50
C. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Pada Badan Pengelola Keuangan BPKD Kabupaten Langkat, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Kepegawaian
a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai –
pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data
karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki yang
diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya.
b. Pegawai Pencatatan Gaji dan Upah
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran
karyawan. Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari
tiap karyawan. Data –data karyawan dan hal – hal sebagai data pembayaran gaji karyawan.
2. Bendahara Pengeluaran
a. Pembuatan SPP-LS Gaji dan Tunjangan
51
Bendahara Pengeluaran disini mempersiapkan Surat Perintah Pembayaran Langsung Gaji dan Tunjangan SPP-LS Gaji dan
Tunjangan beserta dokumendokumen yang diperlukan sebagai lampiran dalam pengajuan SPP-LS Gaji dan Tunjangan, yaitu :
1 Salinan SPD.
2 Surat pernyataan Pengguna Anggaran.
3 Dokumen-dokumen pelengkap daftar gaji yang terdiri atas :
a pembayaran gaji induk;
b gaji susulan;
c kekurangan gaji;
d gaji terusan;
e SK CPNS
f uang duka wafattewas yang dilengkapi dengan daftar gaji
indukgaji susulan kekurangan gajiuang duka wafattewas; g
SK PNS; h
SK kenaikan pangkat; i
SK jabatan; j
kenaikan gaji berkala; k
surat pernyataan pelantikan; l
surat pernyataan masih menduduki jabatan; m
surat pernyataan melaksanakan tugas; n
daf tar keluarga KP4; o
fotokopi surat nikah;
52
p fotokopi akte kelahiran;
q surat keterangan pemberhentian pembayaran SKPP gaji;
r daftar potongan sewa rumah dinas;
s surat keterangan masih sekolahkuliah;
t surat pindah;
u surat kematian;
v SSP PPh Pasal 21
b. Pembuatan Dokumen SPP-LS Gaji dan Tunjangan
Dokumen SPP lembar-lembar yang harus disiapkan dan diisi oleh Bendahara Pengeluaran. Masing-asing bagian mempunyai kolom-
kolom yang harus diisi disesuaikan dengan jenis SPP yang diajukan. SPP tersebut kemudian dibuat 4 rangkap dengan distribusi; Lembar
asli untuk Pengguna Anggaran PPK, Salinan untuk Kuasa BUD, Salinan 2 untuk Bendahara Pengeluaran, dan Salinan 3 untuk arsip.
c. Pengisian SPP-LS Gaji dan Tunjangan ke Register SPP
Setelah SPP-LS Gaji dan Tunjangan ke Register SPP disiapkan dan dilengkapi, Bendahara Pengeluaran mencatata SPP-LS Gaji dan
Tunjangan ke Register SPP. Setelah bendahara pengeluaran melengkapi semua berkas yang diperlukan kemudian bendahara
pengeluaran akan mengajukan berkas tersebut kepada kuasa pengguna anggaran melalui PPK-SKPD.
3. Pejabat Penatausahaan Keuangan – Satuan Kerja Perangkat Daerah
PPKSKPD Pejabat Penatausahaan Keuangan PPK-SKPD
53
Bertugas untuk mencatat transaksi-transaksi berdasarkan bukti-bukti yang terkait, memposting jurnal-jurnal kedalam buku besar, dan
membuat laporan keungan. Setelah dokumen-dokumen diterima oleh PPK-SKPD dari bendahara pengeluaran maka tugas PPK-SKPD adalah
menguji kelengkapan dokumen, kemudian PPK-SKPD membuat SPM Surat Perintah Membayar atas SPP Surat Perintah Pembayaran yang
telah diuji kelengkapan dan kebenarannya untuk diajukan ke penggguna anggaran. Pengguna anggaran bertugas untuk mengotorisasi penerbitan
SPM yang kemudian akan di ajuakan kebendahara pengaluaran untuk diterbitkan Surat Perintah Pencairan Dana SP2D
4. Bendahara Umum Daerah
Bendahara Umum bertugas menerbitkan SP2D dan membuat bukti pengeluaran, verifikasi bukti pengeluaran, dan keabsahan bukti
pengeluaran. Setelah semuanya sudah lengkap maka bendahara umum daerah membuat Surat Pertanggung Jawaban SPJ. SP2D kemudian
diberikan kembali ke PPK-SKPD untuk dicairkan kemudian diberikan langsung kepada pihak ketiga atau penerima gaji.
5. Internal Auditor
Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur, pencatatan, dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah
ditentukan. Adapun bagian-bagian yang diperhatikan dalam memilih prosedur
pencatatan gaji menurut Usry 1999; 23-24 adalah sebagai berikut: 1.
Time Keeping Departement
54
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil
produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu, 2.
Payroll Departement Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah gaji dan menjatahkan
jumlah gaji tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan
perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah
untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan Clock Card atau kartu waktu kerja atau berdasarkan
komputer, 3.
Cost Departement Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian gaji yang harus
ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membanpekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah.
Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya produksi
dan jasa-jasa untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing-masing jenis produk. Menurut penulis,
prosedur pencatatan gaji yang ada pada Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan BPKD dengan prosedur pencatatan gaji yang
dijalankan oleh bagian-bagian yang terpisah sehingga tidak terjadinya penyelewengan. Sedangkan menurut teori hanya menjelaskan
55
departemen-departemennya. Oleh karena itu prosedur yang dijalankan oleh Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan BPKD udah
sesuai.
D. Pengawasan Internal Gaji dan Upah
Kategori