Rancang Bangun Sistem Informasi Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, Kementrian Keuangan.

ii

Dengan memanjatkan puji syukur atas kehadirat Allah SWT atas segala rahmat, taufik, hidayah dan inayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini yang berjudul : Rancang Bangun System Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah Kementrian Keuangan.

Adapun Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi syarat memperoleh gelar Sarjana Teknik di jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

Tugas Akhir ini dapat terselesaikan karena tidak lepas dari bimbingan pengarahan, petunjuk dan bantuan dari berbagai pihak yang membantu dalam penyusunannya. Oleh karena itu, penulis tidak lupa untuk menyampaikan terima kasih yang tak terhingga kepada :

1. Bapak Ir. Sutiyono, MT, selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jawa Timur.

2. Bapak Basuki Rahmat, S.Si, MT, selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika UPN “Veteran” Jawa Timur dan dosen pembimbing Tugas Akhir. Serta dosen penguji seminar TA dan Penguji Lesan TA.

3. Bapak Wahyu Saputra, S.ST, selaku dosen pembimbing.

4. Bapak Gede Susrama MD, ST, M.Kom, selaku dosen penguji lesan TA. 5. Ibu Fetty Tri Anggraeny, S.Kom, selaku dosen penguji Seminar TA. 6. Ibu Surfah Ayu Ithriah, S.Kom, selaku dosen penguji lesan TA 7. Kedua orang tua dan ketiga kakak saya atas dukungan dan do’anya.

8. Sahabatku yang bernama Fatur terima kasih atas dukungan dan kerjasamanya untuk menyelesaikan Tugas Akhir selama ini.

9. Teman terbaikku, Adit, Nando, Candra, Porong, Muclis, Novita, Nia, Citra, Nina terima kasih atas dukungan dan do’anya.

10. Teman-teman Kelas A angkatan 2006 atas dukungan, do’a dan kekompakkannya.

11. Serta semua pihak yang senantiasa mendukung saya selama ini.

Penulis menyadari bahwa penulisan laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, baik isi maupun penyajiannya. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun akan penulis terima dengan senang hati.

Akhir kata, semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang berkepentingan dan semoga Allah SWT memberikan balasan kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis. Amin.

Surabaya, 15 April 2011

Halaman

Gambar 2.1 Gambar skema PHP ... 20

Gambar 3.1 Fowchart ... 26

Gambar 3.2 DFD level 0 ... 27

Gambar 3.3 Check model DFD level 0 ... 27

Gambar 3.4 DFD level 1 ... 29

Gambar 3.5 Check model DFD level 1 ... 29

Gambar 3.6 Conseptual Data Model ... 31

Gambar 3.7 Physical Data Model ... 32

Gambar 3.8 Menu Validasi ... 36

Gambar 3.9 Menu Dit Tata Usaha ... 37

Gambar 3.10 Menu Kasubdit ... 37

Gambar 3.11 Menu Kepala Seksi ... 39

Gambar 3.12 Menu Input User ... 39

Gambar 3.13 Menu Input Surat ... 40

Gambar 3.14 Menu Pengecekan surat ... 40

Gambar 3.15 Menu Evaluasi surat ... 41

Gambar 4.1 Create Tabel user ... 44

Gambar 4.2 Create Tabel Berita ... 44

Gambar 4.3 Create Tabel wilayah... 45

Gambar 4.4 Create Tabel Propinsi ... 45

Gambar 4.6 Create Tabel Pengumuman ... 46

Gambar 4.7 Isi Kolom User ... 47

Gambar 4.8 Isi Kolom Berita ... 47

Gambar 4.9 Isi Kolom Wilayah ... 48

Gambar 4.10 Isi Kolom Propinsi ... 48

Gambar 4.11 Isi Kolom Agenda ... 49

Gambar 4.12 Isi Kolom Pengumuman ... 49

Gambar 4.13 Script koneksi database ... 50

Gambar 4.14 Script Input Data ... 51

Gambar 4.15 Script Cek Data ... 52

Gambar 4.16 Script Update Data ... 53

Gambar 4.17 Menu Utama ... 54

Gambar 4.18 Profil Lembaga ... 54

Gambar 4.19 Arsip ... 55

Gambar 4.20 Agenda ... 55

Gambar 4.21 Pengumuman ... 56

Gambar 5.1 Koneksi Konfigurasi ... 58

Gambar 5.2 Uji Coba Login ... 58

Gambar 5.3 Login Salah ... 59

Gambar 5.4 Koneksi ke MySQL ... 59

Gambar 5.5 Masuk DataBase ... 60

Gambar 5.6 Menu Dit Tata Usaha ... 61 

Gambar 5.7 Input Data... 61

Gambar 5.8 Menu Tambah User ... 62 

Gambar 5.10 Cek Data Surat ... 63 

Gambar 5.11 Edit Data ... 63 

Gambar 5.12 Menu Update Data ... 64 

Gambar 5.13 Update Data... 64

Gambar 5.14 Cek Agenda ... 65 

Gambar 5.15 Input Agenda ... 65 

Gambar 5.16 Cek Pengumuman ... 66 

Gambar 5.17 Input Pengumuman ... 66   

     

iv

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... iii

DAFTAR ISI ... iv

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1...Latar Belakang ... 1

1.2...Rumus an Masalah ... 2

1.3...Batasa n Masalah ... 3

1.4...Tujuan ... 3

1.5...Manfa at ... 4

1.6...Metod ologi Penelitian ... 5

1.7...Sistem atika Penulisan ... 6

2.1...Tentan g Peraturan Daerah dan Retribusi Daerah... 7 2.2...Struktu re Organisasi... ... 8 2.3...Struktu

r Alur Kerja... 11

2.4...Sistem Informasi ... 14 2.5...Sejara

h Website …... 15 2.5.1...Web

Statis ... 16 2.5.2...Web

Dinamis ... 16 2.6...Definis

i Server... 18 2.7...Bahasa

Pemograman yang dipakai ... 19

2.8...Editor Yang Dipakai ... . 21 2.9...Pemak

aian DataBase ……... 22 BAB III ANALIS DAN PERANCANGAN ... 23

3.1...Pengu mpulan data ... 23 3.2...Analis

a data ... 24 3.3...Analis

a System ... 25 3.4...Peranc

angan System ... 25 3.4.1...System Flowchart... ... 26 3.4.2...Data

Flow Diagram ... 27 3.4.3...Peranc

angan Basis Data ... ... 30 3.5...Imple

mentasi Data ... 30 3.5.1...Tabel

Berita... 31 3.5.2...Tabel

User... 32 3.5.3...Tabel

Wilayah... 33 3.5.4...Tabel

3.5.5...Tabel

Agenda... 35

3.5.6...Tabel Pengumuman... ... 35

3.6...Peranc angan Sistem Menu Program ... 35

3.6.1 Desain Login... 36

3.6.2 Desain Menu Dit Tata Usaha ... 36

3.6.3 Desain Menu Kasubdit ... 37

3.6.4 Desain Menu Kepala Seksi... 37

3.6.5 Input User Baru ... 39

3.6.6 Input Surat Masuk ... 40

3.6.7 Pengecekan Surat ... 40

3.6.8 Pengerjaan Surat... 41

BAB IV HASIL dan PEMBAHASAN ... 42

4.1...Kebutu han System ... 42

4.1.1...Perang kat keras ... 43

4.1.2...Perang kat Lunak... 43

4.2...Imple mentasi Data Base ... 43

4.2.1...Create

Tabel User... 44

4.2.2...Create Tabel Berita ... 44

4.2.3...Create Tabel Propinsi... 45

4.2.4...Create Tabel Wilayah ... 46

4.2.5...Create Tabel Pendukung ... 46

4.3...Rincia n Data Base ... 47

4.3.1 Tabel User ... 47

4.3.2 Tabel Berita ... 47

4.3.3 Tabel Wilayah ... 48

4.3.4 Tabel Propinsi ... 48

4.3.5 Tabel Agenda ... 49

4.3.6 Tabel Pengumuman ... 49

4.4...Imple mentasi syntak SQL ... 49

4.4.1. Script Menu ... 50

4.4.2. Script Menu Cek ... 51

4.5...Contoh

Kasus ... 54

4.6...Desain Interface Menu Utama Sistem ... 54

4.6.1 Tampilan Utama ... 54

4.6.2 Profil Lembaga ... 55

4.6.3 Arsip ... 55

4.6.4 Agenda ... 55

4.6.5 Pengumuman ... 56

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN ... 57

5.1...Uji Coba ... 57

5.2...Rincia n Uji Coba ... 57

5.3...Pelaks anaan Uji Coba ... ... 58

5.3.1...Query koneksi data Base ... 58

5.3.2...Valida si Login ... 59

5.3.3...Konek si Data Base memakai MySQL... 60

5.3.4...Proses

Input Data ... 61

5.3.5...Proses Cek Data Surat ... 62

5.3.6...Proses Update Data ... 63

5.3.7...Input agenda... ... 64

5.3.8...Input Pengumuman... 65

5.4...Analis a dan kerja system ... 66

5.4.1 Sistem pada Dit Tata Usaha ... 66

5.4.2 Sistem Pada Kasubdit ... 67

5.4.3 Sistem Pada Kasi ... 67

5.5...Evalua si Sistem ... 68

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ... 69

6.1...Kesim pulan ... 69 6.2...Saran

70 DAFTAR PUSTAKA

Pembimbing II : Wahyu SJ Saputra, S.Kom Penyusun : Erif Setiyawan

 

ix  

ABSTRAK

  Pada perkembangan saat ini membuat kebutuhan akan teknologi komputer dirasa semakin penting, dan tidak hanya dalam satu bidang saja tapi semua bidang membutuhkan teknologi. Darisanalah muncul ide untuk mengoperasikan suatu sistem dengan menggunakan teknologi Sistem Informasi, khususnya teknologi komputer.

Sistem pengontrolan yang dilakukan oleh komputer akan menjadi lebih baik, cepat, tepat, aman, praktis, dan banyak lagi keuntungan lain yang didapatkan dari pada menggunakan cara manual. Dari beberapa keuntungan tersebut dapat dijadikan syarat untuk mewujudkan “Sistem Informasi Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, Kementrian Keuangan”.

Sistem ini diharapkan akan memudahkan para Pegawai dalam peng-inputan data surat yang masuk serta penyimpanan ke dalam bentuk data base yang aman dan dapat di akses dengan mudah dan cepat. Tugas Akhir ini diharapkan dapat memberi ide untuk mengoptimalkan system yang selama ini dilakukan secara manual tersebut.

Kata Kunci : Rancang Bangun Sistem Informasi Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, Kementrian Keuangan.

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam Surat Perda Masuk Pertama dilakukan Pencatatan, berkas tersebut dicatat dalam Buku Surat Masuk Subdit, pencataan tersebut meliputi: tanggal diterima, tanggal surat, nomor surat, nomor agenda, instansi pengirim, tujuan dan keterangan. Dan khusus untuk berkas Raperda dan Perda juga dilakukan input yang sama di computer Subdit. Setelah dilakukan pencatatan, berkas diberkan label atau lembar disposisi dari kasubdit kepada kepala seksi. Sesuai dengan wilayah darahnya masing-masing. Setelah berkas diterima kepala seksi, kepala seksi akan melakukan proses matrik terhadap Raperda atau Perda yang diterima. Proses matrik adalah memasukkan Raperda kedalam bentuk tabel untuk mempermudah proses evaluasi termasuk didalamnya memberikan usulan penyempurnaan atau memberikan keterangan, alasan dan dasar hukum. Semua dilakukan dengan system manual dan memakan waktu yang sangat panjang dan kurang efisien. Dalam skripsi ini akan dilakukan pembuatan system yang terkomputerisasi untuk dapat men-cover semua alur dari per-suratan yang ada dalam satu penyimpanan database sehingga data tersimpan dengan aman dan dapat diakses dengan cepat serta dapat melakukan disposisi dengan mudah. Dengan adanya kemajuan teknologi informasi sekarang ini harapan yang ingin di capai adalah mempermudah pegolahan semua arsip persuratan, membantu instansi untuk pengolahan surat menjadi lebih baik dan modern system.

2.1 Rumusan Masalah

Berdasarkan judul dan latar belakang diatas, maka dapat di ambil sebuah perumusan masalah sebagai berikut :

a. Bagaimana membuat sistem lebih efisien, dari saat surat diterima sampai penyelesaian evaluasi selesai.

b. Membuat sistem persuratan yang terkomputerisasi.

c. Bagaimana membuat system untuk dapat memilih disposisi yang ditentukan agar data surat dapat di evaluasi oleh masing-masing disposisi.

d. Bagaimana agar 1 input berkas dapat dilihat sesuai dengan masing-masing disposisi bagian.

3.1 Batasan Masalah

Dalam system yang akan diterapkan yaitu:

a. Pengolahan data persuratan yang akan dibuat dalam tampilan web yang sebelumnya dilakukan system manual.

b. Pengoperasian sistem informasi web ini dilakukan oleh semua pegawai PDRD sesuai dengan login masing-masing disposisi bagian.

c. Website ini tersedia menu sesuai dengan dibutuhkan di atas.

d. Sistem informasi ini dibuat untuk menghasilkan informasi mengenai tata persuratan sesuai disposisi bagian.

e. Website ini dibuat untuk penyimpanan data tentang tata persuratan masuk sampai proses akhir.

4.1 Tujuan

Tujuan dari Tugas Akhir adalah sebagai berikut :

Mempermudah tata persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Reribusi Daerah dalam pengolahan data menjadi lebih mudah, cepat, serta efisien

5.1 Manfaat

Dengan adanya system yang baru diharapkan dapat berfungsi untuk menyelesaikan masalah-masalah yang sering terjadi saat ini, dan dapat meningkatkan fungsi masing-masing disposisi bagian dalam kinerja nya. Merancang dan menyusun System dan pelengkap pendukungnya.

a. Evaluasi Raperda tepat waktu / dibawah deadline

b. Setiap Kepala Seksi mengetahui Raperda yang menjadi tanggungannya c. Setiap Kepala Seksi dapat mengajukan usulan untuk evaluasi raperda

d. Kasubdit dapat mengontrol data surat yang sudah dikerjakan oleh Kepala Seksinya

e. Reporting mudah dan cepat

6.1 Metodologi Penelitian

Metode adalah suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan atau menyelesaikan sesuatu. Adapun metodologi penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang ditemukan adalah :

a. Studi Kepustakaan

Merupakan jenis metode yang dilakukan dengan mengumpulkan data yang ada hubungannya dengan topik permasalahan yang bersifat teoritis dengan cara

membaca buku-buku, makalah, bahan kuliah dan membaca bahan-bahan sumber referensi lainnya.

b. Studi Lapangan

Merupakan metode yang dilakukan secara langsung dengan cara survey ke lapangan yang merupakan sumber untuk memperoleh data sesuai dengan kebutuhan.

c. Studi Literatur

Merupakan metode yang dilakukan dengan mengunjungi dan mempelajari

website atau situs-situs yang berhubungan dengan Tugas Akhir, seperti website

sebuah instansi, serta mempelajari bahasa-bahasa pembrograman web dengan mengunjungi website-website yang menyediakan tutorial mengenai bahasa pemrograman yang akan digunakan.

d. Wawancara

Merupakan proses tanya jawab langsung kepada instansi terkait. Tujuannya agar sistem yang dibuat ini sedapat mungkin memenuhi harapan yang diinginkan. e. Uji Coba dan Evaluasi Hasil

Pada tahap ini dilakukan uji coba dan analisis serta dilakukan evaluasi kelebihan dan kekurangan terhadap perangkat lunak yang telah di buat.

f. Dokumentasi

Pada tahap terakhir ini disusun buku sebagai dokumentasi dari pelaksanaan tugas akhir yang berisi konsep penunjang, perancangan perangkat lunak, pembuatan perangkat lunak, dokumentasi dari uji coba dan pada bagian akhir berisi tentang kesimpulan dan saran.

g. Sofware pendukung :

1) Apache versi 2.0.54 2) MySQL versi 4.1.12 3) PHP versi 5.0.4

4) phpMyAdmin versi 2.6.2-p11 dan lain-lain.

7.1 Sistematika Penulisan

Penulisan yang digunakan dalam laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang permasalahan, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, metodologi penelitian dan sistematika penulisan laporan Tugas Akhir.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini akan dijelaskan tentang teori-teori serta penjelasan-penjelasan yang dibutuhkan dalam pembuatan Rancang Bangun Sistem Informasi Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, Kementrian Keuangan.

BAB III ANALIS DAN PERANCANGAN

Bab ini berisi tentang analisa dan perancangan Sistem Informasi Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, Kementrian Keuangan.

BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM

Bab ini berisi penjelasan hasil Tugas Akhir serta pembahasan

suorce code dari Rancang Bangun Sistem Informasi Tata

Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, Kementrian Keuangan.

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi pengujian dan analisa Rancang Bangun Sistem Informasi Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, Kementrian Keuangan.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran untuk proses pengembangan selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Bab ini berisi tentang literatur sebagai teori pendukung pembahasan pada laporan Tugas Akhir ini.

7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, Direktorat Jenderal

Perimbangan Keuangan, Kementerian Keuangan Republik Indonesia

Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah (Dit. PDRD) adalah salah satu unit kerja Eselon II di bawah Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan, Kementerian Keuangan Republik Indonesia yang mempunyai tugas dan fungsi pokok melakukan evaluasi, bimbingan teknis, pembinaan dan pengawasan dibidang Pajak Daerah dan Retribusi Daerah.

Berdasarkan amanat UU No. 28 Tahun 2009 sebagaimana dijelaskan dalam sistim pengawasan Raperda dan Perda tentang PDRD diatas, tugas Menteri Keuangan didelegasikan kepada Direktur Jenderal Perimbangan Keuangan dan selanjutnya Direktur Jenderal Perimbangan Keuangan mendelegasikan tugas tersebut kepada Direktur Pajak Daerah dan Retribusi Daerah. Dengan kata lain, Dit. PDRD-lah yang berfungsi melakukan evaluasi terhadap Raperda maupun Perda tentang PDRD yang ditetapkan oleh Daerah baik Provinsi maupun Kabupaten/Kota.

Dari jenis Pajak Daerah dan Retribusi Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota yang ada, rata-rata Pemerintah Daerah Provinsi menetapkan 5 (lima) Peraturan Daerah tentang Pajak Daerah dan 10 (sepuluh) Peraturan Daerah tentang Retribusi Daerah, sedangkan Kabupaten/Kota menetapkan sedikitnya 11 (sebelas) Peraturan Daerah tentang Pajak Daerah dan 30 (tiga puluh) Perda tentang Retribusi Daerah.

   

Dengan melihat jumlah Pemerintahan Daerah yang ada di Indonesia yaitu 33 (tiga puluh tiga) Pemerintahan Daerah Provinsi, 399 (tiga ratus sembilan puluh sembilan) Pemerintahan Daerah Kabupaten dan 98 (sembilan puluh delapan) Pemerintahan Daerah Kota, maka Dit. PDRD harus meng-evaluasi sedikitnya 20.872 (dua puluh ribu delapan ratus tujuh puluh dua) Raperda PDRD yang terdiri dari 495 (empat ratus sembilan puluh lima) Raperda PDRD Provinsi, 16.359 (enam belas ribu tiga ratus lima puluh sembilan) Raperda PDRD Kabupaten dan 4.018 (empat ribu delapan belas) Raperda PDRD Kota. Dan setelah proses evaluasi Raperda tersebut, Dit. PDRD juga masih harus mengevaluasi Perda PDRD yang telah ditetapkan dengan jumlah yang sama.

Proses evaluasi Raperda PDRD itu sendiri di dalam unit kerja Dit. PDRD telah diatur Standar Operasional dan Prosedur (SOP) yang jelas baik alur kerja dan siapa yang harus mengerjakannya, dengan batasan waktu maksimal 15 (lima belas) hari kerja terhitung sejak diterimanya surat koordinasi dari Menteri Dalam Negeri dan/atau Gubernur, Surat Direktur Jenderal Perimbangan Keuangan atas nama Menteri Keuangan mengenai hasil evaluasi Raperda suatu daerah, harus sudah jadi.

2.2 Struktur Organisasi

Unit kerja Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah (Dit. PDRD) dipimpin oleh seorang Direktur yaitu Direktur Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, dibantu oleh 5 (lima) Kepala Sub Direktorat (Kasubdit) dan 1 (satu)

   

Kepala Sub Tata Usaha. Dan Masing-masing Kasubdit dibantu oleh 3 (tiga) sampai dengan 4 (empat) Kepala Seksi.

Para Kasubdit tersebut adalah Kasubdit PDRD I, Kasubdit PDRD II, Kasubdit PDRD III, Kasubdit PDRD IV.

Kasubdit PDRD I bertanggung jawab melaksanakan fungsi pembinaan, bimbingan, evaluasi dan pengawasan terhadap Raperda dan Perda tentang PDRD di wilayah Sumatera. Dibantu oleh 4 (empat) Kepala Seksi yaitu Kepala Seksi PDRD IA untuk wilayah Aceh, Sumatera Utara dan Riau, Kepala Seksi PDRD IB untuk wilayah Sumatera Barat, Jambi, dan Kepulauan Riau, Kepala Seksi PDRD IC untuk wilayah Sumatera Selatan dan Bengkulu, dan Kepala Seksi PDRD ID untuk wilayah Bangka Belitung dan Lampung.

Kasubdit PDRD II bertanggung jawab melaksanakan fungsi pembinaan, bimbingan, evaluasi dan pengawasan terhadap Raperda dan Perda tentang PDRD di wilayah Jawa, Bali dan Nusa Tenggara. Dibantu oleh 4 (empat) Kepala Seksi yaitu Kepala Seksi PDRD IIA untuk wilayah Jakarta, Jawa Barat, dan Banten, Kepala Seksi PDRD IIB untuk wilayah Jawa Tengah dan Nusa Tenggara Barat, Kepala Seksi PDRD IIC untuk wilayah DI. Yogyakarta dan Nusa Tenggara Timur, dan Kepala Seksi PDRD IID untuk wilayah Jawa Timur dan Bali.

Kasubdit PDRD III bertanggung jawab melaksanakan fungsi pembinaan, bimbingan, evaluasi dan pengawasan terhadap Raperda dan Perda tentang PDRD di wilayah Kalimantan dan Sulawesi. Dibantu oleh 4 (empat) Kepala Seksi yaitu Kepala Seksi PDRD IIIA untuk wilayah Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah dan Kalimantan Selatan, Kepala Seksi PDRD IIIB untuk wilayah Kalimantan

   

Timur, Sulawesi Utara dan Gorontalo, Kepala Seksi PDRD IIIC untuk wilayah Sulawesi Tengah dan Sulawesi Selatan, dan Kepala Seksi PDRD IIID untuk wilayah Sulawesi Tenggara dan Sulawesi Barat.

Kasubdit PDRD IV bertanggung jawab melaksanakan fungsi pembinaan, bimbingan, evaluasi dan pengawasan terhadap Raperda dan Perda tentang PDRD di wilayah Maluku dan Papua. Dibantu oleh 4 (empat) Kepala Seksi yaitu Kepala Seksi PDRD IVA untuk wilayah Maluku, Kepala Seksi PDRD IVB untuk wilayah Maluku Utara, Kepala Seksi PDRD IVC untuk wilayah Papua Barat, dan Kepala Seksi PDRD IVD untuk wilayah Papua.

Masing-masing Kepala Seksi sebagaimana dijelaskan diatas dibantu oleh 1 (satu) orang sampai dengan 2 (dua) orang pelaksana yang bertugas untuk menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan untuk melakukan evaluasi terhadap Raperda dan Perda PDRD.

2.3 Struktur Alur Kerja

Berdasarkan SOP Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, setiap surat yang masuk ke Dit. PDRD pertama kali diterima oleh Subbag Tata Usaha Dit. PDRD yang kemudian oleh petugas dicatat dalam Buku Surat Masuk Dit. PDRD, adapun pencatatan tersebut meliputi tanggal diterima, tanggal surat, nomor surat, nomor agenda, instansi pengirim, tujuan dan keterangan.

Khusus untuk surat masuk yang berhubungan dengan Raperda dan Perda tentang PDRD, petugas memasukkan data kedalam komputer Subbag Tata Usaha meliputi:

   

Tanggal surat, nomor surat, tanggal diterima, Pemerintah Daerah yang membuat Raperda, Instansi pengirim Raperda, Judul Raperda, Jumlah Raperda, Batas waktu penyeselesaian (15 hari kerja kedepan dari tanggal diterima).

Setelah dilakukan proses pencatatan, surat dan Raperda atau Perda diberikan label atau lembar disposisi dari Direktur PDRD kepada para Kasubdit-nya. Direktur men-disposisikan berkas tersebut kepada Kasubdit sesuai dengan wilayah daerahnya masing-masing.

Di tingkat Kasubdit, berkas tersebut dicatat dalam Buku Surat Masuk Subdit, sama halnya dengan pencatatan di Subbag Tata Usaha, pencatatan tersebut meliputi: tanggal diterima, tanggal surat, nomor surat, nomor agenda, instansi pengirim, tujuan dan keterangan. Dan khusus untuk berkas Raperda dan Perda juga dilakukan input yang sama di komputer Subdit.

Setelah dilakukan pencatatan, berkas diberikan label atau lembar disposisi dari Kasubdit kepada Kepala Seksi. Kasubdit men-disposisikan berkas tersebut kepada Kepala Seksi sesuai dengan wilayah daerahnya masing-masing.

Setelah berkas diterima Kepala Seksi, Kepala Seksi yang bersangkutan untuk melakukan proses matrik terhadap Raperda atau Perda yang diterima. Proses matrik adalah memasukkan Raperda kedalam bentuk tabel untuk mempermudah proses evaluasi termasuk didalamnya memberikan usulan penyempurnaan atau memberikan keterangan, alasan dan dasar hukum.

Setelah proses matrik selesai, Kepala Seksi memeriksa matrik dan Raperda atau Perda dimaksud dan melakukan evaluasi terhadapnya. Evaluasi terhadap Raperda dilakukan atas substansi Raperda PDRD, sebagai berikut:

    a. Raperda Pajak Daerah:

Evaluasi mengenai Nama Pajak, Objek Pajak, Subjek Pajak, Wajib Pajak, Dasar Pengenaan Pajak, Tarif Pajak, Cara Penghitungan Pajak, Wilayah Pemungutan Pajak, Masa Pajak, Penetapan Pajak, Tata Cara Pembayaran dan Penagihan Pajak, Ketentuan Kedaluwarsa, Sanksi Administratif, dan Tanggal Mulai Berlakunya.

b. Raperda Retribusi Daerah:

Evaluasi mengenai Nama Retribusi, Objek Retribusi, Subjek Retribusi, Golongan Retribusi, Cara Mengukur Tingkat Penggunaan Jasa yang Bersangkutan, Prinsip yang dianut dalam Penetapan Struktur dan Besarnya Tarif Retribusi, Struktur dan Besarnya Tarif Retribusi, Wilayah Pemungutan, Penentuan Pembayaran, Tempat Pembayaran, Angsuran dan Penundaan Pembayaran, Sanksi Administratif, Penagihan, Ketentuan Kedaluwarsa, dan Tanggal Mulai Berlakunya.

Setelah proses evaluasi oleh Kepala Seksi selesai, matrik hasil evaluasi disampaikan kepada Kasubdit untuk diteliti ulang, apabila masih ada kekurangan dalam hasil evaluasi, Kasubdit memerintahkan kepada Kepala Seksi yang bersangkutan untuk memperbaiki, dan apabila hasil evaluasi sudah benar-benar selesai maka dapat diproses lebih lanjut.

Proses selanjutnya adalah Kepala Seksi yang bersangkutan menyampaikan berkas matrik hasil evaluasi tersebut kepada Kasubbag Tata Usaha Dit. PDRD sekaligus sebagai pemberitahuan kepada Kasubbag Tata Usaha bahwa evaluasi di tingkat Subdit telah selesai dan bisa dijadwalkan untuk dibahas di Rapat Pleno.

   

Rapat Pleno adalah rapat gabungan semua pejabat dilingkungan Dit. PDRD yang merupakan rapat tertinggi untuk memutuskan hasil akhir evaluasi terhadap sutau Raperda atau Perda tentang PDRD. Hasil rapat pleno merupakan keputusan mengikat sebagai dasar untuk membuat surat Menteri Keuangan mengenai hasil evaluasi atas Raperda atau Perda tentang PDRD, dan selanjutnya surat Menteri Keuangan inilah yang dijadikan dasar bagi daerah untuk menyempurnakan, memperbaiki atau dengan pertimbangan tertentu tidak memberlakukan sebagian dari isi Raperda yang disampaikan.

Berdasarkan hasil rapat pleno, Kepala Seksi memperbaiki matrik hasil evaluasi dan membuat naskah Nota Dinas Kasubdit kepada Direktur PDRD, naskah Nota Dinas Direktur PDRD kepada Direktur Jenderal Perimbangan Keuangan dan konsep Surat Direktur Jenderal Perimbangan Keuangan atas nama Menteri Keuangan kepada Menteri Dalam Negeri atau Gubernur perihal hasil evaluasi atas Raperda PDRD Pemerintah Daerah Provinsi atau Kabupaten/Kota tertentu.

Matrik hasil evaluasi dan naskah Nota Dinas serta konsep surat disampaikan kepada Kasubdit. Apabila Kasubdit setuju maka Kasubdit menandatangani Nota Dinas kasubdit kepada Direktur, membubuhkan paraf pada setiap lembar matrik hasil evaluasi, membubuhkan paraf pada naskah Nota Dinas Direktur PDRD kepada Direktur Jenderal Perimbangan Keuangan serta konsep surat Direktur Jenderal Perimbangan Keuangan atas nama Menteri Keuangan. Sedangkan apabila ada perbaikan, maka berkas dikembalikan kepada Kepala Seksi disertai dengan catatan perbaikkan.

   

2.4 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah aplikasi computer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi :operasi, instalasi, dan perawatan computer, perangkat lunak, dan data. Definisi Lain dari Sistem Informasi antara lain :

a. Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengembalian keputusan.

b. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.

c. Sistem informasi adalah proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu.

d. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub system yang saling berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah diolah sehingga lebih berguna bagi user).

e. Sistem informasi adalah sistem yang saling berhubungan dan terintegrasi satu dengan yang lain dan bekerja sesuai dengan fungsinya untuk mengatur masalah yang ada.

   

2.5 Sejarah Website

Web mendapat perhatian publik yang sangat besar yang tidak dapat

disamai oleh aplikasi internet. Pada tahun 1995, www menggantikan FTP sebagai aplikasi internet yang bertanggung jawab atas sebagian besar lalu lintas internet.

Web telah menjadi sedemikian terkenalnya sehingga terkadang dicampuradukkan

dengan istilah internet itu sendiri meskipun pengertian ”di web” dan ”di internet” sebenarnya tidaklah sama.

Web adalah sistem pengiriman dokumen tersebar yang berjalan di internet. Web dikembangkan di CERN (European center for nuclear research), suatu

lembaga bagi penelitian fisika energi tinggi di Geneva, Swiss. Tujuan semula dari lembaga ini adalah untuk membantu para fisikawan di berbagai lokasi yang berbeda dalam bekerja sama dalam berbagi material penelitian. Web dengan cepat berkembang ke luar lingkup masyarakat fisika energi tinggi. Pada tahun 1993, terdapat 130 server web di internet. Setahun kemudian jumlahnya meningkat menjadi 2.738, dan pada bulan juni 1995 terdapat 23.500 server web.

Sekarang ini web telah memiliki pemirsa jumlah yang sangat besar di luar lingkup akademis : kurang lebih 30% dari server web yang tengah beroperasi saat ini berada di komputer dalam domain komersial, dan di sebagian industri, di mana keberadaan perusahaan web sama pentingnya dengan memiliki telepon atau faks bagi tujuan komunikasi bisnis. Web sekarang telah menjadi media yang sangat penting bagi periklanan dan alamat web sekarang sudah umum dijumpai pada majalah, surat kabar, dan iklan televisi.

   

2.5.1 Web Statis

Web statis adalah web yang menampilkan informasi-informasi yang

sifatnya statis (tetap). Disebut statis karena pengguna tidak dapat berinteraksi dengan web tersebut. Singkatnya, untuk mengetahui suatu web bersifat statis atau dinamis dapat dilihat dari tampilannya. Jika suatu web hanya berhubungan dengan halaman web lain dan berisi suatu informasi yang tetap maka web tersebut statis.

Pada web statis, pengguna hanya dapat melihat isi dokumen pada halaman

web dan apabila diklik akan berpindah ke halaman web yang lain. Interaksi

pengguna hanya sebatas dapat melihat informasi yang ditampilkan. Web statis biasanya merupakan HTML yang ditulis pada editor teks dan disimpan dalam bentuk html atau htm.

2.5.2 Web Dinamis

Web dinamis adalah web yang menampilkan informasi serta berinteraksi

dengan pengguna. Web yang dinamis memungkinkan pengguna untuk berinteraksi menggunakan form sehingga dapat mengolah informasi yang ditampilkan. Web dinamis bersifat interaktif, tidak kaku, dan terlihat lebih indah.

2.6 Definisi Server

Web Server adalah sebuah perangkat lunak server yang berfungsi

menerima permintaan HTTP atau HTTPS dari klien yang dikenal dengan web

browser dan mengirimkan kembali hasilnya dalam bentuk halaman-halaman web

   

Web server juga bisa disebut sebagai sebuah software yang berjalan pada

komputer server dan bertindak sebagai tempat penyimpanan file-file dokumen

web sehingga dapat diakses oleh internet user (browser). Untuk membuat sebuah

pemrograman web dinamis diperlukan web server. Ada banyak web server yang berkembang dan sering digunakan dalam membangun aplikasi berbasis web seperti Qitami dan Apache. Yang paling popular diantara keduanya adalah

Apache, dan berikut beberapa kelebihan Apache antara lain adalah:

1. Free of Charge, berarti tidak harus membayar lisensi kepada

pembuat untuk menggunakannya.

2. Waktu pemrosesan lebih cepat dan tangguh dengan konfigurasi yang benar. Dll

Dengan berbagai keunggulan tersebut, Apache sangat bagus jika dikombinasikan dengan aplikasi lainnya.

2.7 Bahasa Pemograman yang dipakai

Dalam sistem yang akan dibuat akan menggunakan bahasa pemograman PHP, yang merupakan Bahasa Pemrograman yang berbasis Web Server, PHP berbeda dengan bahasa pemrograman Java yang berbasis Clinet Service.

PHP digunakan untuk membuat aplikasi web yang disusun oleh kode-kode (Sintak) yang diatur berdasarkan algoritma program yang dibuat. Penggunaan PHP semakin luas untuk aplikasi-aplikasi web dalam berbagai keperluan bisnis, bahkan PHP telah banyak banyak digunakan oleh para webmaster karena kemudahannya dan kefektifannya.

   

PHP sendiri merupakan kependekan dari Personal Home Page atau Situs Personal yang dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Awalnya PHP bernama FI (Form Interpreted) yaitu sekumpulan script untuk mengolah data “Form” dari web. Pengkodean yang dibuat oleh Rasmus kemudian dijadikan “Open Source” sehingga banyak para programmer tertarik untuk mengembangkan dan menggunakan bahasa pemrograman PHP yang kemudian interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C dan disertakan modul-modul ekstensi untuk meningkatkan kemampuan PHP/FI.

PHP merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server. Hasilnyalah yang dikirim ke klien, tempat pemakai menggunakan browser. Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. Artinya semua sintak yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan pada server. Sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja sehingga ia dapat membentuk permintaan terkini.

Kode PHP juga bisa berkomunikasi dengan database dan melakukan perhitungan-perhitungan yang kompleks sambil jalan. Pada saat ini, PHP cukup popular sebagai peranti pemrograman Web, terutama di lingkungan linux. Walaupun demikian, PHP sebenarnya juga dapat berfungsi pada server-server yang berbasis UNIX, Windows NT, dan Macintosh. Bahkan versi untuk Windows

95/98 pun tersedia.

PHP bersifat bebas pakai, user tidak perlu membayar apapun untuk

menggunakan perangkat lunak ini. Salah satu kelebihan dari PHP adalah mampu berkomunikasi dengan berbagai database yang terkenal. Dengan demikian, menampilkan data yang bersifat dinamis, yang diambil dari database merupakan

   

hal yang mudah untuk mengimplementasikan. Itulah sebabnya sering dikatakan bahwa PHP sangat cocok untuk membangun halaman- halaman web dinamis.

Sebagai sebuah bahasa pemrograman server-side, PHP juga memiliki keunggulan seperti:

a. Source program atau skrip tidak dapat dilihat menggunakan fasilitas view HTML source, yang ada pada web browser.

b. Skrip tersebut dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki oleh server, seperti misalnya untuk keperluan database

connection. Saat ini PHP sudah mampu melakukan koneksi dengan

berbagai database seperti InterBase, Microsoft Access, MSQL, Oracle,

Posgtre SQL, Sybase dan lain-lain.

c. Pada aplikasi yang dibuat dengan PHP, saat dijalankan server akan mengerjakan skrip dan hasilnya dikirim ke web browser. Hal itu menyebabkan aplikasi tidak memerlukan kompatibilitas web browser atau harus menggunakan web browser tertentu dan pasti dikenal oleh

web browser apapun.

Konsep kerja PHP, prinsipnya serupa dengan kode HTML. Hanya saja ketika berkas PHP yang diminta didapatkan oleh web server, isinya segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses dan kan hasilnya (berupa kode HTML) ke web server. Selanjutnya web server menyampaikan ke klien. Berikut ini merupakan gambar dari skema PHP (Gambar 2.2) yang mana diskripsinya sudah dijelaskan diatas.

    Gambar 2.1 Skema PHP

2.8 Editor Yang Dipakai

Untuk mempermudah pengetikan suatu algoritma dalam pembuatan suatu program disini menggunakan dreamweaver 8. Saat ini Dreamweaver merupakan

software utama yang digunakan oleh web server desainer maupun web programmer dalam membangun suatu situs web. Dreamweaver memberikan

kemudahan bagi penggunanya dalam menentukan ruang kerja yang diinginkan. Tipe ruang kerja, fasilitas dan kemampuan Dreamweaver mampu meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam desain maupun dalam membangun sebuah situs web.

Versi terbaru Macromedia Dreamweaver di tahun 2005 adalah

Macromedia Dreamweaver 8 yang merupakan penyempurnaan dari versi

sebelumnya dan tentu saja semakin mudah dalam penggunaannya. Fasilitas terbaru dari Macromedia Dreamweaver 8 adalah Zoom Tool and Guiders, Panel

CSS yang baru, Code Collapse, Coding Toolbar, Insert Flash Video dan tampilan

baru dalam Dreamweaver 8 membuat pekerjaan akan lebih cepat selesai. Tidak

Web Server

Browser

Kode HTML  Skrip PHP 

Mesin PHP  permintaan 

   

jauh beda dengan versi sebelumnya, Macromedia Dreamweaver 8 mendukung pemrograman Client Side yang terkenal, yaitu JavaScript dengan penggunaan yang sangat mudah. Macromedia Dreamweaver 8 juga mendukung pemrograman

Script Server Side, seperti Personal Home Page (PHP), Activate Server Pages

(ASP), ASP.NET, Coldfusion dan Java Server Page (JSP).

2.9 Pemakaian Data Base

MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya. Selain itu, ia bersifat free (tidak perlu membayar untuk menggunakannya) pada berbagai platform (kecuali pada Windows, yang bersifat shareware atau perlu membayar setelah melakukan evaluasi dan memutuskan untuk digunakan untuk keperluan produksi). Perangkat lunak MySQL sendiri bisa di download dari http://www.mysql.org atau

http://www.mysql.com

MySQL termasuk jenis RDBMS (Relation Database Management Sistem). Pada MySQL, sebuah database mengandung satu atau sejumlah table. Table terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom. MySQL dapat didefinisikan sebagai :

a. MySQL merupakan system manajemen database. Database merupakan struktur penyimpanan data. Untuk menambah, mengakses, dan memproses

   

data yang disimpan dalam sebuah database computer, diperlukan system manajemen database MySQL server.

b. MySQL merupakan system manajemen database atau basis data terhubung

(Relation Database Management System). Database terhubung

menyimpan data pada table-tabel terpisah. Kata SQL pada MySQL merupakan singkatan dari “Structure Query Language”. SQL merupakan bahasa standar yang digunakan untuk mengakses database dan ditetapkan ole ANSI/ISO SQL Standard.

c. MySQL merupakan Software open Source. Open Source berarti semua orang diizinkan menggunakan dan memodifikasi software. Semua orang dapat mendownload software MySQL dari internet dan menggunakannya tanpa membayar. Serta dapat dengan mudah mempelajari Source Code dan akan menggunakannya sesuai kebutuhan.

d. Server database MySQL mempunyai kecepatan akses tinggi, mudah digunakan dan handal. MySQL dikembangkan untuk menangani database yang besar secara cepat dan telah sukses digunakan selama bertahun-tahun. Konektifitas, kecepatan, dan keamanannya memuat server MySQL cocok untuk mengakses database di internet.

Dalam bab ini menganalisis data dari mana data diperoleh dan kemudian di analisa sehingga dapat membuat suatu sistem susuai yang dibutuhkan. Selanjutnya akan dibuat rancangan sistem dan desain interface.

3.1 Pengumpulan Data

Pada Sistem Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Perimbangan Daerah Kementrian Keuangan, pengumpulan data dilakukan dengan metode: a. Metode Interview

Yaitu metode penelitian yang dilakukan dengan suatu tanya jawab untuk memperoleh data yang tidak mungkin didapat dengan cara lain.

b. Literatur

Yaitu mempelajari buku-buku referensi di perpustakaan yang berkaitan dengan permasalahan.

c. Telaah Dokumen

Yaitu mempelajari dokumen, artikel dan catatan yang masih berkaitan dengan bidang permasalahan.

3.2 Analisa Data

Website yang dibuat, digunakan untuk memudahkan informasi tentang data surat yang di terima sampai hasil akhir dapat di kelola di sini, dan untuk memudahkan para pegawai PDRD yang hendak mengolah data mulai dari proses surat masuk, memilih disposisi bagian sampai hasil evaluasi data surat menjadi

lebih cepat, website dibuat bersifat dinamis agar pada waktu user tertinggi melakukan login akan terdapat menu menambah atau mengisi data khususnya data surat masuk, data pegawai PDRD, data disposisi bagian, dan data lain-lain. Berbeda dengan user di bawahnya hanya dapat melihat isi dari surat yang masuk, member status, dan meng-update data surat untuk perbaikan.

3.3 Analisa Sistem

Website ini hanya memproses data tentang Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, Kementrian Keuangan. Khususnya data-data surat yang masuk berkenaan dengan Peraturan Pajak Daerah dan Retribusi Daerah dan akan di Proses oleh masing-masing disposisi Kepala Seksi. Setelah selesai dikerjakan oleh masing-masing disposisi Kepala Seksi, kemudian data tersebut akan di teliti oleh Kasubdit apakah data surat Raperda tersebut sudah bisa di terapkan atau belum. Bilaman surat Raperda tersebut belum memenuhi atau belum bisa diterapkan maka Kasubdit akan member status yang artinya bahwa surat Raperda tersebut harus dikerjakan lagi sampai benar-benar dapat memenuhi syarat dari Kasubdit.

3.4 Perancangan Sistem

Sebelum membuat program aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses perancangan sistem, hal ini dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Adapun tahap-tahap dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan sistem flow, perancangan DFD (Data Flow Diagram ), perancangan basis data dan desain interface.

3.4.1 Sistem Flowchart

Pada flowchart dibawah ini menjelaskan bahwa ada beberapa user yang dapat mengakses sistem yaitu Dit.Tata Usaha, Kasubdit, dan kepala seksi. Dalam hal ini pada saat surat masuk akan di inputkan oleh Dit.Tata Usaha dan memilih disposisi Kasubdit untuk meng koreksi surat Raperda yang masuk. kemudian di tingkat Kasubdit akan memilih disposisi Kepala Seksi untuk melakukan evaluasi tentang surat Raperda. Dalam hal ini kepala seksi akan melakukan evaluasi surat Raperda serta member usulan untuk kelengkapan surat Raperda kepada Kasubdit. Proses alur dari sestem tersebut adalah dimulai dari Dit.Tata Usaha melakuan penginputan data surat Raperda yang masuk, kemudian data surat Raperda tersebut diturunkan kepada Kasubdit sesuai dengan wilayah yang sudah ditentukan oleh Dit.Tata Usaha. Kemudian data surat Raperda yang ada di Kasubdit akan diturunkan lagi ke Kepala Seksi untuk dilakukan peng-evaluasian terhadap surat Raperda.

Gambar 3.1 Flowchart tata persuratan

3.4.2 Data Flow Diagram ( DFD )

DFD adalah suatu model logika data suatu proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari system, dimana data akan tersimpan dan proses apa yang menghasilkan data tersebut ber interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dkenakan pada data tersebut.

A. DFD Level 0

Terlihat pada DFD Level 0 di bawah menunjukkan ada tiga ( 3 ) entitas yaitu Dit.Tata Usaha, Kasubdit dan Kepala Seksi. Terlihat pada gambar bahwa ini,

Gambar 3.2 DFD Level 0

B. DFD Level 1

Data Flow Diagram Level 1 ini merupakan turunan dari Data Flow Diagram Level 0 Sistem. Pada setiap proses ke tiga user akan melakukan proses login yang akan mengarah pada masing-masing level jabatan yang akan menentukan hak akses menu pada form data yang ada pada sistem dan kemudian dari sistem akan memberikan informasi data pada user. Setiap proses pada sistem akan tersimpan pada data base antara lain: proses login setelah user melakukan proses login maka akan mendapat validasi login yang kemudian akan tersimpan pada tabel user, selanjutnya akan melakukan poses input data surat, disposisi wilayah dan disposisi propinsi persuratan akan tersimpan pada tabel berita. Disini dijelaskan alur pada DFD level 1, dimana Dit tata usaha melakukan login dan akan meng inputkan surat perda sesuai dengan isi dari surat yang diterima dan men disposisikan wilayah bagian yaitu para Kasubdit. Dan kasubdit melakukan proses login berhasil akan terdapat suatu penugasan surat untuk dicek dan menentukan propinsi bagian yaitu para Kasih. Kemudian di tingkat kasih melakukan proses login yang mengarah pada penugasan surat yang menjadi kewajiban nya untuk mengevaluasi dan penyempurnaan untuk surat perda.

Gambar 3.4 DFD Level 1

3.4.3 Perancanagn Basis Data a. CDM (Conceptual Data Model)

Conceptual Data Model pada aplikasi sistem ini mempresentasikan

rancangan basis data konseptual di server. Sesuai dengan database yang akan dibangun, dimana tiap database akan terdiri dari beberapa tabel. Oleh karena itu pada CDM ini akan mempersiapkan beberapa tabel yang dibutuhkan Sistem. Tabel-tabel tersebut antara lain adalah tabel users, wilayah, berita, Propinsi,

agenda, dan modul. Tabel-tabel ini ada keterkaitannya satu sama lain, terlihat

pada gambar CDM berikut tabel user akan terhubung dengan tabel berita,

propinsi dan wilayah, sedangkan propinsi akan terhubung dengan table wilayah,

dengan ini user akan memiliki data berita, wilayah dan propinsi. karena setiap user yang login akan dapat mengakses data yang terhubung tersebut sesuai dengan masing-masing login user yang mengarah pada wilayah dan propinsi. Selanjutnya pada tabel wilayah, propinsi akan terhubung pada tabel berita di tabel inilah data-data akan disimpan sesuai dengan masing-masing wilayah dan propinsi karena dalam penginputan data masuk pertama akan ditentukan apakah data tersebut dalam wilayah mana, kemudian dalam login ke dua menentukan data tersebut dalam propinsi mana dan selanjutnya akan dikerjakan oleh user yang telah dipilih. Tabel-tabel yang telah terhubung tersebut akan di generate ke dalam PDM (Physical Data Model) dari PDM inilah akan terlihat bagaimana keterkaitan antara satu tabel denagn tabel lainnya.

Gambar 3.6 CDM (conseptual data model )

b. PDM (Physical Data Model)

Physical Data Model ini dibuat berdasarkan Conceptual Data Model dan

physical data model ini hasil generate dari konceptual data model di atas. Hasil

generate ini terdapat beberapa tabel yang memiliki relasi 2 arah, karena pada

CDM menggunakan relasi one to many dengan dependent antar tabel maka PDM ini merepresentasikan secara riil arus data yang akan digunakan pada database. Terlihat pada tabel berita terdapat user_id, wilayah_id, propinsi_id.

Gambar 3.7 PDM ( physical data model )

3.5 Implementasi Data

Rancangan model data fisik pada bagian perancangan sistem di implementasikan ke dalam basis data MySQL Tabel-tabel basis data yang dibuat dijelaskan sebagai berikut:

3.5.1 Tabel Berita

Tabel berita digunakan untuk menyimpan data berita, tabel ini terdiri dari id_berita, id_user, id_wilayah, id_propinsi judul, isi berita, hari, tanggal, jam, tgl_surat, no_surat, tgl_diterima, daerah pembuat, pengirim, halaman, usulan dan status.

Tabel 3.1 Tabel Berita

No. Nama Field Type Keterangan

1. id_berita int kode id_berita ber tipe interger

2. id_user Var id_user merupakan FK dengan tipe data integer dengan batasan 11

3. id_wilayah int id_wilayah merupakan FK dengan tipe data integer dengan batasan 11

4. id_propinsi int

5. judul Var (50) judul dengan tipe data Varchar dan batasan 50

6. isi berita Long var isi berita yang ber tipe long varchar tidak ada batasan

7. hari Var(20) hari, untuk mengetahui hari

8. tanggal date Ber type date

9. jam time Ber type time

status Var (20) Untuk menyimpan data status data sudah dikerjakan atau belum

10. tgl_surat date Ber tipe date 11. no_surat int Ber tipe interger 12. tgl_diterima date Bertipe date 13. daerah pembuat Var (50) Ber tipe varchar 14. halaman var (20) Ber type varchar 15. usulan Var (500) Ber type varchar

3.5.2 Tabel User

Tabel user digunakan untuk menyimpan data user dan level hak akses data, tabel ini terdiri dari: id_user, password, nama_lengkap, dan level, id_wilayah dan id_propinsi

Tabel 3.2 Tabel User

No. Nama Field Type Keterangan

1. id_user var (50) id_user merupakan tipe varchar 2. password var (50) password ber tipe varchar

3. nama_lengkap var (100) name ber tipe varchar 4. Jabatan var (100) jabatan ber tipe varchar

5. level var (50) level pengguna dengan tipe varchar 6. Id_wilayah Int Ber type interger

3.5.3 Tabel Propinsi

Tabel Propinsi digunakan untuk menyimpan data propinsi untuk disposisi data surat Raperda kepada Kasi, tabel ini terdiri dari: id_propinsi, nama_propinsi, keterangan.

Tabel 3.3 Tabel Propinsi

No. Nama Field Type Keterangan

1. id_propinsi int kode id_agenda ber tipe interger 2. Nama_propinsi var (50) ber type varchar

3. keterangan Var (50) Ber type varchar

3.5.4 Tabel Wilayah

Tabel wilayah digunakan untuk menyimpan data yang menjadi penentuan wilayah mana yang harus diberikan pada Kasubdit untuk pengerjaan surat perda, tabel ini terdiri dari: id_wilayah nama, dan keterangan.

Tabel 3.4 Tabel Wilayah

No. Nama Field Type Keterangan

1. id_wilayah Int Kode id_wilayah ber type interger 2. Id_propinsi int Ber type interger

3. nama var (50) nama ber tipe varchar 4. keterangan Var (100) Keterangan ber type varchar

3.5.5 Tabel Agenda

Tabel Agenda digunakan untuk menyimpan data yang menjadi Agenda dari masung-masing user.

Tabel 3.5 Tabel Agenda

No. Nama Field Type Keterangan

1. id_agenda Int Kode id_agenda ber type interger

3. Isi_agenda var (50) nama ber tipe varchar 4. tempat Var (100) Keterangan ber type varchar 5. Tgl_mulai Date Ber type date

6. Tgl_selesai Date Ber type date 7. Tgl_posting Date Ber type date 8. Id_user Var(11) Ber type varchar

3.5.6 Tabel Pengumuman

Tabel wilayah digunakan untuk menyimpan data yang menjadi pegumuman untuk pemberitahuan agar user lain dapat melihat isi dari pengumuman.

Tabel 3.6 Tabel Wilayah

No. Nama Field Type Keterangan

1. id_pengumuman Int Kode id_wilayah ber type interger 2. Id_user int Ber type interger

3. Judul var (50) nama ber tipe varchar 4. isi Var (100) Keterangan ber type varchar 5. Tanggal Date Ber type date

6. Tgl_posting date Ber type date

3.6 Perancangan Sistem Menu Program

Dalam merancang program website dibuat agar terkesan menarik dan memudahkan user untuk mengakses, maka dibuat sistem menu seperti :

3.6.1 Login

Bagian ini menjadi halaman akses yang akan tampil ketika situs website ini dibuka, hal ini dimaksudkan untuk user yang akan mengakses system informasi ini serta pengolahan data. untuk dapat melakukan masuk harus memiliki sebuah kunci yang sesuai sama halnya halaman login harus mempunyai kata kunci (username, password) yang sesuai agar dapat mengakses sistem tersebut,

dikarenakan didalam system ini terdapat menu yang berbeda sesuai dengan username dan password yang diinputkan.

Gambar 3.8 Menu validasi

3.6.2 Menu Dit. Tata Usaha PDRD

Menu ini hanya dapat diakses oleh user Dit Tata Usaha setelah proses login dengan benar dalam artian bahwa username dan password yang dimasukkan sesusai dengan yang ada pada database, menu ini yang akan menjadi pengolahan data surat masuk mulai dari penginputan, pengolahan user, dan pengolahan modul.

Password 

Username

Gambar 3.9 Menu Dit tata usaha

3.6.3 Menu Kasubdit PDRD

Jika proses login Kasubdit berjalan dengan benar dalam artian bahwa username dan password yang dimasukkan sesusai dengan yang ada pada database, terdapat menu yang berbeda dari menu Dit Tata Usaha dikarenakan pada menu Kasubdit yang terpenting pengolahan data arsip, adalah mengetahui isi dari surat yang telah di inputkan oleh Dit. Tata Usaha untuk dikerjakan proses evaluasi, kemudian Kasubdit akan menentukan untuk disposisi bagi Kepala Seksi menyelesaikan data surat tersebut. Apabila data surat sudah dikerjakan oleh Kepala Seksi selanjutnya Kasubdit akan memeriksa apakah data surat tersebut sudah benar apa belum. Jika surat tersebut belum benar maka Kasubdit akan memberikan kepada kepala seksi untuk di evaluasi lagi.

Gambar 3.10 Menu Kasubdit

3.6.4 Menu Kepala Seksi PDRD

Jika proses login berjalan dengan benar dalam artian bahwa username dan password yang dimasukkan sesusai dengan yang ada pada database, menu ini sama dengan menu yang terdapat pada menu Kasubdit, yang membedakan adalah terletak pada proses pengolahan system pada saat menu arsip di pilih. Yaitu dapat mengetahui isi dari surat yang telah ditujukan pada bagian Kasi untuk dikerjakan proses evaluasi, kemudian Kasubdit akan melakukan pengecekan apakah proses hasil evaluasi yang sudah dikerjakan sudah memenuhi standart di direktorat pajak, Apabila data surat sudah memenuhi standart direktorat pajak Kasubdit akan member status bahwa data ersebut sudah valid agar dapat dilihat oleh Dit Tata Usaha. bilaman data surat tersebut belum memenuhi standart direktorat pajak maka Kasubdit akan memerintahkan kepada Kasi untuk melakukan proses evaluasi lagi sampai data surat sudah memenuhi standart direktorat pajak.

 

  Gambar 3.11 Menu Kasi

3.6.5 Input User Baru

Desain menu dalam pengolahan dan inut user yang terdapat pada Dit Tata Usaha.

3.6.6 Input Surat Masuk

Desain menu dalam input arsip surat yang terdapat pada menu Dit tata usaha

Gambar 3.13 Manajemen Arsip

3.6.7 Pengecekan surat

Setelah dilakukan peng inputan data surat pada menu bagian Kasubdit akan terlihat form yang berisikan detail arsip

3.6.8 Pengerjaan surat

Pengerjaan untuk surat yang telah ditentukan oleh Kasubdit yang mengarah pada Kasi untuk melakukan proses evaluasi.

Gambar 3.15 Evaluasi Surat

BAB IV

IMPLEMENTASI SYSTEM

Pada bab ini akan membahas hasil dan pembahasan system yang ada pada bab III, serta bagaimana cara sistem tersebut di jalankan. Aplikasi ini merupakan salah satu media yang digunakan untuk memudahkan dalam persuratan perda dari beberapa bagian yang diinputkan sampai pengerjaan masing-masing bagian selesai dengan batas waktu yang ditentukan.

4.1 Kebutuhan System

Pada implementasi program, alat-alat yang digunakan yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) Mencakup hal-hal yang dubutuhkan yang kesemuanya meliputi kebutuhan-kebutuhan pendukung pada pembuatan sistem hingga selesai yaitu berfokus pada alat yang dibutuhkan baik perangkat keras maupun lunak dan kebutuhan data yang melibuti data-data yang dibutuhkan yang berhubungan dengan pengguna sistem.yang dijabarkan sebagai berikut :

4.1.1 Perangkat Keras (HardWare)

Perangkat keras (hard ware) yang digunakan sebagai berikut: a. Komputer minimal pentium 4

b. Processor minimum 200 MHz (sebaiknya lebih) c. RAM minimum 256 MB atau lebih

d. VGA Card minimal 4MB.

e. Cache memory 512 KB atau lebih f. Harddisk 40 GB.

g. Monitor SVGA resolusi 800 x 600, 256 warna (minimal). h. Keyboard dan mouse

4.1.2 Perangkat Lunak (SoftWare)

Perangkat lunak yang digunakan (software) a. Windows Xp atau Windows 7 Profesional

b. Browser (Opera, Mozilla Firefox, Internet Explorer) c. My SQL

d. XAMPP

4.2 Implementasi Data Base

Pada tahap ini akan dibahas mengenai implementasi data dari perancangan data yang telah dibahas sebelumnya. Dari hasil generate database didapat script untuk membuat tabel – tabel dalam database yang akan dibuat. Proses pembuatan basis data diawali dengan perancangan CDM ( Conceptual Data Model ) pada Power Designer 6 yang kemudian di-generate menjadi PDM (Physical Data Model). Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan dalam membangun sebuah basisdata, tidak bagi perorangan ataupun bahasa pemograman khusus, bahkan semua orang, semua programer, semua program manajemen database akan melakukan hal yang sama. Yaitu akan dimulai dengan langkah pembuatan database dan dilanjutkan dengan pembuatan tabel serta komponen atributnya. Dalam hal ini penggunaaan bahasa SQL yang sintaksnya berguna untuk melakukan pendefnisian data. Dalam hal ini mendefinisikan data dapat dibagi menjadi pembuatan database, pembuatan tabel, menghapus database, dan struktur tabel.

4.2.1 Creat table user

Tabel user ini merelasikan id_wilayah dan id_propinsi, dimana akan menyimpan data user sesuai dengan wilayah dan propinsi untuk disimpan di tabel user.

Gambar 4.1 create tabel user 4.2.2 Create table wilayah

Tabel wilayah ini menyimpan data wilayah yang akan digunakan dalam menentukan data surat yang masuk dalam persuratan.

Gambar 4.2 create tabel wilayah

4.2.3 Create table berita

Tabel berikutnya adalah tabel berita. Tabel berita disini adalah tabel untuk menyimpan arsip surat direktorat pajak yang telah di inputkan dan disimpan di tabel ini.

Gambar 4.3 create tabel berita 4.2.4 Create table Propinsi

Tabel propinsi ini menyimpan data propinsi yang akan digunakan dalam menentukan data surat yang masuk dalam persuratan.

Gambar 4.4 create tabel propinsi

4.2.5 Create table pendukung

a. Tabel agenda untuk penyimpanan data jadwal perorangan yang menjadi agenda tersendiri bagi masing-masing user.

Gambar 4.5 create tabel agenda

b. Tabel pengumuman untuk penyimpanan data pengumuman yang dapat dilihat oleh semua pegawai.

Gambar 4.6 create tabel pengumuman

4.3 Rincian Data Base

Database/basisdata merupakan sekumpulan data yang sangat kompleks, kemudian data tersebut memiliki hubungan antara data yang satu dengan yang lainnya. Dalam sebuah database, data akan dikelola dengan menggunakan sebuah pengelompokan yang disebut dengan tabel. Pada tabel itu sendiri juga masih dikelompokkan lagi menjadi beberapa bagian yabg berupa kolom. Disini dapat dilihat sebuah tabe-tabel yang telah dibuat berdasarkan perintah SQL diatas sebagai berikut :

4.3.1 Tabel User

Pada Gambar 4.7 dijelaskan rincian kolom dari tabel user yang terdapat pada PHPMyAdmin. Primary Keynya adalah id_user

Gambar 4.7 isi kolom User 4.3.2 Tabel Berita

Pada Gambar 4.8 dijelaskan rincian kolom dari tabel berita yang terdapat pada PHPMyAdmin. Primary Keynya adalah id_berita

4.3.3 Tabel Wilayah

Pada Gambar 4.9 dijelaskan rincian kolom dari tabel wilayah yang terdapat pada PHPMyAdmin. Primary Keynya adalah id_wilayah

Gambar 4.9 isi kolom wilayah

4.3.4 Tabel Propinsi

Pada Gambar 4.10 dijelaskan rincian kolom dari tabel propinsi yang terdapat pada PHPMyAdmin. Primary Keynya adalah id_wilayah

Gambar 4.10 isi kolom Propinsi

4.3.5 Tabel Agenda

Pada Gambar 4.11 dijelaskan rincian kolom dari tabel agenda yang terdapat pada PHPMyAdmin. Primary Keynya adalah id_agenda

Gambar 4.11 isi kolom agenda

4.3.6 Tabel Pengumuman

Pada Gambar 4.12 dijelaskan rincian kolom dari tabel pengumuman yang terdapat pada PHPMyAdmin. Primary Keynya adalah id_pengumuman

Gambar 4.12 isi kolom pengumuman

4.4 Implementasi Syntak SQL

Sebuah Query perintah yang dipakai untuk membuat menu dalam system yang di butuhkan untuk inputan data sampai proses akhir. Disini akan dijelaskan rincian nya. Langkah pertama yang harus dilakukan untuk dapat menghubungkan sebuah program PHP dengan database MySQL adalah membuat koneksi, dalam hal ini akan melakukan ijin hak akses yang menunjuk pada alamat server yang dimiliki oleh database MySQL tersebut.

Pada sintaks dibawah kita dapat mengisikan dengan alamat server MySQL tersebut. Misalnya, apabila database MySQL diletakkan pada computer local atau komputer tempat membuat program, maka dapat menggunakan localhost sebagai nilainya. Selain itu apabila dari databasenya terletak pada computer lain atau tidak tidak terletak pada komputer yang sedang digunakan, maka disini dapat menggunakan nomor IP sebagai alamat pemanggilnya.

Gambar 4.13 script koneksi Database

4.4.1 Script Menu Input Dit Tata Usaha

Disini dijelaskan bahwa Dit Tata Usaha akan melakukan input data Surat Masuk Pertama diterima, dengan rincian script bahasa pemograman PHP sebagi berikut :

Gambar 4.14 script input data

4.4.2 Script Menu cek data di Kasubdit

Setelah Dit Tata Usaha melakukan input dan memilih disposisi Kasubdit, data tersebut akan mengarah ke masing-masing bagian Kasubdit untuk pengecekan data arsip, diperlihatkan rincian bahasa pemograman PHP sebagi berikut :

4.4.3 Script Menu update data di Kasi

Setelah Kasubdit melakukan pengecekan dan memerintahkan kepada Kasi untuk evaluasi arsip surat, dan diperlihatkan disini bahasa pemograman PHP sebagi berikut :

Gambar 4.16 script update data surat

4.5 Contoh Kasus

Dalam System saat ini pencatatan surat masuk dilakukan secara manual seperti Dit Tata Usaha menerima berkas surat Raperda pertama kali dimasukkan

ke buku surat masuk, kemudian Dit Tata Usaha memberi label disposisi kepada Kasubdit. setelah surat berkas Raperda masuk ke Kasubdit, Kasubdit melakukan pengecekan surat Raperda dan memberi label untuk disposisi Kepala Seksi seperti yang dilakukan leh Dit Tata Usaha kepada Kasubdit.

4.6 Desain interface menu Utama Sistem Tata Persuratan

Berikut adalah desain interface menu utama yang terdapat pada system tata persuratan, pengguna sistem ini dapat melihat secara keseluruhan isi berita yang telah di inputkan berupa tanggal, judul isi dan wilayah.

4.6.1 Tampilan Utama

Pada gambar ini menampilkan isi dari data persuratan terbaru yang telah di inputkan oleh user.

4.6.2 Profil Lembaga

Pada gambar ini menampilkan isi dari Profil lembaga di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah.

Gambar 4.18 Profil Lembaga 4.6.3 Arsip

Pada gambar ini menampilkan isi dari data surat masuk berupa tanggal, judul dan wilayah yang nantinya akan di evaluasi.

4.6.4 Agenda

Pada gambar ini adalah tampilan data agenda yang merupakan penjadwalan kerja berupa tanggal, topik, tempat pengirim dan jabatan yang menulis.

Gambar 4.20 Agenda

4.6.5 Pengumuman

Pada gambar ini menampilkan isi dari data pengumuman untuk pemberitahuan kepada semua pegawai yang menggunakan sistem ini yaitu berupa tanggal, judul pengirim, jabatan dan isi pengumuman.

BAB V

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan membahas tentang uji coba dan evaluasi program yang menerangkan bagaimana jalannya program secara detail yang akan dijelaskan pada bab dibawah ini:

5.1 Uji Coba

Pada pembuatan aplikasi Rancang Bangun Sistem Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah ini dilakukan uji coba. Selain itu dari hasil uji coba akan dianalisa apakah rancangan ini telah memenuhi tujuan yang akan dicapai seperti yang telah dipaparkan dalam bab I, berikut dapat dilihat beberapa proses dari aplikasi yang dibuat dengan cara malakukan uji coba pada beberapa menu dari contoh permasalahan yang telah dipaparkan pada bab IV

5.2 Rincian Uji Coba

Untuk memastikan bahwa aplikasi ini berjalan lancar, penyusun akan melakukan uji coba, antara lain:

a. Uji coba koneksi konfigurasi.

b. Uji coba login user, sebagai akses halaman input surat perda.

c. Uji coba koneksi database, berfungsi untuk mengetahui apakah database bisa koneksi atau terjadi error pada waktu koneksi.

d. Uji coba proses input data

e. Uji coba proses update data sesuai masing-masing wilayah f. Uji coba proses menentukan wilayah untuk user

5.3 Pelaksanaan Uji Coba

Untuk membuktikan uji coba aplikasi disertakan gambar tentang kejadian yang sedang berlangsung pada aplikasi system Tata Persuratan di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah dan pembagian wilayah untuk masing-masing user.

5.3.1 Query untuk koneksi ke Data Base

Sebelum menjalankan aplikasi, terlebih dahulu melakukan koneksi konfigurasi antara program dengan database seperti gambar 5.1 berikut

Gambar 5.1. Uji Coba Koneksi Konfigurasi

5.3.2 Validasi Login User

Untuk mengakses aplikasi maka diperlukan login terlebih dahulu. Jika tidak melakukan login maka aplikasi tidak dapat diakses atau digunakan.

Bila inputan username dan password tidak cocok pada saat melakukan login maka akan muncul peringatan seperti di bawah ini :

Gambar 5.3 Login Salah

5.3.3 Koneksi Data Base memakai MySQL

Uji coba ini untuk mengetahui apakah koneksi web server ke database berhasil atau terdapat error waktu koneksi seperti gambar 5.4 berikut

Bila koneksi berhasil maka akan dapat melihat semua data base yang ada di PHPMyAdmin seperti gambar di bawah ini

Gambar 5.5 masuk ke Data Base

5.3.4 Proses Input Data

Setelah berhasil melakukan login Dit Tata Usaha akan terdapat menu proses input data ini berfungsi untuk mengevaluasi data Perda yang masuk untk segera dikerjakan oleh masing-masing wilayah. Proses yang dilakukan oleh Kasubdit adalah sebagai berikut :

a. Setelah melakukan login dan masuk ke system, kemudian memilih menu Arsip dan melakukan input data.

Gambar 5.6 Menu Dit Tata Usaha

b. Melakukan pilihan tombol Tambah Arsip. Akan mengarah pada input data seperti gambar di bawah ini.

c. Memilih menu managemen user, akan dapat melihat jumlah user

Gambar 5.8 Menu tambah user

d. Melakukan penambahan user baru untuk dapat mengelola data arsip Surat

5.3.5 Proses Cek Data Surat

a. Setelah Kasubdit melakukan Login kemudian mengarah pada menu Arsip dimana akan terdapat Data sebagai tugas untuk melakukan pengecekan data tersebut

Gambar 5.10 Cek data Surat

b. Pengecekan data yang telah di inputkan oleh Dit Tata Usaha akan mengarah kepada Kasubdit sesuai dengan wilayah yang sudah ditentukan oleh Dit Tata Usaha. Kemudian Kasubdit akan memilih Kepala seksi untuk dapat meng edit data mengevaluasi data.

5.3.6 Proses Update Data

a. Proses update data ini hanya dapat dilakukan oleh seorang Kasi

Gambar 5.12 Menu Update data

b. Menu Edit untuk evaluasi data surat dan member usulan tentang Raperda

5.3.7 Input Agenda

a. Menu agenda dapat di akses oleh seluruh user untuk dijadikan agenda tersendiri bagi user.

Gambar 5.14 cek Agenda

b. Melakukan penginputan pada system yang terdiri dari tema, isi agenda, tempat,tgl mulai, dan tgl selasai.

5.3.8 Input Pengumuman

a. Menu ini dapat digunakan oleh semua user untuk pemberitahuan bilamana terdapat pengumuman yang penting.

Gambar 5.16 cek Pengumuman

b. Melakukan penginputan data pengumuman yang terdiri dari judul, isi pengumuman, dan tanggal.

5.4 Analisa Kerja Sistem Dengan Permasalahan Di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah

Dari hasil uji coba sistem dapat di analisis kembali sistem kerja dari Sistem Tata Persuratan ini dengan permasalahan yang terjadi di Direktorat Pajak dan Retribusi Pajak. Berikut analisis sistem :

5.4.1 Sistem Pada Dit Tata Usaha

Jika seorang Dit tata usaha mendapatkan Surat Perda, Dit tata usaha segera melakukan input ke system dengan tanggal, bulan, tahun, wilayah propinsi dan perda. Kemudian data tersebut di simpan dengan melakukan disposisi ke Kasubdit yang artinya data yang tersebut akan mengarah pada masing-masing login Kasubdit. surat perda tersebut itu belum dikerjakan hanya diteliti oleh Kasubdit. Dan Dit Tata Usaha juga dapat melakukan pengolahan data user yang sesuai dengan masing-masing jabatan.

5.4.1 Sistem Pada Kepala Subdit

Pada tingkat Kasubdit arsip data surat tersebut di teliti apakah ini layak dikerjakan oleh tingkat Kasi yang cocok untuk proses evaluasinnya dan kemudian di tingkat Kasubdit melakukan disposisi kepada Kasi untuk dilakukan pengerjaan evaluasi data arsip surat. Dan bilaman data arsip tersebut sudah dikerjakan/di evaluasi oleh Kasi dan arsip layak untuk diterapkan di daerah maka Kasubdit dapat merubah status menjadi ”Sudah” yang artinya data arsip tersebut sudah selesai dan disepakati oleh Kasubdit.

5.4.2 Sistem Pada Kepala Seksi

Hak akses yang ada ini berbeda dengan hak akses Kepala Subdit, dimana di system pada hak akses Kepala Seksi/Kasi dapat melihat form arsip yang mengarah pada penugasan dan harus segera dikerjakan/di evaluasi yang nantinya data arsip tersebut akan di update oleh Kasi dan akan dilihat oleh tingkat Kasubdit. Kemudian Kepala Seksi akan menulis di form usulan untuk surat Perda bilamana seharusnya arsip Perda yang akan dikerjakannya.

5.5 Evaluasi System

Hasil evaluasi dari uji coba terhadap beberapa scenario yang telah dilakukan membuktikan bahwa aplikasi yang telah berjalan dengan baik sesuai dengan fungsinya masih-masing. Hanya saja proses ini dilakukan secara berurutan. Proses ini tidak dapat berjalan dengan baik apabila, penginputan data tidak sesuai dan tidak berurutan.

DAFTAR PUSTAKA

1. H, Rafiza ( 2004 ), ”Panduan dan Referensi Kamus Fungsi Php 5 untuk

Membangun Database Berbasis Web”, Elex Media Komputindo,

Yogyakarta.

2. Prasetyo, Didik Dwi ( 2007 ), ”Belajar Sendiri Tanpa Guru Php dan

MySQL”, Elex Media Komputindo, Yogyakarta.

3. Sutarman, ”Pemrograman Web Php dan MySQL” ( 2006 ), Graha Ilmu, Yogyakarta.

4. Al Fatta, Hanif ( 2007 ), ”Analisis dan Perancangan Sistem Informas”, Penerbit Andi, Jakarta.

5. Lukmanul Hakim, ”Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP

Lukmanul Hakim”, Yogyakarta, 2004

6. Nugroho Bima, ”PHP & MySQL Dengan Editor Dreamweaver”, penerbit ANDI, Yogyakarta 2004

7. ST. Sunarfrihantono, ”PHP & MySQL untuk Web” Penerbit ANDI, yogyakarta,2002 – 2003

8. Didik Dwi Prasetyo, ”Solusi Pemograman berbasis Web menggunakan

PHP” Penerbit PT Elex Media Komputindo

9. Bunafit Nugroho ”Pemograman Web Dinamis dengan PHP dan MySql” Penerbit Gava Media, Yogyakarta

5.3.6 Proses Update Data

a. Proses update data ini hanya dapat dilakukan oleh seorang Kasi

Gambar 5.12 Menu Update data

5.3.7 Input Agenda

a. Menu agenda dapat di akses oleh seluruh user untuk dijadikan agenda tersendiri bagi user.

Gambar 5.14 cek Agenda

b. Melakukan penginputan pada system yang terdiri dari tema, isi agenda, tempat,tgl mulai, dan tgl selasai.

5.3.8 Input Pengumuman

a. Menu ini dapat digunakan oleh semua user untuk pemberitahuan bilamana terdapat pengumuman yang penting.

Gambar 5.16 cek Pengumuman

b. Melakukan penginputan data pengumuman yang terdiri dari judul, isi pengumuman, dan tanggal.

5.4 Analisa Kerja Sistem Dengan Permasalahan Di Direktorat Pajak Daerah dan Retribusi Daerah

Dari hasil uji coba sistem dapat di analisis kembali sistem kerja dari Sistem Tata Persuratan ini dengan permasalahan yang terjadi di Direktorat Pajak dan Retribusi Pajak. Berikut analisis sistem :

5.4.1 Sistem Pada Dit Tata Usaha

Jika seorang Dit tata usaha mendapatkan Surat Perda, Dit tata usaha segera melakukan input ke system dengan tanggal, bulan, tahun, wilayah propinsi dan perda. Kemudian data tersebut di simpan dengan melakukan disposisi ke Kasubdit yang artinya data yang tersebut akan mengarah pada masing-masing login Kasubdit. surat perda tersebut itu belum dikerjakan hanya diteliti oleh Kasubdit. Dan Dit Tata Usaha juga dapat melakukan pengolahan data user yang sesuai dengan masing-masing jabatan.

5.4.1 Sistem Pada Kepala Subdit

Pada tingkat Kasubdit arsip data surat tersebut di teliti apakah ini layak dikerjakan oleh tingkat Kasi yang cocok untuk proses evaluasinnya dan kemudian di tingkat Kasubdit melakukan disposisi kepada Kasi untuk dilakukan pengerjaan evaluasi data arsip surat. Dan bilaman data arsip tersebut sudah dikerjakan/di evaluasi oleh Kasi dan arsip layak untuk diterapkan di daerah maka Kasubdit dapat merubah status menjadi ”Sudah” yang artinya data arsip tersebut sudah selesai dan disepakati oleh Kasubdit.

5.4.2 Sistem Pada Kepala Seksi

Hak akses yang ada ini berbeda dengan hak akses Kepala Subdit, dimana di system pada hak akses Kepala Seksi/Kasi dapat melihat form arsip yang mengarah pada penugasan dan harus segera dikerjakan/di evaluasi yang nantinya data arsip tersebut akan di update oleh Kasi dan akan dilihat oleh tingkat Kasubdit. Kemudian Kepala Seksi akan menulis di form usulan untuk surat Perda bilamana seharusnya arsip Perda yang akan dikerjakannya.

5.5 Evaluasi System

Hasil evaluasi dari uji coba terhadap beberapa scenario yang telah dilakukan membuktikan bahwa aplikasi yang telah berjalan dengan baik sesuai dengan fungsinya masih-masing. Hanya saja proses ini dilakukan secara berurutan. Proses ini tidak dapat berjalan dengan baik apabila, penginputan data tidak sesuai dan tidak berurutan.

DAFTAR PUSTAKA

1. H, Rafiza ( 2004 ), ”Panduan dan Referensi Kamus Fungsi Php 5 untuk Membangun Database Berbasis Web”, Elex Media Komputindo, Yogyakarta.

2. Prasetyo, Didik Dwi ( 2007 ), ”Belajar Sendiri Tanpa Guru Php dan MySQL”, Elex Media Komputindo, Yogyakarta.

3. Sutarman, ”Pemrograman Web Php dan MySQL” ( 2006 ), Graha Ilmu, Yogyakarta.

4. Al Fatta, Hanif ( 2007 ), ”Analisis dan Perancangan Sistem Informas”, Penerbit Andi, Jakarta.

5. Lukmanul Hakim, ”Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP Lukmanul Hakim”, Yogyakarta, 2004

6. Nugroho Bima, ”PHP & MySQL Dengan Editor Dreamweaver”, penerbit ANDI, Yogyakarta 2004

7. ST. Sunarfrihantono, ”PHP & MySQL untuk Web” Penerbit ANDI, yogyakarta,2002 – 2003

8. Didik Dwi Prasetyo, ”Solusi Pemograman berbasis Web menggunakan PHP” Penerbit PT Elex Media Komputindo

9. Bunafit Nugroho ”Pemograman Web Dinamis dengan PHP dan MySql” Penerbit Gava Media, Yogyakarta