Definisi Ruang Lingkup Scope Definition Analisa Kebutuhan Requirement Analysis

itu juga diharapkan website portal ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi pimpinan untuk membuat kebijakan dan mengambil keputusan.

4.3. Analisis Permasalahan Problem Analysis

Setelah melakukan observasi serta wawancara terhadap pihak STMIK Islam Internasional Jakarta, penulis melihat ada beberapa sistem yang berjalan saat ini. Berikut penulis jabarkan analisa sistem yang berjalan, identifikasi masalah, pemecahan masalah, dan sistem yang diusulkan pada Web Portal STMIK Islam Internasional Jakarta.

4.3.1. Analisis Sistem Berjalan

Alur sistem web portal yang diterapkan di IIUC masih bersifat konvensional yaitu hanya terdapat fitur-fitur yang belum sepenuhnya memenuhi kebutuhan informasi web portal seperti sebagai media promosi, media publikasi kegiatan, media pendaftaran mahasiswa baru dan fitur-fitur lainnya yang dapat menunjang proses kegiatan pembelajaran. Adapun proses sistem yang berjalan pada STMIK Islam Internasional Jakarta adalah sebagai berikut :

4.3.1.1. Proses web portal Halaman User

Permulaan user mengunjungi web portal IIUC di alamat www.iiuc.ac.id . Sistem menampilkan halaman home yang terdapat beberapa menu dan fitur. User memilih menu dan fitur yang tersedia pada halaman home. User masuk ke halaman sesuai dengan menufitur yang dipilih. Setelah selesai, user keluar dari web portal. Proses Web portal User Mulai User masuk halaman web iiuc.ac.id Pilih menu user Tampil halaman Selesai Gambar 4.2. Proses Sistem Berjalan Web portal 4.3.1.2.Proses web portal Halaman Administrator Permulaan Administrator mengunjungi cpanel web portal IIUC di alamat www.iiuc.ac.idcpanel . Admin melakukan perubahan halaman dengan melakukan update secara manual yaitu merubah kode html. Halaman yang diupdate akan ditampilkan dihalaman user. Setelah selesai, admin keluar dari web portal. Proses Admnistrator Web Portal User Administrator Mulai Membuat kode program Tidak Ada Error Tampil di halaman User Gambar 4.3. Proses Sistem Berjalan Administrator Web portal 4.3.1.3. Proses Pendaftaran Mahasiswa Baru User mengunjungi kampus STMIK Islam Internasional Jakarta. User membeli formulir pendaftaran mahasiswa baru. User mengisi formulir. User memberikan formulir dan berkas-berkas lain yang diperlukan. User mendapatkan kartu ujian. Petugas akademik memasukkan data pendaftaran secara manual kedalam sistem. Proses Pendaftaran Mahasiswa Baru Petugas Pendaftaran Calon Mahasiswa Calon Mahasiswa Menyerahakn Formulir Ke petugas Calon Mahasiswa Membeli formulir pendaftaran Calon Mahasiswa Mengisi Formulir Mulai Memberiakan kartu ujian ke calon mahasiswa Selesai Gambar 4.4. Proses Sistem Berjalan Pendaftaran Mahasiswa Baru 4.3.2. Identifikasi Masalah Setelah melakukan survey atau interview maka dapat diidentifikasi permasalahan yang berhubungan dengan kelemahan sistem yang sedang berjalan pada STMIK Islam Internasional Jakarta yang dibuat ke dalam tabel Cause and Effect sebagai berikut : Tabel 4.1. Cause And Effect Analysis CAUSE AND EFFECT ANALYSIS Permasalahan Cause and Effect  Sistem Web portal masih bersifat statis,  Dikarenakan User tidak bisa melakukan perubahan pada halaman website.  Akibatnya halaman web portal menjadi monoton dan kurang menarik.  Seorang Administrator kesulitan melakukan pengelolaan web portal  Dikarenakan harus melakukan perubahan pada kode program untuk melakukan proses update dan menampilkannya di halaman user.  Akibatnya dibutuhkan waktu yang lama dan menjadi tidak efisien.  Proses penerimaan mahasiswa baru, belum memiliki sistem pendaftaran yang lebih cepat, efisien, dan terkini.  Dikarenakan masih dilakukan sistem pendaftaran mahasiswa baru secara manual.  Akibatnya calon mahasiswa membutuhkan waktu dan biaya lebih banyak untuk melakukan pendaftaran.  Pembuatan web portal masih menggunakan pengkodean HTML  Proses pembuatan web portal rumit dan membutuhkan waktu yang lama.  Belum menggunakan Library JQuery yang dapat membantu mempermudah, mempercepat, dan memperindah tampilan web portal.  Sistem yang ada tidak dirancang agar bisa dikembangkan oleh orang lain selain pembuat aplikasi.  Sistem yang ada tidak dapat dikembangkan oleh orang selain pembuat sistem, jika pembuat web portal sudah tidak menangani lagi, maka web portal tidak dapat dikembangkan.

4.3.3. Pemecahan Masalah

Dengan melihat permasalahan dan kendala yang terjadi dalam sistem web portal STMIK Islam Internasional yang telah ada, maka dibutuhkan suatu media yang menanggulangi web portal tersebut secara lebih efektif dan efisien dalam menunjang kinerja bagian administrator, mahasiswa dan staff. Oleh karena itu penulis mengusulkan pengembangan web portal dengan menggunakan JQuery yang menjadi gerbang dari berbagai kebutuhan informasi.

4.3.4. Uraian Singkat Sistem yang Diusulkan

Untuk menjawab permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam pengembangan sistem yang masih manual tersebut, penulis bermaksud mengusulkan sebuah Web Portal yang menyajikan data-data yang lengkap, untuk mempermudah kelangsungan pembelajaran, dan mempercepat proses mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam sebuah institusi perguruan tinggi. Pada pengembangannya, penulis melakukan studi kasus pada STMIK Islam Internasional Jakarta. Adapun sistem web portal yang diusulkan pada STMIK Islam Internasional Jakarta adalah sebagai berikut: 4.3.4.1.Proses Web Portal Halaman User Permulaan user mengunjungi web portal IIUC di alamat www.iiuc.ac.id . Sistem menampilkan halaman home yang terdapat beberapa menu dan fitur. User memilih menu dan fitur yang tersedia pada halaman home. User masuk ke halaman sesuai dengan menufitur yang dipilih. Setelah selesai, user keluar dari web portal. Proses Web portal User Pilih menu user Selesai Tampil halaman Mulai User masuk halaman web iiuc.ac.id Melakukan update halaman Gambar 4.5. Proses Sistem Web portal yang diusulkan 4.3.4.2.Proses Web Portal Halaman Administrator Permulaan Admin mengunjungi halalaman administrator web portal IIUC di alamat www.iiuc.ac.idadminweb . Sistem menampilkan halaman home yang terdapat beberapa menu dan fitur. Admin memilih menu dan fitur yang tersedia pada halaman Admin. Admin masuk ke halaman sesuai dengan menufitur yang dipilih. Admin mengupdate web portal menggunakan fitur-fitur yang telah disediakan. Kemudian akan ditampilkan dihalaman user. Setelah selesai, admin keluar dari administrator web portal. Proses Admin Web portal User Admin Mulai Admin masuk halaman Admin Cek Username password salah Pilih menu admin Update Konten Tampil dihalaman User Selesai Gambar 4.6. Proses Administrator Web portal yang diusulkan 4.3.4.2.1. Proses Pendaftaran Mahasiswa Baru Secara Online Permulaan user mengunjungi web portal IIUC di alamat www.iiuc.ac.id . Sistem menampilkan halaman home yang terdapat beberapa menu dan fitur. User memilih menu pendaftaran. Sistem menampilkan halaman pendaftaran. User memilih menu “Daftar Sekarang”. User mengisi formulir pendaftaran. Setelah selesai mengisi formulir, sistem menampilkan halaman pemberitahuan bahwa pengisian telah berhasil. User melakukan pembayaran formulir pendaftaran ke bank. User masuk ke web IIUC. User memilih menu pendaftaran. User memilih menu konfirmasi. User Mengisi Form Konfirmasi. Sistem menampilkan halaman pengisian form konfirmasi berhasil. Admin melakukan validasi dan aktifasi username. User login untuk cetak kartu. Sistem menampilkan halaman cetak kartu. User Cetak Kartu Ujian. User Logout. User mengikuti ujian. Proses Pendaftaran Online Admin Sistem User Selesai Pilih menu Pendaftaran Mulai Tampil halaman Pendaftaran User masuk web iiuc.ac.id Form Pendaftaran Tampil halaman Sukses Pengisian Formulir Pengisian benar Tidak Ya Membayar ke bank Validasi Aktifasi Username Konfirmasi Pembayaran Form Konfirmasi Login Cetak Kartu Tidak Ya Pengisian benar Tampil halaman Sukses Pengisian Form Konfirmasi Tampil Halaman Cetak Kartu Logout Gambar 4.7. Proses Sistem Pendaftaran Mahasiswa Baru Secara Online yang diusulkan

4.4. Analisa Kebutuhan Requirement Analysis

Analisa kebutuhan Pengembangan Web Portal STMIK Islam Internasional Jakarta ini adalah sebagai berikut : 1. Web Portal User Bagi user web portal ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam mencari informasi mengenai kegiatan akademik dan kegiatan perkuliahan secara mudah dan up to date. Konten dari web portal ini adalah profil IIUC, berita kampus, agenda, info akademik, pendaftaran online, akses atau link ke sistem lain seperti SIMAK, E-Learning, dan Sistem Keuangan. 2. Administrator Web Portal Bagi Administrator web portal ini diharapkan memiliki sebuah Content Management System CMS agar dapat memberikan kemudahan dalam mengelola dan memberikan informasi kepada user informasi up to date yang terjadi di STMIK Islam Internasional. Konten dari administrator web portal ini adalah modul pengelolaan berita, agenda, info akademik, partner IIUC, download , galeri foto, menu, halaman statis, dan validasi pendaftaran. 3. Sistem Pendaftaran Online Sistem Pendaftaran Online ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam hal melakukan pendaftaran mahasiswa baru, perubahan sistem dari manual menjadi Online dapat mempermudah calon mahasiswa melakukan pendaftaran dan dapat lebih banyak calon mahasiswa yang beriminat untuk melaksanakan kuliah di STMIK Islam Internasional Jakarta. Konten dari Sistem Pendaftaran Online ini adalah mengisi formulir pendaftaran, konfirmasi pembayaran, login dan mencetak kartu.

4.5. Perancangan Logikal Desain Logical

Dalam penelitian ini tahap perancangan logikal meliputi beberapa hal yang diuraikan sebagai berikut :

4.5.1. Perancangan Data Flow Diagram DFD

Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Data Flow Diagram ini terbagi atas diagram konteks, diagram level 1, diagram level 2 dan seterusnya Ladjamudin, 2005:64. Ada beberapa tahapan atau level dalam DFD agar didalam memahami proses pada suatu sistem informasi atau perangkat lunak yang dibangun menjadi lebih mudah, dimana antara satu level ke level yang lain akan saling berkaitan, mulai dari tahapan yang memperlihatkan proses-proses utama yang terjadi dalam sistem, atau yang disebut dengan DFD level 0 sampai dengan tahapan-tahapan berikutnya.

4.5.1.1. Rancangan Diagram Konteks

Gambar 4.8. Diagram Konteks Web Portal IIUC WEB PORTAL IIUC User Admin Pendaftaran Pencarian_berita Komentar Hubungi_Kami Kartu_pendaftaran Hasil_Pencarian Hasil_Komentar File_Modul File_Agenda file Berita file_partner_iiuc file_upload file_Sekilas Info file_Album File_Galeri Foto file_Menu Utama file_Sub Menu file_Halaman Statis Download Agenda Halaman Statis Berita partner_iiuc Sekilas Info Album Galeri_Foto Menu_Utama Sub_Menu file_Hubungi_Kami File_Pendaftaran File_Komentar list_Agenda list_Berita list_partner_iiuc list_Download list_Sekilas_Info list_Album list_Galeri_Foto list_Menu_Utama list_Sub_Menu list_Halaman_Statis list_modul Hasil_validasi Dalam diagram konteks diatas terdapat dua entitas yang menunjang proses-proses yang terdapat pada Web Portal yaitu user sebagai pengguna web portal yang menggunakan aplikasi dan admin sebagai pengelola web portal yang mengelola web portal. Dalam hal ini yang bisa mengupdate data-data yang akan ditampilkan di halaman user adalah admin saja, sedangkan user tidak bisa mengupdate seluruh data yang ada dalam web portal.