Tugas Pokok, Fungsi dan Tujuan Humas

Selanjutnya menurut Cutlip and Center mengatakan fungsi humas adalah sebagai berikut: a. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi sekolah. b. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada masyarakat dan menyalurkan opini masyarakat pada organisasi. c. Melayani masyarakat dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum. d. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan masyarakat, baik intern dan ekstern. 10 Pada fungsi humas yang pertama yaitu eksistensi humas sebagai pelembaga kegiatan komunikasi dalam organisasi justru untuk menunjang upaya manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi kedua yaitu sebagai kegiatan komunikasi dalam organisasi, prosesnya berlangsung dalam dua arah secara timbal balik hal ini beratri bahwa pada jalur pertama komunikasi berbentuk penyebaran informasi oleh petugas humas dan pada jalur kedua komunikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian tanggapan atau opini publik dari pihak publik kepada petugas humas. Ketiga melayani kebutuhan masyarakat atau publik tentang organisasi dan memberikan nasihat atau saran kepada pimpinan tentang kebutuhan masyarakat. Keempat yaitu hubungan yang harus dibina oleh petugas humas dengan sikap yang menyenangkan, baik, toleransi, saling pengertian, saling mempercayai, saling menghargai, dan citra baik. Menurut Bertrand R. Canfield dalam bukunya, Public Relations Principles and Problems, mengemukakan fungsi humas sebagai berikut: a. Mengabdi kepada kepentingan umum b. Memelihara komunikasi yang baik c. Menitikberatkan moral dan perilaku yang baik. 11 Pertama ditegaskan oleh Canfield mengenai fungsi humas sebagai pengabdian kepada kepentingan umum karena para petugas humas diangkat 10 Ibid., h. 23-24. 11 Onong Uchjana Effendy, op.cit., h. 35. dan diberi upah oleh pimpinanmanajer, tetapi tugasnya adalah melayani publik dan mengabdikan dirinya untuk kepentingan umum. Fungsi humas kedua adalah pemeliaraan komunikasi yang baik yaitu hubungan komunikatif antara petugas humas dengan publik, baik internal maupun eksternal dan dengan pimpinanmanajer beserta stafnya, dilakukan secara timbal balik yang dilandasi rasa empati sehingga menimbulkan rasa simpati. Ketiga fungsi humas adalah menitikberatkan moral dan perilaku yang baik yaitu jika para petugas humas berperilku terpuji dengan moral yang bernilai tinggi, maka organisasi yang diwakilinya itu memperoleh pandangan yang positif dari publik. Apabila ketiga fungsi humas yang dikemukan Canfield diaksanakan dengan seksama, akan menjadi dukungan yang nyata terhadap pencapaian tujuan organisasi beserta manajemennya. Setiap fungsi humas adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan sekolahmadrasah atau organisasi yang pantas untuk diketahui oleh publik. Ditinjau dari kepentingan sekolah, pengembangan penyelenggaraan hubungan sekolah dan masyarakat bertujuan untuk : a. Memelihara kelangsungan hidup sekolah. b. Meningkatkan mutu pendidikan di sekolah yang bersangkutan. c. Memperlancar proses belajar-mengajar. d. Memperoleh dukungan dan bantuan dari masyarakat yng diperlukan dalam pengembangan dan pelaksanaan program sekolah. 12 Dengan pentingnya humas dapat dikaitkan semakin banyak isu yang berupa kritik-kritik dari masyarakat tentang tidak sesuainya produk sekolah dengan kebutuhan pembangunan, bahwa lulusan sekolah merupakan produk yang tidak siap pakai, semakin banyaknya jumlah anak putus sekolah droup outs, dan semakin banyak pengangguran dan sebagainya. hal tersebut 12 Ngalim Purwanto, Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung : PT. Remaja RosdaKarya, 1991, Cet. 4, h. 190. merupakan masalah kompleks dan untuk memecahkan masalah itu bukan semata-mata merupakan tanggung jawab sekolah melaikan dengan keikutsertaan masyarakat mampu meningkatkan keefektifan humas beberapa maslah tersebut dapat berkurang. Sedangkan menurut E.Mulyasa, “Tujuan humas sekolah yaitu : 1 memajukan kualitas pembelajaran, dan pertumbuhan anak; 2 memperkokoh tujuan serta meningkatkan kualitas hidup dan penghidupan masyarakat; dan 3 menggairahkan masyarakat untuk menjalin hubungan dengan sekolah”. 13 Dengan mengetahui tujuan humas sekolah tersebut, maka dapat menarik simpati dari masyarakat terhadap sekolah agar tercipta hubungan kerja sama yang baik antara sekolah dan masyarakat.

5. Prinsip-Prinsip Program Humas Sekolah

Jika suatu kegiatan telah diketahui dan ditentukan tujuannya, maka suatu langkahtindak lanjutnya adalah menyusun suatu program kerja. Sehubungan dengan hal tersebut, Ametembun merumuskan prinsip program humas sekolah yaitu : a. Perencanaan humas sekolah haruslah integral dengan program pendidikan yang bersangkutan. b. Setiap pejabatpetugas sekolah terutama para guru haruslah menganggap dirinya adalah petugas humas public relations officer. c. Program humas sekolah didasarkan atas kerja sama bukanlah sepihak one away tetapi adanya timbal balik two away prosesnya. 14 Dalam penyusunan program kerja humas sekolah selalu berkaitan dengan program pendidikan yang lain seperti program kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana dan tata usaha. Mengikutsertakan warga sekolah seperti pimpinan, guru, staf dan siswa membantu menyebarkan informasi tentang sekolah kepada orang tua siswa dan masyarakat luas. Sehingga saling 13 E. Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah, Bandung : PT. Remaja RosdaKarya, 2009, Cet 12, h. 50. 14 M. Daryanto, Administrasi Pendidikan, Jakarta : Rineka Cipta, 2010 , h. 75-76. terkoordinasi antara warga sekolah dengan publik dalam rangka memajukan dan memperlancar kegiatan belajar mengajar. Ada sejumlah prinsip yang harus diperhatikan yaitu : a. Keterpaduan integtrating yaitu kepala sekolah dan masyarakat serta keluarga satu kesatuan yang satu berhubungan dengan yang lain. b. Berkesinambungan continuiting yaitu suatu proses yang berkembang terus-menerus. Sekolah seharusnya memberi informasi terus menerus dan sebaliknya masyarakat ikut membantu sekolah melalui pembentukan opini publik agar masyarakat tetap baik terhadap sekolah. c. Menyeluruh coverage yaitu bahwa penyajian fakta-fakta kepada masyarakat itu mengenai seluruh aspek. Jadi semua aspek hidup sekolah diperhatikan mulai dari kehidupan keagamaan sampai kepada kehidupan ekonomi dan segala kegiatan sekolah dapat dijelaskan melalui media masa, bulletin sekolah, laporan berkala dan sebagainya. d. Sederhana symplicity yaitu bahwa informasi yang diberikan secara sederhana. Informasi itu dengan kata-kata yang mudah dimengerti dan rasa persahabatan. Jadi hal terpenting adalah jelas, menimbulkan rasa suka, mudah dimengerti. e. Konstruktif konstructivenes yaitu informasi-informasi itu dapat membentuk pendapat umum yang positif terhadap sekolah. f. Kesuaian adaptability yaitu penyesuaian hendaknya program itu memperhatikan keadaan masyarakat. g. Luwes flexibility yaitu program yang sewaktu-waktu mampu menerima perubahan yang terjadi. 15 Sedangkan Prinsip dasar humas menurut Fasli Jalal dan Dedy Supriyadi 2001 disingkat TEAM WORK, yaitu : a. T Together adalah bersama-sama antara anggota satu dengan anggota lainnya bisa bekerja sama dalam organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. b. E Empathy adalah menjaga perasaan orang lain dengan selalu menghargai pendapat dan hasil kerja orang lain. Menjaga agar orang lain tidak tersinggung. c. A Asisst adalah saling membantu pekerjaan orang lain. d. M Maturity adalah dewasa dalam menghadapi permasalahan, bisa mengendalikan diri dari emosi sehingga dapat mengatasi masalah dengan baik. e. W Wilingness adalah menjunjung keputusan bersama dengan mematuhi aturan-aturan sebagai hasil kesepakatan bersama. 15 Piet A. Sahertian, Dimensi-Dimensi Administrasi Pendidikan Di Sekolah, Surabaya : Usaha Nasional, 1994 , Cet. 1, h. 237. f. O Organization adalah bekerja seuai aturan main yang ada dalam organisasi dan sesuai dengan tugas dan kewajiban masing-masing anggota. g. R Respect adalah menghormati antara satu dengan yang lainnya, menghormati dari yang muda dengan yang lebih tua begitu sebaliknya, dari yang lebih tua dengan yang lebih muda sehingga bisa menjaga kekompakan kerja. h. K Kindness adalah saling berbaik hati, bersabar, menyikapi orang lain secara baik. 16 Prinsip yang telah dijelaskan diatas merupakan pedoman dasar dalam kegiatan humas bagi lembaga pendidikan agar tercipta hubungan yang harmonis dengan orang tua siswa dan masyarakat.

6. Kegiatan Humas

Hakikat kegiatan humas adalah komunikasi, ada beberapa jenis kegiatan yang bisa dilaksanakan dalam rangka menjalin hubungan antar sekolah dengan masyarakat yang baik dan harmonis. Kegiatan humas ada dua yaitu, komunikasi internal dan komunikasi eksternal. a. Kegiatan internal merupakan kegiatan humas yang dilaksanakan dengan sasaran publik yang berada didalam organisasi itu sendiri warga sekolah yaitu kepala sekolah, para guru, staf TU, Petugas keamanan dan kebersihan serta seluruh siswa. Kegiatan ini dilakukan langsung dan tidak langsung. Kegiatan langsung yaitu: rapat dewan guru, upacara sekolah, karya wisata, penjelasan yang lisan pada kesempatan yang ada. Kegiatan tidak langsung yaitu : penyampaian informasi dengan surat edaran; penggunaan papan pengumuman sekolah; penyelenggaraan majalah dinding; menerbitkan majalah sekolahbulettien yang dibagikan kewarganya; melalui media massa pada kesempatan tertentu; kegiatan tatap muka lain yang bersifatnya tidak rutin, seperti pentas seni, bazzar, acara tutup tahun dll. b. Kegiatan eksternal adalah kegiatan yang ditunjukkan kepada publik yang diluar warga organisasi sekolah. Kegiatan ini juga dapat bertatap muka langsung dan tidak langsung. Kegiatan langsung yaitu pertemuan dengan orang tua siswa ; pertemuan dengan komite sekolah ; konsultasi dengan tokoh-tokoh masyarakat ; pertemuan formalnonformal dengan pihak-pihak tertentu. 16 Indrayanto, “Administrasi Kehumasan”, http:id.shvoong.comsocial- sciencescommunication-media-studies2025062-administrasi-kehumasan, 10 Februari 2013. Kegiatan yang tidak langsung yaitu dengan media perantara seperti informasi lewat TV ; informasi penyebaran lewat radio ; informasi melalui media cetak dan penerbitan majalahbulletin. 17 Berdasarkan uraian di atas maka, semua kegiatan humas sekolah baik yang bersifat eksternal dan internal perlu diperhatikan secara istimewa oleh pimpinan sekolah karena sangat membantu dalam memberikan informasi bagi warga sekolah dan masyarakat.

7. Tahapan Manajemen Humas

Proses tahapan dalam manajemen humas meliputi hal-hal berikut : a. Perencanaan planning mencakup penerapan tujuan dan standar, penentuan aturan dan prosedur, serta pembuatan rencana dan prediksi akan apa yang akan terjadi. b. Pengorganisasian organizing mencakup pengaturan anggota dan sumber daya yang dibutuhkan dan pemantauan kinerja karyawan. c. Pengkoordinasian coordinating mencakup pengaturan struktur kepanitian, pendelegasian kerja masing-masing bagian dan penyusunan alokasi anggaran untuk masing-masing bagian. d. Pengkomunikasian comunicating mencakup penyampaian rencana program kepada publik internal dan eksternal. e. Pelaksanaan actuating merupakan tindakan menjalankan program sesuai dengan rencana yang telah dibuat. f. Pengawasan controling merupakan kontrol atas jalannya pelaksanaan program. Tanpa adanya kontrol atas program, kesinambungan antara tahapan tidak dapt berlangsung dengan baik. g. Pengevaluasian evaluating merupakan penilaian terhadap hasil kinerja program, apakah perlu dihentikan atau dilanjutkan dengan modifikai tertentu. h. Pemodifikasian modification merupakan kegiatan pembaharuan atau revisi program berdasarkan hasil evaluasi. 18 Berdasarkan tahapan tersebut, pengelolaan humas dalam kegiatan mengkomunikasikan program sekolah harus dengan pemahaman yang baik terhadap peran, sasaran, pencapaian dan kebutuhan publik. 17 B.Suryo Subroto, Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah, Jakarta: Bina Aksara, 1988 , Cet. 2, h. 123 - 128. 18 Maria Zen,“Manajemen Kehumasan PR”, http:mariazenn.blogspot.com201301a.html, 01 April 2014.

8. Media Humas

Media memegang peranan penting dalam mensukseskan upaya Humas, terlebih bila dilihat polulasi jangkauan Humas sangat luas dan banyak jumlahnya. Setiap media memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing, namun dengan digunakan secara terpadu akan saling melengkapi. Oleh karena itu media yang digunakan humas selama ini adalah sebagai berikut : a. Media tradisional dengan metode tatap muka. Komunikasi tatap muka diselenggarakan dalam berbagai bentuk media tradisional, seperti rapat, pameran, ceramah, diskusi dan lain-lain. b. Media massa dengan metode tidak langsung. Media massa yang digunakan Humas berupa : 1 Media elektronik : radio, tv, telepon, film, video, slide dan website. 2 Media cetak : surat edaran, brosur, poster, spanduk, leaflet, bulletien, stiker, kalender sekolah dan lain-lain. 19

B. Manajemen Humas dalam Pembentukan Citra Madrasah 1.

Pengertian Citra Definisi citra menurut G. Sachs dalam karyanya The Extent and Intention of PRInformation Activities, ”Citra adalah pengetahuan mengenai kita dan sikap-sikap terhadap kita yang mempunyai kelompok – kelompok kepentingan yang berbeda ”. 20 Citra Image yaitu suatu gambaran yang ada di dalam benak seseorang. Sehingga citra dapat berubah menjadi buruk atau negatif, apabila kemudian ternyata tidak didukung oleh kemampuan atau keadaan yang sebenarnya. Maka dalam kaitannya dengan tugas dan fungsi humas sebagai wakil dari lembaga yang mengkomunikasikan informasi kepada publik dituntut untuk mampu menjadikan masyarakat memahami suatu pesan, demi menjaga reputasi atau citra lembaganya. 19 H.A.W. Widjaja. KOMUNIKASI : Komunikasi Hubungan Masyarakat. Cet.6 Jakarta : Bumi Aksara, 2010. h. 61-62 20 Onong Uchjana Effendy, op.cit., h.166.