Sistem pendukung pengambilan keputusan pengadaan obat menggunakan model analisis Pareto ABC dan optimasi kualitatif.

i

SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PENGADAAN OBAT MENGGUNAKAN MODEL ANALISIS PARETO ABC DAN OPTIMASI KUALITATIF

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Program Studi Teknik Informatika

Disusun oleh : Ancelmatini Nurwulandari

085314066

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA 2012

ii

DECISION SUPPORT SYSTEM

OF DRUG SUPPLY MANAGEMENT USING PARETO ABC ANALYSIS AND QUALITATIVE OPTIMIZATION MODEL

A Thesis

Presented as Partial Fulfillment of the Requirements To Obtain the Sarjana Komputer Degree In Informatics Engineering Department

By :

Ancelmatini Nurwulandari 085314066

INFORMATICS ENGINEERING STUDY PROGRAM DEPARTMENT OF INFORMATICS ENGINEERING

FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY SANATA DHARMA UNIVERSITY

v

HALAMAN PERSEMBAHAN

Jalan hidupku tak selalu tanpa kabut yang pekat

Namun kasihmu nyata padaku pada waktumu yang tepat

Seperti pelangi sehabis hujan, itulah janji setiaMu Tuhan

Di balik dukaku telah menanti, harta yang tak ternilai dan abadi

Pelangi Sehabis Hujan, by : Nikita

Ku Persembahkan untuk : Tuhan Yesus dan Bunda Maria, Keluarga Tercinta, Dosen Pembimbing, Kekasih dan Teman-teman

vii ABSTRAK

Selama ini pengelola apotek sering mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan untuk pengadaan obat. Hal ini disebabkan karena adanya beberapa faktor yang harus dipertimbangkan oleh pengelola apotek yaitu jumlah pemakaian, jumlah investasi, indeks kritis, dan alokasi biaya. Permasalahan lain yang muncul adalah waktu yang dibutuhkan untuk mencari rekomendasi sangat lama. Hal ini disebabkan karena jumlah data pemakaian sediaan yang banyak dan proses pencarian rekomendasi masih dilakukan secara manual dengan bantuan lembar kerja (spreadsheet).

Tugas akhir ini dibuat untuk mengembangkan sistem pendukung pengambilan keputusan pengadaan obat yang dapat memberikan rekomendasi pengadaan obat kepada pengelola apotek berdasarkan hasil analisis nilai pakai, nilai investasi, nilai indeks kritis, dan alokasi biaya. Sistem pendukung pengambilan keputusan ini dibuat dalam bentuk aplikasi desktop menggunakan bahasa pemrograman Java dan Database Management System MySQL. Model yang digunakan adalah metode analisis Pareto ABC dan optimasi kualitatif.

Berdasar hasil dari uji coba kepada pengguna, sistem pendukung pengambilan keputusan ini berhasil memberikan rekomendasi untuk pengambilan keputusan pengadaan obat di apotek.

viii ABSTRACT

Nowdays, the drugstore manager have problems in making decision of drug supply. This is caused by some factors that should be considered by drugstore manager, i.e. the number of used item, the amount of invesment, critical index, as well as budget allocation. In addition, the proccess to get the recommendation needs time due to the number of data that should be calculated using spreadsheet.

This thesis aims to develop a decission support system that is able to give recommendations of drug supply for drugstore manager, considering the number of used item, the amount of invesment, critical index, as well as budget allocation. This decision support system was developed in the form of desktop application using Java programming language and MySQL Database Management System. The model applied in this system is the combination of Pareto ABC analysis and qualitative optimization.

Based on user testing result, this decision support system is successful in giving recommendation for making decision of drug supply.

x

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan atas Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan berkatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan

tugas akhir yang berjudul “Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Pengadaan Obat Menggunakan Model Pareto ABC dan Optimasi Kualitatif” dan penulis

selalu diberi kekuatan untuk berkembang dan menjadi lebih. Tugas akhir ini ditulis sebagai salah satu syarat memperoleh gelar sarjana komputer program studi Teknik Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Sanata Dharma. Terima kasih sebesar-besarnya kepada semua pihak yang turut memberikan dukungan, semangat dan bantuan sehingga selesainya skripsi ini :

1. Tuhan Yesus Kristus dan Bunda Maria yang telah memberikan semuanya sehingga penulis bisa menyelesaikan tugas akhir ini.

2. Ibu P. H. Prima Rosa, S. Si., M. Sc. Selaku dosen pembimbing atas kesabaran, bimbingan, waktu, saran dan terlebih atas dukungan yang diberikan.

3. Bapak Drs. J. Eka Priyatma, M. Sc., Ph. D. dan Ibu AM. Polina, S. Kom., M. Sc. selaku dosen penguji atas kritik dan saran yang telah diberikan. 4. Bapak Ipang Djunarko, S. Si., Apt.Yyang telah memberikan ijin untuk

penulis mengadakan penelitian di Apotek Pendidikan Sanata Dharma. 5. Kedua orang tua tercinta, Bapak Vincentius Purnama W dan Ibu Yustina

Sumartini, atas kasih sayang, semangat, dan dukungan yang tak henti-hentinya diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. 6. Segenap keluarga yang telah memberikan semangat, perhatian, dan doa

sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Benediktus Fandy Yulian Tri Kristianto, yang selalu menyemangati dan menghibur ketika penulis dalam kesulitan, dan juga terimakasih untuk doanya.

8. Sahabat dan teman-teman, Elisabeth Gadis, Fransiska Yuliani Ika, Fransisca Endar, Emiliana Suci, Valentina Dian, dan teman-teman seperjuangan atas canda tawa dan semangat selama penulis menyelesaikan tugas akhir ini.

xii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL... i

HALAMAN JUDUL INGGRIS... ii

HALAMAN PERSETUJUAN... iii

HALAMAN PENGESAHAN... ... iv

HALAMAN PERSEMBAHAN... v

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA... ... vi

ABSTRAK... vii

ABSTRACT... ... viii

PERSETUJUAN PUBLIKASI... ix

KATA PENGANTAR... ... x

DAFTAR ISI... xii

DAFTAR TABEL...x vii DAFTAR GAMBAR... xx

Bab I. PENDAHULUAN... 1

I.1. Latar Belakang ... 1

I.2. Rumusan Masalah ... 2

I.3. Tujuan ... 2

I.4. Batasan Masalah ... 3

I.5. Metodologi Penelitian... 3

I.6. Sistematika Penulisan ... 4

Bab II. LANDASAN TEORI... 6

xiii

II.2. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan ... 7

II.2.1 Pengertian SPPK... 7

II.2.2 Komponen SPPK... 7

II.3. Analisis Pareto ABC (Always Better Control)...13

II.4. Optimasi Kualitatif... 20

II.5. Just In Time Management... 21

Bab III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 23

III.1. Analisis Sistem ... 23

III.1.1 Gambaran umum sistem lama... 23

III.1.2 Fase Definisi Ruang Lingkup... 23

III.1.3 Analisis Masalah... 24

III.1.4 Gambaran Umum Sistem Baru... 25

III.1.4.1 Data awal... 25

III.1.4.2 Input sistem... 26

III.1.4.3 Output sistem... 26

III.1.5 Analisis Kebutuhan... 27

III.1.5.1 Pihak yang terlibat dalam sistem... 27

III.1.5.2 Use-case Diagram... 27

III.1.5.3 Ringkasan use-case... 28

III.1.5.4 Narasi use-case... 28

III.2. Perancangan Sistem ... 28

III.2.1 Perancangan Logikal... 28

III.2.1.1 Diagram Aktivitas... 28

xiv

III.2.1.2.1Perancangan Konseptual Basis Data... 29

III.2.1.2.2 Perancangan Basis Data... 30

III.2.1.3 Perancangan Subsistem Manajemen Model... 30

III.2.1.4 Model Analisis... 45

III.2.1.4.1Model Analisis Use-case Input File Pemakaian Sediaan... 45

III.2.1.4.2Model Analisis Use-case Input Alokasi Biaya... 46

III.2.1.4.3Model Analisis Use-case Input Skor Pareto... 47

III.2.1.4.4Model Analisis Use-case Analisis Pareto ABC... 48

III.2.1.4.5Model Analisis Use-case Mencari Rekomendasi... 49

III.2.1.5 Diagram Kelas Analisis... 52

III.2.1.6 Perancangan Detil Kelas... 53

III.2.2 Perancangan Fisikal... 62

III.2.2.1 Perancangan Subsistem Manajemen Dialog... 62

III.2.2.2 Perancangan Fisikal Basis Data... 66

Bab IV. IMPLEMENTASI DAN ANALISIS HASIL... 68

IV.1. Implementasi ... 68

IV.I.1. Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak... 68

IV.I.2. Implementasi Data ... 68

xv

IV.I.4. Implementasi Antar Muka ... 69

IV.1.4.1Tampilan Halaman Menu Utama... 69

IV.1.4.2Tampilan Halaman Input Data... 70

IV.1.4.2.1Tampilan Halaman Input File... 70

IV.1.4.2.2Tampilan Halaman Input Biaya... 71

IV.1.4.2.3Tampilan Halaman Input Skor Pareto... 72

IV.1.4.3Tampilan Halaman Analisis Pareto ABC ... 72

IV.1.4.4Tampilan Halaman Rekomendasi ... 73

IV.2. Analisis Hasil ... 75

IV.2.1. Pengujian Validitas Program... 75

IV.2.1.1Pengujian Validitas Hasil Analisis Pareto ABC... 75

IV.2.1.1.1Analisis nilai pakai... 75

IV.2.1.1.2Analisis nilai investasi... 79

IV.2.1.1.3Analisis nilai indeks kritis... 83

IV.2.1.1Pengujian Validitas Hasil Cari Rekomendasi... 88

IV.2.2. Kelebihan Sistem... 96

IV.2.3. Pengujian Pengguna... 96

Bab V. KESIMPULAN DAN SARAN... 98

V.1 Kesimpulan ... 98

V.2 Saran ... ... 98

DAFTAR PUSTAKA ... 99

LAMPIRAN ... 101

Lampiran 1 Narasi Use-case... 101

xvi

Lampiran 3 Data Pemakaian Sediaan... 108 Lampiran 4 Listing Program... 112 Lampiran 5 Koesioner Pengujian Pengguna... 171

xvii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Tabel jenis-jenis model SPPK... 10

Tabel 2.2 Daftar Pemakaian Sediaan di Apotek... 18

Tabel 2.3 Hasil Perhitungan Nilai Pakai... 18

Tabel 2.4 Hasil Perhitungan Nilai Investasi... 19

Tabel 2.5 Hasil Perhitungan Nilai Indeks Kritis... 19

Tabel 3.1 Tabel analisis sebab akibat... 24

Tabel 3.2 Data Atribut... ... 26

Tabel 3.3 Ringkasan use-case Apoteker... 28

Tabel 3.4 Data sampel pemakaian sediaan farmasi... 32

Tabel 3.5 Data berdasarkan jumlah pemakaian... 33

Tabel 3.6 Data hasil analisis nilai pakai... 34

Tabel 3.7 Data berdasarkan jumlah investasi... 35

Tabel 3.8 Data hasil analisis nilai investasi... 37

Tabel 3.9 Data hasil analisis nilai indeks kritis... 39

Tabel 3.10 Data hasil rekomendasi alternatif 1... 40

Tabel 3.11 Data hasil rekomendasi alternatif 2... 42

Tabel 3.12 Data hasil rekomendasi alternatif 3... 44

Tabel 3.13 Tabel kelas analisis input file pemakaian sediaan... 45

Tabel 3.14 Tabel kelas analisis input alokasi biaya... 47

Tabel 3.15 Tabel kelas analisis input skor pareto... 48

Tabel 3.16 Tabel kelas analisis analisis pareto abc... 49

xviii

Tabel 3.18 Kelas interface homeForm... 53

Tabel 3.19 Kelas interface inputFileForm... 53

Tabel 3.20 Kelas interface inputBiayaForm... 54

Tabel 3.21 Kelas interface inputSkorForm... 54

Tabel 3.22 Kelas interface analisisForm... 55

Tabel 3.23 Kelas interface rekomendasiForm... 56

Tabel 3.24 Kelas Controller databaseConnection... 58

Tabel 3.25 Kelas Entity Obat... 58

Tabel 3.26 Kelas Entity Biaya... 59

Tabel 3.27 Kelas Contoller analisisPareto... 59

Tabel 3.28 Kelas Entity chart... 60

Tabel 3.29 Kelas Controller cariRekomendasi... 61

Tabel 3.30 Tabel Obat... 66

Tabel 3.31 Tabel nilai_pakai...66

Tabel 3.32 Tabel nilai_investasi... 66

Tabel 3.33 Tabel nilai_indeks_kritis...66

Tabel 3.34 Tabel hasil_rekomendasi... 67

Tabel 3.35 Tabel kelas_pareto_np... 67

Tabel 3.38 Tabel kelas_pareto_ni... 67

Tabel 3.39 Tabel kelas_pareto_nik... 67

Tabel 4.1 Tabel implementasi file... 69

Tabel 4.2 Hasil pengujian validitas analisis nilai pakai... 75

Tabel 4.3 Hasil pengujian validitas analisis nilai investasi... 79

xix

Tabel 4.5 Hasil pengujian validitas pencarian rekomendasi... 88 Tabel 4.6 Hasil pengujian validitas perhitungan biaya... 95 Tabel 4.7 Hasil Pengujian Pengguna ... 97

xx

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Komponen SPPK (Turban, 19995:88)... 13

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Baru... 25

Gambar 3.2 Use case Apoteker Pengelola... 27

Gambar 3.3 Diagram ER... 29

Gambar 3.4 Rancangan Logikal Basis Data... 30

Gambar 3.5 Alur kerja sistem... 31

Gambar 3.6 Model analisis input file pemakaian sediaan... 45

Gambar 3.7 Diagram sekuensial input file pemakaian sediaan... 46

Gambar 3.8 Gambar model analisis input alokasi biaya... 46

Gambar 3.9 Diagram sekuensial input alokasi biaya... 47

Gambar 3.10 Model analisis input skor Pareto... 47

Gambar 3.11 Diagram sekuensial input skor Pareto... 48

Gambar 3.12 Model analisis analisis Pareto ABC... 48

Gambar 3.13 Diagram sekuensial analisis Pareto ABC... 49

Gambar 3.14 Model analisis mencari rekomendasi... 50

Gambar 3.15 Diagram sekuensial mencari rekomendasi... 51

Gambar 3.16 Diagram Kelas... 52

Gambar 3.17 Rancangan Halaman Menu Utama... 63

Gambar 3.18 Rancangan Halaman Input File... 63

Gambar 3.19 Rancangan Halaman Input Biaya... 63

Gambar 3.20 Rancangan Halaman Input Skor Pareto... 64

xxi

Gambar 3.22 Rancangan Halaman Grafik... 61

Gambar 3.23 Rancangan Halaman Rekomendasi... 65

Gambar 3.24 Rancangan Halaman Input Maksimum Selisih... 65

Gambar 4.1 Tampilan Halaman Menu Utama... 70

Gambar 4.2 Tampilan Halaman Input File... 71

Gambar 4.3 Tampilan Halaman Input Biaya... 71

Gambar 4.4 Tampilan Halaman Input Skor Pareto... 72

Gambar 4.5 Tampilan Halaman Analisis Pareto ABC... 73

Gambar 4.6 Tampilan Halaman Cari Rekomendasi... 74

1 BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan teknologi, banyak persaingan di dunia bisnis, termasuk apotek. Hal ini menuntut pengelola apotek untuk menemukan strategi dalam memberikan pelayanan pasien secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, diperlukan suatu metode untuk melakukan manajemen persediaan yang baik. Manajemen persediaan adalah “suatu cara mengendalikan persediaan agar dapat melakukan pemesanan yang tepat yaitu dengan biaya yang optimal” (Dwiningsih, 2009).

Salah satu cara untuk perencanaan sediaan adalah dengan metode Pareto ABC. Pareto ABC digunakan untuk mengetahui prioritas item yang digunakan di apotek yaitu dengan melihat persentase kumulatif dari jumlah pemakaian (nilai pakai), persentase kumulatif dari jumlah investasi (nilai investasi), dan skor total nilai pakai dan nilai investasi (nilai indeks kritis). Dalam metode ini, item obat dikelompokkan menjadi 3 kelompok berdasarkan persentase kumulatif dari nilai pakai dan nilai investasi, yaitu 80% untuk kelompok A, 15% untuk kelompok B, dan 5% untuk kelompok C. Item prioritas merupakan item kelompok A yang menghabiskan biaya sebesar 80% dari total biaya persediaan (Zulkarijah, 2005).

Analisis ini adalah metode yang sangat berguna untuk melakukan pemilihan, penyediaan, manajemen distribusi, dan promosi penggunaan obat yang rasional. Selain itu, metode ini juga membantu untuk mengidentifikasi biaya yang dihabiskan untuk setiap item obat yang tidak terdapat dalam daftar obat esensial

2 atau jarang digunakan (Quick et al, 1997).

Proses analisis ini masih dapat dilakukan secara manual ketika data sediaan yang akan diolah masih dalam jumlah sedikit. Jika data sediaan dalam jumlah yang banyak, tentu membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Permasalahan lain muncul ketika pengelola kurang tepat memberikan skor untuk nilai pakai pakai atau nilai investasi. Akibatnya, hasil perhitungan yang kurang tepat itu mengakibatkan hasil akhir nilai indeks kritis kurang tepat sehingga rekomendasi untuk pengadaan obat juga kurang akurat.

Untuk mengatasi permasalahan di atas maka dibutuhkan sebuah sistem pendukung pengambilan keputusan yang bertujuan untuk memberikan rekomendasi kelompok obat yang akan dibeli dengan menggunakan metode analisis Pareto ABC dan optimasi kualitatif sehingga pengadaan obat dapat dilakukan dengan lebih baik.

I.2. Rumusan Masalah

Dari uraian di atas, masalah yang diangkat adalah apakah sistem pendukung pengambilan keputusan pengadaan obat dapat meningkatkan efektivitas proses pengambilan keputusan pengadaan obat di apotek Sanata Dharma.

I.3. Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan tugas akhir ini adalah menghasilkan sistem pendukung pengambilan keputusan dengan menggunakan Pareto ABC dan optimasi kualitatif, yang dapat membantu apoteker pengelola dalam pengadaan obat di apotek secara efektif.

3 I.4. Batasan Masalah

1. Data yang digunakan adalah data sediaan obat di Apotek Pendidikan Sanata Dharma pada tahun 2011.

2. Metode yang diterapkan adalah Analisis Pareto ABC dan Optimasi Kualitatif.

3. File masukan berupa file dengan format .xls atau .xlsx

4. Atribut-atribut yang akan dipilih adalah : kode obat, nama obat, jumlah pemakaian, dan harga satuan.

5. Penilaian prioritas item dibagi menjadi 3, yaitu A, B, dan C. I.5. Metodologi Penelitian

Langkah-langlah dalam metodologi penelitian meliputi : 1. Analisis Sistem

Analisis sistem meliputi hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh sistem dan batasan pengembangannya.

2. Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem ini menggunakan metode Framework for the Application of Sistem Thinking (FAST) yang meliputi :

a. Scope Definition Phase

Tahap definisi ruang lingkup yang merupakan tahap penentuan kelayakan dan batasan-batasan dari sistem yang akan dibangun. Hasil dari tahap ini adalah pernyataan masalah yang dihadapi. b. Problem Analysis Phase

Tahap analisis masalah yang merupakan tahap analisa terhadap masalah-masalah utama yang dihadapi dan akan diselesaikan oleh

4

sistem informasi. Tahap ini akan menghasilkan analisa sebab-akibat (cause-effect analysis).

c. Requirement Analysis Phase

Tahap analisis kebutuhan merupakan tahap pengumpulan data akan kebutuhan sistem dan menganalisanya. Hasil dari tahap ini dipresentasikan dengan use-case diagram.

d. Logical and Physical Design

Tahap perancangan logikal dan perancangan fisikal yang merupakan tahap pembuatan rancangan sistem secara logikal dan fisikal, meliputi perancangan subsistem manajemen data, subsistem manajemen model dan subsistem manajemen dialog.

e. Contruction and Testing

Tahap ini merupakan tahap pembuatan dan implementasi sistem dari perancangan sistem serta melakukan pengujian meliputi keakuratan hasil pengelompokan dengan perhitungan manual, unjuk kerja, uji masukan dan keluaran dari sistem.

3. Evaluasi Sistem

Evaluasi sistem merupakan pengujian sistem terhadap keinginan pengguna.

I.6. Sistematika Penulisan

BAB I. PENDAHULUAN

Bab ini memberikan gamabaran umum mengenai sistem pendukung pengambilan keputusan pengadaan obat untuk apotek. Di dalam bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah,

5

tujuan, metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II. LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang dasar teori yang mendukung pembuatan tugas akhir ini. Dasar teori berisi manajemen persediaan dan teori-teori lain yang digunakan dalam perancangan dan pengimplementasian sistem pendukung pengambilan keputusan pengadaan obat.

BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi uraian mengenai tahap analisis sistem, tahap analisis masalah, tahap analisis kebutuhan, perancangan logical dan perancangan fisikal. Tahap analisis sistem terdiri dari gambaran umum sistem yang lama dan fase definisi ruang lingkup. Tahap analisis masalah berisi mengenai analisis sebab akibat. Tahap analisis kebutuhan terdiri dari pihak yang terlibat dalam sistem dan use-case

diagram. Tahap perancangan logikal terdiri dari gambaran umum sistem yang akan dibuat perancangan manajemen data dan perancangan manajemen model. Tahap perancangan fisikal terdiri dari manajemen dialog.

BAB IV.IMPLEMENTASI DAN ANALISIS HASIL

Bab ini menjelaskan mengenai implementasi dari hasil perancangan yang dibahas pada Bab III serta pengujian, evaluasi program, dan analisis hasil berupa kelebihan dan kekurangan dari sistem yang telah dibuat berdasarkan hasil uji coba terhadap sistem.

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran.

6 BAB II

LANDASAN TEORI

II.1. Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan (inventory management) merupakan suatu cara mengendalikan persediaan agar dapat melakukan pemesanan yang tepat yaitu dengan biaya yang optimal. Oleh karena itu konsep mengelola sangat penting diterapkan oleh perusahaan agar tujuan efektifitas maupun efisiensi tercapai. Setiap organisasi mempunyai beberapa jenis sistem perencanaan dan pengendalian persediaan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sangat perlu untuk mempelajari bagaimana mengelola persediaan di suatu perusahaan (Dwiningsih, 2009).

Manajemen persediaan juga berlaku pada perencanaan obat. Tujuan perencanaan obat adalah sebagai berikut (Quick et al, 1997) :

a. untuk mendapatkan jenis dan jumlah obat yang tepat sesuai kebutuhan

b. menghindari kekosongan obat

c. meningkatkan penggunaan obat secara rasional d. meningkatkan efisiensi penggunaan obat

Sedangkan kegiatan pokok dalam perencanaan obat adalah sebagai berikut (Quick et al, 1997) :

a. seleksi atau perkiraan kebutuhan (memilih obat yang akan diadakan)

b. menyesuaikan jumlah kebutuhan obat dengan alokasi anggaran.

7

II.2. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan II.2.1 Pengertian SPPK

Menurut Scott Morton, Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan didefinisikan sebagai suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan dan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai masalah yang tidak terstruktur (Turban,1995).

II.2.2 Komponen SPPK

Menurut Turban (1995), SPPK memiliki 4 subsistem utama yang menentukan kapabilitas teknis dari SPPK tersebut, yaitu :

1. Manajemen Data

Subsistem manajemen data merupakan komponen SPPK yang menyediakan data bagi sistem. Data tersebut disimpan dalam suatu basis data yang diorganisasikan oleh sistem yang disebut DBMS (Database Management System). Subsistem ini disusun oleh komponen yang terdiri dari :

a. Basis Data

Basis data adalah komponen data yang direlasikan dan diatur sesuai kebutuhan organisasinya, dan dapat digunakan oleh banyak orang dalam banyak aplikasi. Basis data SPPK terdiri dari beberapa jenis data yaitu :

 Data Internal

Data ini berasal dari sistem proses transaksi dalam suatu organisasi. Data tersebut seperti data

8

akuntansi, keuangan, pemasaran, produksi, pribadi dan lain sebagainya, tergantung kebutuhan dari SPPK tersebut.

 Data Eksternal

Data ini berasal dari luar organisasi seperti data industri, data penelitian, pemasaran, data sensus, data tenaga kerja daerah, peraturan pemerintah, data tarif pajak dan data perekonomian nasional.

 Data Pribadi

Data ini berupa aturan-aturan pokok yang digunakan oleh para pembuat keputusan tertentu atau dalam keadaan-keadaan tertentu. Untuk membangun sebuah basis data SPPK, sering dilakukan pengambilan data dari berbagai sumber data. Operasi ini disebut ekstraksi. Operasi ini melakukan pengambilan data berupa arsip, kesimpulan, data yang sudah disaring dan ringkasan data. Ekstraksi dapat terjadi pada saat pemakai membuat laporan data yang ada dalam basis data.

b. Sistem Manajemen Basis Data

Basis data dapat dibuat, diakses dan diperbaharui dengan menggunakan sistem ini. DBMS memiliki banyak kemampuan dalam pengelolaan data dan sangat kompleks, sehingga sedikit pemakai yang dapat membuat program dan

9

mengembangkan perangkat lunak DBMS. DBMS memiliki tiga fungsi dasar yaitu penyimpanan data, pencari data dan pengontrol data.

c. Fasilitas Query

Fasilitas ini memberikan dasar-dasar untuk mengakses data. Fasilitas ini menerima permintaan data, menentukan bagaimana permintaan tersebut dapat dipenuhi, merumuskan perincian permintaan dan memberikan hasilnya.

d. Direktori

Direktori adalah daftar seluruh data dalam basis data. Direktori berisi tentang definisi data yang berfungsi untuk mengetahui keberadan data, sumber data, dan kegunaan data tersebut. Direktori biasanya digunakan untuk fase pengetahuan pada proses pembuatan keputusan sebagai bantuan memeriksa data, mengidentifikasi masalah, dan mengetahui peluang-peluang yang ada.

2. Manajemen Model

Model merupakan suatu peniruan dari alam nyata. Kendala yang kadang dihadapi dalam merancang suatu model adalah bahwa model yang disusun ternyata tidak mampu mencerminkan seluruh veriabel alam nyata. Sehingga keputusan yang diambil yang didasarkan pada model tersebut menjadi tidak akurat dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu, dalam menyimpan

10

berbagai model pada subsistem model harus tetap dijaga fleksibilitasnya. Artinya harus adafasilitas yang mampu membantu pengguna untuk memodifikasi atau menyempurnakan model, seiring dengan perkembangan pengetahuan. Turban (1995) mengelompokkan model-model yang digunakan dalam SPPK menjadi seperti berikut :

Tabel 2.1 Tabel jenis-jenis model SPPK

No. Model Proses dan Tujuan Teknik Representasi 1 Optimasi

masalah dengan beberapa alternatif Mencari penyelesaian terbaik dari beragam alternatif Tabel keputusan, pohon keputusan

2 Optimasi menggunakan algoritma

Mencari

penyelesaian terbaik dari sejumlah besar alternatif

Model program linear, model jaringan dan model matematika lainnya

3 Optimasi dengan rumus analitis Mencari penyelesaian terbaik dengan menggunakan rumus Model penyimpanan

4 Simulasi Mencari

penyelesaian terbaik di antara alternatif yang ada dengan menggunakan percobaan

Beberapa model simulasi

5 Heuristik Mencari

penyelesaian yang

Pemrograman heuristic, sistem

11

cukup baik dengan menggunakan aturan-aturan

pakar

6 Model deskriptif lainnya

Mencari dan

menemukan “

What-if” menggunakan

rumus

Permodelan keuangan

7 Model prediktif Memprediksi kemungkinan yang akan terjadi

berdasarkan skenario

Analisis Markov, model perkiraan

3. Manajemen Dialog

Melalui subsistem ini pemakai dapat berkomunikasi dengan sistem yang dibangun. Subsistem ini menyediakan fasilitas antar muka pemakai (User interface) yang terdiri dari 3 komponen yaitu :

a. Bahasa aksi (Action Language), yaitu suatu perangkat lunak yang digunakan pengguna untuk berkomunikasi dengan sistem.

b. Bahasa tampilan (Display atau Presentation Language), yaitu suatu perangkat yang berfungsi sebagai sarana untuk menampilkan sesuatu.

c. Basis Pengetahuan (Knowledge Base), yaitu bagian yang mutlak diketahui oleh pengguna sehingga sistem yang dirancang dapat berfungsi secara efektif.

Kombinasi dari berbagai kemampuan di atas dikenal dengan sebagai Gaya Dialog (Dialog Style). Gaya dialog terdiri dari :

12

Dalam dialog ini, sistem bertanya kepada pengguna, dan pengguna menjawab, kemudian dari hasil dialog ini sistem akan menawarkan alternatif keputusan yang dianggap memenuhi keinginan pengguna.

b. Dialog perintah

Dalam dialog ini, pengguna memberikan perintah-perintah yang tersedia pada sistem untuk menjalankan fungsi yang ada pada SPPK.

c. Dialog Menu

Dialog ini merupakan gaya dialog yang paling popular dalam SPPK. Dalam hal ini pengguna dihadapkan pada berbagai alternatif menu yang disiapkan sistem.menu ini akan ditampilkan pada monitor. Pengguna cukup menekan tombol-tombol tertentu, dan setiap pilihan akan menghasilkan respon atau jawaban tertentu.

d. Dialog Masukan/Keluaran

Model dialog ini menggunakan form input atau masukan. Disamping form masukan, juga disediakan form keluaran yang merupakan respon dari sistem.

4. Manajemen Pengetahuan

Subsistem ini diperlukan ketika subsistem lainnya yang mendukung kemampuan dari suatu DSS, tidak mampulagi untuk memecahkan suatu permasalahan yang tidak terstruktur dan semi terstruktur. Dalam subsistem ini telah disediakan beberapa keahlian

13

khusus oleh sistem pakar. Manajemen pengetahuan merupakan gabungan beberapa komponen yang berupa satu atau lebih sistem-sistem pakar. Karena berkaitan dengan sistem-sistem pakar maka kemampuan dan manfaat dari subsistem ini tidak dijelaskan dalam pembahasan ini.

Gambar 2.1 Komponen SPPK (Turban, 1995:88) II.3. Analisis Pareto ABC (Always Better Control)

Salah satu teknik menyusun data sesuai prioritas dan golongannya ke sebuah framework penyelesaian masalah adalah analisis Pareto. Analisis ini merupakan suatu cara yang mudah dipelajari, mudah dimengerti, dan sangat efektif hasilnya (Oakland, 2008).

Analisis Pareto ABC adalah metode yang sangat berguna untuk melakukan pemilihan, penyediaan, manajemen distribusi, dan promosi penggunaan obat yang rasional. Terkait dengan pemilihan obat, evaluasi obat kelompok A menjelaskan tentang item obat yang paling banyak digunakan (Quick et al, 1997).

14

yang efektif. Salah satu keuntungan dalam menggunakan analisis Pareto adalah memperbaiki pembuatan keputusan. Individu yang melakukan analisis Pareto dapat mengukur dan membandingkan pengaruh dari perubahan yang terjadi. Dengan berfokus pada penyelesaian masalah, prosedur dan proses dibutuhkan untuk membuat perubahan yang terdokumentasi selama analisis Pareto. Dokumentasi ini akan menghasilkan persiapan dan meningkatkan hasil pembuatan keputusan pada perubahan yang akan datang (Anonim, 2005). Keuntungan lain yang didapat dari penggunaan analisis ini adalah (Drug and Therapeutics Committees, 2003) :

1. Menunjukkan penggunaan item yang tinggi dalam list atau persediaan. Informasi ini dapat digunakan untuk pemilihan obat dengan lebih efektif, mengidentifikasi kesempatan untuk pergantian item obat, negosiasi harga lebih rendah dengan distributor.

2. Mengukur jumlah konsumsi obat yang dibutuhkan untuk kesehatan publik dan mengidentifikasi penggunaan obat yang tidak rasional. 3. Mengidentifikasi pembelian untuk item yang tidak terdapat dalam

daftar obat esensial di rumah sakit.

Analisis ini terbagi mengenai tiga kelas yaitu (Quick,1997) : 1. A (Always)

Obat harus ada karena berhubungan dengan pengendalian dalam pengadaannya. Persentase kumulatifnya antara 75%-80%. Kelas A tersebut menunjukkan 10%-20% macam persediaan memiliki

15

...(2.1) 70%-80% dari total biaya persediaan. Hal ini berarti persediaan memiliki nilai jual yang tinggi sehingga memerlukan pengawasan ekstra dan pengendalian yang harus baik.

2. B (Better)

Kelas B, 20-40% item obat di rumah sakit dengan alokasi dana 10-15% dari keseluruhan anggaran obat. Persentase kumulatifnya antara 80-95%.

3. C (Control)

Obat mempunyai nilai yang rendah, yaitu sekitar 5% namun jumlah obat sangat banyak, yaitu mencapai 60%. Karena obat selalu tersedia maka pengendalian pada tingkat ini tidak begitu berat. Persentase kumulatifnya antara 95%-100%

Metode ini dilakukan dengan memperhatikan 3 hal, yaitu (Harjono, 2011): 1. Analisis Nilai Pakai

Nilai pakai didapat dari jumlah pemakaian dalam satu periode, kemudian diurutkan dari jumlah pemakaian tertinggi hingga jumlah pemakaian terendah. Setelah data item terurut, kemudian dihitung persentase pemakaiannya dengan perhitungan berikut : �� � � ��� � � � =. �

∑�� %

Keterangan :

x : jumlah pemakaian obat (per item/tahun)

∑x : jumlah pemakaian obat seluruhnya dalam 1 tahun Setelah itu, dibuat klasifikasi sediaan sesuai jumlah pemakainnya menjadi kelompok ANP, BNP, dan CNP berdasarkan persentase

16

...(2.3) kumulatif 80%, 15%, dan 5%.

2. Analisis Nilai Investasi

Dalam analisis ini juga dilakukan pengelompokan berdasarkan persentase kumulatif, sama seperti pada analisis nilai pakai tetapi sebelumnya jumlah pemakaian item obat dikalikan dengan harga satuannya. Nilai investasi didapat dengan mengalikan jumlah pemakaian dengan harga satuannya. Perhitungan yang dilakukan adalah sebagai berikut :

x = n x hi

Keterangan :

x : jumlah investasi per item obat selama setahun n : jumlah pemakaian per item obat selama setahun hi : harga satuan per item obat

Setelah didapat jumlah investasi per item obat selama setahun kemudian diurutkan dari jumlah investasi tertimggi hingga jumlah investasi terendah. Kemudian, dihitung persentase investasi per item obat dengan perhitungan sebagai berikut :

�� � � �� � � = . �

∑� � %

Keterangan :

x : jumlah investasi per item obat dalam setahun

∑x : jumlah investasi seluruh obat dalam setahun

Dari persentase investasi yang didapat akan dihitung persentase kumulatifnya, kemudian dikelompokkan dalam ANI, BNI, dan CNI. Kelompok ANI merupakan obat yang memiliki persentase

17

...(2.4) kumulatif 80%, kelompok BNI merupakan obat yang memiliki persentase kumulatif 15% sedangkan kelompok CNI merupakan obat yang memiliki persentase kumulatif 5%.

3. Analisis Nilai Indeks Kritis

Analisis ini dilakukan dengan menggabungkan hasil analisis nilai pakai dan nilai investasi. Hasil analisis nilai pakai dan nilai investasi yang telah dikelompokan menjadi ANP, BNP,CNP,ANI, BNI, dan CNIdiberi skor masing. Setelah diberi skor masing-masing, nilai indeks kritis dapat dihitung dengan perhitungan sebagai berikut :

Nilai Indeks Kritis = Skor Nilai Pakai + Skor Nilai Investasi

Sebagai contoh, untuk nilai pakai dan nilai investasi dengan skor A dikonversikan menjadi 3, B menjadi 2, dan C menjadi 1, jadi interval skor yang didapat adalah 2-6. Sediaan akan dikategorikan menjadi 3 kelompok, sehingga perlu dilakukan perhitungan interval untuk masing-masing kelompok dengan cara berikut : � � � � = . +_� −_{� �}( +_{� �})

Keterangan :

X1 : nilai tertinggi dari skor pareto nilai pakai Y1 : nilai tertinggi dari skor pareto nilai investasi X2 : nilai terendah dari skor pareto nilai pakai Y2 : nilai terendah dari skor pareto nilai investasi Jadi interval skor yang diperoleh adalah :

� =.6−2

3 =

4

3= 1,33

18

Berdasarkan perhitungan tersebut, maka sediaan dengan skor 2-3,33 masuk dalam kelompok CNIK, sediaan dengan skor lebih dari 3,33-4,66 masuk dalam kelompok BNIK, dan sediaan dengan skor lebih besar dari 4,66-6 masuk dalam kelompok ANIK.

Berikut ini merupakan contoh perhitungan dengan menggunakan analisis Pareto ABC.

Tabel 2.2 Daftar Pemakaian Sediaan di Apotek

Nama Obat Jumlah (butir) Harga Satuan (Rp)

Valisanbe 2mg Tab 430 396

Zolastin® 1mg Tab 0 0

Valisanbe® 5mg Tab 60 24

Luminal 30 mg 208 195

Zyparon® 0 0

Dari tabel 2.2, diketahui jumlah pemakaian dan harga satuan dari masing-masing sediaan. Maka penyelesaian dengan Pareto ABC adalah sebagai berikut :

Langkah pertama, menghitung nilai pakai dengan mengurutkan jumlah pemakaian dari jumlah pemakaian paling banyak ke jumlah paling sedikit, kemudian dihitung persentase nilai pakainya.Setelah diketahui persentase nilai pakai, maka dihitung persentase kumulatifnya, kemudian diberi skor untuk masing-masing sediaan.

Tabel 2.3 Hasil Perhitungan Nilai Pakai

Nama Obat Jumlah

(butir) %NP %Kumulatif Pareto

Valisanbe® 2mg Tab 430 61,60 61,60 A

Luminal 30 mg 208 29,80 91,40 B

Valisanbe® 5mg Tab 60 8,60 100,00 C

Zyparon® 0 0,00 100,00 C

Zolastin® 1mg Tab 0 0,00 100,00 C Langkah kedua, menghitung nilai investasi dari sediaan dengan mengalikan jumlah pemakaian dengan hargasatuan kemudian diurutkan

19

dari nilai terbesar ke nilai terkecil. Kemudian hitung persentase nilai investasinya. Selanjutnya, setelah diketahui persentase nilai investasi, dihitung persentase kumulatifnya untuk kemudian diberi skor.

Tabel 2.4 Hasil Perhitungan Nilai Investasi Nama Obat

Jumlah (butir)

Hrg Satuan

(Rp)

Total Harga

(Rp) %NI

%Kumu latif

Paret o Luminal 30 mg 208 396 82368 78,91 78,91 A Valisanbe® _{5mg Tab 60 195 11700 11,21 90,11 B}

Valisanbe® 2mg Tab 430 24 10320 9,89 100,00 C

Zyparon® 0 0 0 0,00 100,00 C

Zolastin® 1mg Tab 0 0 0 0,00 100,00 C Langkah terakhir, menghitung nilai indeks kritis untuk masing-masing sediaan, yaitu dengan menjumlahkan bobot skor dari nilai pakai dan nilai investasi masing-masing sediaan. Selanjutnya, setiap sediaan diberi skor lagi dengan skor 2-3,33 masuk dalam kelompok CNIK, sediaan dengan skor lebih dari 3,33-4,66 masuk dalam kelompok BNIK, dan sediaan dengan skor lebih besar dari 4,66-6 masuk dalam kelompok ANIK.

Tabel 2.5 Hasil Perhitungan Nilai Indeks Kritis

Nama Obat NP NI NIK Pareto

Luminal 30 mg B A 5 A

Valisanbe® _{2mg Tab A C 4 B}

Valisanbe® _{5mg Tab C B 3 C}

Zyparon® C C 2 C

Zolastin® 1mg Tab C C 2 C

Pada tabel 2.5, Luminal 30mg termasuk ke dalam kelompok A yang memiliki prioritas tinggi, maka investasi sebesar 80% dari alokasi biaya pengadaan obat diperuntukkan kelompok ini. Hal ini dikarenakan item obat yang masuk ke dalam kelompok A memiliki nilai pakai dan nilai investasi yang paling tinggi. Untuk kelompok B dan C terdapat pertimbangan yang harus dilakukan dalam pengadaanya, seperti prioritas yang dimiliki obat serta besarnya biaya yang ada. Misalnya, Valisanbe®

20

2mg memiliki nilai pakai yang tinggi namun rendah di nilai investasinya, obat ini dapat diadakan karena memiliki nilai pakai yang tinggi. Untuk item-item obat yang ada di kelompok C dengan jumlah pemakaian rendah, lebih baik diadakan secara just in time, karena memiliki nilai pakai dan nilai investasi yang rendah.

II.4. Optimasi Kualitatif

Pengambilan keputusan adalah proses memilih suatu alternatif cara bertindak dengan metode yang efisien sesuai situasi. Proses tersebut untuk menemukan dan menyelesaikan masalah organisasi. Suatu aturan kunci dalam pengambilan keputusan ialah sekali kerangka yang tepat telah selesai disusun, keputusan harus dibuat (Brinckloe, 1977).

Ada dua pandangan dalam proses pengambilan suatu keputusan organisasi (Brinckloe, 1977) yaitu :

1. Optimasi. Di sini seorang eksekutif yang penuh keyakinan berusaha menyusun alternatif-alternatif, memperhitungkan untung rugi dari setiap alternatif itu terhadap tujuan organisasi. Sesudah itu memperkirakan kemungkinan timbulnya bermacam-macam kejadian ke depan, mempertimbangkan dampak dari kejadian-kejadian itu terhadap alternatif-alternatif yang telah dirumuskan dan kemudian menyusun urut-urutannya secara sistematis sesuai dengan prioritas lalu dibuat keputusan. Keputusan yang dibuat dianggap optimal karena setidaknya telah memperhitungkan semua faktor yang berkaitan dengan keputusan tersebut.

21

yang memuaskan daripada mengejar penyelesaian yang terbaik. Model ini dikembangkan oleh Simon karena adanya pengakuan terhadap rasionalitas terbatas (bounded rationality). Rasionalitas terbatas adalah batas-batas pemikiran yang memaksa orang membatasi pandangan mereka atas masalah dan situasi. Pemikiran itu terbatas karena pikiran manusia tidak memiliki kemampuan untuk memisahkan informasi yang tertumpuk.

Teknik pengambilan keputusan juga sering dibagi dalam teknik pengambilan keputusan matematik atau kuantitatif (Robbins, 1978) dan teknik pengambilan keputusan non-matematik atau kualitatif (Schroeder, 1989). Pendekatan terhadap pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan optimasi kualitatif yaitu menemukan alternatif yang optimum menguntungkan dengan analogi atau dengan menggunakan data riset pasar yang selektif. Pendekatan yang sistematis menjadi mungkin meskipun model matematis yang eksplisit tidak dirumuskan. Metode ini digunakan untuk prakiraan jangka menengah dan panjang yang melibatkan desain proses. Untuk keputusan ini, data masa lalu tidak selalu ada atau jika ada, akan menunjukkan pola yang tidak stabil (Schroeder, 1989).

II.5. Just in time Management

Stok atau penumpukan barang ada karena barang telah dibeli sebelum mereka dibutuhkan. Hal ini mendapat perhatian lebih dalam manajemen persediaan. Prinsip dari just in time sederhana, yaitu barang tersebut ada ketika mereka dibutuhkan dan tidak ada ketika mereka tidak dibutuhkan. Keuntungan operasional dengan menerapkan metode ini antara lain :

22

a. Investasi persediaan, dengan metode JIT ini biaya investasi barang yang termasuk slow moving stock dapat digunakan untuk menambah investasi barang yang termasuk dalam

fast moving stock.

b. Menyediakan pada saat dipesan daripada menyediakan stok, barang yang dibutuhkan dibeli pada saat pembeli memesan. Misalnya, obat generik A jarang dibutuhkan di apotek Z, jika ada pembeli yang memesan obat generik A, maka apotek Z dapat membeli obat generik A dari apotek lain yang menyediakan obat tersebut.

c. Mengurangi slow moving stock. Hal ini bertujuan untuk mengurangi jumlah investasi barang yang jarang sekali dipakai dan meminimalkan anggaran belanja (Wild, 1997).

23 BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

III.1.Analisis Sistem

III.1.1 Gambaran Umum Sistem Lama

Pengambilan keputusan pengadaan obat di Apotek Pendidikan Sanata Dharma masih dilakukan secara manual, belum menggunakan sistem terkomputerisasi untuk membantu pemilihan pengadaan obat. Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pengadaan obat adalah sebagai berikut :

1. Petugas mengecek stok obat apa saja yang akan habis dan mencatatnya.

2. Petugas menyerahkan daftar stok obat kepada apoteker pengelola. 3. Apoteker pengelola memeriksa daftar kemudian memperhitungkan

biaya untuk pengadaan obat.

Kegiatan di atas dilakukan setiap bulan sekali sehingga pengadaan obat hanya dalam jumlah kecil saja. Hal ini membuat proses pengadaan obat kurang optimal. Padahal, jika ada manajemen pengelolaan obat yang baik, dapat mengurangi pemakaian biaya belanja obat karena pembelian obat dalam jumlah besar selalu mendapat potongan harga.

III.1.2 Fase Definisi Ruang Lingkup

Sistem pengadaan obat yang ada di Apotek Pendidikan Sanata Dharma saat ini masih dilakukan secara manual sehingga mengakibatkan berbagai kesulitan. Kesulitan-kesulitan tersebut adalah sebagai berikut :

1. Performance

24

dilakukan secara manual sehingga pengambilan keputusan kurang efektif dan memakan banyak waktu.

2. Efficiency

Pencatatan stok obat yang dibutuhkan beserta perhitungannya memakan waktu lama, hal ini juga berakibat tertundanya kegiatan lain yang masih ada kaitannya.

3. Service

Pemberian informasi pengadaan obat untuk Apoteker Pengelola Apotek membutuhkan waktu yang lama sehingga pelayanan yang diberikan kurang memuaskan. Kenerjanya menjadi terlihat kurang cekatan.

III.1.3 Analisis Masalah III.1.3.1Analisis Sebab Akibat

Tabel 3.1 Tabel analisis sebab akibat

Analisis Sebab dan Akibat Tujuan Memperbaiki Sistem

Masalah Penyebab dan

Akibat

Tujuan Sistem Batasan

1. Pengelolaan data dan pengambilan keputusan pengadaan obat kurang efektif dan memakan banyak waktu. Penyebab : Pengelola data pengadaan obat kurang teliti dan belum menerapkan evaluasi pengadaan obat secara baik. Akibat : Perhitungan analisis pengadaan obat kurang tepat sehingga rekomendasi pengadaan obat yang didapat kurang akurat. 1. Membantu apoteker pengelola dalam melakukan analisis Pareto ABC terhadap data pemakaian sediaan farmasi. 2. Menyediakan rekomendasi pengadaan obat yang diharapkan dapat memberi gambaran perhitungan terhadap pengadaan item obat di apotek.

1. Sistem pendukung pengambilan keputusan pengadaan obat ini menggunakan hasil dari analisis Pareto ABC.

2. Atribut yang digunakan dari data pemakaian sediaan adalah kode obat, nama obat, jumlah pemakaian, dan harga satuan.

25 III.1.4 Gambaran Umum Sistem Baru

Data pemakaian sediaan

Rekomendasi pengadaan obat

SPPK Pengadaan

Obat Apoteker

Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Baru

Sistem pendukung pengambilan keputusan ini berfungsi sebagai alat bantu untuk memberikan rekomendasi kelompok obat berdasarkan hasil analisis Pareto ABC. Sistem pendukung pengambilan keputusan ini akan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Java dan merupakan aplikasi desktop. Metode yang digunakan sebagai engine dalam sistem ini adalah metode analisis Pareto ABC (Always Better Control), yang merupakan metode yang sering dipakai oleh para manager persediaan farmasi untuk melakukan evaluasi pengadaan sediaan.

Metode Pareto ABC digunakan dalam penentuan kelompok obat berdasarkan prioritas kebutuhan apotek akan obat. Prioritas obat dihitung berdasarkan nilai pakai, nilai investasi, dan nilai indeks kritis. Sistem yang baru menghasilkan tiga macam rekomendasi pengadaan obat yaitu rekomendasi berdasarkan pengadaan tahun lalu, rekomendasi berdasarkan metode just in time, dan rekomendasi dengan memaksimalkan jumlah pengadaan obat yang memiliki nilai pakai dan nilai investasi tinggi.

III.1.4.1Data Awal

Dalam penelitian ini akan diolah data pemakaian sediaan farmasi apotek yang berasal dari tahun sebelumnya. Terdapat 4 atribut yang digunakan dalam penelitian, yaitu kode obat, nama obat, jumlah pemakaian, dan harga satuan.

26

Daftar atribut yang digunakan terdapat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2 Data Pemakaian Sediaan Farmasi

No. Nama Atribut Penjelasan

1. Kode Obat Atribut ini menyimpan kode item obat 2. Nama Obat Atribut ini menyimpan nama item obat 3. Jumlah Pakai Atribut ini menyimpan jumlah

pemakaian item obat

4. Harga Satuan Atribut ini menyimpan harga item obat III.1.4.2Input Sistem

Input sistem yang digunakan adalah data pemakaian sediaan farmasi dalam format .xls atau .xlsx, alokasi biaya yang disediakan untuk belanja obat di apotek pada periode tahun tertentu, dan skor pareto yang telah ditentukan oleh user. III.1.4.3Output Sistem

Setiap tahapan proses dalam program mempunyai keluaran sebagai berikut : a. Proses input data menampilkan :

1. Jumlah sampel data keseluruhan 2. Jumlah atribut keseluruhan 3. Nilai dari setiap atribut masukan b. Proses analisis pareto menampilkan :

1. Hasil analisis nilai pakai 2. Hasil analisis nilai nvestasi 3. Hasil analisis nilai indeks kritis 4. Grafik setiap hasil analisis. c. Proses rekomendasi menampilkan :

1. Hasil rekomendasi berdasarkan pengadaan tahun lalu 2. Hasil rekomendasi dengan menggunakan metode just

27

3. Hasil rekomendasi dengan memaksimalkan jumlah pengadaan

4. Total investasi dan selisihnya dengan biaya awal III.1.5 Analisis Kebutuhan

III.1.5.1Pihak yang Terlibat Dalam Sistem

Pihak yang terlibat dalam sistem adalah apoteker pengelola apotek. Apoteker pengelola merupakan pihak yang memberikan masukan ke sistem dan menerima rekomendasi dari sistem.

III.1.5.2Use-case Diagram

Input Data

Pengguna

<<depends on>>

<<depends on>>

Input data pemakaian persediaan

Input alokasi biaya

Input skor Pareto

Analisis Pareto ABC

Mencari rekomendasi pengadaan obat

28 III.1.5.3Ringkasan use-case

Tabel 3.3 di bawah ini merupakan penggambaran umum mengenai use-case yang terdapat pada sistem.

Tabel 3.3 Ringkasan Use-case Apoteker

No.

Use-case

Nama Use-case Deskripsi Aktor

PAR-01

Input file

pemakaian sediaan

Use-case ini menggambarkan proses menginputkan data pemakaian sediaan ke dalam sistem.

Pengguna

PAR-02

Input alokasi biaya Use-case ini menggambarkan proses menginputkan jumlah biaya yang disediakan ke dalam sistem

Pengguna

PAR-03

Input skor pareto Use-case ini menggambarkan proses menginputkan skor pareto untuk setiap kelas ke dalam sistem

Pengguna

PAR-04

Analisis Pareto ABC

Use-case ini menggambarkan proses analisis nilai pakai, nilai investasi, dan nilai indeks kritis oleh sistem Pengguna PAR-05 Mencari rekomendasi pengadaan obat

Use-case ini menggambarkan proses pencarian rekomendasi oleh sistem

Pengguna

III.1.5.4Narasi use-case

Dalam narasi use-case akan dijelaskan tentang detail dari ringkasan use-case pada tabel 3.3. Narasi use-case terdapat pada lampiran 1.

III.2.Perancangan Sistem

III.2.1 Perancangan Logikal

III.2.1.1Diagram Aktivitas

29 III.2.1.2Perancangan Manajemen Data

Subsistem manajemen data merupakan komponen SPPK yang menyediakan data bagi sistem. Komponen-komponen penyusun subsistem manajemen data adalah sebagai berikut :

III.2.1.2.1 Perancangan Konseptual Basis Data

Obat kode_obat nama_obat jumlah_pakai harga_satuan Nilai Pakai persentase_kumulatif kelas_paretonp mem iliki 1..1 memiliki Nilai Investasi persentase persentase_kumulatif 1..1 1..1 kelas_paretoni jumlah_investasi kelas_paretonik

Nilai Indeks Kritis

kode_obat kode_obat kode_obat 1..1 m em ilik_i 1..1 1..1 Rekomendasi jumlah_pengadaan jumlah_investasi keterangan memiliki 1..1

Kelas Pareto NI

batas_bawah

batas_atas kelas_paretoni

memiliki

persentase

Kelas Pareto NP

batas_bawah kelas_paretonp memiliki batas_atas 1..1 1..* 1..* 1..1

Kelas Pareto NIK

batas_bawah batas_atas kelas_paretonik memiliki 1..1 1..* kode_rekomendasi 1..* kode_obat tipe_rekomendasi

Gambar 3.3 Diagram ER

Pada gambar 3.3, entitas nilai indeks kritis, nilai investasi, dan nilai pakai merupakan entitas lemah. Entitas tersebut dibuat terpisah karena selain untuk mempercepat proses baca data dari database, hal ini juga dibutuhkan pada saat pembuatan laporan pada fungsi cetak hasil analisis dan rekomendasi nantinya.

30 III.2.1.2.2 Perancangan Basis Data

Gambar 3.4 merupakan perancangan logikal sesuai dengan diagram konseptual pada gambar 3.3.

obat kode_obat (PK) nama_obat jumlah_pakai harga_satuan nilai_investasi kode_obat (FK) jumlah_investasi persentase persen_kumulatif kelas_pareto (FK) kelas_paretonp (PK) batas_bawah batas_atas kelas_paretonik (PK) batas_bawah batas_atas kelas_pareto_nik kelas_pareto_ni kelas_paretoni (PK) batas_bawah batas_atas kelas_pareto_ni nilai_indeks_kritis kode_obat (FK) nik kelas_pareto (FK) nilai_pakai kode_obat (FK) persentase persen_kumulatif kelas_pareto (FK) rekomendasi kode_rekomendasi (PK) kode_obat (FK) jumlah_pengadaan jumlah_investasi tipe_rekomendasi keterangan

Gambar 3.4 Rancangan Logikal Basis Data III.2.1.3Perancangan Subsistem Manajemen Model

Sistem pendukung pengambilan keputusan pengadaan obat ini menggunakan metode Analisis Pareto ABC untuk menentukan item obat mana saja yang diadakan sekaligus dan dimaksimalkan pengadaannya. Cara kerja dari sistem dapat dilihat pada gambar 3.5 berikut ini.

31

Analisis Nilai Pakai

Analisis Nilai Investasi

Analisis Nilai Indeks Kritis

Rekomendasi 1

Rekomendasi 2 Mulai

Input : file excel, alokasi biaya, dan skor pareto

Output : hasil Analisis Nilai Pakai

Output : hasil Analisis Nilai Investasi

Output : hasil Analisis Nilai Indeks Kritis

Lihat Rekomendasi

1 ?

Output : hasil cari rekomendasi 1

ya

tidak

Lihat Rekomendasi

2 ?

Output : hasil cari rekomendasi 2

ya

Lihat Rekomendasi

3 ?

Rekomendasi 3

Output : hasil cari rekomendsi 3

ya

Selesai

tidak

tidak

tidak

Gambar 3.5 Alur Kerja Subsistem

32

kelompok obat berdasarkan kelas pareto akan digunakan sebagai dasar untuk pencarian rekomendasi pengadaan obat. Rekomendasi dibuat tiga alternatif yaitu rekomendasi alternatif 1 merupakan rekomendasi berdasarkan jumlah pemakaian obat tahun lalu. Selanjutnya, rekomendasi alternatif 2 yaitu rekomendasi dengan mempertimbangkan metode just in time. Kemudian, rekomendasi alternatif 3 yaitu rekomendasi dengan mempertimbangkan metode just in time dan memaksimalkan jumlah pengadaan obat. Rekoemndasi alternatif 1 dan 2 tetap dibuat karena mengingat keinginan user berbeda-beda sehingga dengan diberikannya 3 rekomendasi ini, user dapat memilih sendiri mana yang paling sesuai dengan membandingkan masing-masing hasil rekomendasi.

Selanjutnya, akan diuraikan mengenai masing-masing proses dari tahap analisis sampai pencarian rekomendasi. Data sampel pemakaian sediaan farmasi yang digunakan dapat dilihat pada tabel 3.4

Tabel 3.4 Data sampel pemakaian sediaan farmasi kode

nama obat jumlah pakai harga

obat (butir) satuan (Rp)

1 Amoxycillin.500 19075 370

2 Kalium.diklofenak.50mg 1108 2584

3 Lincomycin.500 2580 650

4 Asam.Mefenamat.500mg 11670 131.95

5 Simvastatin.10mg 2768 513

6 Captopril.25mg 9315 137.75

26 Paracetamol.syr 271 1725

27 Lanzoprazol.30mg 277 1672

28 Metformin.500mg 3100 149

29 Prednison.5 9835 40

132 Ibuprofen.tab.200mg 184 73.36

133 Vit.B.compleks 604 22.2

153 Propanolol.40 20 82.18

154 Metronidazol.250mg 15 105

155 INH.100mg 60 25

156 Ferrous.Sulphate.300mg 50 21.86

157 Vit.C.100mg 40 26.43

158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12 49.86

33 1. Analisis Nilai Pakai

a. Urutkan data item obat berdasarkan jumlah pemakaian tertinggi ke rendah (descending). Hasil dari langkah ini terdapat pada tabel 3.5

Tabel 3.5 Data sampel berdasarkan jumlah pemakaian

kode nama obat

jml. pakai

obat (butir)

1 Amoxycillin.500 19075

4 Asam.Mefenamat.500mg 11670

29 Prednison.5 9835

6 Captopril.25mg 9315

28 Metformin.500mg 3100

5 Simvastatin.10mg 2768

3 Lincomycin.500 2580

2 Kalium.diklofenak.50mg 1108

133 Vit.B.compleks 604

27 Lanzoprazol.30mg 277

26 Paracetamol.syr 271

132 Ibuprofen.tab.200mg 184

155 INH.100mg 60

156 Ferrous.Sulphate.300mg 50

157 Vit.C.100mg 40

153 Propanolol.40 20

154 Metronidazol.250mg 15

158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12

b. Hitung persentase nilai pakai tiap item obat terhadap jumlah pemakaian seluruh obat

Sebagai contoh pada tabel 3.5, Amoxyxillin 500 dengan jumlah pakai 19.075 dengan rumus 2.1, memiliki perhitungan sebagai berikut :

%� � �� � =. 19.075

596.666 � 100% = 31,28%

34

d. Tentukan kelas pareto nilai pakai untuk setiap item obat berdasarkan persentase kumulatif, dengan ketentuan berikut:

 Jika 0% < %kumulatif <= 80%, maka termasuk kelas pareto nilai pakai A

 Jika 80% < %kumulatif <= 95%, maka termasuk kelas pareto nilai pakai B

 Jika 95% < %kumulatif <= 100%, maka termasuk kelas pareto nilai pakai C

Berdasarkan ketentuan di atas, hasilnya dapat dilihat pada tabel 3.6. Item obat yang memiliki persentase kumulatif antara 31,28% sampai 66,54% termasuk ke dalam kelas pareto A, obat yang memiliki persentase kumulatif antara 81,82% sampai 91,44% termasuk ke dalam kelas pareto B, dan obat yang memiliki persentase kumulatif antara 95,67% sampai 100% termasuk ke dalam kelas pareto C.

Tabel 3.6 Data hasil analisis nilai pakai

kode nama obat

jml.

pakai persentase persen. kelas

obat (butir) (%) kumulatif(%) pareto

1 Amoxycillin.500 19075 31.28 31.28 A

4 Asam.Mefenamat.500mg 11670 19.14 50.41 A

29 Prednison.5 9835 16.13 66.54 A

6 Captopril.25mg 9315 15.27 81.82 B

28 Metformin.500mg 3100 5.08 86.90 B

5 Simvastatin.10mg 2768 4.54 91.44 C

3 Lincomycin.500 2580 4.23 95.67 C

2 Kalium.diklofenak.50mg 1108 1.82 97.49 C

133 Vit.B.compleks 604 0.99 98.48 C

27 Lanzoprazol.30mg 277 0.45 98.93 C

35

132 Ibuprofen.tab.200mg 184 0.30 99.68 C

155 INH.100mg 60 0.10 99.78 C

156 Ferrous.Sulphate.300mg 50 0.08 99.86 C

157 Vit.C.100mg 40 0.07 99.92 C

153 Propanolol.40 20 0.03 99.96 C

154 Metronidazol.250mg 15 0.02 99.98 C

158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12 0.02 100.00 C

2. Analisis Nilai Investasi

a. Hitung jumlah investasi dari setiap item obat dengan rumus 2.2. Sebagai contoh, pada tabel 3.7, obat Amoxycillin 500 dengan jumlah pemakaian 19.075 dan harga satuan 370.

�ℎ � = 19.075 � 370

�ℎ � = 7.057.750

b. Urutkan data item obat berdasarkan jumlah investasi tertinggi ke rendah. Data item obat setelah diurutkan nilai investasinya terdapat pada tabel 3.7.

Tabel 3.7 Data berdasarkan jumlah investasi

kode

nama obat

jml.

pakai harga jml.

obat (butir)

Satuan (Rp)

Investasi (Rp)

1 Amoxycillin.500 19075 370 7057750

2 Kalium.diklofenak.50mg 1108 2584 2863072

3 Lincomycin.500 2580 650 1677000

4 Asam.Mefenamat.500mg 11670 131.95 1539856.5

5 Simvastatin.10mg 2768 513 1419984

6 Captopril.25mg 9315 137.75 1283141.3

26 Paracetamol.syr 271 1725 467475

27 Lanzoprazol.30mg 277 1672 463144

28 Metformin.500mg 3100 149 461900

29 Prednison.5 9835 40 393400

132 Ibuprofen.tab.200mg 184 73.36 13498.24

133 Vit.B.compleks 604 22.2 13408.8

153 Propanolol.40 20 82.18 1643.6

154 Metronidazol.250mg 15 105 1575

155 INH.100mg 60 25 1500

36

157 Vit.C.100mg 40 26.43 1057.2

158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12 49.86 598.32

c. Hitung persentase nilai investasi tiap item obat dengan rumus 2.3, sebagai contoh pada tabel 3.7, Amoxycillin 500 dengan jumlah investasi 7.057.750 memiliki perhitungan sebagai berikut :

%� � � =. 7.057.750

282.027.690 � 100% = 39,96%

d. Hitung persentase kumulatif dari persentase nilai investasi e. Tentukan kelas pareto untuk setiap item obat berdasarkan

persentase kumulatif, dengan ketentuan berikut :

 Jika 0% < %kumulatif <= 80%, maka termasuk kelas pareto nilai investasi A

 Jika 80% < %kumulatif <= 95%, maka termasuk kelas pareto nilai investasi B

 Jika 95% < %kumulatif <= 100%, maka termasuk kelas pareto nilai investasi C

Berdasarkan ketentuan di atas, hasil pengelompokan dapat dilihat pada tabel 3.8. Obat yang memiliki persentase kumulatif antara 39,96% sampai 74,39% termasuk dalam kelas pareto A, obat yang memiliki persentase kumulatif antara 82,43% sampai 94,96% termasuk dalam kelas pareto B, dan obat yang memiliki persentase kumulatif antara 97,58% sampai 100% termasuk dalam kelas pareto C.

37

Tabel 3.8 Data hasil analisis nilai investasi

kode

nama obat

jml.

pakai harga jml. persentase persen. kelas

obat (butir)

Satuan (Rp)

Investasi

(Rp) (%)

Kumulatif

(%) pareto

1 Amoxycillin.500 19075 370 7057750 39.96 39.96 A

2 Kalium.diklofenak.50mg 1108 2584 2863072 16.21 56.17 A

3 Lincomycin.500 2580 650 1677000 9.50 65.67 A

4 Asam.Mefenamat.500mg 11670 131.95 1539856.5 8.72 74.39 A

5 Simvastatin.10mg 2768 513 1419984 8.04 82.43 B

6 Captopril.25mg 9315 137.75 1283141.3 7.27 89.69 B

26 Paracetamol.syr 271 1725 467475 2.65 92.34 B

27 Lanzoprazol.30mg 277 1672 463144 2.62 94.96 B

28 Metformin.500mg 3100 149 461900 2.62 97.58 C

29 Prednison.5 9835 40 393400 2.23 99.81 C

132 Ibuprofen.tab.200mg 184 73.36 13498.24 0.08 99.88 C

133 Vit.B.compleks 604 22.2 13408.8 0.08 99.96 C

153 Propanolol.40 20 82.18 1643.6 0.01 99.97 C

154 Metronidazol.250mg 15 105 1575 0.01 99.98 C

155 INH.100mg 60 25 1500 0.01 99.98 C

156 Ferrous.Sulphate.300mg 50 21.86 1093 0.01 99.99 C

157 Vit.C.100mg 40 26.43 1057.2 0.01 100.00 C

158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12 49.86 598.32 0.00 100.00 C

3. Analisis Nilai Indeks Kritis

a. Konversi kelas pareto nilai pakai dan kelas pareto nilai investasi menjadi skor pareto sesuai dengan masukan user. Misalnya kelas A menjadi 3, kelas B menjadi 2, dan kelas C manjadi 1

b. Hitung nilai indeks kritis dengan menjumlahkan skor pareto dari nilai pakai dan nilai investasi dengan rumus 2.4, sebagai contoh dari tabel 3.6 dan tabel 3.8, Amoxycillin 500 dengan skor pareto nilai pakai A dan skor pareto nilai investasi A memiliki perhitungan sebagai berikut :

38

c. Hitung interval untuk kelas pareto nilai indeks kritis dengan rumus 2.5. Berdasarkan data konversi kelas pareto, didapat nilai tertinggi skor pareto nilai pakai dan nilai investasi adalah 3, sedangkan nilai terendah skor pareto nilai pakai dan nilai investasi adalah 1, maka interval dapat dihitung dengan langkah berikut ini :

� =. 3 + 3 − 1 + 1

3 = 1,33

d. Tentukan kelas pareto nilai indeks kritis berdasarkan nilai indeks kritis dan interval dengan ketentuan berikut :

 Jika 4,66 < nilai indeks kritis <= 6, termasuk kelas pareto nilai indeks kritis A

 Jika 3.33 < nilai indeks kritis <= 4,66, termasuk kelas pareto nilai indeks kritis B

 Jika 2 < nilai indeks kritis <= 3,33, termasuk kelas pareto nilai indeks kritis C

Berdasarkan aturan tersebut, dapat dilihat pada tabel 3.9 bahwa obat yang memiliki nilai indeks kritis 6 termasuk dalam kelas pareto A, obat yang memiliki nilai indeks kritis 4 termasuk dalam kelas pareto B, sedangkan obat yang memiliki nilai indeks kritis antara 2 sampai 3 termasuk dalam kelas pareto C.

39

Tabel 3.9 Data hasil analisis nilai indeks kritis

kode _{nama obat}

jml.

pakai harga

kls.

pareto trans _nik trans

obat (butir) satuan(Rp) np ni np ni nik

1 Amoxycillin.500 19075 370 A A 3 3 6 A

4 Asam.Mefenamat.500mg 11670 131.95 A A 3 3 6 A

6 Captopril.25mg 9315 137.75 B B 2 2 4 B

2 Kalium.diklofenak.50mg 1108 2584 C A 1 3 4 B

3 Lincomycin.500 2580 650 C A 1 3 4 B

29 Prednison.5 9835 40 A C 3 1 4 B

158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12 49.86 C C 1 1 2 C

156 Ferrous.Sulphate.300mg 50 21.86 C C 1 1 2 C

132 Ibuprofen.tab.200mg 184 73.36 C C 1 1 2 C

155 INH.100mg 60 25 C C 1 1 2 C

27 Lanzoprazol.30mg 277 1672 C B 1 2 3 C

28 Metformin.500mg 3100 149 B C 2 1 3 C

154 Metronidazol.250mg 15 105 C C 1 1 2 C

26 Paracetamol.syr 271 1725 C B 1 2 3 C

153 Propanolol.40 20 82.18 C C 1 1 2 C

5 Simvastatin.10mg 2768 513 C B 1 2 3 C

133 Vit.B.compleks 604 22.2 C C 1 1 2 C

157 Vit.C.100mg 40 26.43 C C 1 1 2 C

4. Pencarian Rekomendasi

Dalam penjualan obat secara umum, satu box obat berisi 100 butir obat. Untuk mencari rekomendasi, diperlukan masukan oleh user berupa alokasi biaya. Misalnya, alokasi biaya yang diberikan sebesar Rp 20.000.000,00

a. Alternatif 1

Rekomendasi alternatif 1 dibuat berdasarkan data pemakaian sediaan tahun lalu. Langkah-langkahnya adalah sebagi berikut:

 Hitung jumlah pengadaan (per box) untuk setiap item obat. �ℎ �� �� =�−(� 100 )

100

Keterangan :

40

Pada tabel 3.10, Amoxycillin 500 dengan jumlah pemakaian 19.075, memiliki perhitungan jumlah pengadaan sebagai berikut :

�ℎ �� �� =19.075− 19.075 100

100 = 190

 hitung besar investasi untuk setiap item obat

� = �ℎ �� �� � 100 �ℎ� �� � �

Pada tabel 3.10, Amoxycillin 500 dengan harga satuan 370 dan jumlah pengadaan 190 box, memiliki investasi sebesar :

� = 190 � 100 � 370 = 7.030.000

 hitung total investasi seluruh item obat yang didapat dengan menjumlah investasi seluruh obat. Berdasarkan tabel 3.10, total investasi adalah 16.786.251

Tabel 3.10 Data hasil rekomendasi alternatif 1

kode nama obat

jml.

pakai harga

kls.

Pareto jml.pengadaan jml.

obat (butir) satuan(Rp) nik (box) investasi (Rp)

1 Amoxycillin.500 19075 370 A 190 7030000

4 Asam.Mefenamat.500mg 11670 131.95 A 116 1530620

6 Captopril.25mg 9315 137.75 B 93 1281075

2 Kalium.diklofenak.50mg 1108 2584 B 11 2842400

3 Lincomycin.500 2580 650 B 25 1625000

29 Prednison.5 9835 40 B 98 392000

158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12 49.86 C 0 0

156 Ferrous.Sulphate.300mg 50 21.86 C 0 0

132 Ibuprofen.tab.200mg 184 73.36 C 1 7336

155 INH.100mg 60 25 C 0 0

27 Lanzoprazol.30mg 277 1672 C 2 334400

28 Metformin.500mg 3100 149 C 31 461900

154 Metronidazol.250mg 15 105 C 0 0

26 Paracetamol.syr 271 1725 C 2 345000

153 Propanolol.40 20 82.18 C 0 0

5 Simvastatin.10mg 2768 513 C 27 1385100

133 Vit.B.compleks 604 22.2 C 6 13320

41

 hitung selisih dana yang tersedia dengan total investasi seluruh item obat

ℎ= � � � � − � � Hitung selisih dari biaya awal dan total investasi, yaitu :

Selisih = Rp 20.000.000,00 – Rp 16.786.251,00 = Rp 3.213.749,00

b. Alternatif 2

Rekomendasi alternatif 2 dibuat berdasarkan jumlah

pengadaan tahun lalu dan mempergunakan metode just in time.

 hitung jumlah pengadaan (per box) untuk setiap item obat

�ℎ �� �� =� −(� 100) 100

Keterangan :

S = jumlah pemakaian item obat

 tentukan kelayakan pengadaan obat berdasarkan jumlah pengadaan dengan ketentuan berikut :

- Jika jumlah pengadaan <= 2 box, maka diadakan secara just in time

- Jika 2 < jumlah pengadaan <= 10 box, maka diadakan 3 bulan sekali

- Jika jumlah pengadaan >10 box, maka diadakan sekaligus

Berdasarkan ketentuan di atas, hasilnya dapat dilihat pada tabel 3.11, Amoxycillin 500 yang memiliki jumlah

42

pengadaan >10 box diadakan sekaligus, sedangkan Ibuprofen tab 200mg yang memiliki jumlah pengadaan 2 diadakan secara just in time.

 hitung besar investasi untuk setiap item obat �

= �ℎ �� �� � 100 �ℎ� �� � �

 hitung total investasi seluruh item obat

 hitung selisih dana yang tersedia dengan total investasi seluruh item obat

ℎ= � � � � − � �

Tabel 3.11 Data hasil rekomendasi alternatif 2

kode

nama obat

jml.

pakai harga trans jml.

pengadaan jml.

keterangan

obat (butir) Satuan (Rp) nik (box)

investasi (Rp)

1 Amoxycillin.500 19075 370 A 190 7030000 Diadakan sekaligus 4 Asam.Mefenamat.500mg 11670 131.95 A 116 1530620 Diadakan sekaligus 6 Captopril.25mg 9315 137.75 B 93 1281075 Diadakan sekaligus 2 Kalium.diklofenak.50mg 1108 2584 B 11 2842400 Diadakan sekaligus 3 Lincomycin.500 2580 650 B 25 1625000 Diadakan sekaligus

29 Prednison.5 9835 40 B 98 392000 Diadakan sekaligus

158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12 49.86 C 0 0 just in time

156 Ferrous.Sulphate.300mg 50 21.86 C 0 0 just in time

132 Ibuprofen.tab.200mg 184 73.36 C 0 0 just in time

155 INH.100mg 60 25 C 0 0 just in time

27 Lanzoprazol.30mg 277 1672 C 0 0 just in time

28 Metformin.500mg 3100 149 C 31 461900 Diadakan sekaligus

154 Metronidazol.250mg 15 105 C 0 0 just in time

26 Paracetamol.syr 271 1725 C 0 0 just in time

153 Propanolol.40 20 82.18 C 0 0 just in time

5 Simvastatin.10mg 2768 513 C 27 1385100 Diadakan sekaligus

133 Vit.B.compleks 604 22.2 C 6 0 Diadakan 2/3 bulan sekali

157 Vit.C.100mg 40 26.43 C 0 0 just in time

Hitung selisih dari biaya awal dan total investasi, yaitu : Selisih = Rp 20.000.000,00 – Rp 16.548.095

43 = Rp 3.451.905,00 c. Alternatif 3

 Tentukan selisih maksimum antara biaya awal dan total investasi. Selisih maksimum ditentukan oleh user, misalnya selisihMaks = 1.000.000

 hitung jumlah pengadaan (per box) untuk setiap item obat

�ℎ �� �� =� −(� 100) 100

Keterangan :

S = jumlah pemakaian item obat

 tentukan kelayakan pengadaan obat berdasarkan jumlah pengadaan dengan ketentuan berikut :

- Jika jumlah pengadaan <= 2 box, maka diadakan secara just in time

- Jika 2 < jumlah pengadaan <= 10 box, maka diadakan 3 bulan sekali

- Jika jumlah pengadaan >10 box, maka diadakan sekaligus

 hitung besar investasi untuk setiap item obat �

= �ℎ �� �� � 100 �ℎ� �� � �

 hitung total investasi seluruh item obat

 hitung selisih dana yang tersedia dengan total investasi seluruh item obat

44

 Bandingkan selisih dengan selisih maksimum dengan ketentuan berikut :

- Jika selisihMaks < selisih, maksimalkan jumlah pengadaan item obat di kelas pareto A dan B yang diadakan sekaligus. Pada tabel 3.12, Amoxycillin 500, Asam Mefenamat 500mg, Captopril 25mg, Lincomycin 500, dan Prednison 5 merupakan item obat yang jumlah pengadaannya dimaksimalkan. - Jika selisihMaks = selisih atau selisihMaks>selisih,

maka rekomendasi telah terbentuk

Tabel 3.12 Data hasil rekomendasi alternatif 3

kode

nama obat

jml.

pakai harga kls. Pareto

jml.

pengadaan jml.

keterangan

obat (butir)

Satuan

(Rp) nik (box)

investasi (Rp)

1 Amoxycillin.500 19075 370 A 197 7289000 Diadakan sekaligus

4 Asam.Mefenamat.500mg 11670 131.95 A 123 1622985 Diadakan sekaligus

6 Captopril.25mg 9315 137.75 B 100 1377500 Diadakan sekaligus

2 Kalium.diklofenak.50mg 1108 2584 B 18 4651200 Diadakan sekaligus

3 Lincomycin.500 2580 650 B 32 2080000 Diadakan sekaligus

29 Prednison.5 9835 40 B 105 420000 Diadakan sekaligus

158 Cotrimoxazol.(pediatrik) 12 49.86 C 0 0 just in time

156 Ferrous.Sulphate.300mg 50 21.86 C 0 0 just in time

132 Ibuprofen.tab.200mg 184 73.36 C 1 0 Just in time

155 INH.100mg 60 25 C 0 0 just in time

27 Lanzoprazol.30mg 277 1672 C 2 0 Diadakan 2/3 bulan sekali

28 Metformin.500mg 3100 149 C 31 461900 Diadakan sekaligus

154 Metronidazol.250mg 15 105 C 0 0 just in time

26 Paracetamol.syr 271 1725 C 2 0 Diadakan 2/3 bulan sekali

153 Propanolol.40 20 82.18 C 0 0 just in time

5 Simvastatin.10mg 2768 513 C 27 1385100 Diadakan sekaligus

133 Vit.B.compleks 604 22.2 C 6 0 Diadakan 2/3 bulan sekali

157 Vit.C.100mg 40 26.43 C 0 0 just in time

45

diadakan sekaligus setelah jumlah pengadaan obat dimaksimalkan sampai selisih antara biaya awal dengan total investasi lebih kecil daripada selisihMaks 1.000.000. Sehingga didapat hasil akhir sebagai berikut :

Selisih = biaya awal – total investasi

= Rp 20.000.000,00 – Rp 19.287.685,00 = Rp 712.315,00

III.2.1.4Model Analisis

Model analisis dibuat berdasarkan setiap use-case sesuai dengan tabel 3.3. Model analisis terdiri atas diagram kelas analisis, tabel kelas analisis, dan diagram sekuensial.

III.2.1.4.1 Model Analisis Use-case Input File Pemakaian Sediaan

Dalam use-case input file pemakaian sediaan diperlukan tiga kelas yaitu terdapat pada gambar 3.6.

inputFileForm Obat databaseConnection

Gambar 3.6 Gambar model analisis input file pemakaian sediaan

Kelas inputFileForm berfungsi sebagai interface, Obat sebagai entity yang akan diakses, dan databaseConnection sebagai controller.

Tabel 3.13 merupakan tabel deskripsi dari kelas-kelas yang dipakai dalam input file pemakaian sediaan.

Tabel 3.13 Tabel kelas analisis input file pemakaian sediaan

No. Nama Kelas Tipe Deskripsi

168

Logger.getLogger(modifikasiForm.class.getName()).log(Level.SEVERE, null, ex);

}

} catch (SQLException ex) {

Logger.getLogger(inputFileForm.class.getName()).log(Level.SEVERE, null, ex);

}

}

private void jButtonModifRek3ActionPerformed(java.awt.event.ActionEvent evt) {

try {

Obat o = new Obat();

Connection hai = Obat.getConnection(); Statement nenek = hai.createStatement(); String kris = "delete from temp_modifikasi"; nenek.execute(kris);

hai.close();

TableModel m = jTableRek3.getModel();

for (int baris = 0; baris < m.getRowCount(); baris++) { //buka koneksi

Connection con = Obat.getConnection(); //buat statement

// System.out.print(m.getValueAt(baris, 0)+"-->"); // System.out.print(m.getValueAt(baris, 8)+"\n"); Statement fandul = con.createStatement();

String yulian = "insert into temp_modifikasi (kode_obat, pengadaan_baru)" + "values ('"+

m.getValueAt(baris, 0)+"',"+m.getValueAt(baris, 8)+")"; //execute statment fandul.execute(yulian); //close connection con.close(); }

//langkah 2, hitung rekomendasi baru try {

// Obat pre = new Obat();

CariRekomendasi pre = new CariRekomendasi(); List<Obat> ob = new ArrayList<Obat>(); List<Biaya> b = new ArrayList<Biaya>(); pre.modif3();

Connection con = Obat.getConnection(); ResultSet rs =null;

Statement bebek = con.createStatement(); String ncel ="select a.kode_obat, a.nama_obat, a.jumlah_pakai, a.harga_satuan, h.kelas_pareto, r.jumlah_pengadaan, r.jumlah_investasi , r.keterangan" +

" from master_data a, hasil_nik h, rekomendasi_sistem r " +

" where (a.kode_obat=h.kode_obat and h.kode_obat=r.kode_obat) order by h.nik desc;";

rs = bebek.executeQuery(ncel);

TableModel tm = jTableRek3.getModel(); int jumdata=0; while(rs.next()){ jumdata++; } rs.beforeFirst();

String [][] data=new String[jumdata][8]; int baris = -1;

169

baris = baris+1;

data[baris][0]=rs.getString("kode_obat"); data[baris][1]=rs.getString("nama_obat"); data[baris][2]=rs.getString("jumlah_pakai"); data[baris][3]=rs.getString("harga_satuan"); data[baris][4]=rs.getString("kelas_pareto"); data[baris][5]=rs.getString("jumlah_pengadaan"); data[baris][6]=rs.getString("jumlah_investasi"); data[baris][7]=rs.getString("keterangan");

Obat obat=new Obat();

obat.setKodeObat(rs.getString("kode_obat")); obat.setNamaObat(rs.getString("nama_obat")); obat.setJumlahPakai(Double.parseDouble(rs.getString("jumlah_pakai"))); obat.setHargaSatuan(Double.parseDouble(rs.getString("harga_satuan"))); obat.setKelasPareto(rs.getString("kelas_pareto")); obat.setRekJumlahPengadaan(Double.parseDouble(rs.getString("jumlah_pengad aan"))); obat.setRekJumlahInvestasi(Double.parseDouble(rs.getString("jumlah_invest asi"))); ob.add(obat); } jTableRek3.setModel(new

javax.swing.table.DefaultTableModel(data ,new String [] {

"Kode Obat", "Nama Obat", "Jumlah Pakai", "Harga Satuan", "Kelas Pareto NIK", "Jumlah Pengadaan", "Jumlah Investasi", "Keterangan", "Pengadaan Baru"}

) );

String wulan ="select * from biaya_rek3;"; rs = bebek.executeQuery(wulan);

while(rs.next()){ jTextFieldBiaya3.setText(rs.getString("biaya_awal")); jTextFieldTotalInvest3.setText(rs.getString("total_investasi")); jTextFieldSelisih3.setText(rs.getString("selisih")); } con.close();

JOptionPane.showMessageDialog(null, "Rekomendasi Baru Selesai Ditampilkan");

} catch (ClassNotFoundException ex) {

Logger.getLogger(modifikasiForm.class.getName()).log(Level.SEVERE, null, ex);

} catch (SQLException ex) {

Logger.getLogger(modifikasiForm.class.getName()).log(Level.SEVERE, null, ex);

}

} catch (SQLException ex) {

Logger.getLogger(inputFileForm.class.getName()).log(Level.SEVERE, null, ex);

}

}

private void jButtonCetak3ActionPerformed(java.awt.event.ActionEvent evt) {

try {

170

kon = Obat.getConnection(); String reportSource = "./Reports/report_rekomenSistem.jasper";

Map<String, Object> params = new HashMap<String, Object>();

JasperPrint jasperPrint =

JasperFillManager.fillReport(reportSource, params, kon); JasperViewer.viewReport(jasperPrint, false); } catch (JRException ex) {

Logger.getLogger(rekomendasiForm.class.getName()).log(Level.SEVERE, null, ex);

}

}

private void jTextFieldBiaya1ActionPerformed(java.awt.event.ActionEvent evt) {

// TODO add your handling code here:

}

// Variables declaration - do not modify private javax.swing.JButton jButtonBack1;

private javax.swing.JButton jButtonCetak1; private javax.swing.JButton jButtonCetak2; private javax.swing.JButton jButtonCetak3; private javax.swing.JButton jButtonModifRek1; private javax.swing.JButton jButtonModifRek2; private javax.swing.JButton jButtonModifRek3; private javax.swing.JButton jButtonRekomendasi1; private javax.swing.JButton jButtonRekomendasi2; private javax.swing.JButton jButtonRekomendasi3; private javax.swing.JLabel jLabel1;

private javax.swing.JLabel jLabel10; private javax.swing.JLabel jLabel11; private javax.swing.JLabel jLabel12; private javax.swing.JLabel jLabel2; private javax.swing.JLabel jLabel3; private javax.swing.JLabel jLabel4; private javax.swing.JLabel jLabel5; private javax.swing.JLabel jLabel6; private javax.swing.JLabel jLabel7; private javax.swing.JLabel jLabel8; private javax.swing.JLabel jLabel9; private javax.swing.JPanel jPanel1; private javax.swing.JPanel jPanel2; private javax.swing.JPanel jPanel3; private javax.swing.JPanel jPanel4;

private javax.swing.JScrollPane jScrollPane1; private javax.swing.JScrollPane jScrollPane2; private javax.swing.JScrollPane jScrollPane3; private javax.swing.JScrollPane jScrollPane4; private javax.swing.JTable jTable1;

private javax.swing.JTable jTableRek1; private javax.swing.JTable jTableRek2; private javax.swing.JTable jTableRek3;

private javax.swing.JTextField jTextFieldBiaya1; private javax.swing.JTextField jTextFieldBiaya2; private javax.swing.JTextField jTextFieldBiaya3; private javax.swing.JTextField jTextFieldSelisih1; private javax.swing.JTextField jTextFieldSelisih2; private javax.swing.JTextField jTextFieldSelisih3; private javax.swing.JTextField jTextFieldTotalInvest1; private javax.swing.JTextField jTextFieldTotalInvest2; private javax.swing.JTextField jTextFieldTotalInvest3; // End of variables declaration }

171

vii

ABSTRAK

Selama ini pengelola apotek sering mengalami kesulitan dalam mengambil

keputusan untuk pengadaan obat. Hal ini disebabkan karena adanya beberapa

faktor yang harus dipertimbangkan oleh pengelola apotek yaitu jumlah

pemakaian, jumlah investasi, indeks kritis, dan alokasi biaya. Permasalahan lain

yang muncul adalah waktu yang dibutuhkan untuk mencari rekomendasi sangat

lama. Hal ini disebabkan karena jumlah data pemakaian sediaan yang banyak dan

proses pencarian rekomendasi masih dilakukan secara manual dengan bantuan

lembar kerja (

spreadsheet

).

Tugas akhir ini dibuat untuk mengembangkan sistem pendukung

pengambilan keputusan pengadaan obat yang dapat memberikan rekomendasi

pengadaan obat kepada pengelola apotek berdasarkan hasil analisis nilai pakai,

nilai investasi, nilai indeks kritis, dan alokasi biaya. Sistem pendukung

pengambilan keputusan ini dibuat dalam bentuk aplikasi desktop menggunakan

bahasa pemrograman Java dan

Database Management System

MySQL. Model

yang digunakan adalah metode analisis Pareto ABC dan optimasi kualitatif.

Berdasar hasil dari uji coba kepada pengguna, sistem pendukung

pengambilan keputusan ini berhasil memberikan rekomendasi untuk pengambilan

keputusan pengadaan obat di apotek.

viii

ABSTRACT

Nowdays, the drugstore manager have problems in making decision of

drug supply. This is caused by some factors that should be considered by

drugstore manager, i.e. the number of used item, the amount of invesment,

critical index, as well as budget allocation. In addition, the proccess to get the

recommendation needs time due to the number of data that should be calculated

using spreadsheet.

This thesis aims to develop a decission support system that is able to give

recommendations of drug supply for drugstore manager, considering the number

of used item, the amount of invesment, critical index, as well as budget

allocation. This decision support system was developed in the form of desktop

application using Java programming language and MySQL Database Management

System. The model applied in this system is the combination of Pareto ABC

analysis and qualitative optimization.

Based on user testing result, this decision support system is successful in

giving recommendation for making decision of drug supply.