PENGGUNAAN SOFTWARE SAGE ERP ACCPAC

Oleh :

M. Setiadi Hartoko

Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta

Gedung sentra Kramat Jl. Kramat Raya No. 7-9 Jakarta Pusat 10450

Telp. 021

– 31904598 Fax. 021 - 31904599
Em

ABSTRAK

Sistem informasi merupakan sistem yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Akuntansi memerlukan database yang confidential, karena seluruh transaksi yang ada rata-rata berkaitan dengan keuangan sebuah perusahaan atau badan perseorangan. Pengolahan akuntansi secara manual memiliki lebih banyak resiko dibandingkan dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Dibahas untuk diketahui mengenai proses, permasalahan dan solusi dapat memberikan masukan sistem terbaik yang disesuaikan dengan PSAK. Kata kunci : Sistem Akuntansi, system pencatatan, proses pencatatan.

ABSTRACT

Information system is a system that can assist in the implementation of activities of
daily company operations. Accounting requires a confidential database, because the entire

transaction is no average related to finance a company or individual entity. Accounting

processing manually have more risk than using a computerized system. Addressed to know

about the process, problems and solutions can provide the best input system adapted to
PSAK.
Keywords : Accounting System, Accounting Process, ERP System
perusahaan sehari-hari, karena sebagian
PENDAHULUAN
besar kegiatan perusahaan terkait dengan akuntansi dan antara satu sistem dengan
Latar Belakang Masalah
sistem lainnya saling berhubungan untuk Sehubungan dengan perkembangan membantu operasional perusahaan. teknologi dan informasi pada era
Dengan adanya dukungan sistem globalisasi ini, semakin banyak informasi yang dirancang dengan baik, perusahaan yang berkembang pesat, maka informasi yang dihasilkan akan terutama dalam hal informasi. Informasi tepat dan akurat sehingga dapat membuat pada saat ini sudah menjadi komuditas perusahaan itu lebih unggul dalam yang sangat penting dalam bersaing dengan perusahaan lain. Sistem memenangkan persaingan di dalam dunia informasi yang dirancang dengan baik bisnis. Sistem informasi merupakan akan menghasilkan keputusan yang tepat sistem yang dapat membantu dan membantu perusahaan dalam pelaksanaan kegiatan operasional pencapaian tujuan yang ditetapkan
”Penggunaan Software Sage ERP
sebelumnya. Kemampuan untuk Accpac Pada PT. Toyota Tsusho mengakses dan menyediakan informasi Mechanical & Engineering Service secara cepat, tepat dan akurat sudah Indonesia (TTME Indonesia)”. menjadi suatu kebutuhan mutlak bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu dalam Identifikasi Masalah rangka mencapai tujuan perusahaan, Dalam hal ini penulis menetapkan masing-masing perusahaan dituntut untuk pengidentifikasian masalah sebagai menerapkan dan mengembangkan sistem berikut: informasi yang sudah terkomputerisasi
1. Bagaimana sistem akuntansi dalam segala bidang, tanpa terkecuali penjualan kredit pada PT. TTME dengan bidang akuntansi. Akuntansi Indonesia? memerlukan database yang confidential,
2. Bagaimana Proses pencatatan karena seluruh transaksi yang ada rata- piutang Menggunakan Software rata berkaitan dengan keuangan sebuah Sage ERP Accpac pada PT. TTME perusahaan atau badan perseorangan. Indonesia? Pengolahan akuntansi secara manual
3. Permasalahan apa saja yang memiliki lebih banyak resiko dihadapi dalam proses pencatatan dibandingkan dengan menggunakan piutang dengan Sage ERP Accpac sistem yang terkomputerisasi. Misal, pada PT. TTME Indonesia serta dalam hal yang paling sederhana yaitu solusinya? penginputan jurnal, seringkali terjadi penggandaan, atau dua kali input dengan Metodologi Penulisan nomor atau kode voucher yang sama tapi Dalam pembuatan penulisan ini, transaksi yang berbeda. Hal ini dapat penulis mengumpulkan data-data serta berakibat pada tidak balance-nya buku informasi dengan menggunakan beberapa besar dan laporan keuangan yang dibuat metode. Adapun metode penelitian yang nantinya. dilakukan adalah sebagai berikut:
Atas dasar contoh diatas, maka
a. Studi Lapangan (Field Research)
dapat disimpulkan bahwa bidang Yaitu penelitian dengan cara akuntansi pun sangat membutuhkan observasi langsung ke perusahaan sistem yang terkomputerisasi. Didukung yang menjadi objek kajian. Teknik dengan pengetahuan IT, maka bidang pengumpulan datanya dilakukan akuntansi dan teknologi informasi dapat dengan pengamatan secara menciptakan berbagai macam software sistematik. Dimana data-data akuntansi salah satunya adalah Sage ERP tersebut memiliki kebenaran Accpac . sehingga penulis dapat
Penerimaan piutang usaha, sangat mempertanggung jawabkan tulisan membutuhkan sistem komputer untuk ini. mengontrol data penerimaan piutang
b. Studi Pustaka (Library Research)
usaha sehingga kita dapat mengetahui Yaitu pengumpulan data-data seberapa besar pendapatan/penjualan dengan cara mempelajari berbagai perusahaan tiap periode tertentu sehingga bentuk bahan-bahan tertulis seperti piutang dapat ditagih tepat waktu dan buku-buku penunjang kajian, terhindar dari piutang tak tertagih. catatan-catatan maupun referensi lain Karena ada kemungkinan piutang itu secara tertulis. tidak tertagih maka ini dapat berpengaruh terhadap pendapatan perusahaan. Berdasarkan latar belakang di atas, penulis tertarik untuk mengambil judul
LANDASAN TEORI Pengertian Sistem
“kegiatan atau proses pencatatan (record), penggolongan (Classifying), peringkasan (Summarizing) transaksi-transaksi keuangan yang terjadi pada suatu organisasi dan melaporkan/menyajikan serta menafsirkan (Interpret) hasilnya ”.
Jenis - Jenis Piutang
Dari beberapa pengertian piutang diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian piutang adalah hak kreditur terhadap debitur sebagai akibat utang timbul dari penyerahan barang atau jasa secara kredit.
Menurut Dwi Martani, dkk (2012:193), menyatakan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah: “piutang merupakan klaim suatu perusahaan kepada pihak lain”.
“piutang meliputi semua hak atau klaim perusahaan pada organisasi lain untuk menerima sejumlah kas, barang atau jasa dimasa yang akan datang sebagai akibat kebijakan pada masa yang lalu”.
Menurut Rusdi Akbar (2006:77), menyatakan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah:
Menurut Adenk Sudarwanto (2012:217), menyatakan bahwa yang dimaksud piutang adalah: “suatu tagihan yang tidak disertai janji tertulis dan timbul karena adanya transaksi penjualan barang atau jasa yang dilakukan secara kredit, serta memiliki masa atau tanggal jatuh tempo dengan jumlah tertentu sesuai dengan nilai saat terjadinya transaksi”.
Pengertian Piutang
Dari definisi-definisi tersebut maka penulis dapat menyimpulkan bahwa akuntansi merupakan pemprosesan data keuangan perusahaan untuk menghasilkan informasi yang berguna sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan perusahaan dan untuk mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan oleh perusahaan.
ans (AICPA), akuntansi adalah
Menurut Kamus Standar Akuntansi (2013:543) yang dimaksud dengan sistem adalah “seperangkat komponen- komponen atau unsur-unsur yang dijalin untuk memperoleh atau mencapai sesuatu atau berbagai tujuan”.
Institute of Certified Public Account
Sedangkan menurut American
2. Dari sudut pandang proses kegiatan “akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, penganalisisan data keuangan suatu organisasi”.
1. Dari sudut pandang pemakai “akuntansi adalah suatu disiplin ilmu yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan kegiatan suatu organisasi”.
Menurut Al-Haryono Jusup (2005:4-5) pengertian akuntansi dapat dirumuskan dari dua sudut pandang, yaitu dari sudut pemakaian jasa akuntansi dan dari sudut pandang proses kegiatannya:
Pengertian Akuntansi
:6) sistem adalah “sekelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”.
Menurut James A. Hall dalam bukunya Accounting Information System (2009
Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2008:5) yang dimaksud dengan sistem adalah “suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
Dalam kegiatan transaksi, piutang dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) jenis yaitu piutang usaha (account receivable), piutang wesel (note receivable), dan
3. Klaim terhadap perusahaan asuransi piutang lain atau kerugian-kerugian yang di
– lain (other receivable). Untuk lebih jelasnya akan di uraikan pertanggungkan. sebagai berikut ini: 4. Klaim terhadap pegawai perusahaan.
5. Klaim terhadap restitusi pajak.
a. Piutang Usaha (Account Receivable)
6. Tagihan terhadap langganan untuk Piutang usaha (account receivable) pengembalian tempat barang adalah tagihan perusahaan kepada (misalnya botol, drum, dan lain-lain). pelanggan yang timbul karena adanya 7. Uang muka pada anak perusahaan. penjualan barang atau jasa secara kredit.
8. Uang muka pada pegawai perusahaan. Dalam kegiatan perusahaan normal 9. Piutang dividen. piutang dagang akan dapat diterima
10. Piutang pesanan pembelian saham, pelunasannya dalam jangka waktu dan lain-lain. kurang dari satu tahun. Pada saat timbulnya piutang dagang perusahaan Akuntansi Piutang Usaha harus ditentukan jangka waktu Transaksi yang mempengaruhi pelunasannya, potongan yang akan piutang usaha merupakan bagian dari diberikan. Semuanya itu diatur melalui siklus pendapatan. Siklus pendapatan syarat pembayaran. Syarat pembayaran tersebut adalah transaksi penjualan yang di maksud adalah seperti 2/4, n/30 kredit barang dan jasa kepada pelanggan, atau 2/15, EOM. Jangka waktu piutang transaksi retur penjualan, transaksi ini biasanya hanya 30 hari sampai 60 penerimaan kas dari debitur, dan hari. transaksi penghapusan piutang. Transaksi
–transaksi tersebut dicatat b. Piutang Wesel (Note Receivable) kedalam jurnal sebagai berikut.
Piutang wesel (note receivable)
a. Transaksi penjualan kredit barang atau adalah tagihan perusahaan kepada jasa kepada pelanggan. pelanggan yang timbul karena adanya penjualan barang atau jasa secara kredit a. Jurnal untuk mencatat transaksi yang pelunasannya disepakati melalui ini adalah : perjanjian tertulis. Jangka waktu pelunasan perjanjian tertulis ini atau piutang usaha ini biayanya adalah 60 sampai dengan 90 hari.
b. Transaksi retur penjualan. Jurnal
c. Piutang Lain
untuk mencatan transaksi ini
– lain (Other Receivable)
Piutang lain adalah:
–lain (other receivable) adalah tagihan perusahaan yang timbul karena adanya selain penjualan barang atau jasa seperti member pinjaman kepada karyawan, member uang muka,
c. Transaksi penerimaan kas dari penjualan kredit aktiva tetap kepada anak debitur. Jurnal untuk mencatat perusahaan dan lain-lain. transaksi ini adalah :
Dapat disimpulkan bahwa yang termasuk tagihan perusahaan adalah:
1. Persekot dalam kontrak pembelian.
2. Klaim terhadap perusahaan pengangkutan untuk barang-barang d. Transaksi Penghapusan piutang, ruksak atau hilang.
Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah :
Sistem Akuntansi Piutang
Sistem akuntansi piutang mewakili uang yang dimiliki barang atau jasa yang telah dijual yang dimasukan dalam rekening. Karena kebanyakan bisnis dilakukan secara kredit, piutang usaha sering kali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi, yang sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.
Prosedur Akuntansi Piutang
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi (2008:5) yang dimaksud dengan prosedur adalah:
“suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang- ulang”. Dengan kata lain, prosedur adalah suatu tatacara yang kontinyu, atau berkelanjutan dari satu departemen ke departemen lainnya. Namun sebuah prosedur tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya Standar Operating
Procedure (SOP) . Dalam kegiatan
akuntansi, SOP memegang peranan penting dikarenakan adanya keterkaitan antar departemen. Tidak adanya SOP akan membuat ketidakjelasan dalam hal tugas dan tanggung jawab staff akunting.
Prosedur pencatatan piutang pun memiliki aturan atau tahapan yang harus dilakukan tanpa adanya kesalahan ataupun kelalaian. Prosedur pencatatan piutang secara garis besar adalah rangkaian kegiatan sejak diakuinya piutang sampai diakuinya telah terjadi penerimaan atas piutang tersebut. Dalam pelaksanaannya, ada beberapa fungsi yang terkait dalam kegiatan ini. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi
(2008:211) adalah:
1. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat
“back order” pada saat
diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Fungsi Kredit Fungsi kredit berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
5. Fungsi Penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur pajak bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan.
grafikal dan sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik diantara entitas- entitas kuncinya. Flowchart dapat digunakan untuk menyajikan kegiatan manual, kegiatan pemprosesan komputer atau keduanya.
Flowchart Flowchart adalah representasi
5. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.
4. Jurnal Penerimaan Kas Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.
3. Jurnal Umum Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih.
2. Jurnal Retur Penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
1. Jurnal Penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini di gunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah:
Catatan Akuntansi Yang Digunakan
4. Bukti memorial.
2. Faktur dan tembusannya.
Informasi yang Diperlukan Oleh Manajemen
1. Surat order pengiriman dan tembusannya.
Setiap transaksi yang dilakukan harus disertai dengan bukti pendukung untuk melengkapi keabsahan utang. Dokumen yang digunakan adalah:
Dokumen Yang Digunakan
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
5. Kuantitas produk yang dijual.
4. Nama dan alamat pembeli.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit .
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk dan kelompok selama jangka waktu tertentu.
Menurut Mulyadi (2008:213) informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan secara kredit adalah:
Sebuah flowchart dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sebuah sistem manual, termasuk recor-record akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar dan file), departemen organisasi yang terlibat dalam proses dan kegiatan-kegiatan (baik klerikal maupun fiscal yang dilakukan dalam departemen tersebut).
Simbol Pembuatan Bagan Alir Dokumen (Flowchart)
Tabel 2.1 Tabel Simbol Flowchar
t PEMBAHASAN Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Pada PT. TTME Indonesia
Berdasarkan praktek kerja lapangan pada PT. TTME Indonesia yang merupakan perusahaan yang bergerak di tiga jenis usaha yaitu perdagangan, jasa dan manufaktur, dengan tiga divisi sangat pembantu PIC dalam proses utama, antara lain Divisi Machinery, akuntansi mulai dari awal sampai akhir. Divisi Engineering dan Divisi Plant
Maintenance Service , sistem akuntansi Prosedur Penjualan Kredit
penjualan kredit yang digunakan pada Prosedur penjualan kredit barang PT. TTME Indonesia yaitu dengan dalam transaksi dari tahap prosedur awal menggunakan sebuah program akuntansi sampai akhir sesuai dengan sistem yang yang bernama Sage ERP Accpac. dipakai oleh PT. TTME Indonesia adalah Program akuntansi ini digunakan sejak seperti gambar flowchart dibawah: bulan april 2013. Sistem akuntansi ini _{BAG. PESANAN BAG. KREDIT BAG. FAKTUR BAG. GUDANG} _Mulai _{FLOW CHART PROSEDUR PENJUALAN PT. TTME INDONESIA} ₃ ₂ ₁ ₂ BERDASARKAN _PELANGGAN _PESANAN _Order _Sales _Buat ₃ _{Sales Order 1} _Periksa _Kredit _{Sales Order 1} ₂ _{Sales Order 2} _Menyiap ₅ _{Sales Order 1} ₂ _{Sales Order 1} ₃ _{2 Sales Order 2} _{Sales Order 1} _Invoice _Buat ₂ ₂ _Barang kan _Pengiriman _{Invoice 2} _Mencatat _Tanggal _File ₃ _{Sales Order 1} ₂ ₂ Invoice 1 ₃ _Gudang _Kartu ₄ Invoice 2 ₆ ¹ Gambar 4.1 Flow Chart Prosedur Penjualan PT. TTME Indonesia

FLOWCHART PROSEDUR PENJUALAN PT. TTME INDONESIA - 2
₃ _{BAG. PENGIRIMAN BAG. AKUNTANSI} ₄ ₆ Sales Order 1 _{Invoice 1 Sales Order 2} ₂ _{Invoice 2} _Pembungkus _{Surat Order} _pengiriman _Menempel _Barang _Pada _{Buku Harian} _Pencatatan _Penjualan _{Invoice 2} Membuat _{Sales Order 1}
2 Invoice 1
₂ _File File _{Dikirim ke Pelanggan} ₅ _{Penjualan Selesai} _Jurnal
Gambar 4.2 Flow Chart Prosedur Penjualan PT. TTME Indonesia Untuk narasinya adalah sebagai berikut:
a. Bagian sales/pesanan menerima
f. Invoice rangkap dua akan dikirimkan kembali ke bagian pesanan untuk mencatat tanggal pengiriman. Lalu
b. Pihak pelanggan mendatangi pihak penjual atau dapat juga dilakukan melalui hubungan telepon. Bila menggunakan fasilitas telepon, maka pihak penjual akan menggunakan formulir pesanan khusus untuk mencatat informasi. Formulir pesanan ini diisi ragkap dua,selembar diantaranya dikirim kepada pihak pelanggan untuk melaksanakan konfirmasi atau minta penegasan terhadap pesanan tersebut.
a. Pihak pelanggan langsung mengirimkan pesanan-pesanan pembelian. Dari pesanan-pesanan tersebut, pihak penjual akan mencatatnya sebagai pesanan- pesanan penjualan.
Dalam pelaksanannya, pesanan sehubungan dengan penjualan dilakukan sebagai berikut :
Bagian-Bagian Yang Terkait 1. Bagian Pesanan.
Sage ERP Accpac .
akuntansi untuk membuat pencatatan buku harian penjualan di software
invoice itu dikirim ke bagian
order . Sales order rangkap dua di arsipkan dibagian pengiriman.
order pelanggan secara tertulis atau
e. Pada bagian pengiriman akan memeriksa barang yang diterima dari gudang apakah sudah sesuai dengan permintaan pelanggan atau belum. Setelah itu barang akan dikirim ke pelanggan beserta invoice dan sales
rangkap satu dan dua akan dikirim kebagian pengiriman.
order rangkap satu dan invoice
d. Sales order rangkap dua akan dikirm ke bagian gudang. Bagian gudang akan menyiapkan barang yang akan dipesan oleh pelanggan. Lalu sales
c. Setelah sales order disetujui oleh bagian kredit, maka sales order dikembalikan lagi kepada bagian pesanan. Sales order rangkap tiga akan diarsipkan dibagian pesanan, dan sisanya dikirim ke bagian faktur untuk dibuatkan invoice sebanyak 2 rangkap.
Bagian kredit akan melihat saldo kredit dan batas kredit yang tercatat dalam kartu-kartu piutang untuk mengetahui apakah pelanggan masih layak untuk diberikan kredit atau permohonan ditolak.
b. Setelah itu bagian pesanan mengirim sales order kepada bagian kredit.
secara lisan. Lalu bagian pesanan membuat sales order sebanyak tiga rangkap.
c. Pihak penjual yang mendatangi pelanggannya, dan bila terjadi kesepakatan, maka tiap pesanan akan dicatat dalam bentuk formulir pesanan dalam beberapa lembar yang akan ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti telah melakukan pesanan pembelian barang. Setelah bagian pesanan menerima pesanan, maka untuk setiap penjual kredit harus mendapat persetujuan dari bagian kredit, kemudian bagian kredit akan memeriksa pesanan tersebut, apakah pesanan tersebut diterima atau ditolak, tetapi bisa juga terjadi pesanan hanya diterima untuk sebagian atau jumlah tertentu. Pesanan yang disetujui bagian kredit kemudian dikembalikan kebagian pesanan. Kemudian bagian pesanan membuat surat perintah pengiriman sebanyak tiga lembar yaitu yang pertama untuk tinggal di bagian pesanan, yang kedua diberikan ke bagian gudang sedangkan lembar ketiga diserahkan ke bagian pengiriman. Jika hanya sebagian dari pesanan yang dikirimkan disebabkan terbatasnya jumlah persediaan dari perusahaan maka sisa dari pesanan yang belum dikirimkan akan dimasukkan pada “sisa pesanan penjualan y ang harus dipenuhi”. Jika terdapat pesanan yang di tolak maka penolakan tersebut harus disampaikan kepada pelanggan beserta dengan alasan penolakan tersebut.
2. Bagian Kredit.
Dengan melihat saldo kredit dan batas kredit yang tercatat dalam kartu-kartu piutang maka dapat diketahui apakah pelanggan masih layak untuk diberikan kredit atau permohonan ditolak. Apabila pesanan pembelian serta kredit disetujui maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut :
a. Bila persediaan di gudang cukup untuk memenuhi pesanan maka pesanan yang telah disetujui dikirimkan ke bagian faktur, bagian ini akan membuat faktur terlebih dahulu sebelum barang dikirimkan.
b. Bila persediaan di gudang belum diketahui secara pasti maka pesanan yang telah disetujui akan dikirimkan ke bagian pengiriman, dan bagian pengiriman akan membuat laporan tentang pengiriman barang yang telah dilakukan ke bagian faktur agar dibuat faktur penjualannya.
3. Bagian Gudang. Setelah menerima Surat Perintah Pengiriman dari bagian pesanan maka bagian gudang akan memeriksa stok yang ada di gudang, bila jumlahya mencukupi maka bagian gudang akan memberitahukannya ke bagian pesanan sehingga bagian pesanan akan memasukkan dalam “sisa penjualan yang harus dipenuhi”.
4. Bagian Faktur.
Ada beberapa cara yang dapat dipergunakan dan umumnya tergantung pada situasi perusahaan itu sendiri, antara lain : a. Jika pesanan diterima, maka faktur penjualan, nota pengiriman barang dan dokumen pengiriman barang dapat dilakukan secara serentak. Nota pengiriman serta dokumen pengiriman dikirimkan kebagian pengiriman dan faktur penjualan ditahan sampai barang-barang selesai dikirimkan ke pelanggan dan selembar lagi ke bagian piutang untuk dicatat dalam kartu piutang yang bersangkutan.
b. Bagian faktur berdasarkan surat perintah pengiriman dan surat tanda muat, membuat faktur dalam rangkap tiga.Lembaran asli beserta surat tanda muat dikirimkan kepada pelanggan,lembaran kedua ke bagian pesanan dan lembaran ketiga sebagai pertinggal.
5. Bagian Pengiriman.
Bagian ini harus mendapat autorisasi terlebih dahulu, bisa dalam bentuk pesanan penjualan yang telah disetujui atau bisa juga melalui tembusan dari faktur penjualan. Bagian pengiriman mengecek barang yang diterima gudang apakah sesuai dengan surat perintah. Bagian pengiriman membuat laporan rangkap tiga, yaitu berdasarkan pesanan penjualan dari faktur penjualan. Lembar pertama untuk bagian faktur, lembar kedua digunakan sebagai slip pengepakan dan lembar ketiga untuk bagian pengiriman.
6. Bagian Akuntansi.
Bagian akuntansi menerima faktur penjualan dari bagian pesanan. Berdasarkan faktur penjualan ini, bagian akuntansi mengadakan pencatatan ke buku harian penjualan, buku besar piutang usaha dan buku tambahan piutang usaha. Bila piutang usaha tersebut telah jatuh tempo, maka faktur penjualan asli tersebut akan dijadikan sebagai bukti penagihan piutang kepada para pelanggan.
Proses Pencatatan Piutang Dengan Menggunakan Software Sage ERP Accpac Pada PT. TTME Indonesia Dalam siklus akuntansi piutang, membuat batch list baru, klik New terdapat tiga pencatatan penting yang seperti terlihat pada Gambar 4.5 berkaitan dengan transaksi piutang yaitu pencatatan pengakuan piutang usaha, pencatatan retur penjualan dan pencatatan pada saat pelunasan piutang. Berikut adalah proses pencatatan piutang dengan menggunakan Software Sage ERP Accpac:
Pencatatan Pengakuan Piutang
1. Pertama klik icon Sage ERP Accpac, lalu kita Login pada Sage ERP Accpac, ketika kita ingin login pada aplikasi ini, kita wajib memasukan User ID dan
Gambar 4.5. Tampilan Untuk Membuat Batch List Baru
Password. Misalnya jika menggunakan User ID dan password menggunakan
4. Maka akan tampil lembar kerja kosong nama member akuntansi seperti User untuk memulai pencatatan AR. Box
ID “DIDIT” dan Password “DIDIT”
paling atas berisi transaksi di bulan apa seperti terlihat pada Gambar 4.3. beserta nama PIC, misalnya: “Transaction May 2014 – Didit”.
Kemudian isi deskripsi transaksi berdasarkan keterangan invoice, misalnya
“Sample Panel 660 Servo, qty: 10 pcs”. Masukan nama customer,
tanggal transaksi, nomor invoice, nomor
purchase order dan check list bok Job Code Related (agar transaksi terdeteksi sesuai Job Number yang digunakan).
Gambar 4.3. Tampilan Login Sage ERP Accpac
Setelah mengisi informasi yang awal, klik Contract dan masukan Job
Number yang digunakan, misalnya
2. Setelah Login maka akan tampil Menu
“435-DT-167-14”. Project diisi dengan
Utama dalam aplikasi Sage ERP yang terdiri dari Account “DT”, Category diisi dengan “01”
Accpac (material) , Amount berisi nominal Payable, Account Receivable, Asset
piutang tersebut. Kolom Optional Field
Management, Cashbook, General
berisi kode Divisi 100 (Machinery), 200
Ledger dan Project and Job Costing
(Engineering), 300 (PMS), No seperti terlihat pada gambar 4.4.
Purchase Orde r dan Faktur Pajak
seperti yang terlihat pada gambar 4.6 dan gambar 4.7
Gambar 4.4.Tampilan Menu Utama Sage ERP Accpac
Gambar 4.6. Tampilan Lembar Kerja Pencatatan A/R
3. Setelah muncul tampilan di atas, maka klik Invoice Batch List. Untuk
Gambar 4.7. Tampilan Pengisian Optional Fields
Setelah lembar kerja pada dokumen selesai, maka beralih pada lembar kerja
Taxes seperti terlihat pada gambar 4.8. Di
lembar kerja ini kita hanya memilih untuk pajak apa saja yang kita butuhkan, seperti
Value Added Tax Out (VAT Out) , Prepaid Tax 23, VAT Import , karena sudah terisi
secara otomatis sesuai dengan DPP sebesar amount yang ada pada lembar dokumen. Untuk transaksi khusus nominal tersebut dapat diisi secara manual sesuai dengan nominal yang diperlukan.
Gambar 4.8. Tampilan Lembar Kerja Taxes
5. Jika pajak sudah terisi maka selanjutnya beralih ke lembar Total dimana pada lembar ini berisi total dari DPP dan pajak yang akan menjadi total piutang. Setelah total piutang sesuai dengan total
invoice yang diterima, maka kembali
kelembar Document dan klik Add. Jika semua transaksi sudah selesai, tutup lembar kerja dan klik Post untuk memposting transaksi ke General
Ledger seperti terlihat pada gambar 4.9 dan gambar 4.10.
Gambar 4.9. Tampilan Lembar Kerja TotalGambar 4.10. Tampilan Memposting Transaksi
6. Dengan terpostingnya batch tersebut maka proses pencatatan AR telah selesai dan akan terbentuk jurnal sebagai berikut:
Proses Transaksi Retur Penjualan
Pada dasarnya proses transaksi retur penjualan menggunakan Sage ERP Accpac itu prosesnya hampir sama seperti pada proses pencatatan transaksi penjualan barang atau jasa, dan yang membedakannya hanya pada saat pemilihan Document Type, yaitu dengan memilih Credit Note seperti pada gambar 4.11. dan pemilihan no invoice dengan mengklik Apply-To Document dan akan muncul no invoice yang akan diretur seperti pada gambar 4.12
1. Pada tampilan menu utama Sage ERP
Accpac , kita pilih Cashbook lalu klik C/B Transactions seperti pada gambar 4.14.
Gambar 4.11. Tampilan Proses Transaksi Retur PenjualanGambar 4.14. Tampilan Lembar Kerja Cashbook
2. Setelah muncul tampilan diatas, maka
Gambar 4.12. Tampilan No Invoice Yang Akan Direktur
klik Batch List. Untuk membuat transaksi penerimaan piutang baru Untuk tahapan selanjutnya, proses maka kita klik New untuk membuat retur penjualan sama dengan proses
Batch List baru seperti pada gambar
pencatatan penjualan barang atau jasa, 4.15. yaitu mengisi lembar kerja retur penjualan sama seperti proses pencatatan piutang seperti pada gambar 4.13.
Gambar 4.13. Tampilan Transaksi Retur PenjualanGambar 4.15. Tampilan Untuk Membuat Batch List Baru
Jurnal yang terbentuk adalah sebagai
3. Setelah itu maka akan tampil lembar berikut: kerja kosong untuk memulai pencatatan penerimaan piutang seperti pada
gambar 4.14. Biasanya customer PT.
TTME Indonesia melakukan pembayaran melalui transfer pada Bank yang telah disediakan oleh PT. TTME Indonesia, yaitu Bank BTMU (Bank of
Proses Pencatatan Penerimaan Piutang Tokyo Mitsubishi ) dan Bank
Berikut ini adalah proses pencatatan Sumitomo. PT. TTME Indonesia penerimaan piutang mengunakan Sage memiliki beberapa kode bank untuk
ERP Accpac :
melakukan penomoran awal pada kode bank. Jenis kode bank itu adalah:
Bank, lalu klik Allocate untuk
JENIS BANK KODE
memunculkan daftar piutang customer seperti pada gambar 4.18 dan gambar
BANK 4.19.
Sumitomo IDR
1 Sumitomo JPY
2 Sumitomo USD
3 BTMU IDR
4 BTMU JPY
5 BTMU USD
6 Tabel 4.1 Keterangan Kode Bank
Klik tanda panah disamping kiri
Gambar 4.18. Tampilan Pengisian Transaksi Cashbook
jenis bank untuk mengisi deskripsi transaksi dibulan apa, kode bank dan nama PICnya, misalnya:
“1090 May 2014 – Didit”, lalu pilih jenis bank yang
dibutuhkan seperti pada gambar 4.16.
Gambar 4.19. Tampilan Daftar Piutang Customer
5. Setelah muncul tampilan diatas maka pilih no invoice yang akan dibayarkan oleh customer, dengan cara klik kata
No menjadi kata Yes seperti gambar
Gambar 4.16. Tampilan Lembar kerja Cashbook
4.20. Setelah itu klik Add dan Close untuk kembali ketampilan semula.
Gambar 4.17. Tampilan Pengisian Deskripsi CashbookGambar 4.20. Tampilan Untuk Memilih No Invoice Yang Akan Dibayarkan Oleh Customer
4. Kemudian isi transaksi berdasarkan bukti Bank Transfer, yaitu masukan
6. Bila ada tambahan transaksi, seperti nama customer, tanggal transaksi, dan Pajak, Bank Charge maka tambahkan no Ref/Cheque. Setelah itu pilih jenis dengan cara insert di bawah total
AR maka secara otomatis akan muncul
piutang, setelah itu klik Save dan COA Temporary Account Cash & selesai lah proses pencatatan penerimaan piutang.
Gambar 4.21. Tampilan Penambahan Transaksi Piutang
2. Melakukan pembicaraan kepada pihak
Accpac secara umum sudah berjalan
3. Proses pencatatan piutang dengan menggunakan software sage ERP
2. Pencatatan piutang menggunakan aplikasi ini sangat membantu PIC dalam melakukan pencatatan dan pengecekan piutang usaha, sehingga jarang ditemukan penerimaan piutang yang melewati jatuh tempo karena adanya update account receivable dalam aplikasi sama dengan data manual yang ada.
1. Secara umum sistem akuntansi piutang yang diterapkan oleh PT. TTME Indonesia telah berjalan dengan baik, namun ada beberapa fungsi rangkap antara Fungsi Pengiriman dan Fungsi Penjualan.
Kesimpulan dari penulisan ini adalah sebagai berikut:
PENUTUP Kesimpulan
mungkin bisa ditambahi space untuk pengisian deskripsi transaksi.
provider untuk mendiskusikan apakah
3. Melakukan pembicaraan kepada pihak
mungkin bisa ditambahi space untuk pengisian no invoice.
provider untuk mendiskusikan apakah
mungkin jika dilakukan pengembangan dalam hal pemisahaan antara transaksi Account Receivable dan Other Receivable.
Jurnal yang terbentuk dari proses penerimaan piutang adalah:
provider untuk mendiskusikan apakah
1. Melakukan pembicaraan kepada pihak
3. Terbatasnya space atau ruang untuk pengisian deskripsi barang yang akan dijual, sehingga apabila kalimat barang yang dijual itu panjang, maka tidak semua deskripsi penjualan itu ditulis. Solusi dari permasalahn yang dihadapi:
2. Terbatasnya space atau ruang untuk pengisian no invoice, sehingga apabila no invoicenya itu panjang, maka pada saat penginputan no invoice itu tidak bisa secara utuh dituliskan.
(ORIDR) yang akan menimbulkan selisih pada saat peng-offset-an.
Account Set AR (TIDR) dan OR
melalui modul yang sama, sehingga sering terjadi kelalaian mengenai
Receivable (AR) dan Other Receivable (OR) pencatatannya
1. Pada Aplikasi Sage ERP Accpac, pencatatan transaksi Account
Secara umum proses pencatatan piutang usaha dengan menggunakan aplikasi Sage ERP Accpac pada PT. TTME Indonesia itu baik, namun ada beberapa permasalahan dan solusinya yang dihadapi dalam proses pencatatan piutang, diantaranya adalah: Permasalahan yang dihadapi:
Permasalahan Dan Solusi Yang Dihadapi Dalam Proses Pencatatan Penjualan Kredit Menggunakan Aplikasi Sage ERP Accpac Pada PT. TTME Indonesia.
dengan baik, namun ada beberapa permasalahan yang timbul dalam proses pencatatan, seperti sering tertukarnya Hamizar dan Muhammad Nuh, transaksi Other Receivable (OR) Intermediate Accounting , Jakarta, dengan Account Receivable (AR), CV Fajar, 2008. kurangnya space atau ruang untuk mengisi no invoice dan pengisian Hall, James A., Accounting Information deskripsi barang yang akan dijual. Systems , Edisi 4, Salemba Empat, Jakarta, 2009.
Saran
Jusup, Al. Haryono, Dasar-dasar Berdasarkan kesimpulan di atas, Akuntansi, Jilid 2 Edisi 6, STIE maka saran yang penulis dapat sampaikan YKPN, Yogyakarta, 2005. adalah:
1. Sistem akuntansi piutang pada PT. Martini, Dwi dkk, Akuntansi Keuangan TTME Indonesia sudah berjalan Menengah Berbasis PSAK , Jakarta, dengan baik, namun sebaiknya Salemba Empat, 2012. dilakukan pemisahan antara Fungsi Pengiriman dan Fungsi Penjualan. Mulyadi, Sistem Akuntansi , Jakarta, 2. Melakukan pembicaraan kepada pihak Salemba Empat, 2008.
provider untuk mendiskusikan apakah
mungkin jika dilakukan Nuh, Muhammad, Accounting Principle, pengembangan dalam hal pemisahaan Jakarta, Lentera Ilmu Cendekia, antara transaksi Account Receivable 2011. dan Other Receivable dan menambahkan karakter pada kolom Rama V, Dasaratha dan Frederick L.
invoice dan pengisian deskripsi Jones, Sistem Informasi Akuntansi, transaksi.
Jakarta, Salemba Empat, 2008.
3. Sebaiknya diadakan pemeriksaan secara berkala baik pemeriksaan fisik Sarosa, Samiaji, Sistem Informasi
server Sage ERP Accpac ataupun Akuntansi , Jakarta, Grasindo, 2007.
pemeriksaan teknis lainnya guna mendeteksi adanya kendala-kendala di Sudarwanto, Adenk, Akuntansi Koperasi, kemudian hari. Komunikasi yang baik Semarang, Graha Ilmu, 2012. dengan pihak provider akan sangat membantu dalam proses Tim Accpac, Panduan Penggunaan Sage pengembangan software tersebut.
ERP Accpac , PT. Microtek Informa
4. Bagian divisi harus teliti dan cermat Solusindo, 2011. ketika hedak melakukan Sales
Voucher agar tidak adanya adjustment atas pembatalan transaksi.
Untuk menghindari hal-hal seperti kehilangan data, maka sebaiknya perusahaan secara berkala melakukan back-up data.
DAFTAR PUSTAKA
Ardiyos, Kamus Standar Akuntansi , Jakarta, Citra Harta Prima, 2013.

PENGGUNAAN SOFTWARE SAGE ERP ACCPAC