PENGUKURAN KINERJA TINJAUAN PUSTAKA

16 c. Melibatkan karyawan dalam proses desain dan implementasi sistem pengukuran kinerja. Salah satu fungsi penting pengukuran kinerja adalah untuk mengurangi atau menghilangkan variasi yang terjadi di dalam proses atau produk kerja. Target pengukuran kinerja adalah sampai pada tahap pengambilan keputusan tindakan atau perbaikan proses dan outputnya. Keuntungan pengukuran kinerja adalah : a. Mengetahui apakah proses atau produk telah sesuai dengan permintaan konsumen. b. Membantu mengetahui masalah dan keadaan yang terjadi di dalam proses. c. Membantu mengambil keputusan berdasarkan fakta. d. Mengatahui peningkatan-peningkatan aktual yang terjadi. 2. Ukuran Kinerja Ukuran kinerja tersusun atas nilai dan satuan. Nilai berfungsi untuk menunjukkan besar atau jarak, dan satuan berfungsi untuk memberi arti pada nilai. Ukuran-ukuran kinerja selalu berhubungan dengan target objective dan tujuan goal. Secara umum ukuran kinerja dapat dikelompokkan menjadi enam kategori: 1. Efektivitas : karakteristik proses yang menunjukkan derajat pemenuhan output atau proses terhadap permintaan spesifikasi. 2. Efisiensi : karakteristik yang menunjukkan derajat di mana proses menghasilkan output pada tingkat biaya minimum. 3. Kualitas : derajat di mana produk atau pelayanan sesuai dengan keinginan dan harapan pelanggan. 4. Timeliness : menunjukkan ketepatan waktu, yaitu ukuran apakah sebuah unit kerja telah dikerjakan dengan benar dan tepat waktu. 17 5. Produktivitas: ukuran besarnya nilai tambah yang dihasilkan proses dibagi dengan jumlah modal dan tenaga kerja yang dikonsumsi. 6. Keamanan : keseluruhan ukuran aspek kesehatan dari organisasi dan lingkungan kerja untuk karyawan. Hasil pengukuran kinerja diperlukan untuk mengontrol suatu aktivitas atau proses, tanpa pengukuran yang akurat dan terpercaya maka kita tidak akan dapat membuat keputusan dengan baik. Terdapat tiga dasar teknik pengukuran kinerja BPM-SIG, 1995, yaitu: 1. Perencanaan dan pengembangan standar operasi yang akan dicapai 2. Pendeteksian penyimpangan deviasi terhadap ukuran kinerja yang telah ditetapkan 3. Memperbaiki kinerja proses sehingga kembali memenuhi tingkat standar kinerja yang telah ditetapkan Prinsip-prinsip dan dasar teknik pengukuran kinerja selanjutnya dijabarkan dalam pedoman guideline langkah-langkah umum proses pengembangan sistem pengukuran kinerja. Pedoman berikut merupakan pedoman umum proses pengembangan sistem pengukuran kinerja yang disusun oleh BPM-SIG 1995: 1. Identifikasi aliran proses 2. Identifikasi aktivitas kritis 3. Mengembangkan standar atau tujuan kinerja yang ingin dicapai 4. Mengembangkan ukuran kinerja 5. Identifikasi bagian yang bertanggung jawab dalam proses pengukuran kinerja 6. Mengumpulkan data 7. Analisis atau melaporkan kinerja aktual 8. Membandingkan kinerja aktual dengan tujuan atau standar 9. Identifikasi apakah diperlukan tindakan perbaikan, dan 10. Tindakan perbaikan jika diperlukan. Menurut BPM-SIG 1995, langkah-langkah yang telah dikembangkan tersebut bukanlah suatu kerangka kerja yang bersifat mutlak, setiap organisasi dapat 18 memodifikasi dan mengembangkan kerangka tersebut sesuai dengan kebutuhan masing-masing. 3. Teknik Pengukuran Kinerja Salah satu teknik yang dapat digunakan untuk melakukan pengukuran kinerja industri secara cepat adalah teknik “studi kapabilitas jangka pendek short term capability study”. Studi kapabilitas jangka pendek merupakan dasar dari statistical process control SPC dan manajemen kualitas total TQM. Studi ini berguna untuk mempelajari kondisi suatu proses seiring berjalannya waktu apakah tetap akurat dan tetap berada dalam spesifikasi standar yang telah ditentukan Alsup dan Watson, 1993. Studi kapabilitas jangka pendek dapat digunakan untuk menentukan ukuran tingkat penyimpangan sistem measurement system error dan ukuran kapabilitas suatu mesin atau proses dalam memenuhi standar. Menurut Alsup dan Watson 1993, studi kapabilitas jangka pendek dilakukan karena beberapa alasan sebagai berikut: 1. Terlalu banyak inspeksi yang diperlukan 2. Menentukan ukuran penyimpangan dengan cepat 3. Menemukan penyebab khusus dari masalah kontrol dengan cepat 4. Menemukan sumber-sumber penyimpangan sistem dengan cepat 5. Mengurangi waktu dan biaya studi. Terdapat empat langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan studi kapabilitas jangka pendek: 1. Mengumpulkan data 2. Kalkulasi data 3. Analisis hasil 4. Melakukan tindakan berdasarkan hasil. Salah satu parameter sederhana yang sering digunakan dalam studi kapabilitas jangka pendek adalah akurasi Alsup dan Watson, 1993. Dalam PBM-SIG 1995, akurasi didefinisikan sebagai kedekatan nilai pengukuran terhadap nilai standar. Semakin kecil perbedaan antara nilai pengukuran dengan nilai standar, maka nilai tersebut akan semakin akurat. Dalam Alsup dan Watson 1993 akurasi didefinisikan sebagai perbedaan antara rata-rata data aktual 19 average dengan nilai standar true value. Akurasi dihitung menggunakan persamaan sebagai berikut: TrueValue Average Accuracy   Selanjutnya nilai akurasi yang diperoleh dibandingkan dengan rentang nilai standar kualitas yang dapat diterima acceptability. Acceptability adalah persen maksimum variasi yang masih dapat diterima Besterfield, 1990. Nilai acceptability biasanya ditentukan berdasarkan kontrak kerja atau karena sebagai tanggung jawab produsen. Menurut Besterfield 1990 secara teoritis nilai acceptability dapat ditentukan berdasarkan: 1. Data historis 2. Pengalaman Empirical judgment 3. Informasi Teknik engineering information 4. Percobaan 5. Kemampuan produsen, dan 6. Keinginan konsumen. Dalam praktek rentang nilai akseptabiltas bervariasi antara ± 0.01 sampai dengan ± 10 Besterfield, 1990. Jika akurasi masih berada dalam rentang standar maka nilai variasi diterima, dan sebaliknya jika akurasi melebihi nilai standar maka nilai variasi tidak diterima.

C. PENDEKATAN SISTEM

Sistem adalah suatu gugus dari elemen yang saling berhubungan dan terorganisasi untuk mencapai suatu tujuan atau gugus dari tujuan-tujuan Manetsch dan Park dalam Eriyatno, 1999. Pendekatan sistem system approach muncul karena adanya kenyataan yang mendasar dari persoalan aktual yaitu kompleksitas, di mana unitnya adalah keragaman. Keragaman yang begitu besar tidak dapat dikaji atau dikendalikan oleh satu atau dua metode spesifik saja. Oleh karena itu teori sistem menyatakan bahwa kesisteman adalah meta-konsep, di mana formalitas dan proses dari keseluruhan disiplin ilmu dan pengetahuan sosial dapat dipadukan Eriyatno, 1999. Pendekatan sistem merupakan suatu kerangka 20 berfikir yang berusaha mencari perpaduan antar bagian melalui pemahaman yang utuh. Menurut Simatupang 1995, sistem mencakup lima unsur utama yaitu : 1 Elemen-elemen 2 Interaksi antar elemen 3 Adanya suatu faktor yang mengikat elemen-elemen menjadi satu kesatuan 4 Adanya tujuan bersama 5 Berada dalam lingkungan yang kompleks Menurut Eriyatno 1999, terdapat tiga pola pikir yang menjadi pegangan pokok dalam menganalisis suatu permasalahan menggunakan pendekatan sistem yaitu: 1 Cybernetic, artinya cara pandang berorientasi tujuan 2 Holistic, artinya cara pandang yang menyeluruh terhadap keutuhan sistem 3 Efectiveness, yaitu prinsip yang lebih mementingkan hasil guna operasional serta dapat dilaksanakan dari pada pendalaman teoritis untuk mencapai efisiensi keputusan. Pengkajian permasalahan menggunakan pendekatan sistem ditandai dengan ciri- ciri : 1. Mencari faktor penting yang ada dalam mendapatkan solusi yang baik untuk menyelesaikan permasalahan. 2. Adanya model kuantitatif untuk membantu menyelesaikan permasalahan secara rasional. Metodologi pendekatan sistem erat kaitanya dengan pronsip dasar ilmu manajemen, yaitu merupakan aktivitas yang mentransformasikan sumber daya input menjadi hasil yang dikehendaki output, secara sistematis dan terorganisasi guna mencapai tingkat efektivitas dan efisiensi yang dirancang Eriyatno, 1999. Dalam aplikasi manajemen, teknik pendekatan sistem dipersyaratkan menggunakan beberapa teori dasar yang bersifat kuantitatif 21 meliputi : 1 model matematik, 2 analisis fungsi terhadap model matematik yang digunakan, 3 teori kontrol, 4 teori estimasi, dan 5 teori keputusan. Metode untuk menyelesaikan persoalan menggunakan pendekatan sistem terdiri dari beberapa tahap proses. Tahap-tahap tersebut meliputi analisis, rekayasa model, implementasi rancangan, implementasi dan operasi sistem. Setiap tahap dalam proses tersebut diikuti oleh suatu evaluasi berulang guna mengetahui apakah hasil dari masing-masing tahap telah sesuai dengan yang diharapkan atau belum. Diagram alir metode pendekatan sistem disajikan dalam Gambar 2. Gambar 2. Tahap Pendekatan Sistem Eriyatno, 1999