ANINTYA OKTARINA PUTRI D1809007

(1)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user i

APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh :

ANINTYA OKTARINA PUTRI D1809007

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA 2012

(2)

commit to user

viii ABSTRAK

Anintya Oktarina Putri, D1809007, 2012. Aplikasi SIMPUST Dalam Pengolahan Skripsi Dan Buku Di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui layanan apa saja yang terdapat dalam aplikasi SIMPUST, cara pengolahan buku dan skripsi, serta kelebihan dan kekurangan pada pengolahannya.

Penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta dengan empat metode yakni metode observasi, metode studi pustaka, metode dokumentasi, dan metode wawancara.

Hasil observasi menunjukkan SIMPUST memiliki layanan administrator, operator, dan pengguna (user). Cara pengolahan buku lebih rumit dibandingkan dengan pengolahan skripsi yang lebih efisien dikarenakan data semua mahasiswa sudah ada pada server sehingga kita hanya mencari data yang sudah tersedia. Aplikasi SIMPUST memiliki kelebihan dan kekurangan pada saat memasukkan data buku dan skripsi.

Adapun saran yang penulis sampaikan untuk membantu kinerja UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta, yaitu: 1) Lebih mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengikuti pelatihan-pelatihan tentang teknologi komputer demi menunjang sistem otomasi. 2) Barcode rusak/ kotor yang mengakibatkan scanner tidak bisa membaca barcode hendaknya segera diperbaharui sehingga dapat membuat layanan peminjaman lebih efisien. 3) Kegiatan pergeseran buku (shelving) hendaknya dilakukan secara kontinuitas sehingga memudahkan pengunjung dalam pencarian buku. 4) Membuat pengisian metadata aplikasi SIMPUST yang lebih efisien. 5) Suasana kekeluargaan yang sudah berjalan baik selama ini baik antara pimpinan dengan karyawan maupun sesama karyawan dapat terus dibina agar tercipta suasana kerja yang kondusif yang berujung pada kemajuan perpustakaan.

(3)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user xii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………. i

HALAMAN PERNYATAAN………... ii

HALAMAN PERNYATAAN……….. iii

HALAMAN PERSETUJUAN………. iv

HALAMAN PENGESAHAN……….. v

MOTTO………. vi

PERSEMBAHAN………. vii

ABSTRAK……… viii

KATA PENGANTAR……….. ix

DAFTAR ISI………. xii

DAFTAR BAGAN………... xv

DAFTAR TABEL……… xvi

DAFTAR GAMBAR………. xvii

DAFTAR LAMPIRAN……….. xix

BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang……….. 1

1.2 Rumusan Masalah………. 2

1.3 Tujuan Penulisan……… 3

1.4 Metode Pengumpulan Data………... 4

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka……… 6

2.1.1 Teknologi Informasi……… 6

2.1.2 Aplikasi……… 7

2.1.3 Perlengkapan Pendukung Aplikasi……….. 7

(4)

commit to user xiii

2.1.5 Aplikasi SIMPUST………. 13

2.2 LANDASAN TEORI…………..……….. 14

2.2.1 Pengertian Perpustakaan………. 14

2.2.2 Fungsi Perpustakaan……… 14

2.2.3 Perpustakaan Perguruan Tinggi……… 15

2.2.4 Otomasi Perpustakaan……….. 17

2.2.5 Komponen Otomasi Perpustakaan……… 18

2.2.6 Software Perpustakaan………. 19

BAB III. GAMBARAN UMUM INSTITUSI 3.1 Sejarah dan Perkembangan UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta……… 20

3.2.1 Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi………. 22

3.3 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta……… 25

3.4 Personalia………. 27

3.5 Koleksi Perpustakaan………... 29

3.6 Pengguna Perpustakaan……… 32

3.7 Persyaratan Menjadi Anggota……….. 33

3.8 Hak Anggota……… 34

3.9 Gedung dan Fasilitas……… 34

3.10 Peraturan dan Tata Tertib………. 37

3.11 Sanksi-Sanksi……… 39

3.12 Pelayanan Administrasi……… 39

3.13 Pelayanan Teknis………. 39

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Layanan Aplikasi SIMPUST……… 45

4.1.1 Administrator………... 46

4.1.2 Operator……… 47

(5)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user xiv

4.2 Langkah-langkah Pengolahan Buku Dalam Aplikasi SIMPUST ………. 53 4.3 Langkah-langkah Penyimpanan dan Pengolahan Skripsi Dalam

Aplikasi SIMPUST ……… 65 4.3.1 Langkah-langkah Penyimpanan Skripsi……….. 65 4.3.2 Langkah-langkah Pengolahan Skripsi……… 66 4.4 Kekurangan dan Kelebihan Dalam Pengolahan Buku dan

Skripsi……… 77

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan……… 79

5.2 Saran………. 81

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(6)

commit to user

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang semakin cepat dewasa ini mendorong perpustakaan untuk berkreasi dan berinovasi menciptakan suatu aplikasi untuk mengatur segala proses yang ada di dalam perpustakaan. Kini metode pencatatan secara tertulis dalam melaksanakan kegiatan perpustakaan sudah tergantikan dengan kemajuan teknologi di era globalisasi ini sehingga para ahli Teknologi Informasi berlomba-lomba untuk membuat aplikasi demi mempermudah proses temu balik informasi di perpustakaan. Pada dasarnya aplikasi perpustakaan memiliki fungsi untuk mengatur segala proses yang ada dalam perpustakaan. Beberapa layanan yang harus ada dalam aplikasi tersebut antara lain pencatatan buku, pendaftaran anggota, proses peminjaman dan pengembalian.

Kita ketahui bahwa salah satu hal yang menjadi kunci keberhasilan perguruan tinggi yakni kemampuan memberikan layanan dan informasi yang terbaik kepada pemakainya. Untuk itu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) menerapkan sistem pelayanan terbuka

(opened acces), dimana pengguna dapat langsung mengakses informasi.

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menerapkan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUST) yang berbasis komputer

(7)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

LAN (Local Area Network) untuk memberikan pelayanan informasi secara tepat dan akurat. SIMPUST merupakan jaringan terpadu yang memungkinkan pengguna tidak harus datang ke perpustakaan untuk mendapatkan informasi pustaka yang diperlukan, namun demikian untuk proses peminjaman dan pengembalian masih tetap dilakukan di perpustakaan. Seiring berjalannya waktu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta akan selalu berbenah untuk meningkatkan pelayanan dan penyajian informasi dengan cepat dan akurat sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.

Dalam pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa Aplikasi SIMPUST sangat penting untuk membantu kegiatan perpustakaan di era digital sehingga penulis tertarik untuk membuat Tugas Akhir dengan judul “APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN

BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA”

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa saja layanan yang terdapat dalam SIMPUST?

1.2.2 Bagaimana langkah-langkah pengolahan buku dalam aplikasi SIMPUST?

1.2.3 Bagaimana langkah-langkah penyimpanan dan pengolahan skripsi dalam aplikasi SIMPUST?

(8)

commit to user

1.2.4 Apa saja kekurangan dan kelebihan dalam pengolahan buku dan skripsi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk menyebutkan layanan apa saja yang terdapat dalam aplikasi SIMPUST di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

1.3.2 Untuk menjelaskan langkah-langkah pengolahan buku dalam aplikasi SIMPUST.

1.3.3 Untuk menjelaskan langkah-langkah penyimpanan dan pengolahan skripsi dalam aplikasi SIMPUST.

1.3.4 Untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dalam pengolahan buku dan skripsi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Kuliah Kerja PUSDOKINFO ini dilaksanakan dari tanggal 15 Februari sampai dengan 14 April 2012, bertempat di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Jl. Lingkar Selatan, Tamantirto Kasihan, Bantul, Yogyakarta. Metode yang digunakan penulis dalam pengumpulan data guna penulisan.

(9)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

1.4.1 Metode Observasi

Observasi adalah pengamatan secara langsung yang meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap suatu obyek dengan menggunakan seluruh alat indera (Arikunto, Suharsimi 2002: 133). Metode ini menggunakan pengamatan secara langsung dan ikut terlibat dalam proses pemasukan data pada aplikasi SIMPUST di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

1.4.2 Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka dilakukan dengan cara menggunakan bahan pustaka dan literatur sebagai rujukan dalam penulisan tugas akhir ini. Metode studi pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengolahan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori-teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur (Nawawi, 1994: 23).

1.4.3 Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi yaitu mencari data tentang hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku surat kabar, majalah, prasasti, notulen, rapat dan lain-lain (Arikunto, Suharsimi 1992: 200). Metode ini dilakukan dengan cara pengumpulan dokumen atau arsip yang mendukung kegiatan sehari-hari di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

(10)

commit to user 1.4.4 Metode Wawancara

Wawancara atau interview adalah suatu cara mengumpulkan data dengan dialog langsung yang dilakukan oleh pewawancara (interview) untuk memperoleh informasi dari terwawancara (interviewer) (Arikunto, Suharsimi 2002: 132). Metode ini dilakukan dengan cara melakukan proses tanya jawab kepada karyawan di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sesuai dengan jabatan dan tugas dari masing-masing karyawan tersebut untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas.

1.4.5 Metode Penggunaan Tes

Seperti sudah dijelaskan bahwa data yang diungkap dalam penelitian dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu: fakta, pendapat, dan kemampuan. Untuk mengukur ada atau tidaknya serta besarnya kemampuan objek yang diteliti maka digunakan tes (Arikunto, Suharsimi 2002: 198). Metode ini dilakukan dengan cara melakukan proses pemasukan data bibliografi buku dan skripsi ke dalam Aplikasi SIMPUST di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

(11)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

6 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI

2.1. Tinjauan Pustaka

2.1.1. Teknologi Informasi

Salah satu perkembangan perpustakaan sebagai akibat dari berkembangnya teknologi informasi dan telekomunikasi adalah terkumpulnya berbagai media informasi dalam bentuk file atau digital. Media informasi tersebut apabila tidak dikelola dengan baik dan benar akan menyulitkan dalam proses temu kembali dan pertukaran informasinya. Pengelolaan perpustakaan saat ini tidak dapat dilepaskan dari perangkat teknologi informasi. Bahkan di era seperti ini teknologi informasi menjadi tulang punggung dalam pengelolaan perpustakaan. Dalam perpustakaan Teknologi Informasi (TI) dapat diaplikasikan di berbagai kegiatannya seperti layanan sirkulasi, pengolahan koleksi dan layanan informasi. Hal ini dikarenakan mampu mempercepat kinerja sehingga dapat meningkatkan layanan perpustakaan. Menurut Martin dalam Aditya, (2010: 8) berpendapat bahwa,

“Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi”

(12)

commit to user 2.1.2. Aplikasi

Menurut Komarudin dalam Prita Arifaga (2004: 33) berpendapat bahwa aplikasi merupakan penerapan, suatu istilah yang biasa dipergunakan dalam komputerisasi yang menunjukkan penggunaan komputer based routines untuk tujuan tertentu.

Sedangkan definisi aplikasi perpustakaan adalah software

yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengoperasikan kegiatan perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan untuk otomasi perpustakaan menggunakan model relational

database. Disebut dengan demikian karena dua pangkalan data

tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya, pada saat terjadi proses peminjaman dan pengembalian buku.

Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data.

Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data buku dan data pemustaka. (Baruna, Desvan 2010: 1)

2.1.3. Perlengkapan Pendukung Aplikasi

Perlengkapan pendukung merupakan alat atau mesin dalam proses aplikasi. Berikut contoh perlengkapan pendukung aplikasi:

2.1.3.1 Scanner

Scanner adalah suatu alat elektronik yang berfungsi untuk mengkopi file dalam bentuk kertas ke dalam bentuk file teks, dokumen maupun gambar dan hasilnya akan ditampilkan dalam layar monitor komputer dan kemudian

(13)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

dapat diubah sesuai dengan apa yang diinginkan sehingga hasilnya jadi lebih baik

2.1.3.2 CD-ROM

Compact Disc/ CD merupakan perangkat penyimpanan

yang dapat menyimpan file-file berupa teks, dokumen, dan audio visual.

2.1.3.2 Sumber Daya Manusia (SDM)/ Brainware

Komponen-komponen aplikasi tidak dapat berjalan dengan sempurna tanpa adanya sumber daya manusia yang mengoperasikannya. (Aditya, 2010: 17-18)

2.1.4. Fitur Aplikasi Perpustakaan

Menurut Baruna, Desvan (2010: 4-6) menjelaskan fitur-fitur yang terdapat dalam aplikasi perpustakaan “MySipisis” sebagai berikut :

2.1.4.1 Katalog

Program sistem informasi perpustakaan ini dapat membagi buku/ makalah atau produk lain yang ingin ditampilkan pada sistem informasi perpustakaan dalam kategori-kategori terpisah, sehingga memudahkan user menemukan apa yang dibutuhkannya. Selain itu, program juga dapat membuat sebuah sub kategori dari sebuah kategori induk yang ada, sehingga memiliki tingkat kedalaman kategori.

(14)

commit to user 2.1.4.2 Informasi Lengkap Buku

Administrasi koleksi perpustakaan (database buku, makalah, jurnal) berdasarkan kategori pada bagian informasi lengkap buku/ produk, akan ditampilkan

screenshoot (gambar) dari buku (jika ada), dilengkapi

dengan ID pustaka, judul buku, nama pengarang, penerbit, ISBN, jumlah halaman dari buku, ukuran, jenis bahasa, sumber buku, stok buku yang tersedia serta resume singkat dari buku/ produk.

2.1.4.3 Blanko Peminjaman

Pengunjung dapat melakukan permohonan peminjaman terhadap buku yang ada, dimana setelah memilih buku yang diinginkan, mereka akan diminta untuk mengisi blanko permohonan peminjaman. Setelah menekan tombol "Proses", maka permohonan peminjaman pengunjung akan dicatat kedalam database, sehingga pengelola dapat melihat siapa yang melakukan peminjaman. Apabila dibutuhkan dan diaktifkan pengelola, terdapat sebuah tombol untuk mencetak blanko permohonan peminjaman tersebut, sehingga peminjam bisa membawa hasil print (cetak) ke pihak perpustakaan sebagai bukti saat melakukan pengambilan buku.

(15)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2.1.4.4 Stok (ketersediaan) Buku,

Saat pengunjung melakukan proses permohonan peminjaman buku, stok (ketersediaan) buku yang tersedia belum akan berkurang. Setelah diproses oleh pengelola, maka secara otomatis stok buku akan berkurang dengan jumlah yang dipinjam. Pemohon pinjam sendiri akan ditempatkan di bagian "Sedang Dipinjam". Stok buku akan direset (dikembalikan) ke nilai semula secara otomatis, ketika pengelola mengklik menu yang menandakan bahwa buku yang dipinjam telah dikembalikan, dan Peminjam akan dikelompokkan ke dalam Arsip Peminjam.

2.1.4.5 Statistik Perpustakaan

Pada bagian statistik ini akan ditampilkan nama-nama yang melakukan permohonan peminjaman, sedang dipinjam dan telah mengembalikan buku yang dipinjam. Statistik sendiri akan ditampilkan dalam bentuk kalender.

2.1.4.6 Tampilan Random Buku Perpustakaan

Buku-buku perpustakaan yang ada akan ditampilkan secara

random (acak) dibagian kanan dan kiri situs. Saat diklik,

maka pengunjung akan diarahkan langsung ke informasi lengkap buku tersebut.

(16)

commit to user 2.1.4.7 Internal Search Engine

Fitur yang memungkinkan pengunjung mencari data buku perpustakaan. Fitur ini untuk menampilkan informasi-informasi terbaru yang terkait dengan perpustakaan.

2.1.4.8 Kewenangan Akses

Security/hak akses penggunaan aplikasi kewenangan

anggota dapat diatur menurut kebutuhan, seperti apakah yang bersangkutan sebagai anggota biasa, yang hanya dapat mengakses, sebagai seorang pengelola, atau yang lainnya. Program sistem informasi ini sendiri memiliki tingkat kewenangan beragam terhadap masing-masing pengelola, sehingga dapat ditentukan siapa yang punya akses atau tidak terhadap suatu fitur tertentu.

2.1.4.9 Statistik

Pada ruangan pengelola di bagian informasi buku, ada fungsi yang dapat digunakan sebagai pelaporan, dimana data-data buku yang mengajukan permohonan peminjaman, sedang meminjam, atau arsip yang pernah meminjam, dapat dicetak dalam bentuk kertas atau dalam bentuk file Excel (.XLS)

(17)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2.1.4.10 Administrasi Anggota

Pengelolaan anggota perpustakaan sistem informasi ini memiliki fasilitas untuk bergabung yang bisa diaktifkan atau dinon-aktifkan oleh pengelola.

2.1.4.11 Online Help

Program memiliki panduan online yang akan mempermudah pengelola memahami fitur yang ada. Online Help yang terletak di bagian kiri bawah pada ruangan pengelola itu sendiri akan tampil berdasarkan fitur/menu yang diakses.

2.1.4.12 Dokumentasi Online

Selain Online Help, juga tersedia sebuah dokumentasi

online, yang akan menjelaskan secara singkat tentang fitur

yang ada pada program. Dokumentasi Online ini terletak di ruangan pengelola pada bagian kanan bawah.

2.1.4.13 Menggunakan database MySQL

Sistem informasi perpustakaan berbasis web ini menggunakan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data, sehingga gampang dikelola dan terstruktur dengan baik.

2.1.4.14 Profile perpustakaan

(18)

commit to user 2.1.4.16 Feedback

sistem informasi perpustakaan meliputi buku tamu, news

ticker.

2.1.4.17 Saran atau pesan singkat 2.1.4.18 Anggota Teraktif

2.1.4.19 Pengolahan Bahan Pustaka (Mencari ,merubah atau menambah data buku)

2.1.4.20 Sirkulasi

a. Melayani peminjaman buku b. Melayani pengembalian buku c. Melayani perpanjangan buku 2.1.4.21 Konfigurasi

2.1.5. Aplikasi SIMPUST

SIMPUST merupakan suatu Sistem Informasi Manajemen yang diaplikasikan perpustakaan untuk lebih memudahkan pengguna dalam kegiatan temu balik informasi. SIMPUST pada layanan pengolahan bahan pustaka adalah penerapan Sistem Informasi Manajemen dengan menggunakan teknologi komputer untuk membantu aktifitas perpustakaan dalam pengolahan bahan pustaka seperti memasukkan data bibliografi dan karya ilmiah.

(19)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2.2. Landasan Teori

2.2.1. Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan merupakan sebuah ruangan, bagian dari sebuah gedung ataupun gedung tersendiri yang digunakan untuk menyimpan buku serta terbitan lainnya (Sulistyo-Basuki 2009: 1.6) Definisi perpustakaan tersebut tidak jauh berbeda dengan definisi perpustakaan menurut Sutarno (2003: 7) yang mengatakan bahwa : “Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri, yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waku diperlukan oleh pembaca” 2.2.2. Fungsi Perpustakaan

Setiap Perpustakaan memiliki dan tujuan tertentu. Oleh karena itu ada perbedaan fungsi yang sifatnya lebih spesifik pada setiap jenis perpustakaan. Menurut Sutarno (2003: 26) menjelaskan fungsi perpustakaan sebagai berikut:

2.2.2.1 Dapat mengikuti peristiwa dan perkembangan dunia terakhir, melalui sumber bacaan.

2.2.2.2 Secara tidak langsung mendapakan pengajaran dan pendidikan.

2.2.2.3 Selain dapat memupuk kemampuan dan kepercayaan diri setelah menguasai banyak informasi dan ilmu pengetahuan, seseorang yang rajin ke perpustakaan akan memperoleh kenikmatan dan kepuasan, sebab kebutuhan jiwanya dapat diisi dengan apa yang ia senangi.

(20)

commit to user

Jika diperhatikan dengan seksama, peran, tugas dan fungsi perpustakaan cukup menantang seperti :

2.2.2.1 Bagaimana membina dan mengembangkan serta memberdayakan dalam segala bentuk potensinya.

2.2.2.2 Mengembangkan minat dan respon masyarakat untuk berkunjung dan memanfaatkan perpustakaan secara maksimal, menumbuhkan kesadaran sendiri dan bukan atas paksaan.

2.2.3. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut dengan

“research library” atau perpustakaan penelitian karena untuk sarana

meneliti, dan meneliti merupakan salah satu kegiatan utama di perguruan tinggi. (Sutarno 2003: 36)

Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya (Sulistyo-Basuki 1994: 65). Di dalam pengertian tersebut, perguruan tinggi adalah universitas yang mencakup fakultas, jurusan, institut, sekolah tinggi dan akademi serta berbagai badan bawahannya seperti lembaga penelitian.

Menurut pakar lain memiliki definisi yang sama dalam melaksanakan tujuan perpustakaan perguruan tinggi, seperti pendapat dari Lasa, HS (2009: 277-278) yang mengatakan bahwa:

(21)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

“Perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya merupakan bagian integral dari perguruan tinggi induknya yang bersama dengan unit kerja bagian lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan program Tri dharma Perguruan Tinggi.”

Tugas perpustakaan perguruan tinggi ialah:

2.2.3.1 Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasiswa atau pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi. 2.2.3.2 Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan

mudah dapat digunakan oleh pemakai.

2.2.3.3 Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara yang efisien.

2.2.3.4 Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan dan memakai bahan pustaka yang diperlukannya dalam bentuk program bimbingan penggunaan perpustakaan yang bersifat resmi/ kurikuler maupun secara perseorangan. 2.2.3.5 Menyelenggarakan kerja sama antarperpustakaan dengan

memanfaatkan sistem jaringan informasi yang ada dalam rangka meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi masing-masing perpustakaan. (Basuki,Sulistyo 1994: 67) Jadi Perputakaan Perguruan Tinggi merupakan perpustakaan yang terdapat di dalam universitas yang memiliki tugas untuk melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Peran Perpustakaan

(22)

commit to user

Perguruan Tinggi sangatlah penting yaitu membantu pemustaka khususnya mahasiswa, karyawan, maupun dosen dalam menyediakan layanan informasi secara cepat, tepat dan efisien serta ilmu pengetahuan sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna perpustakaan.

2.2.4. Otomasi Perpustakaan

Dalam buku yang berjudul Kamus Kepustakawanan

Indonesia, Lasa, HS (2009: 223) menjabarkan definisi otomasi

perpustakaan sebagai berikut:

”Otomasi perpustakaan adalah proses atau hasil penciptaan mesin swatindak atau swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut. Penerapan otomasi di perpustakaan sebenarnya lebih tepat bila disebut teknologi informasi. Teknologi informasi disini berarti pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penyebaran, dan penggunaan informasi. Dalam hal ini tidak hanya terbatas pada pemanfaatan perangkat lunak maupun perangkat keras, tetapi juga perlu melibatkan unsur manusia.”

Menurut Yuyu Mulia dan B. Mustofa (2009: 9.3) yang dimaksud dengan sistem automasi di perpustakaan adalah menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana teknologi informasi (komputer) secara terpadu. Adapun bagian di perpustakaan yang diotomasikan adalah :

2.2.4.1 Pengembangan koleksi (survei bahan pustaka, seleksi, dan pemesanan serta pembelian buku)

(23)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2.2.4.2 Pengelolaan bahan pustaka yang akan dilayankan (penentuan Nomor klasifikasi, penentuan subyek, pembuatan dan pemasangan sistem barcode dan sistem keamanan koleksi). 2.2.4.3 Pelayanan kepada pengguna

a) Penelusuran katalog melalui sarana OPAC (Online Public

Access Catalog)

b) Sistem peminjaman, pengembalian, penagihan keterlambatan, denda, pemesanan (reservation), semua bagian ini biasa dikenal sebagai layanan sirkulasi.

c) Sistem pelaporan dan pembuatan statistik.

d) Sistem pencatatan anggota dan sistem pencatatan otomasi bagi pengunjung perpustakaan.

Adapun tujuan otomasi perpustakaan antara lain : 2.2.4.1 Meningkatkan kualitas layanan.

2.2.4.2 Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara manual.

2.2.4.3 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas. 2.2.4.4 Meningkatkan kinerja perpustakaan.

(24)

commit to user 2.2.5. Komponen Otomasi Perpustakaan

Komponen sistem otomasi perpustakaan pada umumnya secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen. Komponen itu adalah hardware, software, database dan yang terpenting adalah SDM.

2.2.5.1 Perangkat keras (Hardware)

Yaitu benda atau peralatan teknologi informasi yang digunakan dalam sistem otomasi perpustakaan. Termasuk disini adalah perangkat komputer, printer, document scanner,

barcode scanner, peralatan sistem keamanan koleksi, modem

untuk fasilitas internet. 2.2.5.2 Perangkat lunak (Software)

Yaitu program komputer yang digunakan untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan sistem otomasi.

2.2.5.3 Data atau Database

Adalah kumpulan informasi terstruktur dan saling terkait yang akan diolah dan dimanfaatkan melalui sistem otomasi. 2.2.5.4 Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM adalah orang yang akan mengoperasikan sistem otomasi. (Yulia,Yuyu 2009: 9.6-9.7)

(25)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2.2.6. Software Perpustakaan

Software sistem otomasi perpustakaan adalah perangkat

lunak yang digunakan untuk menjalankan fungsi-fungsi atau pekerjaan di perpustakaan (Yulia, Yuyu 2009: 9.12).

Secara garis besar fungsi atau kegiatan di perpustakaan terdiri atas kegiatan pengembangan koleksi, pengelolaan koleksi, dan pelayanan kepada pengguna. Untuk semua kegiatan tersebut dapat dibuatkan

software aplikasi untung mendukungnya dalam sistem otomasi.

Software aplikasi yang dapat digunakan untuk pengolahan

bahan pustaka juga semakin banyak dibuat untuk mempermudah pengolahan bahan pustaka. Dengan software seperti ini petugas perpustakaan melakukan kegiatan input data bibliografi yang dibuat dengan sistem manual dan hanya tekniknya saja yang berbeda. Misal INDOMARC (Indonesian Machine Readable Catalog), CDS/ISIS

(Computerized Document Service/Integrated Set of Information

(26)

commit to user

21 BAB III

GAMBARAN UMUM INSTITUSI

3.1 Sejarah dan Perkembangan UPT Perpustakaan Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) didirikan pada tanggal 1 Agustus 1982 yang berlokasi di Jl. KH. Ahmad Dahlan No. 4 Yogyakarta dengan koleksi awal yang masih sangat minim. Pada tahun 1984 Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berpindah lokasi menjadi di daerah Wirobrajan yang sekarang menjadi SMU Muhammadiyah 7 Yogyakarta. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berpindah lokasi lagi di Kampus baru JL. HOS. Cokroaminoto No. 17 Yogyakarta pada tahun 1997.

Seiring berjalannya waktu perkembangan, maka Universitas Muhammadiyah Yogyakarta membangun Kampus Terpadu di Jl. Lingkar Selatan, Tamantirto, Kasihan Bantul, Yogyakarta secara bertahap di tahun 1995. Setelah beberapa gedung selesai dalam tahap pembangunan di bulan Juli 1998, perpustakaan menempati salah satu ruangan di lantai 1 Gedung KH. AR. Fakhrudin di Kampus Terpadu

(27)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang digunakan untuk melayani mahasiswa non eksakta setelah selesai dibangun gedung perpustakaan sendiri. Maka, sejak tanggal 19 Juli 2000, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta resmi menempati gedung baru di lantai 3 Gedung KH Mas Mansyur (Gedung D).

Sampai saat ini UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berada di lokasi yaitu :

3.1.1 Perpustakaan pusat yang melayani semua sivitas akademik Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Berlokasi di Kampus Terpadu di Jl. Lingkar Selatan, Tamantirto, Kasihan Bantul, Yogyakarta 55183. Perpustakaan pusat melayani semua fakultas yang ada di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, antara lain Fakultas Agama Islam, Fakultas Kedokteran, Fakultas Hukum, Fakultas Ekonomi, Fakultas Isipol, Fakultas Teknik, Fakultas Pertanian.

3.1.2 Perpustakaan Fakultas Kedokteran

Perpustakaan ini terletak di Fakultas Kedokteran Kampus Terpadu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang pindah pada tahun 2004/2005. Hal ini dilakukan untuk mendekatkan mahasiswa dengan perpustakaan sehingga pemberian informasi lebih efisien.

(28)

commit to user

Pimpinan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sudah mengalami enam kali pergantian sejak dari awal berdirinya perpustakaan, yaitu :

3.1.1 Ibu Sariningsih

3.1.2 Bapak Rohmadi Untoro

3.1.3 Bapak Ir Gatot Supangkat, M.P

3.1.4 Bapak Drs. Endro Dwi Hatmanto, MA 3.1.5 Ibu Dr. Siti Dyah H,SE., MM

3.1.6 Ibu Dra. Retno Widowati Purnama Asri, M.Si, Ph.D 3.1.7 Bapak Drs. Lasa HS M.Si

3.2 Kedudukan, Tugas pokok, dan Fungsi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)

3.2.1 Kedudukan

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) mempunyai kedudukan langsung di bawah Pembantu Rektor 1.

3.2.2 Tugas Pokok

Tugas UPT Perpustakaan Univeritas Muhammadiyah Yogyakarta yaitu memberikan pelayanan bahan informasi (pustaka) untuk

(29)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

keperluan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat khususnya sivitas akademika Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dan masyarakat pada umumnya. Tugas itu dilaksanakan dalam bentuk kegiatan pengadaan, pengolahan dan perawatan pustaka, pelayanan peminjaman-pengembalian, dan pendidikan pada pemakai.

3.2.3 Fungsi

Fungsi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta antara lain :

3.2.3.1 Memberikan jasa pelayanan informasi yang tepat, cepat dan relevan

3.2.3.2 Memberikan layanan bahan pustaka 3.2.3.3 Memberikan layanan karya ilmiah 3.2.3.4 Memberikan jasa pelayanan referensi 3.2.3.5 Memberikan jasa layanan fotokopi 3.2.3.6 Memberikan jasa layanan E-Journal

3.2.3.7 Memberikan layanan Digital Library

3.2.4 Visi Dan Misi Perpustakaan

(30)

commit to user

Mewujudkan KLC (Knowledge and Learning Center) sebagai pusat layanan informasi berbasis teknologi dan berperan sebagai penggerak atmosfir akademik di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Misi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta :

3.2.4.1 Pelayanan

Komitmen pelayanan yang ramah, akurat dan tepat waktu.

3.2.4.2 Sumber Informasi

Menjadi ganda depan dalam penyediaan dan pengaksesan informasi sebagai fondasi “Research University”.

3.2.4.3 Pendidikan

Berperan proaktif dalam membangun atmosfir akademik Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dengan menggerakkan sivitas akademik untuk berdialog secara akademis untuk menciptakan pengetahuan baru.

(31)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3.2.4.4 Teknologi

Proaktif membangun teknologi yang akan mempercepat dan mempermudah pelayanandan akses informasi.

3.2.4.5 Fasilitas fisik

Proaktif menyediakan area perpustakaan yang sehat, nyaman, aman, edukatif, rekreatif dan berorientasi pengunjung.

3.2.4.6 Kerjasama

Membangun kerjasama dengan pihak lain untuk meningkatkan mutu pelayanan, regional maupun internasional dan organisasi-organisasi lain yang mempunyai kesamaan visi dan misi.

3.2.4.7 Organisasi dan Sumber Daya Manusia

Menjadi organisasi pembelajaran (Learning Organization) dan membangun struktur organisasi yang mengakomodasi perubahan.

(32)

commit to user

3.3 Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY)

3.3.1 Struktur Organisasi Makro

Struktur organisasi makro menggambarkan secara garis besar kedudukan UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sebagai unit kerja dengan lembaga induknya yaitu

Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dimana kepala bertanggung jawab langsung kepada Pembantu Rektor 1.

(33)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

(34)

commit to user

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dalam struktur organisasi mikro membawahi 4 bagian yaitu : Pelayanan teknis, Pelayanan administrasi, Pelayanan pemustaka, Pelayanan informasi spesifik.

Dalam struktur ini, kepala perpustakaan langsung membawahi bagian-bagian tersebut dan setiap bagian beranggung jawab kepada kepala perpustakaan maka diharapkan masing-masing bagian dapat mengetahui.

3.4 Personalia

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dipimpin oleh kepala perpustakaan dan didukung oleh 12 karyawan yang semuanya ditempatkan di Perpustakaan unit 1 Kampus Terpadu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Berikut ini data personalia UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta beserta latar pendidikannya.

(35)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Tabel 1.

PROFIL PEGAWAI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

No Nama Gol. Pendidikan

Pendidikan Tambahan

Tahun

Masuk Tugas Pokok

1 Drs. Lasa

HS M.Si S-2 2012

Kepala Perpustakaan

2 Nurhasyim,

SH IIIb S-1

Kursus Manj. Perusahaan

dan Kearsipan

2001 Informasi

3 Sunarti IIIb SLTA Kursus

Perpustakaan 1986

Pelayanan Referensi

4 Ismiyati IIIb SLTA

Kursus Perpustakaan dan Komputer 1990 Administrasi & Keuangan,Entry Pustaka

5 Sujudi IIIa SLTA Kursus

Perpusakaan 1996

Shelving Pustaka

6 Cipto Budi

Wibowo IIIa

D-2

Perpustakaan E-Library 1994

Koordinator Pengolahan Pustaka 7 R.M Bintarto Danis Widodo, SH

IIc S-1 Kursus

Perpustakaan 1997

Pelayanan Peminjama

Pustaka

8 Laela

Niswatin IIc

D-3 Perpustakaan Kursus Manajemen Perkantoran 2001 Koordinator Pelayanan Pemakai

(36)

commit to user 9 Sugeng

Subagyo IIa SLTA

Kursus

Komputer 1997

Pelayanan Referensi

10 Saifudin

Zuhri IIa SLTA

Kursus

Komputer 1997

Shelving

Pustaka

11 Muh. Natsir IIa SLTA Kursus

Komputer 1997

Perawatan Pustaka

12 Boiman SLTP 1996

Pelayanan Pengembalian Pustakan 13 Mariska Intan Sari, S.S

S-1 Direktur Corner

Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012

3.5 Koleksi Perpustakaan

3.5.1 Koleksi Referensi

Koleksi ini hanya bisa dibaca ditempat dan tidak untuk dipinjam. Koleksi ini terletak di lantai 2 gedung perpustakaan.

3.5.2 Koleksi Cadangan

Buku-buku yang ada dalam koleksi ini bersifat cadangan yang apabila buku teks habis dipinjam, maka pemakai masih bisa mencari informasi buku tersebut di koleksi cadangan. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat dan terdapat di lantai 3 Gedung Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

(37)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3.5.3 Koleksi Periodikal

Koleksi terbitan berkala berupa jurnal, majalah, buletin, koran dan terbitan berkala lainnya hanya dapat dibaca di tempat dan terdapat dalam ruang referensi lantai 2 Gedung Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

3.5.4 Koleksi Buku Teks

Terdiri dari buku-buku berbagai disiplin ilmu yang telah dikelompokkan ke dalam berbagai subyek. Koleksi buku teks ini dapat dibaca di tempat atau dipinjam sesuai prosedur peminjaman. Koleksi ini terdapat di lantai gedung 3 perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Tabel 2.

Data Jumlah Koleksi UPT Perpustakaan UMY Data Koleksi Judul Eksemplar Semua Koleksi 22248 71352 Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012

3.5.5 Koleksi Karya Ilmiah

Koleksi hasil penelitian mahasiswa dan dosen yang berupa skripsi, tesis dan disertasi terdapat di ruang referensi lantai 2 gedung perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

(38)

commit to user Tabel 3.

Data Jumlah Koleksi Karya Ilmiah UPT Perpustakaan UMY

Sumber:Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012

3.5.6 Koleksi Informasi Spesifik

American Corner :

Koleksi American Corner berupa buku-buku karangan pemikir kelas dunia dan majalah-majalah berbobot seperti:

3.5.6.1 U.S and World News

3.5.6.2 Rolling Stone

3.5.6.3 People

3.5.6.4 The New Yorker

No Fakultas Jumlah

1 Kedokteran 1861

2 Ekonomi 3317

3 Sosial dan Politik 2889

4 Hukum 1139

5 Teknik 1849

6 Agama 317

7 Pertanian 165

8 Pascasarjana 676

(39)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3.5.6.5 Foreign Policy

3.5.6.6 Global Finance

3.5.6.7 Forbes

3.5.6.8 English Literacy Forum

3.5.6.9 National Geography

3.5.6.10 Jurnal Ilmiah The Moslem World

Iranian Corner :

Koleksi Iranian Corner berupa: 3.5.6.1 Tafsir Al-Qur’an

3.5.6.2 Tafsir Al-Mizan

3.5.6.3 CD Hadist dan tafsir

3.5.6.4 Buku-buku filsafat dan pemikiran dari intelektual persia.

Di Iranian Corner juga dapat mengikuti berita-berita global dari

seluruh sudut dunia melalui antena parabola.

3.6 Pengguna Perpustakaan

Pengguna Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta adalah mereka yang sudah tercatat atau terdaftar sebagai anggota perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Anggota Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta terdiri dari dua golongan, yaitu :

3.6.1 Anggota Biasa

Terdiri dari Mahasiswa, Karyawan, dan Pimpinan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang sudah terdaftar menjadi anggota

(40)

commit to user 3.6.2 Anggota Luar Biasa

Anggota luar biasa yaitu pengunjung/mahasiswa dari luar Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang terlebih dahulu mendaftar untuk keperluan pencarian bahan pustaka. Anggota luar biasa hanya bisa menggunakan fasilitas yang tersedia dan tidak bisa meminjam pustaka untuk dibawa pulang.

3.7 Persyaratan Menjadi Anggota :

3.7.1 Mahasiswa dan Karyawan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta 3.7.1.1 Mengisi blangko data pribadi

3.7.1.2 Menyerahkan pas foto terbaru ukuran 2x3 cm 1 lembar 3.7.1.3 Membayar biaya administrasi Rp 5.000,-

3.7.2 Mahasiswa luar Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

3.7.2.1 Membawa surat pengantar dari pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan.

3.7.2.2 Menyerahkan fotokopi KTM yang masih berlaku 1 lembar 3.7.2.3 Menyerahkan pas foto terbaru 2 x 3 cm sebanyak 1 lembar 3.7.2.4 Membayar biaya administrasi Rp. 20.000,- untuk empat

kali kunjungan atau Rp 50.000,- untuk satu semester. 3.7.3 Alumni Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

3.7.3.1 Menyerahkan fotokopi kartu anggota alumni Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

3.7.3.2 Menyerahkan foto terbaru ukuran 2x3 1 lembar.

(41)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3.8 Hak Anggota

3.8.1 Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta aktif

3.8.1.1 Meminjam buku maksimal 3 eksemplar untuk jangka waktu 7 hari.

3.8.1.2 Mendapat perpanjangan buku 2 kali.

3.8.1.3 Proses Perpanjangan harus dicatatakan lewat petugas. 3.8.1.4 Membaca, melihat dan memfotokopi koleksi referensi. 3.8.2 Karyawan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta :

3.8.1 Meminjam buku maksimal 3 eksemplar untuk jangka waktu 30 hari, perpanjangan paling lama 30 hari.

3.8.2 Proses Perpanjangan harus dicatatakan lewat petugas. 3.8.3 Membaca, melihat dan memfotokopi koleksi referensi. 3.8.4 Anggota Luar Biasa

Hanya bisa menggunakan fasilitas yang tersedia ditempat dan tidak bisa meminjam pustaka untuk dibawa keluar.

3.9 Gedung dan Fasilitas 3.9.1 Gedung

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta terletak di Gedung K.H. Mas Mansyur (Gedung D) Kampus Terpadu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yaitu di lantai 2 dan 3. Ruangan tersebut digunakan untuk ruangan koleksi, ruang referensi yang berada di lantai 2, perpustakaan digital, ruang sidang/AV,

(42)

commit to user

ruang administrasi, ruang fotokopi, ruang baca, ruang American

Corner, ruang Iranian Corner.

Tabel 4.

Data Ruangan UPT Perpustakaan UMY

No Ruangan Ukuran

1 Ruang Koleksi 818 m2

2 Ruang Referensi 194,4 m2

3 Perpustakaan Digital 90,72 m2

4 Ruang Sidang 51,84 m2

5 Ruang Administrasi 57,84 m2

6 Ruang Fotokopi 12,96 m2

7 Ruang Belajar Umum 90 m2

8 Lobi 22,4 m2

9 Perpustakaan American Corner dan Iranian

Corner 120 m2

TOTAL 1.558,16 m2

Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012 3.9.2 Fasilitas

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menyediakan fasilitas berupa ruangan dan sarana lain yang sehat, nyaman dan edukatif bagi pemustaka, berupa:

3.9.2.1 “Computer Pool” yang dapat digunakan untuk mengakses internet, tersedia di lantai 2, lantai 3, American Corner dan

(43)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3.9.2.2 Ruang baca yang luas dan nyaman untuk belajar dan berdiskusi terdapa di lantai 2 dan 3.

3.9.2.3 Ruang belajar lesehan di lantai 3 dan American Corner. 3.9.2.4 Ruang sidang untuk menyelenggarakan diskusi dan

pertemuan dengan kapasitas 50 peserta. 3.9.2.5 Library Cafe di lantai 2

3.9.2.6 Bookshop yang menyediakan buku-buku ilmiah dan populer 3.9.2.7 Ruang Fotokopi yang melayani fotokopi koleksi

perpustakaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku 3.9.2.8 Loker

Tabel 5.

Data Fasilitas Di UPT Perpustakaan UMY

No Peralatan Perpustakaan Jumlah

1 Rak Buku 85 buah

2 Rak Majalah 11 buah

3 Rak Skripsi 26 buah

4 Loker 13 buah

5 Meja Kantor 10 buah

6 Meja Baca 46 buah

7 Meja Sidang 9 buah

8 Kursi Kerja 6 buah

9 Kursi Sidang 41 buah

10 Kereta Buku 1 buah

11 Kereta Barang 1 buah

12 White Board 2 buah

13 Trolly Stainless 3 buah

(44)

commit to user

No Peralatan Kantor Jumlah

1 Mesin Ketik 1 buah

2 Mesin Fotokopi 1 buah

3 Komputer 45 buah

4 Scanner 7 buah

5 Printer 8 buah

6 Telepon 6 buah

7 Kipas Angin 6 buah

Sumber: Pengolahan Perpustakaan UMY,Maret 2012

3.10 Peraturan dan Tata Tertib

3.10.1 Setiap pengunjung wajib menunjukkan kartu mahasiswa UMY atau kartu anggota luar biasa dan harus discanner pada alat pencatat data pengunjung.

3.10.2 Selain sivitas akademika UMY tidak diperkenankan memasuki ruangan perpustakaan, kecuali sudah medaftarkan sebagai anggota luar biasa.

3.10.3 Pengunjung harap menjaga kesopanan, ketentraman, kebersihan, dan dilarang membuat keributan.

3.10.4 Pengunjung tidak diperkenakan menggunakan sandal.

3.10.5 Pengunjung tidak diperkenankan membawa makanan dan minuman.

3.10.6 Pengunjung tidak diperkenankan merokok di ruang perpustakaan. 3.10.7 Tas, jaket, topi, stopmap, dan buku harus disimpan ke dalam loker. 3.10.8 Dilarang merusak, merobek dan mengotori bahan pustaka.

3.10.9 Peminjam harap melapor kepada petugas apabila terdapat kerusakan bahan pustaka sebelum dipinjam.

(45)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3.10.10 Pengunjung atau peminjam wajib menjaga keutuhan bahan pustaka. Ketentuan meminjam :

3.10.10.1 Mahasiswa :

a) Peminjaman maksimal 3 eksemplar b) Lama peminjaman 10 hari

c) Perpanjangan 1 kali 3.10.10.2 Mahasiswa Bebas Teori :

a) Maksimal peminjaman 5 eksemplar b) Menyerahkan surat keterangan bebas teori 3.10.10.3 Mahasiswa S2/S3 :

a) Maksimal peminjaman 5 eksemplar b) Lama peminjaman 15 hari

c) Perpanjangan 1 kali 3.10.10.4 Karyawan/Dosen :

a) Peminjaman maksimal 3 eksemplar b) Lama peminjaman 30 hari

c) Perpanjangan 1 kali

3.10.11 Apabila tidak tercatat maka otomatis akan dihitung akumulasi keterlambatan pengembalian.

(46)

commit to user 3.11 Sanksi-Sanksi

3.11.1 Denda Rp 200,- per hari per buku untuk setiap keterlambatan mengembalikan buku.

3.11.2 Mengganti dengan pustaka yang baru dan ditambah biaya proses pustaka Rp 5.000,- bagi yang menghilangkan atau merusak pustaka.

3.11.3 Denda Rp 5.000,- bagi yang menghilangkan kunci loker.

3.11.4 Pengunjung yang berbuat curang, dengan maksud ingin memiliki pustaka atau sebagian pustaka, dikenankan sanksi adsministrasi selama 1 (satu) semester dan dihapus haknya sebagai anggota perpustakaan.

3.12 Pelayanan Administrasi

Tugas dari pelayanan administrasi adalah : 3.12.1 Mengurusi korespondensi

3.12.2 Mengurusi masalah kepegawaian 3.12.3 Mengurusi masalah keuangan

3.12.4 Mengurusi pengadaan dan pemeliharaan sarana dan prasaran 3.12.5 Inventarisasi

(47)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3.13 Pelayanan Teknis

Pengadaan Koleksi UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta antara lain :

3.13.1 Pembelian

3.13.1.1 Pembelian Buku Teks

Kegiatan pembelian buku teks dilakukan oleh tim pengadaan buku yang dibentuk oleh masing-masing fakultas. Perpustakaan hanya menerima buku tersebut untuk diolah dan dilayankan oleh pemakai.

3.13.1.2 Pembelian Terbitan Berkala

Untuk memenuhi kebutuhan informasi teraktual, perpustakaan juga melanggan terbitan berkala seperti majalah, koran dan jurnal.

3.13.2 Hadiah

UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga menerima hadiah buku dari pemerintah maupun penerbit. Hadiah yang diberikan pemerintah biasanya berupa peraturan pemerintah. UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga menerima hadiah dari Asia Foundation, instansi yang sifatnya kerjasama dan America Isnet. Perpustakaan juga menerima hadiah sumbangan dari dosen maupun alumni.

(48)

commit to user 3.13.3 Titipan

Koleksi perpustakaan dapat diperoleh dari titipan dosen yang dibutuhkan oleh pemakai perpustakaan. Koleksi diolah sama seperti koleksi perpustakaan dan jangka waktu penitipan ditentukan oleh dosen itu sendiri.

3.13.4 Tukar Menukar

Tukar menukar koleksi ini biasanya dalam hal tukar menukar terbitan berkala.

3.13.5 Pengolahan Bahan Pustaka 3.13.5.1 Inventarisasi

Kegiatan ini berupa pemberian stempel kepemilikan dan stempel inventarisasi. Pemberian stempel ini dilakukan dihalaman judul, setiap pergantian bab, atau di halaman-halaman tertentu dengan alasan khusus. Sedangkan stempel inventarisasi diletakkan dihalaman terakhir. 3.13.5.2 Klasifikasi

Klasifikasi dalam perpustakaan diberi definisi sebagai penyusunan sistematik terhadap buku dan bahan pustaka lain atau katalog atau entri indeks berdasarkan subjek, dalam cara paling berguna bagi mereka yang sedang membaca atau mencari informasi (Sulistyo-Basuki 1991:395). UPT Perpustakaan Universitas

(49)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) edisi 21.

3.13.5.3 Pelabelan

Kegiatan pemasangan nomer panggil (call number) yang mencakup nomor klasifikasi buku, tiga huruf depan entri utama, dan huruf pertama judul buku. Nomor panggil dipasang 5 cm dari bawah punggung buku.

3.13.5.4 Pemasukan Data

Pemasukkan data menggunakan komputer dengan program SIMPUST. Data yang dimasukkan meliputi tanggal/bulan/tahun, judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, asal, no inventaris, no klasifikasi, harga.

3.15.3.5 Pemasangan Barcode

Pembuatan barcode dibuat berdasarkan nomer inventaris bahan pustaka dengan menggunakan angka 10 digit. Empat digit pertama merupakan tahun pencatatan buku, tiga digit terakhir menunjukkan nomer urut buku kemudian barcode ditempelkan disebalik sampul buku.

Barcode ini yang kemudian dibaca oleh scanner buku

(50)

commit to user 3.15.3.6 Penempatan Date Due Slip

Penempelan slip tanggal kembali dengan maksud untuk mengetahui tanggal pengembalian buku.

3.15.3.7 Pergerakan (Shelving)

Merupakan kegiatan pengaturan buku di rak dengan sistem tertentu agar bahan pustaka mudah ditelusuri kembali.

3.13.6 Pelayanan Pemakai

3.13.6.1 Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi mencakup semua bentuk kegiatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan penggunaan jasa perpustakaan (Lasa, HS 1994:1). UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan sistem komputerisasi dalam melaksanan kegiatan sirkulasi.

3.13.6.2 Pelayanan Referensi

Pelayanan referensi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menjadi satu dengan ruang karya ilmiah yang terdapat di lantai 2 Gedung K.H Mas Mansyur.

(51)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3.13.6.3 Pelayanan Penelusuran

Penelusuran informasi di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta menggunakan komputer dengan program SIMPUST yang menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) sehingga bisa diakses dimana saja, akan tetapi proses peminjaman dan pengembalian tetap dilakukan di bagian sirkulasi.

3.13.7 Waktu Pelayanan

3.13.7.1 Senin s/d Kamis :

Pagi : 08.00-11.30 Siang : 12.30-16.00 3.13.7.2 Jumat :

Pagi : 08.00-11.00 Siang : 13.00-16.00 3.13.7.3 Sabtu :

(52)

commit to user

47 BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Layanan Aplikasi SIMPUST

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUST) digunakan pertama kali pada tahun 1998 di UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta dibawah tanggung jawab server Aplikasi SIMPUST yang terpusat di Biro Sistem Informasi (BSI) Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Aplikasi yang digunakan di Universitas Muhammadiyah ada 2 yaitu, SIMPUST dan Aplikasi Katalog Skripsi. SIMPUST memiliki 3 layanan yaitu, layanan Administrator, layanan Operator dan layanan Pengguna. Aplikasi Katalog Skripsi digunakan untuk memasukkan data skripsi untuk selanjutnya diproses ke dalam Digital

Library Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Berikut ini layanan yang

(53)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.1.1. Administrator

Bagian memasukkan data dan merubah sistem informasi jika dibutuhkan. Bisa mencakup semua program yang ada, misal merubah database, masa berlaku, merubah denda, dll. Semua

password karyawan yang digunakan untuk mengakses SIMPUST

dipegang oleh bagian administrator. Gambar 1.

Tampilan Menu Administrator

(54)

commit to user 4.1.2. Operator

Yang melakukan kegiatan sirkulasi, misal peminjaman dan pengembalian, pendaftaran anggota, pembuatan katalog.

4.1.2.1 Menu peminjaman mencangkup nomor anggota, barcode

buku dan detail peminjaman. Transaksi peminjaman pertama dengan scan barcode yang terdapat dalam kartu perpustakaan anggota sampai muncul identitas anggota yang meminjam, kemudian barcode buku discan dalam kolom

barcode hingga muncul identitas buku yang dipinjam.

Gambar 2.

Tampilan Menu Peminjaman

(55)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.1.2.2 Dalam menu pengembalian pustaka petugas hanya melakukan scan barcode buku yang dipinjam ke dalam kolom barcode tanpa harus scan barcode kartu anggota terlebih dahulu.

Gambar 3.

Tampilan Menu Pengembalian

(56)

commit to user

4.1.2.3 Dalam menu pendaftaran anggota petugas wajib mengisi metadata nomor anggota, jenis anggota, kartu identitas yang dipakai, nama lengkap, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat dan mengubah status anggota yang boleh meminjam buku.

Gambar 4.

Tampilan Pendaftaran Anggota

(57)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.1.3. Pengguna (User)

Hanya bisa menggunakan katalog (OPAC), melakukan pemesanan buku, memberikan kritik dan saran.

4.1.3.1 OPAC (Online Public Acces Catalogue)

Pengguna bisa mencari buku melalui OPAC dengan memilih opsi pencarian melalui judul, pengarang, lembaga, penerbit atau subyek. Kemudian mengisi kunci pencarian yang dimaksud kemudian klik ‘Detail’ sehingga detail pustaka muncul yang berupa nomor panggil, posisi pustaka dan status pustaka apakah buku tersebut dipinjam atau tersedia.

Gambar 5. Tampilan OPAC

(58)

commit to user 4.1.3.2 Pemesanan Buku

Anggota dapat melakukan pemesanan buku yang sudah dipinjam anggota lain sehingga anggota yang meminjam buku tidak dapat memperpanjang jangka peminjaman karena buku sudah dipesan.

Gambar 6.

Tampilan Pemesanan Buku

(59)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.1.3.3 Kritik dan Saran

Pengunjung perpustakaan dapat memberikan kritik dan saran dalam menu Kritik dan Saran tentang pelayanan perpustakaan.

Gambar 7.

Tampilan Kritik dan Saran

(60)

commit to user

4.2 Langkah-langkah Pengolahan Buku Dalam Aplikasi SIMPUST

4.2.1 Buku yang digunakan untuk dimasukkan kedalam aplikasi SIMPUST berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi yang memiliki

barcode 2012410007.

Gambar 8.

Barcode Buku

Sumber : Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

Keterangan : 2012410007

2012 : Tahun pembuatan barcode

41 : Kode Fakultas 0007 : Nomor urut barcode

Berikut ini langkah-langkah dalam pemasukan data buku ke dalam aplikasi SIMPUST:

(61)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Buka aplikasi SIMPUST kemudian masuk dengan log in pengguna. Gambar 9.

Tampilan awal SIMPUST

(62)

commit to user

4.2.2 Setelah berhasil masuk kedalam aplikasi SIMPUST langkah selanjutnya adalah memasukkan data pengarang yang belum terdapat dalam nama-nama pengarang. Setelah menambahkan pengarang baru maka kode pengarang akan terisi otomatis oleh program, kemudian isi nama pengarang sesuai dengan ketentuan yang berlaku lalu kode huruf juga akan terisi otomatis setelah data disimpan. Kode huruf ini merupakan tiga huruf dalam katalog.

Gambar 10.

Tampilan Menu Entry Pengarang

(63)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.2.3 Setelah nama pengarang kemudian memasukkan data pustaka dengan memilih menu pustaka. Langkah selanjutnya menambahkan data baru kedalam menu pustaka. Yang harus diisi adalah Nomor Induk Buku, Judul pustaka, Bahasa pengantar, Jenis pustaka, Kode pustaka yang merupakan huruf awal dari judul, Nama pengarang, Penerbit, dan Keywords. Untuk pilihan Keyword diisi sama persis dengan judul sehingga memudahkan mahasiswa untuk mencari pustaka dalam OPAC.

Gambar 11. Tampilan Menu Pustaka

(64)

commit to user

4.2.4 Setelah data nomor 3 terisi kemudian simpan data sehingga muncul menu-menu berikutnya yang harus diisi seperti, Detail Pustaka, Inventaris Pustaka, Status Pustaka, Posisi Pustaka, Nomor Panggil, Label Barcode, Kelompok Subyek, Terjemahan Judul, Pemilik Pustaka, Koleksi Akademik dan yang terakhir Resume Identitas Pustaka.

Gambar 12.

Tampilan Metadata Menu Pustaka

(65)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Metadata Detail Pustaka berisikan informasi sebagai berikut : 4.2.4.1 Status Pustaka : Judul Baru (Belum Ada Sebelumnya) 4.2.4.2 ISBN : 979-9198-06-02

4.2.4.3 Tahun terbit : 1999 4.2.4.4 Edisi : 2 4.2.4.5 Cetakan : 1 4.2.4.6 Jilid : 1 4.2.4.7 ISSN : - 4.2.4.8 Jumlah pustaka : 1 4.2.4.9 Jml Hal.Isi : 230 4.2.4.10 Jml Hal.Indeks : xvii 4.2.4.11 Panjang (cm) : 24 4.2.4.12 Lebar (cm) : 19 4.2.4.12 Tebal (cm) : 1 4.2.4.13 Warna sampul : Biru

4.2.4.14 Status Publikasi :Tidak boleh fotokopi untuk publikasi Gambar 13.

Tampilan Metadata Detail Informasi Pustaka

(66)

commit to user

4.2.5 Setelah mengisi Detail Informasi Pustaka langkah selanjutnya adalah mengisi metadata Pencatatan Asal/Sumber Pustaka, di menu ini cukup dengan mengisi nomor inventaris dengan scan barcode yang ada dibuku, karena menu yang lain terisi secara otomatis oleh program.

Gambar 14.

Tampilan Metadata Pencatatan Asal/Sumber Pustaka

Sumber : Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

4.2.6 Langkah selanjutnya adalah pengisian status pustaka. Status pustaka di dalam ini menu ini apakah pustaka bisa dipinjam atau tidak, jika boleh dipinjam maka tandai boleh pinjam keluar dan sebaliknya jika pustaka tidak boleh dipinjam. Kemudian pilih status ketersediaan di rak, apakah ada atau tidak. Karena buku yang berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi merupakan buku cadangan maka

(67)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

buku tersebut tidak boleh dipinjam oleh pemustaka dan hanya bisa dibaca ditempat.

Gambar 15.

Tampilan Metadata Inventory Perpustakaan

Sumber: Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

4.2.7 Posisi pustaka di rak pilih di bagian Buku Teks. [600] karena buku yang berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi memiliki nomor klasifikasi golongan 600 yakni 658.85.

Gambar 16.

Tampilan Metadata Pengaturan Posisi Pustaka

(68)

commit to user

4.2.8 Untuk menambahkan nomor panggil pustaka selanjutnya menuju ke menu Pembuatan Katalog dengan klik ‘Tambah Katalog’ lalu isi kolom katalog dengan nomor panggil sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Misal : 658.85 Yaz p kemudian klik ‘ok’.

Gambar 17.

Tampilan Metadata Pembuatan Katalog

(69)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.2.9 Langkah kesepuluh adalah mengisi Pemberian Label Barcode

dengan scan barcode yang ada dalam buku kemudian klik ‘SIMPAN’.

Gambar 18.

Tampilan Pemberian Label Barcode

Sumber: Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

4.2.10 Kelompok Subyek diisi dengan subyek buku yaitu PEMASARAN kemudian klik ‘SIMPAN’.

Gambar 19.

Tampilan Metadata Kelompok Subyek

(70)

commit to user

4.2.11 Dalam menu Terjemahan Judul metadata sudah terisi secara otomatis sehingga bisa melangkah ke menu selanjutnya.

Gambar 20. Tampilan Terjemahan Judul

Sumber: Software SIMPUST Pengolahan UPT Perpustakaan UMY, Maret 2012

4.2.12 Selanjutnya menu Kepemilikan Pustaka pilih Fakultas Ekonomi karena buku yang berjudul Pemasaran Jasa: Konsep dan Implementasi merupakan hadiah dari fakultas tersebut.

Gambar 21.

Tampilan Kepemilikan Pustaka

(71)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.2.13 Langkah selanjutnya adalah mengisi menu Koleksi Akademik. Dalam menu ini merupakan sumber dari pustaka yakni hadiah dari masing-masing fakultas di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Yang wajib diisi dalam menu ini adalah Fakultas, Program Kuliah, Jenis Acuan. Apabila salah satu dari ketiga pilihan itu tidak terisi maka data akan gagal disimpan.

Gambar 22.

Tampilan Metadata Koleksi Akademik

(72)

commit to user

4.3 Langkah-langkah Penyimpanan dan Pengolahan Skripsi Dalam Aplikasi SIMPUST

4.3.1 Langkah-langkah Penyimpanan Skripsi

Sebelum memulai memasukkan data skripsi ke dalam Aplikasi Katalog Skripsi, terlebih dahulu harus merubah softfile skripsi dari dalam CD menjadi PDF. Berikut ini tata urutan bagian-bagian skripsi yang dirubah:

4.3.1.1 Cover

Bagian cover yang siap dirubah menjadi PDF meliputi Halaman Judul, Halaman Pengesahan, Halaman Pernyataan, Halaman Motto, Halaman Persembahan, Kata Pengantar, Daftar Isi, Abstrak kemudian disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM. Misal: 20070110093

4.3.1.2 Bab I

Kesuluruhan Bab I yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-I. Misal: 20070110093-I

4.3.1.3 Bab II

Kesuluruhan Bab II yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-II. Misal: 20070110093-II

(73)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.3.1.4 Bab III

Kesuluruhan Bab III yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-III. Misal: 20070110093-III 4.3.1.5 Bab IV

Kesuluruhan Bab IV yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-IV. Misal: 20070110093-IV 4.3.1.6 Bab V

Kesuluruhan Bab V yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-V. Misal: 20070110093-V 4.3.1.7 Lampiran

Kesuluruhan Lampiran yang sudah dirubah menjadi PDF disimpan dalam folder skripsi yang berada dalam Local Disk E dengan format nama NIM-LAMP. Misal : 20070110093-LAMP

4.3.2 Langkah-langkah Pengolahan Skripsi Dalam Aplikasi SIMPUST 4.3.2.1 Langkah pertama menghidupkan komputer dan tunggu

hingga proses booting berlangsung lalu siapkan skripsi yang akan diproses.

(74)

commit to user

4.3.2.2 Setelah komputer siap kemudian pilih menu Aplikasi Katalog Skripsi yang terdapat dalam desktop.

Gambar 23.

Tampilan Aplikasi Katalog Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

4.3.2.3 Setelah aplikasi katalog skripsi muncul dalam layar komputer maka langkah selanjutnya mengisi username dan

pasword yang sudah ditentukan.

Gambar 24.

Tampilan Awal Aplikasi Katalog Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

(75)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.3.2.4 Setelah berhasil masuk kedalam aplikasi katalog skripsi kemudian pilih entry data mahasiswa maka akan tampak tampilan sebagai berikut :

Gambar 25.

Tampilan Aplikasi Katalog Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

(76)

commit to user

4.3.2.5 Langkah selanjutnya adalah mengisi metadata yang terdapat dalam entry data mahasiswa. Untuk mengisi klik ‘New’ pada logo yang terdapat di sudut kiri atas katalog, sehingga akan muncul tampilan seperti dibawah ini :

Gambar 26.

Tampilan Import Data Mahasiswa

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

(77)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.3.2.6 Pada kolom pencarian isikan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) kemudian klik ‘cari’ hingga muncul NIM yang dimaksud.

Gambar 27.

Tampilan Import Data Mahasiswa

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

(78)

commit to user

4.3.2.7 Langkah selanjutnya setelah pencarian data mahasiswa berhasil maka klik ‘pilih’ lalu otomatis data mahasiswa akan terisi secara otomatis yang meliputi NIM, nama, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal dan tanggal lahir, program studi dan kelas program kemudian simpan data.

Gambar 28.

Tampilan Import Data Mahasiswa

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

(79)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.3.2.8 Setelah data mahasiswa berhasil disimpan langkah selanjutnya adalah pemasukan data skripsi dengan memilih menu entry data skripsi lalu klik pilihan daftar mahasiswa yang tampak dalam gambar berikut:

Gambar 29.

Tampilan Entry Data Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

(80)

commit to user

4.3.2.9 Setelah itu akan tampil data mahasiswa seperti saat memasukkan data mahasiswa kemudian masukkan NIM dalam kotak pencarian lalu klik ‘pilih’ maka otomatis Nama Mahasiswa dan NIM terisi otomatis seperti dalam gambar

Gambar 30.

Tampilan Entry Data Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

(81)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.3.2.10 Langkah selanjutnya mengisi kolom Judul Skripsi dengan judul asli skripsi yang akan diproses setelah itu Keyword

dari abstraksi, Tahun dan Abstraksi. Apabila didalam skripsi tersebut tidak ada abstraksi maka bagian kolom abstraksi bisa dibiarkan kosong. Setelah keempat kolom tersebut terisi kemudian simpan data skripsi dengan klik logo disket yang ada diatas maka otomatis Kode Skripsi akan terisi.

Gambar 31.

Tampilan Entry Data Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

(82)

commit to user Gambar 32.

Tampilan Entry Data Skripsi

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

(83)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.3.2.11 Setelah data skripsi disimpan, softfile skripsi yang sudah dirubah dari Microsoft Word ke PDF siap diunduh ke dalam opsi Upload File dalam Katalog Tugas Akhir.

Gambar 33. Tampilan Upload File

Sumber: Software SIMPUST Katalog Skripsi Pengolahan UPT Perpustakaan UMY,Maret 2012

Keterangan :

a. Langkah pertama klik ‘upload file’

(84)

commit to user

4.3.2.12 Secara otomotis setelah klik ‘pilih file’ maka akan dibawa ke lokasi penyimpanan file My computer → Local disk E→

folder skripsi → ok sehingga otomatis file dari Bab I hingga

Lampiran terisi sesuai dengan kolom masing-masing. Kemudian klik ‘UPDATE’ dan data skripsi berhasil

ter-upload ke dalam aplikasi SIMPUST.

4.5. Kekurangan Dan Kelebihan Dalam Pengolahan Buku Dan Skripsi 4.5.1 Kekurangan

4.5.1.1 Pengisian data buku masih tergolong kurang efektif karena pengisian data seperti nama pengarang, nama penerbit dan detail buku tidak terdapat dalam satu menu sehingga masih kurang efektif.

4.5.1.2 Tidak semua metadata data mahasiswa dan data skripsi diisi.

4.5.1.3 Abstraksi hanya memuat kurang lebih 100 digit saja. 4.5.2. Kelebihan

4.5.2.1 Pada menu ISBN sudah memuat angka 13 digit.

4.5.2.2 Kita hanya tinggal mengubah status buku apabila buku yang akan dimasukkan ke dalam SIMPUST sudah dimasukkan sebelumnya sehingga memudahkan dalam mengubah data buku.

(85)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4.5.2.3 Metadata akan terisi secara otomatis disetiap menu setelah disimpan.

4.5.2.4 Bisa langsung mencetak nomor panggil buku melalui menu Pembuatan Katalog.

4.5.2.5 Dalam pengisian data mahasiswa dan data skripsi kita tidak perlu mengetik ulang NIM dan Nama Mahasiswa karena ada menu pencarian data mahasiswa sehingga bisa memilih data yang dimaksud.

4.5.2.6 Upload file skripsi dari halaman sampul hingga bab akhir bisa dalam sekali update sehingga lebih efisien.

(86)

commit to user 81 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kuliah Kerja PUSDOKINFO adalah salah satu usaha nyata dalam meningkatkan penguasaan ilmu bagi mahasiswa khususnya mahasiswa Ilmu Perpustakaan. Fungsi dari Kuliah Kerja PUSDOKINFO adalah untuk memberikan pembekalan pengetahuan dan keterampilan kepada setiap mahasiswa tentang kondisi yang berada di lapangan, sehingga dapat membuka wawasan dari para mahasiswa untuk mendapatkan pengetahuan melalui praktek di lapangan.

Dari Kuliah Kerja PUSDOKINFO yang telah penulis laksanakan dari tanggal 15 Februari sampai dengan 14 April 2012, bertempat di UPT Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Jl. Lingkar Selatan, Tamantirto Kasihan, Bantul, Yogyakarta dan Tugas Akhir yang berjudul “APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU

DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

YOGYAKARTA” penulis dapat menarik kesimpulan antara lain:

5.1.1 Layanan yang terdapat program aplikasi SIMPUST terdiri dari tiga macam, yaitu: layanan administrator yang hanya bisa diakses oleh

(87)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user 82

admin UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta; Operator yang melakukan kegiatan sirkulasi; Pengguna (User) yang hanya bisa mengakses katalog online (OPAC), memesan buku dan memberikan kritik saran.

5.1.2 Proses pengolahan buku menggunakan aplikasi SIMPUST yang menggunakan menu administrator memiliki beragam menu seperti menu pengarang, menu penerbit, dan kelengkapan lainnya sehingga pengisian metadata buku tidak terdapat dalam satu menu.

5.1.3 Tidak berbeda jauh dengan pengolahan buku, pengolahan skripsi ke dalam aplikasi SIMPUST juga mengisi metadata yang tidak terdapat dalam satu menu. Akan tetapi pengisian metadata lebih praktis dikarenakan data mahasiswa sudah ada dalam server sehingga otomatis mengisi metadata setelah memilih data sesuai Nomor Induk Mahasiswa yang dicari. Upload data skripsi dari Bab I hingga akhir berjalan otomatis karena semua data skripsi tersimpan dalam satu folder tanpa harus upload data skripsi satu persatu.

5.1.4 Tidak berbeda dengan perpustakaan lain, kegiatan pemasukan data buku dan skripsi ke dalam aplikasi SIMPUST juga mengalami berbagai hambatan seperti pengisian data buku seperti, pengisian data nama pengarang, nama penerbit dan detail buku tidak terdapat dalam satu menu sehingga masih kurang efektif. Sedangkan hambatan dalam pemasukan data skripsi apabila salah dalam pemberian nama

(88)

commit to user 83

penyimpanan masing- masing bagian skripsi maka data skripsi tidak terdeteksi saat upload skripsi. Namun dibalik kekurangan itu aplikasi SIMPUST juga memiliki kelebihan bisa langsung mencetak nomor panggil buku melalui menu Pembuatan Katalog dan Upload file skripsi dari halaman sampul hingga bab akhir bisa dalam sekali update sehingga lebih efisien.

5.2 Saran

Selama 2 bulan melaksanakan Kuliah Kerja PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta belum bisa dikatakan cukup waktu untuk memberikan penilaian, namun kiranya penulis dapat memberi saran yang dimaksudkan untuk membantu kinerja UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta, yaitu:

5.2.1 Lebih mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengikuti pelatihan-pelatihan tentang teknologi komputer demi menunjang sistem otomasi.

5.2.2 Barcode rusak/kotor yang mengakibatkan scanner tidak bisa membaca barcode hendaknya segera diperbaharui sehingga dapat membuat layanan peminjaman lebih efisien.

5.2.3 Pengerakkan buku terbilang masih lambat karena tumpukan buku yang berasal dari pengembalian sebagian dikumpulkan menjadi satu dirak tertentu tidak langsung dikerakkan, jadi kegiatan pengerakkan buku

ANINTYA OKTARINA PUTRI D1809007

DAFTAR ISI

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user

4.3.2.12

Secara otomotis setelah klik ‘pilih file’ maka akan dibawa

ke lokasi penyimpanan file My computer

→

Local disk E

→

folder skripsi

→

ok sehingga otomatis file dari Bab I hingga

Lampiran terisi sesuai dengan kolom masing-masing.

Kemudian klik ‘UPDATE’ dan data skripsi berhasil

ter-upload ke dalam aplikasi SIMPUST.

4.5.

Kekurangan Dan Kelebihan Dalam Pengolahan Buku Dan Skripsi

4.5.1

Kekurangan

4.5.1.1

Pengisian data buku masih tergolong kurang efektif karena

pengisian data seperti nama pengarang, nama penerbit dan

detail buku tidak terdapat dalam satu menu sehingga masih

kurang efektif.

4.5.1.2

Tidak semua metadata data mahasiswa dan data skripsi

diisi.

4.5.1.3

Abstraksi hanya memuat kurang lebih 100 digit saja.

4.5.2.

Kelebihan

4.5.2.1

Pada menu ISBN sudah memuat angka 13 digit.

4.5.2.2

Kita hanya tinggal mengubah status buku apabila buku

yang akan dimasukkan ke dalam SIMPUST sudah

dimasukkan sebelumnya sehingga memudahkan dalam

mengubah data buku.

disimpan.

4.5.2.4

Bisa langsung mencetak nomor panggil buku melalui menu

Pembuatan Katalog.

4.5.2.5

Dalam pengisian data mahasiswa dan data skripsi kita tidak

perlu mengetik ulang NIM dan Nama Mahasiswa karena

ada menu pencarian data mahasiswa sehingga bisa memilih

data yang dimaksud.

4.5.2.6

Upload file skripsi dari halaman sampul hingga bab akhir

bisa dalam sekali update sehingga lebih efisien.

commit to user

81

BAB V

PENUTUP

5.1

Kesimpulan

Kuliah Kerja PUSDOKINFO adalah salah satu usaha nyata dalam

meningkatkan penguasaan ilmu bagi mahasiswa khususnya mahasiswa Ilmu

Perpustakaan. Fungsi dari Kuliah Kerja PUSDOKINFO adalah untuk

memberikan pembekalan pengetahuan dan keterampilan kepada setiap

mahasiswa tentang kondisi yang berada di lapangan, sehingga dapat

membuka wawasan dari para mahasiswa untuk mendapatkan pengetahuan

melalui praktek di lapangan.

Dari Kuliah Kerja PUSDOKINFO yang telah penulis laksanakan dari

tanggal 15 Februari sampai dengan 14 April 2012, bertempat di UPT

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Jl. Lingkar Selatan,

Tamantirto Kasihan, Bantul, Yogyakarta dan Tugas Akhir yang berjudul

“APLIKASI SIMPUST DALAM PENGOLAHAN SKRIPSI DAN BUKU

DI

UPT

PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS

MUHAMMADIYAH

YOGYAKARTA” penulis dapat menarik kesimpulan antara lain:

5.1.1

Layanan yang terdapat program aplikasi SIMPUST terdiri dari tiga

admin UPT Perpustakaan Muhammadiyah Yogyakarta; Operator yang

melakukan kegiatan sirkulasi; Pengguna (