Jurnal Volume 1 nomor 7 Desember 2010

23 ANALISA PENGENDALIAN PERSEDIAAN

PART YANG KRITIS PADA PART PEDAL BRAKE

DI PT. TOYOTA MOTOR MANUFACTURING INDONESIA (TMMIN)

Mohammad Imam Shalahudin, Dosen Pengajar Jurusan Teknik Industri Politeknik Swadharma, Jakarta Abstraksi

Just-in-time (JIT) akan menghasilkan barang yang di perlukan, dalam jumlah yang di perlukan,

dan pada waktu diperlukan. PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN) adalah perusahaan tebesar yang merupakan memproduksi mobil produk Toyota dan eksportir kendaraan dan suku cadang Toyota. Dalam hal Pengendalian dan pendistribusian persediaan bahan baku di dalam perusahaan tarsebut adalah merupakan hal yang sangat wajar untuk dikendalikan dengan baik, setiap perusahaan yang menghasilkan produk akan memerlukan persediaan part dalam jumlah yang diperlukan. Di dalam hal ini tidak akan kecuali, baik perusahaan tersebut merupakan suatu perusahaan kecil, perusahaan menengah, maupun perusahaan besar. Namun cara pengendalian dan pendistribusian persediaan bahan baku akan berbeda – beda untuk setiap perusahaan – perusahaan, baik dalam jumlah hal unit dari persediaan bahan baku yang ada dalam perusahaan, maupun manajemen pengelolahan dari persediaan bahan baku di dalam perusahaan yang bersangkutan.

Keyword:

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Sekarang ini, perkembangan pasar ditandai dengan meningkatnya jenis produk yang diinginkan konsumen dan menurunnya waktu pakai (life cycles) suatu produk (Wortmann,1992). Kondisi ini memerlukan suatu strategi produk baru, karena strategi lama yaitu sistem produksi massal tidak dapat memenuhi tantangan ini (Browne

et.al,1988). Strategi baru ini harus fleksibel,

waktu pakai produknya singkat, serta mampu memperkecil watu produksi (manufacturing lead time) dan distribusi (ordering lead time). Oleh karena itulah saat ini banyak perusahaan yang bergerak dalam

bidang manufacturing dan assembling menggunakan sistem Just In Time ( J I T ).

Just-in-time (JIT) akan menghasilkan

barang yang di perlukan, dalam jumlah yang di perlukan, dan pada waktu diperlukan. PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN) adalah perusahaan tebesar yang merupakan memproduksi mobil produk Toyota dan eksportir kendaraan dan suku cadang Toyota. Dalam hal Pengendalian dan pendistribusian persediaan bahan baku di dalam perusahaan tarsebut adalah merupakan hal yang sangat wajar untuk dikendalikan dengan baik, setiap perusahaan yang menghasilkan produk akan memerlukan persediaan part dalam jumlah yang diperlukan. Di dalam hal ini tidak akan

24 kecuali, baik perusahaan tersebut merupakan

suatu perusahaan kecil, perusahaan menengah, maupun perusahaan besar. Namun cara pengendalian dan pendistribusian persediaan bahan baku akan berbeda – beda untuk setiap perusahaan – perusahaan, baik dalam jumlah hal unit dari persediaan bahan baku yang ada dalam perusahaan, maupun manajemen pengelolahan dari persediaan bahan baku di dalam perusahaan yang bersangkutan.

Perusahaan dalam hal ini selalu megadakan perbaikan – perbaikan pada sistem pengendalian dan pendistribusian bahan baku sesuai dengan kebutuhannya. Dalam hal perbaikan selalu meliputi pengaturan bahan baku, identifikasi, pendistribusian pemesanan, pengawasan pengeluaran dan pemasukan bahan baku. Sehingga persediaan bahan baku yang ada di dalam perusahaan akan dapat menunjang pelaksanaan proses produksi dengan seefektif dan seefesien mungkin. Sistem pengendalian dan pendistribusian bahan baku merupakan faktor produksi yang sangat penting pada perusahaan perakitan mobil, dalam pendistribusian persediaan bahan baku ini akan diusahakan agar bahan baku yang ada di dalam perusahaan tidak terlalu besar jumlahnya, karena biaya

penyimpanan atau pergudangan akan menjadi tanggungan perusahaan menjadi semakin besar. Bahan baku yang terlalu sedikit juga akan merugikan perusahaan bersangkutan seperti kehabisan persediaan bahan baku serta pendistribusian bahan baku yang terhambat di line proses assembly yang akan megakibatkan proses produksi terganggu atau sampai terhenti (line stop).

Permasalahan yang ada pada saat melakukan penelitian di line proses trimming 1 assembly yaitu persediaan part yang terlalu banyak dan ada yang sangat minim. Perbaikan yang harus dilakukan sekarang ini adalah mengendalikan persediaan part pada pedal brake yang menyebabkan keterlambatan dalam pendistribusian, sehingga proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka, permasalahan adalah tidak terkendalinya persediaan part yang terlalu banyak dan ada juga yang sangat minim, sehingga menyebabkan keterlambatan dalam pendistribusian part ke dalam line proses trimming 1 assembly, seperti halnya yang terjadi pada part pedal brake pada waktu penelitian terjadi kekurangan.

25 1.3. Batasan Masalah

Untuk menghindari pembahasan yang terlalu luas dalam pembuatan tugas akhir maka batasan yang dipakai dalam penelitian ini adalah :

1. Penelitian dilakukan hanya membahas pengendalian dan pendistribusian part pedal brake pada produksi perakitan mobil kijang inova dalam line proses trimming 1 assembly di PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia.

2. Masalah yang ada hanya pada saat penelitian melakukan Job Training pada tanggal 01 s/d 26 September 2008.

1.4. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian yang telah dilakukan oleh penulis di PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia adalah : Mencari solusi kekurangan part pedal brake di line proses trimming 1 assembly sehingga dapat meningkatkan produktifitas perusahaan. 1.5. Metodologi Penelitian

Penulis dalam memperoleh data – data yang diperlukan untuk bahan tulisan tugas akhir ini adalah:

1. Wawancara (interview), yaitu pengumpulan data dan informasi diperoleh dengan meminta penjelasan langsung kepada narasumber.

2. Pengamatan (Observasi), yaitu pengumpulan data dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara cermat.

3. Kesusastraan (Literature), yaitu pengumpulan data dengan membaca buku – buku yang berkaitan permasalahan yang akan dibahas.

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Dari Persediaan Part pengertian persediaan part yang lebih dikenal dengan nama persediaan bahan baku ini memiliki arti bila dilihat dari kata yang dibentuknya menurut kamus besar Indonesia sebagai berikut:

 Persediaan adalah barang–barang yang telah tersedia.

 Part atau bahan baku adalah bahan yang akan diolah menjadi barang yang nantinya akan mempunyai nilai tambah.

Jadi dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian dari persediaan part adalah merupakan barang yang telah tersedia untuk diolah menjadi barang jadi dimana barang tersebut nantinya akan memiliki nilai tambah.

2.2. Sistem Produksi Toyota

Dalam pelaksaan proses di logistik, semua aktivitas yang dilakukan tidak lepas

26 dari sistem –system produksi yang ada di

perusahaan ini. Sistem produksi yang ada disini mempunyai tujuan yaitu menghasilkan produk yang spesifik, tepat waktu dan biaya produksi yang minimum. Dari tujuan tersebut jika dilaksanakan dengan baik dapat meningkatkan jumlah pelanggan agar kebutuhan tertier ini akan membuat pelanggan merasa puas. Dalam sistem produksi juga ada beberapa kriteria – kriteria sebagai tolak ukur pengendalian dan pengukuran kegiatan manufaktur antara lain :

 Volume produksi.

 Biaya produksi.

 Tingkat pemanfaatan dan efektivitas sumber daya manusia.

 Penyerahan tepat waktu (Just In Time).

 Tingkat pengembalian investasi (ROI).

 Fleksibilitas terhadap perubahan produk.

 Fleksibilitas terhadap perubahan kapasitas produk.

 Kualitas produk dapat dipercaya oleh konsumen.

Pada sistem produksi Toyota, kriteria – kriteria diatas merupakan dasar – dasar dari operasional. Sistem produksi Toyota sering diidentikkan dengan sistem manufakturing yang tepat waktu atau lebih dikenal dengan istilah Just In Time (JIT). Just In Time (JIT)

adalah menghasilkan barang yang di perlukan, dalam jumlah yang diperlukan, dan pada waktu diperlukan.

2.2.1. Filosofi Dari JIT

Sistem JIT mulai dikembangkan pada perusahaan Toyota Motor Company di jepang dan sebelumnya telah berkembang lebih dari 50 tahun. Terhadap 3 orang penemuan yang menjadi pelopor dari sistem JIT ini, diantaranya Sakichi Toyoda (1867-1930) adalah penemuan masin otomatis yang telah menguraikan pemikiran tentang otomatisasi khusus. Putranya Kiichiro Toyoda (1894-1952) telah menguraikan pemikirannya tentang sistem JIT, kemudian mendirikan mobil Toyota. Setelah berkembang sekian lamanya Taiichi Ohno mengembangkan kedua konsep tersebut menjadi 2 pilar (pokok) utama dalam sistem produksi Toyota atau JIT. Kini banyak perusahaan – perusahaan terbaik di amerika serikat telah menerapkan JIT ini, termasuk perusahaan – perusahaan dalam industri mobil dan elektronik.

Akar dari system JIT mungkin bisa ditelusuri dari lingkungan di jepang. Karena kurangnya ruang dan kurangnya sumber daya alam, orang jepang telah mengembangkan suatu sikap untuk tidak boros. Mereka memandang barang sisa dan

27 pengerjaan ulang sebagai suatu pemborosan,

oleh karena itu mereka berjuang untuk mendapatkan mutu yang sempurna.

Mereka juga percaya bahwa penyimpanan persediaan merupakan pemborosan ruang dan mengikat hal – hal yang bernilai. Begitu juga dengan pengangkutan, pengangkutan peranannya sangat penting karena tidak hanya mengangkut barang jasa, tetapi juga bermacam – macam informasi maupun komunikasi. Mengangkut yang tidak diperlukan untuk produksi Just In Time merupakan suatu pemborosan dalam mengangkut dan sesuatu yang tidak menyumbang nilai bagi produk dianggap sebagai pemborosan. Akibatnya, sudah menjadi hakikat apabila filosofi JIT berkembang pesat di jepang.

Selain menghilangkan pemborosan, JIT juga mempunyai pokok tujuan utama yaitu memanfaatkan sepenuhnya kemampuan pekerja. Para pekerja di dalam system JIT di bebani berupa tanggung jawab untuk menghasilkan suku cadang (spare

part) yang bermutu tepat pada waktunya

guna mendukung proses produksi berikutnya. Jika mereka tidak memenuhi tanggung jawab tersebut, maka para pekerja diminta untuk menghentikan proses

produksi dan minta bantuan. Selain itu pula para pekerja juga dibebani beberapa tanggung jawab lainnya seperti untuk memperbaiki proses produksi itu sendiri apabila terjadi kesulitan – kesulitan didalam prosesnya.

Tujuan dari system JIT bukanlah peran serta pekerja, sebaliknya adalah untuk memperbaiki laba dan hasil atas investasi melalui penurunan persediaan dan perbaikan mutu (kualitas). Sasaran untuk mencapai tujuan itu adalah menghilangkan pemborosan dan melibatkan pekerja didalam proses produksi.

2.2.2. Just In Time Production

Just In Time production adalah

seluruh aktivitas yang diperlukan untuk mencapai aliran barang /material secara JIT. Nama lain dari produksi JIT antar lain:

 Toyota Production System.

 Stockless Production.

 Syncronized Production.

 Learn Production.

 One Piece Flow Production. Manfaat dari JIT antara lain : a) Peningkatan mutu.

b) Peningkatan produktivitas. c) Peningkatan pelayanan. d) Penurunan persediaan. e) Menurunnya lot size.

28 f) Meningkatnya standarisasi.

g) Biaya per unit turun. h) Penurunan design time.

i) Sistem transportasi meningkat. j) Menurunnya ruang produksi. k) Fleksibilitas meningkat. l) Energi turun.

Prinsip harga dan biaya menurun JIT adalah :

Profit = [ Harga – Biaya ] x Volume Dalam perhitungan dari prinsip harga dan biaya diatas sering kali menjadi pertanyaan setiap perusahaan yaitu bagaiman cara untuk meningkatkan profit? Ada beberapa cara untuk meningkatkan profit yaitu :

1. Meningkatkan harga. 2. Meningkatkan volume. 3. Menurunkan biaya.

2.3. Sistem Produksi Toyota Tentang Standarisasi Dan Kaizen

Falsafah dari sistem produksi Toyota adalah :

 Menekan biaya dengan menghilangkan waste/pemborosan.

 Menekan seminimum mungkin biaya peralatan, material, part dan waktu kerja.

 Mengembangkan kemampuan karyawan sepenuhnya.

2.3.1. Flow Production

Flow dengan JIT dapat mempercepat proses pemesanan, pengiriman, pemprosesan produksi melalui part yang diantar oleh logistik. Manfaat dari Flow in

Production yaitu menekan penanganan

material, mengurangi WIP Inventory,

menekan lead time produksi, mengurangi tempat penyimpanan. Manfaat ini harus dibandingkan dengan kerugian yang disebabkan karena kurangnya pemanfaatan mesin.

2.3.3. Kaizen

KAIZEN adalah suatu semangat atau jiwa untuk terus memperbaiki apa yang telah dicapai secara terus menerus. Kaizen merupakan improvement yang bersifat “Small step and Long term”. Syarat – syarat melakukan kaizen yaitu adanya kesadaran kaizen, memiliki keahlian teknik, memahami proses kaizen.

6 Tahap Kaizen diantaranya : 1. Mendapat point penting kaizen A. Kesadaran terhadap masalah

 Semangat terhadap pekerjaan.

 Selalu bertanya.

B. Macam – macam point penting kaizen

 Masalah kronis.

 Informasi dari bagian lain.

 Masalah tersembunyi.

29 1. Memperjelas tujuan

 Tujuan / target.

 Kebiasaan. 2. Menemukan muda

 Tanya pada diri sendiri.

 7 macam muda. 3. Papan kontrol produksi

 Tetapkan kapasitas produksi.

 Analisa produksi per jam. 4. Line stop/stagnasi

 Trouble mesin.

 Pemeriksaan.

 Pengangkutan.

5. Sikap pengawas pada saat pengamatan

 Tinjau kondisi sekarang.

 Amati secara keseluruhan.

 Bersikap teliti dan tidak tergesa – gesa.

2. Analisa kondisi yang ada A. Sikap mental saat menganalisa

 Memperhatikan fakta yang ada.

 Tidak ada yang terlewat.

 Secara seksama dengan cara : Kuantitatif, Klasifikasi, Detail.

B. Cara menganalisa 1. Analisa kerja

 Factor kerja.

 Pengelompokan. 2. Analisa pekerjaan 3. Analisa gerakan

 Dilakukan setelah analisa metode kerja.

 Teori Threblig.

 Perhatikan secara detail. 3. Mengeluarkan ide –ide

A. Kreativitas

- Menurut Edison : “Penemuan dihasilkan dari 99 % usaha dan 1 % genius”.

- Menurut Sakichi Toyoda : “Saya tidak berarti memiliki kreativitas yang lebih banyak dari orang lain, semua itu hasil usaha saya. Orang lain tidak menilai usaha saya, tetapi hanya mengatakan bahwa saya genius”.

B. Cara berfikir untuk mendapatkan inspirasi

1. Inspirasi berbeda dengan pertimbangan 2. Hasilkan sebanyak mungkin

3. Berfikir dari segala sudut pandang 4. Bantuan analisa

5. Merangkum ide – ide sendiri

6. Menggabungkan inspirasi orang lain C. Cara memperoleh inspirasi

1. Prinsip penyederhanaan gerakan - Prinsip penggunaan anggota badan

 Menggerakan kedua tangan bersamaan.

30

 Gunakan lengan depan dan tangan, bukan lengan atas dan pundak.

 Hindari perubahan arah secara tiba-tiba.

 Gerakan bebas, tidak dibatasi.

 Hindari naik turunnya badan (membungkuk).

 Pekerjaan yang bisa dilakukan dengan kaki atau anggota badan lainnya sebaiknya tidak dilakukan dengan tangan.

- Prinsip layout dan peralatan

 Tool dan material disimpan pada tempatnya (5S).

 Tool dan material ditempatkan sedekat mungkin dengan operator.

 Hindarkan gerakan atas – bawah untuk memindahkan benda, pindahkan secara horizontal.

 Manfaatkan gaya berat benda untuk memindahkannya.

 Sesuaikan tinggi meja dengan tinggi operator dan sifat pekerjannya.

 Berikan cahaya yang sesuai dengan sifatnya.

2. 5 Why (mengapa)?

Makin banyak pertanyaan, semakin dalam akar permasalahan yang akan ditemukan.

3. Point – point untuk mendapatkan ide kaizen

 Keseimbangan pekerjaan antar operator.

 Mengecilkan jarak berjalan.

 Meninjau kembali standar stock didalam proses.

 Memisahkan pekerjaan mesin dan pekerjaan manual.

 Kaizen untuk gerakan dalam pekerjaan, misalnya posisi badan, tangan, dan kaki melihat fokus.

 Fluktuasi waktu pengoperasian mesin. 4. Membuat rencana kaizen

A. Pertimbangan dalam membuat rencana

 Pertimbangan tujuh dengan langkah yang diambil.

 Periotaskan kaizen pekerja baru kaizen peralatan.

 Meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

 Tidak berdampak buruk pada safety biaya dll.

B. 5 target Kaizen

 Memperbaiki kualitas (Quality = Q ).

 Memperbaiki biaya ( Cost = C ).

 Memperbaiki safety ( Safety = S ).

 Memperbaiki lead time produksi (Delivery = D).

31

 Meningkatkan Moral kerja (Moral = M).

C. Arah Kaizen

 Eliminasi.

 Merubah kombinasi.

 Optimasi (menaikan batas kemampuan).

 Standarisasi.

 Sinkrinisasi. 5. Pelaksanaan Kaizen

A. Kerja sama dengan bagian dan orang terkait.

B. Bimbingan kepada anak buah.

 Tidak cukup hanya mengerti, praktekan.

 Pekerjaan yang belum terbiasa akan menyulitkan.

 Kaizen pekerjaan memerlukan waktu untuk lancer.

 Gunakan kata-kata yang mudah dipahami.

C. Membuat suasana perubahan yang menyenangkan.

6. Evaluasi

 Lakukan evaluasi check secara visual.

 Bandingkan hasil aktual dan hasil yang diharapkan.

 Temukan point penting untuk kaizen berikutnya.

 Perbaharui standar kerja yang ada.

 Cegah agar tidak kembali pada kondisi semula.

2.3.4. Standar Kerja Menurut JIT Sasaran JIT adalah :

 Menghasilkan barang yang berkualitas.

 Pada harga yang pantas (biaya rendah).

 Delivery tepat waktu dan lead time yang pendek.

Sasaran tersebut dicapai dengan menghilangkan segala jenis pemborosan/muda.

Standar kerja merupakan suatu lembar petunjuk kerja, yang diperlukan sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan. Beberapa pengertian standar kerja yaitu:

 Sesuatu yang menjadi pedoman pada saat membuat barang di tempat kerja.

 Cara keja yang efisien dengan urutan yang tidak ada muda dan terpusat pada gerakan manusia.

 Kombinasi yang efektif dari unsure peralatan, barang dan manusia untuk meningkatkan kualitas, biaya dan safety.

Moto dari standar kerja adalah “Do

right the job at the same time” yang artinya

“mengerjakan pekerjaan dengan cara yang benar dengan penggunaan waktu yang sama”.

32

 Menjamin hasil yang sama dari waktu ke waktu/apabila dikerjakan orang lain.

 Memudahkan kontrol/pengecheckan terhadap pekerjaan.

 Sebagai dasar untuk mempelajari agar

dapat melakukan

perbaikan/improvement. Tujuan standar kerja adalah :

 Menjamin komunitas urutan kerja yang tetap dan teratur.

 Mengatur hubungan antara pekerjaan maupun antar pekerja agar saling menunjang.

 Mengatur waktu penyelesaian pekerjaan.

Waktu standar yang diperlukan untuk menyelesaikan satu unit barang pada satu proses disebut juga dngan Takt Time.

Rumusan dalam Takt Time :

Takt Time = Waktu operasional per shift (Schedule)

Target produksi per shift

Bentuk standarisasi kerja antara lain : 1. Deskripsi aturan/rule.

2. Bagan alur/Flow chart.

3. Petunjuk kerja/Standar Operation

Procedure (SOP)

Prasyaratan standar kerja antara lain : 1. Segi pekerjaan

 Memusatkan pada gerakan orang.

 Pekerjaan berulang-ulang. 2. Segi peralatan/mesin

 Gangguan peralatan/mesin kecil.

 Volume produksi tidak sering berubah.

3. Segi kualitas

 Gangguan kualitas (part) kecil.

 Variasi akurasi (part) kecil.

Dalam standar kerja ada tiga faktor penting diantaranya :

1. Takt Time. 2. Urutan kerja.

3. Standar stock dalam proses.

2.4.Pelaksanaan Sistem & Prosedur Persediaan Dalam Sistem Produksi Toyota

Dalam sistem produksi Toyota terdapat penjelasan mengenai pelaksanaan-pelaksanaan sistem dan prosedurnya. Penjelasan ini telah dibahas secara singkat didalam unsure-unsur JIT yang mana bahwa sistem pengambilan part dalam JIT adalah menggunakan KANBAN. Sampai sekarang cara ini masih terus dipakai karena memiliki sifat yang sangat ekonomis dan mudah dipahami bagi para pekerja. Sistem pengendalian persediaan tersebut kini berkembang menjadi sistem kanban.

33 Sistem kanban adalah sistem tarik

yang artinya suatu sistem pengambilan yang mengambil part dari proses terdahulu dan kemudian diproses ke proses selanjutnya untuk memulai memproduksi unit sebanyak yang akan diambil. Dapat dikatakan bahwa proses berikutnya pemesanan part yang diperlukan dari proses terdahulu pada jumlah yang tepat pada saat yang tepat.

Kanban dapat didefinisikan sebagai media informasi untuk mengirim jumlah dan jenis barang yang tepat pada saat yang tepat, sehingga kanban adalah alat kontrol untuk mewujudkan produksi Just In Time. Kanban juga memiliki peranan antara lain:

1. Sebagai petunjuk produksi dan delivery 2. Sebagai alat visual control, yaitu :

 Menekan kelebihan produksi.

 Peringatan keterlambatan proses. 3. Alat kaizen pekerjaan di line, yaitu :

 Menekan mudah kelebihan produksi.

 Kebanyakan kanban tidak berguna. Peranan kanban tersebut memiki arti yang penting agar dalam pemesanan dan pengiriman diminimalkan supaya tidak terjadi adanya penumpukan persediaan part yang begitu banyak yang mengakibatkan line diproduksi tidak berjalan dengan lancar dan baik. Macam – macam kanban berdasarkan fungsi dan jenisnya yaitu :

1. Kanban instruksi kerja, yakni kanban yang memiliki tanda atau symbol agar dalam part itu diantar dan diproses sesuai dengan are atau line yang tercantum. Kanban jenis ini terbagi menjadi dua yaitu: Kanban instruksi karja sesuai proses dan Kanban instruksi kerja sesuai signal.

2. Kanban pengambilan, yakni kanban yang akan diambil oleh kolektor harus sesuai dengan area atua line produksi dan disusun rapi berdasarkan tempat dan jenis yang telah ditetapkan oleh pekerja dibagian logistik. Kanban jenis ini terbagi dua yaitu : Kanban pengambilan antar proses dan Kanban pengambilan supplier. Sistem kanban sangat mempengaruhi akan adanya persediaan part di logistik, oleh karena kanban juga memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Proses berikut hanya mengambil - Apa yang diperlukan.

- Pada saat yang diperlukan. - Sejumlah yang diperlukan.

2. Proses sebelumnya hanya memproduksi - Sejumlah part yang telah diambil oleh

proses berikutnya.

- Pengiriman part sesuai dan tepat. Sistem kanban juga mempunyai jiwa supermarket yaitu :

34 1. Mengurangi sebanyak mungkin prosedur

dalam penjualan.

Dalam pemesanan part tidak perlu memesan dalam jumlah yang begitu banyak kepada supplier karena bisa mengakibatkan penempatan part dalam store bisa sesak atau penuh dan juga bisa menimbulkan kecelakan yang berakibat fatal baik bagi part maupun manusia. 2. Mengganti hanya barang yang terjual

(penyederhanaan penyediaan).

Part yang cacat atau rusak bias diperbaiki dengan baik oleh pihak maintenance. Oleh karena itu setiap pabrik yang berhubungan dengan part maupun mesin harus memilki divisi maintenance agar produksi bejalan lancar dan sesuai rencana.

3. Pengendalian langsung ditempat.

Pengiriman part yang telah tiba di logistik disimpan langsung ke store sesuai dengan jenis part dan disusun rapih agar mudah dalam pengambilan part di store tersebut.

4. Memahami pola dan kecenderungan kebutuhan konsumen.

Kebutuhan akan konsumen memang sangat mempengaruhi, oleh karena itu pihak dari logistik dan seluruh divisi lainnya berusaha mengembangkan

pola-pola baru supaya bisa menghemat biaya produksi dan penempatan persediaan yang ekonomis dan praktis.

Dalam pengiriman dan pemesanan tidak boleh terlalu banyak, karena bisa mengakibatkan stock yang begitu besar sehingga menimbulkan masalah. Akibat masalah dari stock yang besar antara lain : 1. Kualitas turun.

2. Memperbesar biaya. 3. Memperlama lead time.

4. Memperbesar biaya administrasi.

Prinsip dasar dari sistem kanban adalah membuat atau mengirim part dalam jumlah dan waktu yang sesuai dengan kebutuhan. Fungsi – fungsi dari kanban meliputi :

- Memberikan instruksi kerja

Sebelum adanya kanban para pekerja lebih sulit melakukan aktivitas karena proses menunggu kedatangan barang akibat dari permintaan dan pengiriman kurang terencana. Tetapi setelah terbentuknya kanban dalam logistik rencana pengiriman selanjutnya mudah diketahui, sehingga kedatangan barang tepat pada waktunya.

35 Divisi logistik mampu membuat jadwal

pemesanan dan pengiriman yang terkontrol supaya tidak terjadi pengiriman part yang delay.

- Mengetahui problem kontrol sedini mungkin

Sebelum pembentukan sistem kanban di logistik mengalami kelebihan over stock, sehingga akibat dari over stock tersebut sulit mengetahui problem sedini mungkin terutama kehilangan, part salah kirim, kerusakan, dll. Tetapi sesudah adanya perbaikan sistem kanban pengendalian dan penyediaan stock sesuai kebutuhan maka akan cepat diketahui problem yang timbul.

- Mencegah penumpukan barang

Penumpukan barang tanpa kanban akan membuat permintaan tidak sesuai dengan kebutuhan, maka pengiriman tidak beraturan. Namun dengan adanya kanban pengiriman disesuaikan dengan kebutuhan

- Mencegah kerusakan

Akibat salah penempatan parts di store bisa membuat cacat part tersebut tetapi apabila penempatan tersebut diatur sesuai dengan jenis yang tercantum pada kanban bisa membuat kemudahan dalam

pengangkutan dan kerusakan dapat diminimalkan.

- Pengiriman sesuai kebutuhan

Kebutuhan akan part sangat penting untuk bagian proses produksi, karena apabila pengiriman tak sesuai yang dijadwalkan bisa mengakibatkan terjadinya penumpukan barang setiap saat. Tetapi sebaliknya apabila pengiriman yang tepat waktu tidak akan terjadi lagi penumpukan barang (sesuai kebutuhan).

- Tepat dalam pengiriman

Pengiriman yang tepat bisa memperlancar proses produksi tanpa adanya hambatan dan gangguan yang lainnya.

- Kelancaran produksi

Kanban mampu membuat lancarnya produksi karena pengiriman yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan.

- Produksi teratur

Arus pengiriman barang yang tidak teratur bisa menimbulkan volume produksi tidak seimbang dan banyak memilki hambatan, tetapi sebaiknya apbila pengiriman part yan tepat dan sesuai kebutuhan akan membuat produksi berjalan lancar dan volume produksi

36 seimbang tanpa adanya gangguan dan

hambatan lainnya. - Lokasi lebih teratur

Lokasi yang tidak teratur mengakibatkan penyempitan lokasi kerja dengan pengiriman atau permintaan tak beraturan, setelah perbaikan sistem kanban tidak lagi adanya penumpukan parts maka lokasi kerja lebih teratur. 2.4.1. Konsep Just In Time Pada Kanban

Konsep dari Just In Time ada dua jenis system pengambilan sesuai dengan dua sistem persediaan tersebut yaitu : sistem pengambilan jumlah tetap, siklus tidak tetap dan sistem pengambilan siklus tetap, jumlah tidak tetap.

A. Sistem penganbilan jumlah tetap, siklus tidak tetap

Jumlah pesanan pada setiap pesanan atau ukuran lot (Q) ditentukan oleh model EOQ (Economic Order Quantity) sebagai berikut:

Q = ( 2 AR ) ic Dimana :

A = biaya pemesanan perlot

R = taksiran jumlah permintaan bulanan i = biaya pergudangan

c = biaya satuan

Titik pesan ulang adalah tingkat jumlah yang secara otomatis memicu pesanan baru, ditentukan sebagai berikut :

Titik pesanan ulang = Pemakaian rata-rata perhari + persediaan pesanan telah

diberikan tetapi belum diterima.

Jumlah kanban pada sistem pengambilan jumlah tetap, karena pada sistem JIT tidak menggunakan EOQ untuk menentukan ukuran lot maka ada beberapa sistem pengambilan jumlah tetap.

Ukuran lot cukup besar, rumus yang digunakan adalah :

Jumlah total kanban = ukuran lot dibutuhkan + (permintaan harian x koefisiensi keamanan) Kapasitas peti kemas

Atau

= permintaan bulanan + permintaan x koefisiensi safety Penyiapan bulanan Kapasitas peti kemas Lead time = waktu pengolahan + waktu tunggu + waktu pengiriman + waktu pengumpulan kanban

B. Sistem pengambilan siklus, jumlah tidak tetap

Dalam sistem ini yang dihitung adalah jumlah yang diperlukan untuk periode siklus pesanan ditambah waktu pemesanan.

Jumlah ini disebut jumlah baku :

Jumlah baku = permintaan harian x (siklus pemesanan + waktu pesan ) + persediaan keamanan

37 Siklus pesanan : Selang waktu antara satu

pemesanan dan saat pemesanan berikutnya Waktu pesanan : Selang waktu antara pemberian suatu pemesanan dan Penerima penyerahan barang.

Siklus pesanan = Ukuran ekonomi untuk permintaan Permintaan rata-rata perhari

Jumlah pesanan = (jumlah part persediaan) – pesanan yang diberikan

jumlah kanban dalam sistem pengambilan siklus tetap

Rumus yang digunakan adalah sebagai berikut :

Jumlah total kanban = permintaan harian x (siklus pesan + periode keamanan)

Kapasitas peti kemas

Jumlah pesanan = (jumlah kanban yang dilepaskan pada waktu pengumpulan kanban biasa sejak pengumpulan sebelunya) x (kapasitas peti kemas)

Sehingga :

(Jumlah kanban yang dilepas hasil pengumpulan sebelumya) + (jumlah kanban yang masih dalam proses) = (jumlah total kanban) – (jumlah kanban yang ada ditempelkan pada persediaan)

C. Sistem Siklus Penganbilan Tetap Untuk Kanban Pemasok

Perusahaan pemasok (supplier) yang bekerja sama terkadang letaknya tidak terlalu dekat, sehingga waktu pemesanan termasuk waktu pengiriman relatif lama dan karena itulah sistem pengambilan jumlah tetap mungkin akan menyebabkan kekurangan part persediaan. Untuk mengantisipasi hal tersebut maka digunakan pengambilan siklus tetap jumlah tidak tetap untuk kanban pemasok, teknik pelaksanaan dari siklus tetap jumlah tidak tetap ada tiga yaitu:

1. Sistem kanban regular 2. Junbiki

3. Jundate

Junbiki dan jundate pada prinsipnya sama dengan kanban, hanya saja merupakan suatu pengembangan dari sistem kanban. Pemakaian sistem junbiki dan jundate hanyalah disebabkan karena tempat penyimpanan sementara yang minim dan komponen yang dipesan mempunyai ukuran yang besar.

Jumlah kanban dalam sistem pengambilan siklus tetap

Rumus yang dipergunakan adalah : Jumlah total kanban

= Permintaan harian x (siklus pesan pemasok +

waktu pesan + koefisien keamanan) Kapasitas peti kemas

38 Siklus pemesanan ( Cycle Issue )

= [ (jumlah hari yang digunakan untuk sekali pesan – waktu pemesanan) ]

Jumlah pengangkutan perhari

Dimana [( )] merupakan angka pembulatan, karena itu sekalipun waktu pengiriman hanya dua jam, waktu ini harus dihitung satu hari.

Waktu pemesanan dari supplies siklus pemesanan supplier x selang waktu pengangkutan

Waktu pemesanan dan selang waktu pengangkutan untuk selanjutnya disebut

cycle issue, misalnya cycle issue 1 – 24 – 5

maka kanban supplier dikirim dalam satu hari terdiri dari dua pulluh empat kali pengiriman dilaksanakan pengiriman dengan lima kali lokasi.

Sehingga :

(siklus pesanan pada pemasok) + (waktu pemesanan produksi dari pemasok)

= [(jumlah hari yang digunakan diperlukan untuk sekali pesan–waktu

pemesanan)] x [(1+selang waktu pengangkutan)]

Dan didapat jumlah total kanban :

= (permintaan harian / kapasitas per kanban) x {(jumlah hari yang diperlukan untuk sekali pesan + waktu pemesanan) x (1+selang waktu pengangkutan)+koefisien keamanan)}

Jika :

A= permintaan harian (volume/ day) B=kapasitas per kanban ( pcs / kbn ) X–Y-Z= waktu delivery (cycle issue) Y= jumlah pengangkutan perhari Z= internal delivery

C=koefisien keamanan (safety stock)

h= jam pengiriman setelah pemesanan

(standar 4 jam)

Maka persamaan diatas dapat disederhanakan menjadi :

Total kanban = Ax{X x(Z+1)}+C B Y Safety stock ( C ) = h x A

16 B 2.4.2. Kanban

Kanban menurut bahasa jepang artinya kartu petunjuk. Pertama kali digunakan di supermarket, pada prinsipnya pelanggan ataupun konsumen memilih apa yang diinginkan dan jumlah yang tertentu.

Dengan kanban tersebut grosir supermarket tersebut mengatur dan menyusun produk dalam jumlah yang ditentukan sesuai dengan penempatannya dimana agar pelanggan lebih mudah memilih dan mendapatkan kepuasan dari pelanggan.

Para pakar industri telah mengembangkan dengan ide-ide tentang kanban yang kini menjadi suatu sistem

39 persediaan disetiap perusahaan. Sistem

persediaan dari kanban tersebut merupakan alat untuk mencapai suatu produksi yang tepat waktu (JIT) menghasilkan barang yang diperlukan, dalam jumlah yang diperlukan, dan pada waktu diperlukan.

2.4.2.1. Fungsi Dan Operasional Dari Kanban

Beberapa fungsi kanban sebagai berikut : 1. Sebagai petunjuk produksi dan

pengiriman part.

2. Sebagai alat visual control dalam mengurangi kelebihan produksi dan keterlambatan proses produksi.

3. Sebagai alat perbaikan secara terus menerus ( kaizen ) pekerjaan di line produksi dalam mengurangi upaya – upaya yang mengakibatkan pemborosan. Operasional dari kanban meliputi :

1. Part yang kurang tidak bisa dilanjutkan ke proses selanjutnya.

2. Hanya menarik part – part yang diperlukan untuk proses produksi.

3. Jumlah part yang dihasilkan harus sama dengan jumlah penarikan pada proses selanjutnya.

4. Jangan memproduksi ataupun melanjutkan part tanpa disertai kanban. 5. Kanban harus diserahkan dengan part

yang benar.

6. Nomor kanban harus sama dengan nomor part.

7. Part dengan kanban yang dikirim ke line proses produksi harus sesuai dan tepat. 2.4.2.2. Pengenalan Kanban

Didalam pelaksanaan kanban sistem, sarana-sarana yang digunakan adalah sebagai berikut :

Isi kanban

Kanban merupakan secarik kertas yang berisi nama supplier, jumlah pcs/box, nomor kanban, jenis part dan lain-lain seperti terlihat dalam contoh gambar berikut ini:

Keterangan :

1) Kode supplier.

2) Jenis pallet/box.

3) Jumlah barang setiap pallet/box.

4) Kode model jenis kendaraan.

5) Nomor kanban.

6) Indikasi posisi lokasi (kiri/kanan) dengan

tanda warna

 Hitam : kiri

 Merah : kanan

7) Posisi lokasi dengan tanda warna. 8) Lokasi proses pemasangan. 9) Barcode.

9A : Barcode sebagai informasi data part (nomor part, nama part, kode supplier) 9B : Barcode untuk kode special dari kanban tersebut

10) Tipe kanban : Temporary, Blank, Reguler (Cyclic).

11) Nomor registrasi untuk barcode kanban sistem.

40

12) Nomor kecil yang mewakili data part (P/NO…,P/NAME…dll).

13) Kode area penerimaan. 14) Nomor part.

15) Nama part.

Kartu inilah yang digunakan oleh divisi logistik sebagai alat untuk pemesanan, dari kartu ini akan diketahui barang apa yang dipesan, berapa jumlahnya, siapa pemasoknya dan dimana barang tersebut harus ditempatkan. Sebelumnya kartu ini diproses di bagian PCD untuk dimasukkan dalam data base computer, namun sekarang kartu ini sudah mulai diproses di bagian logistik dan terdapat pula data base computer untuk pelaksanaannya.

Kartu atau kanban yang diproses akan diambil supplier dan oleh supplier kartu ini akan dikirim kembali bersama part seperti yang tertulis dikanban.

Ada tiga hal yang perlu diingat tentang problem kanban antara lain :

1. Cepat menggantungkan kanban atau mengambilnya dapat terjadinya lead time pengiriman cepat dan mengakibatkan over stock / stock berlebih.

2. Lambat menggantungkan kanban atau mengambilnya dapat terjadinya lead time pengiriman lambat dan part kritis sehingga menimbulkan line stop dalam produksi.

3. Kanban hilang mengakibatkan tidak adanya order dan part menjadi kritis sehingga meninbulkan line stop produksi. ANALISA DATA DAN

PENYELESAIAN MASALAH 4.1. Analisa Permasalahan

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan penulis selama job training, penulis menganalisa terdapat factor yang mempengaruhi persediaan part di line proses trimming 1 assembly PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia. Faktor tersebut adalah : persediaan part yang terjadi kekurangan pada part pedal brake.

Oleh karena itu dalam pengendalian dan pendistribusian persediaan bahan baku haruslah benar – benar diperhitungkan jika tidak, akan terjadinya produktifitas menurun.

4.2. Penyelesaian Masalah

Permasalahan dalam hal pengendalian dan pendistribusian persediaan bahan baku haruslah diselesaikan dengan baik oleh karena itu penulis berusaha membantu menyelesaikan permasalahan dilakukan dengan menganalisa yang ada pendistribusian bahan baku pada part pedal brake kedalam line proses assembly agar dapat meningkatkan produktifitas

41 perusahaan. Adapun usulan penyelesaiannya

adalah sebagai berikut : 1. Laporan Hasil Produksi

Laporan yang menyangkut semua permasalahan dalam line stop di area logistik baik secara internal maupun eksternal. Laporan ini juga meliputi perencanaan yang telah dibuat dan aktual dalam pelaksanaannya.

Laporan hasil produksi yang ada dilogistik hanya menyangkut semua kegiatan aktivitas dilingkungan itu saja yaitu mengetahui part yang akan dipesan dan telah diterima di gudang logistik ini terbagi menjadi dua antara lain :

1.a. Data Harian Line Stop

Data ini terbagi menjadi dua yaitu : a) Data harian Line Stop Intern

Hasil laporan yang diambil dari permasalahan yang ada di dalam area logistik. Biasanya menyangkut tentang hal-hal mengenai kelebihan atau kekurangan part, kesalahan pada part, dan masalah – masalah lain di dalamnya.

b) Data Harian Line Stop Ekstern

Laporan ini menyangkut persoalan diluar logistik yaitu dari supplier yang mana dalam pengiriman part mengalami keterlambatan, salah model dan lain-lain.

1.b. Laporan Produksi

Dalam penerimaan part dari supplier dan pengiriman ke proses selanjutnya diperlukan juga laporan mengenai berapa part yang direncanakan, part yang ada (aktual), jumlah part yang ada, perbedaan dari rencana dan aktualnya serta lembur akibat proses yang lambat.

Laporan yang berisikan tentang itu semua disusun dan dibentuk kedalam laporan dengan menggunakan diagram batang agar lebih mudah diketahui yang mana perencanaan dan aktual yang dilakukan. 2. Pengetahuan Tentang Collecting

Kanban

Didalam area logistik untuk mengadakan transaksi berupa permintaan part dari supplier diperlukan adanya pengumpulan kanban agar proses pemesanan berjalan dengan lancar.

Collecting kanban adalah proses

pengumpulan kanban di tiap line hingga sampai ditaruh dan dikumpulkan dalam box sesuai dengan nama supplier yang tercantum pada kanban di dalam bagian logistik. Orang yang mengumpulkan kanban disebut dengan

Collector.

2.a. Flow Process Collecting Kanban

Pada saat penyuplaian part dari store ke line untuk produksi, si operator di line mengambil part pertama dari penyuplaian

42 tersebut untuk di proses produksi.

Pengambilan part pertama kanban ditaruh di box kanban yang berwarna kuning, untuk part seterusnya tidak diperlukan kanban lagi karena dalam 1 pallet hanya membutuhkan satu kanban. Dalam satu kanban terdiri dari beberapa part.

Apabila part telah habis atau dalam keadaan kosong dari Group Head line produksi membunyikan tanda paging agar pengumpulan kanban oleh kolektor segera terlaksana dan pemesanan part pun tidak sulit. Dari hasil pengumpulan kanban pada box kanban yang tersedia harus disesuaikan dengan jam paging yang telah ditentukan.

Setelah Group Head mengumpulkan kanban di rak kanban, lalu ditaruh di pos kanban yang telah disediakan di tiap-tiap line agar si kolektor mudah dalam tugasnya untuk mengumpulkan kanban di tiap line.

Check sheet pada pos kanban ditanda

tangani sesuai jam paging yang telah ditentukan. Setelah ditanda tangani koin pada pos kanban juga harus dibalikan, koin-koin itu mempunyai dua warna yaitu berwarna hijau dan merah masing-masing koin tersebut mempunyai makna yang berbeda:

- Warna hijau berarti kanban telah dikumpulkan semuanya.

- Warna merah berarti kanban tersebut belum terkumpul semuanya.

Saat petugas kolektor mengambil dan mengumpulkan kanban di line, check

sheet pada pos kanban di tanda tangani

supaya jelas bahwa kanban di pos itu benar-benar sudah terambil. Setelah kanban terambil semua petugas kolektor membawa hasil pengumpulan kanban keruang kanban, disana petugas kolektor itu harus memasukkan kanban ke dalam kotak tiap masing-masing line dan suppliernya. Setelah petugas kolektor selesai, petugas bagian logistic hanya menscanner lewat komputer agar lebih mudah untuk mengorder part, kegiatan ini dilakukan terus agar stock pada store tidak habis.

2.b. Flow System Critical / Error Part Untuk mengatasi part yang kritis di butuhkan informasi melalui komunikasi antara supplier dan logistik dengan menggunakan beberapa langkah menurut

Standart Operation Procedure (SOP) yaitu :

I. Langkah pertama : 1. Line Produksi

a) GH/LH produksi melaporkan bahwa part kritis ke operator transport supply (min stock 20 pcs).

43 a) Bila part tersebut ada maka operator

supply mengambil part di store dan laporkan ke ruang kanban bila part yang diambilnya adalah pallet yang terakhir. b) Bila part tidak ada segera laporkan ke

GH/LH khusus bagian supply.

c) Dari hasil laporan tersebut GH/LH laporan ke kanban room.

3. Kanban room

a) Cek sirkulasi kanban. II. Langkah kedua : 1. Kanban room

a) Data part kritis, kanban delay informasikan ke assembly.

b) Informasikan part kritis untuk di emergency.

c) Bila part di assembly problem lapor segera ke GH.

d) Laporkan bila terjadi line stop. 2. Chief (kepala bagian)

a) Klasifikasikan informasi keatasan untuk diketahui.

- GH ke LH = 2 jam @ produksi (34 - 40 pcs)

- LH ke SH = 1 jam @ produksi (17 – 20 pcs)

- SH ke DpH = 0.5 jam @ produksi (10 – 15 pcs)

3. Assembly Plant

a) Menginformasikan kondisi part kritis di Assembly.

b) Informasi bahwa kanban delay dan store kosong.

III. Langkah ketiga : 1. Assembly Plant

a) Jadwal produksi dan rencana. b) Pengiriman untuk part.

c) Bila ada trouble dies/part segera repair. d) Memberikan jawaban apabila part yang

diinginkan telah dibuat.

e) Laporkan ke line stop dan kirim segera ke kanban room.

2. CCR (Corporate Cultural Responsibility) a) CCR menginformasikan part kritis ke

assembly dan menanyakan problem yang terjadi serta menanyakan kanban part kritis tersebut bisa dikirim.

b) Reschedule (di jadwal ulang) ke assembly

produksi.

2.c. Sistem KBS (Kanban Barcode System) Sistem dalam pemesanan suatu part dibutuhkan mesin – mesin yang mampu membaca nomor – nomor yang tercantum pada kanban. Oleh karena itu dalam ruangan kanban dibuatlah suatu sistem komputerisasi yang menggunakan barcode dengan nama sistem pemprograman Kanban Barcode System (KBS).

44 Sistem yang dikenal dengan KBS ini

dibuat oleh tim dari PCD yang mana dalam sistem ini pembacaan kanban hanya memerlukan alat barcode seperti halnya yang terdapat di pasar – pasar swalayan. Kanban Barcode System ini bukan hanya dapat membaca kanban saja tetapi juga dapat berfungsi sebagai berikut:

1. Dapat membuat kanban baru apabila kanban tersebut hilang.

2. Mampu mengetahui pemecahan masalah pada kanban bila terjadi kanban delay, hilang atau kritis.

3. Dalam pemecahan masalah tersebut KBS hanya mempergunakan detect deviation, sirkulasi kanban dan status pada kanban. 2.d. Analisa Kehilangan / Part Kritis

Cara menganalisa ini dengan menggunakan sistem KBS dimana apabila terjadinya kehilangan / part kritis memerlukan sistem yang terkomputerisasi. Tindakan yang dilakukan oleh karyawan apabila terjadi, harus sesuai dengan Standart

Operation Procedure (SOP) yang telah

dibuat oleh tim dari logistik dan telah disetujui oleh perusahaan yang bersangkutan. Dalam menganalisa penanggulangan masalah pada kanban yang menyangkut tentang informasi dari part

yang kritis dapat dilakukan dengan KBS itu sendiri dengan cara :

 DETECT DEVIATION

Fungsi mengetahui jumlah kanban yang diorder dan rencana part yang akan diterima dari supplier/fluktuasi kanban.

 CIRCULATION OF KANBAN

Fungsi mengetahui siklus putaran nomor kanban yang ada dari jumlah kanban yang beredar (regular kanban).

 STATUS OF KANBAN

Fungsi mengetahui jumlah kanban yang aktif (valid) dan tidak aktif (not valid) dari jumlah kanban yang sudah tercetak (print out). Yang dimaksud dengan valid adalah berjalannya produksi yang seimbang (heijunka).

Heijunka, yang secara ekonomi berarti menjaga agar kapasitas produksi terpakai stabil, mengubah paradigma proses produksi dimana satu assembly line hanya untuk satu jenis produk. Heijunka membuat satu

assembly line untuk beraneka produk sesuai

dengan permintaan konsumen.

Berikut ini adalah data yang telah di analisa dan menyebabkan part kritis sehingga bisa dilihat sebagai berikut :

REPORT

TOPIC : DETECT DEVIATION OF NO OF KANBAN READING BY SUPPLIER

45

TIME : 14 : 17 : 50

PAGE : 1

- - - - - -

SUPP.CODE : NTC

SUPP.NAME :

REC.AREA : 06 / ASSY-KF

C.ISSUE : 1- 8 – 4 ONE CYCLE :

DEL.SCD : 07:35 10:00 13:00 15:25 20:15 22:25 01:15 03:35

- - - - - - -- - -

PART PART NO M M PCS VOL

NO NAME MODEL OF I A LINE / / 1 2 3 4 5 6 7 8

KBN N X

LOCATION KBN DAY

- - - - - -

51701 – 0B010 – PB PEDAL BRAKE SUB-ASS 150 13 1 4 FR – 005 20 298.0 2 3 1 1 3 1 1 2

51605 – 0B010 PEDAL BRAKE SUB-ASS 146 19 2 5 FR – 019 36 756.0 0* 7+ 0* 2 3 2 1* 3

- -- - - - - - -- - -

* : UNDER MIN.ORDER + : UPPER

MAX.ORDER

Berdasarkan dari data detect deviation tersebut dapat dilihat jumlah

kanban yang datang dan diterima oleh logistik menimbulkan ketidak seimbangan (Non Heijunka) fluktuasi yang telah ditentukan yaitu batas maksimal dan minimal order.

Pada gambar 4.1 adalah fluktuasi kanban yang heijunka, diagram ini ditampilkan berdasarkan jumlah kanban yang beredar dengan nomor part 51701 –

0B010 - PB dan nama part Pedal Brake Sub– Ass. Sedangkan pada gambar 4.2 merupakan fluktuasi kanban yang tidak

heijunka dapat menimbulkan over stock atau

part kurang di line produksi, berdasarkan jumlah kanban yang beredar dengan nomor part 51605 – 0B010 dan nama part Pedal Brake Sub – Ass.

Berikut ini fluktasi yang telah ditentukan yaitu batas maksimal dan minimal order. Seperti terlihat dibawah ini ketidak seimbangan non Heijunka : dimana ‘y’ jumlah kanban yang diterima logistik, ‘x’waktu.

ANALISA

Diagram 4.1 Heijunka

Digram 4.2 tidak Heijunka

PENUTUP 5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan di PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia penulis dapat

0 1 2 3 4 5 6 7

1 2 3 4 5 6 7 8

0 1 2 3 4

46 menyimpulkan beberapa hal, diantaranya

sebagai berikut :

1. Sistem persediaan pada PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia adalah sistem kanban yang merupakan salah satu aplikasi dari konsep JIT (Just In

Time), dimana bahan baku (part)

tersedia harus sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan waktu yang tepat. Dengan demikian persediaan bahan baku dan pemesanannya dilakukan atas dasar harian dengan jumlah yang kecil sehingga pemasok sering mengirim lebih dari sekali dalam sehari sesuai dengan

cycle issue.

2. Sistem manajemen logistik yang kurang baik sangat mempengaruhi pada pelaksanaan dan persediaan part di area logistik.

3. Sistem collecting kanban berdasarkan Just In Time yaitu sesuai jam paging memang sangat mempengaruhi proses di setiap line produksi.

5.2 Saran – Saran

Dari beberapa kesimpulan di atas penulis juga mempunyai saran-saran yang dapat diberikan, adalah sebagai berikut : 1. PT. Toyota Motor Manufacturing

Indonesia sebaiknya lebih memperluas kerjasama dengan supplier lainnya

sehingga tidak ada supplier tunggal, hal ini dimaksudkan untuk menghindari keterlambatan jika salah supplier berhalangan.

2. Pengendalian persediaan yang kurang baik diakibatkan manajemen pengendalian yang kurang baik sehingga tidak efektif. Oleh karena itu tindakan yang harus dilakukan perusahaan adalah dengan mengadakan pengendalian intern untuk mengadakan penilaian secara mendalam dengan bertahap dan berkelanjut, sehingga akan didapat suatu rencana manajemen pengendalian yang memberikan pemisahan sesuai dengan tujuan, wewenang, dan tugas masing-masing karyawan.

3. Apabila part telah habis atau dalam keadaan kosong dari Group Head line produksi harus membunyikan tanda paging agar pengumpulan kanban oleh kolektor segera terlaksana dan pemesanan part pun tidak sulit.

41

perusahaan. Adapun usulan penyelesaiannya adalah sebagai berikut :

1. Laporan Hasil Produksi

Laporan yang menyangkut semua

permasalahan dalam line stop di area logistik baik secara internal maupun

eksternal. Laporan ini juga meliputi

perencanaan yang telah dibuat dan aktual dalam pelaksanaannya.

Laporan hasil produksi yang ada

dilogistik hanya menyangkut semua

kegiatan aktivitas dilingkungan itu saja yaitu mengetahui part yang akan dipesan dan telah diterima di gudang logistik ini terbagi menjadi dua antara lain :

1.a. Data Harian Line Stop

Data ini terbagi menjadi dua yaitu :

a) Data harian Line Stop Intern

Hasil laporan yang diambil dari

permasalahan yang ada di dalam area logistik. Biasanya menyangkut tentang hal-hal mengenai kelebihan atau kekurangan part, kesalahan pada part, dan masalah – masalah lain di dalamnya.

b) Data Harian Line Stop Ekstern

Laporan ini menyangkut persoalan diluar logistik yaitu dari supplier yang mana dalam pengiriman part mengalami keterlambatan, salah model dan lain-lain.

1.b. Laporan Produksi

Dalam penerimaan part dari supplier dan pengiriman ke proses selanjutnya diperlukan juga laporan mengenai berapa part yang direncanakan, part yang ada (aktual), jumlah part yang ada, perbedaan dari rencana dan aktualnya serta lembur akibat proses yang lambat.

Laporan yang berisikan tentang itu semua disusun dan dibentuk kedalam laporan dengan menggunakan diagram batang agar

lebih mudah diketahui yang mana

perencanaan dan aktual yang dilakukan.

2. Pengetahuan Tentang Collecting Kanban

Didalam area logistik untuk mengadakan transaksi berupa permintaan part dari supplier diperlukan adanya pengumpulan kanban agar proses pemesanan berjalan dengan lancar.

Collecting kanban adalah proses pengumpulan kanban di tiap line hingga sampai ditaruh dan dikumpulkan dalam box sesuai dengan nama supplier yang tercantum pada kanban di dalam bagian logistik. Orang yang mengumpulkan kanban disebut dengan Collector.

2.a. Flow Process Collecting Kanban

Pada saat penyuplaian part dari store ke line untuk produksi, si operator di line mengambil part pertama dari penyuplaian

42

tersebut untuk di proses produksi.

Pengambilan part pertama kanban ditaruh di box kanban yang berwarna kuning, untuk part seterusnya tidak diperlukan kanban lagi karena dalam 1 pallet hanya membutuhkan satu kanban. Dalam satu kanban terdiri dari beberapa part.

Apabila part telah habis atau dalam keadaan kosong dari Group Head line produksi membunyikan tanda paging agar pengumpulan kanban oleh kolektor segera terlaksana dan pemesanan part pun tidak sulit. Dari hasil pengumpulan kanban pada box kanban yang tersedia harus disesuaikan dengan jam paging yang telah ditentukan.

Setelah Group Head mengumpulkan kanban di rak kanban, lalu ditaruh di pos kanban yang telah disediakan di tiap-tiap line agar si kolektor mudah dalam tugasnya untuk mengumpulkan kanban di tiap line. Check sheet pada pos kanban ditanda tangani sesuai jam paging yang telah ditentukan. Setelah ditanda tangani koin pada pos kanban juga harus dibalikan, koin-koin itu mempunyai dua warna yaitu berwarna hijau dan merah masing-masing koin tersebut mempunyai makna yang berbeda:

- Warna hijau berarti kanban telah

dikumpulkan semuanya.

- Warna merah berarti kanban tersebut

belum terkumpul semuanya.

Saat petugas kolektor mengambil dan mengumpulkan kanban di line, check sheet pada pos kanban di tanda tangani supaya jelas bahwa kanban di pos itu benar-benar sudah terambil. Setelah kanban terambil semua petugas kolektor membawa hasil pengumpulan kanban keruang kanban,

disana petugas kolektor itu harus

memasukkan kanban ke dalam kotak tiap masing-masing line dan suppliernya. Setelah petugas kolektor selesai, petugas bagian logistic hanya menscanner lewat komputer agar lebih mudah untuk mengorder part, kegiatan ini dilakukan terus agar stock pada store tidak habis.

2.b. Flow System Critical / Error Part Untuk mengatasi part yang kritis di butuhkan informasi melalui komunikasi

antara supplier dan logistik dengan

menggunakan beberapa langkah menurut Standart Operation Procedure (SOP) yaitu :

I. Langkah pertama :

1. Line Produksi

a) GH/LH produksi melaporkan bahwa part

kritis ke operator transport supply (min stock 20 pcs).

43

a) Bila part tersebut ada maka operator

supply mengambil part di store dan laporkan ke ruang kanban bila part yang diambilnya adalah pallet yang terakhir.

b) Bila part tidak ada segera laporkan ke

GH/LH khusus bagian supply.

c) Dari hasil laporan tersebut GH/LH

laporan ke kanban room.

3. Kanban room

a) Cek sirkulasi kanban.

II.Langkah kedua :

1. Kanban room

a) Data part kritis, kanban delay

informasikan ke assembly.

b) Informasikan part kritis untuk di

emergency.

c) Bila part di assembly problem lapor

segera ke GH.

d) Laporkan bila terjadi line stop.

2. Chief (kepala bagian)

a) Klasifikasikan informasi keatasan untuk

diketahui.

- GH ke LH = 2 jam @ produksi (34 -

40 pcs)

- LH ke SH = 1 jam @ produksi (17 –

20 pcs)

- SH ke DpH = 0.5 jam @ produksi (10

– 15 pcs)

3. Assembly Plant

a) Menginformasikan kondisi part kritis di

Assembly.

b) Informasi bahwa kanban delay dan store

kosong.

III. Langkah ketiga :

1. Assembly Plant

a) Jadwal produksi dan rencana.

b) Pengiriman untuk part.

c) Bila ada trouble dies/part segera repair.

d) Memberikan jawaban apabila part yang

diinginkan telah dibuat.

e) Laporkan ke line stop dan kirim segera ke

kanban room.

2. CCR (Corporate Cultural Responsibility)

a) CCR menginformasikan part kritis ke

assembly dan menanyakan problem yang terjadi serta menanyakan kanban part kritis tersebut bisa dikirim.

b) Reschedule (di jadwal ulang) ke assembly produksi.

2.c. Sistem KBS (Kanban Barcode System) Sistem dalam pemesanan suatu part dibutuhkan mesin – mesin yang mampu membaca nomor – nomor yang tercantum pada kanban. Oleh karena itu dalam ruangan kanban dibuatlah suatu sistem komputerisasi yang menggunakan barcode dengan nama sistem pemprograman Kanban Barcode System (KBS).

44

Sistem yang dikenal dengan KBS ini dibuat oleh tim dari PCD yang mana dalam

sistem ini pembacaan kanban hanya

memerlukan alat barcode seperti halnya yang terdapat di pasar – pasar swalayan. Kanban Barcode System ini bukan hanya dapat membaca kanban saja tetapi juga dapat berfungsi sebagai berikut:

1. Dapat membuat kanban baru apabila

kanban tersebut hilang.

2. Mampu mengetahui pemecahan masalah

pada kanban bila terjadi kanban delay, hilang atau kritis.

3. Dalam pemecahan masalah tersebut KBS

hanya mempergunakan detect deviation, sirkulasi kanban dan status pada kanban. 2.d. Analisa Kehilangan / Part Kritis

Cara menganalisa ini dengan

menggunakan sistem KBS dimana apabila

terjadinya kehilangan / part kritis

memerlukan sistem yang terkomputerisasi. Tindakan yang dilakukan oleh karyawan apabila terjadi, harus sesuai dengan Standart Operation Procedure (SOP) yang telah dibuat oleh tim dari logistik dan telah

disetujui oleh perusahaan yang

bersangkutan. Dalam menganalisa

penanggulangan masalah pada kanban yang menyangkut tentang informasi dari part

yang kritis dapat dilakukan dengan KBS itu sendiri dengan cara :

 DETECT DEVIATION

Fungsi mengetahui jumlah kanban yang diorder dan rencana part yang akan diterima dari supplier/fluktuasi kanban.

 CIRCULATION OF KANBAN

Fungsi mengetahui siklus putaran nomor kanban yang ada dari jumlah kanban yang beredar (regular kanban).

 STATUS OF KANBAN

Fungsi mengetahui jumlah kanban yang aktif (valid) dan tidak aktif (not valid) dari jumlah kanban yang sudah tercetak (print out). Yang dimaksud dengan valid adalah

berjalannya produksi yang seimbang

(heijunka).

Heijunka, yang secara ekonomi berarti menjaga agar kapasitas produksi terpakai stabil, mengubah paradigma proses produksi dimana satu assembly line hanya untuk satu jenis produk. Heijunka membuat satu assembly line untuk beraneka produk sesuai dengan permintaan konsumen.

Berikut ini adalah data yang telah di

analisa dan menyebabkan part kritis

sehingga bisa dilihat sebagai berikut : REPORT

TOPIC : DETECT DEVIATION OF NO OF KANBAN

READING BY SUPPLIER

45

TIME : 14 : 17 : 50

PAGE : 1

- - - - - -

SUPP.CODE : NTC

SUPP.NAME :

REC.AREA : 06 / ASSY-KF

C.ISSUE : 1- 8 – 4 ONE CYCLE :

DEL.SCD : 07:35 10:00 13:00 15:25 20:15 22:25 01:15 03:35

- - - - - - -- - -

PART PART NO M M PCS VOL

NO NAME MODEL OF I A LINE / / 1 2 3 4 5 6 7 8

KBN N X LOCATION KBN DAY

- - - - - -

51701 – 0B010 – PB PEDAL BRAKE SUB-ASS 150 13 1 4 FR – 005 20 298.0 2 3 1 1 3 1 1 2

51605 – 0B010 PEDAL BRAKE SUB-ASS 146 19 2 5 FR – 019 36 756.0 0* 7+ 0* 2 3 2 1* 3

- -- - - - - - -- - -

* : UNDER MIN.ORDER + : UPPER

MAX.ORDER

Berdasarkan dari data detect

deviation tersebut dapat dilihat jumlah kanban yang datang dan diterima oleh logistik menimbulkan ketidak seimbangan

(Non Heijunka) fluktuasi yang telah

ditentukan yaitu batas maksimal dan minimal order.

Pada gambar 4.1 adalah fluktuasi

kanban yang heijunka, diagram ini

ditampilkan berdasarkan jumlah kanban yang beredar dengan nomor part 51701 –

0B010 - PB dan nama part Pedal Brake Sub– Ass. Sedangkan pada gambar 4.2 merupakan fluktuasi kanban yang tidak heijunka dapat menimbulkan over stock atau part kurang di line produksi, berdasarkan jumlah kanban yang beredar dengan nomor part 51605 – 0B010 dan nama part Pedal Brake Sub – Ass.

Berikut ini fluktasi yang telah ditentukan yaitu batas maksimal dan minimal order.

Seperti terlihat dibawah ini ketidak

seimbangan non Heijunka : dimana ‘y’ jumlah kanban yang diterima logistik, ‘x’waktu.

ANALISA

Diagram 4.1 Heijunka

Digram 4.2 tidak Heijunka

PENUTUP 5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang telah

dilaksanakan di PT. Toyota Motor

Manufacturing Indonesia penulis dapat

0 1 2 3 4 5 6 7

1 2 3 4 5 6 7 8

0 1 2 3 4

46

menyimpulkan beberapa hal, diantaranya sebagai berikut :

1. Sistem persediaan pada PT. Toyota

Motor Manufacturing Indonesia adalah sistem kanban yang merupakan salah satu aplikasi dari konsep JIT (Just In Time), dimana bahan baku (part) tersedia harus sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan waktu yang tepat. Dengan demikian persediaan bahan baku dan pemesanannya dilakukan atas dasar harian dengan jumlah yang kecil sehingga pemasok sering mengirim lebih dari sekali dalam sehari sesuai dengan cycle issue.

2. Sistem manajemen logistik yang kurang

baik sangat mempengaruhi pada

pelaksanaan dan persediaan part di area logistik.

3. Sistem collecting kanban berdasarkan

Just In Time yaitu sesuai jam paging memang sangat mempengaruhi proses di setiap line produksi.

5.2 Saran – Saran

Dari beberapa kesimpulan di atas penulis juga mempunyai saran-saran yang dapat diberikan, adalah sebagai berikut :

1. PT. Toyota Motor Manufacturing

Indonesia sebaiknya lebih memperluas kerjasama dengan supplier lainnya

sehingga tidak ada supplier tunggal, hal ini dimaksudkan untuk menghindari

keterlambatan jika salah supplier

berhalangan.

2. Pengendalian persediaan yang kurang

baik diakibatkan manajemen

pengendalian yang kurang baik sehingga tidak efektif. Oleh karena itu tindakan yang harus dilakukan perusahaan adalah dengan mengadakan pengendalian intern untuk mengadakan penilaian secara

mendalam dengan bertahap dan

berkelanjut, sehingga akan didapat suatu rencana manajemen pengendalian yang memberikan pemisahan sesuai dengan tujuan, wewenang, dan tugas masing-masing karyawan.

3. Apabila part telah habis atau dalam

keadaan kosong dari Group Head line produksi harus membunyikan tanda paging agar pengumpulan kanban oleh

kolektor segera terlaksana dan