KAJIAN PUSTAKA
a) Penerimaan Barang
Menurut Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor
Tahun tentang Pedoman Pergudangan dijelaskan bahwa penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. James M. Apple (
) mengatakan demikian :
Receiving includes all those activities involved in accepting materials to be stored. (Penerimaan mencakup semua kegiatan yang terlibat dalam proses menerima barang untuk disimpan).
Dijelaskan oleh Morrison ( : ) bahwa dalam Storage and Control
of Stock (Third Edition) beliau menyatakan bahwa :
“Receiving is the proces of accepting, from all sources, all materials, equipment and parts used in organization, including supplies for manufacturing or operating proces, plant maintenance, office, capital installations and finished product ” (Penerimaan adalah proses menerima, semua bahan, peralatan dan suku cadang yang digunakan dalam organisasi dari berbagai sumber termasuk pasokan untuk pembuatan atau proses operasi, pemeliharaan, kantor, instalasi modal dan produk jadi.)
Kecepatan dan akurasi adalah tujuan utama dari fungsi penerimaan ini. Agar proses penerimaan berjalan lancar perlu diertai dengan kegiatan-kegiatan pendukung lainnya. Selanjutnya dikatakan oleh James M. Apple (
: - ) tentang berbagai macam proses
penerimaan dengan melibatkan hal-hal berikut ini :
) Prompt and accurate processing of receipts (kecepatan dan
akurasi),
commit to user
) Control and scheduling of deliveries (pengendalian dan
penjadwalan pengiriman), ) Procurement and processing of all due-in information (pengadaan
dan pengolahan terhadap segala informasi), ) Analysis of document for planning purposes (analisis terhadap
dokumen untuk tujuan perencanaan), ) Scheduling and controlling (penjadwalan dan pengendalian),
) Spotting carries (penempatan barang), ) Unloading carries (membongkar barang).
Menurut Frazelle ( : - ) dalam upaya persiapan penerimaan barang perlu memperhatikan hal-hal berikut ini : ) Pre packaging in issue increments. (Identifikasi barang Sebelum
mengemas barang).
) Applying necessary labels and tags. (Memasang label dan
pengkodean). ) Cubing and weighing for storage and transport planning.
(Mengepak dan menimbang barang untuk penyimpanan dan perencanaan transportasi).
Penerimaan barang di Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta adalah kegiatan menerima barang dari relasi/klien dengan
melalui tahapan-tahapan tertentu yang telah ditentukan oleh pihak Pedaringan dengan memeriksa jenis dan kondisi barang, serta jumlah
commit to user
barang sebelum dilakukan proses penyimpanan. Kegiatan penyimpanan terjadi pada aktivitas ini dimana proses penerimaan ini berlangsung maka secara tidak langsung terjadi aktivitas pemasukan barang ke dalam gudang yang telah disediakan untuk dilakukan penyimpanan barang selama masa periode yang telah ditentukan.
b) Pengeluaran Barang
Menurut Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor
Tahun tentang Pedoman Pergudangan, pengeluaran barang merupakan proses kegiatan penyaluran logistik dan
peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Menurut Frazelle (
: ) dalam World-Class Warehousing and Material Handling meng atakan demikian “ “Picking is the process removing item from storage to meet a
specific demand ”. (Pengeluaran barang adalah proses memindahkan barang dari gudang penyimpanan kepada peminta barang tersebut).
Selanjutnya, dikatakan oleh Morrison (
: ) bahwa dalam
pengeluaran barang perlu memperhatikan hal berikut :
) A routine system for the time of receipt of issue notes, the selection of what is required and marshalling of the needs of each customers. (Waktu yang rutin dalam pencatatan, memilih apa yang diperlukan dan menyusun kebutuhan setiap pelanggan).
commit to user
) A timed schedule of loading vehicles. (Penjadwalan pemuatan barang
ke kendaraan).
) A detailed transport plan for journeys to users, timing and routeing each vehicle and providing, as for as practicable, for full loads outwards and return loads. (Perencanaan transportasi yang jelas untuk membawa barang ke pengguna, dengan menyediakan waktu dan rute yang jelas, agar mudah dijalankan untuk yang muatan penuh dan pengembalian muatan).
) A regular system of checking to ensure that all items due for dispatch are loaded, and that no unauthorized items are put in the
vehicles. (Sistem pengawasan untuk memastikan bahwa semua barang telah dimuat dan tidak ada barang yang tertinggal).
Kegiatan pengeluaran barang oleh Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ini adalah proses
penyerahan barang-barang yang disimpan di gudang kepada relasi/klien dengan melengkapi persyaratan-persyaratan administrasi terlebih dahulu sebelum dilakukan proses pengeluaran barang. Proses pengeluaran ini melalui alur tertentu yang telah dibuat agar tidak menimbulkan penumpukan barang dan menjaga keamanan dari barang tersebut.
c) Pengawasan dan Pelaporan
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisai dan manajemen tercapai (Handoko,
commit to user
: ). Hal ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan seuai dengan yang telah direncanakan.
Sondang P. Siagian (
: ) mendefinisikan pengawasan sebagai proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih menjamin bantuan semua pekerjaan yang sudah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Fungsi pengawasan yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula. Proses pengawasan memiliki lima tahapan menurut T. Hani Handoko (
- ), yaitu : ) penetapan standar pelaksanaan, ) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, ) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata, ) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan
penganalisaan penyimpangan-penyimpangan, ) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Sedangkan, pelaporan merupakan salah satu cara untuk menyampaikan informai tentang pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan, pemantauan, penilaian dan pengambilan keputusan (Susilo,
: ). Dalam pelaporan ini menggunakan laporan sebagai salah satu alat yang resmi dalam sistem
commit to user
administrasi organisasi. Lebih lanjut dikatakan oleh Susilo (
: ) bahwa fungsi laporan sebagai : ) Pertanggungjawaban dan pengawasan. ) Dasar dan bahan penilaian. ) Penyampaian informasi. ) Bahan pengambilan keputusan. ) Alat untuk membina kerja sama, saling pengertian dan koordinasi
yang tepat.
Pengawasan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta menggambarkan langkah-langkah atau cara
dalam menjaga barang-barang atau persediaan milik relasi/klien yang ada di gudang. Morrison (
: ) mengatakan bahwa : “Stock control is the operation of continously arranging receipt
and issues so that stock balances are adequate to support the current rate of consumption, with due regard to economy. ” (Pengawasan persediaan adalah operasi yang dilakukan untuk mengatur penerimaan sehingga keseimbangan atas persediaan cukup untuk mendukung tingkat kebutuhan saat ini, dengan memperhatikan keadaan ekonomi).
Sedangkan, pelaporan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta merupakan pemberitahuan informasi
tertulis tentang keadaan barang-barang yang ada di gudang oleh petugas gudang kepada pimpinan untuk dijadikan bahan pertimbangan sekaligus informasi untuk penyewa gudang.
Pengawasan perlu disertai dengan pelaporan agar meyakinkan pihak relasi/klien barang yang disimpan terjamin keamanannya.
commit to user
Pengawasan dan pelaporan merupakan alat informasi untuk pihak penyewa gudang sekaligus alat pertanggungjawaban kepada pimpinan.
d) Tagihan
Yang dimaksud dengan tagihan atau faktur adalah sebuah perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga dan hal-hal lain yang biasanya terkait dengan pembayaran (http://id.wikipedia.org/wiki/Tagihan). Tagihan di Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta adalah daftar rincian barang dan besarnya
jumlah biaya yang telah disepakati dalam kontrak perjanjian gudang berdasarkan periode yang telah ditentukan. Tagihan ini diperlukan sebagai bukti rincian biaya dan kondisi barang sebelum diserahkan kembali kepada pemilik barang yang sebenarnya.
B. Kerangka Pemikiran
Penelitian ini mendiskripsikan aktivitas pelayanan jasa pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Dengan adanya pengelolaan yang baik, akan memperlancar aktivitas pergudangan yang ada didalamnya. Sehingga kelancaran dalam aktivitas pergudangan ini dapat memberikan kepuasan terhadap klien yang menyewa gudang di perusahaan daerah tersebut. Oleh karena itu, penelitian ini dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana manajemen pergudangan di Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta.
commit to user
Secara singkat, kerangka pemikiran bagi penelitian ini dapat digambarkan dengan skema sebagai berikut :
Gambar . Skema Kerangka Pemikiran Penelitian
Manajemen Pergudangan di Perusahaan
Daerah
Pusat
Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta berdasarkan SOP Pergudangan :
Penerimaan barang Pengeluaran barang Pengawasan dan pelaporan Tagihan
Pelayanan Jasa Pergudangan di
Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”
Surakarta
Kelancaran Aktivitas Pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota
“Pedaringan” Surakarta
commit to user