BAB II PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas
PT KARANA LINE berdiri pada tanggal 25 April 1967, berkedudukan dan berkantor pusat di Jakarta yang beralamat di Gedung Menara Hijau Lt 12 Jalan
MT. Haryono Kavling 33 – Jakarta. Seiring dengan berjalannya waktu, perusahaan ini pun semakin berkembang yang diikuti dengan pembukaan
beberapa kantor cabang atau perwakilan di beberapa kota di Tanah Air seperti Tanjung Priok, Surabaya, Medan, Pontianak, Banjarmasin, Samarinda, Batam,
Cigading Merak, Lhoksemawe, Cilacap. Sedangkan kantor cabang Medan sendiri
berlokasi di Jalan Veteran Nomor 10 Belawan.
B. Struktur Organisasi Pengorganisasian pada hakikatnya merupakan pembentukan suatu kerangka
kerja bagi pelaksanaan kegiatan yang diperlukan. Upaya pengorganisasian ini mencakup tugas untuk mengusahakan agar para karyawan bekerja sama bagi
kepentingan perusahaan. Oleh karena ini melibatkan sikap dan ambisi banyak orang, maka struktur organisasi yang diinginkan harus dikembangkan melalui
instruksi dan kesabaran. Berikut, peneliti akan melampirkan bagan struktur organisasi yang ada di PT Karana Line.
6
Universitas Sumatera Utara
C. Job Description Berikut dijelaskan bagian – bagian yang ada pada PT Karana Line Cabang
Medan adalah sebagai berikut : 1.
Kepala Cabang Uaraian Tugas dan Tanggung Jawab :
a. sebagai pimpinan tertinggi pada perusahaan cabang,
b. memimpin, mendidik, mengarahkan dan membina kerja sama yang baik serta memberikan motivasi dalam kegiatan – kegiatan yang telah
direalisasi oleh perencanaan yang telah disetujui bersama, c. bertanggung jawab penuh terhadap perusahaan,
d. menguraikan kebijaksanaan personil dalam menjalankan perusahaan dan menangani semua yang berhubungan dengan personil – personil
perusahaan. 2.
Kepala Sub Operasi, Komersil
Kepala Sub Operasi, Komersial bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Operasi dan membawahi langsung Staff Operasi.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
a. mengkoordinir semua aktifitas operasional di Bagian Operasi, Komersil dan Container kemudian mengkonsultasikan dengan Kepala
Bagian Operasi Komersil, b. mengikuti rapat kade di PPSA dan mengkonsultasikan dengan Kepala
Bagian Operasi Komersil untuk kemudian dilaporkan kepada principil dan kantor pusat,
Universitas Sumatera Utara
c. berkoordinasi dengan Super cargo dan PBM berkaitan dengan kelancaran bongkar muat cargo dan kegiatan kapal,
d. mengadakan komunikasi dengan Master perihal Berthing Prospect pada saat kapal sudah tiba di pilot station,
e. melakukan koordinasi kontak pertemuan dengan pihak PBM dan EMKL sebelum ddan sesudah kapal sandar,
f. melaporkan seluruh aktifitas di Bagian Operasi, Komersil dan Container yang berkaitan dengan bongkar muat cargo serta container
diatas kapal kepada principal dan kantor pusat, g. menandatangani dokumen - dokumen yang berkaitan dengan Bea
Cukai, Administrator Pelabuhan dan Pelindo, h. melaksanakan inventory dan memonitor kegiatan bongkar-muat
container serta melaporkan ke principal maupun Kantor Pusat, i. melaksanakan advance untuk biaya operasional dan keperluan kapal
sekaligus membuat pertanggungjawaban penyelesaian advance. j. melayani kebutuhan kapal crew,
k. mengecek kelengkapan dokumen bongkar-muat diantaranya Manifest Export Import dan Stowage Plan,
l. menyiapkan dan menandatangani voucher atas biaya in out clearance dan biaya lain atas kegiatan kapal kepada Master, Super
Caro, dan lain – lain, m. membantu melakukan pendekatan dengan orang-orang kunci di
pelabuhan,
Universitas Sumatera Utara
n. melaksanakan filling.
3. Kasub Operasi – Bag marketing Container, Operasi
Kasub Operasi Bag Marketing Container, Operasi bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bag Operasi, Komersil, dan membawahi langsung
Staff Komersil, Marketing dan Dokumen.
Uraian Tugas dan Tangung Jawab :
a. melakukan semua aktifitas operasional container dan
mengkonsultasikan dengan Kepala Sub Bagian Operasi dan Komersil, b. melaporkan seluruh aktifitas operasional container yang berkaitan
dengan bangkar muat container kepada principal dan kantor pusat, c. melaksanakan koordinasi dengan bagian inventory mengenai stock
container dan memonitor kegiatan bongkar muat container, d. melaksanakan canvassing sales ke shipper-shipper, mengumpulkan
prospek cargo dan melaporkannya ke principal serta kantor pusat, e. melaksanakan komunikasi dengan principal untuk penentuan special
freight dan kegiatan container lainnya, f. memberikan schedule kapal feeder secara berkala kepada shipper-
shipper, g. koordinasi dengan Kasub Opersi Komersil dalam menyiapkan freight
list secara periodik untuk bahan penagihan dan memonitor penyelesaian tagihan,
Universitas Sumatera Utara
h. mempersipakan dan membuat laporan rencana kedatangan dan keberangkatan kapal ke BC, Imigrasi, Karantina, Pelindo, dan
Administrator Pelabuhan untuk pengurusan surat pemilikan, i. membuat laporan kedatangan dan keberangkatan kapal sera mengirim
laporan harian ke Principal dan Kantor Pusat daily working report, j. membantu melayani kebutuhan kapal crew,
k. mengikuti rapat kade di UPTK, mengkonsultasikan dengan atasan dan membuat laporan situasi dermaga container,
l. mengkonsultasikan permasalahan pekerjaan dengan atasan, m. melaksanakan filling.
4. Bagian Dokumen dan Bagian Operasi
Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Operasi dan Komersil.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
a. menerima , mengumpulkan, meneliti Shipping Instruction dan meneruskan ke bagian-bagian terkait untuk persiapan dokumen
perkapalan, b. membuat Mate’s receipt, B L dan Manifest,
c. menghubungi eksportir importir guna mengecek kesiapan cargo dan dokumen,
d. mempersiapkan model A untuk diserahkan ke Bank Shipper pelaksanaannya koordinasi dengan Bagian Keuangan dan diketahui
Kasub Operasi Komersil,
Universitas Sumatera Utara
e. melayani eksportir importir untuk pengiriman B L dan tagihan ke Shipper Bank,
f. melakukan koordinasi dengan Bag Operasi berkenaan dengan dokumen ekspor impor yang dilaporkan ke Bea Cukai,
g. melakukan koordinasi dengan Stevedore berkenaan dengan kesiapan cargo dan dokumen ekspor impor,
h. menyiapkan pengiriman dokumen bongkar muat ke Kantor Pusat dan instansi terkait,
i. menyiapkan D.O dan kuitansi untuk cargo ekspor impor koordinasi dengan Bagian Keuangan,
j. membantu melayani kebutuhan kapal crew, k. membantu kegiatan keperluan di Bagian Umum,
l. mengkonsultasikan permasalahan pekerjaan dengan atasan, m. melaksanakan filling.
5. Bagian Operasi
Bertangung jawab kepada Kepala Sub Bagian Operasi, Komersil.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
a. melakukan checking dermaga, piket kade meter serta sisa barang muatan bongkaran kapal-kapal sandar di dermaga untuk bahan
laporan port situation, b. mempersiapkan dokumen kapal yang akan tiba dan mengikuti rapat
kade, diantaranya dokumen seperti PPKB, SPKBM, KPPK dan Operation planning,
Universitas Sumatera Utara
c. melaksanakan pemberitahuan kedatangan kapal kepada Karantina, Imigrasi, Syahbandar Gamat dan Bea Cukai,
d. mengurus penyandaran dan keberangkatan kapal, e. melayani dan mendampingi petugas Imigrasi, Karantina dan Bea
Cukai pada saat pelaksaanaan checking, f. melaksanakan in out clearance ke Karantina, Imigrasi, Syahbandar
dan Gamat, g. memantau kegiatan bongkar muat untuk mengantisipasi batas waktu
sandar kapal di dermaga yang diberikan oleh pihak pelabuhan, h. mempersiapkan dokumen ke Karantina, Imigrasi dan Syahbandar
Gamat untuk pelaksanaan clearance in out, i. melaksanakan checking kapal di lampu 1 pilot station,
j. melaksanakan pengurusan surat pemilikan kapal niaga ke Kantor Adpel,
k. membantu melayani kapal crew, l. mengikuti rapat kade di PPSA,
m. mengkonsultasikan permasalahan pekerjaan dengan atasan, n. melaksanakan filling.
6. Kabag Keuangan Personalia Umum
Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang, dan menbawahi langsung Ass. Kabag. Keuangan dan Kasub Bagian Personalia Umum.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
Universitas Sumatera Utara
a. mengatur, mengkoordinasi dan mengawasi Rencana Kerja dan Anggaran tahunan perusahaan untuk Cabang Medan sesuai dengan
rencana perusahaan, b. mengarahkan semua fungsi-fungsi Sub. Bagian Keuangan dan
Akuntansi serta Sub. Bagian Personalia Umum, c. memantau, mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh aktivitas
opersional cabang dan mengkonsultasikan kepada Kepala Cabang untuk setiap permasalahan yang terjadi di bagian keuangan dan
administrasi sebelum dilakukan suatu tindakan, d. mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan sistem
administrasi keuangan, disbursement, akuntansi, kepegawaian, pelayanan umum intern serta pemeliharaan asset yang terdapat di
kantor cabang, e. membina dan mengarahkan para bawahan di lingkungan bagian
keuangan, administrasi, dan operasi komersil dalam kegiatan dibidangnya agar selaras dengan kebijaksaan perusahaan,
f. mengawasi pengecekan verifikasi semua dokumen bukti pembayaran penerimaan uang barang sebelum diberikan
persetujuan oleh pempinan cabang, g. melaksanakan koreksi voucher biaya-biaya pelabuhan dan semua
advance-advance biaya operasi dan biaya umum,
Universitas Sumatera Utara
h. melakukan kerjasama dengan instansi terkait, instansi pemerintahan maupun di pelabuhan untuk kelancaran aktivitas dibidangnya sesuai
dengan arahan Kepala Cabang, i. melakukan evaluasi terhadap prestasi bawahannya secara berkala serta
melakukan tindakan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi di lingkungan bagian keuangan dan administrasi juga secara
keseluruhan, j. memantau dan mengkoordinasikan kegiatan di bidangnya agar dapat
memberikan pelayanan yang terpadu serta memuaskan baik intern maupun ekstern,
k. mengatur, mengendalikan dan mengawasi cash flow cabang, laporan akuntansi disbursement, administrasi kepegawaian dan umum,
l. menyusun laporan kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan dan tugas- tugasnya secara berkala setipa bulan atau apabila dibutuhkan
pimpinan, m. memantau dan mengkoordinir pembuatan laporan keuangan bulanan
dan pembuatan laporan PPh 21 PPN dan pelaksanaan setorannya ke KPP,
n. melaksanakan filling. Tugas Tambahan :
a. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan system administrasi kuangan dan disbursement PT Baruna Bosara Trans International
Fowarding.
Universitas Sumatera Utara
7. Kasub. Bag. Personalia Umum dan membantu Bag. Disbursement
Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Keuangan Personalia Umum, dan membawahi langsung Staff umum, Office Boy, dan Security.
Uraian Tugas dan Tangung Jawab :
a. membantu membuat Rencana Kerja dan Anggaran tahunan Sub
Bagian Personalia Umum sesuai dengan arahan atasan,
b. melaksanakan dan mengendalikan seluruh aktivitas Sub Bagian Personalia dan Umum dan mengkonsultsikan kepada Kepala Bagian
Keuangan dan Administrasi untuk setiap permasalahan yang terjadi di lingkungan Sub Bagian Personalia dan Umum sebelum dilakukan
suatu tindakan,
c. membuat perhitungan gaji karyawan setiap bulan untuk diteruskan ke
bagian treasury dan melaporkannya ke Kantor Pusat,
d. melaksanakan pengecekan biaya-biaya pengobatan, cuti dan administrasi lainnya yang berkaitan dengan kepegawaian dan
pelayanan umum intern,
e. memantau pelaksanaan disiplin pegawai agar sesuai dengan peraturan
perusahaan,
f. mengawasi pemeliharaan perawatan inventaris kantor asset
perusahaan,
g. menghitung estimate port charges dan biaya kapal lainnya serta menerima dan mengecek kembali tagihan-tagihan Nota kapal dari
Pelindo,
Universitas Sumatera Utara
h. menerima dan meneliti voucher yang dikirim dari bagian komersil dan Operasi serta mempersiapkan disbursement untuk dibukukan dan
pelaksanaannya ke Kantor Pusat Prinsipal, i. membuat proforma disbursement untuk kapal yang telah berangkat,
j. melaksanakan filling sesuai dengan standar ISO.
Tugas Tambahan: a. Melaksanakan pekerjaan bagian administrasi Unit Usaha Forwarding.
8. Bagian Umum yang diperbantukan di Bagian Keuangan
Bertanggung jawab kepada Kasub. Bagian Personalia Umum dan Kabag. Keuangan dan Administrasi.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
a. menyelenggarakan dan memelihara inventaris dan mengatur alat-alat kantor, perlengkapan kantor dan lain – lain,
b. mengecek permohonan service kendaraan dan inventaris kantor, c. mengerjakan hal-hal yang berhubungan dengan administrasi
Jamsostek, Adpel, Dept. Perdagangan dan lain - lain serta surat - surat perizinan perusahaan seperti SITU, SKITU, TDP, STP, dan lain - lain
ke instani terkait, d. membantu pengurusan hal - hal yang berhubungan dengan akomodasi
dan pemesanan tiket untuk tamu perusahaan, e. mengurus dan menjaga keberadaan bangunan kantor, gudang arsip
dan lingkungannya di Medan dan Belawan,
Universitas Sumatera Utara
f. membantu melaksanakan penarikan cek, giro dan lain-lain yang berhubungan dengan bank, membayar PUK setipa kapal yang akan
berangkat dan menyetor PPh, PPN ke bank, g. koordinator Security baik di Medan maupun di Belawan,
h. melaksanakan pengiriman dokumen surat crew kapal yang diterima dari Bagian Operasi,
i. melaksanakan filling. Tugas Tambahan:
a. Membuat laporan bulanan tahunan kegiatan kapal ke Kantor Pusat dan instansi terkait.
9. Satpam dan Bagian Umum
Bertanggung jawab kepada Kasub. Bagian Umum.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab di Kantor Belawan :
a. bertanggung jawab atas kunci kantor Belawan untuk membuka mengunci kantor setiap hari,
b. menjaga dan bertanggung jawab atas keamanan karyawan dan dapat menjaga hubungan baik dengan semua karyawan dalam rangka
menunjang kelancaran kerja, c. menjaga dan bertanggung jawab atas kemanan dan kebersihan gedung
kantor lingkungan kantor, kendaraan mobil, sepeda motor, genset dan sebagainya ,
d. membuat dan menyediakan makanan minuman bagi karyawan dan tamu perusahaan,
Universitas Sumatera Utara
e. melaksanakan pemeliharaan maintenance kendaraan inventaris kantor dalam hal service ganti spare parts, gantin oli dan lain-lain
sesuai dengan permintaan pemegang kendaraan inventaris dengan melalui persetujuan Kabag. Umum,
f. menjaga keamanan kendaraan karyawan dan kendaraan tamu perusahaan ketika berada di lingkunan perusahaan,
g. mengontrol keperluan dapur kantin kantor aqua, gula, kopi, sabun, sapu, kain pel dan lain - lain sekaligus mengajukan permohonan
pembelian keperluan dapur kantin ke Bag. Umum dengan diketahui oleh coordinator di Belawan,
h. mengontrol dan mencatat persediaan alat tulis kantor, sekaligus mengajukan permohonan keperluan alat tulis kantor dengan diketahui
oleh coordinator Bagian Umum, i. mencatat keluar masuk tamu perusahaan dan tamu penyewa ruangan
kantor ke dalam buku khusus, j. menjaga keamanan kantor Belawan, inventaris, karyawan dan tamu
perusahaan apabila diperlukan, k. menyiapakan dan melaporkan absensi karyawan peruasahaan di
Belawan kepada Bagian Personalia, l. dapat membantu tugas bagian operasi dengan tidak meninggalkan
tugas utama dan ada orang pengganti selama meningalkan tugas utama tersebut.
Universitas Sumatera Utara
10. Pengemudi
Bertanggung jawab kepada Kasub. Bagian Personalia Umum.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :
a. pengemudi kendaraan dinas Kepala Cabang, b. pengemudi untuk kegiatan dinas lainnya apabila diperlukan,
c. mengecek dan merawat kendaraan dinas yang ada, d. membantu pekerjaan fungsi bagian umum lainnya diantaranya
kebersihan kantor, melayani makanan minuman tamu perusahaan, e. melaksanakan pengurusan surat-surat perizinan mobil dinas baik di
kantor Medan maupun di Belawan.
Universitas Sumatera Utara
D. Kinerja Usaha Terkini
Kinerja usaha terkini pada PT Karana Line Cabang Medan adalah sedang berjalannya suatu proyek dengan kapal – kapal dalam dan luar negeri seperti
Kapal Tanker Jepang , Stx Pan Ocean Korea , Hong Lem Marine City Jakarta , PT Baruna Raya Logistik, dan PT Multi Mitra Baruna. Sedangkan
dalam hal laporan keuangannya, PT Karana Line Cabang Medan yang saya riset ini merupakan kantor cabang yang bersifat sebagai call centre, dimana dalam
perusahaan ini tidak ada laba dan fungsinya hanya menghandle kapal – kapal yang diageni kantor pusat, jadi pencatatan untuk pendapatan adanya di kantor pusat
yakni di Jakarta, yang terjadi dalam perusahaan cabang hanya biaya – biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan operasi perusahaan tersebut sehingga menimbulkan
kerugian.
E. Rencana Kegiatan
Kategori