pekerjaan yang sebenarnya didalam menyusun anggaran biasanya dilakukan masing-masing bagian, rapat komisi anggaran lebih banyak bersifat rapat
koordinasi yang berfungsi membentuk keserasian pendapat agar penyusunan anggaran dapat berjalan dengan baik perlu ditetapkan suatu pedoman penyusunan
anggaran secara terperinci dan jelas agar setiap bagian dalam pelaksanaan dapat mengikuti pedoman tersebut.
Menurut Harahap 2001:90 Ditinjau dari siapa yang membuat, maka penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan cara:
1. Otoriter atau top down
Dalam metode Otoriter atau top down, budget disusun dan ditetapkan sendiri oleh pemimpin dan budget inilah yang harus
dilaksanakan bawahan tanpa keterlibatan bawahan dalam penyusunannya, bawahan tidak diminta keikutsertaannya dalam
menyusun budget. Metode ini ada baiknya jika karyawan tidak mampu menyusun budget atau dianggap akan terlalu lama dan
tidak tepat jika diserahkan kepada bawahan.
2. Demokrasi atau bottom up
Budget disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan. Budget disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan. Budget disusun
mulai dari bawahan sampai keatasan. Bawahan diserahkan sepenuhnya menyusun budget yang akan dicapainya dimasa yang
akan datang. Metode ini tepat digunakan jika karyawan sudah memiliki kemampuan dalam menyusun anggaran dan tidak
dikhawatirkan akan menimbulkan proses yang lama dan berlarut.
3. Campuran atau top down atau bottom up
Disini perusahaan menyusun budget dengan memulainya dari atas dan kemudian untuk selanjutnya dilengkapi dan dilakukan oleh
karyawan bawahan. Jadi ada pedoman dari atasan atau pimpinan dan dijabarkan oleh bawahan sesuai dengan pengarahan atasan.
Pemakaian material merupakan bagian terpenting yang mempunyai persentase cukup besar dari total biaya proyek. Dari beberapa penelitian
menyatakan bahwa biaya material menyerap 50-70 dari biaya proyek, biaya ini belum termaksud biaya penyimpanan material. Oleh karena itu, penggunaan
Zuina : Anggaran Material Sebagai Alat Pengendalian Biaya Pada PT Nindya Karya PERSERO Cabang Medan, 2010.
teknik manajemen yang baik dan tepat untuk membeli, menyimpan, mendistribusikan, dan menghitung material konstruksi menjadi sangat penting.
Kegagalan menggunakan dan menjaga sistem manajemen yang sesuai untuk material konstruksi akan berakibat buruk bagi kemajuan dan segi finansial
pelaksanaan pekerjaan yang antara lain mencakup: 1.
Tidak tersedianya material pada saat diperlukan. 2.
Material yang akan digunakan rusak. 3.
Material yang tersedia tidak memenuhi persyaratan sesuai dengan spesifikasi. Untuk menjamin manajemen material yang benar, setiap proses
manajemen material harus benar-benar dilaksanakan secara efektif. Kegagalan dalam menjalankan suatu proses atau lebih akan menyebabkan kegagalan
menyeluruh dari proyek material dan akan menghasilkan proyek konstruksi yang mahal. Adapun proses yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Pemilihan material
Pemilihan material dalam suatu proyek sangat ditentukan oleh rincian yang tertera dalam gambar kerja dan spesifikasi. Beberapa material permanen
dalam proyek tidak memiliki spesifikasi yang tepat, tetapi hanya ditentukan kinerja yang harus diberikannya.
2. Pemilihan pemasok material
Pemilihan pemasok material bagi kontraktor berdasarkan harga terendah, namun faktor lain yang harus dipertimbangkan sebelum memutuskan adalah:
a. Keandalan pemasok.
b. Ukuran pemasok.
Zuina : Anggaran Material Sebagai Alat Pengendalian Biaya Pada PT Nindya Karya PERSERO Cabang Medan, 2010.
c. Layanan purna jual yang ditawarkan pemasok.
d. Kualitas material yang dipasok.
e. Kemampuan pemasok untuk menyediakan material dalam keadaan tidak
terjadwal. 3.
Pembelian material Pembelian material dimulai dari seorang membutuhkan material tertentu untuk
melaksanakan kegiatan tertentu yang berhubungan dengan proyek. Kemudian, seseorang yang berwenang menyiapkan sebuah surat permintaan material
yang diperlukan dan menyampaikan surat permintaan tersebut kepada petugas pembelian pendelegasian kepada orang-orang yang diizinkan untuk membuat
surat permintaan harus diberikan sesudah penilaian secara berhati-hati dari orang yang terlibat.
Persiapan membuat surat permintaan harus memperhatikan waktu yang dibutuhkan antara persiapan surat permintaan dan penyerahan material yang
siap pakai. Surat permintaan yang lengkap ditujukan kepada petugas pembelian yang akan memeriksa surat permintaan tersebut.
Pengendalian pembelian
dicapai oleh
petugas pembelian
dengan menggunakan sebuah buku pesanan pembelian. Buku pesanan pembelian
terdiri dari sejumlah set lembar kertas. Setiap set dari buku tersebut diberi nomor secara berturut sebagai referensi. Tiap set terdiri dari yang asli dan
sejumlah gandaannya copy. Asli dan gandaan dari set yang sama mempunyai nomor yang sama.
Dalam melaksanakan manajemen material konstruksi yang baik, buku pesanan
Zuina : Anggaran Material Sebagai Alat Pengendalian Biaya Pada PT Nindya Karya PERSERO Cabang Medan, 2010.
pembelian disimpan pada tempat yang aman. Hanya petugas pembelian saja yang dapat mengambil buku dengan tujuan supaya lebih mudah untuk
melakukan kontrol khususnya pihak yang diberi tanggung jawab penuh. Rincian sehubungan dengan pembelian material harus dimasukkan pada buku
pesanan pembelian oleh petugas pembelian. 4.
Pengiriman material Pada saat gandaan surat permintaan pembelian, petugas bagian pengiriman
mengambil semua tindakan yang diperlukan untuk menjamin bahwa bahan yang benar dapat dikirim pada tempat yang tepat dalam waktu yang diminta.
Tugas bagian pengiriman adalah memeriksa pemasok material untuk menjamin pemasok mampu pemasok material yang dibutuhkan dan
penyerahan material dapat dilakukan pada tempat dan waktu yang benar. Tugas bagian pengiriman sangat penting sehingga kontraktor membutuhkan
satu bagian pengiriman untuk menjamin bahwa material yang benar diserahkan pada waktu dan tempat yang sesuai. Karena kegagalan dalam hal
tersebut menyebabkan keterlambatan pekerjaan yang pada akhirnya menyebabkan pembangunan yang tidak efisien dan tidak ekonomis. Dalam hal
ini bagian pengiriman bertindak seperti sejenis perundingan atau agen untuk kontraktor dan pemasok secara bersama-sama.
5. Penerimaan material
Material-material yang diapsok pada kontraktor sebagai suatu hasil dari surat permintaan pembelian harus diperiksa pada saat diserahkan. Sebelum material
dibongkar petugas gudang harus memeriksa bahwa material-material yang
Zuina : Anggaran Material Sebagai Alat Pengendalian Biaya Pada PT Nindya Karya PERSERO Cabang Medan, 2010.
diserahkan benar-benar dipesan yang merupakan bagian dari proyek. Hal yang perlu diperiksa oleh petugas gudang adalah:
a. Material yang diserahkan telah diuji coba dan disetujui sesuai dengan
spesifikasi. b.
Kuantitas material harus sama dan sesuai dalam penyerahan dan permintaan.
c. Kualitas material merk harus sama dalam catatan penyerahan.
d. Material yang diserahkan dalam urutan baik.
6. Penyimpanan material
Petugas gedung bertanggung jawab menjaga penyimpanan semua material antara waktu diserahkan kepada pihak proyek sampai dengan material
dikeluarkan dari gudang untuk digunakan dalam proyek. Aspek utama manajemen material adalah aspek keamanan fisik dan selalu siap availibility.
Pemeriksaan secara periodik terhadap material yang disimpan harus diadakan untuk memperkuat catatan petugas gudang dan tindakan yang tepat dilakukan
bila jumlah material yang disimpan tidak sesuai dengan catatan. 7.
Pengeluaran material Petugas harus menjamin bahwa barang yang dikeluarkan dari gudang
digunakan untuk kepentingan pelaksanaan proyek dan sesuai dengan daftar rincian dalam berita acara. Berita acara pengeluaran dari gudang harus
diperiksa oleh yang bertanggung jawab untuk menjamin material yang diambil dari gudang dibutuhkan dan benar-benar digunakan dalam proyek serta
informasi yang terdapat dalam berita acara adalah benar yaitu diperlukan
Zuina : Anggaran Material Sebagai Alat Pengendalian Biaya Pada PT Nindya Karya PERSERO Cabang Medan, 2010.
dalam proyek. Tanggung jawab atas keamanan bahan konstruksi yang harus dikembalikan harus tetap atas nama orang yang bertanggung jawab atas
dikeluarkannya barang tersebut. Petugas gudang juga harus menjamin bahwa semua barang yang dipulangkan telah dibersihkan dan dapat beroperasi penuh.
Bila dibutuhkan perbaikan, petugas gudang harus memperbaiki secepatnya, sehingga barang tersebut tersedia bila dibutuhkan.
C. Anggaran Material Sebagai Alat Pengendalian Biaya Proyek
