itu juga diharapkan website portal ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi pimpinan untuk membuat kebijakan dan mengambil keputusan.
4.3. Analisis Permasalahan Problem Analysis
Setelah melakukan observasi serta wawancara terhadap pihak STMIK Islam Internasional Jakarta, penulis melihat ada beberapa sistem yang berjalan saat ini.
Berikut penulis jabarkan analisa sistem yang berjalan, identifikasi masalah, pemecahan masalah, dan sistem yang diusulkan pada Web Portal STMIK Islam
Internasional Jakarta.
4.3.1. Analisis Sistem Berjalan
Alur sistem web portal yang diterapkan di IIUC masih bersifat konvensional yaitu hanya terdapat fitur-fitur yang belum sepenuhnya
memenuhi kebutuhan informasi web portal seperti sebagai media promosi, media publikasi kegiatan, media pendaftaran mahasiswa baru dan fitur-fitur
lainnya yang dapat menunjang proses kegiatan pembelajaran. Adapun proses sistem yang berjalan pada STMIK Islam Internasional
Jakarta adalah sebagai berikut :
4.3.1.1. Proses web portal Halaman User
Permulaan user mengunjungi web portal IIUC di alamat www.iiuc.ac.id
. Sistem menampilkan halaman home yang terdapat beberapa menu dan fitur. User memilih menu dan fitur yang tersedia
pada halaman home. User masuk ke halaman sesuai dengan menufitur yang dipilih. Setelah selesai, user keluar dari web portal.
Proses Web portal
User
Mulai
User masuk halaman web iiuc.ac.id
Pilih menu user
Tampil halaman
Selesai
Gambar 4.2. Proses Sistem Berjalan Web portal
4.3.1.2.Proses web portal Halaman Administrator
Permulaan Administrator mengunjungi cpanel web portal IIUC di alamat
www.iiuc.ac.idcpanel . Admin melakukan perubahan
halaman dengan melakukan update secara manual yaitu merubah kode html. Halaman yang diupdate akan ditampilkan dihalaman user.
Setelah selesai, admin keluar dari web portal.
Proses Admnistrator Web Portal
User Administrator
Mulai
Membuat kode program
Tidak Ada Error
Tampil di halaman User
Gambar 4.3. Proses Sistem Berjalan Administrator Web portal 4.3.1.3.
Proses Pendaftaran Mahasiswa Baru
User mengunjungi kampus STMIK Islam Internasional Jakarta. User membeli formulir pendaftaran mahasiswa baru. User
mengisi formulir. User memberikan formulir dan berkas-berkas lain yang diperlukan. User mendapatkan kartu ujian. Petugas akademik
memasukkan data pendaftaran secara manual kedalam sistem.
Proses Pendaftaran Mahasiswa Baru
Petugas Pendaftaran
Calon Mahasiswa
Calon Mahasiswa Menyerahakn
Formulir Ke petugas Calon Mahasiswa
Membeli formulir pendaftaran
Calon Mahasiswa
Mengisi Formulir
Mulai
Memberiakan kartu ujian ke
calon mahasiswa
Selesai
Gambar 4.4. Proses Sistem Berjalan Pendaftaran Mahasiswa Baru 4.3.2.
Identifikasi Masalah
Setelah melakukan survey atau interview maka dapat diidentifikasi permasalahan yang berhubungan dengan kelemahan sistem yang sedang
berjalan pada STMIK Islam Internasional Jakarta yang dibuat ke dalam tabel Cause and Effect
sebagai berikut :
Tabel 4.1. Cause And Effect Analysis CAUSE AND EFFECT ANALYSIS
Permasalahan Cause and Effect
Sistem Web portal masih
bersifat statis,
Dikarenakan User tidak bisa melakukan
perubahan pada
halaman website.
Akibatnya halaman web portal menjadi monoton dan kurang
menarik.
Seorang Administrator kesulitan melakukan
pengelolaan web
portal Dikarenakan harus melakukan
perubahan pada kode program untuk melakukan proses update
dan menampilkannya di halaman user.
Akibatnya dibutuhkan waktu yang lama dan menjadi tidak
efisien. Proses penerimaan mahasiswa
baru, belum memiliki sistem pendaftaran yang lebih cepat,
efisien, dan terkini. Dikarenakan masih dilakukan
sistem pendaftaran mahasiswa baru secara manual.
Akibatnya calon mahasiswa membutuhkan waktu dan biaya
lebih banyak untuk melakukan pendaftaran.
Pembuatan web portal masih menggunakan
pengkodean HTML
Proses pembuatan web portal rumit dan membutuhkan waktu
yang lama. Belum menggunakan Library
JQuery yang dapat membantu mempermudah,
mempercepat, dan memperindah tampilan web
portal. Sistem yang ada tidak dirancang
agar bisa dikembangkan oleh orang
lain selain
pembuat aplikasi.
Sistem yang ada tidak dapat dikembangkan oleh orang selain
pembuat sistem, jika pembuat web
portal sudah
tidak menangani lagi, maka web portal
tidak dapat dikembangkan.
4.3.3. Pemecahan Masalah
Dengan melihat permasalahan dan kendala yang terjadi dalam sistem web portal STMIK Islam Internasional yang telah ada, maka dibutuhkan
suatu media yang menanggulangi web portal tersebut secara lebih efektif dan efisien dalam menunjang kinerja bagian administrator, mahasiswa dan staff.
Oleh karena itu penulis mengusulkan pengembangan web portal dengan menggunakan JQuery yang menjadi gerbang dari berbagai kebutuhan
informasi.
4.3.4. Uraian Singkat Sistem yang Diusulkan
Untuk menjawab permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam pengembangan sistem yang masih manual tersebut, penulis bermaksud
mengusulkan sebuah Web Portal yang menyajikan data-data yang lengkap, untuk mempermudah kelangsungan pembelajaran, dan mempercepat proses
mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam sebuah institusi perguruan tinggi. Pada pengembangannya, penulis melakukan studi kasus pada STMIK
Islam Internasional Jakarta. Adapun sistem web portal yang diusulkan pada STMIK Islam
Internasional Jakarta adalah sebagai berikut:
4.3.4.1.Proses Web Portal Halaman User
Permulaan user mengunjungi web portal IIUC di alamat www.iiuc.ac.id
. Sistem menampilkan halaman home yang terdapat beberapa menu dan fitur. User memilih menu dan fitur yang tersedia
pada halaman home. User masuk ke halaman sesuai dengan menufitur yang dipilih. Setelah selesai, user keluar dari web portal.
Proses Web portal
User
Pilih menu user
Selesai Tampil
halaman Mulai
User masuk halaman web iiuc.ac.id
Melakukan update
halaman
Gambar 4.5. Proses Sistem Web portal yang diusulkan
4.3.4.2.Proses Web Portal Halaman Administrator
Permulaan Admin mengunjungi halalaman administrator web portal IIUC di alamat
www.iiuc.ac.idadminweb . Sistem menampilkan
halaman home yang terdapat beberapa menu dan fitur. Admin memilih
menu dan fitur yang tersedia pada halaman Admin. Admin masuk ke halaman sesuai dengan menufitur yang dipilih. Admin mengupdate
web portal menggunakan fitur-fitur yang telah disediakan. Kemudian akan ditampilkan dihalaman user. Setelah selesai, admin keluar dari
administrator web portal.
Proses Admin Web portal
User Admin
Mulai Admin masuk
halaman Admin
Cek Username password
salah
Pilih menu admin
Update Konten Tampil dihalaman
User Selesai
Gambar 4.6. Proses Administrator Web portal yang diusulkan 4.3.4.2.1.
Proses Pendaftaran Mahasiswa Baru Secara Online
Permulaan user mengunjungi web portal IIUC di alamat www.iiuc.ac.id
. Sistem menampilkan halaman home yang terdapat beberapa menu dan fitur. User memilih menu pendaftaran. Sistem
menampilkan halaman pendaftaran. User memilih menu “Daftar Sekarang”. User mengisi formulir pendaftaran. Setelah selesai
mengisi formulir, sistem menampilkan halaman pemberitahuan bahwa pengisian telah berhasil. User melakukan pembayaran formulir
pendaftaran ke bank. User masuk ke web IIUC. User memilih menu pendaftaran. User memilih menu konfirmasi. User Mengisi Form
Konfirmasi. Sistem menampilkan halaman pengisian form konfirmasi berhasil. Admin melakukan validasi dan aktifasi username. User login
untuk cetak kartu. Sistem menampilkan halaman cetak kartu. User Cetak Kartu Ujian. User Logout. User mengikuti ujian.
Proses Pendaftaran Online
Admin Sistem
User
Selesai Pilih menu Pendaftaran
Mulai
Tampil halaman Pendaftaran User masuk web iiuc.ac.id
Form Pendaftaran
Tampil halaman Sukses Pengisian Formulir
Pengisian benar Tidak
Ya Membayar ke bank
Validasi Aktifasi Username
Konfirmasi Pembayaran Form Konfirmasi
Login Cetak Kartu Tidak
Ya Pengisian benar
Tampil halaman Sukses Pengisian Form Konfirmasi
Tampil Halaman Cetak Kartu
Logout
Gambar 4.7. Proses Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru Secara
Online yang diusulkan
4.4. Analisa Kebutuhan Requirement Analysis
Analisa kebutuhan Pengembangan Web Portal STMIK Islam Internasional Jakarta ini adalah sebagai berikut :
1. Web Portal User Bagi user web portal ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam
mencari informasi mengenai kegiatan akademik dan kegiatan perkuliahan secara mudah dan up to date. Konten dari web portal ini adalah profil IIUC,
berita kampus, agenda, info akademik, pendaftaran online, akses atau link ke sistem lain seperti SIMAK, E-Learning, dan Sistem Keuangan.
2. Administrator Web Portal Bagi Administrator web portal ini diharapkan memiliki sebuah Content
Management System CMS agar dapat memberikan kemudahan dalam
mengelola dan memberikan informasi kepada user informasi up to date yang terjadi di STMIK Islam Internasional. Konten dari administrator web portal
ini adalah modul pengelolaan berita, agenda, info akademik, partner IIUC, download
, galeri foto, menu, halaman statis, dan validasi pendaftaran. 3. Sistem Pendaftaran Online
Sistem Pendaftaran Online ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam hal melakukan pendaftaran mahasiswa baru, perubahan sistem dari
manual menjadi Online dapat mempermudah calon mahasiswa melakukan pendaftaran dan dapat lebih banyak calon mahasiswa yang beriminat untuk
melaksanakan kuliah di STMIK Islam Internasional Jakarta. Konten dari
Sistem Pendaftaran Online ini adalah mengisi formulir pendaftaran, konfirmasi pembayaran, login dan mencetak kartu.
4.5. Perancangan Logikal Desain Logical
Dalam penelitian ini tahap perancangan logikal meliputi beberapa hal yang diuraikan sebagai berikut :
4.5.1. Perancangan Data Flow Diagram DFD
Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Data Flow Diagram ini terbagi atas diagram
konteks, diagram level 1, diagram level 2 dan seterusnya Ladjamudin, 2005:64.
Ada beberapa tahapan atau level dalam DFD agar didalam memahami proses pada suatu sistem informasi atau perangkat lunak yang dibangun
menjadi lebih mudah, dimana antara satu level ke level yang lain akan saling berkaitan, mulai dari tahapan yang memperlihatkan proses-proses utama yang
terjadi dalam sistem, atau yang disebut dengan DFD level 0 sampai dengan tahapan-tahapan berikutnya.
4.5.1.1. Rancangan Diagram Konteks
Gambar 4.8. Diagram Konteks Web Portal IIUC
WEB PORTAL IIUC
User Admin
Pendaftaran Pencarian_berita
Komentar Hubungi_Kami
Kartu_pendaftaran Hasil_Pencarian
Hasil_Komentar File_Modul
File_Agenda file Berita
file_partner_iiuc file_upload
file_Sekilas Info file_Album
File_Galeri Foto file_Menu Utama
file_Sub Menu file_Halaman Statis
Download Agenda
Halaman Statis Berita
partner_iiuc Sekilas Info
Album Galeri_Foto
Menu_Utama Sub_Menu
file_Hubungi_Kami File_Pendaftaran
File_Komentar list_Agenda
list_Berita list_partner_iiuc
list_Download list_Sekilas_Info
list_Album list_Galeri_Foto
list_Menu_Utama list_Sub_Menu
list_Halaman_Statis list_modul
Hasil_validasi
Dalam diagram konteks diatas terdapat dua entitas yang menunjang proses-proses yang terdapat pada Web Portal yaitu user
sebagai pengguna web portal yang menggunakan aplikasi dan admin sebagai pengelola web portal yang mengelola web portal. Dalam hal
ini yang bisa mengupdate data-data yang akan ditampilkan di halaman user adalah admin saja, sedangkan user tidak bisa mengupdate seluruh
data yang ada dalam web portal.