BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Dalam bab ini penulis akan menganalisa sistem peminjaman yang sedang berjalan di Unit simpan pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta Timur agar dapat
menemukan apa yang menjadi kendala atau permasalahan pada sistem peminjaman, pada saat ini penulis dapat mengusulkan perbaikannya. Sistem berjalan yang ada pada
Unit simpan Pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta Timur, khususnya mengenai sistem yang melayani peminjaman ini berisikan tentang tinjauan organisasi,
mengenai sejarah dan struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian, prosedur sistem berjalan, DAD sistem berjalan, kamus data, spesifikasi sistem
berjalan yang terdiri dari spesifikasi bentuk masukan dan keluaran, permasalahan yang ada pada sistem berjalan serta alternatif pemecahan masalah.
Dengan analisa yang baik pada sistem berjalan ini maka akan memberikan kemudahan pada penulis didalam menemukan permasalahan yang ada dan dengan
demikian penulis akan dapat membuat sistem usulannya.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Tujuan didirikannya Unit simpan pinjam Swamitra-KOPPAS Cibubur Jakarta Timur adalah sesuai dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga yaitu untuk
25 25
membangun dan megembangkan potensi serta kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Hal ini guna meningkatkan kesejahteraan
ekonomi sosial anggotanya. Disamping itu ikut serta dalam membangun tatanan perekonomian nasional untuk mewujudkan masyarakat maju, adil dan makmur.
3.2.1 Sejarah Singkat Unit Simpan Pinjam Koperasi Pasar Cibubur Jakarta Timur USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 1992 tentang
perkoperasian BAB I ketentuan umum pasal 1 ayat 1 bahwa koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan
melandaskan kegiatannya berdasarkan atas asas kekeluargaan. Dapat disimpulkan bahwa kopersi dapat membantu atau memperbaiki ekonomi rakyat dan juga
mempunyai peranan yang sangat penting dalam pembangunan Nasional. Usp Wsamitra Koppas Cibubur merupakan unit usaha otonom dari koperasi Pasar
Cibubur yang bekerjasama dengan Bank Bukopin, yang didirikan pada bulan februari 1998 di pasar Cibubur. Usp Swamitra Koppas Cibubur adalah pola kemitraan
berdasarkan perjajian kerjasama antara Pengelola Swamitra dengan Koperasi Pasar Cibubur yang memiliki unitusaha simpan pinjam Selanjutnya disebut USP
SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR, yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang No.25 tahun 1992 Perkoperasian dan peraturan Pemerintah No.9 tahun 1995 tentang
Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi, yang kegiatan utamanya di bidang usaha simpan pinjam. Usp Swamitra Koppas Cibubur ini bertujuan untuk
memajukan kesejahteraan para pedagang Pasar Cibubur pada khususnya dan masyarakat pada umumnya dengan melakukan kegiatan simpan pinjam.
A. Tugas dan Fungsi Organisasi
Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan Unit simpan Pinjam
Swamitra koperasi pasar Cibubur, maka di tetapkan tugas organisasi diatas sebagai berikut :
1. Bank Bukopin
Adapun tugas dan tanggung jawab Bank Bukopin adalah sebagai berikut : a. Mengelola USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR sepenuhnya.
b. Menyusun sistem, program, prosedur secara teknis yang akan diterapakan dalam mengelola USP SWAMITRA KOPPAS
CIBUBUR. c. Melaksanakan recruitmen, pendidikan, training, bagi calon dan tenaga
SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. d. Monotoring, supervisi dan pengawasan.
e. Memberikan kredit investasi dan midal kerja.
2. KOPPAS Cibubur
Adapun tugas dan tanggung jawab KOPPAS Cibubur adalah sebagai berikut :
a. Menyerahkan sepenuhnya pengelolahan USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR kepada Bank Bukopin.
b. Menyalurkan kredit yang diterima kepada USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR untuk diteruskan kepada anggota calon,
koperasi lain dan anggota koperasi laon. 28
c. Membantu memasarkan USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR kepada masyarakat.
d. Menyadiakan sarana dan ruangan kantor yang diperlukan beserta sarana telepon, listrik dan air.
e. Membantu dalam pembinaan kepada anggota.
3. Manager Komersil
Adapun tugas dan tanggung jawab Manager Komersil adalah sebagai berikut :
a. Menyusun program kerja tahunan berupa rencana ekspensi kredit dan mobilisasi danasimpanan.
b. Melakukan supervisi dan pembinaan kepada AO. c. Melakukan penilaian performance AO dan disiplin kerjanya.
d. Melakukan fungsi marketing unit. e. Melakukan fungsi AO untuk menangani portfolio kredit.
f. Melakukan supervisi dan monitoring kredit kepada nasabah USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.
g. Membina hubungan baik dengan pihak ekstren.
4. Manager Operasional
Adapun tugas dan tanggung jawab Manager Operasional adalah sebagai berikut :
a. Bertugas dan bertanggungjawab kepada Kepala Operasional Kantor pusat Bank Bukopin.
b. Memimpin unit simpan pinjam USP Swamitra bidang Operasional. 29
c. Menyusun program kerja tahunan untuk pengembangan USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.
d. Mengelola sumber daya manusia karyawan yang berada dibawah kepemimpinannya.
e. Melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi pengelolahan likuidasi USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.
f. Memonitor dan mengevaluasi operasional dan administrasi USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.
g. Menyusun dan memberikan laporan secara bulanan kepada Bank Bukopin.
5. Internal Control
Adapun tugas dan tanggung jawab Internal Control adalah sebagai berikut :
a. Melakukan kontrol terhadap operasional dan pembukuan USP KOPPAS CIBUBUR setiap hari secara rutin dan kontinyu.
b. Mengawasi dan mengontrol operasional pelaksanaan kerja dan kegiatan masing-masing bagian sampai dengan pengadministrasian
dan pembukuan transaksi secara harian, mingguan, bulanan, dan triwulan.
c. Melakukan administrasi atas hasil pengawasan dan kontrol pada masing-masing bagian.
d. Memberikan informasi dan masukan operasional kepada Manager Operasional KPO Bank Bukopin.
6. Account Officier
Adapun tugas dan tanggung jawab Account Officier adalah sebagai berikut : a. Menyusun target dan rencana pencapaian pembiayaan dan pendanaan
bisnis di wilayahnya, serta merealisasikannya setelah memperoleh persetujuan pengelola USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.
b. Melaksanakan fungsi pemasaran, menghimpun dan menyalurkan dana masyarakat melalui produk simpan pinjam USP SWAMITRA
KOPPAS CIBUBUR. c. Menganalisa pinjaman yang diajukan oleh anggota dan atau anggota
luar biasa khususnya dari aspek karakter dan kapabilitas kemampuan.
d. Mengevaluasi dan membina nasabah yang telah mendapatkan pinjaman.
e. Mambantu dalam penilaian agunan yang dijaminkan bersama Credit Support.
f. Bersama Manager dan Credit Support melakukan eksekusi jaminan apabila nasabah wanprestasi dan telah disetujui oleh kredit Komite.
7. Collector
Adapun tugas dan tanggung jawab Collector adalah sebagai berikut : a. Melakukan penagihan kewajiban pokok dan bunga kepada debitur
USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. b. Membantu Pembina Keridit dalam melakukan evaluasi pinjaman.
c. Membantu Cridit Support dalam taksasi. 31
d. Membantu AO dalam melakukan monitoring kualitas pinjaman. e. Melakukan administrasi pembukuan tagihan.
8. Teller
Adapun tugas dan tanggung jawab Teller adalah sebagai berikut : a. Memberikan pelayanan penarikan dan setoran simpanan di USP
SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. b. Melakukan administrasi dan pembukuan simpan pinjam sampai
dengan pembentukan neraca dan labarugi. c. Melakukan pencarian dana terhadap pinjaman yang sudah disetujui.
d. Memberikan informasi simpan pinjam yang dilayani di USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.
e. Melakukan administrasi dan monitoring surat menyurat intren dan ekstren USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR.
9. Credit Support
Adapun tugas dan tanggung jawab Credit Support adalah sebagai berikut : a. Melakukan analisa yuridis mengenai subyek dan obyek hukum calon
nasabahdebitur USP SWAMITRA KOPPAS CIBUBUR. b. Melakukan penilaian agunan yang dijaminkan oleh nasabahdebitur.
c. Mendokumentasikan, mengadministrasikan file pinjaman dan agunan, mulai dari permohonan sampai dengan pelunasan pinjaman, sesuai
dengan ketentuan yang ada. d. Menyimpan agunan secara fisik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
e. Mempersiapkan akad perjanjian pinjaman dan jaminan dengan calon nasabahdebitur baik secara intren maupun notaril, setelah mendapat
persetujuan dari Credit Committe.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Berkaitan dengan pengjuan pinjaman yang dilakukan oleh calon debitur, maka prosedur pemberian pinjaman pada Unit Simpan Pinjam Swamitra Koperasi Pasar
Cibubur Jakarta Timur adalah sebagai berikut :
A. Proses Permohonan Pinjaman
Pada Tahap ini debitur mengajukan permohonan pinjaman dengan membawa berkas pinjaman antara lain : foto copy KTP suami istri, Kartu Keluarga, Surat
akta nikah, dan foto copy Jaminan kepada Pembina Pinjaman AO, yang kemudian akan diproses.
B. Evaluasi analisa Pinjaman
Analisa pinjaman yang dilakukan oleh CS dan AO dituangkan dalam proposal kredit, dengan format sebagai berikut :
- Tujuan, maksud penggunaan fasilitas kredit dan besarnya kredit yang diajukan. - Performance yaitu, performance dari calon debitur dan usahanya.
- Prospek usaha yaitu, Kualitatif dan kuantitatif. - Resiko yaitu, resiko intren dan ekstren yang mungkin akan timbul.
- Monitoring yaitu, kegiatan debitur dalam mengelola usaha dan identifikasi masalah-masalah yang mungkin akan timbul.
- Analisa Yuridis yaitu, analisa yang dilakukan atas kebenaran, kelengkapan, keabsahan dan aspek hukum lainnya dari subyek hukum dan obyek
hukum yang berkaitan dengan fasilitas kredit yang akan diberikan, sehingga memungkinkan resiko kerugian bagi Bank dapat
diperkecildicegah. -
Jaminan yaitu, kayakinan Bank atas kesanggupan debitur, faktor penting dalam mengurangi resiko kredit.
- Kesimpulan dan rekomendasi yaitu, merupakan gambaran atas hasil
keseluruhan analisa, dengan memberikan opini yang jelas apakah permohonan tersebut direkomendir untuk disetujui atau tidak. Apabila rekomendasi yang
diberikan adalah disetujui, maka isi dari rekomendasi tersebut meliputi : kesimpulan secara keseluruhan, struktur kredit yang diusulkan,
kondisipersyaratan yang harus diperhatikan.
C. Proses Keputusan Pinjaman
Komite kredit adalah lembaga yang berwenang untuk memberikan keputusan suatu rekomendasi fasilitas pinjaman yang akan diberikan. Keputusan kepada
debitur yang diambil dianggap sah apabila memenuhi Quarum. Dan setiap anggota kredit komite mempunyai kewenangan tertentu yang diatur dalam
individual limit.
D. Proses Perjanjian Pinjaman
Tahap ini adalah tahap dimana MK dan AO membuat surat perjanjian Kredit yang berisikan tentang persetujuan, persyaratan pencairan, persyaratan
pembanyaran, syarat-syarat penerimaan jaminan dan persyaratan lain-lain dari catatan-catatan anggota kredit komite. Dimana semua ini dituangkan dalam
bentuk pasal-pasal yang dapat dilihat dalam lembar lampiran. 34
Kategori