D. Peran, Fungsi dan Tanggung Jawab Sekretaris
Seorang sekretaris dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena
semua tergantung pada pekerjaan atasan, guna menunjang kegiatan atasan tersebut seorang sekretaris harus mempunyai peran dan tanggung jawab yang tepat, oleh
karena itu secara global peran dan tanggung jawab sekretaris.
Peran Sekretaris
Menurut Donni Juni Priansa 2014:23 peran sekretaris adalah sebagai membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal
ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan
perusahaan. Menurut Donni Juni Priansa 2014:15 sekretaris berperan memotivasi kerja kepada pimpinan sehingga pekerjaan dapat berjalan baik dan
berhasil dengan baik dalam sebuah perusahaan seperti: 1.
Sekretaris menyiapkan mulai dari pengetikan, menerima sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya.
2. Bila pimpinan akan mengadakan acara atau rapat, maka semua persiapan,
saat pelaksanaan sampai setelah rapat pun sekretaris yang melakukannya kelancaran tersebut.
3. Demikian juga apabila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah,
maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang mempelacarkan kegiatan atasan tersebut.
Sedapat mungkin sekretaris harus mengambil ahli tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan, sehingga pimpinan tidak perlu memikirkan
Universitas Sumatera Utara
hal-hal kecil yang telah didelegasikan kepada sekretaris. Begitu pula keputusan-keputusan yang akan dibuat oleh pimpinan sebagai besar
harus ditindak lanjuti oleh sekretaris. a.
Menangani informasi untuk pimpinan Semua keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung
kepada ketangkasan sekretaris dalam mengumpulkan , menyeleksi, mengelola, dan menyampaikan informasi.
b. Menjadi jembatan penghubung
Harus membina dan memelihara hubungan baik dengan berbagai pihak yang terkait dalam hubungan kerja dengan pimpinan.
Tanggung Jawab Sekretaris
Dalam bekerja maka seorang sekretaris, mempunyai tanggung jawab yang cukup besar yaitu meningkatkan dan mempertahankan citra atasan, dalam hal ini
sekretaris dituntut untuk selalu menjaga nama baik atasan dalam hal baik dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan. Mempertahankan
citra atasan terkadang juga harus melakukan tindakan atau perkataan yang berbeda dengan fakta yang ada, seperti apabila atasan datang terlambat maka
sekretaris harus dapat berargumen bahwa atasan terlambat karena adanya pekerjaan yang dilakukan di kantor. Demikian juga hal yang lainnya, Hal ini
dilakukan agar citra atasan tetap baik. Menurut Ernawati 2006:44 guna meningkatkan peran dan tanggung
jawab ini, seorang sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor seperti: a.
Meningkatkan fungsi kantor, yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya
Universitas Sumatera Utara
usaha, atau sebagai pusat informasi pelayanan masyarakat dan juga sumber data.
b. Memperlancar kegiatan ketatausahaan seperti mengetik, kearsipan,
komputer, dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.
c. Mempererat hubungan antara bawahan dengan atasan dalam hal
komunikasi, karena itu sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung antara dunia luar dan perusahaan dengan perusahaan itu
sendiri. d.
Sebagai media perekam, menyimpan, mengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian.
E. Peran Sekretaris dalam membantu kegiatan perkantoran sehari-hari Bagian Bidang lelang pada Direktorat Jenderal kekayaan Negara
Peran sekretaris sangat membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi dan tata usaha, hal ini cukup sederhana dalam kalimat,
tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjaan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris
harus membantunya. Adapun beberapa tugas sekretaris dalam melakukan pekerjaan kegiatan
sehari-hari kepada pimpinan pada bagian bidang lelang di Kantor wilayah DJKN Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yaitu:
1. Mengelolah surat-surat masuk, memberikan nomor surat, dan
menyelipkan lembar diposisi bagi pimpinan, sehingga pimpinan mudah untuk memberikan perintah tertulis terkait dengan surat-surat.
Universitas Sumatera Utara
2. Menginput perintah pemimpin atas lembar diposisi yang telah diisi oleh
pemimpin sesuai dengan surat masuk. 3.
Menerima dan melayani tamu saat menemui pimpinan yang telah dijadwalkan sebelumnya.
4. Menerima telepon dan meneleponkan sesuai kepentingan pimpinan.
5. Memberikan laporan sederhana, baik tertulis maupun tidak tertulis,
yang menjadi sumber informasi bagi pimpinan. 6.
Menjaga kebersihan, kerapian, dan penataan kantor sehingga akan menciptakan kenyamanan kerja.
Sekretaris Bagian Bidang Lelang pada Direktorat Jenderal Kekayaan Negara tidak hanya berperan untuk melaksanakan kegiatan perkantoran sehari-
hari untuk membantu pimpinan tetapi juga memiliki peranan sebagai juru bicara pegawai.
Adapun peranan tersebut antara lain: 1.
Perantara saluran komunikasi antara Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Bagian Bidang Lelang dan pimpinan dengan
pegawainya. 2.
Pembina hubungan baik antara Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Bagian Bidang Lelang dan pimpinan organisasi
dengan pegawainya. 3.
Menyampaikan keinginan-keinginan pimpinan secara langsung kepada pegawainya.
4. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai di Kantor Wilayah
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Bagian Bidang Lelang sehingga pekerjaan atau tugas yang dilembankan dapat berjalan lancar dan
berhasil.
Universitas Sumatera Utara
F. Peran sekretaris dalam membantu pelayanan Bagian Bidang lelang pada Direktorat Jenderal kekayaan Negara
Pelaksanaan pelayanan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Negara Bagian Bidang Lelang dilakukan melalui kegiatan mulai dari membantu melayani,
mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan yang dilakukan secara bersama- sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Peranan sekretaris dalam memberikan layanan Lelang pada Direktorat
Jenderal Kekayaan Negara mengkomunikasikan sistem pelelangan barang sitaan melalui iklan layanan kepada masyarakat. Salah satu informasi sistem lelang hal
ini berkaitan dengan aset-aset serta barang-barang sitaan yang dimiliki negara yang biasa dilelang kepada masyarakat luas secara terbuka.
Adapun peran Sekretaris dalam membantupelayananBagian Bidang Lelang Kantor Wilayah DJKN Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yaitu:
1. Membantu penyiapan bahan bimbingan teknis, pemantauan, evaluasi,
penggalian potensi, pengembangan lelang serta verifikasi dan penatausahaan risalah lelang.
2. Membantu mempersiapkan bahan pengawasan lelang.
3. Membantu kegiatan pelaksanaan Pemeriksaan kinerja lelang dan
pembukuan hasil lelang. 4.
Membantu pelaksanaan memeriksa pengelolaan data di bidang lelang.Membantu mempersiapkan bahan bimbingan dan pelaksanaan
pengawasan profesi penjabat lelang dan jasa lelang.
Universitas Sumatera Utara
5. Menyusunan berkas akta jual beli dalam susunan urutan nomor terbesar
sampai terkecil. 6.
Membantu memeriksa penyusunan dokumen persyaratan lelang. 7.
Penatausahaan berkas salinan risalah lelang dari pelaksanaan penjual belinya sebuah barang.
8. Penatausahaan berkas hasil lelang dan bea lelang pegadaian.
9. Penyusunan laporan rencana perjalanan dinas bidang lelang.
10. penyusunan aset pengelolaan kekayaan negara
11. memeriksa surat-surat lelang eksekusi dan non eksekusi
12. memeriksa data-data laporan bagian bidang lelang
Selain itu, Sekretaris melaksanakan pengkoordinasian pelayanan kepada pimpinan, agar kegiatan tersebut dilaksanakan dengan efektif dan efesiensi.
Pengertian Pelayanan pengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan kepada pimpinan adalah sebagai informasi berguna bagi sekretaris dalam mengenai kegiatan
pengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan kepada pimpinan pada Bagian Bidang Lelang pada Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.
Sekretaris melakukan informasi dalam lelang email dan lelang internet yang sangat baik kepada peminat dan calon penjual pembeli dalam membantu hasil
realisasi pokok lelang dan bea lelang serta transparansi dan tingkat keamanan yang tinggi kepada KPKNL Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang.
Pelayanan sekretaris dalam membantu bagian bidang lelang pada Direktorat Jenderal Kekayaan Negara bertujuan agar memperkuat sistem dan meningkatkan
kinerja dan hubungan masyarakat dalam mengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan lelang kepada pimpinan, sehingga mampu mendukung kelancaran
Universitas Sumatera Utara
tugas sekretaris pada kantor wilayah DJKN Direktorat Jenderal kekayaan Negara. Pelaksanaan pelayanan lelang kepada pimpinan agar kegiatan pelayanan
kepada pimpinan dapat terlaksana dengan cepat dan tepat.
Universitas Sumatera Utara
43
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kategori