Perancangan System

3.2 Perancangan System

Setelah selesai melakukan tahapan analisis, maka tahapan perancangan sistem sesuai gambaran dari hasil analisa. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus dapat dipastikan bahwa semua prasyaratan untuk menghasilkan sistem informasi dapat dipenuhi. Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai untuk mendapatkan informasi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem yang disusun harus dapat dikembangkan lagi (Susanto, 2004:332). Maka analis waktunya memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.

Adapun langkah-langkah dalam perancangan sistem meliputi :

1. Physical System Physical system berupa bagan alir sistem (System Flowchart) ataupun bagan alir dokumen (Document Flowchart).

2. Logical Model Logical Model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data atau (DFD). DFD digunakan untuk menggunakan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

3.2.1 Dokumen Alir (Flow Diagram)

Dari dokumen alir system berjalan dapat ditarik suatu masalah bahwa ketidak efisienan dalam melakukan pelayanan adalah karena kesulitan pihak installasi farmasi dalam penyajian data sirkulasi stock obat sehingga waktu banyak tersita pada pencarian data saja sehingga pelayanan tidak dapat dilakukan secara cepat. Untuk itu diperlukan suatu system yang dapat menjwab itu semua. Maka dibuatlah dokumen alir yang melibatkan suatu system yang dapat menyimpan serta mengolah data sirkulasi stock secara efektif dan efisien guna menunjang pelayanan terhadap pasien. Adapun perencanaan dapat digambarkan dalam dokumen alir sebagai berikut :

Gambar 3.3 Dokumen Alir Proses Pembelian Obat pada Installasi Farmasi

Pihak pembelian atau gudang melakukan cek ketersediaan obat melalui laporan sirkulasi obat atau melihat cek stock kritis obat atau melakukan purchase order melalu laporan transaksi penjualan per periode. Sehingga laporan laporan tersebut digunakan sebagai acuan pembelian ke supplier. Setelah pembelian dilakukan maka pihak pembelian melakukan entri data pembelian kedalam system secara otomatis system melakukan proses kalkulasi penambahan stock obat pada ketersedian installasi farmasi.

Gambar 3.4 Dokumen Alir Penjualan Obat Pada Installasi Farmasi

Pasien memberikan resep kepada installasi farmasi maka kasir akan melakukan pengecekan apakah kertersediaan obat yang dibutuhkan pasien tersebut mencukupi didalam gudang dan ini akan secara otomatis dilakukan oleh system. Jika stock obat mencukupi maka proses penjualan dapat dilakukan dan system akan secara otomatis akan mengurangi stock obat. Dan mencatat dalam sirkulasi stock obat. Selain itu secara sistematis system akan mencatat laporan penjualan obat atau obat keluar yang nantinya dapat digunakan datanya oleh pihak pembelian sebagai acuan dalam pembuatan purchase order. Dengan dicatatnya penjualan bisa digunakan sebagai acuan laporan keuangan sehingga dapat dilakukan perhitungan secara kotor rugi laba yang diperoleh dengan cara menghitung selisih harga penjulan dan pembelian.

3.2.2 Diagram Alir (Flowchart)

Berikut ini adalah flowchart sistem yang diusulkan. Pada flowchart ini dijelaskan mengenai alur utama dari sistem yang dikembangkan yaitu alurpenjualan dan pembelian dimana fungsi pengendalian stock ada disini

Pada diagram alir pembelian dapat dilihat bahwasanya proses sirkulasi stock akan secara otomatis bertambah sebanyak data item pembelian sedangkan jika ada produk yang rusak ataupun sudah expired maka stock akan berkurang melalui retur pembelian

Gambar 3.5 Diagram Alir Pembelian dan retur pembelian

Pada diagram alir penjualan dapat dilihat bahwasanya proses sirkulasi stock akan secara otomatis berkurang sebanyak data item penjualan resep ke pasien sedangkan jika ada pengembalian obat dari pasien maupun ruangan rawat inap maka stock akan bertambah melalui retur penjualan

Gambar 3.6 Diagram Alir Penjualan dan retur penjualan

3.2.3 Diagram Aliran data (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD) adalah gambar aliran informasi yang terlibat dalam suatu prosedur (event) yang terdapat dalam suatu system. Diagram ini menjelaskan lebih lanjut proses yang terdapat pada diagram berjenjang dengan alur data yang terjadi pada setiap proses. Data Flow Diagram (DFD) berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam system dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah sehingga memungkinkan untuk dilakukan proses dekomosisi, partisi atau pembagian system kedalam bagian bagian yang lebih kecil dan lebih sederhana. Adapun penjelasan dari DFD dapat dilihat sebagai berikut

3.2.3.1 Context Diagram

Context Diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang menggambar entitas entitas yang berhubungan dengan suatu system. Pada context diagram Sistem Monitoring Pengendalian Obat pada Installasi farmasi terdapat 4 external entity yaitu : pasien, penjualan (kasir), pembelian (gudang), pimpinan (Apoteker). Masing masing dari entity tersebut memberikan input dan oleh system akan diberikan keluaran atau output yang berupa laporan ataupun lainya. Pada proses Sistem Monitoring Pengendalian Obat pada Installasi farmasi dimulai dari proses pembelian atau pengambilan resep dari pasien kemudian system akan mengecek obat yang ada di gudang dan apabila obat tersebut habis atau tidak ada maka system akan melakukan proses pembelian kepada supplier. Tetapi terlebih dahulu system harus di adjust untuk melakukan sinkronisasi data stock yang ada melalui stock opname apabila stock opname telah dilakukan maka akan muncul pada stock kritis apabila stock obat telah melewati batas minimum ketersediaan barang. Untuk lebih jelasnya context diagram dapat dilihat pada gambar 3.7

Gambar 3.7 Diagram Context Sistem Monitoring Pengendalian Stock Obat

3.2.3.2 Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran Data Flow Diagram ke level level lebih bawah lagi. Semua proses yang ada pada Sistem monitoring pengendalian obat pada instalasi farmasi dapat dilihat seperti pada gambar dibawah ini

Gambar 3.8 Diagram Berjenjang Sistem Monitoring Pengendalian Stok Obat

3.2.3.3 DFD Level 0 Sistem Monitoring Pengendalian Stock Obat

Setelah Context Diagram maka digambarkan diagram lebih rinci, yang disebut DFD Level 0. DFD level 0 membentuk semua aliran proses input dan output yang ada pada context diagram sebelumnya. Tiap tiap proses yang menggambarkan proses dari Sistem Monitoring Pengendalian Stock Obat. Pada DFD level 0 terdapat 3 proses utama yaitu : proses input data, proses transaksi dan proses pembuatan laporan. Pada level ini digambarkan semua proses yang dilakukan oleh system seperti pada gambar 3-9

Gambar 3.9 DFD Level 0 Sistem Monitoring Pengendalian Stock Obat

3.2.3.4 DFD Level 1 Master Data

DFD level 1 proses master data yaitu berupa proses entri data data master yang ada pada system, secara garis besar DFD level 1 master data dapat digambarkan pada gambar 3-10

Gambar 3.10 DFD level 1 Master Data

3.2.3.5 DFD Level 1 Transaksi

DFD level 1 transaksi yaitu berupa proses transaksi yang ada pada system yaitu transaksi penjualan dan retur penjualan serta pembelian dan retur pembelian, secara garis besar DFD level transaksi dapat digambarkan pada gambar 3-11

Gambar 3.11 DFD level 1 transaksi

3.2.3.6 DFD Level 1 Pembuatan Laporan

DFD level 1 proses pembuatan laporan yaitu berupa proses pembuatan laporan penjualan, laporan retur penjualan, laporan pembelian, laporan retur pembelian dan laporan data stock obat, secara garis besar DFD level 1 proses pembuatan laporan dapat digambarkan pada gambar 3-12

Gambar 3.12 DFD level 1 Proses Pembuatan Laporan

3.2.4 ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD digunakan untuk menunjukkan hubungan antara entity dengan database dan objek–objek (himpunan entitas) apa saja yang ingin dilibatkan dalam sebuah basis data dan bagaimana hubungan yang terjadi diantara objek-objek tersebut. ERD yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan beberapa atribut yang mempersentasikan seluruh fakta yang ditinjau dari keadaan yang nyata. Dimana dapat digambarkan secara lebih sistimatis dengan menggunakan ERD. ERD system monitoring pengendaian stock obat secara detail dapat dlihat pada gambar 3-13 dibawah ini :

Gambar 3.13 ERD Sistem Monitoring Pengendalian Stock Obat

3.2.5 Struktur Tabel

Dari ERD yang sudah tebentuk dapat disusun struktur basis data yang nantinya digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan yaitu :

Tabel 3.1 Daftar tabel yang ada dalam database

Tabel Name

Table Type

Primary key

#Columns

BELI Dependent BELI_ID,

SUPPLIER_ID, KARYAWAN_ID

BELIDETAIL Dependent BELI_ID,OBAT_ID,

SUPPLIER_ID, KARYAWAN_ID

4 JUAL Dependent JUAL_ID,KARYAWAN

DOKTER Independent DOKTER_ID

_ID,PASIEN_ID, DOKTER_ID

JUALDETAIL Dependent JUAL_ID,KARYAWAN

_ID,PASIEN_ID, OBAT_ID,DOKTER_ID

KARYAWAN Independent KARYAWAN_ID

4 OBAT Independent OBAT_ID

16 PASIEN Independent PASIEN_ID

4 RETURBELI Dependent RETURBELI_ID,

BELI_ID,OBAT_ID, SUPPLIER_ID, KARYAWAN_ID

RETURJUAL Dependent RETURJUAL_ID,

7 JUAL_ID,KARYAWAN _ID,PASIEN_ID,OBAT_ ID, DOKTER_ID

SUPPLIER Independent SUPPLIER_ID

Dari table diatas dapat diuraikan bahwa terdapat 11 tabel dari hasil penurunan ERD dimana terdapat 5 tabel master yaitu table obat, tabel dokter, tabel pasien, tabel karyawan dan tabel supplier dan 6 tabel yang digunankan untuk proses penyimpanan data transaksi yaitu tabel jual, tabel jualdetil, tabel retur jual, tabel beli, tabel belidetil, tabel returbeli. Secara detail deskripsi dari tabel tabel diatas akan dibahas seperti berikut ini :

1. Tabel Obat Nama Tabel

OBAT

Primary Key

OBAT_ID

Foreign Key

Relasi Tabel

Deskripsi untuk menyimpan data data obat.

Tabel 3.3.2 Tabel Obat

Key Column Name Data Type Description

PK OBAT_ID

Char (20)

OBAT_NAMA

Char (100)

OBAT_SATUAN

Char (50)

OBAT_ISI

Decimal (15,0)

OBAT_KETERANGAN Char (50) OBAT_NEWAVERAGE Decimal (15,0)

OBAT_NEWSTOCK Char (20)

OBAT_AVER

Decimal (15,0)

OBAT_STOCK

Decimal (15,0)

OBAT_HARGAPOKOK Decimal (15,2) OBAT_POTONGAN

Decimal (15,2)

OBAT_HARGAJUAL

Decimal (15,2)

OBAT_BATAS

Decimal (15,0)

OBAT_NAMADAGANG Char (50) OBAT_KLASTERAPI

Char (50)

OBAT_BENTUK

Char (50)

2. Table Pasien

Tabel 3.3.3 Tabel Pasien

Key Column Name Data Type Description

PK PASIEN_ID

Char(20)

PASIEN_NAMA

Char(50)

PASIEN_ALAMAT

Char(100)

PASIEN_TELP

Char(20)

3. Tabel Dokter

Tabel 3.3.4 Tabel Dokter

Key Column Name Data Type Description

PK DOKTER_ID

Char(20)

DOKTER_NAMA

Char(50)

DOKTER_ALAMAT

Char(100)

DOKTER_TELP

Char(20)

4. Tabel Karyawan

Tabel 3.3.5 Tabel Karyawan

Key Column Name Data Type Description

PK KARYAWAN_ID Char(20)

KARYAWAN_NAMA Char(50) KARYAWAN_ALAMAT Char(100)

KARYAWAN_TELP Char(20)

5. Tabel Supplier

Tabel 3.3.6 Tabel Supllier

Key Column Name Data Type Description

PK SUPPLIER_ID Char(20) SUPPLIER_NAMA

Char(50)

SUPPLIER_ALAMAT Char(100) SUPPLIER_TELP

Char(20)

6. Tabel Beli

Tabel 3.3.7 Tabel Beli

Key Column Name Data Type Description

PK BELI_ID

Char(20)

BELI_TANGGAL Date PFK BELI_TOTAL Decimal (15,2) PFK SUPPLIER_ID

Char(20)

KARYAWAN_ID

Char(20)

7. Tabel BeliDetail

Tabel 3.3.8 Tabel Beli detil

Key Column Name Data Type Description

PK BELI_ID

Char(20)

PFK OBAT_ID

Char(20)

BELIDETAIL_QTY

Decima(15,2)

PFK SUPPLIER_ID

Char(20)

PFK KARYAWAN_ID

Char(20)

BELIDETAIL_HRGBELI Decima(15,2) BELIDETAIL_SUBTOTAL Decima(15,2)

8. Tabel ReturBeli

Tabel 3.3.9 Tabel retur beli

Key Column Name Data Type Description

PK RETURBELI_ID

Char(20)

RETURBELI_TANGGAL Date PFK BELI_ID

Char(20)

PFK OBAT_ID

Char(20)

PFK SUPPLIER_ID

Char(20)

PFK KARYAWAN_ID

Char(20)

9. Tabel Jual

Tabel 3.3.10 Tabel jual

Key Column Name Data Type Description

PK JUAL_ID

Char(20)

PFK KARYAWAN_ID

Char(20)

PFK PASIEN_ID

Char(20)

JUAL_TANGGAL Date JUAL_TOTAL Decimal(15,2)

PFK DOKTER_ID

Char(20)

10. Tabel JualDetail

Tabel 3.3.11 Tabel Jual Detail

Key Column Name Data Type Description

PFK JUAL_ID

Char(20)

PFK KARYAWAN_ID

Char(20)

PFK PASIEN_ID

Char(20)

PFK OBAT_ID

Char(20)

JUALDETAIL_QTY

Decimal(5,0)

JUALDETAIL_HARGAJUAL Decimal(15,2) JUALDETAIL_HARGABELI Decimal(15,2) JUALDETAIL_SUBTOTAL Decimal(15,2)

PFK DOKTER_ID

Char(20)

11. Tabel ReturJual

Tabel 3.3.12 Tabel Retur Jual

Key Column Name Data Type Description

PK RETURLJUAL_ID

Char(20)

RETURLJUAL_TANGGAL Date PFK JUAL_ID

Char(20)

PFK KARYAWAN_ID

Char(20)

PFK PASIEN_ID

Char(20)

PFK OBAT_ID

Char(20)

PFK DOKTER_ID

Char(20)