29
peminjamannya, sehingga koleksi yang sudah ada dan masih kurang jumlah eksemplarnya dapat diusahakan untuk ditambah.
5. Daftar inventaris koleksiDatabase koleksi perpustakaan, dapat digunakan
untuk menghindari duplikasi pengadaan bahan pustaka. 6.
Katalog penerbit print-out, maupun database pada situs penerbit, berisi informasi bahan pustaka baru yang sudah diterbitkan oleh penerbit tersebut.
7. Media alat seleksi yang lain resensi buku, core list, silent partners,
newsletter, reviewing journal, dsb.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui alat bantu seleksi koleksi perpustakaan yaitu, silabus mata kuliah, bibliografi subjek, tinjau dan resensi, pangkalan data
online databases dan CD-ROM, sumber-sumber informasi lain dari internet, buku panduan akademik, usulan pemakai mahasiswa, dosen, pegawai, usulan pimpinan,
statistik peminjaman koleksi perpustakaan, katalog, brosur dan lembar promosi. Alat bantu pemilihanseleksi memudahkan pustakawan dan pihak yang terlibat dalam
pemilihan bahan pustaka yang diperlukan.
2.4.3.4 Prosedur Pemilihan Dan Pengusulan Koleksi Perpustakaan
Prosedur pemilihan bahan pustaka dapat dimulai dari pustakawan atau usulan dari pengguna. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004,
53-54 dinyatakan bahwa pengguna dapat mengajukan usulan kepada perpustakaan untuk memesan bahan perpustakaan yang akan dipilihnya dengan cara sebagai
berikut: 1.
Mengisi formulir yang telah disediakan oleh perpustakaan, yang memuat keterangan seperti tercantum dalam tabel 2.1.
2. Menandai katalog penerbit dengan cara tertentu yang mudah dilihat.
3. Menghubungi staf perpustakaan melalui telepon dengan memberikan
informasi seperti yang tercantum dalam tabel 2.1
30
Tabel 2.1 Isi formulir pengisian bahan perpustakaan Untuk buku
Untuk terbitan berkala
Untuk non-buku 1
Pengarang Judul
Spesifikasinya: 2
Judul Alamat penerbit
Jenis 3
Edisi Frekuensi terbit
Ukuran 4
Tahun terbit ISSN jika ada
Informasi sumber 5
Penerbit Harga langganan
6 ISBN jika ada
Subyek 7
Jumlah eksemplar Informasi sumber
8 Harga satuan
9 Informasi sumber
Informasi sumber: informasi yang dapat membantu mempercepat proses pengadaan bahan perpustakaan yang bersangkutan. Dapat berupa alamat,
nomor telepon, fax, email, alamat internet URL dari penerbit, took buku atau agen. Formulir yang sudah diisi atau catalog penerbit yang sudah ditandai
diserahkan langsung ke perpustakaan. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan membuatkan
prosedur pemilihan koleksi perpustakaan dan formulir pengusulan koleksi perpustakaan. Dengan adanya formulir pengusulan perpustakaan yang berisi
keterangan koleksi yang di usulkan pengguna mempermudah pustakawan dalam proses pengadaan koleksi perpustakaan.
Agar pemesanan bahan perpustakaan lebih terarah sebaiknya perpustakaan mengikuti prosedur pemesanan bahan perpustakaan. Dalam buku Perpustakaan
Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004, 54 prosedur pemesanan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang
diusulkan. 2.
Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
3. Menerima menolak usulan.
31
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.
5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.
7. Membayar pesananlangganan.
8. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
32
Uraian tersebut di atas dapat dilihat pada flow chart sebagai berikut:
Gambar 2.1 Flow chart prosedur pemesanan bahan perpustakaan Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004, 57
Daftar Usulan dari pengusul
Perpustakaan mengadakan
verifikasi
Setuju Tingkat
prioritas Desiderata
Perpustakaan membuat daftar
pesanan -Arsip
Dikirim ke penerbitpenyalur
Selesai Buku pengiriman
pesanan Mulai
33
2.4.4 Pengadaan Koleksi Perpustakaan
