model pendidikan dan pelatihan dari barat yang didasarkan pada metode kuliah. Banyak filsafat ‘kuno’ (seperti Buddhisme dan Konghucu) yang pernah berkembang di Asia, juga mengikuti prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa seperti yang digunakan dalam modul ini. Konsep pembelajaran yang biasanya dipertanyakan oleh peserta misalnya prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa, peran tertentu pelatih yang seperti penantang, pembelajaran melalui keterbukaan dan umpan balik konstruktif, dan energizers serta permainan.

b. Bagian-bagian yang Berhubungan Dengan Negara/Konteks Spesifikasi

Bagian tertentu dari modul ini, seperti bahan-bahan atau metode-metode, harus diadaptasi dengan situasi di daerah masing-masing yang khas. Hal ini penting agar peserta pelatihan bisa langsung mengkaitkan pengalamannya dengan konteks pelatihan. Contoh bagian-bagian yang harus diadaptasi adalah studi kasus, norma kelompok, dan energizers termasuk kontak badan (tergantung pada kebudayaan dan jender), dll.

c. Istilah Pelatihan yang Spesifik

Istilah pelatihan dalam modul ini telah dipilih dengan hati-hati dan konsisten dengan mempertimbangkan filosofi pelatihan yang bersifat partisipatif serta mempertimbangkan pembelajaran dari pengalaman. Pertimbangan itu diperlukan untuk menghindari perbedaan konsep yang muncul dari istilah yang biasa digunakan pada pelatihan konvensional. Karenanya modul ini tidak menggunakan istilah-istilah konvensional meskipun istilah-istilah tersebut lebih dikenal dengan baik, karena istilah-istilah tersebut berpotensi mengandung konotasi yang salah, umpamanya penggunaan kata murid (pembelajar), guru (fasilitator/trainer), mengajar (memandu/memfasilitasi), dan kata-kata lain yang pengertian ketidaksetaraan Istilah pelatihan dalam modul ini telah dipilih dengan hati-hati dan konsisten dengan mempertimbangkan filosofi pelatihan yang bersifat partisipatif serta mempertimbangkan pembelajaran dari pengalaman. Pertimbangan itu diperlukan untuk menghindari perbedaan konsep yang muncul dari istilah yang biasa digunakan pada pelatihan konvensional. Karenanya modul ini tidak menggunakan istilah-istilah konvensional meskipun istilah-istilah tersebut lebih dikenal dengan baik, karena istilah-istilah tersebut berpotensi mengandung konotasi yang salah, umpamanya penggunaan kata murid (pembelajar), guru (fasilitator/trainer), mengajar (memandu/memfasilitasi), dan kata-kata lain yang pengertian ketidaksetaraan

Istilah tertentu atau kata-kata yang dipergunakan dalam modul ini mungkin tidak ada dalam bahasa Indonesia. Ada beberapa pilihan untuk menggunakan istilah asing tersebut:

• Cari padanan katanya dalam bahasa Indonesia dengan pengertian yang paling dekat dengan pengertian aslinya.

• Buat kata baru dalam bahasa Indonesia dan jelaskan artinya. • Pergunakan istilah Inggris aslinya tetapi jelaskan artinya dalam bahasa Indonesia. Mungkin

Anda harus memilih pilihan mana yang terbaik berdasarkan kasus ke kasus. Contohnya: icebreakers, warm-up (pemanasan), fish bowl (akuarium), snowballing (membola salju), parafrase.

e. Susunan modul

Modul ini disusun menjadi 7 bagian utama. Setiap bagian menyediakan sejumlah sesi pelatihan dengan topik tertentu. Meskipun setiap bagian mengikuti satu alur logis tertentu, tidak berarti Anda harus mengikuti alur ini dari awal sampai akhir. Sesi-sesi dalam setiap bagian juga mengikuti satu alur logis. Meskipun begitu, kebanyakan sesi-sesi dalam setiap bagian bisa digunakan secara terpisah, sesuai dengan tujuan dan kelompok sasaran pelatihan. Banyak rencana sesi juga berisi contoh berupa latihan, studi kasus, permainan, transparansi dan hand outs. Contoh-contoh tersebut boleh diadaptasi atau diganti agar menjadi lebih tepat untuk situasi pelatihan.

TPS-ToF/TRAINING-1/SR-FEB-162007

BAGIAN II

MERENCANAKAN PELATIHAN ontoh Beberapa Skenario Pelatihan Yang Berbeda Bagai

Mana Menyiapkan Pengaturan Logistik

A. PENDAHULUAN

Suatu pelatihan bisa memiliki banyak fokus yang berbeda, tergantung pada kebutuhan spesifik lembaga dan peserta. Dalam bagian ini akan dikemukakan beberapa ide mengenai cara merancang program pelatihan Anda dengan mempertimbangkan hal-hal tersebut.

B. Mengenali Peserta

Adapatasi untuk kelompok-kelompok yang berbeda

Setiap kelompok pelatih yang berbeda tentunya membutuhkan tipe pelatihan yang berbeda pula, sehingga tujuan pelatihannya juga berbeda Semakin jelas pemahaman Anda mengenai fokus program pelatihan dan tujuannya yang realistis maka semakin jelas bagi peserta mengenai apa yang harus mereka pelajari. Beberapa kelompok pelatih hanya tertarik dalam mengembangkan ketrampilan pelatihan praktis mereka, sementara yang lain mungkin perlu untuk mengembangkan jangkauan ketrampilan yang lebih luas mulai dari penjajagan kebutuhan pelatihan sampai ke evaluasi pelatihan. Pelatihan dengan metode kunjungan lapang mungkin sesuai untuk personal yang relatif senior yang mungkin tidak menggunakan ketrampilan pelatihan partisipatif dalam pekerjaan mereka. Namun diharapkan mereka dapat memahami konsep dan tujuan pelatihan partisipatif sehingga mereka bisa terdorong untuk menggunakannya.

Beberapa tipe kelompok sasaran yang bisa dibedakan:

• pengambil keputusan atau perancang pelatihan yang tidak melatih diri mereka sendiri; • pelatih-pelatih dengan tanggung jawab atau kebebasan untuk merancang atau mengadaptasi

program program pelatihan; • pelatih-pelatih tanpa mandat atau kebebasan untuk merancang atau bahkan mengadaptasi

program-program pelatihan.

Dampak dari kegiatan pelatihan Anda akan bergantung terutama pada konteks kelembagaan dimana peserta berasal. Pendekatan perancangan pelatihan dari bawah ke atas yang diikuti modul ini mungkin bertentangan dengan kebudayaan dan struktur organisasi (pelatihan) dari peserta Anda. Contohnya, jika peserta bekerja untuk lembaga pelatihan pemerintah yang mengatur kurikulum secara ketat pada tingkat pusat, maka apa perlunya melakukan satu penjajagan kebutuhan pelatihan pada tingkat lokal? Masalah yang tetap ada adalah bahwa satu program pelatihan pelatih agak sulit untuk merubah suatu lembaga pelatihan birokratis top-down yang konvensional menjadi suatu organisasi pelatihan strategis yang lebih berpusat pada pembelajar.

2 Karenanya, hambatan kelembagaan harus dipertimbangkan ketika memilih peserta, dan ketika merencanakan dan melaksanakan program pelatihan. Kalau tidak dipertimbangkan mungkin tugas pelatihan Anda akan menjadi lebih sulit. Sebelum pelatihan apa pun dimulai, langkah yang terpenting bagi Anda adalah memahami kebutuhan lembaga-lembaga dan individu-individu yang relevan, dan hambatan-hambatan yang ada dalam setting lembaga tersebut. Meskipun mungkin lebih menarik untuk menggunakan satu cetak biru program pelatihan, tapi cetak biru kurang sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan spesifik dari satu lembaga baru atau kelompok peserta. Cara terbaik untuk mengadaptasi dan menyesuaikan pelatihan Anda adalah dengan menemukan sebanyak mungkin hal dalam konteks kelembagaan yang sebelumnya sudah dipahami. Satu penjajagan kebutuhan pelatihan secara lengkap dari satu organisasi adalah suatu proses elaborasi dan berada di luar lingkup pengantar ini.

C. Durasi

Rancangan kurikulum pelatihan bisa berbeda, tergantung pada fokus, tujuan dan kelompok sasaran. Setiap kurikulum harus dirancang dengan hati-hati dan satu pendekatan yang berbeda dalam persiapan dan tindak lanjut. Bagian terbesar akan tergantung pada waktu Anda yang tersedia. Contoh skenario pelatihan yang menggambarkan agenda untuk tiga hari, satu minggu, sepuluh hari, dua minggu dan empat bulan, ditunjukkan di bawah ini. Hal tersebut hanya dimaksudkan sebagai contoh dan bukan sebagai cetak biru, yang harus Anda adaptasi dengan keadaan Anda sendiri.

Lamanya Tipe pelatihan

Fokus utama

Kelompok sasaran

3 hari Modul ToT terintegrasi

Ketrampilan pelatihan/

(calon) pelatih atau

dg pelatihan tetap

fasilitasi

fasilitator

1 minggu Kursus dlm ruangan

(calon) pelatih atau kelas

Pelaksanaan pelatihan

dan fasilitasi

fasilitator

2 minggu Lokakarya termasuk

Orang-orang deg mandat kerja lapangan

Penjajakan kebutuhan

pelatihan

untuk menjajaki kebutuhan pelatihan

2 minggu Kursus dlm ruang kelas

Perancangan pelatihan

Pelatih dg mandat untuk merancang

4 bulan Program pelatihan

Pelatih dg mandat untuk termasuk 2 lokakarya

Penjajakan kebutuhan

merancang program dan pekerjaan rumah

pelatihan, perancangan

pelatihan dan fasilitasi

pelatihan sendiri

Tipe-tipe pelatihan tersebut masing-masing tidak bersifat eksklusif. Yang tersebut bisa digunakan dalam urutan sebagai bagian dari satu strategi pelatihan umum.

D. Alat Bantu Dan Pengaturan Logistik

Tanpa kecuali, pelatih-pelatih di Asia adalah tuan rumah yang luar biasa dan bahkan detail-detail logistik yang paling kecil disiapkan dengan baik. Hal ini disebabkan tidak berurusan dengan kue-kue kecil dan kopi tetapi dengan beberapa pengaturan logistik yang memerlukan perhatian khusus selama menjalankan suatu kegiatan pelatihan partisipatif.

• Pemilihan Tempat Pelatihan Kita perlu memahami keperluan dasar logistik agar pelatihan bisa berjalan lebih mulus dan lebih

menyenangkan bagi Anda dan peserta, meskipun pelatihan partisipatif bisa dilaksanakan di hampir semua tempat. Hal yang terpenting mungkin adalah fleksibilitas. Karena peserta akan secara teratur bergerak maka Anda akan memerlukan satu ruangan yang cukup lega dan perabotan yang mudah dipindahkan, seperti meja dan kursi.

• Alat bantu (Buat Daftar Periksa) Untuk satu kursus pelatihan yang didasarkan pada kuliah Anda hanya akan memerlukan satu

overhead projector dengan transparansi. Meskipun demikian untuk sesi-sesi seperti yang dijelaskan dalam modul ini, Anda akan memerlukan bahan-bahan lain terutama banyak kertas flipchart, spidol, selotip dan post-its atau kartu-kartu.

• Dokumentasi Pelatihan Dokumentasi proses Satu kegiatan pelatihan tidak pernah berhasil pada saat pertama Anda menjalankannya. Cara yang terbaik untuk memperbaikinya adalah dengan secara teratur menyimpan catatan mengenai apa yang sedang terjadi. Anda bisa melakukannya selama istirahat dan jam-jam malam hari atau meminta seseorang (lebih baik ko-pelatih Anda) untuk

TPS-ToF/TRAINING-1/SR-FEB-162007 TPS-ToF/TRAINING-1/SR-FEB-162007

• Dokumentasi keluaran Semua curah pendapat, sharing, umpan balik harian dan latihan-latihan yang lain yang dilakukan dalam kelompok kerja yang kecil akan menghasilkan banyak keluaran yang berharga yang mungkin paling ingin dibawa peserta pulang. Mengetik semua flipcharts adalah pekerjaan yang memakan waktu. Meskipun demikian hal ini adalah satu aspek yang penting dari pelatihan partisipatif. Kedua tipe dokumentasi tersebut dapat dilakukan dengan dengan cara yang berbeda dan oleh orang-orang yang berbeda. Namun demikian adalah hal yang penting untuk memikirkan tentang apa dan bagaimana Anda mendokumentasikan sesuatu, dan siapa yang bisa melakukannya dan menyiapkannya secara bersamaan.

E. Hambatan Terhadap Pelatihan

Anda hanya bisa menjadi seorang pelatih para pelatih yang efektif sepanjang Anda mempraktekkan apa yang Anda latihkan. Peserta Anda mungkin akan menyimak apa yang Anda katakan. Meskipun demikian, mereka akan bertambah yakin terhadap semua ide-ide dan teknik-teknik pelatihan yang baru yang Anda perkenalkan hanya jika Anda mempraktekkan dan menggunakannya sepanjang kegiatan pelatihan.

a. Jadilah seorang model peran:

selama merancang suatu pelatihan dengan mengembangkan satu catatan informasi, agenda pelatih, tujuan-tujuan yang tepat, dan rencana-rencana sesi, yang semuanya didasarkan pada pembelajaran orang dewasa dan pelatihan partisipatif. selama menerapkan suatu pelatihan dengan menjadi seorang pelatih partisipatif yang tidak hanya mengatakannya tetapi menggunakan semua metode pelatihan partisipatif dan teknik-teknik fasilitasi yang mungkin.

b. Menggunakan Kesalahan-kesalahan Sebagai Kesempatan Pembelajaran

Semua informasi ini bisa membuat Anda menjadi sangat gugup sebagai seorang pelatih. Ini mungkin akan memberi Anda kesan bahwa segala sesuatunya harus sempurna dan bahwa Anda tidak diijinkan untuk membuat kesalahan. Jangan takut. Bahkan pelatih yang paling berpengalaman pun bisa melakukan kesalahan dan menghadapi momen-momen sulit. Konteks pelatihan pelatih menyediakan bagi Anda kemungkinan yang luar biasa untuk merubah situasi tersebut menjadi kesempatan. Kesalahan-kesalahan adalah kesempatan pembelajaran yang luar biasa tidak hanya untuk Anda, tetapi juga untuk peserta sepanjang Anda berbagi dengan mereka secara terbuka dan tidak berusaha untuk menutupinya.

Bahkan dalam keadaan yang terbaik sekalipun, masalah-masalah tertentu dapat timbul. Sebagai fasilitator, jika anda menyadari masalah yang timbul dan sudah siap menghadapinya, biasanya anda akan dapat mencegahnya agar tidak terjadi di dalam sesi.

Ada banyak hal yang dapat dilakukan jika anda mengetahui adanya masalah. Pertama, tidak berbuat apa-apa. Tidak selalu memungkinkan atau perlu bagi fasilitator untuk mengobati setiap penyakit ringan yang diderita dalam proses pelatihan. Anda dapat memutuskan apakah suatu masalah tertentu serius atau tidak dan jika dibiarkan akan hilang sendiri atau harus ditanggulangi oleh peserta pelatihan.

Namun, jika anda menilai bahwa sebuah keadaan mengancam, maka anda dapat memutuskan untuk mengambil beberapa tindakan. Dengan bijaksana menanggulangi masalah itu sendiri kadang-kadang adalah jawaban yang tepat. Anda dapat melakukannya dengan beberapa cara:

• Mengajak individu-individu yang terkait untuk diskusi pribadi, • Mengubah gaya fasilitasi anda, atau

• Mengubah agendanya • Pada kesempatan lain, mungkin paling baik adalah melibatkan seluruh peserta pelatihan

untuk menanggulangi masalah bersama-sama

Seringkali anda dapat membuat mereka melakukannya dengan menjelaskan bagaimana anda menanggulangi situasi ini dan / atau meminta anggota lain menjelaskan persepsi mereka. Jika tidak seorangpun yang memberikan pemecahan, anda dapat meminta saran-saran dari mereka, atau anda mengajukan saran-saran anda. Kadang-kadang membuat peserta menyadari suatu masalah (misalnya diskusi yang keluar jalur) sudah cukup untuk membuat masalah terkontrol.

Jangan membiarkan masalah-masalah tersebut membuat anda takut. Sangat jarang sebuah pelatihan dapat berlangsung dengan sangat sempurna, disamping itu, masalah tidak selalu merupakan indikator fasilitasi yang buruk dari pihak anda. Tugas fasilitator adalah untuk berhati- hati menghadapi masalah dan membantu peserta mengontrolnya. Di bawah ini adalah beberapa uraian tentang kesulitan-kesulitan klasik dan beberapa saran cara menanggulanginya.

c. Beberapa contoh hambatan dalam pelatihan

1. Peserta Tidak Berpartisipasi atau Tampak Bosan

Situasi pertama: Satu atau dua orang (sebuah kelompok kecil) sudah nyata tidak bersemangat dalam diskusi, karena bosan, walaupun secara umum, kelompoknya berfungsi dengan baik. • Cobalah tetapkan sendiri, apakah sikap ini mengganggu kelompoknya. (Apakah sikapnya

diam-diam atau secara terbuka mengganggu yang lain?) Jika sikap ini merusak suasana pelatihan, mungkin hal ini mengindikasikan suatu perasaan ketidakpuasan yang tidak dapat diungkapkannya secara lisan. Salah satu cara menangani hal ini adalah dengan menanyakan pada yang bersangkutan apakah ada pendapat yang ingin disampaikannya. Dengan cara ini anda memberi kesempatan kepadanya untuk mengungkapkan kritikan yang berkaitan dengan sikapnya itu, dan memberikan kesempatan bagi peserta untuk menangani masalahnya. Cara ini berpotensi untuk menimbulkan bahaya. Pertama, orang tersebut mungkin merasa terancam sendiri, walaupun sikapnyalah yang menarik perhatian. Bahaya lainnya adalah bahwa peserta yang lain dapat menjadi terpaku hanya mendiskusikan kebutuhan atau masalah satu orang, yang mungkin tidak ada hubungannya dengan tujuan pertemuan. Anda harus berusaha membaca situasi sebelum memutuskan apakah masalah ini harus ditangani secara terbuka oleh peserta.

• Jika tidak timbul gangguan, dan jika semua usaha sudah dilakukan untuk mengikutkan yang bersangkutan di dalam kegiatan kelompok, ternyata tidak efektif, maka biasanya

paling baik menunggu sampai jam istirahat dan menanyakan kepada yang bersangkutan secara pribadi apakah ia bosan atau tidak puas dengan pertemuan ini. Usahakan melakukan hal ini secara baik-baik, bersahabat, bersikap prihatin, bukan seperti guru yang memanggil murid yang bersalah pada akhir sebuah mata pelajaran. Cara ini biasanya (walaupun tidak selamanya) kurang mengancam dan lebih cenderung mengungkapkan jawaban yang jujur. Hal ini dapat pula menghindarkan terbuangnya waktu dengan percuma di dalam suatu sesi pelatihan. Biasanya jawabannya sederhana saja, "Saya kurang siap untuk mengikuti pertemuan hari ini. Ada banyak hal yang sedang saya pikirkan". Anda harus menghargai jawaban semacam ini. Bukanlah tugas fasilitator untuk memaksakan setiap orang agar tertarik dan aktif di dalam pelatihan jika ada faktor-faktor luar yang menghalanginya. Namun, jika masalahnya berkaitan dengan tujuan atau proses pelatihan, maka fasilitator dapat membahasnya bersama peserta lainnya (mungkin dengan mendorong yang bersangkutan untuk mengungkapkan masalahnya).

Situasi Kedua: Seluruh peserta, atau sejumlah besar peserta pelatihan, bosan atau tidak bersedia untuk berpartisipasi.

TPS-ToF/TRAINING-1/SR-FEB-162007

• Coba tinjau kembali tujuan dan harapan pelatihan yang ditetapkan pada awal pelatihan atau awal sesi. Mungkin mereka merasa bahwa apa yang sedang terjadi tidak relevan dengan apa yang mereka prihatinkan.

• Kelanjutan diskusi menjadi terlalu abstrak. Mungkin ini saatnya untuk melakukan suatu latihan khusus atau permainan peran yang akan membawa kelompok kembali ke rel dan mendorong beberapa pengungkapan atau partisipasi.

• Peserta mungkin merasa bahwa sesi tersebut mengambang, bahwa tidak ada gerakan yang nyata menuju ke tujuan pelatihan. Penting untuk memberikan suatu bentuk

struktur. Inilah saat ini dimana agenda atau jadwal tidak harus mengikat. Anda harus sering-sering merujuk pada hal ini selama pelatihan baik sebagai cara untuk mengingatkan peserta pelatihan tentang kemajuan yang dicapai dan sebagai cara untuk memberikan kelonggaran dalam mengubah jadwal jika perasaan sudah berubah.

• Mungkin saatnya untuk istirahat. Perhatian peserta hanya dapat diharapkan selama dua jam, paling tinggi. Jika orang lelah, lapar, atau secara fisik kurang enak duduk terlalu lama, maka partisipasi akan menurun dengan cepat.

• Memasukkan humor atau sesuatu yang tidak disangka-sangka ke dalam diskusi adalah cara yang bersifat sementara untuk menarik perhatian peserta pelatihan. Gunakanlah untuk menarik perhatian tentang apa saja yang anda duga sebagai masalah yang akan timbul.

• Fasilitator mungkin berada pada level pembahasan yang terlalu kompleks atau terlalu sederhana. • Peserta mungkin takut atau terintimidasi oleh fasilitator atau orang lain di dalam pelatihan (misalnya orang yang bersifat dominan).

Mengajukan pertanyaan kepada seluruh peserta dalam kasus yang pertama, atau meminta orang lain untuk memberikan tanggapan pada kasus yang kedua, dapat menanggulangi hambatan dan melancarkan kembali diskusi. Anda harus hati-hati untuk tidak menanggapi semua yang diungkapkan, atau membiarkan satu orang lain untuk melakukannya.

2. Orang / Peserta Menyerang Fasilitator

• Jika fasilitator belum meletakkan dirinya sebagai "Pemandu dan Penggerak Proses Interaksi Belajar" pada awal pelatihan, dan fasilitator sudah memperjelas bahwa seluruh

peserta pelatihan memikul tanggung jawab atas apapun yang terjadi, maka tidak mungkin ada upaya peserta untuk "mengalahkan atau menyerang" fasilitator. Dengan memperjelas peran fasilitator sejak awal pelatihan, maka hal ini akan memberikan suatu awal yang dapat dipergunakan sebagai rujukan kembali jika peserta lupa mengapa mereka berkumpul.

• Namun demikian, peserta pelatihan dapat saja menyerang fasilitator karena berbagai alasan, yang paling umum adalah menjadikan fasilitator sebagai kambing hitam bagi kegagalan. Ini adalah situasi yang potensil konstruktif, sehingga tidak perlu mengadakan pembelaan atau mempertahankan diri pertahanan. Langkah yang dapat ditempuh antara lain adalah:

1. Biarkan peserta mengungkapkan rasa frustrasi mereka,

2. Berikan dorongan, tetapi usahakan untuk mengarahkan agar komentar mereka

tidak menyerang pribadi dan masalah tertentu.

3. Pandulah diskusi untuk mencari cara-cara pemecahannya setelah semua

ketidakpuasan sudah diungkapkan dan emosi sudah reda.

• Dengarkan berbagai kritikan tentang cara fasilitator memfasilitasi atau memandu dan ingatlah selalu untuk mempertimbangkannya di kemudian hari. Fasilitator tidak

diciptakan untuk menjadi sempurna - nyatanya, kita semua belajar dari kesalahan. Umpan balik langsung terhadap peranan anda tidak selalu mudah diperoleh, tetapi sangat berharga

Misalnya satu orang menyerang anda dengan amarah, mengatakan bahwa anda sebagai fasilitator membuat pertemuan ini tidak menarik. Peserta lain dalam pelatihan itu juga setuju, mengarahkan kejengkelan mereka pada fasilitator secara pribadi. Dengarkan mereka sampai selesai. Kemudian, daripada membela diri atau menjelaskan setiap tindakan, lebih baik memperhatikan rasa frustrasi yang anda rasakan sendiri dalam pelatihan tersebut. Ungkapkanlah ini, dan diskusikan dengan kelompok bagaimana masalah ini dapat dihindari, bukan hanya dalam hal apa yang seharusnya dapat anda lakukan, tetapi juga apa yang sudah dilakukan oleh kelompok secara keseluruhan. Usahakan menunjukkan bahwa setiap orang ikut bertanggung jawab untuk memberikan saran dan pemecahan masalah kelompok secara umum, dan bahwa anda dapat membantu proses ini hanya bila semua yang lain bersedia ikut membantu dan bekerjasama.

3. Tidak tersedia Cukup Waktu Untuk Menyelesaikan Semua yang Sudah Direncanakan

Ini merupakan masalah paling umum yang cenderung akan anda hadapi. Ingat bahwa ketika anda merencanakan agenda anda, lebih mudah untuk mengestimasi lebih rendah waktu yang dibutuhkan oleh sebuah sesi daripada mengestimasinya lebih tinggi. Berikan kelonggaran untuk hal ini dengan menyediakan batasan waktu di dalam rencana anda. Pertimbangkan pula bahwa mungkin orang terlambat memulai, bahwa mereka mungkin menggunakan waktu untuk "mengobrol" dahulu dengan peserta lain sebelum mereka mau mulai pembahasan secara serius, dan bahwa beberapa orang ingin memperpanjang waktu istirahat di luar jadwal yang sudah ditetapkan. • Jika agenda anda tidak dapat diselesaikan sesuai waktu yang tersedia bagi anda, biarkan

peserta menentukan batas waktu untuk setiap bagian (atau estimasikan sendiri jika anda merencanakan adanya latihan lain, dan sebagainya).

• Mintalah seorang peserta dalam pelatihan tersebut untuk menjadi penjaga waktu. Anda dapat juga terlibat dengan mengingat sendiri batas waktu anda. • Menyusun prioritas pokok-pokok pembahasan dalam agenda akan membantu, bahaslah yang paling penting lebih dahulu. Hal ini membuat pokok-pokok bahasan selanjutnya

menjadi lebih mudah dilakukan. • Ingatkan peserta pelatihan jika batas waktu anda sudah mendekat atau melebihi. Jika peserta ingin melanjutkan suatu pembahasan tertentu, dan ini berarti pokok bahasan lain mungkin tergeser atau tidak dapat dilakukan, buatlah peserta menyadarinya, sehingga mereka dapat memutuskan apa yang harus dilakukan.

• Jika di tengah-tengah pertemuan, disadari bahwa waktunya terlalu singkat, diskusikan dengan peserta pelatihan alternatif-alternatif apa yang akan diambil, misalnya

memperpanjang waktu pertemuan, menyusun kembali jadwal, dll. • Kelebihan Waktu dari yang direncanakan • Tidak ada salahnya menutup rapat lebih awal daripada rencana. Orang biasanya lebih

menyukai keadaan ini daripada waktunya lewat. • Tidak usah mengisi waktu yang sisa ini dengan sesuatu yang kurang berguna (misalnya diskusinya diperpanjang, latihan-latihan yang tidak perlu, dan lain-lain). • Jika ada yang sesuatu yang berharga untuk dilakukan baik atas saran anda maupun saran atau usulan peserta pelatihan, lakukanlah. • Selalu ada baiknya untuk mempersiapkan materi ekstra untuk digunakan jika ada kelebihan waktu, atau jika dibutuhkan penggantian materi.

4. Terjadi Perdebatan Antar Peserta

Ini adalah situasi yang sulit ditangani, tetapi hal terpenting yang harus dilakukan adalah dengan menjauhkan pembahasan yang bersifat pribadi tetapi pada masalah yang nyata. Coba ungkapkan komentar-komentas peserta ke dalam bentuk pertanyaan umum yang dilontarkan kepada peserta. Paling baik jika perdebatan antara dua orang dihentikan dan menarik orang lain yang netral untuk ikut serta dalam pembahasan. Beberapa pendekatan yang harus anda ambil adalah:

TPS-ToF/TRAINING-1/SR-FEB-162007

• Minta peserta pelatihan untuk memberikan pendapatnya tentang perdebatan tersebut. • Nyatakan kembali hal yang sedang dibahas dengan harapan memperjelasnya dan

memberikan sedikit keleluasaan di dalam diskusi yang sedang berjalan cepat. • Fokuskan pertanyaan pada salah satu pihak yang terlibat, tanyakan alasan-alasan yang lebih spesifik tentang suatu pendapat khusus • Kadang-kadang kesalahpahaman merupakan dasar terjadinya perdebatan, dan dengan menyatakan pendapat lawan, serta memberi kesempatan kepada lawan untuk mengoreksi kesalahan persepsi, kesalahpahaman ini dapat dihapuskan.

Saran-saran tersebut di atas mempunyai keuntungan untuk menghentikan perdebatan tanpa mengalihkan inti ketidaksepakatan yang ada. Hal ini lebih disukai karena peserta pelatihan yang lain mungkin ingin mengetahui apa yang sedang terjadi, tetapi tidak dapat ikut terlibat dalam diskusi. Oleh karena itu yang terbaik adalah menangani ketidaksepakatan secara terbuka daripada secara arbitrari menyingkirkannya jauh-jauh (dengan asumsi bahwa hal ini tidak menyita waktu yang ternyata hanya menguntungkan beberapa orang).

Ketidaksepakatan yang tidak terpecahkan menimbulkan frustrasi dan cenderung akan muncul kembali dalam bentuk yang lebih fatal. Namun perdebatan serius yang akhirnya terpecahkan, kadang-kadang membuat seluruh peserta pelatihan maju terus secara signifikan.

Pengaturan cara duduk dapat memberikan pengaruh yang berarti dalam situasi seperti ini. Pengaturan yang paling baik adalah dengan menempatkan kedua orang yang saling berlawanan duduk berdampingan dan fasilitator di depan mereka. Hal ini sulit dicapai, tetapi dapat terjadi setelah istirahat pada saat mana orang-orang kembali duduk bukan di tempat sebelumnya (ini salah satu keuntungan dari pengaturan duduk secara informal pada semua sesi). Pada umumnya paling baik bagi fasilitator untuk menghindari duduk di samping salah satu antagonis, atau dengan siapapun yang mungkin berinteraksi keras dengan anda.

Seringkali, ada satu orang dalam pelatihan yang terlalu argumentatif, mengambil hal-hal kecil dalam diskusi sebagai kesempatan untuk menantang orang lain atau memperdebatkannya sampai berlarut-larut. Keadaan ini dengan mudah dapat kita lihat mengganggu peserta- peserta lain yang ingin meneruskan diskusi ke hal-hal lain. Jadi, jika ada seorang peserta yang berulang-ulang menunjukkan sikap seperti ini, tanyakan kepada peserta lain apakah mereka ingin melanjutkan perdebatan atau melangkah ke pokok pembahasan lain. Menghentikan orang tersebut langsung oleh anda sendiri mungkin akan lebih efisien, tetapi jika dilakukan berkali-kali dapat membuat orang tersebut melawan anda. Dengan mendorong anggota lain menyatakan keinginan mereka, anda dapat membuat peserta memperkuat kontrolnya.

5. Peserta Tidak Cukup atau Terlalu Banyak

Kondisi ini sangat jarang ditemui, tidak berarti tidak ada, karena pelatihan telah direncanakan dengan jumlah peserta yang sudah dapat dipastikan jumlahnya. Dengan demikian, maka tidak perlu dikhawatirkan. Namun demikian, berdasarkan pengalaman selama ini jumlah yang ideal untuk pelatihan partisipatif adalah 20-25 orang. • Ukuran "terlalu banyak" atau "terlalu sedikit" merupakan ukuran yang bersifat relatif

untuk suatu situasi khusus. Jika besarnya peserta pelatihan lebih dari 25 orang, biasanya sulit melakukan diskusi dimana setiap orang dapat berpartisipasi dengan baik. Makin besar jumlah peserta makin mengurangi intensitas komunikasi. Latihan juga agak sulit digunakan di dalam kelompok sebesar ini.

• Fasilitator harus menyiapkan kemungkinan jumlah peserta yang lebih besar dan lebih kecil daripada yang anda antisipasi dengan memilih kegiatan-kegiatan yang dapat

dimodifikasi sesuai dengan besarnya peserta, atau dengan mempersiapkan kegiatan- kegiatan alternatif di benak anda. Ketika anda menyusun agenda, sediakan peluang

• Jika jumlah peserta terlalu banyak atau terlalu besar (atau nampak jelas perbedaan minat peserta pelatihan) anda dapat memutuskan untuk membagi peserta menjadi kelompok-kelompok diskusi yang lebih kecil. Dalam hal ini sangat tepat bila diskusi dipandu oleh dua orang fasilitator. Jika anda melakukan fasilitasi sendirian, anda dapat berkeliling dari satu kelompok ke kelompok lain, atau meminta kesediaan salah seorang anggota kelompok untuk membantu memfasilitasi kelompok yang lebih kecil.

• Jika jumlah peserta ternyata lebih kecil daripada yang anda antisipasi, pengaruhnya lebih pada segi psikologis daripada merupakan gangguan yang nyata. Sebuah kelompok yang kecil dapat melakukan diskusi sama baiknya dengan kelompok yang lebih besar. Tetapi jika mereka yang datang menunjukkan kekecewaan karena sedikitnya orang yang muncul, ada beberapa langkah yang dapat ditempuh, yaitu : o Perlu menekankan segi positif dari situasi ini agar dapat membangkitkan kembali

semangat mereka. o Awalilah sesi dengan diskusi singkat tentang mengapa hanya sedikit orang yang

muncul. o Tunjukkan apa yang dapat dicapai oleh peserta dengan keadaan ini.

o Perkuat kembali tujuan setiap orang untuk melanjutkan diskusi. o Bersama seluruh peserta, sebagai kelompok, putuskan untuk menunda sampai tiba

waktu yang lebih baik untuk memulai dan melaksanakan pelatihan tersebut. • Jika kelompok ternyata agak kecil, anda dapat bekerja dengan struktur yang lebih longgar (walaupun struktur tidak boleh diabaikan secara keseluruhan). Anda dapat lebih fleksibel dan informal dan peserta akan lebih mudah berinteraksi secara pribadi.

6. Sarana Kurang Menunjang Kegiatan

Dalam pelatihan partisipatif ada beberapa kebutuhan sarana yang dipandang perlu untuk disediakan guna menunjang proses belajar. Sarana tersebut pada umumnya adalah kelengkapan gedung atau ruang pelatihan, ruang diskusi kelompok, alat tulis menulis seperti misalkan Kertas Koran (Flipchart), Metaplan, Spidol, Papan Tulis, Papan Flipchart, Plagban, Overhead Projector dan lain-lain. Seringkali sarana ini telah dipersiapkan oleh pelaksana pelatihan, namun tidak menutup kemungkinan bahwa terjadi sarana yang ada kurang menunjang. • Sekali lagi, ada baiknya untuk mempersiapkan segala kemungkinan sejak awal, dengan

mencari tahu tentang bagaimana fasilitas yang tersedia, atau lebih baik lagi, meninjau langsung ke lokasi. Jika orang lain yang mempersiapkannya, perjelas apa yang akan anda butuhkan menyangkut peralatan, ruangan, dan perabotan.

• Jika anda melihat bahwa persiapannya belum sesuai dengan harapan anda, pertimbangkan pilihan-pilihan yang ada. Apakah perabotan dapat dipindah-pindahkan? Dapatkah anda pindah ke lokasi lain ? dan lain-lain.

• Minta pendapat peserta tentang masalah-masalah tertentu, misalnya, tidak ada proyektor, dan lain-lain. Dapatkan agenda anda direvisi sedemikian rupa sehingga anda masih dapat mencapai tujuan pelatihan dalam keadaan seperti ini ? Jika tidak, apakah peserta masih ingin melanjutkan dengan memodifikasi rencana ?

• Gunakan sarana yang ada semaksimal mungkin tanpa mengurangi tujuan pelatihan atau mencari pengganti sarana yang tepat, sebagaimana pepatah mengatakan "Tidak ada rotan, akarpun jadi".

7. Mengatasi Perasaan Sendiri

Sementara perasaan fasilitator biasanya tidak anda anggap sebagai suatu masalah (lebih cenderung merupakan aset: fasilitator bukan dan tidak dapat menjadi pengamat segala sesuatu yang sedang berlangsung). Ada saat-saat tertentu dimana fasilitator mungkin tergoda untuk mendominasi kelanjutan pembahasan sesuai dengan perasaan anda sendiri.

TPS-ToF/TRAINING-1/SR-FEB-162007

Karena posisi fasilitator lebih mempunyai kebebasan untuk berbicara dan melakukan kontrol yang lebih besar daripada peserta pelatihan, maka fasilitator harus hati-hati bahwa perasaan dan pandangan anda sendiri bukan satu-satunya yang dibahas oleh peserta pelatihan. Monitorlah diskusi untuk melihat apakah reaksi orang lain sudah ditanggapi.

Ketika seorang peserta berbicara, apakah mereka mengarahkan pendapat mereka terutama terhadap fasilitator, atau ditujukan kepada seluruh peserta ?. Fasilitator yang kurang berpengalaman sangat cenderung menjadi terlalu aktif, merasa bahwa dia harus menjawab semua kesulitan di dalam pembahasan dengan memberikan saran atau komentar. Bersabarlah dan berikan waktu sehingga masalah itu terpecahkan dengan sendirinya, sebelum anda mengambil tindakan.

8. Sebuah Pelatihan Tidak Berhasil

• Ada dua hal untuk dapat melihat suatu pelatihan tidak berhasil, yaitu: o bila latihan tidak berjalan sebagaimana mestinya; dan

o bila pelatihan sudah berjalan sebagaimana mestinya, tetapi peserta pelatihan kehilangan inti keseluruhan.

• Hal tersebut di atas dapat terjadi karena berbagai faktor; kemungkinan bahwa instruksi yang salah, partisipasi yang apatis, atau beberapa faktor luar. Dengan menyadari hal ini,

anda dapat memberi pengertian kepada pelatihan. • Ketika anda menyadari bahwa sebuah latihan gagal, langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah:

o Hal pertama dan sangat penting yang harus anda lakukan adalah mengakuinya. o Tunjukkan dimana harapan anda hilang atau terputus. o Cari tahu bagaimana reaksi yang lain dan diskusikan mengapa hal ini terjadi. o Bicarakan apa yang seharusnya dapat terjadi. Diskusi seperti ini dengan sendirinya

dapat memberikan informasi yang berguna.