informasi information system atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information generating systems.
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto 2001:11 mengemukakan bahawa ”sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2.2 Peralatan Pendukung Tools System
Untuk dapat mendesain model dari suatu sistem informasi yang akan diusulkan dalam bentuk logical model. Media atau tools system merupakan alat yang dapat
digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem, dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-diagram menunjukkan secara tepat
arti fisiknya. Adapun tools system yang digunakan akan dijelaskan seperti di bawah ini :
A. Diagram Alir Data DAD
Diagram Alir Data adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem otomatis atau komputerisasi, manualisasi dan gabungan dari keduanya, yang
penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
Keuntungan dari pembuatan Diagram Alir Data adalah menggambarkan sistem dari level yang lebih rendah dekomposisi, sedangkan kekurangannya dari
Diagram Alir adalah tidak menunjukkan proses pengulangan, proses keputusan dan proses perhitungan.
Simbol-simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat Digram Alir Data yang lazim digunakan, terbagi dari 4 empat buah simbol yaitu sebagai berikut :
1. Kesatuan Luar External entity
Yaitu merupakan kesatuan entity di lingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang
akan memberikan atau menerima output dari sistem. 2.
Proses Proccess Yaitu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang , mesin atau komputer dari
hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
3. Arus Data Data flow
Yaitu arus data yang mengalir diantara proses process, simpanan data data store, dan kesatuan luar.
4. Simpanan Data Data store
Yaitu digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsip.
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan bentuk Diagram Alir Data untuk membuat model sistem adalah sebagai
berikut : 1.
Di dalam Diagram Alir Data tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
2. Di dalam Diagram Alir Data tidak boleh menghubungkan data store yang satu
dengan lainnya secara langsung. 3.
Di dalam Diagram Alir Data tidak boleh diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
4. Setiap proses harus ada Data Flow yang masuk dan juga Data Flow yang
keluar. Langkah-langkah membuat Diagram Alir Data dibagi menjadi 3 tiga tahap
atau tingkat konstruksi Diagram Alir Data, yaitu sebagai berikut: 1.
Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta data yang akan tujuan
diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya secara rinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam proses yang ada di dalam diagram nol.
B. Pengertian Normalisasi
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi table-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses ini , selalu diuji pada
beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada saat menambah insert, menghapus 12
delete, mengubah update, membaca retrieve pada satu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dapat dipecahkan pada
beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan yang dilakukan belum mendapatkan suatu database yang optimal.
Salah satu alasan mengadakan normalisasi adalah untuk memastikan bahwa model data relasional dapat berjalan dengan baik. Ini berarti bahwa struktur yang
tidak normal tidak akan berjalan, tetapi akan menyebabkan beberapa masalah ketika program aplikasi berusaha untuk mengubah sistem landas data.
Tehnik normalisasi merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang
berhubungan dengan pengolahan data dalam database dan akan menghasilkan struktur record yang konsisten secara logika yang mudah untuk dimengerti dan
sederhana dalam pemeliharaannya. Pada proses normalisasi perlu dikenal definisi dari tahapan normalisasi yaitu sebagai berikut:
1. Bentuk tidak normal Unnormalized Form
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan untuk mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau tidak
terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput. 2.
Bentuk Normal Kesatu 1 NF First Normal Form Suatu relasi 1 NF jika dan hanya sifat dari setiap relasi atributenya bersifat
atomic. Dengan kata lain semua dominannya sudah berisi atom semua bentuk normal satu mempunyai ciri :
a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu bentuk.
b. Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda.
c. Tiap elemen field hanya satu pengertian.
3. Bentuk Normal Kedua 2 NF Second Normal Form
Suatu relasi 2 NF jika dan hanya bentuk tersebut mencakup 1 NF dan setiap non key attribute tergantung fungsionalnya atau tergantung sederhana pada
primary key 4.
Bentuk Normal Ketiga 3 NF Third Normal Form Untuk menjadi bentuk normal ke tiga maka relasi haruslah dalam bentuk
normal ke dua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung
hanya pada primary key dan secara menyeluruh. 5.
BCNF Boyce Cood Normal Form Boyce Cood Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk
normal ke tiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal ke satu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada attribute super key.
Pada normalisasi ini ada beberapa konsep yang harus diketahui seperti atribut kunci dan ketergantungan kunci. Ada beberapa macam kunci key function yang
digunakan untuk proses pencarian, pencarian hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan ke dalam pengolahan database.
Cara menentukan field atau atribute kunci pada normalisasi yang dapat digunakan sebagai berikut :
1. Kunci Calon Candidate Key
Adalah suatu atribute atau set minimal atribute yang mengindentifikasikan secara unik suatu kejadian yang secara spesifik dari suatu entity.
2. Kunci Primer Primary key
Adalah suatu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kajadian yang secara spesifik, akan tetapi
juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. 3.
Kunci Alternatif Alternative key Adalah suatu kandidat yang tidak dipakai sebagai Primary Key. Seringkali
alternatif ini dipakai hingga pengurutan dalam membuat laporan. 4.
Kunci Tamu Foreign Key Adalah atribute atau set atribute yang melengkapi satu hubungan Relationship
Dari normalisasi di atas, maka didapat beberapa file dimana tipe file tersebut adalah :
1. File Master
Berisi data yang tetap dimana pemrosesan terhadap data hanya pada waktu tertentu. Ada dua tipe file master yaitu :
a. File Referensi, data yang tetap dimana pengolahan terhadap data tersebut
memerlukan waktu yang lama. b.
File Dinamik, data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi. 2
File Transaksi Input Berisi data masukan yang berupa data transaksi di mana data-data tersebut akan
di olah oleh komputer. 3.
File Laporan 15
Berisi informasi yang akan ditampilkan. 4.
File SejarahArsip History Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi tetapi disimpan untuk
keperluan masa depan. 5.
File Pelindung Back Up Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu.
6. File Kerja
Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara. 7.
File Library Berisi program-program aplikasi atau utility program.
Sedangkan untuk akses dan organisasi file selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut :
Pengaturan dari record secara logika di dalam file dihubungkan dengan file yang lainnya simpanan luar.
a. File Urut Sequential File
Merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan secara urut. b.
File Urut Terindeks Indexed Sequential File Merupakan file organisasi urut dan pengaksesan secara langsung.
c. File Random
Dalam metode ini rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan dalam media fisik secara acak.
Suatu metode untuk menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record dari suatu file. File dapat di akses dengan dua cara :
1. Metode Akses Urut Sequential Access Method Dibentuk dengan membaca atau menulis suatu record di file dengan
membaca record terlebih dahulu, mulai dari record pertama sampai dengan record yang diinginkan.
2. Metode Akses Langsung Direct Access Method Dilakukan dengan akses langsung membaca record pertama terlebih dahulu.
C. Kamus Data
Kamus Data atau data dictionary di sebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari
suatu sistem informasi. Kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisa sistem dengan pemakai sistem user tentang data yang mengalir di sistem,
yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem user. Kamus data digunakan untuk merancang input, merancang
laporan-laporan dan database. Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data
yang dicatatnya. Isi dari kamus data terdiri dari : 1.
Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka
nama dari arus data yang dicatat di kamus data sehingga mereka yang membaca 17
DAD yang memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencari dengan mudah.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain tidak ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang
atau departemen satu dengan yang lainnya.
3. Bentuk Data
Bentuk data ini perlu dicatat di kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sesudah perencanaan
sistem. Telah diketahui bahwa dalam bentuk data, arus data mengalir : a.
Dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat disuatu dokumen atau formulir.
b. Hasil dari suatu proses kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya
terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan komputer.
c. Hasil dari proses lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk
variabel atau parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimaannya. d.
Hasil dari suatu proses yang direkam ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya berbentuk suatu variabel.
e. Dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini
biasanya berupa suatu field. 18
Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan cetakan, tampilan di layar
monitor, variabel, parameter, field. 4.
Arus Data Arus Data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. 5.
Penjelasan Bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data
tersebut. 6.
Periode Periode menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di
kamus data, karena dapat digunakan untuk mengindentifikasikan kapan input data harus di masukkan ke sistem, kapan proses program harus dilakukan dan
kapan laporan-laporan dihasilkan. 7.
Volume Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang
akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat out put.
8. Struktur Data
Struktur data menujukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item- item data apa saja.
Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan yaitu disebut notasi. Notasi atau simbol yang
digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu sebagai berikut : 1. Notasi Tipe Data
Biasanya untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini digunakan notasi-notasi kamus data untuk membuat spesifikasi format input maupun output
suatu data. Notasi yang digunakan sebagai berikut :
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X 9
A Z
. ,
-
Setiap Karakter Angka Numerik
Karakter Alphabet Angka nol ditampilkan spasi kosong
Titik sebagai pemisah ribuan Koma sebagai pemisah pecahan
Hypen, sebagai tanda penghubung Slash, sebagai tanda pembagi
2. Notasi Struktur Data Untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum
digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= +
{ } [ ]
|
Terdiri dari Dan and
Pilihan boleh ya atau tidak Iterasi atau pengulangan proses
Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]
Keterangan atau catatan Petunjuk Key Field
D. Pengkodean
Menurut Jogiyanto 2001:234 mengemukakan bahwakode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan
untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf, dan karakter-karakter khusus
misalnya , , -, , , , :, dan lain sebagainya”.
Angka merupakan simbol yang banyak digunakan pada sistem kode-kode numerik numeric code menggunakan 10 macam kombinasi angka didalam kode.
Kode alphabetik alphabetic code merupakan kode yang memakai gabungan angka huruf dan karakter-karakter khusus.
Meskipun kode numerik, alphabetik dan alhanumerik merupakan kode yang paling banyak digunakan di dalam sistem informasi, tetapi kode yang lain juga paling
banyak digunakan , seperti misalnya kode batang bar code. Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal yaitu sebagai berikut ;
1. Harus mudah diingat
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
3. Harus fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpanan luar komputer.
5. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan. 6.
Harus distandarisasikan Kode harus distandarisasikan untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, setelah 22
pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.
7. Spasi dihindari
Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam penggunaannya.
8. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
9. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama, misalnya panjang dari kode adalah 6 digit.
Ada beberapa macam tipe dari data yang dapat digunakan dalam sistem informasi, diantaranya adalah :
1. Kode Mnemonik
Kode Mnemonik mnemonic code digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil
sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Misalnya kode “P” untuk mewakili Pria dan kode “W” untuk mewakili Wanita akan mudah
diingat. Umumnya kode mnemonik menggunakan huruf. Akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka. Misalnya barang dagangan
komputer IBM PC dengan ukuran memori 640 Kb, color monitor, dapat dikodekan menjadi K-IBM-PC-640-CO kebaikan dari kode ini adalah mudah
diingat dan kelemahannya terlalu panjang. 23
2. Kode Urut
Kode urut sequential code disebut juga dengan kode seri serial code merupakan kode yang nilai urutnya antara satu kode dengan kode berikutnya.
3. Kode Blok
Kode blok block code mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian
maksimum yang diharapkan. 4.
Kode Group Kode group group code merupakan kode yang berdasarkan field-field dan
qtiap-tiap field kode mempunyai arti. Kalau anda mengamati buku-buku teks, maka akan terlihat suatu kode yang disebut dengan ISBN International
Standart Book Number yang terdiri 10 digit terbagi dalam 4 field. ISBN merupakan kode group yang masing-masing field mempunyai arti tertentu.
5. Kode Desimal
Kode desimal decimal code mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit qangka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00
sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok. 24
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
