MENJELASKAN CARA PENGKODEAN DOKUMEN S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN MANAJEMEN UNIVERSITAS NEGERI MALANG 2017 Oleh : Tutut Purwo Sayekti NIM : 150412604975 KATA PENGANTAR - RPP PENGKODEAN

  KD 3.5 MENJELASKAN DOKUMEN

  Oleh : Tutut Purwo Sayekti NIM : 150412604975

S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

  1 JURUSAN MANAJEMEN

  KATA PENGANTAR

  Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan maksud memenuhi tugas matakuliah Media Pembelajaran Berbasis TIK, untuk Program

  Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi saya untuk melakukan peer-teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

  Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

  Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP- 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul, Media pembelajaran berupa slide power point.

  Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

  Malang, Mei 2017

  2

  

Daftar Isi

  Halaman Halaman Judul..............................................................................................................

  1 Kata Pengantar..............................................................................................................

  2 Silabus ..............................................................................................................

  4 Rencana Pelaksanaan Pembelajaran.............................................................................

  8 LKS-1: Konsep Dasar Pengkodean.............................................................................. 16 LKS-2: Peranan Pengkodean........................................................................................ 18 LKS-3: Langkah-langkah Pengkodean......................................................................... 20 LKS-4: Pengkodean Berdasarkan Daftar Klasifikasi................................................... 22 LP-1: Penilaian Produk................................................................................................. 26 LP-2: Asesmen Kinerja Proses..................................................................................... 34 LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor............................................................................. 37 LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter...................................................................... 39 LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial ...................................................................... 40

  3

A. SILABUS MATA KEGIATAN MANAJEMEN KEARSIPAN

  Standar Kompetensi : Kearsipan Kompetensi Dasar : Menjelaskan cara pengkodean dokumen

  1. Melakukan pengkodean dokumen menurut sistem abjad (peraturan pengkodean)

  2. Melakukan pengkodean menurut daftar klasifikasi sistem kronologi dan sistem subyek

  3. Melakukan pengkodean menurut daftar klasifikasi sistem wilayah dan nomor Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP : Melakukan pengkodean menurut

  daftar klasifikasi sistem wilayah dan nomor

  4

  SILABUS Nama Sekolah : SMK Negeri 2 Tulungagung Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen Program Keahlian : Administrasi Perkantoran Kls/ Semester : X / I Alokasi Waktu : 4 x 45 menit Standar Kompetensi : Kearsipan

  Memahami pengkodean dokumen

  5

  c. Macam-macam daftar klasifikasi

  a. Konsep dasar pengkodean b. Prosedur pengkodean dokumen

  1. LKS 1 :

  LP-1: Produk 4 x 45’

  Tes Tes Tulis

  pengkodean dokumen berdasarkan daftar klasifikasi

  3. Memahami langkah- langkah pengkodean dokumen

  2. Memahami peranan dokumen

  Produk 1.

  Materi Pembelaja ran

  4. Melakukan pengkodean dokumen

  3. Pola klasifikasi sistem nomor

  2. Pola klasifikasi sistem wilayah

  1. Pemahaman konsep pengkodean

  Instrumen Menjelask an cara pengkodea n dokumen

  Bentuk Instrumen

  Belajar Teknik

  Waktu Sumber

  Kompetensi Penilaian Alo- kasi

  Kegiatan pembelajaran Indikator Pencapaian

4. Memahami

  5. Proses Melaksanakan praktek pengkoodean dokumen yang tepat untuk efisiensi penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip arsip

  Psikomotor

  Mempraktekkan langkah- langkah pengkodean dokumen secara tepat

  Afektif: Karakter

  1. Teliti, tekun, cekatan

  2. Jujur, loyal, Tes Tes Pengam atan

  Asesmen Kinerja Proses Assesmen Kinerja Psikomoto r Pengamat an perilaku berkarakte r

  LP-2: Proses LP-3: Psikomoto r LP-4: Pengamata n perilaku berkarakte r arsiparis

  d. LKS 2 : Langkah- langkah pengkodean yang benar

  e. LKS 3 : Langkah- pengkodean yang benar f. Kunci LKS 1, 2, 3

  g. LP 1: Produk

  h. LP 2: Proses i. LP 3: Psikomotor j. LP 4: Pengamatan

  Perilaku arsiparis

  6 kreatif

  3. Disiplin

  4. Dapat dipercaya, 5. menyimpanan rahasia

  6. Tanggung jawab

  Keterampilan Sosial

  Kreatif, menyumbang ide atau berpendapat, mampu menjaga rahasia, melayani permintaan informasi.

  Pengam atan Pengamat an Keterampi lan Sosial

  LP-5: Pengamata n Keterampil an Sosial k. LP 5: Pengamatan

  Keterampilan Sosial l. Silabus m. Modul

  7

  

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

Satuan Pendidikan : SMK Negeri 2 Tulungagung

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran Kelas/Semester : Kelas X / Semester I Materi Pembelajaran : Kearsipan Alokasi Waktu : 4 x 45 menit

  I. Standar Kompetensi : Kearsipan

  II. Kompetensi Dasar : Menjelaskan cara pengkodean dokumen

  III. Indikator

  1. Kognitif

  1. Produk:

  a. Memahami pengkodean dokumen

  b. Memahami peranan pengkodean dokumen

  c. Memahami prosedur pengkodean dokumen

  d. Menentukan klasifikasi yang tepat

  2. Proses: Melaksanakan praktek pengkodean dokumen dengan tepat untuk efisiensi penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan: a. Menentukan klasifikasi

  b. Melakukan mengindeks

  c. Melakukan pengkodean

  3. Psikomotor Mempraktekkan langkah-langkah pengkodean dokumen secara sistematis yang meliputi kegiatan: menentukan klasifikasi, melakukan pengindeksan dan melakukan pengkodean

  4. Afektif

  1. Mengembangkan sikap berkarakter yang meliputi :

  a. Teliti, tekun, cekatan

  b. Jujur, loyal, kreatif

  c. Disiplin

  d. Dapat dipercaya,

  e. Dapat menyimpanan rahasia f. Tanggung jawab

  2. Keterampilan sosial:

  a. berkomunikasi

  b. bekerjasama

  c. melayani

IV. Tujuan Pembelajaran:

  A. Kognitif

  1. Produk:

  a. Siswa dapat mendeskripsikan pengkodean dokumen dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

  b. Siswa dapat memahami peranan pengkodean dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

  c. Siswa dapat menjelaskan prosedur pengkodean dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

  d. Siswa dapat menentukan daftar klasifikasi yang tepat dalam pengkodean dengan mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1: Produk sesuai kunci jawaban

  2. Proses Disediakan seperangkat warkat dan map penyimpanan sementara, sehingga siswa dapat melakukan pengkodean dokumen dengan langkah-langkah yang benar sesuai dengan rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2, proses meliputi: membuat daftar klasifikasi, menentukan unit, menentukan kode dan menuliskan kode

  B. Psikomotor Disediakan warkat dan peralatan pengkodean meliputi: alat tulis, paper klip, map.

  Siswa dapat melakukan proses pengkodean sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan pada LP 3 Psikomotor.

  C. Afektif

  1. Karakter: Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter arsiparis yang teliti, tekun, cekatan, jujur, loyal, kreatif, disiplin, dapat dipercaya, dapat menyimpanan rahasia, dan tanggungjawab sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.

  2. Keterampilan sosial: Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, berkomunikasi, bekerjasama, melayani sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.

  V. Materi Pembelajaran

• Konsep dasar pengkodean
• Peranan Pengkodean  Langkah-langkah Pengkodean  Pengkodean berdasarkan klasifikasi sistem wilayah dan nomor

  VI. Pendekatan Pembelajaran

• Pendekatan Saintifik

  VII. Model dan Metode Pembelajaran:

• Model Pembelajaran: Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)
• Metode Pembelajaran: tugas proyek berupa simulasi pengkodean dokumen dikombinasikan dengan inquiry.

  VIII. Bahan

   Lembar Kerja 1, 2, 3

  IX. Alat dan Media: Alat terdiri dari:

   5 (lima) set perangkat praktek yang masing-masing berisi 10 sampai dengan 15 surat,  Alat Tulis Kantor (ATK),  peralatan pengkodean dokumen;  LCD

   Media terdiri dari Slide tentang:

  Konsep dasar pengkodean

   Peranan pengkodean

   Langkah-langkah Pengkodean  Pengkodean menurut daftar klasifikasi sistem wilayah dan nomor

   X. Proses Belajar Mengajar

A. Pendahuluan

  Penilaian oleh Alokasi Pengamat Kegiatan Waktu

  1

  2

  3

  4

  1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, 3 menit proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian pengkodean dokumen, pola klasifikasi sistem wilayah, pola klasifikasi sistem nomor dan melakukan pengkodean sistem wilayah dan nomor. Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa ketika melihat arsiparis kesulitan dalam menempatkan atau menemukan arsip. (Fase 1 MPK)

  2. Guru memberi penjelasan bahwa pengkodean dokumen 4 menit dengan sistem wilayah dan nomor yang baik bukan sekedar menulis dengan rapi, melainkan ada aturan tersendiri yang dapat dijadikan pedoman apabila melakukan pengkodean dokumen. Sehingga dalam penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan mudah dan apabila dibutuhkan sewaktu- waktu dapat ditemukan dengan cepat. Layanilah pihak-pihak yang berkepentingan dengan arsip secara cepat, akurat, dan terpercaya. (Fase 1 MPK)

  Inti B.

  Alokasi Penilaian oleh Kegiatan waktu Pengamat

  1

  2

  3

  4 Penggalan 1

  a. Siswa mendiskusikan pengertian, tujuan, dan manfaat 30 menit pengkodean dokumen. (Fase 2 MPK) b. Guru memberikan informasi tentang pengertian, tujuan, dan manfaat pengkodean dokumen. Guru membagikan LKS satu

  LKS tiap Kelompok . (Fase 3 MPK) c. Siswa mendiskusikan pentingnya pengkodean dokumen. Siswa mengisi LKS, LKS. (Fase 4 MPK)

  d. Guru menginformasikan pentingnya pengkodean dokumen

  Penggalan 2

  a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet prosedur pengkodean dokumen sistem wilayah dan nomor b. Membimbing siswa mengerjakan LKS 3 tentang prosedur pengkodean dokumen dengan tepat. (Fase 4 MPK) c. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan untuk melakukan pengkodean yang tepat, berupa sekumpulan warkat acak.

  d. Meminta siswa untuk melakukan prosedur pengodean dokumen dari membaca klasifikasi hingga menuliskan kode (Fase 5 MPK)

  e. Melakukan evaluasi formatif dengan asesmen kinerja psikomotor dengan cara meminta siswa menunjukkan hasil pengkodean dokumen.

  Penggalan 3

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok

  kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 2 – 3 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang pembagian

  Alokasi Penilaian oleh Kegiatan waktu Pengamat

  1

  2

  3

  4

  klasifikasi pada sistem wilayah dan nomor

  b. Guru memberikan informasi tentang pembagian klasifikasi sistem wilayah dan nomor

  Penggalan 4

  a. Membimbing kelompok berkomunikasi untuk menyampaian pendapat dalam menarik kesimpulan dengan mengacu pada Lembar Kerja.

  b. Memberikan penghargaan kepada individu dan kelompok yang berkinerja baik dan amat baik dalam kegiatan belajar mengajar tersebut.

C. Penutup

  Penilaian oleh Alokasi Kegiatan Pengamat Waktu

  1

  2

  3

  4 Menutup pelajaran dengan membimbing siswa membuat 3 menit

  rangkuman dan memberi Pekerjaan Rumah

XI. Sumber Pembelajaran

  1. LKS 1 : Pengetian, tujuan dan manfaat, pengkodean dokumen

  2. LKS 2 : Peranan Pengkodean

  3. LKS 3 : Prosedur Pengkodean

  4. LKS 4: Macam-macam penggolongan klasifikasi

  5. Kunci LKS 1, 2, 3

  6. LP 1: Produk

  7. LP 2: Proses

  8. LP 3: Psikomotor

  9. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter

  10. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial

  11. Tabel Spesifikasi Penilaian

  12. Silabus

  13. Modul

  14. Media Slide Power Point

X. Sumber Pembelajaran

  1. LKS 1 : Pengetian, tujuan dan manfaat, pengkodean dokumen

  2. LKS 2 : Peranan Pengkodean

  3. LKS 3 : Prosedur Pengkodean

  4. LKS 4 : Macam-macam penggolongan klasifikasi

  5. Kunci LKS 1, 2, 3, 4

  6. LP 1: Produk

  7. LP 2: Proses

  8. LP 3: Psikomotor

  9. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter

  10. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial

  11. Tabel Spesifikasi Penilaian

  12. Silabus

  13. Modul

  

Daftar Pustaka

  Amsyah, Zulkifly.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Soedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:

  Mandar Maju Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

  

Lembar Kerja Siswa 1 : Sistem Penyimpanan Arsip

Tujuan :

  1. Dapat memahami pengertian kode

  2. Dapat memahami pengertian pengkodean dokumen

  3. Dapat mengetahui pentingnya pengkodean dokumen Rumusan Masalah : Apakah arti sistem dan sistem kearsipan ?

   Langkah – langkah :

  1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna konsep kode dan aplikasinya dalam konteks pengkodean dokumen.

  2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh penerapan konsep kode dalam kehidupan sehari-hari.

  3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis pentingnya pengkodean.

  Analisis :

  1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan kode? . ..........................................................................................................................

  .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ....................

  2. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan sistem pengkodean? ................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ................................................................................................................................

  3. Apakah manfaat pengkodean dokumen? ..............................................................................................................................................

  .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................

  ..............................................................................................................................................

  Kunci Lembar Kerja 1 :

  1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan konsep kode? Secara umum kode adalah aturan untuk mengubah innformasi

  2. Apakah yang dimaksud dengan pengkodean dokumen? Alat mengenali masalah pada dokumen sehingga dapat dijadikan pedoman dalam melakukan penyimpanan surat

3. Apakah manfaat pengkodean dokumen?

  Pengkodean dokumen bermanfaat untuk

• Mengenali masalah yang terkandung dalam dokumen
• Membantu dalam proses penyimpanan
• Membantu dalam proses penemuan kembali

  Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

  

Lembar Kerja 2

Peranan Pengkodean dalam Kearsipan

Tujuan

  1. Memahami pentingnya peranan pengkodean dalam kearsipan

  Rumusan Masalah :

  Seberapa pentingkah pengkodean dokumen dan apa dampak jika tidak ada pengkodean dokumen?

  Langkah Kerja 1. Mengidentifikasi kembali tujuan pengkodean.

  2. Mengidentifikasi manfaat Pengkodean dokumen

  3. Mendiskusikan menenai tujuan dan manfaat pengkodean

  Pengamatan :

  Pengamatan difokuskan pada partisipasi siswa dalam mengikuti diskusi kelompok yang meliputi: keaktifan dalam mengemukakan pendapat, partisipasi, kualitas partisipan, kerjasama, dan tanggung jawab tim.

  Analisis

  1. Dengan tetap berpegang pada konsep kode dan pengkodean, bagaimanakah peranan pengkodean dalam kearsipan? Apa pentingnya pengkodean? .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................

  Kunci Lembar Kerja 2 : Peranan Pengkodean

  Pengkodean sangat berperan penting dalam kegiatan kearsipan. Pengkodean sendiri ditujukan untuk memberikan pedoman arsiparis dalam memberikan kata tangkap dokumen sehingga dapat memmantu mempermudah sekretaris dalam penempatan dan pengambilan kembali arsip. Dengan pengkodean diharapkan arsiparis dapat lebih cepat dalam melakukan dapat melaksanakan tugasnya dengan efisien dan efektif

  Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

  

LKS 3 : Prosedur Penyimpanan Arsip

Tujuan : Mendeskripsikan pengkodean langkah-langkah dalam pengkodean dokumen Alat

   10-15 macam warkat/surat  ATK

   Perangkat pengkodean arsip

   Daftar klasifikasi sistem wilayah

  Langkah Kerja

  1. Membaca surat untuk mengetahui identitas surat sebagai dasar penyimpanan surat

  2. Melihat daftar klasifikasi

  3. Mengindeks

  4. Mengkode

  Analisis

  Bagaimanakah langkah-langkah yang sistematis dalam melakukan pengkodean dokumen? .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................

  Kunci LKS 3: Pengkodean berdasarkan sistem wilayah

  Bagaimanakkah cara mengkode berdasarkan sistem wilayah?

  1. Membaca surat untuk mengetahui identitas surat sebagai dasar penyimpanan surat

  2. Melihat daftar klasifikasi

  4. Mengkode

  

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

LKS 4: Macam-macam daftar klasifikasi sistem wilayah dan nomor

Tujuan : Mendeskripsikan macam-macam/penggolongan klasifikasi sistem wilayah dan

  nomor

  Langkah Kerja

  1. Mendeskripsikan 3 macam peggolongan klasifikasi sistem wilayah yaitu :

• Berdasarkan wilayah administrasi negara
• Berdasarkan wilayah khusus
• Berdasarkan administrasi setingkat profinsi dan 3 macam penggolongan klasifikasi sistem nomor
• Sistem DDC
• Sistem terminal digit
• Sistem midlle digit

  Setelah siswa memahami ke enam daftar klasifikasi, siswa diminta untuk menerapkan pengetahuan yang sudah dimiliki tentang prosedur pengkodean dokumen yang dilanjutkan dengan macam-macam daftar klasifikasi dengan menerapkan salah satu sistem daftar klasifikasi yang ada.

  Dengan menggunakan daftar klasifikasi wilayah berdasarkan administrasi setingkat propinsi, kodelah dokumen yang ada dihadapan anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

  1. Membaca surat untuk mengetahui identitas surat sebagai dasar penyimpanan surat

  2. Melihat daftar klasifikasi

  3. Mengindeks

  4. Mengkode

  Analisis

  

1. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah

  berdasarkan nama negara! ..............................................................................................................................................

  .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................

  

2. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah

  berdasarkan wilayah administrasi khusus! ..............................................................................................................................................

  .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................

  

3. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah

  berdasarkan administrasi negara! ..............................................................................................................................................

  .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................

  4. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud daftar klasifikasi sistem DDC! ..............................................................................................................................................

  .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................

  

5. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor

  terminal digit! ..............................................................................................................................................

  .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................

  6. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor

  midlle digit! .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................

  Kunci LKS 4 : Prosedur Penyimpanan Arsip

  1. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan nama negara! Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan tenggara dan sub-sub wilayahnya Indonesia, Malaysia, Philipin, Singapore, dll

  2. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan wilayah administrasi khusus! Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama wilayah-wilayah khusus. Misalkan dengan wilayah utama : Wilayah 1, sub wilayah Jawa-Bali dan sub-sub wilayahnya Bandung, Denpasar, Surabaya, Malang, dsb.

  3. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem wilayah berdasarkan administrasi negara! Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan wilayah administrasi negara setingkat propinsi. Misalkan dengan wilayah utama jawa Barat, sub wilayah Depok dan sub-sub wilayahnya Depok Jaya, Pancoran Mas, Sukma Jaya

  4. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud daftar klasifikasi sistem DDC! Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan daftar klasifikasi menurut DDC. Dimana terdapat 10 permasalahan utama dan dikembangkan lagi menjadi masalah pembantu hingga sub-sub masalah

  5. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor terminal digit! Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan nomor urut yang diolah yang diperoleh dari buku nomor dimana 2 angka paling kanan adalah unit 1, 2 nomor ditengah unit 2 dan 2 angka paling kiri adalah unit 3

  6. Deskripsikan secara lengkap apa yang dimaksud dengan daftar klasifikasi sistem nomor midlle digit! Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan pengolahan nomor urut yang diperoleh dari buku nomor dimana pembagiannya 2 angka ditengah unit 1, 2 angka dipaling kiri

  Nama : NIS : Tanggal : LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: Pilihan Ganda

  1. Pengertian Pengkodean adalah…

  a. Menentukan rumusan maslah yang terkandung dalam surat

  b. Alat mengenali masalah pada dokumen sehingga dijadikan pedoman penyimpanan surat c. pekerjaan menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan

  d. Pemberian nomor urut arsip pada saat penemuan kembali arsip

  e. Menentukan daftar klasifikasi surat/arsip

  2. Pekerjaan menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan adalah…

  a. Mengkode

  b. Menyimpan c.

  Mengklasifikasikan

  d. Mengindeks

  e. Mencatat

  3. Sistem DDC diciptakan oleh …

  a. Djanson Dewey

  b. Djanson Dick. Dewey

  c. Melvile Dick. Cloud

  d. Melvile Dewey

  e. Dick. Cloud

  4. Berikut ini nomor yang termasuk kedalam lajur kelompok pembagian pembantu dalam sistem DDC adalah… a. 200

  b. 300

  c. 210

  d. 205

  e. 211

  5. Surat alih tugas jika dikode dengan sistem DDC, maka akan masuk dalam pembagian kelompok utama dengan nomor… a. 200

  b. 300

  c. 400

  d. 500

  e. 600

  6. Surat dengan nomor 32052, apabila disimpan dengan menggunakan sistem midle digit maka unit kedua surat adalah… a. Guide berkode 32

  b. Guide berkode 05

  c. Guide berkode 52

  d. Guide berkode 03

  e. Guide berkode 20

  7. Apabila surat mempunyai unit 1 = 00, unit 2 = 30 dan unit 3 berkode 11 dengan sistem terminal digit, berapakah nomor suratnya? a. Surat dengan nomor 3011

  b. Surat dengan nomor 300011

  c. Surat dengan nomor 113000

  d. Surat dengan nomor 110030

  e. Surat dengan nomor 11003

  8. Perhatikan baik-baik daftar klasifikasi berikut!

  WILAYAH 1

  Sumatra Banda Aceh Medan Padang Palembang

  Jawa Bali Bandung Denpasar Semarang Surabaya

  Berdasarkan daftar klasifikasi tersebut maka yang termasuk sub wilayah dan nantinya dijadikan kode guide adalah… .

  a. Banda Aceh

  b. Bandung

  c. Padang

  d. Wilayah 1

  e. Jawa-Bali

  9. Berdasarkan daftar klasifikasi sistem wilayah menurut negara, maka yang tergolong sub- sub masalah adalah… .

  a. Korea Selatan

  b. Korea

  c. Dunia

  d. ASIA

  e. Benua ASIA

  10. Perhatikan baik-baik daftar klasifikasi berikut! Berdasarkan daftar klasifikasi sebelumnya, dokumen dengan kode LJ.1.A berasal dari wilayah … .

  a. Banjarmasin

  b. Jakarta Pusat

  c. Kendari

  d. Pekalongan

  e. Bantul

  LEMBAR PENILAIAN (LP) 1 Esay : PRODUK 1a

  1. Jelaskan yang dimaksud dengan kode!

  2. Jelaskan yang dimaksud dengan pengkodean dokumen!

  3. Apa tujuan pengkodean?

  4. Bagaimana manfaat pengkodean?

  LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1b

  5. Sebutkan peranan pengkodean dalam kearsipan!

  6. Apakah dampak tidak adanya pengkodean!

  LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1c

  1. Jelaskan langkah-langkah mengkode dokumen dengan tepat!

  2. Jelaskan masing-masing langkah dam mengkode dokumen!

  LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1d

  1. Sebutkan dan deskripsikanlah penggolongan/klasifikasi yang digunakan dalam sistem wilayah!

  2. Sebutkan dan deskripsikanlah penggolongan/klasifikasi yang digunakan dalam sistem nomor!

  Sebutkan peranan pengkodean dalam kearsipan! Pengkodean sangat berperan penting dalam kegiatan kearsipan. Pengkodean sendiri ditujukan untuk memberikan pedoman arsiparis dalam memberikan kata tangkap dokumen sehingga dapat memmantu mempermudah sekretaris dalam penempatan dan

  12. Jelaskan yang dimaksud dengan pengkodean dokumen!

  Kunci Jawaban (LP) 1: PRODUK 1b 1.

  Pengkodean dokumen bermanfaat untuk

  14. Bagaimana manfaat pengkodean?

  Pengkodean ditujukan untuk dijadikan pedoman dalam penempatan maupun pengambilan arsip. Sehingga nantinya dalam penempatan dan pengambilan kembali dokumen dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

  13. Apa tujuan pengkodean?

  Alat mengenali masalah pada dokumen sehingga dapat dijadikan pedoman dalam melakukan penyimpanan surat

  Secara umum kode adalah aturan untuk mengubah innformasi Pengkodean dokumen bermanfaat untuk

  Kunci LP 1 ( Pilihan Ganda)

  11. Jelaskan yang dimaksud dengan kode!

  9. A Kunci LP 1 (Esay) : Produk 1a

  7. D 8. E

  6. D

  4. C

  2. D 3. D

  1. B

• Mengenali masalah yang terkandung dalam dokumen
• Membantu dalam proses penyimpanan
• Membantu dalam proses penemuan
• Mengenali masalah yang terkandung dalam dokumen
• Membantu dalam proses penyimpanan
• Membantu dalam proses penemuan

pengambilan kembali arsip. Dengan pengkodean diharapkan arsiparis dapat lebih cepat dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali arsip sehingga arsiparis dapat menghemat waktu dan dapat melaksanakan tugasnya dengan efisien dan efektif

  2. Apakah dampak tidak adanya pengkodean! Tidak adanya pengkodean ataupun pengktidak baik dapat menghambat kinerja arsiparis.

  Tidak ada nya pengkodean yang jelas dapat menimbulkan kebingungan arsiparis dalam melakukan penempatan dan pengambilan kembali dokumen. Kebingungan yang parah menghabiskan waktu sehingga arsiparis tidak efisien waktu dan apabila nanti dibutuhkan dapat dimungkinkan kesulitan dalam menemukan kembali dokumen tersebut

  Kunci Jawaban (LP) 1: PRODUK 1c

  1. Jelaskan langkah-langkah mengkode dokumen dengan tepat!

  a. Membaca surat untuk mengetahui identitas surat sebagai dasar penyimpanan surat

  b. Melihat daftar klasifikasi

  c. Mengindeks

  d. Mengkode

  2. Jelaskan masing-masing langkah dam mengkode dokumen!

  a. Membaca surat, membaca surat ditujukan untuk mengetahui identitas pengirim atau yang dikirimi surat atau dokumen. Dengan membaca maka kita akan mengetahui siapa responden kita

  b. Melihat daftar klasifikasi, dengan melihat daftar klaasifikasi kita dapat memperoleh pedoman dalam menetapkan unit-unit dan menentukan kode dengan tepat.

  c. Mengindeks, yaitu kegiatan menetapkan unit-unit agar memudahkan kita dalam melakukan pengkodean d. Mengkode, menuliskan kata tangkap sesuai daftar klasifikasi dan diolah, sehingga berbentuk kode yang nantinya dapat dijadikan pedoman dalam penempatan dan pengambilan kembali arsip.

  Kunci Jawaban (LP) 1: PRODUK 1d

1. Sebutkan dan deskripsikanlah pengkodean berdasarkan penggolongan/klasifikasi yang

  digunakan dalam sistem wilayah!

  a. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan nama negara Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama negara-negara didunia. Misalkan dengan wilayah utama asia, sub wilayah asia tenggara dan sub-sub wilayahnya Indonesia, Malaysia, Philipin, Singapore, dll

  b. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan wilayah khusus Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan nama wilayah-wilayah khusus. Misalkan dengan wilayah utama : Wilayah 1, sub wilayah Jawa-Bali dan sub-sub wilayahnya Bandung, Denpasar, Surabaya, Malang, dsb.

  c. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan administrasi negara setingkat propinsi Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan wilayah yang dikelompokkan berdasarkan wilayah administrasi negara setingkat propinsi. Misalkan dengan wilayah utama jawa Barat, sub wilayah Depok dan sub-sub wilayahnya Depok Jaya, Pancoran Mas, Sukma Jaya

2. Sebutkan dan deskripsikanlah penggolongan/klasifikasi yang digunakan dalam sistem

  nomor!

b. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan DDC

  Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan daftar klasifikasi yang telah termuat dalam DDC c. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan terminal digit

  Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan nomor urut yang diolah yang diperoleh dari buku nomor dimana 2 angka paling kanan adalah unit 1, 2 nomor ditengah unit 2 dan 2 angka paling kiri adalah unit 3

  d. Pengkodean menurut daftar klasifikasi berdasarkan midlle digit Yaitu pengkodean yang dilakukan berdasarkan pengolahan nomor urut yang diperoleh dari buku nomor dimana pembagiannya 2 angka ditengah unit 1, 2 angka dipaling kiri unut 2 dan 2 angka paling kanan unit 3.

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

• Proses:
• Prosedur : 1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.
• Kemampuan menyiapkan alat dan bahan
• Kemampuan mengurutkan proses

  b. Melihat daftar klasifikasi

   Ketelitian  Kecermatan  Kebenaran  Kecepatan

  5

  5

  5

  5

   Ketelitian  Kecermatan  Kebenaran  Kecepatan

  klasifikasi

  3. Prosedur menelaah daftar

  5

  5

  5

  5

  dokumen

  c. Mengindeks

  Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan: a. Membaca surat untuk mengetahui identitas surat sebagai dasar penyimpanan surat

  10

  10

  1. Persiapan:

  Oleh siswa sendiri Oleh guru

  Format Asesmen Kinerja Proses No Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimum Skor Asesment

  5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan 6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

  4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini

  3. Siswa melakukan pengkodean dokumen berdasarkan prosedur dan metode yang ada secara efektif.

  2. Tugasi siswa untuk melakukan pengkodean dokumen berdasarkan jenis dan metode yang telah dipelajari di awal penjelasan teori.

  d. Mengkode

  2 Prosedur membaca identitas

  4 Prosedur mengindeks

  5  Ketelitian

  5  Kecermatan

  5  Kebenaran

  5  Kecepatan

  5. Prosedur mengkode

  5  Ketelitian

  5

  5  Kebenaran

  5  Kecepatan

  Jumlah 100

  Petunjuk Penskoran : Skor akhir menggunakan gabungan dari 2 kategori penilaian yakni penilaian hasil dan proses Perhitungan skor akhir menggunakan rumus : Contoh : Skor hasil diperoleh 74 dan skor proses 12, skor maksimal adalah 100 = 28, maka skor akhir :

  Rentang Skor Predikat 86 – 100 Sangat Baik (SB)

71 – 85 Baik (B)

51 – 70 Cukup (C)

  

0 – 49 Kurang (K)

Mengetahui, Tulungagung, 16 Oktober2016 Kepala Sekolah Guru Mata Pelajaran SMK PGRI 1 Tulungagung Drs. MURPRIONO, M.M

  Pembina Utama Muda NIP 19600616 198703 1 014

   Pengantar Administrasi Perkantoran TUTUT PURWO SAYEKTI

  NIM. 150412604975

  LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR Prosedur :

  1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanya 5 set untuk lima kelompok

  2. Tugasi siswa melakukan prosedur pengkodean dokumen

  3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.

  4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan. 5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

  Format Asesmen Kinerja Psikomotor

  Skor Asesmen Skor

  Oleh siswa

  No Rincian Tugas Kinerja

  Oleh guru

  Maksimum

  sendiri

  1 Menyiapkan rangkaian prosedur

  20 pengkodean dokumen

  2. Mengidentifikasikan kemampuan

  20 kerjasama dalam kelompok

  3 Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan 20 dilaksanakan dalam prosedur pengkodean arsip

  4 Mengidentifikasikan ketrampilan yang ada dalam prosedur pengkodean 20 dokumen

  5 Mengindentifikasikan kerapian

  20 selama melaksanakan tugas 100

  J u m l a h Petunjuk Penskoran :

  Skor akhir menggunakan gabungan dari 2 kategori penilaian yakni penilaian hasil dan proses Perhitungan skor akhir menggunakan rumus : Contoh : Skor hasil diperoleh 74 dan skor proses 12, skor maksimal adalah 100 = 28, maka skor akhir :

  Rentang Skor Predikat 86 – 100 Sangat Baik (SB)

71 – 85 Baik (B)

51 – 70 Cukup (C)

  

0 – 49 Kurang (K)

Mengetahui, Tulungagung, 16 Oktober2016 Kepala Sekolah Guru Mata Pelajaran SMK PGRI 1 Tulungagung Drs. MURPRIONO, M.M

  Pembina Utama Muda NIP 19600616 198703 1 014

   Pengantar Administrasi Perkantoran TUTUT PURWO SAYEKTI

  NIM. 150412604975

  LP 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

  Nama Siswa : Kelas : Tanggal :