commit to user
III-10 desain sistem baru dengan sistem lama untuk mengetahui sejauh mana perbaikan
yang berhasil dilakukan.
3.4 Tahap Kesimpulan Dan Saran
Tahap kesimpulan dan saran membahas kesimpulan hasil analisis dan perancangan sistem dengan mempertimbangkan tujuan yang ingin dicapai dalam
penelitian dan kemudian dapat memberikan saran perbaikan untuk penelitian selanjutnya.
commit to user
IV-1
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas mengenai analisis dan perancangan sistem, mulai dari analisis sistem awal, merancang sistem usulan survei lulusan sesuai
dengan kebutuhan dan merancang aplikasi dari sistem survei lulusan Fakultas Teknik UNS. Data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah alur aktivitas
survei lulusan di Fakultas Teknik UNS. Dari data tersebut kemudian dilakukan analisis sistem sekarang untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem yang nantinya
akan digunakan sebagai acuan dalam pengembangan sistem yang baru.
4.1 Analisis Identifikasi Sistem Awal Survei Lulusan
Analisis identifikasi sistem awal survei lulusan dibagi menjadi empat tahap yaitu:
1. Tahap untuk mengetahui gambaran umum dari sistem awal survei lulusan. 2. Tahap untuk mengidentifikasi proses bisnis sistem awal survei lulusan.
3. Tahap untuk analisis permasalahan sistem awal survei lulusan dan identifikasi kebutuhan sistem dari proses survei lulusan yang terkait dengan sistem
pemesanan legalisir ijasah di Fakultas Teknik UNS. 4. Hasil identifikasi kebutuhan dijadikan sebagai acuan untuk perbaikan sistem
survei lulusan yang terkait dengan sistem legalisir ijasah.
4.1.1 Gambaran Umum Sistem Awal Survei Lulusan
Sistem survei lulusan merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mendapatkan umpan balik dari lulusan atas proses pembelajaran yang pernah
didapatkan selama diperguruan tinggi. Adapun gambaran umum dari sistem survei lulusan yang dilakukan oleh Fakultas Teknik UNS adalah sebagai berikut:
Fakultas Teknik UNS melakukan survei lulusan dan menyebarkan kuesioner. Kuesioner tersebut diperuntukan untuk lulusan Fakultas Teknik UNS dimana cara
penyebaran kuesioner secara manual dan penyebaran kuesionernya melalui website
di internet. Adapun gambaran umum mengenai sistem awal survei lulusan yang dilakukan Fakultas Teknik UNS dapat dilihat pada gambar 4.1.
commit to user
IV-2 Penyebaran kuesioner secara manual yaitu dengan cara menyebarkan
kuesioner dalam bentuk hardcopy, diberikan melalui staf kewahasiswaan atau Mawa untuk disebarkan pada lulusan yang datang ke Fakultas Teknik UNS pada
saat legalisir ijasah. Berdasarkan data jumlah responden lulusan yang mengisi kuesioner hanya 334 lulusan sarjana dan 108 lulusan ahli madya dari tahun 2008
sampai dengan tahun 2010. Komite survei lulusan membutuhkan data yang cukup dari hasil survei untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan kom ite survei
untuk menganalisa hasil survei lulusan Fakultas Teknik UNS. Penyebaran kuesioner yang kedua dengan menggunakan internet
ditampilkan dalam website Fakultas Teknik UNS yang dapat dilihat dan diisi oleh para lulusan saat mengakses website tersebut. Setelah hasil survei mencukupi
komite survei Fakultas Teknik UNS memberikan print out hasil survei untuk diolah oleh jurusan atau program studi yang ada di Fakultas Teknik UNS. Sampai
sekarang ini jurusan atau program studi yang memanfaatkan website Fakultas Teknik UNS untuk melakukan penyebaran survei lulusan adalah Teknik Mesin.
Jurusan tersebut memanfaatkan survei lulusan melalui website Fakultas sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan analisis survei lulusan untuk penilaian
akreditasi dan perbaikan proses belajar mengajar. Berdasarkan data, tingkat keberhasilan dari penyebaran kuesioner melalui website Fakultas ini hanya 27
responden yang mengisi survei dari 120 kuesioner yang disebar kepada lulusan yang berasal dari salah satu jurusan atau program studi Teknik Mesin.
4.1.2 Proses Bisnis Sistem Awal Survei Lulusan
Proses bisnis dari sistem awal survei lulusan ini bertujuan untuk mengetahui secara detail dari proses-proses bisnis, persyaratan-persyaratan dalam
survei lulusan dan entitas yang terkait dalam proses survei lulusan. Skema proses bisnis yang berhubungan dengan survei lulusan di Fakultas Teknik UNS yang
sedang berjalan saat ini dibagi menjadi 2. Yaitu skema proses bisnis survei lulusan yang terintegrasi dengan pemesanan legalisir ijasah yang dilakukan secara
manual dan skema proses bisnis survei lulusan pada website Fakultas Teknik UNS.
commit to user
IV-3
Gambar 4.1 Rich Picture Diagram Kerangka Kerja Sistem Awal
Survei Lulusan Fakultas Teknik UNS
commit to user
IV-4 Adapun proses bisnis yang dilakukan di Fakultas Teknik UNS adalah
sebagai berikut: 1. Proses Bisnis Survei Lulusan Manual Terkait dengan Pemesanan Legalisir.
Dalam proses ini terdapat beberapa tahap yang dilakukan oleh lulusan Fakultas Teknik UNS. Proses tersebut meliputi proses pengajuan berkas ijasah,
proses pengisian formulir survei lulusan, proses pengembalian formulir survei lulusan ke Mawa, proses pembayaran administrasi ijasah, dan proses pengambilan
legalisir ijasah yang sudah jadi,dan proses memasukan hasil survei oleh staf kemahasiswaan atau sering disebut dengan Mawa kedalam file komputer.
Setiap lulusan yang datang untuk legalisir ijasah mengajukan berkas ijasah berupa 10 lembar atau lebih fotocopi lembar ijasah dan 10 lembar atau lebih
lembar transkrip nilai yang dimasukan dalam satu map. Staf kemahasiswaan atau Mawa menerima berkas tersebut dan memberikan penawaran kepada lulusan yang
bersangkutan untuk mengisi formulir survei lulusan. Jika lulusan sudah bekerja maka pihak Mawa memberikan formulir survei lulusan yang langsung diisi
ditempat atau dibawa pulang oleh lulusan dan kuesioner dikembalikan ke staf Mawa. Jika lulusan belum bekerja pihak staf kemahasiswaan atau Mawa
melanjutkan dengan proses legalisir ijasah. Formulir survei lulusan yang telah diberikan oleh staf kemahasiswaan
kemudian diisi oleh lulusan. Formulir ini berupa pertanyaan seputar data diri seperti nama, nim, jurusan, tanggal lulus, IPK, nomor telpon, nama instansi
tempat bekerja, gaji pertama, lama masa tunggu kerja dan lain sebagainya. Survei lulusan Fakultas Teknik UNS yang diisi diharapkan dijawab dengan sebenarnya
oleh lulusan. Proses ini termasuk dalam proses pengisian formulir survei lulusan, alur sistem pengisian formulir survei lulusan dapat dilihat pada diagram proses
bisnis gambar 4.2. Formulir survei lulusan yang sudah diisi dengan benar oleh lulusan dapat
langsung dikembalikan ke bagian Mawa dan pihak Mawa akan mencatat, kemudian menyimpan data pengisi survei lulusan kedalam komputer. Apabila
Komite Survei Lulusan atau Pembantu Dekan III atau pihak jurusan di Fakultas Teknik yang membutuhkan data mengenai riset pelacakan data lulusan survei
lulusan maka pihak Mawa akan memberikan print out hasil rekapan data lulusan
commit to user
IV-5 yang telah disimpan dalam komputer. Pihak Komite Survei Lulusan dapat
meminta sewaktu-waktu pengumpulan print out hasil rekapan data survei lulusan kepada pihak Mawa dan tidak memasang jangka waktu pasti terhadap
pengumpulannya, semuanya itu dilakukan sesuai kebutuhan. Data rekap survei lulusan tersebut digunakan untuk pihak Komite Survei
Lulusan atau Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNS untuk membuat laporan mengenai hasil survei lulusan dan digunakan sebagai bahan pertimbangan
pengambilan keputusan manajemen perbaikan di tingkat Fakultas Teknik UNS. Setelah proses diatas dilakukan, selanjutnya proses legalisir dilakukan oleh
pihak Mawa. Sebelum proses ini, terlebih dahulu pihak Mawa menanyakan kepada lulusan tanda tangan pimpinan pengesahan legalisir ijasah yang
diinginkan. Lulusan dapat memilih tanda tangan dari Dekan atau Pembantu Dekan I. Setelah lulusan menentukankan tanda tangan yang diinginkan, maka pihak
Mawa mengecek identitas kelulusan dari berkas yang akan dilegalisir , apakah berkas yang diajukan sudah sesuai dengan nomor ijasah yang tertera dan sesuai
dengan ukuran kertas yang telah ditetapkan Fakultas. Jika berkas tersebut sesuai dengan ketentuaan maka pihak Mawa akan memberikan bukti pemesanan legalisir
berupa kwitansi. Setelah itu lulusan membayar administrasi legalisir dengan tarif Rp 1000,- per lembar untuk kelulusan dibawah tiga tahun dan Rp. 1500,- per
lembar untuk kelulusan diatas tiga tahun. Kemudian pihak Mawa memberi stempel ijasah sesuai permintaan lulusan. Selanjutnya Mawa akan mengecek
kembali keapsahan ijasah sesuai dengan draf ijasah asli yang ada di pihak fakultas. Apabila ijasah sudah sesuai dengan draf ijasah asli maka paraf diberikan
pada berkas ijasah yang akan dilegalisir ,sedangkan jika terjadi kecurangan atau pemalsuan maka akan langsung dilaporkan pada pihak Dekan. Setelah berkas
ijasah diparaf selanjutnya diserahkan kepada pimpinan dekan atau pembantu dekan I untuk ditanda tangani. Kemudian ijasah tersebut dibawa ke bagian umum
dan peralatan untuk diberi stempel. Setelah ijasah diberi stempel pihak Mawa mengagendakan dan menyimpan ijasah yang telah dilegalisir. Lulusan siap
mengambil ijasah dengan membawa tanda bukti berupa kwitansi pembayaran. Alur sistem legalisir dapat dilihat pada diagram proses bisnis gambar 4.2
commit to user
IV-6
Gambar 4.2 Proses Bisnis Sistem Survei Lulusan dan Legalisir
Manual
commit to user
IV-7 2. Proses Bisnis Survei Lulusan Online
Sistem survei lulusan yang kedua di Fakultas Teknik UNS dilakukan dengan cara online, dimana lulusan dapat mengaksesnya pada website
http:ft.uns.ac.id
index.php?option=com_ckformview=ckformid=1Itemid=3 0 . Proses pelacakan data lulusan ini memiliki beberapa tahap yaitu
a. Komite Survei Lulusan membuat pertanyaan survei lulusan yang sesuai dengan kebutuhan survei terutama Borang Akreditasi.
b. Kuesioner survei lulusan ditampilkan kedalam website agar lulusan dapat melihat dan mengisi kuesioner secara online . Adapun cara yang dilakukan
agar pihak lulusan mengetahui adanya angket survei lulusan adalah dengan cara pihak admin menyebar link website survei lulusan pada media forum
yang ada di website Fakultas Teknik UNS. c. Setelah itu, lulusan secara sukarela mengisi angket survei lulusan tersebut,
data survei lulusan kemudian disimpan dalam database dan pihak admin memberikan print out tentang detail data anget survei yang sudah diisi
lulusan kepada pihak Komite Survei Lulusan apabila dibutuhkan. d. Pihak Komite Survei Lulusan melakukan pengecekan terhadap print out data
angket yang diberikan. Tahap pengecekan pertama adalah mengenai pengisi survei apakah pengisi angket benar lulusan dari Fakultas Teknik UNS atau
tidak, jika benar pengisi angket adalah lulusan Fakultas Teknik UNS maka, angket dilanjutkan ke pengolahan data. Pihak komite survei lulusan
melakukan perhitungan data survei dilakukan secara manual. Untuk saat ini penyebaran survei lulusan yang menggunakan website
Fakultas Teknik disebarkan kepada lulusan salah satu jurusan atau program studi yang ada di Fakultas Teknik UNS yaitu Teknik Mesin. Kepentingan jurusan atau
program studi dalam penyebaran survei lulusan ini adalah sebagai bahan masukan dari sejumlah lulusan kepada suatu jurusan untuk melakukan perbaikan seperti
perbaikan kurikulum dalam proses pembelajaran dan sebagai bahan penilaian akreditasi jurusan atau program studi . Proses bisnis pada survei lulusan secara
online ini dapat di lihat pada gambar 4.3.
commit to user
IV-8
Gambar 4.3 Proses Bisnis Sistem Survei Lulusan Online
commit to user
IV-9 4.1.3
Permasalahan yang Dihadapi
Setelah mengetahui gambaran secara umum dan proses bisnis survei lulusan yang ada di Fakultas Teknik UNS saat ini, maka dapat ditentukan
permasalahan dan kekurangan pada sistem awal serta akibat–akibat yang ditimbulkan dari kekurangan tersebut.
Berdasarkan observasi yang dilakukan pada penelitian ini ada beberapa permasalahan yang sering ditemui dalam melakukan survei lulusan Fakultas
Teknik UNS. Tabel 4.1 mengenai permasalahan yang dihadapi survei lulusan secara manual. Mengenai permasalahan yang dihadapi survei lulusan secara
online dapar dilihat pada tabel 4.2
Tabel 4.1
Tabel Permasalahan Survei Manual
Permasalahan Awal Sistem Survei lulusan manual
Akibat yang Ditimbulkan
1. Lulusan harus datang ke Fakultas
Teknik UNS Memakan waktu jika ada antrian,
lokasi yang jauh. 2.
Memberikan kuesioner formulir kertas.
Penggunaan kertas meningkat. 3
Kuesioner lulusan diberikan hanya kepada lulusan yang diperkirakan
sudah bekerja, yaitu lulusan yang sudah lulus 3 tahun ke atas.
lulusan yang melanjutkan studi tidak terdaftar, lulusan dengan
tahun lulus dibawah 3 tahun yang sudah bekerja tidak terdaftar.
4. Formulir kuesioner dapat dibawa
pulang. jika formulir dibawa pulang
berpeluang formulir survei tidak kembali ke mawa.
5 Terkadang staf lupa memberikan
angket karena mekanisme Survei Survei
lulusan tidak
dijalankan dengan benar
Survei lulusan tidak terisi.
6 Kuesioner yang sudah diisi tidak
langsung direkap
tetapi hanya
dikumpulkan dan disimpan oleh staf Mawa
Angket yang sudah disimpan mudah hilang, tanggal pengiisian
angket tidak
tercatat, tidak
uptodate karena tidak direkap saat
itu juga. 7
Staf Mawa merekap angket Survei secara manual.
File penyimpanan
tidak terstruktur dengan baik.
8 Belum ada sistem pelaporan dari
angket Survei lulusan mengenai jumlah statistik dari pengisi angket.
Tidak ada laporan yang bersifat memberikan informasi mengenai
survei lulusan
untuk pihak
Fakultas dan pihak Jurusan.
Sumber:observasi dan wawancara,2010
commit to user
IV-10
Tabel 4.2
Permasalahan Awal Survei Lulusan Online
Permasalahan Awal Sistem Survei lulusan online
Akibat Yang Ditimbulkan
1. Pengisian kuesioner Survei masih
bersifat sukarela Jumlah responden Survei sedikit
dari 122 angket yang disebar hanya 33 yang mengisi
2. Sistem yang ada belum bisa
mendeteksi bahwa yang mengisi kuesioner benar lulusan Fakultas
Teknik UNS . pengguna luar bisa mengisi kuesioner tersebut
Banyak data yang masuk sistem tidak sesuai dengan kebutuhan.
3. Belum ada sistem pelaporan dari
angket Survei lulusan mengenai jumlah statistik dari pengisi
angket. Tidak ada laporan yang bersifat
memberikan informasi mengenai survei lulusan untuk pihak Fakultas
dan pihak Jurusan.
Sumber:observasi dan wawancara,2010
Dari permasalahan yang ditmbulkan pada sistem awal dan akibat-akibat yang ditimbulkan maka alternatif solusi untuk permasalahan yang ditemui adalah
merancang sebuah sistem Survei lulusan yang berbasis online yang terkait atau terintegrasi dengan sistem legalisir ijasah.
4.1.4 Identifikasi Kebutuhan Sistem Informasi
Pada tahap ini dilakukan identifikasi kebutuhan sistem informasi pada sistem survei lulusan yang terintegrasi dengan sistem pemesanan legalisir ijasah.
Identifikasi kebutuhan dari sistem ini akan dijelaskan mengenai desain output secara umum, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan
output sistem baru. Setelah menentukan desain output untuk sistem usulan maka
desain input sistem dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian diharapkan sistem yang dirancang dapat memperbaiki kekurangan dan kelemahan
dari sistem yang ada saat ini. 1. Menentukan Desain Output .
Desain output berupa data dan laporan yang mendukung proses penyebaran survei lulusan. Tidak hanya berdasarkan data dan laporan tetapi juga
didasarkan pada keinginan dari pengguna sistem survei. Data dan laporan yang diinginkan sebagai output sistem ini adalah laporan yang biasanya dapat dicetak
commit to user
IV-11 dengan menggunakan media kertas, rancangan output ini terdiri dari data diri
lulusan, data formulir survei, laporan hasil survei lulusan. berikut hasil output sistem survei lulusan yang terkait dengan sistem legalisir :
a. Formulir data diri lulusan dan pengguna sistem ini, berisi tentang data diri lulusan disertai email lulusan yang akan mendaftar dalam sistem ini.
b. Formulir status pekerjaan lulusan sekarang, berisi mengenai data pekerjaan lulusan seperti status lulusan apakah sudah bekerja atau belum, jika sudah
bekerja lulusan dapat mengisi data perusahaan seperti alamat, email, nomor telepon perusahaan.
c. Formulir survei pihak pensurvei Fakultas, berisi tentang formulir survei lulusan dengan pertanyaan dan pilihan jawaban yang sesuai dengan
kebutuhan Fakultas. d. Formulir survei yang dibuat oleh pihak pensurvei pada masing-masing
jurusan atau program studi di Fakultas Teknik UNS. e. Laporan hasil survei terdiri dari daftar pengguna lulusan.
f. Laporan hasil survei lulusan, laporan hasil survei lulusan berupa grafik untuk tiap pertanyaan pilihan ganda tiap jurusan atau program studi.
2. Desain Input Sistem Ditentukan Berdasarkan Output Dokumen Dasar. Output
dokumen dasar Output source document merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di
Output dokumen dasar kemudian dimasukan sebagai input sistem informasi untuk
diolah. Tabel 4.3 menunjukkan input sistem yang diperlukan untuk menghasilkan Output
sistem yang berdasarkan dokumen dasar survei lulusan di Fakultas Teknik UNS.
Tabel 4.3 Input Sistem yang Diperlukan
No Output Sistem
Input Sistem
1 Formulir atau data User
pengguna sistem. Data
rekap User
yang tersimpan dalam database.
2 Formulir atau data lulusan
pengguna sistem. Data
rekap lulusan
yang tersimpan dalam database.
commit to user
IV-12
Tabel 4.3
Input Sistem yang Diperlukan lanjutan
4.2 Perancangan Sistem Usulan Survei Lulusan
